I.

PENDAHULUAN

Administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari

kata "ad" berarti Intensif dan "Menistrate" berarti
melayani, membantu, memenuhi. Jadi pengertian
administrasi secara bahasa adalah melayani,
membantu secara intensif. secara istilah administrasi
mempunyai arti luas dan sempit. dalam arti luas
merupakan proses kerja sama untuk mencapai
tujuan. sedangkan dalam arti sempit merupakan
kegiatan ketatausahaan/ kegiatan perkantoran,
 II. PENGERTIAN, FUNGSI DAN SYARAT-SYARAT SURAT

a. Pengertian
 Surat adalah alat komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan dan
menerima informasi kepada dan dari pihak lain, baik perorangan, swasta
maupun dinas.

b. Fungsi Surat
 Sebagai wakil dari pengirim surat (organisasi, instansi, perorangan)
 Bahan pembukti
 Pedoman dalam mengambil tindak lanjut
 Sarana memperpendek jarak.

c. Syarat-syarat surat yang baik

 Obyektif
 Sistematis (sesuai dengan isi)
 Singkat (tidak bertele-tele)
 Jelas (Kepada siapa, dari mana, tentang apa)
 Lengkap isinya
 Sopan bahasanya serta baik dan benar
 Menarik (Fisik surat)
 III. PEDOMAN SURAT MENYURAT DALAM IPNU

Pedoman surat IPNU telah di atur dalam PA

yaitu sebagai berikut :

Ukuran Warna dan Jenis

Ukuran kertas yang dipakai: 33 x 22 cm (Folio)
Warna kertas : Putih
Jenis kertas : HVS 60-80 gram
Bentuk kertas : Blok Style
Font : Arial
Spasi : 1 - 1.5 Pt
UNSUR-UNSUR SURAT IPNU
1. Kepala surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal atau perihal surat
5. Alamat Surat
6. Salam pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Tanggal surat
10. Pengirim Surat
11. Tembusan
1. Kepala Surat
 Kepala surat memuat :
 Lambang IPNU

 Tingkat kepengurusan Organisasi ditulis dengan Font

Garamound
 Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA ditulis

kapital dengan font Arial

 Nama daerah kerja ditulis dengan huruf kapital dengan

font: Bookmand Old Style

 Alamat, telp, email sekretariat lengkap. Ditulis dengan font:

Times New Roman italic

 Garis dobel melintang

 Kepala surat dicetak dengan dasar putih dan huruf warna

hitam, kecuali tulisan IPNU, di cetak dengan warna hijau.

 Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang,

huruf kapital semua (kecuali alamat sekretariat) dan

dengan posisi simetris/ rata kanan kiri
2. Nomor Surat
1. Nomor surat terdiri dari 7 (tujuh) kolom, masing-masing
dipisah dengan garis miring sebagai berikut :
a/b/c/d/f/g/h
a. Nomor surat keluar ditulis pada buku agenda
b. Kode tingkat kepengurusan, dengan ketentuan :
 PP untuk Pimpinan Pusat

 PW untuk Pimpinan Wilayah

 PC untuk Pimpinan Cabang

 PCI untuk Pimpinan Cabang Istimewa

 PAC untuk Pimpinan Anak Cabang

 PR untuk Pimpinan Ranting

 PK untuk Pimpinan Komisariat

c. Kode Index Surat, Dengan Ketentuan Sebagai Berikut :
1. Kode Index Umum
A. Untuk surat lingkungan internal IPNU
B. Untuk surat lingkungan eksternal IPNU
C. Untuk surat NU, banom lain, lembaga, lajnah di lingkungan NU
2. Kode Index Keputusan, yaitu :
 SK : Surat Keputusan

 SP : Surat Pengesahan

 Sp : Surat Pengangkatan/ Pemberhentian

 SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan

 SM : Surat Madat

 ST : Surat Tugas

 Spt : Surat Pengantar

 SKt. : Surat Keterangan

d. Periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan dengan
angka romawi.
e. Dua angka akhir tahun kelahiran IPNU : 73 (1373) H.
dan 54 (1954) M.
f. Bulan pembuatan surat dengan angka romawi
g. Dua angka terakhir tahun pembuatan surat

 Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat oleh

tingkat kepengurusan, pengaturannya diserahkan
sepenuhnya pada tingkat kepengurusan.
 Penomoran surat lembaga dan badan IPNU diatur dalam
aturan lembaga dan badan yang bersangkutan, dengan
tetap mengacu pada ketentuan di atas.
3. Lampiran Surat
Lampiran biasanya disingkat Lamp.diisi apabila pada surat
itu disertakan surat-surat lain :
a. Jumlah lampiran cukup di sebut dengan angka
b. Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam berkas
bukan berapa jumlah lembar halaman.
c. Bila jumlah halaman ingin disebutkan, maka ditambah
angka di dalam kurung.
Misalnya Lamp.: 1 (6), berarti jumlah lampiran 1 berkas
sebanyak 6 halaman

4. Perihal / Hal Surat

Perihal / Hal : di isi dengan inti persoalan surat secara
singkat dan mudah di mengerti, di tulis tebal dengan huruf
besar/ Kapital tanpa garis bawah dan tidak diakhiri
dengan titik. 
5. Tujuan / Alamat Surat
1. Tujuan surat adalah sasaran surat ditujukan.
2. Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan jelas.
3. Tujuan surat yang bersifat massal, jika diperlukan, dapat
disebutkan pada lampiran berikutnya.
4. Penulisan tujuan diawali dengan kata “Kepada Yang Terhormat”
atau disingkat “Kepada Yth.”.
5. Tujuan surat ditulis dua spasi di bawah perihal surat.
6. Salam Pembukaan dan Penutup Surat
a. Kalimat pembuka surat-surat IPNU ditulis dengan kata salam:
Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarokatuh. di
bawahnya Bismillahirrahmanirrahim dengan digaris diantara
kedua kalimat tersebut. Kemudian isi surat.
b. Kalimat penutup untuk surat-surat IPNU adalah Wallahul
muwafiq ila aqwamith thariq Arti harfiahnya: “Allah adalah
Dzat yang memberi petunjuk ke jalan yang selurus-lurusnya.”
Istilah ini diciptakan oleh KH Ahmad Abdul Hamid dari Kendal,
Jawa Tengah. dan dibawahnya kata salam Wassalamu'alaikum
warahmatullahi. wabarakatuh. dengan diberi garis diantara
kedua kalimat tersebut.
c. Pada surat-surat khusus (surat keputusan, surat pengesahan,
surat tugas dll.) hanya digunakan pembuka
Bismillahirrahmanirrahim, dan penutup Wallahulmuwafiq ila
aqwamithariq.
7. Isi Surat
1. Isi surat adalah uraian isi/pokok surat.
2. Isi  surat ditulis dengan kata-kata sopan dan
harus menjunjung tinggi rasa hormat.
3. Isi surat ditulis secara sistematis, menggunakan
bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai
EYD, serta jelas dan mudah dimengerti.
4. Bila memakai singkatan atau kata-kata
serapan, hendaknya yang lazim dipakai umum.
8. Tanggal Surat
1. Setiap penutup surat, dibagian bawah sebelah
kanan ditulis tanggal pembuatan surat
2. Tanggal surat didahului dengan tempat/ kedudukan
organisasi
3. Tanggal pembuatan surat terdiri dari tanggal, bulan
dan tahun Hijriyah dan masehi
4. Letak tanggal hijriah dibagian atas, sedang dibagian
bawahnya tanggal masehi, dengan dipisah garis.
9. PENGIRIM SURAT DAN STEMPEL
1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas pengiriman
dan penanggungjawabnya.
2. Penyebutuan pengirim tidak boleh disingkat, dengan
formasi centering.
3. Nama struktur/ tingakatan IPNU dan nama daerah ditulis
dengan karakter kecil, kecuali awal kata harus di tulis
karakter kapital.
4. Ketua berada disebelah kiri dan sekretaris berada di
sebelah kanan, ditulis dengan huruf besar dan garis bawah.
5. Apabila pimpinan setempat sudah memiliki nomor dan
kartu tanda anggota, harus dicantumkan nomor KTA
dibawah jabatan dan nama penanggung jawab surat.
Kemudian ditanda-tangani.
6. Adapun bila pejabat pimpinan setempat belum mempunyai
nomor sekaligus kartu tanda anggota, maka penulisan
NAMA dengan huruf besar dan tebal, bergaris bawah
dengan tulisan jabatan ketua dan sekretaris dibawah
dengan tulisan miring. Kemudian ditanda-tangani.
7. Setempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris,
dengan menutupi sebagian dari tanda tangan, terletak disebelah kiri
sekretaris dan berlaku bagi semua jenis surat IPNU.
8. Tinta setempel berwarna Hijau, bentuk setempel sesuai dengan keinginan.
9. Jika anda mengetahui pejabat yang lebih tinggi tingkatannya, ditempatkan
disebelah kiri atau tengah bawah penaggung jawab yang pertama.
I. Tembusan
 Setiap surat yang isinya perlu/harus diketahui oleh
pihak/institusi lain, harus ditembuskan kepada pihak/instansi
yang bersangkutan.
 Tembusan di tulis di bawah penanggungjawab surat dengan
diawali “Tembusan kepada:”. Ditulis dengan bergaris bawah.
 Urutan Tembusan dimulai denngan yang lebih tinggi dan
diawali “Yth.”
contoh:
 SURAT BERSAMA IPNU – IPPNU
 Yaitu yang di keluarkan bersama atas nama IPNU dan
kerena isi surat menyangkut kepentingan bersama.
 Ketentuan dalam surat bersama hampir sama dengan
surat IPNU kecuali hal-hal sebagai berikut:
 Kepala surat dibuat Centering (rata tengah).
 Logo IPNU berada dikiri dan logo IPPNU berada di ka
surat
 Kode surat bersama : kolom nomor surat hanya terdiri
kolom "a/b/c/d/e“ dengan keterangan sebagai berikut
a) Nomor surat keluar bersama
b) Tingkatan organisasi
c) Tulisan IPNU - IPPNU
d) Bulan pengeluaran surat bersama ditulis dengan angka r
e) Tahun ditulis dua angka terakhir
Contoh : 001/PC/IPNU-IPPNU/I/19

