Pertama - tama kami ingin mengucapkan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha
Esa, karena atas berkah dan rahmat-Nya saya dapat membuat makalah ini yang
digunakan untuk melengkapi nilai tugas mata kuliah Bahasa Indonesia Dan juga tidak
lupa saya ucapkan banyak terima kasih kepada rekan kami, baik dari keluarga maupun
dari teman - teman yang selama ini membantu kami.
Dalam makalah ini saya selaku penulis ingin memaparkan atau menjelaskan
tentang “Surat – Menyurat” yang sekiranya dapat menjadi contoh tentang bagaimana
membuat surat yang baik dengan penggunaan bahasa yang baik dan benar. Karena pada
jaman atau era seperti sekarang ini telah banyak masyarakat yang melupakan penulisan
Bahasa Indonesia secara baik dan benar dalam surat - menyurat. Sehingga secara
langsung hal tersebut menjadi lumrah atau biasa dikalangan masyarakat.
Oleh karena itu saya mengambil tema “Surat - Menyurat” ini dengan harapan
makalah ini dapat digunakan dan bermanfaat bagi semua orang. kami pun menerima
kritik ataupun saran dari Saudara/I yang mungkin dapat membantu kami memperbaiki
makalah ini.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................... 1
DAFTAR ISI ................................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 3
A. Latar Belakang ....................................................................................
3
B. Rumusan
Masalah ................................................................................ 4
C. Tujuan ..................................................................................................
4
BAB II ISI ..................................................................................................... 4
A. Pengertian Surat ..................................................................................
4
B. Fungsi
Surat ......................................................................................... 4
C. Bentuk Surat ........................................................................................
5
D. Jenis-Jenis Surat ...................................................................................
8
E. Bahasa Surat .......................................................................................
10
BAB III PENUTUP ..................................................................................... 11
A. Kesimpulan .........................................................................................
11
B. Saran ...................................................................................................
11
A. Latar Belakang
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi
tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan
komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat
yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama
dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga,
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada
perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh
perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat
dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan
dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil
penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang
dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
RUMUSAN MASALAH
· Apa itu surat?
· Bagaimana penggunaan Bahasa Indonesia dalam penulisa surat?
· Bagaimana bentuk surat yang baik?
TUJUAN
BAB II
ISI
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang
satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang
dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut
ini:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan
atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
- Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan
agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan
pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
- Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk
kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat
juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan
menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari
pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur
dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan
mudah ditangkap pembaca.
4. Bagian-bagian Surat
Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
8. Macam usaha
11. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
2. Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh
nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh:
28 Februari 2006
3. Nomor Surat
Nomor surat biasanya meliputi : nomor urut penulisan surat, kode surat, angka tahun.
Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan ketentuan yang berlaku di dalam
instansi yang bersangkutan. Contoh:
Nomor : 111/OSIS.KS/III/2007
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat
perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya,
lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis),
selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah,
penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara
vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat
dalam (alamat yang dituju). Contoh menulis alamat:
7. Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai
pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi
salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:
Dengan hormat,
Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea
penutup.
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca
kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
b. Isi Surat
Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan,
dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada
penerima surat.
Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas,
tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat
dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya
jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan
tempat saja (baca syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam
alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih
kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim
terhadap penerima surat. Contoh:
Hormat kami,
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama
pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang
yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.
Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP.
Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.
Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan
jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini
selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk
menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
13. Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy ) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi
atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Tembusan:
2. Gubernur Lampung
4. Arsip
14. Inisial
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep
surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.
Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula
pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah
mengurusnya.
5. Jenis-jenis Surat
Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat
pribadi , surat resmi , dan surat niaga .
Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang
biasanya disertai NIP .
Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan .
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang
surat yang tujuannya hanya untuk seseorang .
Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi
yaitu tidak menggunakan kop surat , tidak ada nomor surat , salam pembuka dan
penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis ,
dan format tulisan surat bebas. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat
pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak
boleh menggunakan bahasa yang semaunya .
Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta dari
pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan lain-lain yang masih
belum bisa disebutkan di makalah ini .
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat
niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna
dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik
dan
benar . Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli ,
kwitansi , dan perdagangan . Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan
surat resmi .
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang
ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran
pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan
tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.
Dalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah memperhatikan hal-hal
berikut.
Yang dimaksud dengan lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan atau
dicantumkan dalam surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat
surat tersebut sebagai bahan pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang
menawarkan pekerjaan atau jabatan tertentu.
Bila surat lamaran pekerjaan berdasarkan iklan, sesuaikan lampiran dengan permintaan.
Saya memiliki keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris. Saya mampu
mengoperasikan berbagai program komputer, korespondensi niaga bahasa Indonesia
maupun Inggris, tata kearsipan dan administrasi perkantoran modern. Dalam
berkomunikasi saya menguasai bahasa Inggris dan bahasa Mandarin dengan baik.
Meski saya belum mempunyai pengalaman kerja, tetapi berkat pendidikan dan latihan
yang intensif, saya yakin dapat mengerjakan tugas-tugas kesekretarisan dengan baik.
Surat lamaran pekerjaan ini saya ajukan kepada Bapak/Ibu dengan harapan dapat
diterima bekerja di lingkungan PT Nestle Indonesia, Bandar Lampung. Atas perhatian
yang diberikan saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Lampiran:
3. Transkrip Nilai
4. Foto 4 x 6
Rusliyawati, A.Md.
Jl. Ratu Dibalau 79
Bandar Lampung 35467
20 Juni 2006
Dengan hormat,
Setelah membaca iklan di harian Kompas tanggal 17 Juni 2006, tentang formasi jabatan
perancang grafis, saya tertarik untuk mengisi jabatan tersebut.
Sesuai dengan persyaratan yang diminta, saya terbiasa bekerja dengan PC dan
Macintosh. Saya juga menguasai program macromedia freehands, adobe photoshop,
adobe illustrator, dan berbagai program lain yang terkait dengan pembuatan grafis.
Selama dua tahun saya telah bekerja pada jabatan yang sama di sebuah surat kabar
Lampung. Dalam berkomunikasi sehari-hari saya mampu menggunakan bahasa Inggris
dengan baik. Untuk melengkapi keterampilan, saat ini saya sedang mengikuti kursus
bahasa Jepang.
Berdasar pengetahuan dan pengalaman kerja yang saya miliki, saya yakin dapat
menangani pekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan grafik di perusahaan
periklanan yang Bapak/Ibu pimpin. Jika diperlukan, saya akan mengikuti uji
keterampilan dan wawancara dengan senang hati.
Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah,
transkrip nilai, dan foto terakhir.
Hormat saya,
Rusliyawati, A.Md.
Daftar pustaka
http://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://rinastkip.wordpress.com/2012/11/13/makalah-bahan-kuliah-dasar-dasar-surat-
menyurat-bahasa-indonesia/