Room

Reservation
Kelompok 2
Destine Romadhia
Dewi Amatul
Ahmad Firdaus
Ichsan Naufaldi
Ayu Sriwinahyu
 Room Reservation
Menurut Adi Soenarno (1995 : 160), istilah reservation atau reservasi adalah pemesanan tempat
atau kamar sebelum menginap di hotel. Hal itu dilakukan tamu agar mendapat tempat (kamar)
yang diinginkan pada waktu datang ke hotel yang bersangkutan.

Room Reservation untuk hotel adalah suatu pemesanan kamar yang dilakukan beberapa waktu
sebelumnya, yang diperoleh hotel dari berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara
pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan memperoleh kamar pada waktu check-in. Dalam
pernyataan Peter Franz Renner dalam bukunya, Basic Front Office Procedures halaman 29 yang
diterjemahkan “Satu kamar yang tidak terjual hari ini berarti hilanglah segalanya; dan itu tak bisa
dijual untuk esok. Karena esok merupakan hari yang lain Setiap kamar memiliki bentang usia
365 hari dalam satu tahun”

Sugioarto Endar, Sri Sulastiningrum. 1996. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
 Klasifikasi Reservasi

Perorangan Rombongan Konferensi

Pemesanan kamar untuk

Pemesanan kamar untuk Pemesanan kamar yang
sebuah rombongan yang
seorang calon tamu, umumnya dibuat oleh umumnya dibuat oleh
pasangan, atau sebuah agen/biro perjalanan sebuah organisasi,
keluarga. Reservasi ini untuk para perusahaan / suatu
biasanya dilakukan
pelanggannya. Pesanan asosiasi. Harga yang
sendiri oleh calon tamu
dibuat untuk tamu yang diberikan untuk reservasi
atau oleh agen. Harga
yang diberikan adalah datang berombongan. konferensi adalah harga
Sering kali harga yang komersial (commercial
harga normal atau harga
diberikan adalah harga rates).
paket (normal rates/
package rates/family plan diskon.
rates).

Sugioarto Endar, Sri Sulastiningrum. 1996. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
 Jenis-jenis Reservasi
Guaranteed Reservation
Suatu reservasi pemesanan kamar
yang disertai dengan jaminan.
Tujuan dari penjaminan ini adalah
untuk mendapatkan kepastian dari
pihak hotel atas pemesanan kamar
yang telah dilakukan. Hal ini
biasanya dilakukan pada saat musim
ramai (Peak Season/ High Season)
Putri Emmita Devi Hari. 2018. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
Non-guaranteed
Reservation
Suatu pemesanan kamar yang tidak
disertakan jaminan apapun. Pihak
hotel hanya akan memastikan
kamar yang telah dipesan tersedia,
sampai pada batas waktu yang telah
ditentukan saat tanggal kedatangan.
Biasanya batas waktu tersebut
adalah pukul 18.00 waktu setempat.
 Pre-payment
Pembayaran yang dilakukan oleh para

Guaranted Calon tamu untuk sejumlah harga kamar

dan fasilitas yang dipesan selama tinggal
sebelum mereka mempergunakan

Reservation Fasilitas kamar.

Jaminan pemesanan kamar dengan

Credit Card
menggunakan tagihan Kartu Kredit

Advanceyang
Pembayaran Deposit
dikirimkan oleh calon
tamu kepada pihak hotel dalam jumlah
tertentu paling sedikit harga kamar untuk
satu malam

Jaminan kerjasama dimana perusahaan

Kontrak Kesepakatan
menyetujui untuk membayar sejumlah
kamar kepada pihak hotel

Agen Perjalanan
Penjaminan pemesanan kamar
yang dilakukan oleh pihak Biro
Perjalanan.
 Media Reservasi

Telepon
Cara pembuatan pemesanan kamar
yang paling banyak dipakai karena
mudah, cepat, dan menghemat waktu.
Kelemahan dari sistem ini apabila ada
Kekeliruan pemesanan dan terjadi
keluhan tamu, maka buktinya sulit untuk
didapatkan karena pembicaraan tidak
direkam, selain itu kurang dapat
menangkap dialek bahasa dari
pemesan berasal sehingga mengalami
kesulitan atau kesalah pahaman dalam
pemesanan kamar.

