PANDUAN TATA LAKSANA

ADMINISTRASI IPNU IPPNU

PC IPNU IPPNU KABUPATEN PATI

1
ADMINISTRASI UMUM
Istilah administrasi berasal dari kata latin administrare yang berarti
membantu, melayani dan memenuhi. Administrasi merupakan rangkaian
kegiatan penataan sebagai usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu. Administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan
membuat, mengirim dan menyimpang surat-surat saja tetapi lebih dari itu
meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan-
pekerjaan pokok suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
IPNU-IPPNU merupakan sebuah organisasi besar seghingga mutlak
memerlukan administrasi untuk mencapai tujuan bersama yang ditetapkan.

Administrasi secara sempit mencakup : 1.Surat menyurat, 2.Pengarsipan

(penyimpangan). 3.Perencanaan kegiatan dan evaluasi (proposal dan LPJ).
4.Pelaporan.§Inventarisasi. 5.Notulensi. 6.Data-data statistik organisasi.

Administrasi secara luas mencakup : 1.Organisasi, 2.Manajemen,

3.Komunikasi 4.Keanggotaan 5.Keuangan 6.Inventarisasi, 7.Tata usaha,
8.Humas

ADMINISTRASI IPNU-IPPNU
Dalam sebuah organisasi Administrasi dan surat menyurat memegang
peranan yang sangat penting. IPNU dan IPPNU sebagi organisasi sebagai
organisasi profesional mempunyai aturan tersendiri dalam hal administrasi .
berikut ini beberapa peraturan administrasi IPNU sebagaimana tertuang dalam
Pedoman Pokok Organisasi dan Administrasi.

2
A. SURAT MENYURAT
1. Ketentuan Kertas :
a. Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU/IPPNU
adalah 33 x 21,5 cm (folio)
b. Warna putih
c. Jenis kertas HVS antara 60-80 gram.
d. Surat ditulis dengan font arial untuk IPNU dan Times New Roman
untuk IPPNU
2. Kepala Surat
a. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC, dan PR/PK harus mempergunakan
kepala surat yang tercetak, atau diketik bagi yang belum mampu,
kepala surat harus di ketik di sebelah kiri atas dengan huruf besar
dalam bentuk blok stil.
1) Kepala surat IPNU memuat:
a. Lambang IPNU;
b. Tingkat kepengurusan organisasi ;
c. Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA ;
d. Nama daerah kerja yang didahului dengan nama tingkat administrasi
pemerintahan (kecuali untuk pimpinan yang tidak berkedudukan di
ibukota propinsi/ kabupaten/ kecamatan);
e. Alamat sekretariat lengkap;
f. Garis dobel melintang;
g. Alamat website di bawah logo (jika punya).
h. Warna lambang IPNU sesuai dengan ketentuan warna dalam
Peraturan Organisasi .
i. Tingkat kepengurusan organisasi ditulis dengan font garamond
warna hitam.
j. Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA ditulis dengan
huruf kapital dan font arial warna hijau .
3
 k. Nama daerah kerja dan nama tingkat administrasi pemerintahan
ditulis dengan huruf kapital dan font bookman ald style warna hitam.
l. Alamat sekretariat ditulis italic (miring) dengan font time new
roman warna hitam.
m. Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang dengan posisi
simetris.
2) Kepala surat dan amplop IPPNU memuat:
a. Lambang IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 2,5 cm;
b. Tingkatan kepengurusan organisasi;
c. Tulisan Ikatan Pelajar Putri Nahdlatul Ulama;
d. Nama wilayah kerja;
e. Alamat sekretariat lengkap;
f. Jenis Huruf menggunakan Garamond;
g. Jenis huruf pada tulisan sekretariat dan alamat menggunakan
Times New Roman;
h. Lambang IPPNU dicetak sesuai warnanya dan diseragamkan dari
mulai tingkatan pusat sampai dengan tingkatan ranting/komisariat.

