Reservasi Hotel

Sebelum anda menginap di hotel, anda dapat membuat sebuah reservasi atau pemesanan
terlebih dahulu. Reservasi dapat dilakukan dengan menelepon pihak hotel beberapa hari
sebelumnya.
Selain melalui telephone, reservasi juga dapat dilakukan melalui situs daring yang tersedia.
Saat reservasi tamu dapat menanyakan semua informasi terkait layanan hotel dan
fasilitasnya. Untuk lebih memahami bagaimana tata cara reservasi yang benar, pelajari
materi berikut dengan seksama.
Reservation Section
Salah satu bagian yang paling penting dalam pemesanan kamar adalah reservation section (bagian
reservasi). Pada bagian ini petugas harus mengetahui ketersediaan kamar serta harga yang di
tawarkan oleh pihak hotel. Reservasi dapat diartikan sebagai proses permintaan kamar oleh tamu
hotel serta fasilitas lain yang disediakan oleh hotel dalam jangka waktu tertentu. Proses reservasi
ditangani oleh reservation staff dari hotel.
 Tanggung jawab utama seorang staf reservasi adalah
Tanggu jawab pencatatan dan pemprosesan pesanan kamar hotel.
Staf reservasi juga memiliki tanggung jawab terkait
staff reservasi promosi produk-produk dari hotel. Berikut ini
merupakan rincian tugas dan tanggung jawab staf
reservasi, yaitu sebagai berikut.
Tugas dan tanggung jawab staff reservasi
1. Melakukan promosi fasilitas hotel.
2. Pencatatan serta pemprosesan pemesanan kamar dari
berbagai sumber baik melalui telepon maupun langsung.
3. Melakukan penjualan terkait produk hotel dengan Teknik
penjualan yang telah diajarkan.
4. Melakukan penerimaan reservasi kamar yang telah
terdaftar dalam waiting list.
5. Menjalin hubungan baik dengan tamu hotel.
6. Melakukan antisipasi terhadap kebutuhan dari tamu
7. Melakukan proses perubahan reservasi kamar ataupun
pembatalan reservasi kamar
1. Mempertahankan dan menambahkan pengetahuan
produk-produk hotel, harga promo, yang disediakan hotel,
fasilitas yang ditawarkan oleh hotel, promo makan siang
maupun makan malam yang disediakan hotel, dan lain
sebagainya.
2. Melakukan pencatatan terkait metode pembayaran yang
telah diatur sesuai dengan jenis reservasi, baik reservasi
rombongan maupun perorangan.
3. Dapat melakukan upaya prefentif terhadap tamu yang
tidak hadir pada saat yang telah ditentukan.
4. Bagi reservasi dengan pembayaran menggunakan kartu
kredit, staf harus meminta persetujuan dari finance
manager.
5. Membuat laporan reservasi
6. Melakukan pengarsipan data reservasi kamar
Jenis – Jenis Laporan Reservasi

Laporan reservasi adalah laporan catatan pemesanan kamar secara berkala. Laporan akan diserahkan
kepada kepala bagian reservasi sebagai tolak ukur tingkat penjualan serta kepuasan para tamu hotel.
Laporan reservasi terdiri atas beberapa jenis di antaranya sebagai berikut.
a. Reservation transaction report
b. Expected arrival and expected departure list
c. Room availability report
d. Group status report
e. Special arrival list
f. Turn-away report
g. Revenue forecast report
h. Three days forecast report
i. Reservation histories
 Reservasi tidak hanya mendatangkan
keuntungan bagi pihak hotel, akan tetapi juga
3. Manfaat dapat mendatangkan manfaat bagi tamu.
reservasi Berikut merupakan beberapa manfaat
reservasi, baik bagi pihak hotel maupun untuk
pihak tamu.
 Berikut ini manfaat reservasi bagi tamu hotel.
1) Mendapatkan kepastian ketersedian kamar
pada saat menginap
a. Manfaat 2) Tamu hotel dapat memperkirankan biaya
reservasi yang akan dikeluarkan
3) Kepastian fasilitas-fasilitas yang didapatkan
bagi tamu oleh tamu hotel.
hotel 4) Tamu hotel dapat mempersiapkan segala
sesuatu dengan matang sebelum
melakukan perjalanan.
 Berikut manfaat reservasi bagi pihak manajemen
hotel.
b. Manfaat 1) Pihak hotel dapat menyediakan fasilitas khusus
yang mungkin diminta oleh tamu hotel.
resevasi bagi 2) Pihak hotel dapat memperkirakan jumlah kamar
manajemen hotel yang akan terjual dalam kurun waktu
tertentu serta memberikan kemudahan dalam
atau pihak pemenuhan kebutuhan tamu hotel.
3) Dapat melakukan persiapan kamar yang akan
hotel digunakan sesuai tanggal reservasi.
4) Dapat melakukan pengecekan status kamar hotel,
apakah hotel sedang penuh atau masih kosong.
 Reservasi kamar merupakan sebuah kegiatan dalam
pengumpulan informasi yang berisikan data calon tamu
hotel serta informasi kedatangan tamu hotel. Saat akan
melakukan reservasi, pihak hotel wajib menanyakan
4. Informasi informasi berikut:
a. Jenis kamar yang diinginkan
yang b. Jumlah kamar yang akan di pesan
diperlukan c. Tanggal kedatangan tamu hotel

