MENULIS SURAT

APAKAH SURAT ITU?

Sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain.
Informasi itu dapat berupa :
- Pemberitahuan
- Pernyataan
- Perintah
- Permintaan / permohonan
- Laporan
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan /
permintaan atau permohonan, sebuah pikiran atau
gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya,
surat digolongkan
atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga
1. SURAT PRIBADI
Surat pribadi adalah salah satu bentuk surat-
menyurat yang ditulis seorang sebagai pribadi dan tidak
berkaitan dengan kedinasan. Pada umumnya, surat
pribadi bersifat tidak resmi dan berisi masalah-masalah
pribadi.
Surat pribadi biasanya digunakan untuk
komunikasi antara anak dengan orang tua, antar teman,
antar kerabat.
BAGIAN BAGIAN SURAT PRIBADI :
...1 1. Tempat,
...2
tanggal,bulan,tahun
........3 penulisan surat
2. Alamat surat
..4 3. Salam pembuka
..5
..6 4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
..7 7. Salam Penutup
..8
..9 8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
CONTOH SURAT PRIBADI :
Solo, 5 Mei 2007

Kayla Ananta Rini

Jl. Gotong royong No.14
Tinjomoyo, Banyumanik
Kayla, sayang
Senang sekali aku menerima suratmu, apalagi undangan untuk datang ke pesta
ulang tahunmu. Jangan kuatir, aku pasti datang, kok. Aku sudah kangen
dengan lelucon-lelucon kamu. Aku boleh datang sehari sebelumnya kan? Eh,
iya harus ada nasi goreng kesukaanku, lho. Sampai ketemu, ya.

Salam kangen

Finka
2. SURAT RESMI/DINAS
Surat resmi merupakan sarana komunikasi tertulis
untuk menyampaikan informasi dari seseorang, organisasi,
instansi, maupun swasta kepada pihak lain.
Adapun fungsi surat dinas ialah sebagai sarana untuk
menyampaikan permohonan, pemberitahuan, pemikiran; alat
bukti tertulis dan alat pengingat; bukti sejarah, contohnya
surat-surat bersejarah; dan pedoman kerja, misalnya surat
keputusan.
BAGIAN BAGIAN SURAT RESMI :
1 1. Kepala surat
.3 ..2
2. Tanggalsurat
.4 3. Nomor surat
.5
4. Lampiran
..6 5. Hal/perihal
..
.. 6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
..7
.8 8. Isi surat
. 9. Salam penutup
.
.....9 10. Nama, jabatan dan tanda
.10 tangan
..11
.. 11. Tembusan
1. KEPALA SURAT
Surat resmi harus menggunakan kepala surat.
Kepala surat umumnya terdiri atas nama instansi, alamat
lengkap, nomor telepon, nomor kode pos, dan logo.
Contoh :

ORGANISAI INTRA SEKOLAH

SMP Lentera Bangsa
Jl. Bumi Raya Tengah No.100
Perumahan Bumi Raya-Tangerang
Telp: 598 1002, Fax.:598 1002
2. TANGGAL SURAT

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang

memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama
kota. Sebab, nama kota telah tercantum pada kepala
surat.
Tanggal surat ditulis dengan angka, langsung
dilanjutkan dengan bulan (tanpa tanda koma) yang
diawali dengan huruf kapital, dan angka tahun yang
tidak disingkat.
Contoh :
12 Maret 2004
3. NOMOR SURAT
Setiap surat resmi yang dikirim ke luar lingkungan
organisasi harus diberi nomor dan kode tertentu. Umumnya
rangkaian nomor surat atas nomor urut, kode intern, bulan,
dan tahun pembuatan surat.
Penulisan nomor surat (dapat disingkat menjadi No: )
tidak harus dibatasi dengan tanda garis miring, tetapi dapat
pula menggunakna titik atau tanda hubung. Demikian pula
isi kode surat tidak hanya huruf, tetapi dapat pula
menggunakna angka.
Contoh :
Nomor : 12. 12. 3. 04
No : 12/12/Mar/04
No : 12/OSIS/III/04
4. LAMPIRAN

Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah

surat. Kelengkapan surat umumnya berupa dokumen yang
merupakan kesatuan dengan suatu pengantarnya. Dengan
adanya notasi lampiran, pembaca segera mengetahui bahwa
surat itu mempunyai lampiran, dan ia akan memeriksanya.
Conoth :
Lampiran : Satu Lembar
5. HAL ATAU PERIHAL
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk
kepada pembaca tentang masalah pokok surat.
Perihal pada surat sama fungsinya dengan judul.
Contoh :
Perihal : Undangan
6. ALAMAT TUJUAN
Penulisan alamat tujuan harus memerhatikan segi
kepraktisan karena alamt tujuan merupakan petunjuk langsung bagi
penerima. Dalam praktiknya, banyak pengirim surat yang
mencantumkan kata-kata di tempat pada bagian akhir rangkaian
alamat tujuan.
Pemakaian kata di tempat tidaklah tepat karena kata-kata
tersebut kurang konkret dan kurang etis. Oleh sebab itu, kata-kata di
tempat dapat diganti dengan di kantor, di rumah, di Jakarta, dan
sebagainya.
Contoh :
Yth. Direktur PT Maju
Jalan Delima No. 10
Jakarta
ATURAN PENULISAN ALAMAT TUJUAN SURAT

1. Tidak perlu menggunakan kata kepada tetapi langsung menggunakan

kata Yang Terhormat (penulisannya boleh disingkat [Yth.]

2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu jika yang dituju
adalah nama jabatan seperti bupati, camat, direktur, kepala desa, dsb.

3. Tetapi jika yang dituju adalah nama individunya maka boleh ditambahi
dengan kata sapaan bapak atau ibu atau saudara

4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada nomor
maka tidak perlu diberi tulisan nomor.

5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata di.

7. SALAM PEMBUKA

Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa

kaku. Secara teoritis, pemakaian salam pembuka sifanya
tidak wajib. Beberapa contoh salam pembuka yang terdapat
dalam surat resmi antara lain sebagai berikut.
Contoh :
Dengan Hormat,
8. ISI SURAT

Idealnya, isi surat terdiri atas tiga macam alinea,

yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup.
Isi surat berupa hal-hal pokok atau penting yang harus
disampaikan. Dalam surat resmi, bahasa yang dugunakan
adalah bahsa indionesia yang baku.
Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut
dibuat bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan,
surat permohonan bantuan, surat izin, dan sebagainya.
9. SALAM PENUTUP

Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam

penutup di dalam surat sifatnya tidak wajib. Salam penutup
gunanya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab
pengirim dan penerima surat. Beberapa contoh salam
penutup yang dapat dipakai dalam surat resmi adalah
sebagai berikut
Contoh :
Hormat kami,
Salam Hormat.
10. NAMA, JABATAN, DAN TANDA TANGAN

Nama, jabatan, dan tanda tangan yang bertangggung

jawab atas isi surat.
Contoh :

Ketua OSIS Sekretaris

Arundhati Chandra Ferry Aryo S.

11. TEMBUSAN

Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu

mengetahui tentang isi surat tersebut.
Contoh :

Tembusan :
1. Ketua LKMD Desa Kalipucang Kulon
2. Yth. Ketua BPD Desa Kalipucang Kulon
CONTOH SURAT DINAS :
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
SMP Lentera Bangsa
Perumahan Bum Raya-Tangerang
Tel: 598 1002, Fax.: 598 1008

Nomor : 010/098/LB/IX/2004 Tangerang, 20 September 2004

Lampiran :-
Hal : Undangan

Yth. Kepala SMPN 1 Tangerang

di Tangerang

Dengan hormat,
Kami mengundang saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada
Hari : Sabtu
Tanggal : 25 September 2004
Tempat : Aula Gedung B
Waktu : Pukul 13.00 14.00 WIB
Acara pokok yang akan dibahas dalam rapat tersebut adalah pembentukan panitia peringatan HUT ke-5 sekolah kita.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui Hormat kami,