Sugioarto Endar, Sri Sulastiningrum. 1996. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
Surat
Cara lama reservasi menggunakan
surat dilakukan untuk pemesanan
dalam jumlah besar (grup) sehingga
akan lebih efisien dan informasi yang
disampaikan lebih jelas dan mudah
dipahami, serta ada bukti yang nyata
apabila timbul kesalahpahaman
mengenai pemesanan kamar.
 Faksimili

Suatu sistem pemesanan kamar dengan

menggunakan teknologi mutakhir yang mana
sistemnya adalah fotokopi jarak jauh,
sehingga berita yang disampaikan sama
persis dengan yang diterima.
E- mail
Metode ini sama dengan media
reservasi surat, namun email ini
merupakan surat secara online
yang memudahkan pengiriman
dan dapat dilakukan dimana saja.
Computer
Terminal
Media untuk melakukan reservasi dengan
teknologi komputer yang disambungkan
dengan internet sehingga dapat diakses
melalui web hotel ataupun aplikasi lainnya.
 Sumber-sumber reservasi

Perusahaan Travel Agent

Perusahaan yang dapat Suatu badan usaha yang bergerak

dijadikan sumber dibidang jasa dengan memberikan
pemesanan kamar adalah pelayanan berupa informasi kepada
perusahaan swasta, calon wisatawan yang akan
perusahaan asing, melakukan perjalanan wisata.
perusahaan gabungan (join Dalam kaitannya dengan industri
venture) dan perusahaan perhotelan, travel agent sangat
negara. membantu dalam memberikan
informasi maupun dalam hal
pemasaran kamar hotel.

Sugioarto Endar, Sri Sulastiningrum. 1996. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
Airport Representative Perusahaan Penerbangan

Karyawan hotel yang Perusahaan penerbangan

bertugas di bandara untuk selain sebagai sarana
melayani tamu yang sudah transportasi, juga sebagai
melakukan pemesanan partner dalam pengisian
kamar hotel ataupun yang tingkat hunian kamar hotel.
akan melakukan pemesanan .
kamar.
 Sistem Pemesanan
Pemerintah
Terpusat
Sumber pendatang tamu Sistem pemesanan kamar
yang subur, sebab dari melalui jaringan
pemerintahan sangat sering komputerisasi yang mana
melakukan perjalanan dinas jaringan itu sudah diakses
dan memiliki sumber yang ke komputer sehingga dapat
sangat banyak seperti melakukan pemesanan
BUMN, departemen- secara langsung
departemen kenegaraan, dan
pemerintah daerah.
Hotel Guest Individu

Tamu hotel sebagai sumber Sumber pemesanan kamar

pemesanan kamar karena yang bersifat bebas, siapa
tamu dapat membooking- saja dapat melakukan
kan kamar bagi orang lain pemesanan. Pemesanan ini
atau diri sendiri untuk bisa dilakukan dengan
rencana kunjungan berbagai cara mulai dari
berikutnya. telepon, email dan lain
sebagainya.
 Kategori Pemesanan

Confirmed Advenced Payment

Reservation Reservation

Guaranted Waiting List

Reservation Reservation

Putri Emmita Devi Hari. 2018. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
Confirmed
Reservation
Pemesanan kamar yang sudah
disetujui oleh pihak hotel dengan
bukti confirmation letter yang
dikirimkan kepada tamu yang
bersangkutan. Pembatalan
berlaku sampai degan EA
(expired arrival) yang sudah
diberitahukan oleh tamu yang
bersangkutan.
Guaranted
Reservation
Pemesanan kamar yang sudah
dijamin oleh tamu yang
bersangkutan, pembatalan
berlaku hingga check-in time,
apabila tamu tidak datang dan
tidak memberi tahu, maka kepada
yang bersangkutan dikenakan no
show charge selama satu malam.
 Advenced
Payment Waiting List
Reservation Reservation
Pemesanan kamar dimana hotel
Pemesanan kamar yang dilakukan
beberapa waktu sebelumnya, tidak menjamin tamu memperoleh
adapun tamu sudah membayar kamar pada saat check-in.
uang muka, pembatalan berlaku
hingga pukul 18.00 WIB dengan
syarat minimal tamu membayar
satu malam menginap.
 Prosedur Pemesanan Kamar

Reservation Clerk merupakan sebutan dari petugas yang menangani

pemesanan kamar. Peran reservation clerk sangatlah penting dalam proses
menangani pemesanan kamar hotel, hal ini dikarenakan jika hotel tidak
mempunyai jalur untuk akses pemesanan kamar yang baik ketika memproses
data tamu pemesanan kamar dan tidak melakukan konfirmasi data tamu
sesuai dengan standard operational procedure yang berlaku dapat
berdampak terhadap kepuasan tamu yang menginap sehingga bisa
menimbulkan dampak negatif kepada hotel apabila petugas penerimaan
pemesanan kamar tidak melakukan penanganan pemesanan kamar sesuai
dengan standar operasional yang telah ditetapkan oleh hotel.

