Pengertian Surat Undangan, Bagian-

Bagian Surat Undangan dan Contoh Surat

Undangan
Pengertian Surat Undangan

Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang
berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang
yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah
ditetapkan dalam undangan.

Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan
surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar
yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut.

Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan
pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat
yang telah ditetapkan.

Bagian-Bagian Surat Undangan

a. Kepala Surat
(1) nama badan usaha,
(2) alamat badan usaha,
(3) nomor telepon,
(4) nomor kotak pos,
(5) identitas lainnya,
(6) tanggal surat,
(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.

b. Isi Surat
(1) salam pembuka,
(2) alasan,
(3) hari dan tanggal,
(4) waktu,
(5) tempat,
(6) acara.

c. Penutup/Kaki Surat
(1) nama badan usaha,
(2) jabatan,
(3) nama jelas,
(4) nomor induk pegawai,
(5) tembusan.

Contoh : Surat Undangan dari Salah Satu Badan Usaha

LEMBAGA PENDIDIKAN SEKRETARIS ANGKASA

Jalan Kramat Raya No. 3-K
Jakarta Pusat
Telp : 00000000233, Fax : 00000000223

No. 005/UND/VII/95
Kepada
Yth. Bapak Drs. Muhammad Ramadhiansyah
Manajer Bidang Usaha
Lembaga Pendidikan Sekretaris Angkasa
Jalan Kramat Raya No. 3-K
Jakarta Pusat

Hal : Undangan

Dengan hormat,
Kami mengharapkan agar Bapak dapat menghadiri Rapat Dinas yang akan diselenggarakan pada:

Hari/tanggal : Senin, 17 Juli 2007

Pukul : 10.00 – selesai
Tempat : Ruang Rapat, Lembaga Pendidikan
Sekretaris Angkasa, Lantai 2.
Jalan Kramat Raya No. 3-K
Jakarta Pusat.
Acara : Penetapan harga jual buku surat-menyurat.

Harap mempersiapkan data-data ongkos produksi buku tersebut. Atas perhatian Bapak, kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
A.n. Direktur LPSA

Purek I

Muhammad Rizkiansyah
NIP : 130 806 336
Pengertian Surat Pengantar

sebelum membuat surat sebaiknya diketahui dahulu pengertian surat pengantar. Surat
pengantar merupakan surat yang dibuat dengan tujuan untuk memberitahukan pada pihak
yang dituju bahwa hal yang ingin dilakukan oleh si pembawa surat telah diketahui dan atas
ijin seseorang yang bertanggung jawab. Contohnya, ketika mahasiswa ingin melakukan suatu
penelitian di sebuah perusahaan/instansi misalnya, maka mahasiswa tersebut harus membawa
surat pengantar dari kampus yang ditanda tangani oleh ketua jurusan atau Dekan Fakultas
yang terkait, semisal orang yang berwenang dalam kampus yang mengijinkannya untuk
melakukang penelitian di perusahaan tersebut.

Format Surat Pengantar

Format surat pengantar tidak jauh beda dengan format-format surat resmi yang lain. Yaitu
jika surat tersebut dikeluarkan/ditulis/dibuat oleh instansi atau perusahaan maka perlu adanya
kop surat yang berisi nama dan alamat instansi/perusahaan tersebut. Kemudian alamat yang
dituju, isi surat, penutup dan tanda tangan serta nama pembuat surat.

Contoh Surat Pengantar

Agar lebih mudah dipahami mengenai pengertian, format dancontoh surat pengantar,
langsung saja lihat contoh surat pengantar berikut :

YAYASAN WAKAF UMI

UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA
FAKULTAS TEKNIK
KAMPUS II. JL. URIF SUMOHARJO KM. 05 TELP. (0411) 443665 MAKASSAR
__________________________________________________________________________________________
___

Nomor : / / FT-UMI/ /2014

Lamp : -
Hal : PERMINTAAN IZIN UNTUK PENGAMBILAN DATA

Kepada Yth.,
Bapak Gubernur Provinsi Sulawesi Selatan
Cq. Kepala Badan Penelitian Dan Pengembangan Daerah
( Balitbangda ) Provinsi Sulawesi Selatan
Di-
Makassar