Contoh :

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN PATI

3. Nomor, Lampiran, dan Hal Surat

a. Di bawah kepala surat (yang tidak tercetak) berturut-turut :
4
 – Nomor :
– Lampiran :
– Hal :
b. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar
ditambah kode-kode yang khusus dipergunakan dalam surat menyurat
IPPNU dengan susunan dan urutan sebagai berikut: 1/2/3/4/5/6/7
Keterangan kolom :
1. Nomor urut keluar (agenda)
2. diisi dengan PP/PW/PC/PAC/PR/PK tergantung wilayah kerja
3. diisi dengan kode indeks yang ketentuannya sebagai berikut :
Kode Indeks IPNU :
A : Surat untuk lingkungan internal IPNU
B : Surat untuk lingkungan eksternal IPNU
C : Surat untuk NU, banom lain, lembaga atau lajnah di lingkungan
NU.
Kode Indeks umum IPPNU:
A. untuk surat sekretariat
B. untuk surat keuangan
C. untuk surat departemen-departemen
Kode indeks khusus IPNU/IPPNU:
SK : Surat Keputusan
SP : Surat Pengesahan
SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan
Sp : SuratPengangkatan atau Pemberhentian
SM : Surat Mandat
ST : Surat Tugas
Ins.PP : Instruksi Pimpinan Pusat
Ins. PW : Instruksi Pimpinan Wilayah
5
 Ins. PC : Instruksi Pimpinan Cabang
Si PP :Siaran Pimpinan Pusat
Si PW : Siaran Pimpinan Wilayah
Si PC : Siaran Pimpinan Cabang
Rek : Rekomendasi
SPT : Surat Pengantar
4. Untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua
angka terakhir (th. 1374 H/ th. 1955 disingkat 7455 ) Untuk IPNU
diisi dengan perodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan
angka romawi
5. Untuk IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang
berjalan, dengan angka romawi
Untuk IPNU diisi dengan tahun kelahiran IPNU, diambil dua angka
terakhir (th. 1373 H/ th. 1954 disingkat 7354)
6. diisi dengan bulan, menggunakan angka romawi
7. diisi dengan tahun, diambil dua angka yang terakhir.
contoh :
005/PC/SP/7455/V/VII/02 (IPPNU)
005/PC/SP/V/7354/VII/02 (IPNU)
c. Lampiran diisi apabila beserta surat-surat tersebut disertakan surat-
surat lain. misalnya surat keterangan, riwayat hidup, laporan, notulen,
statemen dan lain sebagainya.
– Jumlah lampiran cukup dengan angka misalnya 2 atau 3
– Angka pada lampiran menunjukkan macam lampiran bukan jumlah
lembar
– kalau jumlah ingin disebutkan ditulis didalam kurung, contoh : 2 (7).
Artinya lampiran ada dua macam dengan jumlah lembaran tujuh
6
 d. Pada HAL, ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat
yang akan dikirim, misalnya :
– Laporan Keuangan
– Permohonan Pengesahan
Tulisan mengenai pokok/hal surat ini harus dimengerti oleh si alamat,
tidak perlu terlalu panjang.
4. Alamat dan Tujuan Surat
a. Tujuan surat adalah sasaran surat ditujukan
b. Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan jelas
c. Tujuan surat yang bersifat massal, jika diperlukan, dapat di sebutkan
pada lampiran berikutnya
d. Penulisan tujuan diawali dengan kata “Kepada Yang Terhormat” atau
disingkat “Yth.”
e. Tujuan surat ditulis dua spasi untuk IPNU dan tiga spasi untuk IPPNU
di bawah perihal surat.
5. Pembuka dan Penutup Surat
a. Kata pembuka untuk surat-surat IPNU/IPPNU adalah :

b. Kata penutupnya adalah :

c. ketentuan 1 dan 2 dipakai untuk surat-surat umum IPNU/IPPNU

kecuali SK, Instruksi, Pengesahan dan Mandat
d. Kata pembuka dan penutup terletak di garis alenia
6. Tanggal Surat
a. Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah

7
 b. Tanggal surat didahului oleh nama kota (kedudukan kantor
organisasi)
c. Surat-surat dalam organisasi IPNU/IPPNU harus memuat tanggal,
bulan, tahun hijriyah dan masehi.
Contoh :
Pati, 23 Rabiul Awwal 1440 H
1 Desember 2018 M
7. Pengiriman dan tanda tangan
a. Setiap surat harus menyebut dengan jelas lembaga yang mengirim
beserta penanggungjawabnya sesuai dengan tingkat kepengurusan
di wilayah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital
b. Penanggungjawab adalah ketua dan sekretaris : ketua ditulis
sebelah kiri dan sekretaris ditulis sebelah kanan, masing-masing
dengan huruf besar dan diberi garis bawah tanpa tanda kurung
c. Tingkatan – tingkatan pejabat organisasi harus ditulis dengan angka
romawi bukan dengan huruf, misalnya : Ketua I, Sekretaris II dan
sebagainya
d. Nama yang menjabat hendaknya ditulis diatas nama jabatan bukan
sebaliknya dan penulisan tingkatan organisasi (PP, PW, PC, PAC,
PR, PK) ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah.
e. Penulisan nama-nama tingkatan organisasi ditulis dengan huruf
kapital dan terletak di tengah.
Contoh :
PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN PATI

M. AHSANUL UMAM DANDANG M. JASMANTO

Ketua Sekretaris

8
 PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN PATI

USWATUN HASANAH DYAH NOOR FITRIA

Ketua Sekretaris

f. Dalam setiap pengiriman dan tanda tangan surat harus

mempergunakan stempel organisasi yang disahkan
g. Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris
dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kiri sekretraris
dan berlaku bagi semua jenis surat IPNU/IPPNU

B. Jenis-jenis surat
1. Surat Keputusan
Surat yang mempunyai bentuk tertentu dan memuat kepala surat,
konsideran, diktum, pembuka dan penutup serta alamat.
2. Surat Pengangkatan
Surat yang dibuat oleh ketua terpilih secara formal bersama tim formatur
konperensi periodik/rapat anggota untuk mengengkat fungsionaris dalam
melengkapi kepengurusan.
3. Surat Pemberhentian
Surat Pemberhentian secara formal yang dibuat/ditanda tangani oleh ketua
dan sekretaris setalah mengadakan musyawarah pengurus harian lengkap
untuk memberhentikan personalia pengurus, karena sebab-sebab tertentu.
4. Surat Permohonan Pengesahan
Surat pengajuan pengesahan kepada yang berwenang, guna mendapatkan
legitimasi kepengurusan.
5. Surat Pengesahan
Surat keputusan yang dipergunakan untuk mengesahkan
berdirinya/reformasi pimpinan.
6. Surat Rekomendasi

9
 Surat Pengesahan sementara secara formal. Untuk rekomendasi umum
diserahkan kebijaksanaan masing-masing tingkat kepegurusan organisasi
IPNU-IPPNU.
7. Surat Mandat.
Surat pemberian kuasa organisasi/seseorang kepada organisasi/oeang lain.
8. Surat Pengantar.
Surat yang digunakan untuk mengantarkan barang atau jenis surat lain.
9. Surat Salinan.
Surat yang diturun/disalin sama persis dengan aslinya. Surat ini merupakan
surat yang dipergunakan untuk penggandaan yang jenisnya sebagai surat
penting.
10. Surat Tindasan.
Surat Tindasan/Tembusan bukan merupakan suarat turunan, jadi tembusan
atau tindasan adalah surat yang diketik bersama-sama dengan yang aslinya
memakai karbon.
11. Kerangka Acuan
Adalah gambaran/kerangka rencana suatu kegiatan, yang berguna untuk
menjelaskan secara global tentang adanya rencana suatu kegiatan secara
sitematis.
12. Laporan
Adalah pemberitahuan resmi organisasi yang bertanggung jawab kepada
yang memiliki wewenang atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada
pelapor.
a. Laporan Umum
Laporan yang disampaikan oleh ketua dihadapan peserta Kongres /
Konferensi / Rapat Anggota sebagai laporan pertanggung jawaban
organisasi secara umum.
b. Laporan Khusus
Laporan yang disampaiakn oleh ketua panitia dan atau ketua
koordinator pelaksanaan kegiatan tertentu/program khusus kepada
organisasi / badan / orang yang memberikan kepercayaan atau
wewenang terhadap operasionalisasi kegiatan tertentu.
c. Laporan Berkala