Pembina OSIS SMP Lentera Bnagsa Ketua OSIS

Mahesa Faiz Kayla Ananta Rini

3. SURAT NIAGA
Surat yang dipergunakan
orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan
usaha niaga, seperti bisnis,
perdagangan, perindustrian,
dan usaha jasa.
Surat niaga dapat dibuat
oleh perorangan atau
instansi
Macam-macam surat niaga :
- Surat penawaran,
- Surat permintaan penawaran,
- Surat pengaduan,
- Surat pesanan,
- Surat pengiriman,
- Surat pembayaran barang,
- Surat penagihan,
- Surat perjanjian jual beli
- dan sebagainya.
SURAT PENAWARAN
Surat penawaran (barang / jasa): Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam
Surat yang berisi informasi penyusunan surat penawaran:
keadaan suatu barang / jasa yang a. nama/ jenis barang yang ditawarkan

hendak dijual kepada calon pihak b. kualitas, merk barang

yang dikirimi surat (calon pembeli/ c. jumlah barang yang ditawarkan

pengguna jasa). d. harga satuan

e. potongan harga yang diberikan

Surat penawaran harus disusun
f. syarat pembayaran
dengan teliti dan dapat menarik
g. cara pengiriman
perhatian pembaca. Kepada pihak
yang dikirimi surat harus
ditunjukkan keunggulan kualitas
barang yang ditawarkan.
CONTOH SURAT PENAWARAN
PT PUSTAKA WIDYA
Jalan Pelajar 10 A
Yogyakarta 55197

Nomor : 45/ PB/ PW/ IV - 03 Yogyakarta, 1 April 2003

Lampiran : 2 ( dua) lembar
Hal : Penawaran Buku

Yth . Pemilik Toko Buku

Cerdas Abadi
Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25
Surabaya

Dengan Hormat,

Menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum Berbasis Kompetensi, kami
penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi, mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi
mencerdaskan kehidupan bangsa.
Bukubuku kami telah mendapat pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas, sebagai buku pelengkap di samping buku
teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah.
Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu, kami lampirkan sebuah daftar buku dan
sebuah blangko surat pesanan.
Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan :
- Pembayaran tunai diskon 40 %
- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 %
- Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 %

Pesanan Saudara sangat kami tunggu. Terima kasih.

Hormat kami,
Kabid Pemasaran

A. Latief
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud
meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan
mengenai jual-beli barang.
Surat ini biasanya dibuat karena calon pembeli belum banyak mengenal
suatu produk, baik jenisnya maupun harganya. Mungkin juga karena ada
perubahan harga dan jenis produk.
Agar calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual,
maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai :
a. nama / jenis barang
b. harga satuan
c. potongan harga
d. cara dan syarat pembayaran
e. cara pengiriman
CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Bogor, 31 Januari 2003

Yth, Direktur PT Jati Murni
di Solo

Dengan hormat,

Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan

mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni. Jika
ada kesesuaian harga, kami akan memesan dalam jumlah besar. Informasi
secepatnya sangat kami harapkan. Terima kasih.

Hormat kami,

Sabrina
SURAT PESANAN
Surat pesanan merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual
yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu
jasa tertentu.
Pada dasarnya penyusunan surat jenis ini cukup singkat, padat, tetapi jelas
sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan:
a. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan
dan sebagainya.
b. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk
daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.
c. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.

d. Menyebutkan cara pembayaran.

e. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.

f. Menyebutkan cara pengepakan.

CONTOH SURAT PESANAN
Bogor, 2 Maret 2005

Yth, Direktur PT Jati Murni

di Solo

Dengan hormat,

Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot
rumah tangga produksi Saudara.
Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah tangga sesuai dengan kode nomor :
No. 15 sebanyak 7 buah
No. 17 sebanyak 8 buah
No. 25 sebanyak 10 buah
Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya. Terima kasih atas
kepercayaan terhadap pelanggan lama.

