Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi

posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti  faktur atau nota
penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi
diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang
dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik
yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal tersebut yang disebut dokumen
transaksi dalam akuntansi adalah dokumen transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Ini
adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana
transaksi dalam sistem informasi manajemen adalah semua kejadian yang melibatkan unser
lingkungan baik yang berpengaruh maupun tidak berpengaruh terhadap posisi keuangan.

Pada perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian,
perlu dilakukan pengawasan, pemeriksaan  baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk
setiap pembelian dibuatkan surat permintaan pembelian (Purchase Request) selanjutnya  Order
pembelian (Purchase Order).  Sampai disini belum ada transaksi yang mempengaruhi posisi
keuangan dengan demikian dua dokumen tersebut tersebut adalah dokumen akuntansi yang tidak
termasuk dalam bukti transaksi. Dokumen tersebut berfungsi hanya sebagai dikumen referensi. 

Dalam proses penerimaan  barang/jasa dibuatkan  “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun nama
nya sesuai dengan barang atau jasa yang diterima bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang
memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen
pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Surat bukti penerimaan menunjukan
pengaruhnya terhadap posisi keuangan, yaitu penambahan terhadap aset atau biaya. Surat bukti
penerimaan ini adalah dokumen akuntansi yang tergolong bukti transaksi. 

Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi
dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang
tersimpan tersebut selanjutnya diolah oleh sistem komputer menjadi informasi yang berguna.
Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali
dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

Jurnal adalah catatan secara sistematis dan kronologis dari transaksi-transaksi finansial dengan
menyebutkan perkiraan yang akan didebet dan dikredit, jumlah dan keterangan ringkas. Jurnal
merupakan catatan transaksi finansial yang pertama karena itu disebut juga sebagai catatan yang
asli (book of original entry). Banyak ragu dengan pernyataan ini kenapa yang pertama, termasuk
saya sendiri juga demikian. Selanjutnya saya menarik kesimpulan bahwa jurnal ini adalah
sumber informasi untuk berbagai keperluan dalam proses akuntansi khususnya.

Jurnal mempunyai 3 fungsi  yaitu fungsi percatatan, fungsi historis dan fungsi analisis.

Terdapat Bermacam-macam Bentuk Jurnal yang dapat dipakai oleh perusahaan. Bentuk standar
jurnal 2 kolom adalah bentuk yang umum digunakan digambarkan sbb:

Hal : 001

Tgl NomorBukt Keterangan Ref Debit Kredit

 i
Jan 20 001 Kas 111 5.000.000,-  
       Modal 301   5.000.000,-
           

Posting adalah pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Pada system akuntansi komputer
Buku Jurnal dan posting  posting dilakukan secara automatics oleh komputer (auto Posting).
Walaupun tidak mutlak, seorang data entry sebaiknya menguasai proses posting yang dilakukan
oleh komputer agar bila terjadi kegagalan akan mudah menelusuri kesalahan yang terjadi.

Metode mengerjakan Jurnal dan Posting

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mencatat Jurnal jurnal dan posting. Cara berikut
adalah salah satu teknik yang hanya dapat dilakukan dengan dukungan system komputer yang
terintegrasi.

Posting dilakukan langsung dari file transaksi  ke rekening-rekening buku pembantu dan lansung
diprint-out  ke buku besar. Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke system komputer
sebelum diserahkan ke bagian akuntansi.

System komputer  dapat menggantikan sebagian besar pekerjaan akuntansi sehingga personal 
hanya  meng-entry/Mencatat data transaksi sekaligus mengasilkan bukti transaksi selanjutnya
Jurnal, Laporan, posting ke buku besar dan buku pembantu sampai pembuatan neraca, neraca
saldo, rugilaba,  perubahan modal serta analisanya dikerjakan oleh komputer.

Proses pencatatan data jurnal pada system akuntansi komputer juga bervariasi tergantung pada
prosedure dan metode serta tingkat integrated system yang diterapkan oleh pembuat program
aplikasi tersebut.  Banyak program aplikasi accounting siap pakai diperjual belikan
seperti program aplikasi akuntansi komputer yang dikenal secara luas di dunia akuntansi adalah
Dac Easy Accounting, MYOB, MAS dll,  namun banyak perusahaan tidak dapat menggunakan
program aplikasi tersebut karena beberapa hal, antara lain masalah standarisasi, tingkat
kebutuhan perusahaan terhadap informassi yang berbeda dll. Dac Easy Accounting
menggunakan standarisasi negara pembuatnya (Amerika). MAS adalah product local namun apa
yang terdapat dalam aplikasi banyak tidak tidak dapat mengaplikasikannya karena berbagai
alasan. Untuk itu banyak perusahaan membuat program aplikasi sendiri sesuai dengan system
akuntansi yang diterapkan di perusahaannya.

