ADMINISTRASI DAN RUANG LINGKUP PERHOTELAN

16 June 2015
RUANG LINGKUP HOTEL

 Wisatawan : Orang yang memasuki wilayah suatu negara dengan tujuan apapun asal bukan untuk
tinggal menetap atau melakukan usaha yang teratur dan mengeluarkan uangnya di negara yang
dikunjungi serta tidak memperoleh uang dari negara tersebut.
 Ciri-ciri wisatawan: -Perjalanan dilakukan lebih dari 24 jam
-Perjalanan dilakukan hanya untuk sementara waktu

-Orang yang melakukannya tidak mencari nafkah di tempat di negara yang dikunjungi

 Hotel menurut Hotel Proprietors Act :

Suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman, dan
fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar
dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima.

Hotel menurut Grolier Electronic Publishing, Inc :

Usaha komersial yang menyediakan tempat menginap, makanan, dan pelayanan lain untuk umum.

 Karakteristik Hotel :
1. Usaha musiman

2. Mempunyai rantai distribusi dan rentang waktu yang pendek

3. Merupakan industri yang menggunakan tenaga kerja secara intensif

 Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :

1. Room Acomodation

2. Food & Beverage:

3. Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon,
laundry.

4. Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk
acara banquet(pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir),
penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas
olahraga (golf, gymnasium, billiard)

 Jenis Hotel : (United State Lodging Industry)

1. Transient Hotel

2. Residential Hotel

3. Resort Hotel
  Penggolongan Hotel :
1. Penggolongan ditandai dengan bintang (bintang 1 sampai 5)

2. Penggolongan berdasarkan kondisi phisik, syaratnya:

– Besar kecil hotel

– Kualitas, lokasi dan lingkungan bangunan

– Fasilitas yang dimiliki hotel untuk tamu

– Kelengkapan peralatan yang tersedia

– Kualitas bangunan

– Tata letak ruang dan ukuran ruang

3. Penggolongan berdasar Operasional/Manajemen:

– Struktur organisasi, uraian tugas dan manual kerja

– Tenaga kerja, spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan

4. Penggolongan berdasar Pelayanan :

– Keramahan, sopan, dan menggunakan seragam

– Pelayanan mengacu kepada kebutuhan dan keinginan tamu

– Pelayanan dibuka selama 24 jam

 Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :

1. Tarif kamar per room tarif:

2. Tarif kamar per person tarif:

– Seasional Rates

– Week-End Rates

– Family Plan Rates

– Group Rates

– Commercial Rates

– Airlines Rates

– Day Rates

– Travel Agencies Rates

– Over Flow Rates

– Sistem Plan Rates

Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta

Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)

Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)

 Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :

1. Outside Selling (Luar)

2. Inside Selling (Dalam)

Daftar Rekening (Chart of Account):

Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:

1. Rekening riil (Riil accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta,
utang dan modal.

2. Rekening Nominal (Nominal accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari
pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.

 Struktur Organisasi Hotel:

1. Front Office Depatment

2. Housekeeping Department

3. F&B Department

Departemen ini dibadi menjadi 2:

a. F&B Production

b. F&B Service

4. Sales&Marketing Department

5. Accounting Department

6. Human Resources Department

7. Engineering Department

8. Security Department

 Struktur Organisasi Departemen Akuntansi:

1. Financial Controller

2. Chief Accounting
3. Credit Manager

4. Account Receivable

5. Income Audit

6. Accounting Payable

7. General Cashier

8. Cost Control

9. Receiving

10. Store (Gudang)

11. Payroll

12. Purchasing

13. Night Audit

14. Book Keeper

 Sistem Pembayaran pada Hotel

Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:

1. Pembayaran dengan cash money

2. Pembayaran dengan credit card

3. Pembayaran dengan traveller cheque

4. Pembayaran dengan voucher

5. Pembayaran dengan guarantee letter

6. Pembayaran dengan complimentary

PENDAPATAN

Penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut.
Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya
menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan
makanan dan minuman, penjualan dari outlet-outlet lainnya.

a. Penjualan Kamar

b. Penjualan makanan dan Minuman

c. Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet

Karakteristik penjualan pada usaha hotel yaitu:

1. Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.

2. Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.

3. Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock).

