Melaksanakan Prosedur Klerikal

SALINLAH ARTIKEL DI BAWAH INI KE DALAM Ms. WORD DAN FORMATLAH

SERAPI MUNGKIN, KEMUDIAN DIKIRIM KE EMAIL BAPAK ROSSY CALVITARO
PALING LAMBAT 21 SEPTEMBER 2015!

Klerikal_Akomodasi Perhotelan

Dalam Melaksanakan Prosedur Klerikal, ada 3 tiga hal penting, yakni:

1 Memproses dokumen kantor
2 Membuat draft sederhana korespondensi
3 Mengelola sistem dokumen.

Memproses dokumen kantor

Dalam materi ini, perlu dikenalkan pengertian dari administrasi dan perkantoran.
Kata administrasi dari bahasa Latin yaitu Ad berarti intensif dan Ministrare berarti melayani, membantu,
memenuhi. Dalam bahsa Inggris administration yakni tata usaha. Sedangkan menurut Kamus besar Bahasa
Indonesia yakni usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara –cara penyelenggaraan
pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pembinaan untuk mencapai
tujuan: kegiatan yang berkaiatan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Unsur-unsur administrasi:

1. Pengorganisasian,
2. Manajemen
3. Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Pembekalan
7. Tata Usaha
8. Perwakilan
 Pengertian Perkantoran
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan
informasi.
Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat
konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, merumuskan penyederhanaan sistem manajemen, metode kerja,
mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot- perabot kantor

3. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

Sarana dan prasarana kantor

Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya
mencapai tujuan yang diinginkan.

Sarana prasarana tersebut mencakup 4 hal:

1. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan
tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama.
Contoh: meja kerja, meja receptionis, kursi, lemari, kabinet alat tulis, kabinet file dll.
2. Mesin kantor (office machines)
Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor.
Contoh: komputer/laptop, mesin ketik,
3. Perlengkapan kantor (office supplies)
Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya
dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis seper ti ker tas, tinta pensil, pulpen dan lain- lain.
4. Hiasan kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang
menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

Membuat draft sederhana korespondensi

PENGERTIAN SURAT
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/ informasi yang disampaikan oleh
satu pihak kepada puhak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
kantor.
Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk
dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Fungsi Surat:
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

Layout surat:

keterangan:
1. Kepala surat/ kop surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Alamat yang dituju
5. Hal atau perihal
9. Nama organisasi yg mengeluarkan surat
10. Nama penanda tangan
11. Jabatan penanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
6. Salam pembuka 14. Inisial pengonsep dan pengetik surat
7. Isi surat
8. Salam penutup
Bagian-bagian surat :

1. Letter head adalah Kepala/kop surat, terdiri dari; Nama instansi, ditulis dengan huruf
kapital/huruf besar Alamat instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, Logo instansi
terletak paling atas.
Dimana kepala surat ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:
Ø Unsur Utama, Berupa: nama perusahaan, alamat, nomor telepon.
Ø Unsur Tambahan, Berupa: Logo atau simbol, bidang usaha.

2. Number of Letter adalah Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.

3. Enclosure adalah Lampiran yaitu Bertujuan untuk memberi tahu berapa banyak lampiran yang
dilampirkan.
Contoh : Lampiran : 2 berkas.

4. Subject adalah Hal yaitu berupa garis besar isi surat.

5. Date adalah Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Untuk
memberi informasi kapan surat tersebut ditulis, nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis
dengan angka.
Contoh :

 British style: dd/mm/yyyy :16 Agustus2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya bahasa
Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st,
2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

 American style: mm/dd/yyyy Oktober 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di
akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiriatas.

6. Inside Address adalah Alamat yang dituju (terletak di sebelah kanan surat pembaca)
Contoh :

Yth Dr.Hambali
Jalan sudirman IV.N0.55
Palembang
Sumatra Selatan

7. Salutation adalah Pembuka/salam pembuka yaitu salam hormat kepada penerima surat
(diakhiri tanda koma).
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir

8. Body of the letter adalah Isi surat

Terdapat isi surat yang ditulis. Yang memiliki paragraf pembuka surat, paragraf isi surat(inti
surat yang diinformasikan pada pembaca).

