PROSEDUR PENJUALAN KAMAR HOTEL

1. Prosedur Penjualan Kamar

a) Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu atau pun melalui
agen perjalanannya kebagian reservation yang selanjutnya akan membuat reservation form
(RF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form
tersebut ke pihak FO, roomboy, housekeeping dan kredit sebagai informasi.
b) Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan salian
RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani form A lalu memanggil
bellboy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu
c) Setelah tamu kekamar FO membuat bill untuk tamu tersebut
d) FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar
pada bill, kemudian membuat room sales recapitulations (RSR) kemudian memasukkannya
ke remittance of found (ROF)
e) FO mengirim form A asli sebagai laporan kepihak polisi
f) Malamnya night audit mengecek kembali hasil kerja FO pd hari tersebut
g) Keesokan harinya ROF dikirim ke back office dan diterima oleh income audit yang
selanjutnya akan mencocokkan kembali, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke
general cashier dan untuk sisanya diserahakn ke account receivable.
h) Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat daily
of sales sebagai informasi kepada pihak manjemen
i) Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen
perjalanan
Terkait dengan penjualan kamar, terdapat beberapa aktivitas yang dapat digunakan hotel
untuk melakukan pengendalian, antara lain :
a. Otorisasi transaksi : Dari bagan alur diatas dapat dilihat bahwa otorisasi transaksi dalam
penjualan kamar pada hotel tersebut sudah baik karena karyawan hanya memproses transaksi
yang sah, yang dalam hal ini berupa penyediaan/melampirkan form yang diperlukan.
b. Pemisahan tugas : Dari bagan diatas dapat kita lihat bahwa sudah adanya pembatasan atau
pemisahan tugas dari masing-masing bagian/karyawan sehingga tidak ada perangkapan tugas.
c. Dokumen dan catatan : Dari bagan diatas dapat kita lihat bahwa dokumen maupun catatan
yang digunakan dalam proses atau transaksi penjualan tersebut dibuat rangkap dan
digolongkan menjadi beberapa jenis berdasarkan fungsi maupun tujuannya masing-masing
d. Pengendalian akses atas aktiva perusahaan : Dari bagan tersebut dapat kita lihat bahwa
perusahaan telah memiliki pengendalian akses terhadap aktiva perusahaannya dengan baik.
Hal ini dapat kita lihat dari adanya night auditor maupun income auditor yang ikut mengawasi.
e. Pemeriksaan dan pengecekan independen : Walaupun pemeriksaan maupun pengecekan
telah dilakukan oleh income auditor, namun dilakukan kembali cek ulang untuk memeriksa
dan mengecek kemungkinan adanya kesalahan yang terjadi terhadap laporan daily of sales
yang dilaporkan oleh front office.

Bagan Alur-Penjualan Kamar dapat digambarkan sebagai berikut :

Tamu Front Office Bell Boy Night Audit Income Audit

Setelah tamu
RSF RSF Registrasi, kunci
Kamar diserahkan, Cek cek ulang
Bell boy antar
Tamu ke kamar

Tanda tangan RGF

Laporan untuk GB

Pihak kepolisian

RCS
A

Masukkan ke rak
Dan diposting RSR

Setiap hari Buat laporan

uang
Daily of sales
Keterangan :
GB
RSF = reservation form
RGF = registration form
GB = guest bill
ROF RCS = room count sheet
RSR = room sales
recapitulation
ROF = remittance of fund
Resume :

Prosedur penjualan kamar pada hotel cukup kompleks dan memiliki keteraturan
dalam setiap dokumen yang dibuat untuk menunjang hubungan antara setiap departemen
yang berada di suatu hotel, dari pertamakali tamu masuk hingga keluar dari hotel, ada
berbagai hal yang dipersiapkan pihak hotel untuk menjamin kenyamanan dan kepuasan
kepada tamu dari mendata identitas tamu dan menyerahkan (RG) asli kepada pihak
kepolisian sehingga tamu merasa aman atas data dirinya dan terhindar dari impersonator
yg mengatas namakan orang lain, selain itu juga Guest bill yang mendata pesanan lain
dari tamu tersebut di hotel sehingga tamu bisa melihat secara rinci biaya yang
dikeluarkan oleh tamu tersebut, serta adanya Lost and Found yang dimana ketika tamu
meninggalkan barang bawaaan nya dihotel bisa disimpan oleh pihak hotel untuk sewaktu-
waktu diambil lagi oleh tamu tersebut, dari serangkaian sistem diatas saya kira sistem
yang diterapkan hotel sudah sangat baik dan memenuhi standar operasional sebuah usaha.