TASK BREAKDOWN OF FRONT OFFICE

Task Breakdown

Greeting 1. Memberikan salam sesuai dengan waktu kedatangan

tamu.
2. Memberikan ekspresi yang ramah kepada tamu.
3. Memperkenalkan nama dan posisi.
Standar:
“Selamat (Pagi/Siang/Sore/Malam), Selamat datang di
Eastparc Hotel Yogyakarta, saya Front Desk Agent yang
bertugas, nama saya ...., ada yang bisa saya bantu?”

Farewell 1. Berterima kasih kepada tamu atas respon mengenai

pengalaman yang dirasakan selama menginap dihotel.
2. Salam perpisahan dengan tamu
Standar:
“Bapak / Ibu ..................., terima kasih banyak atas
masukan – masukan positifnya dan terima kasih telah
memilih Eastparc Hotel Yogyakarta pada kunjungan
bapak / ibu, kami berharap bapak / ibu bersedia untuk
kembali menginap di hotel kami” “Semoga selamat
sampai tujuan Bapak / Ibu .........................”

Mengidentifikasi Tamu Check- 1. Mengklarifikasi nama dan pesanan tamu.

In 2. Masuk ke sistem VHP dan buka daftar kedatangan
tamu hari itu.
3. Dapatkan profil tamu.
4. Tinjau status kamar untuk check-in dan hanya kamar
dengan status VCI yang berlaku untuk tamu yang check-
in.

Mengidentifikasi Tamu Check- 1. Menanyakan nama tamu dan nomor kamar.

Out 2. Masuk ke sistem VHP dan menampilkan profil tamu.
3. Menampilkan profil tamu berdasarkan nomor kamar
yang di informasikan oleh tamu.
4. Menampilkan instruksi pembayaran.
5. Menanyakan dan meminta kunci kamar.
Standar:
“Mohon maaf, bolehkah saya tahu nomor kamar Bapak
/ Ibu?”
“ Mohon maaf, bisa saya mintakunci kamarnya Bapak /
Ibu ........................?”

Pendaftaran dan Administrasi
Verifikasi Catatan Kedatangan
Tamu
Menyerahkan Kunci Kamar
Kepada Tamu
“Mohon maaf Bapak / Ibu .............. apakah barang dan
bawaannya sudah dibantu oleh Bellmen kami?”
“Bapak / Ibu ...................., kami sangat peduli atas
service dan pelayanan kepada tamu – tamu yang
menginap di hotel kami, untuk meningkatkan kualitas
service dan pelayanan bagi tamu – tamu kami, apakah
selama tinggal bersama kami ada masukan positive
bagi hotel kami?”
1. Scan ID Card tamu (KTP/SIM/Passport/dll).
2. Mengembalikan ID Card tamu (KTP/SIM/Passport/dll).
3. Masuk ke sistem VHP dan perbarui daftar tamu.
4. Mengalokasikan kamar yang telah dipesan.
5. Meminta tamu mengisi identitas tamu berupa nomor
HP, email, dan tanda tangan pada tablet.
6. Menyelesaikan proses check-in di sistem.
Standard:
“Bisa saya pinjam KTP (passport) nya untuk saya scan?
Mohon Bapak/Ibu dibantu mengisikan nomor HP, email
kemudian tanda tangan pada tablet.”
1. Memanggil tamu dengan nama tamu.
2. Membaca rincian pemesanan, seperti:
3. Menyebutkan periode menginap tamu
4. Menyebutkan jenis kamar yang dipesan.
5. Menyebutkan kamar per malam hanya untuk P
6. / A (personal account).
7. Mengkonfirmasi pembayaran dalam bentuk deposit,
dimana bisa dilakukan secara tunai atau dapat
menggunakan kartu kredit.
1. Menyerahkan folder yang berisi card room, password
wifi, nama tamu, dan nomor kamar.
2. Menyebutkan nomor kamar dan lantai dimana lokasi
kamar.
3. Menjelaskan informasi tentang sarapan.
Standard:
“Bapak/Ibu ….., ini kunci kamarnya, kamar bapak
terletak di lantai …. Dan standard check out time kami
pukul 12:00 siang, untuk kenyamanan Bapak/Ibu,
Bellman kami akan mengantar Bapak/Ibu sampai
dikamar dan membantu membawakan barang