9. Complementary close adalah Penutup surat, berisi

- salam penutup : Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat
penulis.
- jabatan ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

 Britsh style: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
 American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

10. tanda tangan/nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

11. Carbon copy notation adalah tembusan surat yaitu : Untuk menginformasikan kepada
pembaca, bahwa surat tersebut yang ditulis dikirimkan juga kepada pihak yang perlu ikut
mengetahui isi surat yang ditulis.

12. Inisial
Mengetahui siapa yang pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan dapat dihubungi. Nama
pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan nama pengetik disingkat huruf kecil.

MELAKSANAKAN PROSEDUR KLERIKAL

KD : MEMPROSES DOKUMEN KANTOR

Indikator : Memproses dokumen sesuai dengan prosedur dalam batas waktu yang telah
ditetapkan
 A. Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara
B. Adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film ,mikro film, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta
dengan segala cara penciptaannya.

B. Pengertian Kearsipan

Kearsipan sering disebut juga filling. Menurut Kamus Administrasi perkantoran, penyimpanan
warkat (filling) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan
secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan
warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali.Lawan dari penyimpanan warkat (filling) adalah pengambilan warkat /penemuan warkat
(finding). Sistem penyimpanan warkat (filling sistem) adalah rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi,
warkat-warkat itu dapat ditemukan secara tepat.

C. Jenis-jenis arsip
1. Menurut subyek dan isinya

a. Arsip kepegawaian, contoh daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan
pegawai, dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian,
dan surat perintah bayar.
c. Arsip pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya kurikulum,satuan pelajaran, daftar hadir,raport, dan transkip nilai.

2. Menurut bentuk dan wujud fisiknya

a. Surat, contohnya naskah perjanjian/ kontrak, akta pendirian perusahaan, SK, notulen rapat,
berita acara, laporan.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flast disk

3. Menurut nilai gunanya

a. Bernilai informasi, contoh pengunguman, pemberitahuan, dan undangan.

b. Bernilai administrasi, contoh ketentuan-ketentuan organisasi, SK, prosedur kerja dau uraian
tugas pegawai.
c. Bernilai hokum, contoh akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat
perjanjian, surat kuasa, dan keputusan pengadilan.
d. Bernilai sejarah, contoh laporan tahunan, notulen rapat, gambar foto dan peristiwa.
e. Bernilai ilmiah, contoh hasil penelitian.
f. Bernilai keuangan, contoh kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan.
g. Bernilai pendidikan contoh karya ilmiah, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

4. Menurut sifat kepentingannya

a. Arsip tak berguna, contoh surat undangan dan memo.

b. Arsip berguna, contoh presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pemesanan barang.
c. Arsip penting, contoh SK, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar
gaji.
d. Arsip vital, contoh akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/ bangunan,
ijazah dan lain sebagainya.

5. Menurut fungsinya

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
6. Menurut tempat/tingkat pengolahannya
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada
di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan
arsip
nasional pusat di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasai yang
Berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
7. Menurut keasliannya
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
Cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua,ketiga, dan seterusnya yang
Dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain
penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak
Bersama dengan dokumen asli, tetapi kesesuaian dengan dokumen asli.
8. Menurut kekuatan hukum
a. Arsip autentik, yaituarsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli
Asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan.Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda
Tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm dan hasil print
computer.
 Klerikal_Akomodasi Perhotelan

Melaksanakan Prosedur Klerikal (KK07)