PENJUALAN KAMAR

a. Jenis Pemesanan Kamar

1. Pemesanan Kamar Bergaransi (Guaranteed Reservations)

Yang termasuk pemesanan kamar bergaransi:

 Prepayment
 Advance Deposit
 Travel Agent/Airlines
 Corporate
2 Pemesanan Kamar tak Bergaransi (Non Guaranteed Reservations)

b. Media Pemesanan Kamar

a. Telepon

b. Surat

c. Telex

d. Faxsimile

e. Go show

c. Sumber-sumber Reservasi

1. Company atau Perusahaan

2. Travel Agent/Biro Perjalanan

3. Airlines Agency/Perusahaan Penerbangan

4. Government/Pemerintahan

5. Airport Representative

6. Hotel Guest/Tamu Hotel

7. Car Rental Company/Perusahaan Penyewaan Mobil

8. Central Reservation System/Sistem Pemesanan Terpusat

9. Individual/Perseorangan

 Bagan Organisasi yang Terlibat:

a. Reservation

b. Front Office (FO) dan FO cashier:

c. Bellboy

d. Roomboy

e. Housekeeping

f. Night Audit

g. Income Auditor

h. Account Receivable

i. General Cashier.


Dokumen yang Digunakan:
a. Guest bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama
menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:

v Master bill

v Extra bill

b. Reservation Form

c. Registration Form

d. Registration Card

e. Room Count Sheet

f. Room Sales Recapitulation

g. Remittance of Fund
  Laporan yang Dihasilkan:
1. Room Sales Recapitulation

2. Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

 Prosedur Penjualan:
Penjualan Kamar:

Tamu FO Bellboy Night Audit Income Audit

Melakukan RSF Setelah tamu registrasi,

reservasi kunci kamar diserahkan, Cek ulang

RGF bellboy mengantar tamu

ke kamar

RGC Cek

GB Buat daily of sales

(Masukkan ke rak,

posting tiap hari)

RCS

RSR

Uang

GB

ROF

PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

  Kelompok Makanan dan Minuman
a. Makanan

– Makanan pembuka (Appetizers)

– Sup (Soup)

– Makanan utama (Main course)

– Makanan penutup (Dessets)

b. Minuman

– Minuman keras (Liquer)

– Beer

– Minuman ringan (Soft drink)

– Minuman hangat (Hot beverage)

 Bagian yang Terlibat

a. Waiter/Waitress

b. Food and Beverage (F&B) Cashier

c. Kitchen

d. Income Auditor

e. Night audit

f. FO cashier

 Dokumen yang Digunakan:

a. Menu List: daftar harga dan jenis makana serta minuman

b. Restaurant and Bar order: mencatat pesanan tamu

c. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu
dan sebagai bukti tagihan kepada tamu

d. Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai
maupun kredit pada masing-masing shift

e. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil
penjualan pada hari itu

 Laporan yang Dihasilkan:

a. Restaurant and Bar Summary of Sales
b. Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

Prosedur Penjualan:

Penjualan Makanan dan Minuman Tunai

Tamu Waiter/ress Kitchen F&B Cashier FO

Menu Menu

Order RBO RBO RBO

(Rangkap 3, (Siapkan pesanan)

arsip) RBB

(Rangkap 3,

RBB arsip) Titip pada FO

+ utk tiap shift

Uang Uang Esok dibawa

+ ke back office

RBSS

ROF

Penjualan Makanan dan Minuman Kredit

Tamu Waiter/ress Kitchen F&B Cashier FO

Menu Menu

Order RBO RBO RBO

(Rangkap 3, (Siapkan pesanan)

arsip) Posting

RBB ke GB

(Rangkap 3,

RBB arsip) Titip pada FO

(Ttd persetujuan ke + utk tiap shif

Charge bill) RBSS Esok dibawa

ke back office

ROF

PENERIMAAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang
memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga
sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.

Penjualan Kamar

Bagian Organisasi yang Terlibat:

a. Front Office (FO) dan FO cashier

b. Night Audit

c. Income Auditor

d. General Cashier.

