Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

front office | XII

MATERI

FORMULIR DI CONCIERGE
 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

FORMULIR DI CONCIERGE

Bellboy / Bellman Errand Card

Bellboy Control Sheet

Errand Control Sheet

Baggage Claim Check

Luggage Tag

Luggage Room Book

Expedition Book
 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

Bellboy Errand Card

Kartu yang digunakan oleh bellboy untuk mencatat segala kegiatan yang
berhubungan dengan penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat.
Setelah kartu ini diisi akan segera diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam bellboy control sheet

Gambar 1. Bellman Errand Card

 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

Bellboy Control Sheet

Formulir pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain untuk mencatat kegiatan
Bellboy selama penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat.
Formulir ini diisi berdasarkan data dari Bellboy Errand Card

Gambar 2. Bell Boy Control Sheet

ERRAND CONTROL SHEET

Formulir pengawasan yang digunakan bell captain untuk mencatat kegiatan
seluruh petugas concierge selama melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.
Informasi yang dituliskan di dalam Errand Control Sheet tidak terbatas pada alur
penanganan barang tetapi meliputi seluru kegiatan personel yang tergabung di
dalam struktur organisasi Concierge.
ERRAND CONTROL SHEET
In Charge / Shift Leader : John
Day / Date : Monday, 24 July 2021 SHIFT : 07 AM UP TO : 03 AM
Room Clerk No/ Time
DESCRIPTION SIGN REMARK
No Name Last Return
1001 03 Rio 09.00 09.10 Delivering Message John
1020 09 James 10.15 11.20 To the Post Office John Mail
14 Roy 12.20 13.17 Room Change John

Gambar 3. Errand Control Sheet

 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

BAGGAGE CLAIM CHECK

Kartu tanda penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan/ dititipkan di
gunang penitipan barang ( Luggage Room) . Kartu ini memuat dua bagian
Bagian Depan : Informasi tentang data tamu dan barang tamu yang dititipkan
Bagian Belakang : Informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi
pengambilan barang

Gambar 4. Baggage Claim Check

LUGGAGE TAG
Kartu yang digantungkan pada barang bawaan tamu, untuk menandai barang milik
tamu agar tidak tertukar , selain itu juga berfungsi sebagai petunjuk bagi bellboy
pada saat mengantarkan barang milik tamu ke kamar

LUGGAGE TAG

Guest Name :
_____________

Room No :
Gambar 5. Luggage Tag
_______________

Date In :
_________________

Date Out :
_______________

No. 001
 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

LUGGAGE ROOM BOOK

Buku pencatatan penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan atau
dititipkan di gudang penitipan barang( luggage store). Buku ini digunakan untuk
mencatat seluruh barang tamu yang ditipkan dan yang diambil kembali oleh tamu.
Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan informasin yang
terdapat pada baggage claim check ( kartu penitipan barang )
LUGGAGE ROOM BOOK
Room Serial Received Delivered
Guest Name Pcs Description Sign
No No Date By Date By

EXPEDITION BOOK
Digunakan oleh petugas concierge, terutama bellboy untuk mencatat distribusi
pergerakan barang – barang inventaris hotel. Contohnya ; apabila tamu
menginginkan handuk tambahan, dimana tambahan seperti ini oleh pihak
management tidak dikenakan biaya, maka permintaan tamu dapat dipenuhi
dengan catatan tamu menandatangani buku/lembar ekspedisi sebagai bukti
keberadaan barang tambahan di kamar tamu tersebut.
EXPEDITION BOOK
Type and
Folio No Delivery Date Received by Room No Sign
Total Pcs
 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021
front office | XII
MATERI

JENIS BARANG BAWAAN TAMU

 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

JENIS BARANG BAWAAN TAMU

Barang bawaan tamu dapat diidentifikasi melalui daftar kedatangan tamu. Jika
tamu yang akan check in adalah sekelompok musisi yang akan mengadakan konser,
maka bellboy dapat menyiapkan segala sesuatu untuk membawa atau menyimpan
peralatan music. Bila yang check in adalah rombongan dan travel agent, maka
Bellboy akan mempersiapkan peralatan dan lobby untuk tempat check in nantinya.
GAMBAR DESCRIPTION

SUITCASE / KOPER PAKAIAN

Ada 2 jenis yatu :
Hard Suitcase
( berbahan metal atau plastik)
Soft Suitcase
( berbahan kulit atau kain kanvas )

TRUNK
Koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan lain sperti
perlengkapan pembuatan film, alat music dll

GOLF BAG
Tempat untuk membawa perlengkapan golf, terutama stick golf

BRIEFCASE
Bentuknya menyerupai dengan tas tangan, namun tas tangan ini
biasanya digunakan untuk membawa dokumen.

HAND BAG (SATCHEL)

Jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut seperti kulit, plastic, kain
atau kanvas yang diberi lapisan di dalamnya yang biasanya digunakan
untuk membawa barang-barang yang ringan
 Front Office | XII|Pertemuan ke – 2| 2021

CAMERA CASE
Tas untuk membawa perlengkapan foto, seperti camera body, lensa,
flashes, dll

BEAUTY CASE ( VANITY CASE)

Tas untuk menyimpan berbagai peralatan dan perlengkapan kosmetik

HAT BAG / HAT BOX

Kotak untuk membawa topi, biasanya untuk aneka topi yang digunakan
oleh wanita.

GARMENT BAG/ VALET BAG/ SUIT BAG

Sebuah gaya koper yang dilipat pada dirinya sendiri untuk mengemas
pakaian panjang seperti gaun dengan cara datar untuk menghindari
kusut dan biasanya digantung dengan menggunakan hanger. Tas ini
dibuat dengan 2 model , yaitu beroda dan tanpa roda