 Penanggung jawab terdiri dari ketua IPNU dan Ketua I

 MEKANISME PENGIRIMAN SURAT
(Pengesahan dan pelantikan PR/PK)

 PR/PK mengirim surat permohonan rekomendasi kepada

PAC dan selanjutnya PAC mengirim surat rekomendasi
untuk PR/PK tersebut untuk dikirim ke PC.
 PR/PK mengirim surat permohonan rekomendasi kepada
PR NU untuk PR Kepala Sekolah untuk PK dan selanjutnya
surat rekomendasi dari PR NU atau Kepala Madrasah
tersebut dikirim ke PC sebagai salah satu syarat pengajuan
permohonan pengesahan.
 PR/PK mengirim surat permohonan pengesahan kepada
PC dengan tembusan kepada PR NU dan PAC IPNU
IPPNU, dilampiri dengan susunan pengurus.
 PR/ PK mengirim surat permohonan dilantik kepada PC
dengan tembusan kepada PAC, yang di sertai dengan
waktu dan tempat pelaksanaan yang jelas (denah lokasi).
 ALUR PEMBUATAN S URAT PE N GESAHAN
1
PIMPINAN CABANG
PR /
PK PERMOHONAN PENGESAHAN
I PIMPINAN ANAK
P PERMOHONAN DILANTIK
CABANG
N
U PERMOHONAN REKOMENDASI

PENGURUS RANTING
NAHDLATUL ULAMA
ALUR PEMBUATAN S URAT PE N GESAHAN
2
PIMPINAN CABANG

P
SURAT PIMPINAN ANAK
A REKOMENDASI CABANG
C
PIMPINAN RANTING
ALUR PEMBUATAN S URAT PE N GESAHAN
3
PIMPINAN RANTING

P SURAT
PENGURUS RANTING
NAHDLATUL ULAMA
C PENGESAHAN
PIMPINAN ANAK
CABANG

ARSIP
 Pengesahan dan Pelantikan PR;
 PR mengirim surat permohonan pengesahan kepada PC dilampiri:

1. Susunan pengurus lengkap

2. Surat Rekomendasi PAC

3. Surat Rekomendasi PR NU

4. Berita Acara Tim Formatur Ranting

5. Berita Acara dan atau Keputusan Rapat Anggota tentang pemilihan

ketua PR
 PR mengirim surat permohonan dilantik kepada PC disertai waktu dan
tempat pelaksanaan yang jelas.
 Baik PR maupun PK diharap memastikan kembali kesediaan hadir PC
dalam acara tersebut sehari sebelum pelaksanaan
  PERANGKAT ADMINISTRASI
 Hal - hal yang diperlukan sebagai perangkat administrasi
dalam IPNU-IPPNU antara lain :
 Notulen
 Arsip/ Penyimpanan
 Buku agenda surat terdiri dari : - Agenda Surat Masuk

- Agenda Surat Keluar

 Buku catatan keuangan
 Buku jurnal kegiatan
 Buku daftar hadir kegiatan
 Papan nama organisasi
 Bentuk persegi panjang dengan ukuran untuk PC, PAC dan PK :
140 x 70 cm (skala 2:1)
 Warna dasar hijau muda
 Warna huruf putih
 Warna garis tepi kuning
Matur Suwun