Dengan program ini tugas  operator  hanya  mencatat transaksi yang terintegrasi dengan subs
system lain,  selanjutnya komputer akan mengolahnya sampai kesasaran akhir laporan keuangan
yaitu neraca, laporan rugi laba dan laporan perubahan modal serta analisanya.

Jurnal Khusus :   Pada perusahaan besar ternyata transaksi-transaksi yang sama terjadi
berulangkali sehingga tidak efektif lagi bila dicatat setiap hari ke dalam jurnal umum. Untuk
menghadapi hal tersebut, dilakukan penyesuaian bentuk Jurnal disesuaikan dengan kebutuhan.
Pada jurnal khusus transaksi yang sama dalam perioda tertentu dapat dijurnal satu kali saja.
Jurnal khusus memiliki kontrol intern  yang lebih baik karena transaksi telah dikelompokan, dan
memungkinkan pembagian tugas sehingga terjadi spesialisasi pekerjaan.

Macam-macam jurnal umum dan jumlah kolom jurnal disesuaikan dengan kebutuhan namun
umumnya jurnal umum terdiri dari

Jurnal Kas, dapat dibagi atas jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas dan jurnal
pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran las

Jurnal Penjualan, untuk mencatat penjualan kredit. Penjualan tunai merupakan bagian dari jurnal
Kas.

Jurnal Pembelian, untuk mencatat pembelian kredit, pembelian tunai merupakan bagian dari
jurnal kas.

Jurnal Memorial (Jurnal Umum) untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dikelompokan pada
jurnal-jurnal khusus di atas misalnya ayat penyesuaian, biaya/beban penyusutan, pendapat/biaya
bunga,  pendapatan/kerugian kurs. Dll.

Neraca lajur dan ayat penutup

Neraca lajur tidak diperlukan Pada system akuntansi komputer, karena semua proses penyusunan
laporan keuangan (Laporan Rugi laba, Neraca, Perubahan modal serta analisanya) dapat
dilakukanh oleh komputer

Pada sistem akuntansi manual, untuk mempermudah menyusunan laporan keuangan dibuat tabel
untuk mencatat, meyesuaikan, menggolongkan saldo perkiraan-perkiraan buku besar yang
disebut Neraca lajur (work sheet)
Memproses Transaksi Keuangan

MEMPROSES TRANSAKSI KEUANGAN

DASAR DASAR AKUNTANSI

Sistem akunting kantor depan yang efektif mengenai tamu ditentukan oleh baiknya cara
membuat urutan pekerjaan berdasarkan alur tamu yang menginap di hotel. Sebelum tamu datang,
bagian akunting sudah melakukan pekerjaannya, antara lain menyangkut pemesanan kamar yang
digaransi atau menggunakan uang muka. Ketika tamu tiba di hotel, dibukalah dokumen
pemesanan kamar dari komputer. Dari situ terlihat apakah pada saat membuat reservasi tamu
telah membayar uang muka atau belum. Bila belum, saat check- in tersebut merupakan saat
pertama tamu mengadakan transaksi dengan hotel.
Secara garis besar Akunting Kantor Depan, adalah sistem yang:

 Menciptakan dan menyimpan semua transaksi tamu yang akurat, baik yang tinggal di
hotel ataupun tidak
 Mencatat transaksi pembayaran tamu melalui siklus kegiatan tamu di hotel.
 Melakukan kontrol secara internal terhadap kelebihan uang tunai maupun transaksi yang
tunai
 Mencatat segala hal yang terpakai oleh tamu selama menginap dalam bentuk pembelian
barang atau layanan

Sistem account yang populer pada operasional hotel adalah sistem T-Account. Di sini ada
pemisahan account tamu. Account yang charges (dibayar waktu check-out) terletak di sebelah
kiri sedangkan di sebelah kanan Payment (langsung dibayar). Charges meningkatkan account
balance, sedangkan payment mengurangi account balance.
Dokumen Kantor Depan biasanya berbentuk Format Jurnal. Di hotel yang masih beroperasi
secara manual atau setengah otomatis, sistem jurnalnya tampak seperti di bawah ini.

