Analisis Pembatalan dan

Pembaharuan Reservasi
3.6 Menganalisis Pembaharuan Reservasi.
3.7 Menganalisis Pembatalan Reservasi.
Pembahasan A.
1.
Perubahan reservasi
Perubahan jenis kamar
B. Pembatalan Reservasi
1. Penanganan
2. Perubahan jadwal Pembatalan Reservasi
kedatangan dan 2. Penanganan No Show
keberangkatan
3. Perubahan Jumlah Kamar C. Penanganan Pembatalan
4. Perubahan Harga pada Akhir Waktu
A. Perubahan Reservasi
Perubahan Reservasi atau amendment of reservation merupakan
perubahan yang terjadi terkait reservasi hotel. Berikut ini beberapa
aspek yang dapat mengalami perubahan reservasi.
1. Perubahan Jenis Kamar
Jenis kamar hotel sangat menentukan fasilitas dan kapasitas yang akan
didapat oleh tamu hotel.

Reservasi dapat diubah dari tipe satu ke tipe yang lainnya selama
ketersediaan kamar memungkinkan.
2. Perubahan jadwal kedatangan dan
keberangkatan.
• Bila terjadi perubahan, baik jadwal kedatangan ataupun keberangkatan, maka
jadwal reservasi pun dapat mengalami perubahan.
• Calon tamu dapat menghubungi pihak hotel untuk mengajukan perubahan
jadwal reservasi.
• Sedangkan pihak hotel akan melihat ketersediaan kamar terlebih dahulu
untuk jadwal baru tersebut sebelum mengkonfirmasi perubahan reservasi.
• Bila tidak terdapat ketersediaan kamar, maka pihak tamu akan diberikan
rekomendasi hotel lain atau dimasukkan ke dalam daftar tunggu atau waiting
list.
3. Perubahan Jumlah Kamar
Perubahan jumlah kamar umumnya terjadi bila reservasi menyangkut
grup atau kelompok.

Untuk itu sebelum tamu tiba maka tamu berkewajiban untuk selalu
memberikan informasi terkait jumlah tamu dan jumlah kama yang akan
dipesan.
4. Perubahan Harga
Adanya perubahan reservasi juga berimbas pada perubahan harga,
terlebih bila menyangkut perubahan jenis kamar dan perubahan jumlah
tamu yang akan menginap.
B. Pembatalan Reservasi
Pembatalan reservasi dapat dilakukan oleh tamu hotel sebelum waktu
kedatangan.

Setelah tamu melakukan pembatalan maka pihak hotel akan

memberikan kode pembatalan reservasi sebagai bukti pembatalan
reservasi hotel.
1. Penanganan Pembatalan Reservasi
Pembatalan reservasi dapat dilakukan secara langsung ke alamat hotel
maupun menggunakan media informasi yang lain.
Pembatalan reservasi harus sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan
pihak hotel, misalnya terkait refund atau pengembalian uang yang sudah
masuk.
Berikut beberapa tanggung jawab yang harus dilakukan petugas bila reservasi
kamar dibatalkan.
a. Pengambilan data reservasi kamar yang telah dilakukan.
b. Mengetahui alasan pembatalan reservasi dengan menanyakan langsung pada
pihak calon tamu.
c. Melakukan pengisian formulir pembatalan reservasi dengan teliti dan lengkap.
d. Melakukan pencoretan dengan memberi tanda silang pada slip reservasi
kamar.
e. Melakukan penghapusan data pada tabel reservasi
f. Melakukan penyimpanan arsip kembali setelah perubahan data.
2. Penanganan No Show
No show adalah sebuah istilah bagi tamu yang tidak datang pada waktu
reservasi yang telah ditentukan.
Ketidak hadirannya tersebut pun tanpa pemberitahuan atau pun
konfirmasi sama sekali penanganan No show seperti ini memerlukan
beberapa porsedur yang harus dijalankan.
Prosedur yang dapat dilakukan oleh pihak hotel adalah sebagi berikut.
Petugas harus tetap menyimpan
data reservasi tamu, bila tamu
datang sewaktu-waktu.
Bila reservasi melalui perantara,
maka pihak hotel dapat
menginformasikan bahwa tamu
tesebut dalam status “no show”
Bila tidak datang maka dapat
dilakukan penghapusan data dari
daily report dan tabel reservasi
kamar.
Setelah kedatangan tamu, petugas
akan melakukan revisi pada data
terkait jadwal kedatangan dan
keberangkatan dan nama tamu
dapat dimuat kembali dalam tabel
reservasi.
Deposit yang telah diberikan oleh
tamu dapat diambil oleh pihak
hotel.
Bila ternyata tamu datang pada
keesokan harinya, maka kamar
dapat diberikan dengan catatan
masih belum terpakai, apabila
sudah terpakai maka pihak hotel
dapat mencari kamar lain yang
tersedia.
c. Tips Menangani Pembatalan pada Akhir
waktu
- Pihak hotel menggunakan kalender google untuk mengingatkan para tamu terkait
proses reservasi. Dengan demikian tamu mendapatkan informasi kapan harus
melakukan pembatalan sehingga tidak terkena pinalti.
- Pihak hotel bisa menawarkan sistem pemesanan yang non-refundable dan tanpa
diskon sehingga tamu bisa mengambil keputusan dengan pilihan tersebut.
- Menawarkan paket untuk disepakati agar tidak terjadi pembatalan pemesanan secara
mendadak. Paket yang mengaitkan antara biaya kamar, tiket pesawat, makanan
dengan taman hiburan.
- Dengan memberi tamu pilihan untuk membayar kamar ketika melakukan reservasi
atau membayar langsung di front desk.
Refund
Adalah sejumlah uang yang akan diterima tamu atas pembatalan
pemesanan.
Permohonan refund yang telah diajukan tidak dapat dibatalkan.
Waktu pengajuan refund memengaruhi besarnya jumlah dana yang akan
dikembalikan.
Dana yang dikembalikan sangat bergantung pada berapa lama jarak
pengajuan refund dengan jadwal keberangkatan.
Pengajuan Refund Besarnya potongan biaya refund
Lebih dari 72 jam sebelum keberangkatan 25% dari harga tiket
72-48 jam sebelum keberangkatan 50% dari harga tiket
48-24 jam sebelum keberangkatan 60% dari harga tiket
24-12 jam sebelum keberangkatan 70% dari harga tiket
12-4 jam sebelum keberangkatan 80% dari harga tiket
Kurang dari 4 jam sebelum 90 % dari harga tiket
keberangkatan