Sugioarto Endar, Sri Sulastiningrum. 1996. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
Prosedur pemesanan kamar dibedakan menjadi dua bagian
yaitu :

Pemesanan kamar secara manual

a. Pemesanan kamar yang telah diterima dicatat dalam buku agenda pemesanan.
b. Agenda pemesanan data dipindahkan ke reservation form.
c. Data dari reservation form dipindahkan ke reservation form slip.
d. Masukan reservation slip ke dalam reservation rack.
e. Isi reservation chart/plan.
f. Kirimkan confirmation letter pada pembuat pemesanan kamar.
Prosedure pemesanan kamar secara komputerisasi
a. Pemesanan yang dilakukan dengan media apapun dimasukan kedalam
buku agenda reservasi
b. Agenda resevasi dipindahkan ke dalam reservation form kemudian
dimasukan ke komputer.
c. Data lengkap masuk komputer sampai semua data reservation tersebut
sudah di-record.
d. Simpan semua data dokumen reservasi ke dalam filing cabinet.
e. Mengirimkan tanda konfirmasi pemesanan kepada tamu.
Perubahan pemesanan kamar (amendment of reservation)

Perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar sebelum kedatangan

tamu di hotel, perubahan ini dilakukan dengan alasan tertentu, perubahan
pemesanan ini dapat berupa:
a. Perubahan tanggal kedatangan & keberangkatan
b. Perubahan jenis kamar
c. Penambahan atau pengurangan jumlah tamu & jumlah kamar
d. Perubahan harga
Langkah- langkah yang harus dilakukan jika terjadi
perubahan reservasi

a. Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan

b. Mengisi perubahan pada formulir change of reservation/amendment of
reservation
c. Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar
d. Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar
e. Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang
baru
Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)

Pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu

kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer
pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi
pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan
menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00
maka advance payment for reservation akan dipotong 50%.
Langkah-langkah jika terjadi pembatalan reservasi:
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan
dengan lengkap.
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip

Putri Emmita Devi Hari. 2018. Pengantar Akomodasi Hotel dan Restoran
 Pemesan Kamar Tidak Datang
Penanganan pemesanan kamar tetapi tidak jadi datang (no show) adalah tamu yang
telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan
sebelumnya kepada pihak hotel.
Langkah yang harus dilakukan jika terjadi no show, yakni :
a. Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan datang/pada hari
berikutnya
b. Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari tabel
pemesanan kamar
c. Apabila sudah ada jamianan pembayaran, maka deposit tersebut akan diambil
untuk menutupi penjualan
d. Jika mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan tapi kalau kamar
penuh usahakan mendapatkan kamar lain
e. Jika memungkinkan diberikan kamarnya maka slipnya akan ditambah atau
perbaikan pada buku harian dan dikembalikan kedalam tabel sesuai dengan
lamanya tinggal serta data dalam korespondensi dirubah pula sesuai dengan
tanggal kedatangan
f. Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber yang
bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya no show.
 Manfaat Reserfasi
Manfaat reservasi yang didapatkan oleh hotel yaitu :
a. Dapat mengetahui dengan pasti kapasitas pelanggan/wisatawan yang
siap untuk melakukan tour di hari kemudian.
b. Dapat menghitung dengan pasti harga paket wisata (apabila ready made
tour), sehingga mencegah adanya kekeliruan harga
c. Dapat mempersiapkan permintaan-permintaan khusus dari wisatawan
(cth. makanan khusus untuk vegetarian, bus berfasilitas toilet+TV, dsb)
d. Dapat mempersiapkan kamar untuk tamu sesuai dengan tanggal
pemesanan, dan memastikan apakah kamar tersebut sedang penuh atau
masih kosong
e. Mempersiapkan segala sesuatu fasilitas tambahan diluar hotel, namun
masih dalam permintaan tamu (cth. kamar mandi khusus orang cacat,
dsb)

pariwisatadanteknologi.blogspot.com
Manfaat reservasi yang didapatkan oleh tamu hotel yaitu:
a. Dapat memepersiapkan segala sesuatu dengan matang sebelum
perjalanan wisata dilaksanakan
b. Memudahkan wisatawan mendapat kepastian atas tour yang dipesannya
c. Dapat memprediksikan biaya yang akan dikeluarkan untuk berwisata
d. Memudahkan tamu mendapatkan kamar
 
Terima Kasih