Mengkonfirmasi Tempat Parkir
Memverifikasi atau Cek
Ketersediaan Kamar
Mengklarifikasi Kamar yang
Telah di Pesan
Memproses Transaksi Deposit
(Tunai / Kredit)
bawaannya”
1. Menanyakan tamu datang menggunakan kendaraan
apa, namun jika memang tamu datang dengan
penjemputan hotel, tidak perlu ditanyakan.
2. Menanyakan nomor mobil dan memberikan izin parkir
(khusus untuk tamu yang datang dengan mobil sendiri).
3. Menginformasikan nomor mobil kepada Security.
1. Masuk ke sistem VHP.
2. Memeriksa ketersediaan kamar pada sistem.
3. Menginformasikan ketersediaan kamar.
4. Menginformasikan tarif per malam.
Standard:
“Dengan senang hati saya informasikan kepada
Bapak/Ibu bahwa hari ini kami ada kamar di Junior
Suite untuk ……. malam dengan harga ….. per malam,
Deluxe Twin Room untuk ……. malam dengan harga …..
per malam, Premier Twin Room untuk ……. malam
dengan harga ….. per malam, dan Excutive Suite …..
malam dengan harga …... per malam serta di
Presidential Suite kosong untuk ….. malam dengan
harga … per malam.”
1. Menanyakan kepada tamu tentang kamar yang
dipesan.
2. Memastikan berapa lama periode menginap.
Standard:
“Boleh saya tahu kamar manakah yang Bapak/Ibu
kehendaki? dan untuk berapa malam Bapak/Ibu?”
1. Setoran tunai:
 Menerima uang tunai dan menghitung ulang serta
menyebutkan jumlahnya.
 Mengeluarkan tanda terima resmi dan
menyerahkan yang asli untuk tamu.
2. Kartu Kredit:
 Memasukkan kartu ke mesin EDC.
 Memasukkan jumlahnya.
 Memberikan tanda terima kepada tamu.
 Melampirkan duplikat tanda terima ke dalam file.
Mencetak Card Room 1. Memastikan encoder sudah menyala.
2. Menekan tombol “Print Key”.
3. Mengambil card room dan masukkan ke encoder.
4. Masukkan card room ke dalam foldernya.
5. Memastikan di dalam foldernya sudah terdapat kartu
password wifi.
6. Menuliskan nama tamu dan nomor kamarnya pada
folder.

Memproses Perubahan Kamar 1. Tampilkan kembali profil tamu pada sistem.

Tamu 2. Merevisi nomor kamar dengan nomor kamar yang
baru.
3. Cetak kartu registrasi dan sesuaikan persiapan
kedatangan.
4. Menginformasikan kepada concierge dan bagian.
5. terkait mengenai perubahan kamar tamu.

Memproses Transaksi 1. Buka formulir perpanjangan kamar di sistem VHP dan

Perpanjangan Kamar isi datanya berupa: tanggal check-out berikutnya, nama
tamu dan nomor kamar, keterangan, jumlah biaya.
2. Tanyakan pembayaran dilakukan secara tunai, debit,
maupun kredit.
3. Proses transaksi tersebut.
4. Menyerahkan tanda terima tersebut dan minta tamu
untuk menandatangani.

Memproses Perpanjangan 1. Minta kunci kamar tamu tersebut.

Kamar 2. Tempelkan kunci kamar pada encoder untuk
menerbitkan ulang/memperpanjang catatan periode
menginapnya.
3. Masukkan kunci kamar, voucher welcome drink, dan
catatan password wifi, nama tamu dan nomor
kamarnya ke dalam folder.
4. Jangan pernah menyebutkan nomor kamar, hanya
menunjukkan lokasi kamar tersebut.
5. Menerbitkan voucher manfaat hanya untuk
6. periode perpanjangan menginapnya.

Mempersiapkan Proses Check- 1. Menampilkan folio tamu.

Out 2. Memeriksa kembali harga kamar yang akurat.
3. Memeriksa biaya pribadi.
 4. Mengambil data manual dan mengumpulkan bill yang
mendukung.
5. Mengelompokkan kembali semua yang ada di dokumen
dan menyimpannya dengan tepat berdasarkan nomor
kamar.
6. Meletakkan data check out ditempat yang telah
ditentukan.

