Accounting Hotel

Corporate Manual
ACCOUNTING
Diberlakukan Untuk Hotel Horison Seminyak – Bali
Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 1

Corporate Manual
Disetujui Oleh:
(Benny Irnaldy) (Ir. Anhar Sudrajat) (Thomas JA)

GM Hotel Division Direktur Direktur

Corporate Manual
KATA PENGANTAR
Setiap perusahaan / organisasi memiliki sistem operasional, dimana salah satunya

adalah sistem akuntansi. Semua sistem operasional departemen memiliki peranan
penting untuk berjalannya perusahaan dengan baik.
Saat ini perusahaan yang bergerak di bidang jasa, terutama bidang perhotelan dan
hiburan semakin banyak dan berkembang, oleh karena itu perlu adanya sistem
operasional yang standar untuk mendukung operasional perusahaan.
Di tiap unit hotel perlu didukung oleh sistem operasional yang memadai, sehingga
sistem yang ada harus selalu berkembang dengan mengikuti perkembangan usaha,
teknologi dan faktor lainnya untuk memenuhi kebutuhan kegiatan operasional
perusahaan. Perkembangan teknologi yang cepat menuntut perubahan sistem
dengan cepat juga.
Pada kesempatan ini kami ingin menyampaikan standar sistem akuntansi PT.
Metropolitan Land Tbk. Besar harapan kami bahwa Basic Operation Manual (BOM)
bidang akuntansi yang kami sampaikan dapat diterima dengan baik dan
diimplementasikan di tiap unit Hotel.
Penjabaran prosedur lebih lanjut, apabila dibutuhkan dalam operation accounting

dapat dilakukan dan dituangkan ke dalam Hotel Operation Manual - Accounting
sehingga permasalahan yang lebih detail dapat diakomodasikan sesuai dengan
keadaan spesifik dari unit hotel bersangkutan.
Selamat berkarya,
Corporate Finance Department

Corporate Manual
BAB I
TATA SISTIM ACCOUNTING
Untuk terlaksananya sistem accounting yang baik di hotel, Kantor Pusat telah memiliki
paket tata sistim accounting yang terdiri dari :
1. Struktur Organisasi & Job Descriptions

2. Chart of Accounts (COA)
3. Accounting Manual
4. 21 Form
5. Software Pendukung :
 General Ledger,
 Fixed Assets,
 Program Gaji & PPh 21,
 Bank In – Bank Out
6. Prosedur Budget & DIPK (Daftar Isian Program Kerja)
7. Laporan Keuangan
Paket tersebut merupakan paket konfidensial dan distribusinya menjadi wewenang

Departemen Accounting Kantor Pusat.
Untuk unit hotel yang tidak lagi dikelola oleh PT. Metropolitan Land Tbk, seluruh paket
Accounting System Set Up harus dikembalikan kepada PT. Metropolitan Land Tbk.

Corporate Manual
BAB II
CASH AND BANKING
2.1 CASH
House Bank
Adalah uang tunai (jumlah tertentu) yang dikelola untuk keperluan operasional
unit hotel. Besarnya house bank ini disesuaikan dengan keperluan unit hotel
dengan persetujuan Kantor Pusat. Menggunakan dana tetap / imperest fund
system
2.2 BANK ACCOUNT

Dalam pengelolaan dana, unit hotel mengenal adanya beberapa sistem, yaitu :
2.2.1 Bank In
Adalah rekening bank yang berfungsi untuk menerima setoran hasil usaha
hotel. Setoran unit hotel ke rekening bank in dapat berupa uang tunai,
credit card, cek, bilyet giro, dan transfer.
Semua hasil operasional (revenue) & non operational (a.l : hasil lelang)
harus disetor seluruhnya ke bank in keesokan harinya (kecuali hari Sabtu
dan hari libur) dan tidak boleh dikurangi untuk keperluan pengeluaran
rutin atau pengeluaran lainnya oleh unit hotel.
Untuk hari Sabtu dan hari libur, semua hasil operasional (revenue) harus
disetorkan pada hari kerja berikutnya. Sementara dana disimpan di
brankas.
2.2.2 Bank Out