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dengan Rahmat Allah SWT, sehubungan dengan penyelesaian Tugas Akhir bagi Mahasiswa
:
 Nama : Ghifary Furqan Akhmad Putra Agus Salim
Stambuk : 034 290 006
ugas Akhir : Makassar Elektronic Center (Penekanan pada Arsitektur Hi - Tech)

Memohon kepada Bapak, agar mahasiswa tersebut di atas dapat diberikan surat pengantar
kepada :

(1). Dinas Ekonomi dan Perdagangan

(2). Bapeda Kota Makassar Prov.Sul-Sel
(3). Dinas Pusat Statistik Kota Makassar
(4). Dinas Tata Ruang Wilayah Kota Makassar

Untuk pengambilan data-data yang dibutuhkan dan diperlukan dalam rangka penyelesaian
Tugas Akhir Sarjana yang diwajibkan kepadanya berjudul :

“Elektronic Center di Makassar (Pendekatan Arsitektur Hi - Tech)”

Demikian surat ini dibuat, atas perhatian dan kerja sama yang baik di ucapkan terima kasih.
Wallahu Walliyut Taufiq Walhidayah

Makassar, November
2014
Dekan,

Dr. Ir. H. Hanafi Ashad, MT

Nips : 103 910
476
Tembusan :
1. Ketua Jurusan
2. Arsip

Untuk lebih jelasnya, lihat gambar pengertian, format dan contoh surat pengantar berikut
ini :
Perlu kalian ketahui juga apa saja susunan dari surat pengantar, yaitu sebagai berikut:

1. Kepala surat pengantar

2. Isi
3. Bagian akhir surat pengantar

Kepala surat pengantar terdiri dari:

 Nomor
 Alamat yang dituju
 “Surat Pengantar” diletakkan ditengah isi naskah.

Isi surat pengantar terdiri dari:

 Kolom nomor
 Kolom jenis surat yang dikirim
 Kolom barang, jumlah naskah, dan lain sebagainya
 Kolom keterangan

Bagian akhir surat pengantar terdiri dari:

 Nama tempat
 Tanggal, bulan, dan tahun
 Nama jabatan pembuat surat pengantar
 Tanda tangan
 Nama, pangkat, NIP
 Stempel instansi/jabatan
 Penerimaan
 SMK RAFLESIA DEPOK
BEJI – DEPOK
Jl. Raya Ir. Juanda , Pusat Pasar, Kec. Beji – Depok Jawa Barat
Tlp. 021-2938238 Kode Pos 16452 Email: SMKRAFLESIADEPOK@Gmail.com
===========================================================================

Depok, 09 Juni 2017

Perihal : Permohonan Magang Kerja
Lampiran : 1 (satu) bendel

Yang Terhormat HRD PT. Nusa Indah Bali

Jl. Nusa Indah, Cimanggis – Depok

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Ari Siswanto

NIM : 0110113081
Alamat Rumah : Komplek Gria Residen Garden
Asal Sekolah : SMK Raflesia, Jl. Pondok Duta, Cimanggis Depok – Jawa Barat.
Jurusan : Rekayasa Prangkat Lunak (RPL)

Dengan surat ini kami selaku pihak sekolah SMK Raflesia Depok mengajukan proposal
magang terhadap siswa kami diatas. Waktu pelaksanaan magang tersebut selama -+ 60 Hari
kerja.

Demikian surat pengantar magang ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan sebaik-
baiknya, apabila ada kekurangan mohon dimaafkan, terima kasih.

Berkas tambahan lainnya meliputi:

1. Daftar Riwayat Hidup / Curriculum Vitae (CV)

2. Foto Copy Kartu Siswa
3. Pas foto terbaru ukuran 3×4 = 2 lembar
4. SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
5. Transkip Nilai

Demikian permohonan ini saya ajukan, besar harapan saya agar Bapak/Ibu berkenan
mempertimbangkan permohonan ini. Atas perhatian dan kebijaksanaannya saya ucapkan
terima kasih.

Hormat Kami

(materai + tanda tangan)