Form Jurnal

Di dalam terminologi akunting, kolom sebelah kiri disebut deber (singkatan dr), sedangkan
sebelah kanan adalah kredit (disingkat cr).
Dilihat dari jenisnya, ada dua macam account dalam akunting kantor depan, yaitu guest account
dan non-guest account. Yang dimaksud dengan guest account (account tamu) adalah catatan
mengenai transaksi keuangan tamu yang terjadi antara seorang tamu dengan pihak hotel.
Account ini dibuat bila pemesanan kamar tamu itu dijamin (guarantee reservation) atau mereka
mendaftar di front desk. Keuangan tamu ini selama menginap akan selalu dicatat oleh kasir. Bila
pemakaian sudah melebihi batas maksimal, transaksi tamu harus diselesaikan atau dikurangi
sehingga tidak terjadi over limit. Bila transaksi tamu sudah terlanjur melebihi batas maksimal,
peristiwa ini disebut outstanding balance.
Transaksi dengan orang yang bukan tamu (Non-Guest Account) adalah transaksi yang
diperkenankan di hotel dengan pihak yang tidak tinggal di hotel. Biasanya mereka adalah para
agen, pengusaha atau grup bisnis. Account ini disebut house account atau city account. Sistem
penagihan untuk transaksi jenis ini biasanya bulanan.
Dalam transaksi di Kantor Depan, ada 4 (empat) macam folio yang digunakan :

 Guest Folios (Folio Tamu) adalah folio yang diperuntukkan bagi tamu yang menginap
secara perseorangan.
 Master Folios (Folio Master) adalah folio yang digunakan untuk lebih dari satu orang.
Biasanya master folio digunakan untuk tamu rombongan
 Non-Guest atau semi-permanent folios adalah folio yang digunakan oleh para pengusaha
atau agen bila yang bersangkutan melakukan transaksi di hotel.
 Employee Folios (Folio karyawan) adalah folio yang digunakan untuk para karyawan
yang melakukan pembelian di hotel tempatnya bekerja.

Folio dipergunakan untuk mencatat transaksi tamu yang akan menghasilkan keseimbangan
akunting (account balance). Folio tamu harus akurat, data terakhir dan sudah diisi begitu tamu
melakukan transaksi. Dengan demikian, begitu tamu meminta tagihannya dicetak, saat itu pula
tersedia .
Selain itu, dalam dunia akunting kantor depan ada sejumlah istilah yang harus diketahui seperti
berikut.

Contoh folio tamu (Guest Folio)

Vaucher adalah detil transaksi yang dibuat oleh Kasir Kantor Depan untuk memposting
pemakaian sesuatu yang dibebankan pada voucher tersebut sesuai dengan berita pemakaian yang
terdapat di voucher itu. Macam-macam jenis voucher yang dapat digunakan antara lain: Voucer
tunai (cash voucher), Charge voucher, Transfer voucer, Allowance voucher, dan paid-out
voucher.
Point of Sale adalah penjelasan mengenai waktu dan tempat pembelian barang atau jasa. Point of
Sale merupakan pusat pembelian barang atau jasa. Point of Sale merupakan pusat keuntungan
bagi hotel. Yang termasuk point of sale di hotel besar adalah restoran, lounge, room service,
binatu, perparkiran, bussiness center, florist, drugstore, pastry shop, diskotik/music room dan
bagian telepon.
Ledgers adalah pengelompokkan berbagai account. Ledger kantor depan adalah kumpulan folio
di kantor depan. Folio ini digunakan oleh bagian kantor depan sebagai bagian dari account
receivable ledger. Suatu account receivable menyatakan berapa jumlah uang yang dimiliki oleh
hotel . Ada dua macam ledger di dalam hotel yaitu Guest Ledger dan City Ledger. Ledger Tamu
adalah kumpulan account tamu yang terdaftar dan menginap di hotel, sedangkan City Ledger
merupakan kebalikannya.
Hotel memiliki cara tersendiri dalam memonitor kredit tamu. Bila jumlah kredit sudah terlalu
besar dan melampaui batas yang ditetapkan, tamu akan diberi tahu untuk mengurus transaksinya
yang over limit (melebihi batas) tersebut.

