Search...

Adriana
Get more knowledge and information in this blog
PKN dan Akomodasi Perhotelan

 Home
 Perangkat Mengajar
 Bahan Ajar
 Bank Soal
 Tugas Siswa
 Nilai Siswa

Cara Menerima dan Mengubah Reservasi

Diposkan oleh adriana abubakar , di 09.10

Permintaan Reservasi dan Menentukan Ketersediaan Kamar

1.      Permintaan Reservasi

Reservation Inguiries Adalah permintaan reservasi dari para pelangan. Untuk
menghadapi permintaan reservasi, petugas harus mengumpukkan informasi atau
data tentang calon tamu dan orang yang memesan kamar. Informasi yang
diperlukan oleh hotel antara lain :

1.   Nama tamu 7.  Harga kamar

2.   Alamat dan nomor telepon 8. Jumlah orang yang akan menginap
   Nama Perusahaan atau Biro Perjalanan 9.  Cara pembayaran
4.   Tanggal kedatangan 10.  Permintaan khusus
5.   Tanggal keberangkatan 11. Nama pemesan/orang yang akan dihubun
tindak lanju
6. Jenis dan jumlah kamar yang diminta

Informasi yang telah diperoleh akan dimasukan kedalam formulir Pemesanan Kamar
atau Komputer Terminal.

2.      Memeriksa Kamar yang Tersedia

 Sebelum menerima suatu permintaan reservasi kamar, yang tersedia (checking
room availability) pada tabel kontrol reservasi. Adapun bentuk tabel control reservasi
terdiri dari beberapa macam, antara lain :

a.      Papan Perkiraan Kamar

Forecast board atau papan keadaan kamar untuk masa yang akan datang
bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa
mendatang ini biasanya ditampilkan dalam priode untuk 4 bulan kedepan dan
tanggal yang tertera mewakili informasi tentang status kamar.

b.     Tabel Reservasi (Reservation Chart)

Banyak hotel mengunakan Reservation Chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel
tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia.
Resevation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk, yaitu Conventional Chart
dan Density Chart. Stop Go Chart.

1.      Conventionsl chart.

Conventional Chart umumnya dipergunakan pada hotel kecil yang jumlah kamarnya
tidak terlalu banyak. Dari tabel konvensional dapat diketahui jumlah kamar yang
terisi dan kamar yang sudah dipesan. Tabel ini tidak memungkinkan untuk
dipergunakan dihotel besar karena akan menghabiskan kertas cukup banyak. Selain
itu, dengan jumlah kamar yang banyak, pekerjaan mengisi data akan menjadi lama
dan kurang efektif. Oleh karena itu hanya hotel-hotel dengan jumlah kamar yamg
sedikit saja yang mengunakan tabel ini. Prosedur pengisian conventional chart
adalah sebagai berikut :
a.      Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil.
b.      Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi.
c.      Pemberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai
tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan
pensil.
d.      Dalam penulisan nama tamu, jabatan atau nama pemberi tidak perlu ditulis, cukup
dengan nama keluarga (surname)
e.      Bila terdapat pesanan pendek satu atau dua hari saja dan tidak memungkinkan
untuk menulis nama tamu secara lengkap, maka cukup diisi dengan NOMOR FOLIO
pada buku harian (F2, F3, dan seterusnya).
f.        Harus dilakukan perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila
terjadi pembatalan

Kelebihan dari conventional chart:

a.      Nomor kamar dapat ditentukan sebelum tamu tiba.
b.      Lebih mudah untuk melihat kamar yang masih dapat dijual.
c.      Nama para tamu dapat dilihat dengan jelas.
d.      Sangat efektif untuk hotel kecil.
e.      Menyita banyak paperwork

Kelemahan
a.      Kelebihan pemesanan kamar tidak bias dilihat.
b.      Memerlukan waktu lama untuk memasukan atau mengubah data
c.      Sulit untuk menentukan kamar.

2.      Dencity chart.

Hotel-hotel menengah biasanya mempergunakan tabel peme-sanan kamar yang
berbentuk Density/Room Control Sheet. Kedua tabel, baik konvensional maupun
density, pada dasarnya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk menyimpan data
tamu yang mengadakan pemesanan. Dari density chart dapat diketahui jumlah
pemesanan kamar yang telah diterima dan jumlah kamar yang masih dapat dipesan.
Pada density chart, saat reservasi kamar belum bisa ditentukan. Kamar baru
ditentukan minimum satu hari sebelum tanggal kedatangan tamu.

