ALAT BANTU SUPERVISOR

Contoh supervisor dan instrument dalam bantu pengawasan , sebagai berikut :

1) Production Record
Catatan bagian produksi baik dari bar dan kitchen hari kerja (daily,
weekly, monthly), diperbandingkan antara monthly production record ><
monthly production cost kontrol terhadap pemborosan/tidah bahan yang
digunakan.

2) Supervisor manual
Buku panduan khusus yang didesain untuk jabatan (chef manual,
supervisor manual) yang berisikan (daftar, isi, latar belakang jabatan,
terminology jabatan, filsafat kepimimpinan, uraian singkat manajemen,
petunjuk, parameter keberhasilan, visi dan misi, informasi teknologi dan
aplikasinya, pembahasan aspek pelanggan dll).

3) Employee presence record

Keharusan mengisi daftar hadir atau EPR tidak hanya ditujukan untuk
calon pegawai di saat pendidikan, tetapi juga bagi semua pekerja dengan
adanya ini seorang supervisor bisa mengetahui apakah bawahannya hadir
atau tidak, karena EPR ini bersifat real(nyata).

4) Daftar penilaian kinerja

Evaluasi pegawai oleh atasan atas dasar instrument penilaian kinerja
meliputi :
a) Technical skill
Penilaian atas technical skill merupakan penilaian terhadap keterampilan
teknis yang dimiliki pegawai terkait tugas-tugas hariannya. Pegawai yang
sering melakukan kesalahan dengan akibat terlambatnya pelayanan akan
diberi nilai kurang memuaskan.
 Penilaian technical skill mencakup tenis pekerjaan sebagai berikut:
a. Kemambuan merencanakan vekeriaanva sendiri.
b. Mengkombinasikan pekerjaan.
c. Melaksanakan prosedur kerja dengan objek tertentu.
d. Memperlihatkan hasil kerja atau output pekerjaan.
Selain hal di atas, masih ada kemampuan dan potensi lain yang dinilai,
seperti:
a. Bagaimana bekerja sama dengan rekan kerja.
b. Bagaimana bekerja sama dengan seksi lain.
c. Bagaimana bekerja sama dengan para atasan
d. Tingkat absensi, tinggi atau rendah
e. Kemampuan, baik produksi ataupun pelayanan, dan hal-hal
berkaitan dengan cara berkomunikasi dan pemakaian etika.
f. Sikap yang ditunjukan setiap kali bekerja, misal ketegaran dan
keberanian
mengambil keputusan.
g. Kemauan untuk mengembangkan diri dan belajar.Kemauan untuk
mengembangkan diri dan belajar.
Untuk pegawai pelaksana tidak ada penilaian kepemimpinan. Nilai
kepemimpinan hanya diberikan kepada mereka yang menjabat sebagai
pemimpin. Pelaksanaan Job list dan Job Performance harian
merupakan
beban penilaian oleh atasanya.
b) Managerial skill
Penilaian berdasarkan standar dalam kemampuan manajerial. Poin
penilalan vang menyangkut kemampuan managerial hanya digunakan
untuk pegawai yang menjadi pemimpin, misalnya manajer dan
supervisor. Penilaiannya menggunakan standart untuk pemimpin.
Prestasi kepemimpinan mereka akan dinilai oleh Top Management. Hal
umum yang terjadi, yaitu bahwa peilaian tak selamanya objektif., baik
penilaian terhadap pegawai, supervisor, maupun manajer. Pada sebuah
 hotel, kepemimpinan sangatlah menentukan kinerja para bawahan. Jika
leadership buruk maka dapat dikatakan bahwa perusahaan sudah separuh
gagal, sebab kelemahan itu akan memicu ketidakdisiplinan dan
menurunkan loyalitas pegawai yang pada saatnya nanti akan semakin
melemahkan perusahaan
c) Human skill
Bagaimana penilaian terhadap coordinaty value (nilai kerjasama) dengan
mengesampingkan sifat dan karakter individu. Untuk poin in yang paling
penting adalah masalah komunikasi individu terhadap orang-orang di
luar dirinya. Namun demikian jika dikaitkan dengan opersional hotel
maka yang paling penting adalah bagaimana bekerja sama sebagai suatu
tim dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Persoalan apakah orang
tersebut pemarah, pemalu, introvert, ekstrovet, ambisius, atau yang lainya
tidaklah terlalu penting. Yang penting adalah nilai kerjasama (coordinaty
value) yang di-rating, apakah mampu, tidak mampu, atau baik sekali
caranya bekerja sama dan berkomunikasi. Untuk nilai kerjasama in
penilai sulit bersikap subjektif karena semua orang dapat menyaksikan
perilaku pegawai, dimulai dari seksinya, bagaimana menunjukan
kerjasama dan saling mendukung dalam melakukan pekerjaan. Kesaksian
dari banyak orang inilah yang membuat penilaian harus benar-benar
objektif. Penilai akan disoroti bagaimana dia menilai manusia dengan
cara yang manusiawi dan apa adanya.
Hail penelitian memilki dua sisi, yaitu:
1. Penilaian objektif atau penilaian subjektif
2. Penilaian adil atau tidak adil
3. Penilaian fair atau tidak fair
4. Penilaian berdasar prestasi riil atau transaksi
5. Penilaaian yang jujur atau penilaian yang menyimpang.
Dengan adanya nilai khusus untuk people skill atau human skill ini maka
dapat diketahui apakah seorang sebenarnya teat ataukah tidak untuk
diangkat menjadi pemimpin. Juga, tepat atau tidak jika dipindah ke
 tempat lain, karena kurang dapat bekerja sama dengan timnya. Berdasar
DPKP, seorang pegawai yang secara human skill dianggap arogan, selalu
menjadi provokator tau biang kerok yang merusak suasana, dapat saja
dipindah kebagian lainuntuk menetralkan perilakunya.

