Conduct Night Audit

Melaksanakan Audit Malam

PAR.HT02.023.01

Disajikan oleh :
WONDO
Kompetensi yang
berkaitan erat :
• Menyediakan Layanan Akomodasi Reception
( Provide Accomodation Reception Services )
• Memelihara Catatan Keuangan
( Maintain Financial Records )
Perkembangan / trend di hotel
pada saat ini :

Reception, Front Office Cashier

( FOC ), Telephone Operator,
menjadi Front Desk
Agent/Associate.

Night Receptionist, merangkap

Night Auditor.
Pendapatan ( Revenue ) Hotel
yang terbesar diperoleh dari
KAMAR ( Room Sales )
• Sales Coefficient : Perbandingan
• Room Sales / Revenue Seluruh Pendapatan Hotel
• Food & Beverage Sale / Rev ( Total Revenue dengan
Pendapatan Kamar ( Room
• Other Operated Department
Revenue ).
• Hotel Berbintang sales
Total Revenue ( TOREV ) coefficiennya berkisar 150 – 200
• Budget Hotel : SC 110 - 120
Case Study
Bell Boy Control Sheet
Housekeeping Report
KODE UNIT : PAR.HT02.023.01

JUDUL UNIT : MELAKSANAKAN AUDIT MALAM

DESKRIPSI UNIT : Unit ini berhubungan dengan keterampilan dan

pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengaudit
prosedir keuangan dalam konteks front office.
Unit ini dianggap sama dengan keterampilan
umum unit Audit Prosedur Keuangan.

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

1.1 Transaksi diperiksa sesuai dengan prosedur
perusahaan.
1.2 Transaksi dicocokan secara teliti.
1.3 Neraca yang dipersiapkan oleh orang lain
diperiksa sesuai dengan prosedur perusahaan.
Memonitor
1.4 Sistem keuangan dilaksanakan dan dikontrol
01 prosedur
sesuai dengan prosedur perusahaan.
keuangan
1.5 Sistem dimonitor dan input yang tepat diberikan
bagi manajemen untuk memungkinkan
peningkatan.
1.6 Ketidak sesuaian diidentifikasi dan dipecahkan
sesuai dengan tingkat tanggungjawab.
2.1 Laporan rutin dilengkapi secara teliti dalam
Menyelesaikan rangka waktu yang telah ditetapkan.
02 2.2 Laporan diteruskan segera kepada
laporan keuangan
orang/departemen yang bersangkutan.
 Memeriksa dokumen transaksi
Untuk mempersiapkan audit malam perlu untuk membaca
dan memeriksa berikut:

• Pendapatan Kamar
• Penjualan Makanan dan Minuman
• Penjualan Laundry
• Toko obat ( Drug Store )
• Biaya la in-lain ( miscellaneous charge )
• Paid-out
• Total debit dan total kredit
• Laporan kasir Kantor Depan.
 Menyeimbangkan ( Balancing ) transaksi

Berikut ini berlaku untuk pengecekan semua transaksi:

a. Kredit Departemen kunci ( Department Key Credit ) :

• paid-out cashier
• paid kasir kantor depan

b. Pengembalian Departemen kunci ( Department Key Rebate ):

• melihat daftar voucher rebate.

c. Kredit Lain-lain ( Miscellaneous Credit ):

• diambil dari daftar voucher kredit lain-lain
 Memeriksa laporan dan neraca

1.Lembar Rekapitulasi penjualan kamar ( Room Sales Recapitulation

Sheet )
2. Ringkasan dari ( Summary of ) :
• penjualan makanan
• penjualan minuman
• penjualan Room Service
• penjualan perjamuan ( Banquet Sales )
• penjualan toko obat
• biaya layanan dan pajak untuk penjualan gerai ( outlet).
3. Daftar voucher laundry.
4. Daftar voucher, transportasi, telepon dan lainnya.
5. Paid-out.
 Kegiatan kekasiran

Tanggung jawab kasir:

• untuk mempersiapkan tagihan tamu

• menerima pembayaran

• untuk mengirimkan saldo uang yang diterima

• untuk membayar uang

• untuk menutup tagihan.

 Sistem keuangan

Prosedur untuk memeriksa voucher:

1. Pisahkan semua voucher ke departemen masing-masing.

2. Pertimbangkan voucher masing-masing departemen.
3. Setelah memverifikasi setiap koreksi dengan departemen yang
mereka pengaruhi, jumlahkan voucher yang diperbaiki/dikoreksi pada
mesin penambahan ( adding machine ).
4. Memeriksa kembali voucher untuk konfirmasi dari koreksi.
5. Jika rekaman itu, tidak cocok dengan angka/laporannya,
periksa untuk menemukan kesalahan sebelum melanjutkan.
6. Dalam sistem komputerisasi, revisi laporan individu
dapat dicetak setelah koreksi dan penyesuaian
dibuat.