PENGATURAN ACCOUNT

Posting transaksi sebagai dasar Akunting Kantor Depan adalah sebagai berikut :
Transaksi Sebelumnya + debet-kredit = Jumlah teransaksi bersih
Previous Balance + debet-kredit = Net outstanding balance
PB + DR-CR = NOB
Contohnya sebagai berikut :
Tamu terdaftar sejak 27 Juni. Debet pertama adalah pembelian di restoran sebesar US$ 14.25
yang terjadi pada sore hari. Karena tamu tidak membayar tunai atau memakai kartu kredit, maka
transaksi akhir tetap US$ 14.25, sehingga dengan rumus di atas bisa dicatat sebagai berikut :
PB + DR - CR = NOB
0.00+ 14.25-0.00 = 14.25
atau dengan kata lain :
Previous Balance = 0.00
+ Debits = + 14.25
Kredits = 0.00
Net Outstanding Balance = 14.25
Di malam hari, audit malam melakukan posting terhadap tamu tersebut untuk pembayaran harga
kamar termasuk pajak dan layanan sebesar US$ 60.00, akibatnya timbul jumlah akhir baru :
PB + DR + CR = NOB
14.25 + 60.00 + 0.00 = 74.25
Kemudian tamu melakukan transaksi lagi sebagai berikut : menelpon ke luar negeri sebesar US$
6.38; kemudian Front Office Cashier terima allowance kredit sebesar US$ 18.38 dan menerima
pembayaran tunai sebagai US$ 62.25 dari tamu saat check-out.Bila semuanya dijumlah,
pembayaran tamu akan menjadi 0 (nol) pada saat check-out.
PB + DR - CR = NOB
74.25 + 6.38 - 0.00 = 80.63
80.63 + 0.00 - 18.38 = 62.25
62.25 + 0.00 - 62.25 = 0.00
Pada kondisi Zero balance ini biasanya tamu sudah check-out

TRACKING TRANSAKSI

Transaksi tamu dapat dikategorikan dalam berbagai jenis, antara lain :

 Cash Payment (pembayaran tunai)

Pembayaran tunai dimasukkan dalam posting sebagai kredit, sehingga jumlah
pembayaran tamu berkurang
 Charge Purchase (pembelanjaan bon)
Pembelanjaan bon menambah beban hutang tamu pada hotel.
 Account Correction (koreksi rekening)
Koreksi ini dilakukan karena kesalahan dalam memasukkan posting
 Account allowance
Account allowance melibatkan dua jenis transaksi. Yang pertama mengurangi folio
balance seperti rabat dari kupon diskon. Sedang yang lainnya adalah memperbaiki
kesalahan posting yang terdeteksi sesudah tutup bisnis hari itu.
 Account Transfer (pemindahan rekening)
Pemindahan transaksi bisa dilakukan bila pihak lain bersedia dibebani tagihan tersebut.
Bisa juga pemindahan ini dilakukan karena keinginan seseorang agar semua bon orang
lain dipindahkan ke rekening hotel tersebut. Dengan demikian, beban tagihan tamu yang
menginap di kamar lain dapat dimasukkan ke account tamu yang meminta pemindahan
 rekening itu. Agar lebih jelas diberikan contoh sebagai berikut. Dua orang tamu check-in
dengan menggunakan dua kamar. Tamu A menginap di kamar 702, sedangkan tamu B di
kamar 703. Kepada receptionist tamu A bilang bahwa semua account tamu B
dimasukkan ke dalam account tamu A. Maka tagihan tamu B di kamar 703 akan tetap
kosong karena telah ditransfer ke account tamu A di kamar 702.
 Cash advance (uang muka)
Pembayaran uang muka menggambarkan aliran tunai (cash flow) hotel, baik atas nama
hotel ataupun atas nama tamu itu sendiri. Inilah yang membedakan dengan bentuk
pembayaran lainnya. Pembayaran uang muka ini didukung oleh dokumen yang disebut
cash advance voucher/cash receipt (tanda terima uang muka). Hotel membayar tunai/
cash transaksi tamu yang nantinya akan dibayar oleh tamu pada waktu check-out. Cara
ini disebut paid out. Contohnya adalah pembayaran taksi waktu datang ke hotel dari
bandara.

Sementara itu pengontrolan dalam (Internal Control) di kantor depan hotel meliputi :

 Dokumen transaksi (tracking transaction dokuments)

 Sangat memperhatikan rekening yang masuk dan keseimbangannya (Verifying account
entries and balances)
 Mengidentifikasi hal-hal yang cendrung menyimpang dalam sistem akunting (Identifying
vulnerabilities in the accounting system).

Untuk pengontrolan ini diperlukan auditing, yaitu proses memeriksa benar tidaknya catatan
akunting yang dibuat oleh kantor depan dengan tujuan untuk membuat sistem akuntansi menjadi
akurat dan lengkap.
Kantor depan hotel bertanggung jawab terhadap semua variasi transaksi pembayaran cash yang
tentunya berpengaruh terhadap account, baik untuk tamu maupun yang bukan tamu.

Contoh Front Office Cash Sheet

Hotel yang belum beroperasi secara full computerized atau yang masih manual atau setengah
otomatis akan menggunakan Front Office Cash Sheet (Lembaran tunai kantor depan) yang
menunjukkan daftar uang tunai yang diterima dan pihak yang memberi uang muka tunai.
Faktor kedua dari prosedur pengontrolan akunting kantor depan melibatkan penggunaan bank
kasir kantor depan. A cash bank (Bank tunai) adalah sejumlah uang di kasir kantor depan, dalam
bentuk uang pecahan (10000, 5000, 1000,500, 100), yang dapat digunakan sebagai modal selama
bekerja dalam satu shift kerja. Jumlah uang modal dan yang didapat harus balance pada saat
akhir shift.
Dalam kaitan ini pula ada perlu menyebut Settlement of Account, yakni transaksi tamu yang
dijumlah dan harus dibayarkan pada saat check-out. Dengan begitu, pada saat check-out
pembayaran tamu adalah nihil (nol). Sedangkan bill non-guest account baru akan diselesaikan
dalam waktu 15 sampai 30 hari setelah trasaksi terakhir.