Dalam materi Kompetensi Kejuruan (KK07) Melaksanakan Prosedur Klerikal, ada 3 Kompetensi
dasar yang akan diperoleh siswa, yakni:
7.1 Memproses dokumen kantor
7.2 Membuat draft sederhana korespondensi
7.3 Mengelola sistem dokumen.
Materi ini menuntut siswa memiliki pendidikan Karakter Bangsa kreatif, jujur , mandiri, dan
tanggung jawab.
Perkembangan jaman menuntut orang melakukan pekerjaan dengan cepat, terutama
perkembangan dunia Informasi teknologi (TI) yang menawarkan segala kemudahan dengan 'one
klik' semua pekerjaan beres dan hubungan komunikasi jarak jauh dapat tersambung... Pernahkah
Anda melihat seseorang yg membawa smartphone/ipad/netbook yang notebene sangat membantu
pekerjaan mereka? bahkan saat ini kita semua mengakui without smartphone we're nothing'
artinya betapa kebutuhan dan ketergantungan akan TI untuk mempermudah pekerjaan membuat
kita terhipnotis dengan TI.

Hal diatas sangat membantu pekerjaan clerical yakni suatu pekerjaan yang mengarah pada
kemampuan di bidang ketrampilan tangan, misalnya sekretaris, notulen dan
keadministrasian.Sesungguhnya banyak yang salah menangkap bahwa pekerjaan clerical
gampang dan otodidak dapat dipelajari, pada kenyataan keahlian/skill itu didapat dari jam
terbang sesorang dan hasil praktek berkali-kali, sehingga bisa. Tidak hanya tulis menulis (apa
lagi tuntutan abad 21 adalah <em>paperless</em>), ada beberapa kompetensi/skill seorang
clericaal yang biasanya sering dicari perusahaan yakni:
1. Answering Telephones, A professional attitude and pleasant telephone voice are necessary.
The ability to operate a multiline telephone system is usually required in a clerical job.
2. Front Desk, Being able to greet customers in a friendly manner and keeping an accurate sign-
in log are desirable skills in those seeking clerical work.
3. Typing, A person must have typing experience and know Microsoft Word (for typing letters
and documents) and Excel (for typing into spreadsheets) or programs similar to be able to learn
the two mentioned quickly.
4. Scheduling Appointments, This requires knowledge of Microsoft Outlook and similar
scheduling programs. Clerical skills call for scheduling appointments, booking conference
rooms, setting up meetings and ordering lunches.
5. Travel Arrangements, The ability to surf the Internet for the best deals on travel arrangements
could be part of clerical work. Knowing how to book flights and make hotel and dinner
reservations is valuable.
6. Calculating, A person should be able to use a calculator or adding machine in case he is asked
to tally receipts or lists of numbers.
Read more: What Are Clerical Skills dapat dibuka web ini

Dimateri ini kita akan membahas bagaimana mengenal kata perkantoran dan administrasi,
pengenalanperalatan kantor.

KD 7.1 Memproses dokumen kantor

Dalam materi ini, perlu dikenalkan pengertian dari administrasi dan perkantoran.
Kata administrasi dari bahasa Latin yaitu Ad berarti intensif dan Ministrare berarti melayani,
membantu, memenuhi. Dalam bahsa Inggris administration yakni tata usaha. Sedangkan
menurut Kamus besar Bahasa Indonesia yakni usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan
tujuan serta penetapan cara –cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan
yang berkaitan dengan penyelenggaraan pembinaan untuk mencapai tujuan: kegiatan yang
berkaiatan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Unsur-unsur administrasi:

1. Pengorganisasian,
2. Manajemen
3. Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Pembekalan
7. Tata Usaha
8. Perwakilan

Pengertian Perkantoran
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat
pengendalian kegiatan informasi.
Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan
serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas
manajemen.

Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, merumuskan penyederhanaan sistem

manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
 Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot- perabot kantor
3. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai
pimpinan.
Sarana dan prasarana kantor
Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan
suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.
Sarana prasarana tersebut mencakup 4 hal:
1. Perabot kantor (office furniture)
Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama.
Contoh: meja kerja, meja receptionis, kursi, lemari, kabinet alat tulis, kabinet file dll.
2. Mesin kantor (office machines)
Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti
mesin-mesin kantor.
Contoh: komputer/laptop, mesin ketik,
3. Perlengkapan kantor (office supplies)
Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda
tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis seper ti ker tas, tinta pensil,
pulpen dan lain- lain.
4. Hiasan kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah
suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di
dalam kantor.

TUGAS: Kerjakan tugas, isian dan tes sumatif seperti yang diminta pada Lembar Kerja Siswa.

KD 7.2 Membuat draft sederhana korespondensi

PENGERTIAN SURAT
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/ informasi yang disampaikan oleh
satu pihak kepada puhak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
kantor.
Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk
dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Fungsi Surat:
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

7.2. 1 .Jenis korespondensi

Layout surat:

keterangan:
1. Kepala surat/ kop surat 9. Nama organisasi yg mengeluarkan surat
2. Nomor surat 10. Nama penanda tangan
3. Tanggal surat 11. Jabatan penanda tangan
4. Alamat yang dituju 12. Lampiran
5. Hal atau perihal 13. Tembusan
6. Salam pembuka 14. Inisial pengonsep dan pengetik surat
7. Isi surat
8. Salam penutup
 Bagian-bagian surat :

1. Letter head adalah Kepala/kop surat, terdiri dari; Nama instansi, ditulis dengan huruf
kapital/huruf besar Alamat instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, Logo instansi
terletak paling atas.
Dimana kepala surat ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:
Ø Unsur Utama, Berupa: nama perusahaan, alamat, nomor telepon.
Ø Unsur Tambahan, Berupa: Logo atau simbol, bidang usaha.

2. Number of Letter adalah Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.

3. Enclosure adalah Lampiran yaitu Bertujuan untuk memberi tahu berapa banyak lampiran yang
dilampirkan.
Contoh : Lampiran : 2 berkas.

4. Subject adalah Hal yaitu berupa garis besar isi surat.

5. Date adalah Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Untuk
memberi informasi kapan surat tersebut ditulis, nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis
dengan angka.
Contoh :

 British style: dd/mm/yyyy :16 Agustus2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya bahasa
Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st,
2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

 American style: mm/dd/yyyy Oktober 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di
akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiriatas.

6. Inside Address adalah Alamat yang dituju (terletak di sebelah kanan surat pembaca)
Contoh :

Yth Dr.Hambali
Jalan sudirman IV.N0.55
Palembang
Sumatra Selatan
 7. Salutation adalah Pembuka/salam pembuka yaitu salam hormat kepada penerima surat
(diakhiri tanda koma).
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir

8. Body of the letter adalah Isi surat

Terdapat isi surat yang ditulis. Yang memiliki paragraf pembuka surat, paragraf isi surat(inti
surat yang diinformasikan pada pembaca).

9. Complementary close adalah Penutup surat, berisi

- salam penutup : Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat
penulis.
- jabatan ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

 Britsh style: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
 American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely
Yours.

10. tanda tangan/nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

11. Carbon copy notation adalah tembusan surat yaitu : Untuk menginformasikan kepada
pembaca, bahwa surat tersebut yang ditulis dikirimkan juga kepada pihak yang perlu ikut
mengetahui isi surat yang ditulis.

12. Inisial
Mengetahui siapa yang pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan dapat dihubungi. Nama
pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan nama pengetik disingkat huruf kecil.

2. Bentuk Surat
1. Full Block style
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Mempunyai
bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri,Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf
yang lainnya diberi spasi satu baris. Bentuk paragraph Full Block style sama dengan Block style.
Bedanya posisi tanggal pada Block style terletak di kanan atas. Sedangkan pada Full Block style
terletak di kiri atas. Jarak antara kepala surat dengan tanggal diberi spasi 2 baris. Antara tanggal
dengan perihal diberi spasi 2 baris.

