A.

Uraian Materi

Memperbaharui Reservasi
1. Menerima Pembayaran dan Deposit Reservasi
1) Receiving Deposits

Adalah pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh tamu kepada pihak

hotel dalam jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam
atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal. Prosedur:

a. Setiap penerimaan deposit harus dibuatkan laporan kepada :

 Tamu/pengirim sebagai pemberitahuan.
 F.O. Cashier.
 Chief Accountant.
 General Manager
 Arsip
b. Cheque/alat pembayaran deposit diserahkan kepada F.O. Cashier
untuk dipotong pada C/L Control Sheet.
c. Sebelum alat pembayaran deposit diserahkan harus ditanda tangani
oleh F.O. Manager untuk diketahui
d. Tulis/catat pada Reservation Slip sejumlah deposit yang dikirim untuk
diketahui oleh Reception sebagai dasar/pedoman dalam

2) Receiving Pre-Payments

Adalah pembayaran yang dilakukan oleh para tamu untuk sejumlah

harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum
mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar.

Advance Payment biasanya dilakukan oleh:

 Travel Agent /Biro perjalanan yang kurang bonafit
 Perusahaan yang tidak ada perjanjian dengan pihak hotel.
 Tamu yang datang tanpa membayar

Prosedur
 Buat laporan ke departeman lain sama prosedurnya dengan
penerimaam deposit.
 Catat pada Reservation Slip/ Reservation Diary
 Catat pada kartu pendaftaran setelah datang.
 Sebutkan jumlah pembayaran pada rekening.
2. Memperbaharui Reservasi

Adakalanya sebuah pemesanan terjadi perubahan atau pembatalan yang

diminta oleh calon tamu. Dalam hal ini, petugas reservasi akan
membuatkan formulir perubahan dan pembatalan dan pada saat yang
sama pula, petugas juga akan mendata ulang pada tabel pemesanan
kamar. Informasi tentang pembatalan suatu reservasi meliputi :
 Tanggal pemesanan kamar yang pertama
 Nama Tamu
 Tanggal saat pembatalan
 Nama orang yang melakukan pembatalan
 Nomor pembatalan reservasi
 Nama petugas yang menerima pembatalan

Seluruh dokumen reservasi yang telah dibatalkan juga harus disimpan atau
diarsip.Hal ini dilakukan untuk memudahkan petugas dalam kegiatan
mendapatkan data calon tamu bilamana suatu saat dokumen yang telah
dibatalkan tersebut diperlukan kembali.

3. Menangani Amendment, Cancellation, dan No- Show

1) Amendment of Reservation
Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah
perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah
dilakukan.Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu
dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu
pemesanan kamar antara lain :

 Perubahan tanggal tiba atau tanggal berangkat

 Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu yang

menginap Prosedur menangani pembatalan:

 Mengisi perubahan dalam reservation form/blanko pemesanan kamar.

 Membuat perubahan pada reservation slip/diary.
 Mengadakan perubahan dalam reservation chart/tabel.
 Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba
yang baru, dimana perubahan form yang terakhir selalu diletakkan
paling atas.
 2) Cancellation of Reservation

Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan

kamar yang telah dilakukan karena alasan tertentu. Beberapa hotel
menetapkan peraturan bahwa bila terjadi pembatalan maka advance
reservation deposit akan dipotong sebesar 50%, ada beberapa hotel
yang mengembalikan penuh uang muka dari calon tamu. Bila
pembatalan diberitahukan setelah pukul 18.00 pada tanggal
kedatangan, maka seluruh advance reservationdeposityang telah
dibayar akan diambil oleh pihak hotel.

Prosedur penanganan pembatalan:

 Mengisi formulir pembatalan dengan lengkap.

 Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan.
 Coret buku harian atau slip pemesanan kamar.
 Hapus pada tabel pemesanan kamar.
 Simpan kembali pada arsip di Modifing Bookings

Nusa Raya Hotel

Raya Parung Street 22-23 Sawangan Depok 16516
Phone (021) 7431270-71,(0251-8616335 - Fax (0251) 8618252, 8616332

Amendment Cancellation Cancellation No.:.........

Guest Name:
Date of Original Booking: Arrival Date: Accommodation Required: Remarks:
Date: Cancelled by: Departure Date: Rate:

Completed by:

 Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari

tabel pemesanan kamar.
 Bila sudah ada pembayaran/deposit, maka deposit tersebut akan diambil
untuk menutupi penjualan.
 Bila mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan tapi kalau
kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain.
 Bila bisa ditampung/diberikan kamar maka slipnya akan ditambah atau
perbaikan pada buku harian dan dikembalikan kedalam tabel sesuai
 dengan lamanya tinggal serta data dalam korespondensi dirubah pula
sesuai dengan tanggal kedatangan
 Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber
yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya No Show.
 Rack Slip disimpan pada tempat yang disediakan khusus untuk itu.