A.

PENGERTIAN RECEPTION
Reception adalah salah satu seksi dari front office yang mempunyai tanggung
jawab terhadap penanganan tamu check-in, stay, sampai check-out. Di beberapa hotel
besar bagian reception tidak hanya menangani tamu
check in saja tetapi juga menangani tamu check out juga,
penggabungan tugas ini mungkin dilakukan
jika hotel sudah menerapkan sistem
komputer, ada banyak istilah yang digunakan
untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent, Guest Service
Assistant, Ambasador, Room Clerk. Seorang reception adalah orang yang
penting bagi tamu dan hotel, bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling
sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang
yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin
datang kembali ke hotel.

B. PERAN DAN FUNGSI PETUGAS RECEPTION

Petugas Reception mempunyai peran dan fungsi yang penting dalam
menunjang tujuan dari sebuah hotel. Berikut adalah peran dan fungsi petugas
Reception :
1. Menyambut tamu tiba
2. Memproses pendaftaran tamu
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu
4. Menangani kunci kamar tamu
5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar &
sleep out
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan
keinginan tamu
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan
pelayanan hotel
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan
tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .
C. PERALATAN PETUGAS RECEPTION
Unsur peralatan dalam operasi kantor depan merupakan unsur penting untuk
meningkatkan pelayanan, mempercepat pekerjaan dan meningkatkan effisiensi.
Berikut adalah berbagai peralatan yang dipergunakan di kantor depan :
a. Alat-alat
Rak Status Kamar (room rack)
Kotak kunci dan surat (mail and key rack)
Telephone
Rak informasi (information rack)
Kotak kunci cadangan (duplicate key rack)
Mesin cap waktu (time and date stamping machine)
Mesin ketik
Posting machine
Safety deposit boxes
Mesin hitung
Komputer dan printer
Mesin foto copy
Mesin facimile
Bel
b. Furniture
Meja pendaftaran (reception/registration counter) & key drop
Meja tulis dan kursi
Almari
Papan tulis / pengumuman

D. FORMULIR
Adapun formulir yang digunakan untuk menunjang kegiatan reception antara
lain sebagai berikut :

Registration form / card

 Guest card / kartu tamu

Rekening tamu / guest bill

Supporting Bill (restaurant bill, room service bill, bar bill, telephone bill,
fax bill, paid out,laundry bill)

Room count sheet

Room sales recapitulation

House Count Information

Brosur & Rate Sheet

Breakfast Coupon
 Welcome drink coupon

Expected Arrival List

Reservation Slip
E. PROSEDURE PENANGANAN TAMU
1. PROSEDURE PENANGANAN WALK-IN GUEST
Walk-in guest adalah tamu yang datang tanpa melakukan reservasi
terlebih dahulu, tamu datang langsung ke konter Front office dan bertanya
apakah masih terdapat kamar dan fasilitas hotel.
a. Sikap petugas dalam keadaan siap menerima tamu.
b. Menyapa tamu saat menghampiri counter.
c. Tanyakan kepada tamu apakah telah membuat reservasi
sebelumnya.
d. Tanyakan kepada tamu keinginan dan kebutuhan yang diperlukan
selama menginap di hotel.
e. Mengecek kamar yang diperlukan tamu pada room rack.
f. Tawarkan kamar sesuai dengan yang diinginkan tamu, jelaskan
pula fasilitas dan harga kamar secara lengkap.
g. Tanyakan dengan jelas nama tamu untuk kejelasan dalam
pengucapan dan penulisanya.
h. Mintalah tamu untuk mengisi registration form.
i. Tentukan kamar sesuai keinginan tamu.
j. Selanjutnya petugas mengisi kolom nomor kamar, jumlah orang,
tax & service, harga kamar dan inisial petugas.
k. Tanyakan metode pembayaran yang digunakan dan permintaan
khusus selama menginap di hotel.
l. Cek ulang apakah kamar sudah siap digunakan.
m. Berikan informasi mengenai fasilitas dan produk hotel yang
tersedia.
n. Bacakan dan jelaskan dan jelaskan kartu tamu kepada tamu.
Informasi yang terdapat didalamnya adalah guest name, room
number, arrival and departure date, room rate, guest signature.
o. Panggilah bellboy untuk mengantar tamu ke kamar serahkan kartu
dan kunci kamar ke bellboy.
p. Mengucapkan salam istirahat sebagai kegiatan akhir registrasi.
q. Setelah tamu menuju ke kamar, selanjutnya petugas mengisi dan
melengkapi formulir kedatangan, daftar A, guest bill, dan room
rack slip.

