MODUL PERKULIAHAN

Tata Persuratan
Dinas

Pokok Bahasan

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

14
Fakultas Program Kode MK Sukirno, S.S., M.Pd.
Studi

Abstract Kompetensi
Diisi dengan abstract Mahasiswa dapar:
1. . Pengertian Surat
2. Tujuan Penulisan Surat.
3. Fungsi Surat.
4. Kelebihan Surat.
2015 Bahasa Indonesia
2 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Pembahasan
Salah satu keterampilan mengarang yang sangat perlu kita kuasai adalah menulis surat. Di
dalam kehidupan sehari-hari kita pasti memerlukan surat. Surat merupakan produk
komunikasi tulis yang paling banyak dibuat oleh perseorangan, lebih-lebih suatu
organisasi.

Dari segi pemakaian surat dapat dibedakan atas empat macam, yaitu (1) surat
pribadi, (2) surat dinas pemerintah, (3) surat bisnis, dan (4) surat sosial/sosial
kemasyarakatan.

Surat berfungsi sebagai sesulih/pengganti dari orang yang menyurati untuk

menyampaikan sesuatu kepada orang yang disurati/dikirimi surat. Oleh karena
itu bahasa yang digunakan dalam menulis surat seyogyanya bahasa yang
memiliki tingkat kesopanan yang tinggi dan halus.

Sopan berarti santun sehingga pilihan katanya dalam berbahasa tidak

menyinggung peraaan orang lain. Selain itu, kesopanan berbahasa berarti
kesantunan dalam menggunakan laras atau ragam bahasa tertentu sebagai
sarana komunikasi yang sesuai dengan adat serta ranah bahasa.

Oleh karena itu di dalam situasi berbahasa yang sifatnya formal/resmi, laras
yang digunakannya harus bersifat fomal pula. Keformalan itu sangat
bergantung pada situasi dan kondisi kebahasaan, yang ditandai oleh
kelengkapan struktur dan unsur kalimat serta ketepatan dalam pemilihan kata,
baik yang berkenaan dengan bentuk maupun yang berkaitan dengan makna
kata.

Kondisi seperti itu harus dapat diterapkan di dalam penggunaan kalimat

di dalam bahasa yang digunakan di dalam surat-menyurat dinas.

Penulisan Tanggal

Penulisan tanggal surat tidak perlu disertai kota tempat surat itu ditulis,
apabila surat itu ditulis pada kertas yang berkepala surat.

Hal itu dilakukan untuk menghindarkan agar tidak terjadi kesalahan

yang dapat menimbul-kan pertanyaan (tanda tanya) bagi penerima surat.

Misalnya, sebuah panitia yang lembaga utamanya berkedudukan di

Jakatta—alamat yang tertulis pada kepala surat ialah Jakarta—sedang
melaksanakan lokakarya di Denpasar.

Di dalam hal itu, jika nama kota akan diterakan sebelum penulisan tanggal
dapat menimbulkan keraguan apakah dituliskan Denpasar atau Jakarta.

2015 Bahasa Indonesia

3 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Jika dituliskan Denpasar, surat itu tampaknya aneh, karena tidak selaras
dengan alamat yang tertera di kepala surat.

Jika dituliskan nama kotanya Jakarta akan mubazir, karena kepala

suratnya sudah alamat lembaga utamanya di Jakarta.

Sistematika Surat Dinas

Kop surat

Memuat informasi tentang:

Nama lembaga/instansi

alamat lengkap

logo/lambang (jika ada)

CONTOH :

UNIVERSITAS MERCU BUANA

Jalan Kranggan Raya 14, Pondok Gede, Bekasi, Jawa Barat 17433,
Telepon 8459535

Tanggal surat

Pada bagian ini tidak perlu menuliskan nama kota, karena di bagian kop
surat sudah tertera nama kota.

CONTOH:

11 November 2016

Nomor : 01/PRODI-Psikologi/XI/2016

Lampiran : 1 (Satu lembar)

Perihal : Undangan

Penulisan tanda titik dua [:] setelah nomor, lampiran, dan perihal
diusahakan sejajar.

2015 Bahasa Indonesia

4 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Salam pembuka

Dengan hormat,

Salam pembuka ini masih diperlukan di dalam tata persuratan dinas,

karena mencerminkan sifat santun atau tata krama kesopanan bagi seseorang
yang akan menghadap atau bersilaturahmi dengan orang lain yang akan
dikunjungi. Hal itu berkaitan erat dengan fungsi surat sebagai sesulih diri
seseorang yang akan menjumpai atau menghadap orang lain.