dalam d. Tanggal keberangkatan tamu hotel

e. Identitas tamu yang akan menginap
reservasi f. Waktu dan transportasi yang akan digunakan
g. Metode pembayaran yang digunakan oleh tamu hotel
dan
h. Permintaan khusus dari calon tamu hotel
 Berdasarkan pada tujuannya,
reservasi dapat diklasifikasikan
5. Klasifikasi ke dalam tiga jenis, yaitu
reservasi sebagai berikut:
• Reservasi individu
• Reservasi group
• Reservasi konferensi
6. Jenis-Jenis
Dalam melakukan reservasi kita akan ditanya
Rerservasi mengenai jenis reservasi kamar yang
Kamar hotel diinginkan reservasi kamar terbagi menjadi
tiga jenis, yaitu kamar bergaransi, kamar tidak
bergaransi, dan kamar berdasarkan
kesepakatan.
a. Kamar bergaransi (guaranteed b. Kamar tidak bergaransi (non-
reservation) guaranteed reservation)

Jenis-jenis guaranteed reservation Merupakan reservasi tanpa

• Travel agent voucher menggunakan jaminan. Reservasi
tanpa menggunakan jaminan. Dalam
• Pre-payment hal ini biasanya hotel membuat
• Contractual agreement kebijakan dimana reservasi dapat
(corporate) dibatalkan bila pada hari
kedatangan, tamu belum datang di
• Credit card atas jam 18.00 waktu setempat atau
• Advance deposit di kenal dengan istilah 6 pm release.
C. Confirm Reservation

Confirm reservation merupakan

reservasi kamar berdasarkan
kesepakatan pihak hotel dengan
tamu hotel yang menyertakan
confirmation letter akan dikirimkan
oleh pihak hotel ke calon tamu hotel,
dan saat waktu keberangkatan atau
saat check in tamu hotel wajib
membawa confirmation letter
tersebut
7. Sumber Reservasi
Reservasi atau pemesanan kamar, tidak selalu berasal dari calon tamu
perorangan, tetapi dapat bersumber pula dari berbagai pihak. Baik itu
perusahaan, agen perjalanan, maupun pihak-pihak yang lain.
Sumber reservasi
1. Individu - Non affiliate reservation
2. Perusahaan penerbangan - An affiliate reservation
3. Biro perjalanan 8. Event organizer
4. Company/ corporate 9. Inter cells agencies
5. Government 10. Perwakilan hotel di bandara
6. Perusahaan rental mobil
7. Central reservation office
 Reservasi hotel dapat dilakukan melalui
berbagai media, seperti telepon, surat, surel,
atau datang langsung secara personal.
Media a. Datang Langsung
Reservasi b. Telepon
c. Faksimili
Hotel d. Surat
e. Teleks
f. Komputer
B. Proses Reservasi