Dokumen yang Digunakan:

a. Guest bill

b. Room Sales Recapitulation

c. Remittance of Fund

Prosedur :

FO Night Audit Income Audit General Cashier

GB
+

RSR

Uang

ROF

Cek Cek ulang & catat pada catat pada general cashier

summary, daily sales simpan

uang&arsip bukti

Penjualan Makanan dan Minuman

Bagian Organisasi yang Terlibat :

a. F&B cashier

b. FO cashier

2. Night Audit
3. Income Auditor
4. General Cashier

Dokumen yang Digunakan:

a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu
dan sebagai bukti tagihan kepada tamu

b. Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai
maupun kredit pada masing-masing shift

c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil
penjualan pada hari itu

Prosedur :

F&B FO Night Audit Income Audit General Cashier

RBB GB

+ +

SOS RSR

+ +

Uang Uang

ROF ROF

Cek Cek ulang & Catat pada general cashier

catat pada summary, simpan

daily of sales uang&arsip bukti

Pengumpulan Piutang

Bagian Organisasi yang Terlibat:

1. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan
penagihan
2. Collector: melakukan penagihan atas piutang tamu berdasarkan faktur.
3. General Cashier: menerima semua hasil penagihan piutang dan melakukan pengecekan kembali
dan menyetor uang ke bank.

Dokumen yang Digunakan:

1. Guest bill
2. Reservation Form
3. Agent Voucher
4. DPP
5. Invoice
6. Cash Receipt

Prosedur

Account Receivable Head Department Collector General Cashier

VA

RF

GB Persetujuan Penagihan ke agen

Invoice Invoice Invoice Invoice Catat pada GCS

+ + + + info ke AR, lalu

DPP DPP DPP DPP arsip

+ + + +

CR CR CR CR

Penerimaan Uang Muka

Bagian Organisasi yang Terlibat:

a. Reservation

b. Front Office (FO) dan FO cashier:

c. Night Audit:

d. Income Auditor

e. General Cashier

Dokumen yang Digunakan:

a. Cash Receipt

b. Reservation Form

Prosedur :

Reservation Agen FO Cashier Night Income General Cashier

Audit Auditor

RF Reservasi
RF RF RF

+ +

Uang Uang Cek Cek ulang Catat pada GCS

&informasikan

CR account receivable,

lalu arsip

ROF

BIAYA

PENGERTIAN BIAYA

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan
(revenue) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

DOKUMEN-DOKUMEN

1. PURCHASE REQUISITION (PR)

Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya
disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.

Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:

a. Asli dikirim ke seksi cost control

b. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing

c. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departemen outlet

Contoh pembuatan Purchase Requisition:

Pada tanggal 14 Mei 2006 berdasarkan stock minimum barang petugas gudang meminta kepada seksi
pembelian barang supaya dibelikan barang-barang yaitu:
30 pack Maizena 400 gram 18 btl Apricot Brandy

60 kg Coffee Bali 250 gram 15 btl Borzoi Vodka

24 can Custard Powder 100 gram 36 btl Bir Bintang Large

36 can Baking Powder 50 gram 36 box Paper Napkin

Hotel :

Alamat :

PURCHASE REQUISITION

To : Purchasing Department No : 001

From : Storeroom Department Date : 14 Mei 2006

Please order the following items

To be delivered by:………………..

Stock
Unit Qty On Average To date Unit
Reqst hand Consum Consum Price
No Items Remarks

Pack Maizena
1 400
gram
Coffee
Bali 250
Kg gram 30 10 30 25

2 Custard 60 20 60 30
Powder
3 100 24 8 24 10

4 Can gram 36 12 36 15

5 Baking 18 6 18 10
Powder
6 50 gram 15 5 15 7

7 Apricot 36 12 36 12
Brandy
8 Can 36 26 36 30
Borzoi
 Vodka

Bir
Bintang
Btl Large

Paper
Napkin
Btl

Btl

Box

Requested by Approved by

Head Department Store General Manager

2. PURCHASE ORDER (PO)

Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan
operasional hotel.

Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang
berlaku misalnya:

d. Harus didukung dengan purchase requisition

e. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)

Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:

a. Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk

b. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control

c. Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)

d. Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable

e. Copy Keempat arsip purchasing department

Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu
penerimaan barang antara lain:

1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).

2. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu,
berat, ukurannya serta spesifikasinya.