Singkatan kata

a.n. atas nama

u.b. untuk beliau

u.p. untuk perhatian

d.a. dengan alamat

Pjs. pejabat sementara

Plh pelaksana harian

NIP nomor induk pegawai

Yth. yang terhormat

Alamat tujuan surat

Aturan penulisan alamat tujuan surat :

Tidak perlu menggunakan kata ‘kepada’ tetapi langsung menggunakan

kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya boleh disingkat [Yth.]

Tidak perlu menggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’ jika yang dituju
adalah nama jabatan seperti rektor, wakil rektor, bupati, camat, direktur, kepala
desa, dan sebagainya.

Tetapi jika yang dituju adalah nama individunya, maka boleh ditambahkan
dengan kata sapaan ‘bapak’ atau ‘ibu’ atau ‘saudara.

Kata jalan tidak boleh disingkat.

Jika setelah nama jalan ada nomor, maka tidak perlu diberi tulisan
‘nomor’.

2015 Bahasa Indonesia

5 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata ‘di’.

Contoh:

Yth. Wakil Rektor Bidang Akademik

Universitas Mercu Buana

Jakarta

Contoh:

Yth. Prof. Dr. Ngadino Surip Dipotaruno, M.T.

Wakil Rektor Bidang Akademik

Universitas Mercu Buana

Jakarta

Salam pembuka

Gunakan salam pembuka yang netral. Penulisan salam pembuka diakhir

dengan tanda koma (,).

Contoh:

Dengan hormat,

Isi surat

Isi surat bergantung dari keperluan surat tersebut dibuat, bisa berupa
surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat izin,
dan sebagainya.

Tetapi secara umum, isi surat dinas adalah bagian pembukaan, bagian
inti, dan bagian penutup.

Contoh surat undangan:

Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada rapat yang

akan diselenggarakan pada,

hari : Senin

tanggal : 11 Desmber 2016

waktu : pukul 20.00 WIB

tempat : Aula Kecamatan

Demikian undangan ini kami sampaikan.

2015 Bahasa Indonesia

6 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik, kami ucapkan terima
kasih.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik, kami sampaikan
ucapkan terima kasih.

Kami ucapkan terima kasih atas perhatian Saudara.

Kami sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama
Saudara yang baik.

Paragraf Pembuka Surat Jawaban

Kalimat atau klausa yang mengawali sebuah paragraf disebut sebagai

pembuka paragraf. Paragraf awal wacana yang mengawali sebuah surat
disebut paragraf pembuka surat. Oleh karena itu, apabila pada surat jawaban,
ungkapan serupa itu disebut paragraf pembuka surat jawaban.

Isi pembuka surat itu berupa informasi yang mengacu pada tanggal,
nomor, dan perihal surat yang telah diterima. Hal itu sangat diperlukan sebagai
upaya menciptakan keterkaitan antara surat jawaban yang akan disampaikan
kepada penulis surat yang telah mengirim surat kepadanya. Dengan demikian
terciptalah jalinan komunikasi dua arah yang baik.

Contoh:

1. Surat Saudara tanggal ..... Nomor ...... Tentng ....... Telah kami terima.
Dengan senang hati kami dapat menerima permintaan/usul Saudara.

2. Surat Saudara tanggal ..... No. ...... Tentang ..... Telah kami terima.
Namun dengan sangat menyesal kami belum dapat memenuhi
permintaan/usul Saudara.

3. Surat Saudara, yang Saudara kirimkan lewat faksimile, tanggal .....

nomor ..... tentang ..... telah kami terima. Namun dengan sangat
menyesal kami belum dapat memenuhi permintaan/usul Saudara.

4. Untuk menanggapi suarat Saudara yang Saudara kirimkan melalui

faksimile tanggal ... nomor ... tentang .... kami akan menyampaikan
beberapa hal sebagai berikut.

5. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal .... nomor ... tentang ... kami
perlu menyampaikan beberapa hal yang berkaitan dengan isi surat
Saudra.

2015 Bahasa Indonesia

7 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Salam penutup

Gunakan salam penutup yang netral. Penulisan salam penutup

diakhiri dengan tanda koma (,).

Namun, salam penutup tidak wajib ada dalam surat dinas.

Contoh:

Hormat kami,

Jabatan, nama, dan tanda tangan pengirim surat.

Contoh:

Wakil Rektor Bid. Akademik,

ttd

Prof. Dr. Ngadino Surip Diposumarto

Tembusan

Contoh:

Tembusan:

1. Yth. Rektor (sebagai laporan);

2. Yth. Para Dekan.

Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui tentang

isi surat tersebut.

2015 Bahasa Indonesia

8 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka

2015 Bahasa Indonesia

9 Sukirno, S.S., M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id