PENGERTIAN LINEN DAN SEKSI LINEN (LINEN ROOM SECTION)

Linen adalah semua material yang dapat dicuci

Linen room section adalah seksi yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan penggantian
linen untuk keperluan tata graha ,restoran,bar,banguet dan outlet lainnya.

Linen section mempunyai tempat khusus yang disebut linen room. Linen room harus terletak
ditempat yang strategis agar mudah dijangkau dan memudahkan penerimaan linen kotor dari
kamar-kamar tamu dan food and bevarage outlet, serta mengirimkan linen yang bersih untuk
dipasang.

Linen room tidak berdekatan dengan kitchen karena bau masakan dapat mempengaruhi
kondisi linen yang mungkin saja akan terbawa sampai keruang tamu. Agar pelaksanaan kerja
dapat berjalan lancar dan efektif, maka linen room harus:

- Cukup luas sehingga para petugas dapat bekerja secara leluasa dan baik

- Lantai bersih, tidak licin, mudah pembersihannya, sebaiknya terbuat dari porselin berwarna
putih dan polos.

- Dinding dan langit-langitnya tinggi dan mudah dibersihkan.

- Mempunyai penerangan yang cukup tetapi tidak menyilaukan, dan sirkulasi udara lancar
agar linen yang ada didalam ruangan itu tidak menjadi lembab.

- Jauh dari kitchen ( dapur) untuk menghindari bahaya kebakaran serta tidak terkontaminasi
bau masakan.

- Mudah dijangkau, untuk memperlancar penukaran linen.

- Dilengkapi dengan rak-rak penyimpanan linen dan uniform karyawan.

- Ada counter tempat penukaran linen guna menghindari masuknya orang-orang yang tidak
berkepentingan.

- Pintu dapat dikunci dengan baik demi keamanannya.

Guna melancarkan tugas di linen room, sebaiknya dilengkapi dengan perlengkapan kerja sebagai
berikut:

- Kereta khusus untuk membawa linen , baik linen kotor maupun yang bersih

- Kursi, meja beserta laci-lacinnya untuk melaksanakan tugas administrasi

- Keranjang atau kotak besar tempat linen kotor.

- Tangga untuk mengambil linen dari rak yang tinggi.

LINEN SECTION

Bagian yang mempunyai tanggung jawab mempersiapkan linen & Uniform karyawan di hotel

2 PETUGAS YANG ADA Chief linen room / Linen Supervisor

Pengawas yang ada di linen section

Linen Attandent

Petugas pelaksana yang menangani sirkulasi linen

Seamstres

Petugas linen yang bertanggung jawab pada linen yang rusak dan bisa dimanfaatkan

3 TATA TERTIB PETUGAS LINEN

Datang tepat waktu

Selama bertugas memakai seragam

Bertindak jujur

Dapat bekerja sama dengan atasan dan teman kerja

Mematuhi peraturan yang berlaku

Dilarang merokok saat bekerja

Dilarang mengobrol / makan dalam ruang linen

Dilarang meletakkan linen kotor dekat dengan linen bersih

Dilarang mempergunakan linen untuk kepentingan pribadi

4 SYARAT LINEN ROOM Ruangan harus luas

Lantai bersih, tidak licin, mudah dibersihkan

Dinding & langit langit tinggi dan mudah dibersihkan

Penerangan yang cukup

Jauh dari kichen

Mudah dijangkau

Dilengkapi dengan rak dan gantungan

Ada counter tempat penukaran linen

Pintu mudah dibuka dan dikunci

5 ALAT PENDUKUNG DI LINEN ROOM

Linen Counter : Meja pemisah antara petugas & pengirim linen kotor

Meja : Untuk meletakkan dan melipat linen bersih yang baru datang dari laundry

Rak : Rak terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan linen bersih

Meja Tulis dan laci lacinya : Untuk menulis laporan dan yang lain

Telepon : Alat komunikasi dengan sectiion yang lain

Mesin jahit : Digunakan untuk memperbaiki linen yang rusak

Trolley : Alat pengangkut linen kotor maupun yang bersih

Fire Extinguisher : Alat pemadam kebakaran yang disediakan di linen room untuk keamanan dari
bahaya kebakaran

6 CARA MENYIMPAN LINEN

Linen yang telah dikirim laundry ke linen room ditempatkan di rak rak sesuai dengan jenisnya.

Lipetan linen menghadap ke luar agar mudah perhitungan

Pengambilan linen dengan mempergunakan sistem FIFO

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform

Karyawan berikut administrasinya.
2. Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department
Housekeeping, berikut administrasinya.

3. Merangkai bunga dan kelengkapannya.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada
temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.

2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan
telah ditentukan.

3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.

4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

5. Mengubah status kamar dan informasi ke FO.

6. Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk
segera di follow-up.

7. Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk
permintaan atau pemakaian :

– Expected Arruvaks/Departures

– Guest Supplies

– Cleaning Supplies

– Paper Supplies

– Printing and Stationaries

– Miscellaneous and Other Expenses.

