Pembatalan Reservasi

Cancellation of reservation adalah pembatalan suatu pemesnn kamar yang

telah dilakukan karena alasan tertentu. Pembatalan reservasi dapat dilakuka secara langsung ke
alamat hotel maupun menggunakan mendia informasi yang lain. Pembatalan reservasi harus sesuai
dengan aturan yang sudah ditetapkan pihak hotel, misalnya terkait refund atau pengembalian uang
yang sudah masuk. Beberapa hotel menetapkan peraturan
bahwa bila terjadi pembatalan maka advance reservation deposit akan
dipotong sebesar 50%. Banyak pula hotel yang mengembalikan penuh uang
muka dari calon tamu. Bila pembatalan diberitahukan setelah pukul 18.00 pada
tanggal kedatangan, maka seluruh advance reservation deposit yang telah
dibayar akan diambil oleh hotel. Pembatalan yang dilakukan tamu dapat dikelompokkan menjadi
dua (2) jenis, yaitu cancellation with a deposit dan cancellation is caused by lay over passanger.

1. Cancellation with a deposit

Pembatalan yang dilakukan oleh pemesan yang telah memberikan uang muka untuk pesanan
yang telah dibuat.

a. Individual deposit yaitu deposit yang diberikan oleh pemesan dapat dikembalkan oleh hotel
apabila informasi pembatalan disampaikan jauh hari sebelum tanggal datang. Apabila
informasi pembatalan dilakukan 1 hari sebelum kedatangan maka deposit dapat
dikembalikan kepada tamu. Hotel akan menunggu sampao dengan pukul 6 sore dan tamu
baru membatalkan pesanan yang dibuat maka hotel tidak akan mengembalikan deposit
tamu tersebut. Besar kecilnya pengembalian deposit kepada pemesanan bila terjadi
pembatalan tergantung pada kebijakan masing-masing hotel.
b. Group deposit
Pembatalan pada reservasi tamu group biasanya diberikan batas tunggu 1 bulan sebelum
tanggal kedatangan. Apabila pembatalan dilakukan kurang dari 1 bulan, missal 2 minggu
sebelum kedatangan maka pihak hotel berhak atas pemotongan atau penarikan deposit yang
diberikan oleh pemesan untuk pesanan tamu rombongan, sebaiknya kesepakatan dibuat di
awal kontrak sehingga pihak pemesan dan hotel memahami kebijakan yang ditetapkan oleh
hotel, termasuk kebijakan untuk pengembalian atau tidak deposit yang sudah diberikan
oleh travel agent.
Besar denda yang dikenakan bagi pembatalan tergantung pada :
1. Citra biro perjalanan
2. Hubungan kerja antara biro perjalanan dengan hotel
3. Kemungkinan hotel untuk menjual kamar tersebut
2. Cancellation is caused by lay over passanger

Pembatalan keberangkatan tamu diakibatkan oleh tidak berangkatnya pesawat yang dipesan,
misalnya pesawat rusak, cuaca tidak mendukung, badai dan keadaan darurat lainnya.

Penanganan pembatalan pemesanan karena tidak berangkatnya pesawat, yaitu :

1) Meminta tamu mengisi formulir pembatalan dengan lengkap

2) Meminta identitas tamu
3) Mengcopy kartu identitas tamu
4) Mengambil arsip pesanan kamar yang sudah dibuat tamu sebelumnya sesuai dengan identitas
tamu
5) Mencoret reservation slip
6) Menghapus informasi tamu pada tabel pesanan kamar
7) Membicarakan tentang deposit yang sudah diberikan pemesan
8) Menyimpan kembali arsip yang diambil dan menempatkan pada arsip cancellation binder
9) Mencatat informasi cancellation pada announvement board

Prosedur penanganan pembatalan :

1. Mengisi formulir pembatalan secara lengkap
2. Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan
3. Coret buku harian atau slip pemesanan kamar
4. Hapus pada tabel pemesanan kamar
5. Simpan kembali pada arsip di Modifing Bookings.
Contoh formulir cancellation-no show
1. Pada Date diisi tanggal tamu melakukan pembatalan
2. Name of guest yaitu nama dari tamu yang melakukan cancel
3. Period of stay yaitu diisi periode tamu menginap dari tanggal berapa sampai tanggal berapa
4. Agent diisi apabila saat melakukan reservasi dia menggunakan agent TA, Airlines dll.
Jikalau dia memesan untuk diri sendiri diisi personal
5. Type of guarantee yaitu jaminan pada saat dia melakukan reservasi contoh credit card
(master card, visa, dsb.)
6. Cancellation fee yaitu jumlah biaya pembatalan,
7. Reason yaitu alasan tamu membatalkan reservasi
8. Approval diisi oleh hotel manager apakah proses pembatalan tersebut disetujui atau tidak