Membuat Koordinasi Untuk 1. Membuat pengingat waktu check out dan serahkan
Check-Out kepada Concierge untuk diselesaikan dan dikirimkan ke
kamar tamu yang akan check out.
2. Cetak daftar check out dan kirimkan ke bagian
Concierge.
3. Setiap ada permintaan pengantaran tamu harus segera
diinformasikan kepada Concierge untuk ditindaklanjuti.

Mengklarifikasi Minibar 1. Mengklarifikasi biaya minibar untuk yang terakhir

kalinya.
2. Mengambil formulir minibar dan mengisi rinciannya,
jika tamu mengatakan telah mengonsumsi beberapa
barang, mintalah tamu untuk menandatangani formulir
minibar.
3. Setelah mendapat informasi dari Housekeeping/Order
Taker, konfirmasi kepada tamu, ambil formulir minibar
dan mengisi rinciannya lalu mintalah tamu untuk
menandatangani formulir minibar.
4. Masuk ke folio tamu dan catat laporan minibar yang
dikonsumsi.
5. Cetak folio tamu perorangan.
6. Simpan folio tamu di dalam folder dan ditunjukkan
kepada tamu.
Standar:
“Mohon maaf, Adakah pengeluaran minibar dari
semalam hingga pagi ini Bapak / Ibu
.....................?”
“ Bapak / Ibu ......................................... ini total
pengeluarannya, silahkan diperiksa.”

Jika tidak ada konfirmasi dari tamu ataupun

Housekeeping mengenai penggunaan barang di minibar.
 1. Masuk ke folio tamu dan Cetak folio tamu perorangan.
2. Simpan folio tamu di dalam folder dan ditunjukkan
kepada tamu.

Meminta Bantuan Inspeksi 1. Menghubungi Duty Manager / FOM yang bertugas.

Kamar 2. Menghubungi Sales untuk memberitahu akan ada
kegiatan inspeksi.
3. Memberitahu CCO untuk mempersiapkan dan
menyediakan welcome drink.
4. Memberitahu Bellboy untuk mengalokasikan 1 lift yang
beroperasi.

Menyiapkan Kamar Untuk 1. Masuk ke VHP sistem dan tampilan status kamar.
Inspeksi 2. Menerima status kamar yang dialokasikan untuk
inspeksi.
3. Memberitahu Housekeeping Sipervisor untuk
memeriksa kembali dan mengkoordinir kamar.
4. Menyiapkan kunci kamar (1 DLX/ 1 Junior Suite / 1
Executive Suite / 1 Presidential Suite).
5. Menyiapkan Sales Kit.

Pendaftaran Safe Deposit Box 1. Tanyakan nomor kamar.

2. Masuk ke sistem hotel dan dapatkan profil tamu.
3. Ambil formulir safe deposit
4. Bantu Tamu untuk mengisi formulir.
5. Meminta tamu untuk menandatangani formulir
tersebut.
1. Ambil barang milik tamu.
Mengamankan Barang Safe 2. Buka safety box yang kosong.
Deposit Box 3. Letakkan barang milik tamu tersebut ke dalam safety
box
4. Tutup dan kunci safety box tersebut dengan benar.

Menginput Data Registrasi Safe 1. Kumpulkan Registrasi safety box

Deposit Box 2. Input data ke dalam sistem dengan benar.

Mengumpulkan Registrasi dan 1. Tanyakan kwitansi pendaftaran.

Kunci Safe Deposit Box 2. Tanyakan kuncinya.
3. Periksa data registrasi pada sistem.
4. Dan sesuaikan detailnya.
Mengumpulkan Data Laporan 1. Mengisi data kehilangan pada formulir Lost and Found.
Kehilangan 2. Konfirmasi detail barang yang hilang berupa: siapa
pemilik barang tersebut, barang apa yang hilang, kapan
barang tersebut hilang, di mana barang tersebut
hilangnya, bagaimana karakteristik barang yang hilang
tersebut.
3. Merekam semua detail informasi yang diucapkan tamu
dan membuat laporan Lost and Found.

Memperbaharui Status 1. Menghubungi Assistant FO Manager/Night Manager

Kehilangan Barang untuk memperbarui informasi.
2. Mencatat setiap perkembangan informasi barang
hilang tersebut ke dalam Log Book untuk diserahkan
kepada Guest Service Officer pada shift berikutnya.