Cara pengisian Density chart:

a.      Pengisian dilakukan dengan pensil.
b.       Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan (/).
c.      Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.
d.      Pengisian dimulai dengan garis yang mengikuti tempat yang kosong dibawah
tempat yang sudah terisi.
e.      Pada density chart tidak perlu diisi tanda panah atau menulis seperti pada
conventional chart.
f.        Bila terjadi pembatalan, tanda garis dapat dihapus mulai dari tanda yang terakhir.

3.      Stop go Chart

Bagan ini diciptakan untuk mempermudah pekerjaan petugas pemesanan kamar
( Reservationist ) di hotel-hotel yang berstatus reseort. Sebagai hotel non-bisnis,
biasanya hotel resort sudah mengetahui saat-saat hotel penuh maupun pada waktu
hotel sedang sepi. Stp go chart memiliki sejumlah cirri khusus, di antaranya :
         Sangat cocok untuk kategori resort hotel
         Pengalokasiaan kamar menjadi sangat mudah pada waktu high season.
         Data isian plan/chart untuk masa satu tahun.

  Standard Operation Procedures

         Greeting & Offering Help

         Ask guest requests (arrival & departure date, type of room, total rooms & person)
         Check the availability of room at Reservation chart
         Sales Dialogue
         Fill up the reservation form
         Repeat the reservation form
         Last greeting

Perubahan pemesanan kamar

(amendment of reservation)

      Perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan
      Perubahaan yang dilakukan antara lain :
            * tanggal tiba dan berangkat (check in & out)
            * Jenis kamar dan jumlah kamar
            * Nama dan jumlah tamu yang menginap
           
            Prosedur :

      Mengambil data pemesanan group yang telah dilakukan

      Mengisi perubahan dalam formulir change of reservation
      Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar
      Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar
      Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru

Mengubah atau membatalkan reservasi

Kamar-kamar yang sudah dipesan oleh tamu adakalanya                                    
diubah atau dibatalkan. Istilah yang sering digunakan untuk menyebut kata
perubahan/pembatalan adalah Amendment Atau  Cancellation.
Untuk menangani pesanan yang diubah atau dibatalkan diperlukan teknik tersendiri.
Dalam hal ini petugas reservasi akan membuat formulir perubahan dan pembatalan.
Pada saat yang sama pula, petugas juga mendata ulang pada tabel pemesanan
kamar. Informasi tentang pembatalan suatu reservasi meliputi:
         Tanggal pemesanan kamar yang pertama
         Nama tamu,
         Tanggal pada saat pembatalan
         Nama orang yang melakukan pembatalan
         Nomor pembatalan reservasi,
         Nama petugas yang menerima pembatalan

Seluruh dokumen reservasi yang telah dibatalkan juga harus disimpan atau diarsip.
Hal ini dilakukan untuk memudahkan petugas dalam mendapatkan data calon tamu
bila mana suatu saat dokumen yang telah dibatalkan tersebut diperlukan kembali.

Walaupun sistem komputer dapat melakukan fungsi-fungsi pengarsipan, namun

pengarsipan secara manual masih dirasa penting. Data-data penting yang berkaitan
dengan operasional front office harus diarsip secara benar agar apabila suatu saat
terjadi kerusakan pada sistem computer maka data-data yanag diarsip secara
manual itu dapat diperoleh dengan cepat.

Menangani Perubahan Reservasi, Pembatalan dan No Show

3.      Perubahan Reservasi
Yang dimaksud dengan perubahan reservasi (amendment of  reservation)  adalah
perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan.
Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu.
Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :
1.         Mengisi perubahan dalam blangko pemesanan kamar    (Reservation Form)
2.         Membuat perubahan pada reservation slip/diary

3.         Mengadakan perubahan dalam reservation chart/tabel  

4.         Menyimpan pada arsip sesuai perubahan tanggal tiba yang baru, dimana
perubahan formulir yang terakhir selalu diletakan paling atas.

4.      Pembatalan
Cancellation of reservation adalah pembatalan suatu pemesnn kamar yang telah
dilakukan karena alasan tertentu. Beberapa hotel menetapkan peraturan bahwa bila
terjadi pembatalan maka advance reservation deposit akan dipotong sebesar
50%. Banyak pula hotel yang mengembalikan penuh uang muka dari calon tamu.
Bila pembatalan diberitahukan setelah pukul 18.00 pada tanggal kedatangan, maka
seluruh advance reservation deposit yang telah dibayar akan diambil oleh hotel.
Prosedur penanganan pembatalan :
1.      Mengisi formulir pembatalan secara lengkap
2.      Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan
3.      Coret buku harian atau slip pemesanan kamar
4.      Hapus pada tabel pemesanan kamar
5.      Simpan kembali pada arsip di Modifing Bookings.