2. PROSEDURE PENANGANAN INDIVIDUAL GUEST

Individual Guest merupakan tamu yang datang seorang diri yang
biasanya sudah melakukan reservasi sebelumnya.
a. Sikap petugas dalam keadaan siap menerima tamu.
b. Menyapa tamu saat menghampiri counter
 c. Tanyakan kepada tamu apakah telah membuat reservasi
sebelumnya.
d. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas
reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat
metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan
perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang
berupa guarantee etter (GL), atau travel agent
e. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu
yangdapat berupa passpor, KTP, SIM
f. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out
time dan beberapa fasilitas penting
g. Memberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan
kegunaanya
h. Panggilah bellboy untuk mengantar tamu ke kamar serahkan kartu
dan kunci kamar ke bellboy.
i. Mengucapkan salam istirahat sebagai kegiatan akhir registrasi.
j. Setelah tamu menuju ke kamar, selanjutnya petugas mengisi dan
melengkapi formulir kedatangan, daftar A, guest bill, dan room
rack slip

F. PRODUCT KNOWLEDGE
Pengetahuan produk yang akan di tawarkan kepada tamu merupakan
keharusan untuk di kuasai oleh receptionis. Dengan latihan pengalaman , akan tercipta
keterampilan salesmanship, sehingga terjadi efisiensi dalam proses penjualan kamar.
Berikut product knowledge yang harus dikuasai seorang receptionist.
1. Room Charges
Receptionist harus mengetaui dan
memahami harga kamar yang di tawarkan
untuk harga kamar umum dan harga kamar
spesial , seperti travel agent, dan harga
untuk kontrak lain.
 2. Hotel Fact Sheet
Receptionist
harus mengetahui
informasi tentang
event yang akan
datang dan sedang di
selengarakan di hotel.
Fasilitas dan berbagai
kegiatan yang ada di area hotel, seperti jumlah kamar, jenis restaurant, jenis
meeting room dan tempat lainnya.

3. Guest Room Size and Rate

Reception harus mengetahui
dan mengetahui jenis kamar atau
ukuran kamar yang di miliki, lokasi
tipe jenis kamar, pemandangan yang
di miliki untuk setiap jenis kamar
,jenis nama atau ruangan yang di
sewakan seperti ballroom, meeting
room, bussines room.

4. Checkout Time and late Checkout Time

Receptionist harus mengetahui waktu keberangkatan tamu (checkout
time) yang di berlakukan
hotel sehingga mampu
meninjaklanjuti pada
kasus tamu yang telambat
atau melebihi dari waktu
keluar kamar.
 DAFTAR PUSTAKA

Yunita. 2012. Pengertian Reception

http://yunitasmk4yk.blogspot.co.id/2012/01/layanan-reception.html. Diakses pada 25
September 2016.

SMIP. 2011. Peran dan Fungsi Reception

http://smipusi.blogspot.co.id/2011/01/bagian-reception-reception-section.html.
Diakses pada 25 September 2016.

Tika. 2014. Peralatan Reception

http://hotelakomodasi.blogspot.co.id/2012/12/reception_19.html. Diakses pada 25
September 2016.

Munandar, Nazib. 2012. Prosedure Penananganan Walk-in Guest

http://akomodasi-perhotelan.blogspot.co.id/2012/12/menangani-tamu-tiba-tanpa-
reservasi_3.html. Diakses pada 25 September 2016.

Fadila, Putri. 2014. Prosedure Penanganan Individual Guest

http://12aph.blogspot.co.id/2014/11/penanganan-tamu-check-in-dan-check-out.html.
Diakses pada 25 September 2016.

Febiana, Dinda. 2015. Product Knowledge

http://pariwisata10dindafebiana.blogspot.co.id/2015/02/menyediakan-layanan-
akomodasi-reception.html. Diakses pada 25 September 2016

RUANG LINGKUP RECEPTION

KADEK APRELIA KARISMA YANTI

05
XII AP 3
SMK N 4 DENPASAR
2016