Memperbaharui Reservasi

Perubahan pemesanan kamar (amendment of reservation)

Perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan
Perubahaan yang dilakukan antara lain :
• tanggal tiba dan berangkat (check in & out)
• Jenis kamar dan jumlah kamar
• Nama dan jumlah tamu yang menginap

Prosedur :
• Mengambil data pemesanan group yang telah dilakukan
• Mengisi perubahan dalam formulir change of reservation
• Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar
• Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar
• Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru

Mengubah atau membatalkan reservasi

Kamar-kamar yang sudah dipesan oleh tamu adakalanya diubah atau dibatalkan. Istilah yang
sering digunakan untuk menyebut kata perubahan/pembatalan adalah Amendment Atau
Cancellation. Untuk menangani pesanan yang diubah atau dibatalkan diperlukan teknik
tersendiri. Dalam hal ini petugas reservasi akan membuat formulir perubahan
dan pembatalan. Pada saat yang sama pula, petugas juga mendata ulang pada
tabel pemesanan kamar. Informasi tentang pembatalan suatu reservasi
meliputi:
· Tanggal pemesanan kamar yang pertama

· Nama tamu,

· Tanggal pada saat pembatalan

· Nama orang yang melakukan pembatalan

· Nomor pembatalan reservasi,

· Nama petugas yang menerima pembatalan

Seluruh dokumen reservasi yang telah dibatalkan juga harus disimpan atau
diarsip. Hal ini dilakukan untuk memudahkan petugas dalam mendapatkan data
calon tamu bila mana suatu saat dokumen yang telah dibatalkan tersebut
diperlukan kembali. Walaupun sistem komputer dapat melakukan fungsi-fungsi pengarsipan,
namun pengarsipan secara manual masih dirasa penting. Data-data penting
yang berkaitan dengan operasional front office harus diarsip secara benar agar
apabila suatu saat terjadi kerusakan pada sistem computer maka data-data
yanag diarsip secara manual itu dapat diperoleh dengan cepat.

Menangani Perubahan Reservasi, Pembatalan dan No Show

Perubahan Reservasi

Yang dimaksud dengan perubahan reservasi (amendment of reservation) adalah perubahan yang
terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah
dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan
alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar
antara lain:

1. Mengisi perubahan dalam blangko pemesanan kamar (Reservation

Form)

2. Membuat perubahan pada reservation slip/diary

3. Mengadakan perubahan dalam reservation chart/tabel

4. Menyimpan pada arsip sesuai perubahan tanggal tiba yang baru,

dimana perubahan formulir yang terakhir selalu diletakan paling atas.

Pembatalan

Cancellation of reservation adalah pembatalan suatu pemesnn kamar yang

telah dilakukan karena alasan tertentu. Beberapa hotel menetapkan peraturan
bahwa bila terjadi pembatalan maka advance reservation deposit akan
dipotong sebesar 50%. Banyak pula hotel yang mengembalikan penuh uang
muka dari calon tamu. Bila pembatalan diberitahukan setelah pukul 18.00 pada
tanggal kedatangan, maka seluruh advance reservation deposit yang telah
dibayar akan diambil oleh hotel.

Prosedur penanganan pembatalan :

1. Mengisi formulir pembatalan secara lengkap
2. Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan
3. Coret buku harian atau slip pemesanan kamar
4. Hapus pada tabel pemesanan kamar
5. Simpan kembali pada arsip di Modifing Bookings.
 Example Formulir Perubahan & Pembatalan reservasi

Calon Tamu Tidak Datang Tanpa Berita ( No show )

No Show atau Do Not Arrive adalah tamu yang telah melakukan pemesanan kamar namun tidak
datang tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Prosedur Menangani No Show

1. Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan tamu akan datang/pada hari
berikutnya.
2. Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari tabel
pemesanan kamar.
3. Bila sudah ada pembayaran/deposit, maka deposit tersebut akan
diambil untuk menutupi penjualan.
4. Bila mereka datang esok harinya, bila ada kamar maka dapat diberikan
tetapi bila mana kamar penuh maka usahakan untuk mendapatkan
kamar lain.
5. Bila dapat ditampung/diberi kamar maka slipnya akan ditambah atau
diperbaiki pada buku harian dan dikembalikan ke dalam tabel sesuai
dengan lamanya tinggal. Data dalam korespondesi diubah sesuai
dengan tanggal kedatangan.
6. Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber
yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya No Show.
7. Rack Slip disimpan pada tempat yang disediakan khusus untuk itu
Perbedaan Reservasi perorangan dan Rombongan

Di dalam sistem reservasi, ada perbedaan reservasi perorangan dan

rombongan (Different Reservation Individual Guest dan Groups) sebagai
berikut :