Oleh : Hj.

Tata Persuratan
Tata persuratan adalah suatu proses
kegiatan dalam suatu kantor/organisasi
yang lingkupnya esensial di dalam
komunikasi yang meliputi penentuan
jenis surat, sifat, format surat serta
penggunaan sarana pengamanan surat
dan kewenangan penandatangan surat
Tujuan Tata Persuratan
 Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas;
 Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden
kedinasan atau organisasi dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya;
 Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat
dan pengolahan arsip;
 Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan,
termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam
kegiatan surat menyurat di lingkungan Muslimat NU
berdasarkan POAM Musliamt NU 2020.
Asas-Asas Tata Persuratan
1. Asas Keamanan
Surat dinas/organisasi harus tertutup, sehingga kerahasiaan isinya
tetap terjaga. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan
memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak
berkepentingan.

2. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas)

Surat dinas/organisai harus dapat dipertanggungjawabkan, oleh
penandatangan surat baik dari segi isi, format maupun prosedurnya.

3. Asas Keterkaitan
Surat dinas/organisasi pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan
tata kearsipan dan administrasi
perkantoran pada umumnya.
FUNGSI SURAT

 Pengganti pertemuan
 Wakil/duta organisasi
 Alat pengingat
 Pedoman kerja
 Alat bukti (historis, yuridis dan
administratif)
 SYARAT-SYARAT SURAT YANG
BAIK
 JELAS
 TEGAS
 RINGKAS
 LENGKAP
 TEPAT
 SOPAN
 MENARIK TAPI WAJAR
 UNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI
KEDINASAN
 KESERAGAMAN BENTUK
 SYARAT DASAR MENULIS
SURATBAIK

 Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan

 Pengusaan bahasa (bhs.Tulisan)
 Penguasaan pikiran dan perasaan
 Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan
pembaca)
 Pengetahuan teknik korespondensi
 KETENTUAN SURAT

 Ukuran Kertas
 Kepala Surat
 Nomor, Lampiran dan Hal. Surat

 Tanggal Surat Alamat/Tujuan

Surat
 Isi Surat

 Pembukaan dan Penutup

 Format Surat
 Tanda Tangan
Ukuran Kertas
 Surat-surat Muslimat NU dibuat diatas kertas HVS ukuran Folio (33 x
22 Cm) warna putih

Kepala Surat
 Setiap kertas surat harus mempunyai kepala surat (kop surat) disertai
lambang Muslimat NU disebelah kiri atas dengan ukuran 3,5 Cm X 3,5
Cm.
 Setiap kop surat dilengkapi dengan alamat kantor, nomor telepon dan
alamat email . Contoh terlampir.
 Apabila perangkat organisasi belum mempunyai kertas dengan kop
surat, dibuat dengan ketikan. Contoh terlampir.
 Nomor, Lampiran dan Hal. Surat
 Nomor lampiran dan hal surat dibuat dibawah kop surat agak kekiri,
ditulis dalam bentuk ketikan atau dicetak langsung.
Nomor :
Lampiran :
Hal :
 Kode surat, adalah nomor urut pada buku agenda surat keluar ditambah
dengan kode yang khusus dipergunakan bagi Muslimat NU, dengan
susunan sebagai berikut:
a. 001 : Adalah nomor urut pada agenda surat keluar.
b. A : Adalah kode surat yang dikeluarkan kepada Muslimat
(Intern Muslim NU) dari Pusat sampai ke Cabang dan Ranting.
c. PPM : Singkatan dari perangkat Organisasi yang mengirim ; PPM, PWM,
KORDA, PCM, PACM, PRM.
d. IV : Bulan pembuatan surat, ditulis dengan angka Romawi.
e. 2006 : Tahun Pembuatan surat
 Penjelasan :
a. Apabila surat dikeluarkan kepada organisasi sesama warga NU
(Jam’iyah NU beserta badan otonomnya dari pusat sampai ke daerah
kolom 2 (dua) diisi dengan huruf B.
b. Apabila surat dikeluarkan kepada organisasi lain diluar jam’iyah NU,
maka kolom 2 (dua) diisi dengan huruf sesuai dengan nama bagian
yang membuat surat, denan ketentuan sebagai berikut :
- Pendidikan dengan kode =P
- Penerangan/Da’wah/HIDMAT = D
- Sosial dengan kode =S
- Ekonomi/Koperasi =E
- Organisasi dengan kode = OR
- Ikatan Haji Muslimat NU =H
- Hukum & Advokasi = HA
- Hubungan Luar Negri = HLN
- Litbang =L
 Sedangkan kode berikut surat yang ditujukan keluar adalah C.
Selanjutnya kolom berikutnya disesuaikan dengan tujuan surat dan tingkatan
pembuatan surat.
Contoh :
Bagian Pendidikan PP Muslimat NU.
Nomor: 001/P/A/PPM/I/2012.