10
 Laporan yang disampaikan oleh tingkat kepengurusan di bawah kepada
tingkat yang lebih di atasnya secara berkala atau bertahap.
d. Laporan Program Kerja
Laporan yang disampaiakan oleh sekretaris, bendahara, koordinator
departemen kepada ketua dan atau wakil ketua koordianator program,
yang selanjutnya dilaporkan pada rapat pleno.
C. PERALATAN ADMINISTRASI
1. Buku Daftar Inventaris
Adalah buku yang mencatat barang-barang milik organisasi secara
keseluruhan.

2. Buku Notulen
Adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat atau diskusi. Buku
notulensi, memuat antara lain:
a. nama pertemuan ;
b. hari, tanggal pertemuan;
c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. tempat pertemuan;
e. jumlah undangan dan jumlah peserta;
f. nama dan jabatan yang memimpin;
g. nama dan jabatan notulis;
h. Kesimpulan -kesimpulan dari setiap pembicaraan;
i. Keputusan-keputusan yang diambil;
j. rekomendasi (jika ada).
3. Buku Tamu
Adalah buku untuk mengetahui tamu-tamu yang datang dan mempunyai
keperluan dengan pengurus dan atau anggota organisasi.
11
4. Buku Daftar Hadir
Adalah buku untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya,
pelatihan dan lain-lain, baik bersifat kedalam maupun keluar.

5. Buku Daftar Anggota

Buku yang memuat mana-mana anggota organisasi sebagai data autentik
jumlah anggota organisasi.

6. Buku Daftar Kegiatan

Buku yang mencatat setiap kegiatan organisasi, baik kedalam maupun
keluar.

12
7. Buku Keuangan
Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan
maupun pengeluaran anggaran organisasi

8. Buku Ekspedisi
Buku untuk pengiriman menyeluruh barang-barang administrasi dan
perlengkapan organisasi baik melalui kurir ataupun pos.

9. Buku Agenda
Buku pencatatan keluar/masuknya surat untuk mengagendakan peristiwa
atau kejadian pada surat.

10. Arsip/Penyimpanan

13
 Adalah kumpulan surat yang disimpan baik yang terjadi karena pekerjaan,
aksi, transaksi maupun tindak-tanduk organisasi.
11. Cap Agenda
Cap agenda berbentuk empat pesegi panjang dan bertuliskan: Agenda
12. Berita Acara
Suatu bentuk laporan yang menyatakan secara rinci saat peristiwa/kejadian
yang berlangsung.
13. Stempel
Adalah cap atau simbol organisasi untuk melegitimasi surat-surat
atubarang tertentu, secara resmi dan harus dipakai sebagaimana mestinya
menurut aturan-aturan hukum pemakaian stempel.
14. Papan Nama
Adalah papan nama yang diperlihatkan secara umum didepan kantor
sekretariat dana atau disalah satu tempat yang strategis dan diketahui oleh
banyak orang.
D. Surat bersama IPNU-IPPNU
1. yang dimaksud dengan surat bersama adalah surat yang dikeluarkan atas
nama IPNU-IPPNU
2. surat bersama dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut
kepentingan bersama
3. surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan
harian IPNU yang ditunjuk dan salah satu unsur pimpinan harian IPPNU
yang ditunjuk berikut stempel yang bersangkutan
4. surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/e
penjelasa :
– kolom a : nomor urut surat keluar bersama
– kolom b : tingkatan organisasi
– kolom c : tulis IPNU-IPPNU
– kolom d : bulan pengeluaran surat
– kolom e : dua angka terakhir tahun pembuatan surat
contoh : 07/PC/IPNU-IPPNU/II/19

14