Contoh pembuatan purchase order:

Hotel : ……………………

Alamat : ……………………

PURCHASE ORDER

Kepada Yth : UD Pelangi No : 001

Tanggal : 14 Mei 2006

Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim kebagian
penerimaan kami:

Tanggal tiba : 18 Mei 2006

Jenis Harga Harga

No Banyak Satuan Barang Satuan Total

Maizena
400 gram 30 5.500 165.000
1 Pack
2 Kg Coffee 60 5.000 300.000
Bali 250
3 Can gram 24 2.500 60.000

4 Can Custard 36 3.000 108.000

Powder
5 Btl 100 gram 18 105.000
1.890.000
6 Btl Baking 15 115.000
Powder 1.725.000
7 Btl 50 gram 36 10.000
360.000
8 Box Apricot 36 27.500
Brandy 990.000

Borzoi
Vodka

Bir
Bintang
Large

Paper
Napkin

Total 5.598.000

§ PO ini dianggap batal jika paling lambat tanggal 25 Mei 2006 belum tiba di gudang.

§ Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan (receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).

§ Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.

§ Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel
bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.

§ Pembayaran akan dilakukan, setelah barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota
tuan/nyoya atau surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.

§ Harap dicantumkan no order kami pada nota tuan/nyonya.

§ PO ini dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.

Purchasing Manager Cost Control General Manager

3. MEMORANDUM INVOICE (MI)

Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik.
 Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa
Memorandum Invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum
Invoice.

Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku syah apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang
diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:

1. Quantity and Quality Approved

2. Price approved

3. Received

Setelah MI ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:

1. Asli dikirim ke seksi cost control

2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang

3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip)

4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable

5. Copy Keempat diberikan kepada supplier

Contoh pembuatan Memorandum Invoice:

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Food

No :001

Date :18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock Unit
No Unit Qty Description Price Total Remarks

A1 Pack 30 Maizena
2 Kg 60 400 gr 5.500 165.000
Coffee Bali
3 Can 24 250gr 5.000 300.000

4 Can 36 Custard 2.500 60.000

Powder
 100gr 3.000 108.000

Baking
Powder
50gr

Total 633.000

Quantity&Quality Control Price Approved Received

(……………………..) (………………………..) (………………..)

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Beverage

No :002

Date :18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock Unit
No Unit Qty Description Price Total Remarks

Apricot
Brandy
Borzoi 105.000 1.890.000
B1 Btl 18 Vodka
2 Btl 15 115.000 1.725.000
Bir Bintang
3 Btl 36 large 10.000 360.000

Total 3.975.000

Quantity&Quality Control Price Approved Received

(………………………) (………………………..) (………………..)

Hotel:

Alamat:

Memorandum Invoice Material Supplies

No :003

Date :18 Mei 2006

Delivered by: UD Pelangi

Stock Unit
No Unit Qty Description Price Total Remarks

C1
Paper 27.500 990.000
Box 36 Napkin

Total 990.000

Quantity&Quality Control Price Approved Received

(………………………) (………………………..) (……………….)

4. DAILY RECEIVING REPORT (DRR)

Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.

Daily Receiving Report dapat dikalsifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang
seperti:

1. Daily Receiving Report untuk Food

2. Daily Receiving Report untuk Beverage

3. Daily Receiving Report untuk Material

Tujuan membuat Daily Receiving Report antara lain:

1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima

2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO)
3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of account
4. Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex)
Contoh pembuatan Daily Receiving Report:

Hotel :

Alamat :

Daily Receiving Report Food

No :001

Date : 18 Mei 2006

Inv Unit Dairy

No Oty Unit Items Price Total Rem Fruit&Vegt Meat Product

UD
Pelangi

Maizena

Coffee
30 Pac Bali 5500 165.000

60 Kg Cust 5000 300.000

Powder
24 Can 2500 60.000
Baking
36 Can Powder 3000 108.000
001

Total: 633.000

Prepared by Received by Checked by

(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)

Hotel :

Alamat :
Daily Receiving Report Beverage

No :002

Date : 18 Mei 2006

Inv Unit Soft

No Oty Unit Items Price Total Rem Liquer Beer drink

UD
Pelangi

Apricot
Brandy

Borzoi
Vodka
18 Btl 105.000 1.890.000
Bir
15 Btl Bintang 115.000 1.725.000

36 Btl Large 10.000 360.000

002

Total: 3.975.000

Prepared by Received by Checked by

(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)

Hotel :

Alamat :

Daily Receiving Report Material Supplies

No :003

Date : 18 Mei 2006

Inv Unit
No Oty Unit Items Price Total Rem Inventory Other

UD
Pelangi
36 Box 27.500 990.000
003 Paper
 Napkin

Total 990.000

Prepared by Received by Checked by

(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)

5. BINCARD

Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa
barang.