2. Blok Style
 Pada isi surat Block style bentuk lurus rata kanan kiri sama seperti bentuk paragraph pada
Full Block style, semua bagian surat diketik dari margin kiri. Tanggal surat terletak di kanan
atas, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian
kanan surat.

3. Semi block style

 Pada Semi Block style, bentuk paragraph sama dengan bentuk Indented style. Semua bagian
surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima
ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

4. Bentuk surat lekuk (Indented style)

Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk/bergigi. Penulisan alamat tidak sejajar terletak di
sebelah kiri atas. Posisi tanda tangan terletak disebelah kanan.

5. Hanging style
 Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat
bentuk paragraph menyondong kebawah pada awal paragraphnya. Jarak spasi paragraph satu dan
seterusnya 5 ketukan. Tanda tangan terletak di sebelah kiri.

TUGAS ANDA:
1. Buatlah surat dalam bahasa Inggris untuk Confirmation letter, Contract of agreement, Official
Letter, Refusal letter dan Welcome letter sesuai dengan bentuk surat diatas. Bisa menggunakan
contoh dari hotel tempat Anda praktek industri. Jika membutuhkan kop surat silakan copy dari
Kop surat edotel Kenari Yogyakarta.
Ketik dan print out, kumpulkan dalam bentuk hardcopy.

KD 7.3 Mengelola sistem dokumen

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang
pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan
warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :
 a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip adalah :
a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, yang dipandang berharga untuk disimpan secara
permanen bagi suatu keperluan.
b. Suatu instansi atau tempat dari warkat-warkat suatu organisasi disimpan secara tertib.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan arsip
adalah kumpulan warkat yang diterima/dibuat oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan dan
mempunyai nilai guna, yang disusun menurut system tertentu agar pada saat diperlukan dapat
ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Tetapi tidak semua warkat atau surat dapat
dikategorikan sebagai arsip. Surat atau warkat dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
a. Merupakan kumpulan warkat.
b. Mempunyai nilai guna
c. Disimpan menurut system tertentu
d. Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

B. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan
kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga
pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat
 ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat
(finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut
suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Adapun tujuan dari filling adalah :
a. Arsip tersimpan rapi, yaitu semua arsip dimasukkan ke dalam file atau map dan ditempatkan
pada lemari sehingga tidak tercecer.
b. Arsip mudah ditemukan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Arsip terawat dengan baik, tidak terlipat maupun kusut.
d. Arsip terjamin keselamatannya, terhindar dari kemungkinan hilang ataupun terbakar.

C. Jenis-jenis arsip
1. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan
wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam
informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen
rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flast disk
2. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7
macam, yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur
kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat
perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan
program pelajaran
3. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat
dibedakan menjadi:
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan
printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam
proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain
penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

E. Teknik Kearsipan
Dewasa ini dikenal 5 sistem penataan arsip yaitu :
a. System abjad / alphabetical filling system
Merupakan system penyimpanan sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas
bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti
indeks.
b. System subjek / perihal / subject filling system
Suatu system penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah
perusahaan.
 c. System nomor / numerical filling system
Tiap surat atau folder diberi nomor arsip yang sudah ditentukan dan disimpan berdasarkan ketentuan
nomor yang telah ditetapkan.
d. System tanggal / urutan waktu / chronological filling system
Sistem penataan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun yang pada umumnya tanggal dijadikan
pedoman dari datangnya surat. Surat yang dating paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir
tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.
e. System wilayah / regional / geographical filling system
System kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima.