The Hotel

Guest Name:                                              

Date of Original Booking:                           Cancelled by:
Arrival Date:                                               Departure Date:
Accommodation Required:                         Rate:
Remarks:
Date:                                                           Completed by:
 
Example Formulir Perubahan & Pembatalan reservasi

5.      Calon Tamu Tidak Datang Tanpa Berita ( No show )

No Show atau Do Not Arrive adalah tamu yang telah melakukan pemesanan kamar
namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya.
 Prosedur Menangani No Show
1.    Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan tamu akan datang/pada hari
berikutnya.
2.    Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari tabel
pemesanan kamar.
3.    Bila sudah ada pembayaran/deposit, maka deposit tersebut akan diambil untuk
menutupi penjualan.
4.    Bila mereka datang esok harinya, bila ada kamar maka dapat diberikan tetapi bila
mana kamar penuh maka usahakan untuk mendapatkan kamar lain.
5.    Bila dapat ditampung/diberi kamar maka slipnya akan ditambah atau diperbaiki pada
buku harian dan dikembalikan ke dalam tabel sesuai dengan lamanya tinggal. Data
dalam korespondesi diubah sesuai dengan tanggal kedatangan.
6.    Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka  sumber yang
bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya No Show.
7.    Rack Slip disimpan pada tempat yang disediakan khusus untuk itu

Perbedaan Reservasi perorangan dan Rombongan

Di dalam sistem reservasi, ada perbedaan reservasi perorangan dan rombongan 
(Different Reservation Individual Guest dan Groups) sebagai berikut :

No Descriptions Individual Groups

1. Total guest < two person > Three person
2. Rates Publish rates, family rates Discount Rates (Contract ra
3. Preparation One Day One week
4. Problem Little Problem More Problem
5. Payment Individual, Agent  Voucher Company, Government,age
6. Special Request Needed Guest All In, Room Only
7. Handling Guest Little employee More employee
8. Confirmation Individual guest Company, Agent, Governm
9. Reservation Reservation Section Sales Marketing, Banquet

Faktor-Faktor yang Menyebabkan Overbooking.

 Faktor-Faktor yang Menyebabkan overbooking antara lain sebagai berikut :

      Tidak adanya koordinasi antara karyawan pemesan kamar dengan unit lainnya.
      Karyawan bagian depan ( front desk ) tetap terima tamu walk in, walaupun hotel
sedang fully booked apalagi regular guest
      Adanya tamu in house yang extended stay.

Jenis Laporan Reservasi

Langkah terakhir dari suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-
laporan reservasi. Mengapa laporan reservasi sangat penting bagi hotel? Dengan
adanya laporan-laporan reservasi itu maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat
penjualan kamar (room sales) dengan melakukan pengawasan    yang akurat
tentang Room Availability (Kamar yang tersedia untuk dijual)dan Forecasting of
Potential Room Sales (ramalan tenmtang potential penjualan kamar di masa
mendatang). Seluruh departemen yang ada dihotel juga dapat menggunakan
laporan reservasi ini untuk membantu perencanaan budget dan forecast.
Beberapa laporan reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara
mingguan atau bulanan.       
Tiap hotel memiliki jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung
pada kebutuhan manjemen. Secara umum, jenis-jenis laporan tentang reservasi
dapat dilihat dibawah ini.

1.       Reservation Transaction Report

Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan
ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-
perubahan reservasi, dan pembatalan yang terjadi.
2.       Expected Arrival and Expected Departure List
Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal     tertentu.
3.       Room Availability Report
Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang   tersedia dan yang
dipesan.
4.       Group Status Report
 Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk
informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang
menggunakan jaminan ataupun tidak menggunakan jaminan.
5.       Special Arrival List
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan     permintaan
khusus
6.       Turn-away Report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Laporan ini dibuat bila hotel
mengalami Fully Booked atau Over Booking.
7.       Revenue Forecast Report
Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksi-kan pada masa yang
akan datang.
8.       Reservation Histories
Merupakan statistik dari seluruh reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi,
sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays, dan understays.

