1. ADMINISTRASI UMUM
Istilah administrasi berasal dari kata latin administrare yang berarti membantu,
melayani dan memenuhi.
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan sebagai usaha kerjasama dari
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpang
surat-surat saja tetapi lebih dari itu meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan
dan penyusunan pekerjaan-pekerjaan pokok suatu organisasi untuk mencapai tujuan
tertentu.
IPNU-IPPNU merupakan sebuah organisasi besar seghingga mutlak memerlukan
administrasi untuk mencapai tujuan bersama yang ditetapkan.
Kepala Surat
1. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC, dan PR/PK harus mempergunakan kepala surat
yang tercetak, atau diketik bagi yang belum mampu, kepala surat harus di ketik di
sebelah kiri atas dengan huruf besar dalam bentuk blok stil.
2. Kepala surat yang dicetak, letaknya di tengah atas berbentuk simetris dan yang
diketik, letaknya di pojok kiri atas berbeentuk blok dengan huruf besar.
3. Kepala surat dan amplop memuat :
– Lambang IPNU/IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 2,5 cm.
– Tingkatan kepengurusan organisasi
– Tulisan Ikatan Putra Nahdlotul Ulama / Ikatan Putri-Putri Nahdlotul Ulama (tidak
disingkat)
– Nama Wilayah Kerja
– Alamat sekretariat lengkap
4. Kepala surat dicetak dengan warna dasar putih dan warna huruf hitam
5. Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang, ditulis dengan huruf besar
semua, kecuali alamat sekretariat dan dengan posisi simetris.
Nomor, Lampiran, dan Hal Surat
1. Di bawah kepala surat (yang tidak tercetak) berturut-turut :
– Nomor :
– Lampiran :
– Hal :
2. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar ditambah kode-
kode yang khusus dipergunakan dalam surat menyurat IPPNU dengan susunan dan
urutan sebagai berikut : 1/2/3/4/5/6/7
Keterangan kolom
1. Nomor urut keluar (agenda)
2. diisi dengan PP/PW/PC/PAC/PR/PK tergantung wilayah kerja
3. diisi dengan kode indeks yang ketentuannya sebagai berikut :
Kode Indeks umum :
A. untuk surat sekretariat
B. untuk surat keuangan
C. untuk surat departemen-departemen
atau Pemberhentian
SM : Surat Mandat§
Ins.PP : Instruksi Pimpinan Pusat§
Ins. PW : Instruksi Pimpinan§ Wilayah
Ins. PC : Instruksi Pimpinan Cabang§
Si PP§ :Siaran Pimpinan Pusat
Si PW§ : Siaran Pimpinan Wilayah
Si PC§ : Siaran Pimpinan Cabang
Rek : Rekomendasi§
SPT : Surat Pengantar§
4. untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir (th.
1374 H/ th. 1955 disingkat 7455 )
Untuk IPNU diisi dengan perodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka
romawi
5. Untuk IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan
angka romawi
Untuk IPNU diisi dengan tahun kelahiran IPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1373
H/ th. 1954 disingkat 7354)
6. diisi denfan bulan, menggunakan angka romawi
7. diisi dengan tahun, diambil dua angka yang terakhir.
contoh :
005/PC/SK/7455/V/VII/02 (IPPNU)
005/PC/SK/V/7354/VII/02 (IPNU)
4. Pada HAL, ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat yang akan
dikirim, misalnya :
– Laporan Keuangan
– Calon Keluar Negeri
– Minta Pengesahan
Tulisan mengenai pokok/hal surat ini harus dimengerti oleh si alamat, tidak perlu
terlalu panjang.
Tanggal Surat
1. Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah
2. Tanggal surat didahului oleh nama kota (kedudukan kantor organisasi)
3. Surat-surat dalam organisasi IPNU/IPPNU harus memuat tanggal, bulan, tahun
hijriyah dan masehi.
Contoh :
Pinrang, 04 Maulud 1432 H
06 Februari 2011 M
Pengiriman dan tanda tangan
1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas lembaga yang mengirim beserta
penanggungjawabnya sesuai dengan tingkat kepengurusan di wilayah kerja masing-
masing dan ditulis dengan huruf kapital
2. Penanggungjawab adalah ketua dan sekretaris : ketua ditulis sebelah kiri dan
sekretaris ditulis sebelah kanan, masing-masing dengan huruf besar dan diberi garis
bawah tanpa tanda kurung
3. Tingkatan – tingkatan pejabat organisasi harus ditulis dengan angka romawi bukan
dengan huruf, misalnya : Ketua I, Sekretaris II dan sebagainya
4. Nama yang menjabat hendaknya ditulis diatas nama jabatan bukan sebaliknya dan
penulisan tingkatan organisasi (PP, PW, PC, PAC, PR, PK) ditulis dengan huruf kapital
dan terletak di tengah-tengah.
