BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian Surat

1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi

2. Tanggal surat 10. Paragraf penutup
3. Nomor surat 11. Salam penutup
4. Lampiran 12. Tanda tangan
5. Hal/pokok surat 13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka 15. Tembusan
8. Paragraf pembuka 16. Inisial

10/11/2020
 Kepala Surat/Kop Surat
Fungsi:
a) memberikan informasi kepada penerima surat
mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile,
dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi
pengirim surat.
b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau
mempromosikan instansi pengirim surat.

10/11/2020
Contoh Kepala Surat

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta
Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720
Faksimile (021) 79190868

10/11/2020
 Tanggal Surat
o Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
o Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat
tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh (yang tidak tepat):

Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2020
Bandung, 31-04-2009
24 Des ’08

Contoh (yang tepat):

25 Juni 2020
31 April 2020
24 Desember 2020
10/11/2020
 Lampiran
 Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima
surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat.
 Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran
tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:

Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas

10/11/2020
 Hal Surat/Pokok Surat
Fungsi:
1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang
pokok masalah yang ditulis di dalam surat.
2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu
panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi
surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2020

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan
10/11/2020
 Alamat yang Dituju

 Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak

yang harus menerima surat.
 Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jln. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
10/11/2020
 Salam Pembuka
• Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat
• Penanda surat yang sopan dan beradab
• Dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu” atau ucapan
salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
• Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah
kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat
Salam sejahtera,
Assalamu’alaikum wr.wb.
10/11/2020
 Paragraf Pembuka
 Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada
permasalahan utama yang ditulis.
 Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk
menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah
yang disampaikan.

Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda,
tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut.
(2) Kami beri tahukan bahwa…
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2020,
sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu,
kami beri tahukan bahwa…

10/11/2020
 4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember
2019, Nomor 1415/K2/2019, tentang syarat-syarat
sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut.
5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu,
bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku
terbitan kami tahun 2019.
6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus
2019, Nomor 162/TU/K/2019, tentang penyuluhan
kesehatan, kami beritahukan bahwa ….
7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata
bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2019, kami
berikan jawaban sebagai berikut.

10/11/2020
 Perhatikan kalimat berikut ini (salah)
1. Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri
oleh para Kepala Bagian.
2. Membalas surat Bapak Nomor …, tanggal …, tentang …,
kami menaggapinya sebagai berikut.
3. Menunjuk surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang …,
kami beritahukan bahwa ….
4. Menjawab surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang ...,
penjelasan kami adalah sebagai berikut.
5. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat
yang akan dilaksanakan ….

10/11/2020
 Paragraf Isi
• Merupakan bagian inti dari sebuah surat.
• Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan.
• Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh
tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif
sesuai dengan harapan penulis surat.
• Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan
satu masalah.
• Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing
hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang
berbeda.
10/11/2020
 Paragraf Penutup
• Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.
• Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah
selesai.
• Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:
(1) Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

10/11/2020
 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan
kerja samanya, diucapkan terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
(5) Demikianlah harap menjadikan periksa.
(6) Demikian kami haturkan dan terima kasih.

10/11/2020
 Salam Penutup
 Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.
 Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi”
atau “pamitan” setelah seseorang bertemu atau
berkomunikasi dengan baik.
 Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormat dan
keakraban pengirim dan penerima surat.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,

10/11/2020