 Filling Documents (pengarsipan)

         Reservation form
         Reservation Group
         Reservation slip
         Guaranteed Reservation Group
         Reservation chart
         Reservation confirmation letter
         Reservation change/cancellation form
         Today’s expected arrival list
         Today’s expected departure list

Bahan Ajar Reservation

Receba as novidades do blog em seu e-mail

Cadastre-se e receba direto no seu e-mail. É grátis! Digite o seu e-mail e depois confirme
para começar a receber novidades exclusivas do Blog!
 Digite seu e

0 komentar to “Cara Menerima dan Mengubah Reservasi”

Poskan Komentar

Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda

 Facebook
 Google+
 Linkedin
 Mail
 RSS
 Twitter

Date/Clock

Popular Posts
 Macam-Macam Reservasi

Pengertian Reservasi Perorangan, Rombongan dan Konferensi

1.       Reservasi Perora...

 Latihan Soal UAS PKN Kelas XII

Latihan Soal-Soal PPT Ulangan Akhir Semester : Untuk lebih jelasnya bisa download
File PPTnya dengan cara klik tulisan disini : ...

 Cara Menerima dan Mengubah Reservasi

Permintaan Reservasi dan Menentukan Ketersediaan Kamar 1.       Permintaan

Reservasi Reservation Inguiries Adalah permintaan rese...

RPP Reservation 1

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) NAMA

SEKOLAH                :  SMK  Negeri  1 Surabaya MATA PELAJARAN           :  P...

 RPP PKN Kelas XII (1.1)

 ...

RPP Reservation 2

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) NAMA

SEKOLAH                :  SMK  Negeri  1 Surabaya MATA PELAJARAN           : 
Pro...

Group Reservation Form

 RPP PKN Kelas XII (1.3)

...

 RPP PKN Kelas XII (3.3)

...

 RPP PKN Kelas XII (3.1)

...

Archive
 ▼  2013 (47)
o ▼  Januari (47)
 Latihan Soal UH Reservasi Kelas X
 Latihan Soal UAS Reservasi Kelas X
 Modul Reservation 1
 Modul Fungsi dan Peranan Front Office
 Jenis-Jenis Reservation Form
 Modul Tentang Memperbaharui Reservation
 Modul Faktor Penyebab Over Booking
 Modul Tentang Pelaporan Reservation
 Pengenalan Tentang Reservation
 Latihan Soal UAS PKN Kelas XII
 Latihan Soal UH PKN Kelas XII
 Analisis UH PKN Kelas XII TPPPP
 Rincian Minggu Efektif Reception
  Contoh Reservation Form
 Skema Proses Pesanan Kamar Tamu
 Cara Menerima dan Mengubah Reservasi
 Macam-Macam Reservasi
 Group Reservation Form
 Evaluation Reservation Group
 Kisi-Kisi Soal Reservasi
 Promes Reservasi
 Prota Reservasi
 Rincian Minggu Efektif Reservasi
 Prota PKN
 Promes PKN
 Kalender Pendidikan 2012
 Rincian Minggu Efektif PKN
 Silabus PKN
 RPP Reservation 4
 RPP Reservation 3
 RPP Reservation 2
 RPP Reservation 1
 RPP PKN Kelas XII (4.4)
 RPP PKN Kelas XII (4.3)
 RPP PKN Kelas XII (4.2)
 RPP PKN Kelas XII (4.1)
 RPP PKN Kelas XII (3.2)
 RPP PKN Kelas XII (3.1)
 RPP PKN Kelas XII (2.3)
 RPP PKN Kelas XII (2.2)
 RPP PKN Kelas XII (2.1)
 RPP PKN Kelas XII (1.3)
 RPP PKN Kelas XII (1.2)
 RPP PKN Kelas XII (1.1)
 Pengertian Hotel
 RPP PKN Kelas XII (3.3)
 Kosong Masih Belum Di Input..................... ...

Profile

adriana abubakar
Lihat profil lengkapku

Labels
Bahan Ajar Reception (1) Bahan Ajar Reservation (15) Bank Soal PKN (2) Bank Soal
Reception (1) Bank Soal Reservasi (2) Nilai Siswa PKN (1) Nilai Siswa Reception (1) Nilai
Siswa Reservation (1) PKN (18) Reception (2) Reservation (8) Tugas Siswa PKN (1) Tugas
Siswa Reception (1) Tugas Siswa Reservation (1)

Pengikut

 
Adriana | © 2012 by Pregador and Dicas Blogger | Powered by Blogger