5) Peran house rules

Tata tertib internal yang diperuntukan bagi setiap anggota perusahaan
tersebut. Tata tertib ini sangat penting bagi sebuah perusahaan karena tata
tertib inilah yang mengatur bagaimana seharusnya setiap karyawan
bersikap, tata tertib ini juga sangat membantu supervisor dalam
mengawasi bawahannya bekerja.

6) Logbook supervisor
Catatan kerja yang dipakai untuk pekerjaan-pekerjaan lapangan dimana
pelaksana dibagi menjadi kelompok-kelompok kerja. Logbook dalam
perusahaan dipahami sebagai catatan kerja yang dipakai untuk pekerjaan-
pekerjaan lapangan di mana pelaksana pekerjaan dibagi menjadi
kelompok - kelompok kerja (shift) dengan dua sampai tiga shift. Agar
antar shift dan antar individu dapat menyampaikan pesan-pesan penting
atau informasi maka kemudian digunakan satu media informasi tertulis
yang disebut dengan logbook. Pesan yang ditulis menyangkut, misalnya
pekerjaan yang belum tuntas dan harus diselesaikan, sutau masalah yang
penting seperti pengambilan seragam baru, atau memanfaatkan yang ada.
Logbook supervisor memiliki fungsi penting dalam komunikasi antar
supervisor. Buku ini biasanya disimpan di ruang supervisor. Antara seksi
satu dengan seksi lain tentu berkaitan, sehingga memerlukan hubungan
dinas yang jelas. Jika ada masalah, hal itu dapat dijelaskan melalui
logbook ini. Contoh: seksi di FO yang menangani transaksi dengan tamu
perlu penjelsanan dari bagian reservasi kamar tentang data tamu. Jika
supervisor dibagian tersebut masuk pagi, maka ia dapat menuliskanya di
logbook tentang apa yang diperlukanya. Contohnya lainya, supervisor di
Housekeeping yang akan libur dapat menitipkan pesan tenatng masalah
di suatu kamar yang memerlukan perbaikan. Pesan itu ditujukan kepada
supervisor lain yang akan bertugas selama libur. Jadi segala macam
pesan dapat ditulis melalui logbook ini, termasuk berita keluarga, tentang
adanya rapat dinas, dan banyak lagi masalah yang dapat ditulis sebagai
suatu informasi.
Persyaratan suatu logbook yang tertib adalah:
1. Dalam 1 ruang supervisor hanya ada 1 logbook untuk semua
supervisor.
2. Logbook ini harus disi dengan benar dan tertib karena difungsikan
sebagai media informasi dinas. Oleh karena itu harus bebas dari corat-
coret atau apa saja yang dapat merusak buku ini, atau menjadi lahan
humor yang tak perlu.
3. Semua supervisor meyakaini bahwa buku itu merupakan alat yang
efektif untuk berkomunikasi, jika tidak dapat saling bertemu secara
langsung. Keberadaan logbook mencerminkan adanya tanggung lawab
pada setlap supervisor untuk selalu berkomunikasi.
Selain logbook di ruang supervisor, juga ada logbook yang dipakai di