Adalah rekening yang digunakan untuk menunjang kegiatan operasional
unit hotel. Pembayaran kepada a.l : supplier, remunerasi karyawan, dapat
berupa uang tunai, cek, bilyet giro, dan transfer.
Unit hotel mengajukan proposal dana untuk operasional bulan berikutnya
selambat-lambatnya tanggal 26 bulan berjalan, dan dikirimkan ke Kantor
Pusat. Setelah Direksi menyetujui, kemudian Kantor Pusat mengirim
proposal dana tersebut ke Divisi Dana untuk selanjutnya dana sejumlah
tersebut akan dikirimkan ke unit hotel, secara bertahap sesuai jadual yang
telah diputuskan Kantor Pusat.
2.2.3 Pembuatan Bukti Bank

Untuk semua transaksi bank in dan bank out harus dibuatkan bukti
penerimaan bank dan bukti pengeluaran bank setiap hari.

Corporate Manual
BAB III
CLOSING & AUDIT REVENUE
3.1 NIGHT AUDIT
3.1.1 Proses Night Audit :

Pelaksanaan night audit dimaksudkan untuk memeriksa dan memastikan
semua penjualan dan penerimaan pembayaran di Front Desk Agent,
restoran maupun di outlet lainnya dan menutup semua transaksi pada hari
yang bersangkutan. Dalam proses night audit, sistem akan mengakumulasi
semua data dan mencetak laporan-laporan.
Urutan Pelaksanaan Night Audit :

Pada pelaksanaannya langkah-langkah pelaksanaan night audit
mengacu kepada sistem front office di masing-masing unit hotel.
3.2 INCOME AUDIT
3.2.1 Income audit dimaksudkan untuk :

 Memastikan kebenaran perhitungan dari night audit dan
mengalokasikan pendapatan dengan benar sesuai general ledger.
 Memastikan kelengkapan dokumen yang sesuai dengan prosedur
operasional hotel.
 Mengakumulasi dan menganalisa revenue tiap hari. (untuk
dibandingkan dengan budget).
3.2.2 Proses Income Audit :

Pada pelaksanaannya langkah-langkah pelaksanaan income audit mengacu
kepada sistem front office masing-masing unit hotel.

Corporate Manual
BAB IV
ACCOUNT RECEIVABLE
Accounts receivable atau piutang terjadi karena adanya suatu transaksi penjualan barang
atau jasa.
4.1 CREDIT SALES
Credit sales atau penjualan kredit adalah suatu transaksi yang mana
pembayaran/pelunasannya tidak dilakukan pada saat barang/jasa diserahkan.
Laporan umur piutang (aging) digunakan untuk membantu seorang Credit Manager
ataupun Credit Supervisor dalam mengontrol dan menjaga agar saldo piutang hotel
tidak melebihi saldo wajar, yang pada umumnya tidak melebihi 60 hari atau
menyatakan siaga pada umur tagihan yang sudah 90 hari.
4.1.1 Fasilitas Kredit (Credit Facility)

Setiap klien yang ingin mendapatkan fasilitas kredit dapat mengajukan
surat permohonan ke Hotel dan mengisi “Formulir Permohonan Fasilitas
Kredit (Credit Facility Application Form)” untuk selanjutnya, dikirim
kembali setelah diisi dengan data lengkap.
Agar pemberian fasilitas kredit ini lebih akurat, maka seorang Credit
Manager / Credit Supervisor harus melakukan pengecekan tanpa
dilimpahkan ke pihak lain. Pengecekan terhadap klien mencakup referensi
antara lain : kredit pada hotel lain. Semakin banyak informasi yang didapat
semakin baik dalam memutuskan pemberian fasilitas kredit.
Fasilitas kredit hanya diperuntukkan kepada : “PERUSAHAAN” saja,

sedangkan untuk “PERORANGAN” tidak diberikan fasilitas kredit.
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemberian fasilitas kredit

:
- Room nights productivity dan potensinya
- Track Record pembayaran
Persetujuan fasilitas kredit “tidak boleh” melalui telepon.