Mengumpulkan Data Barang 1. Menerima barang yang ditemukan oleh Housekeeping

yang Tertinggal di Kamar di kamar tamu.
2. Catat detailnya berupa:
3. Ditemukan di kamar nomor berapa.
4. Detail rincian barang yang ditemukan, seperti: merek,
ukuran, warna, jumlah barang.
5. Lokasi ditemukannya barang (contoh: di bawah kasur,
di kamar mandi, dll).

Menyesuaikan Data Dengan 1. Log-in ke sistem VHP dan tampilkan catatan internal.
Status Internal 2. Dapatkan profil tamu.
3. Mengkonfirmasi status perkembangan terakhir,
pastikan apakah tamu sudah pergi dari hotel atau
masih di area hotel.
4. Mengkonfirmasi detail kontak pemilik barang tersebut.

Menindaklanjuti Laporan 1. Menginformasikan kepada Assistant FO Manager/Night

Kehilangan Manager.
2. Menghubungi Security untuk bertemu dengan Assistant
FO Manager/Night Manager di meja Front Desk.
3. Mencatat setiap perkembangan status penemuan
4. barang tersebut ke dalam Log Book.

Closing Semua Transaksi 1. Log-in ke system VHP.

2. Dapatkan jurnal penutup semua transaksi dan cetak.
3. Menyesuaikan dengan file pendukung secara manual
ke transaksi jurnal harian:
4. Transaksi kartu kredit, Buku Besar.

Mempersiapkan Serah Terima
House Bank
Mempersiapkan Log Book
Serah Terima dengan Shift
Berikutnya
Persiapan 24 Jam Sebelum
Waktu Check-In Standar, Pukul
14:00 (FIT)
5. Mengelompokkan kembali file check-out ke departed
bank file.
6. Mengumpulkan semua transaksi tunai dan memastikan
uang tunai balance sesuai dengan jurnal.
7. Masukkan uang tunai ke dalam amplop pengiriman
uang
8. Simpan uang tunai yang akan dikirim di dalam brankas.
1. Menghitung ulang House Bank setelah semua transaksi
selesai pada shift tersebut.
2. Memastikan semua pembelian dan transaksi yang
menggunakan saldo House Bank didukung oleh
dokumen legal.
3. Memperbarui catatan House Bank untuk diserahkan ke
shift berikutnya.
1. Ambil Log Book dan tuliskan:
 Tanggal hari ini
 Penanggung jawab saat shift tersebut berlangsung.
2. Tuliskan semua informasi untuk dibagikan kepada tim,
seperti:
 Daftar tamu yang sedang menginap.
 Keberangkatan tamu FIT/Grup yang tersisa.
 Penggunaan fasilitas pada shift tersebut dan late
check-out.
 Kedatangan tamu FIT/Grup yang tersisa.
 Daftar tamu VIP yang sedang menginap.
 Keberangkatan tamu VIP.
 Kedatangan tamu VIP.
3. Masalah tamu yang perlu ditindaklanjuti.
4. Acara internal sedang berlangsung dan incoming event
sedang berlangsung.
1. Serah terima status House Bank dengan penjelasan
singkat.
2. Serah terima Log Book dan hal-hal penting lainnya
dengan penjelasan singkat.
1. Mengidentifikasi kedatangan tamu:
 Masuk ke dalam sistem VHP.
 Menampilkan daftar kedatangan tamu.
 Menampilkan setiap profil tamu.
 2. Menyesuaikan rincian kedatangan tamu:
 Membuka file reservasi manual.
 Menyesuaikan rincian profil tamu dengan akurat,
meliputi:
- Periode menginap tamu.
- Tipe kamar yang dipesan dan di blok.
- Harga kamar.
- Jadwal penerbangan (ETA).
- Permintaan transportasi tamu.
- Peremintaan set up kamar.
- Permintaan khusus makanan dan minuman.
 Pesanan dengan jaminan pembayaran.
 Kontak yang bisa di hubungi (Telephone / Fax /
Email).
3. Membuat koordinasi:
 MemberitahuHousekeepinguntuk mengalokasikan
kamardan permintaan set up kamar.
 Memberitahu F & B Departmentuntuk permintaan
khusus makanan.
 MemberitahuConciergeuntuk mengalokasikan
transportasidan menginformasikan permintaan
transportasi tamu dan ETA.