Hormat kami,

Sabrina
SURAT PENGADUAN/KLAIM
Surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual karena
barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.

Surat pengaduan dibuat karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan,

keterlambatan, atau pengingkaran isi perjanjian

Seseorang menulis surat pengaduan di antaranya untuk:

a. Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak

b. Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus
karena kesalahan yang tidak disengaja.
c. Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan
karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan
mendatangkan pelanggan yang setia.
d. Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada siapa
dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.
Alternatif penyelesaian pengaduan di antaranya :
a. Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan
dalam pengiriman barang.
b. Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena
rusak atau kesalahan mutu barang pesanan.
c. Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim
kurang.
d. Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.

Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut

ini :
a. Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

b. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas.

c. Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan.

d. Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan
tersebut dengan bukti yang nyata.
e. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak
merugikan kedua belah pihak
CONTOH SURAT PENGADUAN/KLAIM
TOKO BUMI ASIH
Jalan MT. Haryono 53
Surabaya
Surabaya, 14 Agustus 2003
Nomor : 71/ BA/ VII 03
Hal : Pengaduan Kualitas Barang

Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR

Jalan H. Samanhudi 36
Sidoarjo

Dengan Hormat,

Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus 2003. Hal ini berarti lebih cepat dari
permintaan kami. Oleh karena itu ,kami ucapkan terima kasih.
Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. Daripada
20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan harga sebesar 20 %.
Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon
dibawakan penggantinya.
Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Boy Wijaya
Pemilik Toko
SURAT PERJANJIAN JUAL BELI
Surat niaga yang berisi kesepakatan antara penjual dan pembeli tentang
sesuatu yang diperjualbelikan.
Ciri-ciri:
1. Dibuat untuk kepentingan jual-beli sesuatu
2. Berisi kesepakatan antara dua pihak (penjual dan pembeli)
3. Isinya mengikat secara hukum kedua pihak yang bersepakat