F. ALAT DAN BAHAN KEARSIPAN

1. Ruangan
a. Ruangan cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi dipasang filter agar tidak langsung menembus
ke dalam ruangan mengenai fisik arsip.
b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan
dinding/lantai tidak lembab.
c. Lokasi bangunan berada didaerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan lokasi bencana alam
lainnya.
d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan. Suhu udara
berkisar antara 65 F sampai 75 F, dan kelembaban udara sekitar 50-65% RH. Diperlukan AC,
dehumidityfier, dan alat pemadam kebakaran.
2. Lemari arsip
a. Penyimpanan secara vertikal
Beberapa jenis lemari arsip yang penyimpanannya secara vertikal:
1) Lateral filing cabinet;yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk
menyimpan arsip.
2) Rotary filing cabinet;yaitu tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan tenaga.
3) Mobile file mechanic; yaitu lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks sistem sehingga
memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan ruangan karena terletak diatas
 semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat dibuat gang
diantara dua rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari informasi.
4) Drawer filing cabinet; yaitu lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar-masuk.Laci
terdiri atas 2 laci sampai 5 laci. Setiap laci dapat memuat sekitar 20-40 guide, 40-50 folder, dan
setiap folder dapat memuat maksimal 75 lembar surat.
5) Vertical plan file;yaitu lemari nuntuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0, seperti
gambar desain bangunan, mesin, peta,dll. Ukuran lemari sekitar 1.80 x 20 x 0.6 meter, dapat
menampung bagan/peta sekitar seribu lembar. Untuk mengatur secara vertikal, diperlukan alat
bantu sebagai penggantung. Setiap ujung atas diberi/ditempel karton untuk gantungan dan
sekaligus sebagai tempat menulis kode/titel yang menunjukkan jati diri arsip tersebut.
6) Card cabinet; yaitu lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu, mulai 19x11 cm sampai
dengan 25 x 15 cm. Seperti cek, BPKB, paspor, kartu indeks, kartu kendali,dll.
7) Rak; yaitu lemari terbuka tanpa pintu yang digunakan untuk menyimpan arsip
inaktif.Sebelumnya, arsip inaktif dimasukkan kedalam boks dari bahan kardus yang diberi
lubang sebagai ventilasi, kemudian boks-boks tersebut disusun di rak.
b. Penyimpanan secara horizontal
Arsip disimpan secara mendatar pada lemari khusus yang dibuat untuk keperluan tersebut.Biasanya
adalah arsip-arsip yang memerlukan perlindungan khusus, apakah karena nilai informasinya
yang tinggi atau karena fisik arsip tersebut mudah rusak. Ukuran lemari ini maksimum berkisar
1.50 x 1 x 1 meter.
3. Guide
Adalah sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal atau karton dengan ukuran tertentu yang memuat
kode pada tabnya. Tab adalah bagian yang menonjol tempat menulis kode. Guide berfungsi
sebagai pembatas kelompok, sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
Guide ada 2 macam:
 Guide besar, berukuran 36 x 25 cm;biasanya dipergunakan sebagai pembatas dalam
penyimpanan surat-surat pada folder ukuran folio
 Guide kecil, berukuran 16 x 11 cm;guide ini dipergunakan sebagai pembatas untuk menyimpan
kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar,dsb
 4. Folder
Adalah map berupa lipatan karton tebal atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip/warkat.
Beberapa macam folder:

1. Brief ordner yaitu berkas lipatan besar terbuat dari karton tebal, didalamnya terdapat penjepit arsip
yang terbuat dari logam. Menurut ukuran brief ordner ada 2 macam yaitu brief ordner folio untuk
menyimpan surat dan brief ordner kuarto untuk menyimpan bukti- bukti keuangan serti kuitansi,
faktur dan lainnya.

2. Stopmap yaitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal
3. Snelhecter yaitu berkas lipatan terbuat dari kertas tebal atau plastic tebal dengan berbagai variasi
alat penjepit di dalamnya yang terbuat dari logam.
4. Hanging map (map gantung) Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang
bergawang.
5. Portepel, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari karton tebal dengan tali sebagai alat pengikat. Map
tanpa daun, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan memakai tab
5. Rak sortir

Adalah rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima,diproses, dikirimkan,
atau disimpan kedalam folder masing-masing.
6. Kartu indeks
Adalah kartu yang berukuran 15 x 10 cm, yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan
disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.