Persiapan Sebelum Waktu 1. Memeriksa kembali rincian kedatangan:

Check-In Standar, Pukul 15:00  Masuk ke dalam sistem VHP dan tampilan daftar
(FIT) kedatangan tamu.
 Memeriksa kembali status kamar yang dialokasikan
dan mengetahui waktu kedatangan tamu.
 Memeriksa kembali pesanan pengantaran tamu
dari Bandara.
 Memeriksa kembali status persiapan.
2. Menyiapkan peralatan check-in:
 Menyiapkan key yang berisi kunci kamar dan
password wifi
 Membuat koordinasi dengan waiter Verandah
Restaurant untuk menyiapkan welcome drink.
3. Apabila ada ketidak sesuaian, segera lapor kepada
Supervisor / MOD / FOM yang bertugas.
Persiapan 24 Jam Sebelum
Waktu Check-In Standar, Pukul
14:00 (GIT)
Persiapan 8 Jam Sebelum
Waktu Check-In Standar, Pukul
14:00 (GIT)
1. Mengidentifikasi kedatangan tamu:
 Masuk ke dalam sistem VHP.
 Menampilkan daftar kedatangan tamu berdasarkan
grup.
 Menampilkan setiap profil tamu grup.
2. Menyesuaikan rincian kedatangan tamu:
 Membuka file reservasi manual.
 Menyesuaikan rincian profil tamu dengan akurat,
meliputi:
- Periode menginap tamu.
- Tipe kamar yang dipesan dan di blok.
- Harga kamar.
- Jadwal penerbangan (ETA).
- Permintaan transportasi tamu.
- Peremintaan set up kamar.
- Permintaan khusus makanan dan minuman.
 Pesanan dengan jaminan pembayaran.
 Kontak yang bisa di hubungi (Telephone / Fax /
Email).
3. Membuat koordinasi:
 Memberitahu Housekeeping untuk mengalokasikan
kamar dan permintaan set up kamar.
 Memberitahu F & B Department untuk permintaan
khusus makanan.
 Memberitahu Concierge untuk mengalokasikan
transportasi dan menginformasikan permintaan
transportasi tamu dan ETA.
1. Memeriksa kembali rincian kedatangan:
 Masuk ke dalam sistem VHP dan tampilan daftar
kedatangan tamu grup.
 Mengambil daftar persiapan kedatangan tamu.
 Memeriksa kembali status kamar yang dialokasikan
dan mengetahui waktu kedatangan tamu.
 Memeriksa kembali pesanan pengantaran tamu
dari Bandara.
 Memeriksa kembali status persiapan.
 2. Menyiapkan peralatan check-in:
 Mencetak 1 (satu) kartu registrasi.
 Mengambil setiap reservasi grup manual dan
dilampirkan pada kartu registrasi.
 Menyiapkan key folder dan membuat kunci kamar
tamu.
 Mengatur check-in grup ditempat yang telah
ditentukan.
 Membuat koordinasi dengan waiter Verandah
Restaurant untuk menyiapkan welcome drink.
3. Bersiap untuk check-in:
 Mengalokasikan kedatangan tamu grup pada
tempat check-in yang tersedia.
 Menempatkan file kedatangan tamu grup pada
tempat check-in yang tersedia.
4. Memperbaharui catatan:
 Mengambil daftar pengecekan.
 Memperbaharui status persiapan.
 Melapor kepada Supervisor / MOD / FOM yang
bertugas.

Membuat Kunci Kamar 1. Dapatkan profil tamu

 Masuk ke sistem VHP hotel.
 Tampilkan daftar kedatangan tamu.
 Dapatkan profil tamu.
2. Mengoreksi kembali profil tamu
 Mengecek ulang nama tamu.
 Mengecek ulang tanggal Check-in dan tanggal
checkout.
 Tetapkan nomor kamar.
3. Mencetak kunci kamar untuk tamu
 Pastikan Encoder menyala.
 Klik pada tombol “Print Key”.
 Ambil kartu Kunci dan masukkan ke enkoder.
4. Mempersiapkan folder untuk kunci kamar
 Ambil kunci dan letakkan di folder kunci dengan
benar.
  Tuliskan nomor kamar dan nama tamu untuk
mengidentifikasi kunci kamar.
5. Serahkan folder kunci tersebut kepada tamu.