ruang produksi, di ruang di mana ada kegiatan pelayanan, dan juga di
kanotr-kantor lain dimana tak ada produksi tetapi ada kegiatan lain. Di
seksi engineer yang mengurusi mesin juga selalu ada logbook, karena ada
kegiatan maintenance dan ada shift. meskipun tidak memproduksi
makanan, tetapi engineery memproduksi bahan penunjang vital seperti
air bersih, air panas, steam, listrik untuk seluruh hotel. Hal itupun dapat
dinilai sebagai produksi dan ada nilai finansialnya (harga air bersih, air
panas, steam, listrik/KWH). Ada alat bantu lain yang disebut Buku
Ekspedisi. Jika pada suatu seksi terdapat kunci-kunci penting maka
kunci-kunci tu harus disimpan di kantor atau disimpan supervisor.
Peminjaman ataupun pemakaianan kunci inipun harus dicata dibuku
ekspedisi, yaitu saat mulai meminjam dan saat mengembalikanya.
Berdasar pengalaman, banyak terjadi kehilangan karena ketidak-
 cermatan dalam menangani kunci ini. Kunci hilang, tertinggal, atau
disalahgunakan pihak lain, dapat terjadi tapa sepengetahuan supervisor.
Buku ekspedisi dapat membantu menacri siapa yang bertanggungjawab
jika terjadi masalah yang menyangkutb pemakaian kunci.dalam buku
tersebut harus ditulis dengan jelas siapa yang memakai atau meminjam
kunci, tanggal dan jam berapa, kunci yang mana (atau nomor berapa),
tanda tangan peminjam dan petugas yang menangi buku itu. Bila logbook
digunakan secara efektif sebagai alat komunikasi para pelaksana
lapangan, semua pesan akan dapat sampai secara tertulis dan jelas.
Logbook dapat mengatasi kesalahpahaman, mis-informasi, ketidakjelasan
suatu rencana, berbagai manfaat lain

7) Work time schedule

Work time schedule adalah jadwal kerja tiap-tiap bagian hotel, jadwal
perlu dibuat sebagai patokan atas hal-hal bukan hanya terkait dengan
pekerjaan, tetapi juga hal lain.

8) Masukan informasi
Sebagai alat bantu masukan informasi dari berbagai sumber. Masukan
informasi ini bisa masuk darimana saja seperti dari bawahan kita, kita
sebagai supervisor harus menerima informasi tersebut sembari mencari
tahu kebenaran informasi yang disampaikan tersebut.

9) Questionnaire
Pendapat pelanggan karena tanpa quest questionare berorientasi tanpa
kritik, hotek tak akan pernah tau kelemahnnya. Dengan adanya kritik dari
tamu kita bisa meningkatkan sesuatu hal yang kurang dalam team kita.
10) Supervisor chechlist
Bentuk sebuah daftar pekerjaan yang harus dilakukan dan tak mesti sama
antara hari ini dengan hari lain. Ini pula yang membedakan dengan job
list yang merupakan patokan kerja yang sudah pasti dan berlaku untuk
seterusnya. Checklist membantu mengingatkan supervisor tentang
beberapa pekerjaan khusus yang harus dilakukan hari ini juga.