PENYELESAIAN MASALAH CHECK OUT

Tamu yang datang ke hotel pasti akan berinteraksi dengan sejumlah karyawan di bidang kerja
berbeda-beda, door man, bell boy, petugas operator, reservasionis, resepsionis, room maid dan
pramusaji. Para petugas ini bisa saja berkomunikasi dengan tamu pada saat kedatangan, sedang
tinggal ataupun pada saat meninggalkan hotel.
Proses penyelesaian check-out merupakan tahap akhir dari semua kejadian yang dihadapi selama
tamu menginap di hotel. Pada saat check-out, merupakan tugas Front Office Cashier untuk
memberikan Best Last Impression kepada tamu. Bekerja di bagian kasir memang pekerjaan yang
sangat sensitif karena berhubungan dengan uang. Front Office Cashier dituntut memiliki
kesabaran, ketelitian, keakuratan dan konsentrasi yang tinggi selama menjalankan tugas. Kasir
Kantor Depan (Front Office Cashier) adalah karyawan yang sifatnya unik di kantor depan.
Secara operasional pekerjaannya diawasi oleh Departemen Kantor Depan, namun secara
struktural di bawah Departemen Akunting.
Selama tamu berhubungan dengan karyawan hotel yang lain, mungkin mendapatkan kesan yang
baik. Tetapi tamu akan melupakan semua kebaikan itu bila check-out nya tidak berjalan dengan
menyenangkan.
a. Fungsi Check-out dan penyelesaian Bill
Proses check-out dan penyelesaiannya berhubungan dengan tiga tindakan penting, yakni :
¨ Melakukan balance terhadap account tamu
¨ Selalu menyajikan data terbaru tentang status kamar
¨ Membuat catatan mengenai riwayat tamu
Penyelesaian account tamu tergantung pada efektivitas sistem akunting kantor depan dalam
mengelola akurasi data dari folio tamu, vertifikasi dan otorisasi metode pembayaran, serta
menyelesaikan perbedaan posting tamu agar balance. Secara umum setiap transaksi tamu segera
diposting ke account tamu. Tamu dapat menyelesaikan tagihan melalui pembayaran tunai, kartu
kredit, lewat voucher dari travel agent atau surat jaminan dari perusahaan (guarantee letter).
b. Prosedur Keberangkatan
Proses check-out akan menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi tamu dan karyawan itu
sendiri bila pihak kasir sudah mempersiapkan segala-galanya bagi tamu. Ada beberapa tahapan
yang harus dilakukan hingga tamu meninggalkan hotel, yaitu :
¨ Mencek apakah ada surat atau pesan - pesan untuk tamu tersebut
¨ Memposting semua tagihan untuk tamu
¨ Mencari kejelasan mengenai account tamu
¨ Menperoleh data terakhir tentang transaksi tamu
¨ Membuat folio tamu
¨ Mengetahui sistem pembayaran tamu
¨ Memproses sistem pembayaran tamu
¨ Menanyakan kunci kamar tamu
¨ Memberikan luggage release pada tamu bila tagihan sudah nol
¨ Mengubah status kamar dari occupied menjadi vacant