Memperbaharui Profil Tamu 1. Mendapatkan profil tamu:

 Masuk ke hotel sistem.
 Menampilkan daftar nama tamu.
 Mendapatkan profil tamu dengan memasukkan
nomor kamar atau nama tamu, setelah itu tekan
‘enter’.
2. Menyesuaikan rincian:
 Sesuaikan rincian tamu berdasarkan:
- Nomor kamar
- Nama depan dan nama belakang
- Jumlah orang di kamar
- Kewarganegaraan
- Alamat, nomor telepon dan email
- Periode menginap
- Harga kamar per malam
- Jaminan pembayaran
Sesuaikan rincian dengan registrasi manual, surat
menyurat dan instruksi penagihan (jaminan
pembayaran)
3. Memperbaharui rincian:
 Perbaharui jika ada sesuatu yang tidak sesuai di
dalam rincian profil tamu.
 Rincian profil tamu sudah harus diperbaharui
sebelum sistem dijalankan.
4. Melaporkan dan mengisi:
 Melapor kepada atasan (Supervisor/Duty
Manager/Host Manager yang bertugas) untuk
menyesuaikan setiap perbedaan.
 Menempatkan arsip manual dengan tepat pada
lemari arsip, dibagi menjadi beberapa tempat.

Menerbitkan Bill 1. Menyiapkan bill pada sistem:

 Memastikan nama tamu dan nomor kamarnya yang
tertulis pada bill sudah benar.
  Memastikan uraian transaksi seperti tipe kamar,
berapa malam menginapnya sudah tertulis dengan
benar.
 Memastikan jumlah tagihan sudah tertulis dengan
benar.
 Memastikan tanggal transaksi sudah tertulis dengan
benar.
 Tanda tangan tamu.
2. Dapatkan bill tamu dari sistem:
 Log-in ke sistem VHP.
 Dapatkan bill berdasarkan nama tamu dan nomor
kamarnya.
3. Input data transaksi tamu:
 Pilih posting article pada sistem.
 Input deskripsi transaksi.
 Input jumlah nominal transaksi dengan benar.
 Proses transaksi tersebut.

Menangani pembayaran secara 1. Dapatkan bill tamu dari sistem:

tunai  Log-in ke sistem VHP.
 Dapatkan bill berdasarkan nama tamu dan nomor
kamarnya.
2. Terima pembayaran secara tunai:
 Cetak bill dan berikan kepada tamu tersebut.
 Sebutkan jumlah nominal tagihan yang tertera pada
bill dan terima uang tunai.
 Hitung ulang jumlah uang tersebut.
 Pastikan jumlah uang tersebut sudah sesuai dan
minta tanda tangan pada bill tersebut.
3. Memposting transaksi:
 Log-in ke sistem VHP dan buka daftar bill.
 Input transaksi pembayaran tunai dengan deskripsi
singkat.
 Input jumlah tagihan yang sesuai.
 Input nomor bill.
 Proses transaksi untuk memposting ke sistem.
4. Menyerahkan tanda terima pembayaran kepada tamu:
  Cetak tanda terima pembayaran terbaru untuk
tamu tersebut.
 Masukkan ke dalam amplop.
 Menyerahkan tanda terima pembayaran tersebut
kepada tamu.

Menangani pembayaran 1. Dapatkan bill tamu dari sistem:

dengan kartu kredit  Log-in ke sistem VHP.
 Dapatkan bill berdasarkan nama tamu dan nomor
kamarnya.
2. Memproses transaksi secara kredit:
 Cetak bill dan berikan kepada tamu tersebut.
 Sebutkan jumlah nominal tagihan yang tertera pada
bill.
 Perjelas dan tanyakan penggunaan kartu kreditnya.
 Masukkan kartu kredit ke dalam EDC.
 Input jumlah nominal biaya, lalu tekan “Enter”.
 Cetak tanda terima pembayaran dan minta tamu
untuk menandatangani.
3. Memposting transaksi:
 Log-in ke sistem VHP dan buka daftar bill.
 Input transaksi pembayaran menggunakan kartu
kredit dengan deskripsi singkat.
 Input jumlah tagihan yang sesuai.
 Input nomor bill, nomor kartu kredit.
 Proses transaksi untuk memposting ke sistem.
4. Menyerahkan tanda terima pembayaran kepada tamu:
 Cetak tanda terima pembayaran terbaru untuk
tamu tersebut.
 Masukkan ke dalam amplop.
 Menyerahkan tanda terima tersebut kepada tamu.