Prosedur ini dapat berbeda sesuai dengan prosedur operasi

standar masing-masing perusahaan.
 Pemantauan dan pelaporan

1.Keseimbangan / balance dibawa ke depan

dibandingkan dengan saldo dari transkrip.
2. Total penjualan kamar dibandingkan dengan
lembar rincian harga kamar (biaya kamar diperiksa
secara detail dengan rak kamar / room rack ).
3. Total penjualan bar dibandingkan dengan total biaya
yang dilaporkan oleh kasir bar.
4. Total penjualan restoran dibandingkan dengan total
biaya yang dilaporkan oleh restoran kasir.
5. Total Laundry / cucian dibandingkan dengan total
yang nampak dalam jurnal penjualan departemen ini.
6. Total pengeluaran tunai dibandingkan dengan
jumlah pembayaran tunai dicatat pada lembar kas kantor
depan ( front office cash sheet )
7. Biaya total dibandingkan dengan jumlah total dari
semua kolom sebelumnya.
8. Total biaya tunai dibandingkan dengan penerimaan
yang tercatat pada lembar tunai kantor depan.
9. Total pengeluaran/allowances dibandingkan dengan total
voucher allowances yang dibuat sepanjang hari ini.
10. Total saldo dibuktikan dengan mengambil selisih
/ perbedaan antara total dari kolom debit dan kredit.
 Prosedur Ketidaksesuaian
( Discrepancies procedure )
Harga gratis ( Complimentary Rate )
Kamar yang disediakan untuk tamu tanpa biaya. Hal ini
biasanya dilakukan sebagai promosi usaha dan / atau
goodwill:
• prosedur, harus disetujui oleh General Manager /
manajer Kantor Depan ( FOM )
• mengurangi total penjualan kamar.
Denda keterlambatan ( Late charge )
Pengenaan biaya, diposting setelah tamu berangkat
( check-out ), diperlukan untuk penagihan late charge :
• tanggung jawab kasir kantor depan dan kasir gerai
• pertama, sebelum menutup tagihan kasir kantor
depan cek dengan kasir gerai
• dan recheck ke buku ekspedisi.

Sleep-Out
Seorang tamu Hotel yang tidur diluar Hotel, tapi biaya
kamar dilanjutkan sampai tanggal keberangkatan kecuali
kesepakatan telah diatur sebelumnya untuk periode tidur
diluar dikenakan harga yang lebih rendah atau tidak
dikenakan biaya.
Melengkapi laporan keuangan

Laporan penjualan harian:

• kamar terhuni% (untuk hari ini, sampai saat ini)
• Nama dari gerai penjualan
• Jumlah tempat duduk ( number of seats )
• jumlah cover hari ini, sampai saat ini
• penjualan rata-rata per cover untuk hari ini
• penjualan rata-rata per cover sampai saat ini
• seats turn over hari ini
• seats turn over sampai dengan saat ini.
Analisis Laporan Staistik
Statistik yang dikerjakan oleh Departemen kantor depan
dengan Tujuan
- Meninjau hasil operasional hotel.
- SeBagai bahan evaluasi terhadap suatu pelaksanaan
kegiatan.
-Dasar evaluasi tersebut dapat menjadi acuan untuk
merencanakan suatu kegiatan yang baru dengan strategi
penyelesaian terhadap program yang direncanakan
tersebut.
Dasar Perhitungan
Presentasi tingkat hunian (% occupancy)
Persentasi tingkat hunian = Jumlah kamar terjual X 100%
Jumlah kamar tersedia untuk dijual
Misal: ada 232 kamar terjual dan 410 kamar tersedia untuk dijual
Presentase tingkat hunian 232 X 100% = 56,58%
410
 Laporan auditor malam:

• penjualan gerai / outlet

• penjualan ditagihkan / charge sales
• Total kredit
• kas yang dikumpulkan
• neraca / balance
Mendistribusikan Laporan

Laporan Penjualan harian ditandatangani oleh Income

Auditor dan kemudian disetujui oleh Accounting Manager
sebelum didistribusikan sebagai berikut:
• Manajer umum ( General Manager )
• Asisten manajer eksekutif ( EAM )
• Manajer Makanan dan Minuman ( F & B Manager )
• Manajer Kantor depan ( FO Manager )
• Manajer akuntansi ( Accounting Manager )
• Manajer Pemasaran ( Marketing Manager ).
LINGKUP VARIABEL
1. Unit ini berlaku untuk seluruh sektor pariwisata dan perhotelan.
2. Transaksi dan laporan keuangan/statistik berkaitan dengan:
2.1 transaksi dan laporan harian, mingguan dan bulanan
2.2 pemisahan oleh departemen
2.3 hunian
2.4 kinerja penjualan
2.5 penerimaan komisi
2.6 pengembalian penjualan
2.7 aktifitas laporan komersial
2.8 aktifitas mata uang asing
2.9 seluruh jenis pembayaran.
3. Sistem keuangan mencakup, namun tidak terbatas pada sistem untuk:
3.1 kas kecil
3.2 pengambangan
3.3 kontrol debitur
3.4 prosedur perbankan.