– Dan administrasi lainnya.

8. Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found
yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.

9. Membuat dan melaksanakan :

– Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik
untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.

– Working Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya..
– Work Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan
laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.

– Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.

10. Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang
bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu membina, membimbing dan mengevaluasi trainee di HK.

4. Membantu dan membimbing bila ada karyawan baru di HK.

5. Melaksanakan semua perintah atasan.

HUBUNGAN KERJA

Di dalam perusahaan :

DENGAN TUJUAN FREKUENSI

Semua department dan semua section Kelancaran operasional hotel, kenyamanan dan kepuasan
tamu Setiap hari dan setiap saat

Di luar perusahaan :

DENGAN TUJUAN FREKUENSI

ASPEK PENTING DALAM JABATAN

1. Mempunyai rasa keindahan yang tinggi.

2. Mempunyai pengetahuan Higiene dan Santiasi.

3. Rajin, kreatif dan mempunyai inisiatif yang tinggi terhadap kebersihan kerapian dan keindahan.

4. Dapat bekerja sama dengan atasan dan rekan sekerja baik di dalam departmentnya sendiri
maupun department lain.

5. Dapat menyimpan rahasia.

UKURAN KEBERHASILAN

1. Kepuasan tamu (zero complaint)

2. Pengiriman semua laporan tepat pada waktunya.

3. Tidak ada kekeliruan baik dalam operasional dan pelaksanaan tugas dan pekerjaannya (hasil
kerjanya standard dan konsisten).

4. Rajin dan tidak pernah absent atau tukar off/shift.

Pengelolaan barang linen sangat membutuhkan ketelitian karena tidak jarang barang - barang linen
ini sering hilang atau rusak sehingga apabila tidak dikelola dengan baik maka akan terjadi
penyusustan padahal barang linen ini merupakan hal yang sangat penting sebagai produk Guest
supplies yang disajikan sebagai service hotel kepada para tamu hotel,

Untuk menjaga barang ini terkontrol kondisi dan jumlahnya maka perlu di lakukan Linen Inventory
setiap bulan, adapun cara penghitungannya hampir sama dengan penghitungan inventory barang -
barang hotel lainnya, yang membedakan hanya perlu pencatatan atau alasan kenapa barang -
barang linen ini berkurang dan perlu pengadaan kembali supaya ready stock pada saat di perlukan.

Format Linen Inventory

Format linen inventory biasanya dengan cara menghitung stock awal ( Beginning stock ) ditambah
dengan jumlah pembelian barang dan dikurangi dengan barang linen yang hilang atau rusak serta
kemungkina dibawa oleh tamu hotel maka hasilnya adalah persediaan akhir ( Ending Inventory )

Contoh Format Linen Inventory ( Linen Inventory Sheet )

Yang harus diperhatikan oleh kita semua adalah Jumlah linen yang tersedia harus cukup atau
mampu untuk memenuhi kebutuhan jumlah kamar yang tersedia, hal inilah yang sangat perlu
diperhatikan oleh petugas atau bagian terkait ( Laundry departement atau Housekeeping
departement ) karena di beberapa Hotel produk Linen termasuk ke dalam bagian Housekeeping
Inventory.

Apakah Anda pernah merasakan pada saat tingkat hunian kamar atau occupancy hotel meningkat
tetapi jumlah barang linen seperti towel tidak mencukupi kebutuhan konsumen, tentu ini akan
menimbulkan masalah dan secara tidak langsung akan berdampak kepada service hotel kepada para
konsumen, untuk itu solusinya adalah jumlah barang linen harus selalu di inventory dan di identifikasi
apabila terjadi kehilangan dan kerusakan barang.

Jadi cara pengelolaannya adalah jika jumlah kamar hotel sekitar 100 kamar maka jumlah barang
linen khususnya Towel yang harus dimilki oleh hotel tersebut harus berjumlah 300 pcs, yakni 100 pcs
berada di kamar, 100 pcs di prepare di linen room sebagai stock dan 100 pcs lagi sedang di laundry.

Demikianlah penjelasan dari cara Linen inventory di sebuah Hotel, mudah - mudahan dapat
bermanfaat untuk Anda....
Par stock Par stock may be defined, ass minimum numbers of linen require to meet the daily
demands, to ensure the smooth functioning of the hospital.

13 CONTD Par stock means four to five times the quantity of linen required by the
establishment.Example for a hospital with hundred beds par stock of bed sheets around be 100
pairs,they will be 100 pairs in the laundry, 100 in the room and 100 in the pantry. This allows one
batch of linen to remain in the laundry at one time.

14 Importance of par stock Par stock is important for making correct and efficient investment of
capital. It is essential to prevent overstocking. It helps to avoid chances of spoilage of linen during
storage. It helps to ensure proper supply of linen at all time. Effective budgeting. Simplify
stocktaking. It helps in establishing linen control.
15 Storage conditions in the linen room The room must be constructed has to be eliminate the
possibility of damage by insects. Well ventilated,cool and bright. Hot pipe should not run through
the linen room. The room should be protected against dampness.