KRITERIA SURAT YANG BAIK

1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta
disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku
dalam penyusunan surat.
2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu
panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat
menjemukan pembacanya.
3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif
agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki oleh penulis.
4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.
 BAHASA SURAT
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat
mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud
yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang
disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun
dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan
langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan
disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan
mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran
pembacanya.
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kepala surat/kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal/Pokok surat
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Paragraf pembuka
9. Paragraf isi
10. Paragraf penutup
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas
14. Nama jabatan
15. Tembusan
16. Inisial
 Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk memberikan

informasi kepada penerima surat mengenai nama,
alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan
lain yang berkaitan dengan instansi pengirim
surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus
berfungsi pula sebagai sarana untuk
memperkenalkan atau mempromosikan instansi
pengirim surat.
 Contoh Kepala Surat

DEPARTEMEN KESEHATAN
DIREKTORAT JENDERAL
BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN
Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950
Telepon (021) 5201590 (Hunting), Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203
 Tanggal Surat
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat
tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat:

Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007
Bandung, 31-04-2007
24 Des '06
Jakarta, 27 Dec 2007
Contoh yang tepat:
25 Juni 2007
31 April 2007
24 Desember 2006
27 Desember 2007
 Nomor Surat
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan
dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika
sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat
pada periode tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda
titik dan tanda hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2007
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-
Nomor: KMP/5/1457 .
 Lampiran

Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada

penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan
bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada
sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
 Hal Surat

Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk

memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok
masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat
sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan
dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2007
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
 Alamat yang Dituju
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang
harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya
ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
 Salam Pembuka

Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat

kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat
yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai
ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke
rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada
sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
 Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi

untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang
ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah
untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang
disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.
005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan
hal-hal berikut.
(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni
2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan
itu, kami beri tahukan bahwa ....
 Contoh yang Tidak Tepat

1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas,

dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
2. Menjawab surat Saudara Nomor ….

Pilihan yang tepat

1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan
ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …,
kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.
 Paragraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari

sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan
pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan
itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau
reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya
mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada
dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya
diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
 Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat.

Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah
selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan
harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:
(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima
kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas
perhatian dan kerja samanya, diucapkan
terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
 Salam Penutup

Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah,

tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan
pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan
permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau
berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
 Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat
dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat
belum dapat dianggap sah jika belum
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda
tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi
dengan cap atau stempel instansinya sebagai
penanda keresmian.
 Nama, Jabatan, dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan,
tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya
huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain
itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun
digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah
nama penanda tangan surat.

Misalnya:
(Tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
 Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama
juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang
bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu
dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu,
pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu,
nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.
 Inisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa

singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui
nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi
kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat
mengecek dan mengembalikannya kepada yang
bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial
biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan
(jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).
Misalnya:
AM/ra