METODE PEMBAYARAN TAMU

Semua tagihan tamu bisa dijadikan nol (balance) dengan berbagai cara pembayaran. Metoda
pembayaran tersebut meliputi : pembayaran tunai, dengan kartu kredit, transfer, voucher,
garansi, dan kombinasi.
a. Pembayaran tunai sepenuhnya
Pembayaran tunai secara penuh pada saat check-out menyebabkan sistem akunting
menjadi balans. Kasir Kantor Depan harus memberikan tanda paid (lunas) pada folio.
b. Pembayaran dengan kartu kredit
Bila pada saat check-out tamu menyatakan akan menyelesaikan pembayaran dengan kartu
kredit, maka kartu kredit tamu diminta lalu dicetak dalam mesin imprinter. Dengan
memasukkan nomor kartu dan meminta sejumlah uang untuk pembayaran tersebut, mesin
yang sudah on-line dengan perusahaan kartu kredit itu akan memberikan jawaban.
Jawaban dari mesin tersebut bisa saja approved, call atau hold. Bila jawaban dari mesin
approved berarti permintaan uang itu disetujui. Biasanya akan muncul nomor persetujuan
yang dikenal sebagai approval code. Bila jawaban mesin adalah call berarti kasir harus
menghubungi pihak perusahaan kartu kredit atau bank yang mengeluarkan kartu kredit
tersebut. Bila jawaban hold , kartu tersebut harus ditahan karena kemungkinan besar
sudah di-black list (daftar hitam). Bila kasir mengembalikannya pada pihak bank atau
perusahaan kartu kredit yang bersangkutan, biasanya akan diberi hadiah berupa uang.
c. Pembayaran dengan sistem transfer
Seperti halnya pembayaran dengan kartu kredit, dalam sistem pembayaran transfer pun
biasa dilakukan pemindahan dari lejer tamu (guest ledger) ke lejer kota (city ledger).
Untuk proses transfer ini tamu harus menandatangani posting bill.
d. Pembayaran dengan sistem Voucher
Voucher dapat diperoleh dari pihak travel agent, perusahaan atau dari hotel itu sendiri.
Voucher dapat digunakan untuk check-in. Yang dapat dibayar oleh voucer adalah apapun
yang tercantum di dalamnya. Misalnya didalam voucher dikatakan hanya berlaku untuk
pembayaran kamar dan makan pagi, maka pembayaran di luar makan pagi dan kamar
harus ditanggung sendiri oleh tamu.
e. Pembayaran denagn menggunakan surat garansi
Surat garansi (guarantee letter) dikeluarkan oleh perusahaan terhadap hotel, bila kedua
pihak telah melakukan kontrak perjanjian. Bila perjanjian belum dibuat dengan pihak
hotel, surat garansi tidak berlaku. Contoh perusahaan yang dapat memberikan garansi
kepada karyawan pada status jabatan tertentu adalah Pertamina. Dan tentu masih banyak
contoh yang lain. Bila dalam garansi dikatakan all account artinya semua transaksi tamu
akan dibayar oleh perusahaan. Tapi tidak semua garansi menyatakan demikian. Ada pula
yang menyebutkan room, meals and laundry. Artinya kamar, makan dan pencucian
pakaian akan dibayar oleh perusahaan. Pada saat check-out, tamu pemegang surat garansi
harus menghubungi pihak Kasir Kantor Depan untuk menandatangani semua transaksi
yang dibuat (print bill).
f. Pembayaran dengan cara kombinasi
Pembayaran dengan cara kombinasi bisa bermacam-macam. Sebagai contoh, tamu check-
in dengan menggunakan voucher. Dalam voucher dikatakan hanya berlaku pembayaran
kamar saja. Maka pada saat check-out tamu akan membayar sisa transaksi dengan tunai,
kartu kredit atau atau cara pembayaran lainnya. Contoh lain sistem pembayaran
koordinasi adalah cash dan kartu kredit, voucher dan cash, surat garansi dan kartu kredit,
traveller cheque dan kartu kredit dan lain sebagainya.
g. Check-out Terlambatan
Karena kesibukan bisnis yang belum selesai atau karena alasan lain terkadang seorang
tamu memperpanjang waktu tinggal hingga melebihi batas waktu check-out yang
 ditentukan hotel. Dalam hal ini ada kebijaksanaan hotel yang berlaku. Bila kondisi hotel
sedang sepi (low season), hotel membebaskan biaya tambahan bila perpanjangan waktu
hanya satu jam. Sementara bika kondisi hotel sedang penuh atau peak season, akan
dikenakan biaya tambahan.
h. Beberapa Sistem Check-out
Untuk check-out tamu dapat melakukan berbagai cara, antara lain dengan Express Check
out, Normal Check-out dan Self Check-out.
h.1. Exprees Check-out
Untuk melakukan express check-out biasanya lembar tagihan (print bill) sudah diberikan
kepada tamu dengan memasukkannya di bawah pintu untuk keberangkatan tamu di pagi
hari keesokan harinya. Hal ini untuk mempermudah tamu dan mempercepat proses
check-out, sebab tamu punya kesempatan untuk lebih dulu memeriksa bill-nya.
Pada saat pengembalian ke dalam verification letter, sudah terlampir Express Check-out
Form yang harus diisi tamu. Di sini juga tercantum jam check-outnya.
h.2. Normal Check-out
Normal Check-out terjadi ketika tamu memerlukan pembayaran tepat pada waktu check-
out. Dengan begitu, tamu bersangkutan tidak dibebani biaya tambahan karena terrlambat
check-out.
h.3 Self Check-out
Self Check-out terjadi saat tamu dapat melakukan check-out sendiri tanpa bantuan
petugas. Cara check-out ini menggunakan mesin check-out (automatic bank teller).
Tamu dapat memeriksa sendiri jumlah tagihannya. Bila sudah setuju langsung dapat di
nol-kan (zero balance). Sayangnya check-out sendiri ini hanya dapat digunakan dengan
alat pembayaran kartu kredit.
i. Tagihan yang tidak terbayar
Seberapapun telitinya seorang kasir dalam bekerja untuk memasukkan tagihan tamu dan
lain sebagainya tetap saja akan ada sejumlah tagihan yang tak terbayar tamu. Masalah
tersebut biasanya terjadi pada saat-saat terakhir menjelang tamu meninggalkan hotel.
Yang biasanya menjadi tagihan susulan adalah pemakaian minibar dan telepon,
sementara sistem di hotel belum otomatis.
j. Pengumpulan Account