Unsur-unsur:
1. Judul surat
2. Waktu pembuatan kesepakatan
3. Identitas pihak I dan pihak II yang melakukan kesepakatan
4. Isi kesepakatan (penjelasan rinci berupa pasal-pasal tentang hal yang
disepakati)
5. Identitas pihak yang menjadi saksi
CONTOH SURAT PERJANJIAN JUAL BELI
PERJANJIAN JUAL BELI
Yang bertanda tangan di bawah ini,
1. nama : Bintar Andy
alamat : Jalan Raya Sukarno Hatta 10, Mojokerto
pekerjaan : karyawa swasta
sebagai pihak pertama, selanjutnya di sebut PENJUAL, dan
2. nama : Amanda Karida
alamat : Jalan WR. Supratman 22, Jombang
pekerjaan : wiraswasta
sebagai pihak kedua, selanjutnya di sebut PEMBELI, dengan ini menerangkan telah mufakat sebagai berikut.
Pasal 1
PENJUAL menjual kepada PEMBELI, sebuah rumah tempat tinggal yang terletak di Jalan Raya Sukarno Hatta 10,
Mojokerto yang sudah diketahui oleh PEMBELI.
Pasal 2
Perjanjian jual beli ini diadakan untuk harga sebesar Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah). Jumlah
tersebut akan dibayar oleh PEMBELI kepada PENJUAL pada waktu penandatanganan perjanjian ini, dengan diberi
tanda penerimaan tersendiri, disaksikan dan disahkan oleh notaris yang ditunjuk.
 Pasal 3
Dalam jual beli ini termasuk pula penyerahan hak milik PENJUAL atas tanah tempat didirikannya rumah tinggal
yang disebutkan dalam pasal 1 serta perkarangannya, yaitu persil di Jalan Raya Sukarno Hatta 10, Mojokerto yang
terdiri dari sebidang tanah dengan luas 800 meter persegi (20 m x 40 m), dengan sertifikat Nomor 20 tanggal 27
Februari 1998. Dan surat-surat ukur nomor 44 tertanggal 10 Desember 1997. Segala perabot rumah yang
merupakan barang bergerak, yang terdapat dalam rumah tinggal tersebut atau dalam perkarangannya, tidak
termasuk yang dijualbelikan.
Pasal 4
Penyerahan rumah tinggal akan dilaksanakan selambat-lambatnya 10 (sepuluh hari) setelah penandatangan
perjanjian ini, yaitu dengan cara menyerahkan sertifikat tanah dan surat-surat lainnya serta kunci-kunci rumah
tinggal tersebut oleh PENJUAL kepada PEMBELI.
Pasal 5
Segala risiko dan tanggung jawab berkenaan dengan jual beli beralih kepada PEMBELI, termasuk pembayaran
pajak-pajak dan lain-lain, mulai saat penyerahan sertifikat, surat-surat keterangan lain, dan kunci-kunci rumah
tinggal.
Pasal 6
Segala tunggakan pajak dan lain-lain sampai saat penyerahan sertifikat, surat-surat lainnya, dan kunci-kunci tetap
merupakan tanggungan PENJUAL.
Pasal 7
PENJUAL menjamin kepada PEMBELI bahwa rumah tinggal tersebut tidak dibebani dengan hipotek atau hal-hal
lainnya yang bersifat hak benda, dan oleh karena itu penjual akan melepaskan PEMBELI dari segala tuntutan,
termasuk utang piutang, sengketa, dan lain-lain.
 Pasal 8
Balik nama atas sertifikat tanah atas nama PEMBELI akan diselenggarakan bersama-sama antara PENJUAL dan
PEMBELI dan segala biaya yang berkaitan dengan balik nama tersebut dan biaya-biaya lainnya menjadi beban
PEMBELI.
Pasal 9
Kedua pihak berjanji tidak akan membawa suatu perselisihan ke muka pengadilan, kecuali jika usaha sekuat
tenaga untuk menyelesaikan perselisihan tersebut secara damai tidak dapat dicapai.

Pasal 10
Surat perjanjian ini dibuat dii atas kertas bermaterai Rp6.000,00 dan ditandatangani dalam rangkap dua, yang
kedua-duanya mempunyai kekuatan hukum yang sama.

Mojokerto, 12 Desember 2009

Pihak Kedua, Pihak Pertama,
Materai
Rp6000,00
Amanda Karida Bintar Andy

Saksi
1. Joko Santoso (Ketua RT) :
2. Sumatri (tetangga) :
3. Purnomo (tetangga):
SURAT KUASA
Surat yang berisi tentang pemberian kuasa kepada seseorang
untuk mengurus sesuatu.
Ciri-ciri:
Dibuat untuk kepentingan pelaksanaan tugas tertentu
Berisi pemberian kuasa/ wewenang dari pihak ke-1 kepada
pihak ke-2 untuk melakukan sesuatu

Unsur-unsur:
Judul surat

Identitas pihak I (pemberi kuasa) kepada pihak II (penerima

kuasa)
Isi surat (hal yang dikuasakan)
CONTOH SURAT KUASA
SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

nama : Rr. Rahayu Cantika
alamat : Jalan Siliwangi 54, Semarang
dengan ini memberi kuasa kepada
nama : Nani Karina
alamat : Jalan Siliwangi 56, Semarang

Untuk mengambil uang di Bank Artha, nomor rekening 145-24-0008756 atas nama pemberi kuasa
sebesar Rp750.000,00 (tujuh ratus lima puluh ribu rupiah). Segala akibat yang timbul atas
pemberian kuasa ini menjadi tanggung jawab pemberi kuasa.

Surat kuasa ini dibuat untuk digunakan seperlunya.

Semarang, 6 September 2007

Penerima Kuasa Pemberi Kuasa
Materai
Rp6000,00

Nani Karina Rr. Rahayu Cantika

CONTOH GAYA PENULISAN SURAT