Agar sebuah reservasi berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan sebuah

proses yang sistematik. Apa saja proses yang telibat dalam hal ini? Ikuti
paparan berikut ini.
1. Sistem penanganan reservasi
Reservasi dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu dengan datang
langsung ke hotel, melalui telepon, maupun melalui media lain yang
disediakan oleh hotel. Sedangkan dalam penanganan reservasi dapat
dibagi menjadi dua, yaitu system reservasi secara manual serta system
reservasi secara komputerisasi.
a. Sistem reservasi secara manual.
Sistem resevasi secara manual dilakukan
dengan pengisian formulir yang telah
disediakan oleh pihak hotel, dalam
formulir tersebut terdapat informasi
terkait nama tamu, kamar yang akan
dipilih, tanggal kedatangan, , tanggal
keberangkatan, alamat tamu hotel,
nomor telepon yang dapat dihubungi,
dan lain sebagainya.
b. Sistem reservasi secara komputerisasi
Sistem reservasi secara komputerisasi
dilakukan dengan memindahkan data
dari system manual yang telah diisi oleh
tamu ke computer. Sehingga data yang
ada akan lebih akurat dan dapat
diketahui jumlah kamar yang tersedia.
Sedangkan untuk kamar yang telah
penuh maka dapat langsung terdafar
dalam daftar tunggu atau waiting list.
2. Sistem Reservasi
Sistem reservasi antara satu hotel dengan hotel yang lain dapat berbeda-beda, tergantung
dari fasilitas serta kebijakan hotel masing-masing. Akan tetapi proses umum dalam system
reservasi dapat digambarkan sebagai berikut.
Melakukan pengecheckan Menerima atau menolak
Menerima reservasi kamar
ketersediaan kamar permintaan reservasi kamar

Melakukan pengarsipan Melakukan pencatatan serta

Memastikan reservasi kamar
reservasi kamar dokumentasi reservasi

Bila diperlukan lakukan

perubahan reservasi atau Laporan Reservasi Kamar
pembatalan reservasi kamar
sesuai dengan permintaan
tamu
3. Pemeriksaan Ketersediaan Kamar Hotel
Petugas reservasi harus mengetahui ketersediaan kamar hotel setiap
waktu, selain itu petugas juga harus mengetahui status kamar hotel.
Untuk memudahkan pekerjaan tersebut dapat menggunakan beberapa
tabel berikut.
a. Forecast board
b. Reservation chart
1) Density chart
2) Conventional chart
c. Sistem komputer
Penerimaan dan Penolakan Reservasi Kamar
Hotel

Petugas reservasi dapat menerima maupun menolak reservasi yang diajukan oleh tamu
hotel. Reservasi dapat diterima bila kamar yang diinginkan tersedia serta hotel dapat
memenuhi permintaan-permintaan tambahan yang diajukan oleh tamu hotel.

Sedangkan petugas dapat menolak bila kamar telah penuh atau full booked, calon tamu
memiliki kelakukan buruk menurut catatan hotel, serta permintaan dari tamu yang tidak
dapat dipenuhi oleh hotel. Bila reservasi diterima maka petugas berhak menanyakan
informasi-informasi berikut:
Pertanyaan Reservasi