Hal-hal yang menyangkut pengumpulan account di antaranya :

 Memasukkan tagihan kartu kredit pada perusahaan kartu kredit

 Pembayaran langsung yang bersifat perorangan atau ditagihkan pada perusahaan
 Account dari travel agent ditagihkan pada perusahaan bersangkutan
 Bad check account tamu-tamu yang menggunakan personal cheque namun ditolak karena
tidak berlaku
 Skipper accoynts adalah tagihan dari tamu yang meninggalkan hotel tanpa menyelesaikan
transaksinya terlebih dahulu.
 Tamu-tamu yang menolak tagihan karena merasa tidak melakukan transaksi seperti yang
dimaksud
 Reservasi yang dijamin dimasukkan ke dalam no-show guest
 Late charges account adalah tagihan-tagihan yang terlambat dan tamu sudah check-out
 House accounts digunakan untuk tujuan promosi.
Semua yang disebutkan di atas merupakan sesuatu yang tipikal dari City Ledger.
Penagihan terhadap tamu hotel dengan kuintansi tagihan biasanya melalui beberapa tahap. Hal
ini dimaksudkan untuk mengetahui kapan tagihan akan dibayar, lamanya waktu pembayaran
sejak ditagih dan bagaimana cara menghubungi tamu yang tagihannya belum terbayar.
Inilah yang dimaksud dengan account aging, yaitu batas waktu dan tahap-tahap penagihan.
Biasanya jarak waktu pembayaran adalah tiga puluh hari setelah transaksi dibuat. Namun ada
pula yang memberi kelonggaran hingga tiga bulan atau 120 hari.

Prosedur Keberangkatan (SOP)

¨ Mencek apakah ada surat atau pesan - pesan untuk tamu tersebut
¨ Memposting semua tagihan untuk tamu
¨ Mencari kejelasan mengenai account tamu
¨ Menperoleh data terakhir tentang transaksi tamu
¨ Membuat folio tamu
¨ Mengetahui sistem pembayaran tamu
¨ Memproses sistem pembayaran tamu
¨ Menanyakan kunci kamar tamu
¨ Memberikan luggage release pada tamu bila tagihan sudah nol
¨ Mengubah status kamar dari occupied menjadi vacant

Memelihara Catatan Keuangan

MEMELIHARA CATATAN KEUANGAN

DAFTAR TAMU TIBA

Daftar tamu yang datang menginap untuk tanggal dan hari yang sama. Daftar ini merupakan arsip tamu hotel dan
daftar ini berguna untuk pengiriman data tamu ke Polda (Kantor Polisi) sebagai daftar A. Data yang dicatat pada
formulir ini adalah :

 Tanggal check-in
 Nomor urut
 Nomor kamar
 Nama tamu
 Alamat
 Kebangsaan
 Nama kantor
 Nomor paspor

Daftar ini diarsipkan sesuai dengan tanggal check-in.

REKENING TAMU

Guest bill (rekening tamu) dibuat oleh receptionist setelah tamu mendaftar di Kantor Depan. Rekening itu kemudian
baru diserahkan kepada Kasir Kantor Depan. Pada rekening tamu ditulis, antara lain : nomor kamar, harga kamar,
nama tamu, c/I, w/I, waktu c/I, tanggal datang,tanggal berangkat, jenis dan jumlah tamu, nama kantor jenis harga,
dan diskon, serta cara pembayaran dan kode pengetik rekening.

