PENGERTIAN SURAT

 Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis

untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang,
satu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada
orang, pihak, atau organisasi/instansi lain.
 SURAT DINAS

1. Surat dinas sama dengan surat resmi,

2. Surat dinas digunakan instansi pemerintah untuk
kepentingan administrasi pemerintahan.
RUJUKAN

1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor
74 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
 BAHASA SURAT DINAS

1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat

hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas,
lugas, dan komunikatif.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan
mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau
eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak
berbunga-bunga atau berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu
menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.
BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi

2. Tanggal surat 10. Paragraf penutup
3. Nomor surat 11. Salam penutup
4. Lampiran 12. Tanda tangan
5. Hal/Pokok surat 13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka 15. Tembusan
8. Paragraf pembuka 16. Inisial
 CONTOH KEPALA SURAT

PEMERINTAH KABUPATEN KAPUAS

DINAS KESEHATAN
Jalan Kenanga No. 42 Telp. WA: 0823 5098 7336
e-mail: dinkesbarigas@yahoo.com Kuala Kapuas Kode Pos 73514
TANGGAL SURAT
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat
tentang waktu penulisan surat itu.
Contoh yang tidak tepat:
Tanggal 2 Bulan Februari Tahun 2016
Bandung, 20-08-2016
24 Juli '16
Palangka Raya, 10 Mei 2016
Contoh yang tepat:
2 Februari 2016
20 Agustus 2016
24 Juli 2016
10 Mei 2016
 NOMOR SURAT
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan
surat,
2. mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu
diperlukan.
3. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada
periode tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik
dan tanda
hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2016
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2016,-
Nomor: KMP/5/1457/2016.
LAMPIRAN
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu
yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang
disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 4 (empat) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Empat lembar
Lampiran: Satu set
HAL SURAT

Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan

kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di
dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu
panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rapat tanggal 10 Mei 2016 di Palangka Raya
Perihal: Undangan

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan
ALAMAT YANG DITUJU
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus
menerima surat.
Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala Balai Bahasa Kalimantan Tengah
Jl. Tingang km 3,5,
Palangka Raya
KALIMANTAN TENGAH

Contoh penulisan yang tepat:

Yth. Kepala Balai Bahasa Kalimantan Tengah
Jalan Tingang km 3,5,
Palangka Raya
Kalimantan Tengah 73112
SALAM PEMBUKA
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada
penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan
dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau
ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar
dengan margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
PARAGRAF PEMBUKA

Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan

pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama
paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok
masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 105/G7.2/PB/2016, tanggal 12 Juli
2016, kami beri tahukan hal-hal berikut.
(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 105/G7.2/PB/2016, tanggal 12 Juli 2016, sudah kami
terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....
PARAGRAF ISI

 Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari

sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan
pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan
itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau
reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya
mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada
dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya
diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
KESALAHAN
 Dalam rangka pelaksanaan Bimbingan Teknis (BIMTEK) SOP se-
Kabupaten Buton Tengah yang akan dilaksanakan pada:
 Hari/Tanggal: Rabu –Kamis, 23 Maret – 24 Maret 2016
 Waktu: 08.00
 Tempat: Aula Kantor Bupati
 Sehubungan hal tersebut di atas, maka dengan ini kami meminta
kesediaan Kepada bapak/ibu untuk mengutus Nara Sumber/Pemateri
pada kegiatan yang dimaksud.
 Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan
terima kasih.
PERBAIKAN

 Dalam rangka pelaksanaan Bimbingan Teknis (BINTEK) SOP Se-

Kabupaten Buton Tengah, kami meminta kesediaan Bapak untuk
menugaskan satu orang staf sebagai narasumber pada kegiatan
tersebut.
 Kegiatan akan dilaksanakan pada
 hari, tanggal: Rabu--Kamis, 23--24 Maret 2016,
 pukul: 08.00,
 tempat: Aula Kantor Bupati.
 Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
PERBAIKAN
 Dalam rangka meningkatkan kesehatan remaja putri, kami akan
mengadakan sosialisasi pemberian tablet penambah darah.
Kegiatan sosialisasi akan dilaksanakan pada
 hari, tanggal: Rabu, 16 Maret 2016
 pukul: 08.00 – 10.00
 tempat: SMAN 1 Lakudo.
 Sehubungan dengan hal tersebut, kami meminta kesediaan Bapak
untuk mengikutsertakan siswi kelas 1 dan 2.
 Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima
kasih.
PARAGRAF PENUTUP
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf
ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh
karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima
kasih.

Misalnya:
(1) Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami sampaikan terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
CONTOH YANG TIDAK TEPAT

(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

(2) Atas perhatian dan bantuannya kami haturkan terima kasih.
(3) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(4) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya,
diucapkan terima kasih.
(5) Harap maklum adanya.
SALAM PENUTUP
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat
diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang
bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
NAMA JABATAN PENANDA TANGAN SURAT

Nama jabatan penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah

salam penutup.

Misalnya:
Salam kami,
a.n. Kepala Balai Bahasa Kalimantan Tengah
Kasubbag Tata Usaha,
TANDA TANGAN

 Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang

bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap
sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda
tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap
atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
NAMA PENANDA TANGAN DAN NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan,
tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf
awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu,
nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun
digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama
penanda tangan surat.

Misalnya:
Kepala Balai Bahasa,

ttd.

Drs. I Wayan Tama, M.Hum.

NIP 196212311989101001
 TEMBUSAN
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang
sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat
yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan
tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih
dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang
ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
2. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepala Bagian Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Bagian Keuangan
4. Arsip.
 PT. JAYA SEDERHANA
Jl. Sugeng Utara No. 210 Malang
Telp. 031xxxxxx7 Fax. 031xxxxx33 Email. Jaya@contoh.pro
================================================================
No. : 005/SU-SS/II/2017
Lampiran : –
Perihal : Undangan Sosialisasi
Kepada Yth,
Pimpian PT. Jaya Sederhana
Jl. Merdeka Jaya No xxx Malang
Di Tempat

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan adanya klien baru di perusahaan kami, kami akan menambah perserta Asuransi jiwa atas tenaga kerja
baru sebanyak 200 (Dua Ratus) personil yang akan didaftarkan dibulan Februari 2015. Maka dengan ini kami mengundang
perwakilan dari PT. Asuransi Jiwa untuk melakukan sosialisasi terhadap calon peserta tersebut.
Adapun waktu dan tempat adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal : Senin, 20 April 2017
Waktu : 08.00 – 11.00 WIB
Tempat : Ruang Meeting PT. Jaya Sederhana
Demikian surat undangan ini, kami sampaikan Mohon kedirannya sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Atas
perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Rohman SH,

Management
TERIMA KASIH