Menangani pembayaran 1. Dapatkan bill tamu dari sistem:

dengan kartu debit  Log-in ke sistem VHP.
 Dapatkan bill berdasarkan nama tamu dan nomor
kamarnya.
2. Memproses transaksi dengan kartu debit:
 Cetak bill dan berikan kepada tamu tersebut.

Menindak lanjuti safety box
yang terkunci di kamar yang
kosong.
 Sebutkan jumlah nominal tagihan yang tertera pada
bill.
 Perjelas dan tanyakan penggunaan kartu debitnya.
 Masukkan kartu debit ke dalam mesin EDC.
 Input jumlah nominal biaya, lalu tekan “Enter”.
 Cetak tanda terima tersebut dan minta tamu untuk
menandatangani.
3. Memposting transaksi:
 Log-in ke sistem VHP dan buka daftar bill.
 Input transaksi pembayaran menggunakan kartu
debit dengan deskripsi singkat.
 Input jumlah tagihan yang sesuai.
 Input nomor bill, nomor kartu debit.
 Proses transaksi untuk memposting ke sistem.
4. Menyerahkan tanda terima pembayaran kepada tamu:
 Cetak tanda terima tamu terbaru untuk tamu
tersebut.
 Masukkan ke dalam amplop.
 Menyerahkan tanda terima tersebut kepada tamu.
1. Selalu Periksa kembali Safe deposit Box di kamar.
 Pastikan safety box dalam keadaan sudah kosong
dan tidak terkunci
 Pastikan Baterai berfungsi dengan baik.
 Pastikan keypad dan layar berfungsi dengan baik.
2. Ambil Encoder
 Masuk ke log book.
 Hubungi petugas Keamanan.
 Ambil encoder dan Master key dari FO Safety Box.
3. Proses lanjutkan ke kamar
 Selalu dikawal oleh security.
 Bunyikan Bell diikuti dengan salam standar (3 Kali).
 Buka pintu menggunakan Master key.
4. Membuka safety box yang terkunci
 sambungkan encoder ke stopkontak..
 Masukkan kata sandi untuk membuka brangkas
 Menginput catatan ke dalam buku catatan brankas.
 Bagaimana jika encoder tidak dapat membuka safety box
yang terkunci:

 segera beritahukan dan memint bantuan Duty

Manajer/ HOD.

Menindak lanjuti safety box 1. Merekam secara detail

yang terkunci di kamar yang  Permintaan pembukaan Kotak Keselamatan pada
telah ditempati. ruang yang telah ditempati harus dicatat secara
terperinci seperti:
- Nomor kamar
- Nama tamu
 Membuka safety box di kamar yang sudah
ditempati harus disertai oleh security hotel sebagai
saksi.
 Membuka kotak pengaman di kamar yang sudah
ditempati hanya dapat diproses oleh FO Supervisor
/ Duty Manager / Asst. manajer / FOM.
2. Sopan santun
3. Hubungi asisten
 Panggil Supervisor / Duty Manajer / Asst FO.
Manajer / FOM dan menginformasikan masalah ini.
 Panggil keamanan untuk menemui Supervisor /
Tugas Manajer / Asst FO. Manajer / FOM di resepsi.
4. Ambil Encoder
 Masuk ke log book.
 Ambil enkoder dari safety box FO.
5. Melanjutkan proses di kamar tamu
 Selalu dikawal oleh security.
 Bunyikan Bell diikuti dengan salam standar (3 Kali).
6. Salam dan hormat untuk tamu
 Saat pintu terbuka, Salam sesuai dengan waktu
standar.
 Memperkenalkan nama dan tujuan
 Permintaan maaf dan kesopanan untuk memasuki
kamar tamu.
 Menjelaskan Tujuan dan meminta izin
7. Membuka safety box yang Terkunci
 sambungkan encoder ke stopkontak..
 Masukkan kata sandi untuk membuka brangkas
 Menginput catatan ke dalam buku catatan brankas.
8. Mengamankan Encoder
 Kembali ke Front Office
 Tempatkan Encoder ke Front Office Safety Box dan
masuk ke log book.
 Kunci safety box
 Berikan kunci safety box tersebut kepada security,
dan master key disimpan di Front Office.