a. Tipe kamar yang dinginkan

b. Banyaknya tamu hotel yang akan menginap
c. Tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu hotel
d. nama-nama tamu hotel yang akan menginap
e. Nama pemesanan yang dapat dihubungi terkait tindak lanjut informasi pemesanan kamar
f. Permintaan khusus tamu hotel
g. Nama perusahaan atau agen perjalanan
h. Alamat dari perusahaan atau agen perjalanan
i. Rincian kedatangan dan keberangkatan tamu hotel dari perusahaan atau agen perjalanan
j. Sistem pembayaran yang akan digunakan.
C. Dokumen Reservasi Kamar Hotel
Setelah tamu melakukan reservasi kamar, petugas reservasi memiliki
kewajiban untuk melakukan dokumentasi reservasi kamar hotel. Hal ini
untuk memudahkan pendataan tamu-tamu hotel.
1. Penulisan Nama Tamu
Dalam melakukan dokumentasi reservasi hotel, hal
pertama yang harus diketahui adalah tatacara
dalam penulisan nama tamu hotel. Perhatikan
aturan dalam penulisan nama tamu berikut.
a. Nama tamu ditulis dengan huruf cetak
b. Pemilihan huruf hendaknya menggunakan
huruf yang mudah dibaca oleh setiap orang.
c. Nama tamu di tulis dengan lengkap pada
kolom pertama, kemudian pada kolom kedua
ditulis nama belakang atau sure name,
sedangkan pada kolom ketiga dituliskan inisial
dari nama depan tamu hotel. Pada kolom
keempat dituliskan inisial dari nama tengah
tamu hotel dan pada kolom kelima ditulis title
dari tamu hotel.
Penulisan nama tamu sangat diperlukan untuk memudahkan
pencarian informasi dari tamu oleh pihak hotel, perlu
diketahui pada umumnya penyusunan rak informasi
biasanya diurutkan berdasarkan abjad dengan penulisan
yang dimulai dari nama belakang, kemudian nama depan
tamu hotel.
Akan tetapi dalam penulisan surname terdapat beberapa
pengecualian, yaitu sebelum nama akhir dari tamu hotel
terdapat beberapa pengecualian, yaitu bila sebelum nama
akhir dari tamu hotel terdapat kata-kata, seperti da, di, du,
d’, D, des, van, von, vender, La, Le, L, M, Mc, Mac, St, O dan
sebagainya, berlaku ketentuan bahwa penulisan dengan
surename harus di gabung dan dimasukkan ke dalam kolom
surname. Bila reservasi dilakukan melalui media telepon,
pastikan tamu telah mengeja nama dengan benar, sehingga
tidak terjadi kesalahan penulisan.
Contoh 1
Name Surename Initial/ first Name Initial of middle title
name
JOHNY L WIRATMAN LWIRATMAN JOHNY - MR
MRS. ANABELA
CHRISTY
DR. RANNA F ARAMANIA RANNA F DR
ARAMANIA
MISS. FITRIYANA
MR. GEORGE
ALLONSO
COL JAMMY
VICTORY
Contoh 2
Name Surename Initial/ first Name Initial of middle title
name
MISS. JESSICA LE LECHATELYN JESSICA - MISS
CHATELYN
DR. FARISA N MAC
FLOWERY
MR. DOWNY DU
ROWN
MISS RINDU LA
LOVY
COL JOHN F ST.ROSE
COL JAMMY
VICTORY
2. Status Reservasi
Dalam buku front office Operations, status reservasi pada hotel dibagi
menjadi enam jenis (collin Dix dan Chris Bird 1992:44), status tersebut
adalah sebagai berikut.
a. Take or place
b. 6 pm release
c. VIP dan CIPs
d. Commissionable booking
e. Guaranteed arrival
f. Tours and groups
Skema Reservasi
1. Reservation Inquiry

Forecast board – reservation chart

2. Check the – computer system (VDU)
availability

6. Room Available 3. Room not available

8. Garanteed 7. Non guaranteed 4. Alaternative

Stated cancellation time

9. fill in reservation
form
5. Deny Request

10. Fill in reservations 11. Input computer

slip or diary system
Skema Reservasi
12. Record reservation
chart

13. Confirming reservations

14. Maintaining
reservation records

15. Filling bookings 16. Modifying

bookings

17. Compiling
reservation report
4. Formulir Reservasi Hotel
a. Reservation form
Formulir pertama yang harus diisi adalah reservation form yang
berisikan data tamu hotel yang akan melakukan reservasi kamar hotel.
Berikut merupakan contoh dari reservation form:
 Reservation Form

Reservation √ Amendement Cancellation Waiting List

Mr./Mrs./Ms. :Daniel Pedro Last name: Pedro First Name: Daniel

Arrival Date : Agust 22, 2020 Flight Detail: - ETA: 12.00 PM
Departure Date : Agust 23, 2020
Room Type : Superior No. Type of rooms: 1
Room Rate : 500.000 Nett Rate Code: Publish rate/ Rack rate
Company name : SMK DIAN HARAPAN
Company address : MEIKARTA
 Reservation slip
Hotel No. Nights ABC RESERVATION CORP
Arrival Last Name First N.R Departure Dep $ Option Date
Yes/No

Rate T.A Arrival Time Via

Sun – Mon – Tues – Wed – Th – Fri - Sat

DateTwx Office By
Address
Adapun empat lembar reservation slip tersebut diperuntukkan bagi tamu sebagai berikut.
1) Reservation slip dengan warna putih untuk reservasi tamu regular atau biasa
2) Reservation slip dengan warna merah untuk reservasi tamu VIP dan VVIP.
3) Reservation slip dengan warna hijau untuk reservasi tamu dari agen perjalanan travel agent
4) Reservation slip dengan warna biru untuk reservasi tamu rombongan
Room reservation cancellation/ change form
Bila pihak tamu hotel ingin melakukan pembatalan reservasi ataupun perubahan reservasi hotel,
maka pihak tamu harus mengisi formulir pembatalan. Bila terjadi perubahan reservasi maka
petugas reservasi harus menanyakan alasan mengapa tamu tersebut melakukan perubahan.