Bagian Pendidikan Cabang untuk NU dan Neven-neven.

Nomor: 003/P/B/PPM/I/2012.

Bagian Dakwah Pusat untuk organisasi luar (eksternal)

Nomor: 001/D/C/PPM/I/2012.

Lampiran Surat ialah tambahan-tambahan penjelasan dari isi surat.

Jumlah surat menunjukan jumlah penjelasan, bukan jumlah kertas.
Hal surat dibuat singkat yang merupakan kata kunci/inti dari surat.
 Tanggal Surat Alamat/Tujuan Surat :

 Semua surat yang dibuat harus dicantumkan nama kota (dimana

Muslimat NU Pembuat surat berada) dan tanggal pembuatan surat
Masehi/Hijriah.
 Penulisan nama kota dan tanggal surat terletak di sebelah kanan
atas.
 Alamat/tujuan surat ditulis di sebelah kiri atas, di bawah surat.

 Isi Surat :

 Agar diusahakan kalimat surat tetap sopan, jelas, singkat, tidak

berbelit-belit.
 Pembukaan dan Penutup Surat :

 Setiap surat yang dikirim harus dibuka dengan Assalamu’alaikum

Wr. Wb. dan Bismillaahirrahmaanirrahim.
 Kata akhir dari surat supaya diakhiri dengan kalimat Wallahul
muwaffiq ila aqwamith thorieq. Kemudian baris berikutnya
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

 Format Surat :

 Usahakan agar keseluruhan isi surat dibuat dengan susunan yang

rapi.
 Apabila isi surat terlalu singkat, pakailah spasi yang lebih lebar.
 Usahakan bentuknya yang simetris.
 Tanda Tangan :

 Semua surat yang dikeluarkan harus ditulis, dengan jelas yang

menandatangani.
 Penanda tangan adalah yang bertanggung jawab terhadap
pengeluaran surat tersebut, Ketua ditulis di sebelah kiri, sekertaris
di sebelah kanan.
 Macam-macam Surat Organisasi :

 Surat Pengesahan/Surat Keputusan

 Surat Pengangkatan/Pemberhentian
 Surat Mandat/Kuasa
 Surat rutin
 Laporan

 Arsip :
 Arsip aktif
 Arsip In aktif
 Arsip Rahasia
 Arsip Biasa
 PRINSIP POKOK KEARSIPAN

 Arsip yang bernilai harus disimpan, yang tidak bernilai harus

dimusnakan.
 Arsip harus dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan
tepat.
 Arsip harus dapat dijadikan bahan bukti
 Arsip harus aman dari kerusakan baik fisiknya maupun isinya
 Arsip dismpan/diurus oleh sekjen/Sekretaris atas petunjuk Ketua
Umum/Ketua.
Penanganan Pengurusan Arsip :

 Pencatatan
 Penyimpanan
 Peminjaman Penerimaan
 Pemeliharaan
 Penyajian Kembali
 Penilaian

PEDOMAN PENILAIAN
 Arsip yang bernilai maksimal 2 tahun adalah arsip yang dapat
dipertahankan sampai 2 tahun.
 Arsip yang bernilai 2 tahun
 Arsip yang bernilai lebih dari 5 tahun
 Arsip yang bernilai lebih dari 10 tahun
BUKU PERLENGKAPAN ORGANISASI

 Buku Ekspedisi
 Buku Agenda
 Buku Notulen Rapat/Pertemuan
 Registrasi/Daftar Anggota
 Daftar Inventaris
 Buku Keuangan
 Buku Tamu
 Buku Daftar Hadir Rapat
BENTUK BENTUK SURAT

 BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK

STYLE)
 BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.)
 BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED
STYLE)
 BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING
PARAGRAF)
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
SURAT MANDAT
SURAT UNDANGAN
SURAT TUGAS
BUKU NOTULEN (MODEL I DAN
II)
NASKAH SERAH TERIMA
ARSIP
Burung Irian Burung Cendrawasih
Cukup sekian dan terima kasih
SAMPAI JUMPA