5. Penulisan nama-nama tingkatan organisasi ditulis dengan huruf kapital dan terletak
di tengah.
Contoh :
PIMPNAN CABANG
IKATAN PUTRA NAHDLATUL ULAMA
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN PINRANG
JUMRAN MANNAWING FERITNO
Ketua Sekretaris
6. Dalam setiap pengiriman dan tanda tangan surat harus mempergunakan stempel
organisasi yang disahkan
7. Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris dengan
menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kiri sekretraris dan berlaku bagi semua
jenis surat IPNU/IPPNU
B. PERANGKAT ADMINISTRASI
Notulen
1. Notulen bukan surat, tetapi suatu catatan singkat tentang pembicaraan, uraian,
ceramah, rapat, perdebatan dan lain-lain yang dimaksudkan untuk menjadi peringatan-
peringatan atau bahan bagi langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya.
Ekspedisi
1. Ekspedisi adalah keseluruhan pengiriman dalam hal surat-surat, alat-alat
perlengkapan organisasi yang dikirim baik melalui pos atau kurir
2. Buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah
diterima oleh yang bersangkutan
3. Buku ekspedisi/ pengiriman untuk surat-surat yang melalui pos atau kurir
mempunyai bentuk sbb: 1/2/3/4/5/6/7
Penjelasan :
– kolom 1 : nomor urut
– kolom 2 : dikirim kepada siapa
– kolom 3 : isi ringkas
– kolom 4 : tanggal pengiriman
– kolom 5 : tanggal dan nomor surat yang dikirim
– kolom 6 : lampiran
– kolom 7 : tanda tangan penerima/tera pos
Arsip/Penyimpanan
1. Arsip adalah kumpulan-kumpulan yang terjadi karena pekerjaan aksi, transakasi,
tindak tanduk, dokumentasi yang disimpan sehingga pada tiap saat dibutuhkan dapat
disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya
2. keguanaan arsip :
– untuk pembuktian
– untuk korespondensi
– untuk penyusunan sejarah
– untuk statistik
– untuk publikasi
– dan lain-lain
3. Arsip surat keluar
– untuk surat-surat keluar PP, PW, PC, PAC dan PR/PK supaya menyediakan map
untuk menyimpan seluruh surat-surat keluar.
– surat-surat yang diarsipkan disusun dengan nomor urut.
– dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang stu dengan tahun yang
lain.
– untuk surat-surat keluar bersama IPNU/IPPNU diarsipkan dalam map tersendiri
PR/PK harus menyediakan sekurang-kurangnya 5 (lima)buah map :
– untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan)
– untuk surat-surat dari PAC
– untuk surat-surat dari NU dan Badan Otonomnya
– untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern
– map khusus data anggota
Buku Agenda
1. PW, PC, PAC dan PR/PK harus mempunyai dua buah buku agenda surat masuk dan
surat keluar
2. kolom surat masuk :
– kolom a : nomor urut
– kolom b : nomor indeks surat
– kolom c : pengirim surat
– kolom d : isi/pokok surat
– kolom e : tanggal surat diterima
– kolom f : nomor surat yang diterima
– kolom g : catatan perhatian
3. Kolom surat keluar :
– kolom a : nomor urut surat yang tertera pada nomor surat yang dikirim
– kolom b : nomor indeks
– kolom c : penerima surat/alamat yang dikirim
– kolom d : isi/pokok surat yang dibuat
– kolom e : tanggal yang ada dalam surat
– kolom f : Keterangan atau catatan sekretaris
Daftar Anggota (Stamboek)
1. Tiap PC, PAC, PR/PK disamping buku-buku yang lain harus mempunyai buku daftar
anggota
2. kolom-kolom buku daftar anggota sebagai berikut :
– kolom a : nomor urut (PC, PAC, PR/PK)
– kolom b : nomor PP sesuai dengan nomor tanda anggota
– kolom c : nama anggota
– kolom d : pendidikan
– kolom e : alamat tempat tinggal
– kolom f : tanggal masuk
– kolom g : keterangan
Surat bersama IPNU-IPPNU
1. yang dimaksud dengan surat bersama adalah surat yang dikeluarkan atas nama
IPNU-IPPNU
2. surat bersama dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut kepentingan
bersama
3. surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan harian IPNU
yang ditunjuk dan salah satu unsur pimpinan harian IPPNU yang ditunjuk berikut
stempel yang bersangkutan.
4. surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/e
penjelasa :
– kolom a : nomor urut surat keluar bersama
– kolom b : tingkatan organisasi
– kolom c : tulis IPNU-IPPNU
– kolom d : bulan pengeluaran surat
– kolom e : dua angka terakhir tahun pembuatan surat
contoh : 07/PC/IPNU-IPPNU/II/02