Rekening tamu dapat dibedakan menurut pembayaran :

 1. Rekening tamu perseorangan dibuat dengan beban pembayaran segala fasilitas : kamar, makan, minum,
telepon dan yang lainnya ditanggung oleh tamu yang bersangkutan.
2. Rekening inti (master bill) yaitu satu rekening dibuatkan (biasanya) untuk tamu rombongan yang menginap
di hotel, sesuai dengan surat jaminan (voucher). Semua pengambilan fasilitas hotel oleh anggota
rombongan dimasukkan ke dalam rekening tambahan.
3. Rekening terpisah (separates bill) dibuat secara terpisah, misalnya:
a. Dua tamu dalam satu kamar meminta agar rekening dipisahkan karena tamu membayar masing - masing.
b. Rekening sewa kamar dipisahkan dengan rekening ekstra lainnya seperti makan, binatu dan telepon.
4. Rekening tambahan (extra bill) dibuat karena tamu mengambil atau menggunakan fasilitas lain yang telah
ditentukan dalam surat jaminan (voucher). Rekening tambahan ini harus dibayar oleh tamu yang
bersangkutan

PERSONAL BILL

Rekening tamu perorangan dibuat berdasarkan beban pembayaran, semua ditanggung oleh tamu yang bersangkutan.
Pembuatan guest bill dan slip ini dapat berlaku untuk satu atau beberapa kamar.

MASTER BILL

Rekening ini dibuat satu rekening untuk tamu rombongan. Data diambil dari kartu registrasi yang sudah diisi oleh
tour leader "pimpinan rombongan". Pengetikan rekening harus lengkap dan tidak ada yang salah. Harga kamar dan
semua layanan harus sesuai dengan voucer. Pengetikan dimulai dengan susunan : nomor kamar tour leader, jumlah
tarif sewa kamar termasuk 10 % servis dan 5% pajak, nama rombongan, kebangsaan, waktu check-in, tanggal
check-in,dan check-out. Jumlah tamu (berapa laki - laki dan perempuan), rincian harga kamar, pembayaran ditik
dengan kode PA atau c/a. layanan yang ditanggung (kamar, makan dan layanan lain), nama biro perjalanan yang
menanggung pembayaran, dan teraterakhir nama atau kode pengetik rekening.

SEPARATES BILL

Ada dua tamu yang menginap dalam satu kamar, tetapi rekeningnya ditanggung masing - masing. Untuk
melayaninya, pada saat mendaftar tamu yang check-in, maka harga kamarnya dibagi menjadi dua rekening dengan
cara sebagai berikut :

1. Data diambil dari registrasi masing - masing.

2. Harga kamar dibagi dua
3. Dibuatkan rekening dengan harga yang telah dibagi dua dengan nama tamu masing - masing.
4. Rekening tamu dikirimkan kepada Kasir Kantor Depan dan ditempatkan dalam satu file bill
5. Kasir Kantor Depan akan memasukkan data keuangan masing - masing
6. Kedua slip tamu dipasang pada satu rak kamar
7. Kedua slip dipasang pada rak informasi sesuai dengan nama tamu masing - masing.

EKSTRA BILL

Guest bill dibuat karena tamu yang bersangkutan mempunyai transaksi yang harus dibayar secara pribadi, biasanya
tamu ini adalah peserta rombongan.
Sewa kamarnya atau fasilitas lainnya ditanggung oleh Tour Leader (Ketua Rombongan)

CHANGE ROOM
Keinginan tamu biasanya berbeda - beda. Tamu berkeinginan bahwa kamar yang ditempatinya lebih luas dan mahal.
Ada juga tamu yang menginginkan kamar yang dihuninya lebih kecil dan murah . Perpindahan tamu terjadi karena
ada kerusakan peralatan kamar, seperti :AC, pipa air, dan kerusakan peralatan yang tidak dapat diperbaiki secara
cepat. Selain itu terjadi penambahan tamu pada kamar dari single room pindah ke twin room atau dari triple room
pindah ke twin atau single room.

Prosedur menangani rekening tamu dan slip tamu dilaksanakan yaitu : (SOP)
· Data - data pada kartu registrasi dimasukkan atau dicatat pada guest list/daftar tamu
· Setelah data dicatat pada guest list kartu registrasi bersama guest bill dikirim ke Kasir Kantor Depan
(Front Office Cashier)
· Slip tamu (guest slip) asli dipasang rak kamar (room rack)
· Lembar kedua dipasang pada rak informasi (information rack)
· Lembar ketiga dikirim ke housekeeping office untuk informasi
· Lembar keempat dikirim ke operator telepon untuk informasi
Cara pengetikan guest bill dan guest slip berurutan sebagai berikut :
· Deretan pertama :
- Nomor kamar
- Harga kamar
- Nama tamu
- Kebangsaan tamu
· Deretan kedua
- Kode check-in atau WIG dan jam check-in
- Tanggal check-in
- Tanggal check-out
- Jumlah tamu
· Deretan ketiga
- Cara pembayaran
- Nama perusahaan
- Discount (kalau ada)
· Deretan paling bawah
- Nama/kode pengetik/petugas