Dengan adanya metode bincard sangat membantupetugas gudang untuk mengetahui kondisi
barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum
stock.

Contoh Pembuatan Bincard:

Stock No A1 Bin No: 100-1

Description Maizena 400gr

Max : 40 Min :10 Unit: Pack

Date Reference In Out Balance

31 Aprl
2006
18 Mei
2006
Inventory – – 10
DRR 001 30 – 40

6. CARDEX

Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk,
barang keluar, dan sisa barang
 Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:

1. Jumlah nilai barang yang tersisa digudang

2. Tingkat turn over
3. Harga alokasi per unit barang
4. Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel
5. Mengetahui barang yang jarang dipakai
6. Jumlah barang masuk dan keluar

Contoh Pembuatan Cardex:

Unit
Date Reference Cost In Out Balance

31
Aprl
2006
18
Mei
2006 – – 10
Inventory 5.500
DRR 001 30 – 40

Item: Maizena 400gr Stock No: A1 Unit: Pack

7. STOREROOM REQUISITION (SR)

Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom Requisition dapat
dibedakan menjadi 3 antara lain:

1. Storeroom Requisition Food

2. Storeroom Requisition Beverage
3. Storeroom Requisition Material and Supplies
Storeroom Requisition dibuat oleh masing-masing departemen dan diterima oleh bagian gudang untuk
menyiapkan barang. Didistribusikan kepada:

1. Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex

2. Copy pertama ke gudang sebagai arsip
3. Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut
PEMBELIAN PERSEDIAAN

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana
barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan/hotel.
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:

1. Menjaga kontinuitas usaha

2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal

5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang

6. Mencegah slow moving item

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut,
sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Temperatur ruangan

2. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang

3. Metode penyimpanan barang

4. Sistem ventilasi

Bagian Yang Terlibat

1. Departemen yang membutuhkan

2. Gudang (Storeroom)

3. Pembelian (Purchasing)

4. Penerimaan (Receiving)

5. Cost Control

6. Hutang (Account Payable)

Dokumen Yang Digunakan

1. Purchase Requisition (PR)

2. Purchase Order (PO)
3. Memorandum Invoice (MI)
4. Daily Receiving Report (DRR)
5. Quatation Analysis Price (QAP)
 6. Bincard
7. Cardex

Laporan Yang Dihasilkan

Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana
menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena
penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada
setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock
opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan
hotel berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar
masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya
diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.

Bagian Yang Terlibat

1. Departemen yang membutuhkan

2. Gudang (Storeroom)
3. Cost Control

Dokumen Yang Digunakan

1. Storeroom Requisition (SR)

2. Bincard
3. Cardex

Laporan Yang Dihasilkan

1. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir
periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir padacardex/bincard
3. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang
akan dipakai sebagai dasar menghitungfood/beverage cost
4. Daily food costt, merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan antara
total cost dengan total sales) yang biasanya dinyatakan dengan persentase

PENGELUARAN KAS
Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing
outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas
kecil. Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya disebut General Cashier juga
diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang
sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan
kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashierharus mendapat
persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department.

Pembayaran Gaji

Bagian Yang Terlibat

1. Personalia
2. Accounting Head Department
3. General Manager
4. General Cashier
Dokumen Yang Digunakan

1. Daftar Gaji
2. Slip Gaji
3. Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan
oleh general cashier

Pembayaran Hutang

Bagian Yang Terlibat

1. Account Payable/Hutang

2. Accounting Head Department

3. General Manager

4. General Cashier

Dokumen Yang Digunakan

1. Voucher Payable
2. Faktur
3. Memorandum Invoice
4. Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan
oleh general cashier

Pembelian Tunai
Bagian Yang Terlibat

1. Departemen yang memerlukan

2. Purchasing/Pembelian
3. Accounting Head Department
4. Cost Control
5. General Manager
6. General Cashier
Dokumen Yang Digunakan

1. Purchase Requisition
2. Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan
oleh general cashier.