4.1.2 Batas Kredit (Credit Limit)

Corporate Manual
Batas kredit (credit limit) ditetapkan oleh unit hotel, berdasarkan seleksi
atas history transaksinya dan ditentukan oleh masing masing unit hotel.
4.1.3 Administrasi
Untuk mengelola administrasinya, seorang Credit Manager / Credit
Supervisor harus membuka dua arsip yang disusun secara Alphabetic untuk
“Fasilitas kredit yang disetujui” dan “Fasilitas kredit yang tidak disetujui”.
4.2. Proses Reservasi

Pengawasan terhadap transaksi kredit harus mulai dilakukan sejak saat reservasi
oleh petugas terkait, untuk menghindari resiko piutang tidak tertagih.
4.2.1 Informasi yang Dibutuhkan dalam Reservasi :

Reservasi diterima dan datang melalui a.l : facsimiles, e-mail, surat,
telepon, travel agent voucher atau melalui kontak perseorangan.
Untuk itu dibutuhkan informasi dalam reservasi antara lain :

o Nama lengkap tamu
o Tanggal lahir
o Perusahaan / pihak penjamin
o Tanggal kedatangan serta keberangkatan
o Tipe kamar dan permintaan khusus
o Room rate yang telah disetujui
o Metode pembayaran
o Apakah dijamin apabila tamu tidak datang (cancellation fee)
o Jaminan / advance deposit
o Nama, jabatan, alamat dan nomor telepon / fax terhadap orang yang
membuat reservasi.
4.2.2 Untuk Klien yang Sudah Terdaftar dan Mempunyai

Fasilitas Kredit
Jika klien sudah terdaftar dan mempunyai fasilitas kredit, maka yang
diperlukan adalah surat jaminan (guarantee letter) atau voucher untuk
setiap pemesanan.
Surat jaminan (guarantee letter) atau voucher tersebut harus sesuai

dengan speciment yang telah disampaikan pada saat fasilitas kredit
diajukan dan disetujui yang menyebutkan dengan jelas apa saja yang
menjadi tanggungan perusahaan.

Corporate Manual
Surat jaminan (guarantee letter) atau voucher harus diterima oleh pihak
hotel sebelum tamu datang atau paling tidak di fax terlebih dahulu dan
aslinya diminta pada saat tamu datang.
4.2.3 Untuk Klien yang Tidak Mempunyai Fasilitas Kredit

Jika klien tidak mempunyai fasilitas kredit kepada hotel, maka petugas
reservasi berkewajiban untuk menyampaikan informasi mengenai
pembayaran yang dapat diterima oleh hotel dan dapat dipilih oleh klien
tersebut antara lain : cash, credit card, dan perlu dijelaskan bahwa
“personal cheque” tidak dapat diterima sebagai pembayaran.
4.2.4 Travel Agent Voucher – Sudah Mempunyai Fasilitas Kredit

Jika sebuah travel agent sudah memperoleh fasilitas kredit dari hotel,
maka petugas reservasi dapat dengan segera memberikan konfirmasi atas
reservasinya apabila travel agent tersebut mengirimkan “TAV atau travel
agent voucher”, per fax dan aslinya dapat diterima pada saat tamu check -
in.
Travel agent voucher itu harus jelas menyebutkan apa saja yang akan
ditanggung oleh travel agent tersebut dan segera dimasukkan ke dalam
system reservation di front office modul, sehingga Front Desk Agent dapat
secara langsung mengetahui apa saja yang akan menjadi beban travel
agent dan apa saja yang akan menjadi beban tamu. Tujuannya agar dapat
dibuatkan “split guest folio”, bila perlu.
4.2.5 Travel Agent Voucher – Baru

Bila travel agent tidak mempunyai fasilitas kredit dengan hotel, maka
petugas reservasi dapat menerima dengan memberikan penjelasan kalau
atas reservasinya diwajibkan “Full Prepayment” (bayar penuh dimuka).
Untuk voucher dari travel agent yang tidak mempunyai fasilitas kredit
namun tamunya sudah check in, maka petugas reservasi wajib
menginformasikan kepada Front Office Manager dan Marketing
Department agar dapat segera diproses untuk pembayaran (pelunasan)
sebelum tamu check out ; baik ditagihkan kepada travel agent dan tamu
yang bersangkutan.
4.3 Proses Registrasi

Corporate Manual
Resiko fasilitas kredit akan timbul apabila Front Desk Agent menerima kartu
registrasi yang tidak diisi lengkap oleh tamu. Kekurangan informasi ini akan
mengurangi kemampuan terhadap penagihan sejumlah uang yang berasal dari
“late charges” atau “skippers”. Untuk itu tagihan yang tidak dapat ditagih harus
menjadi tanggung jawab Front Desk Agent.
Front Desk Agent mempunyai tanggung jawab utama dalam registrasi / check in,
dengan demikian mereka wajib menyakinkan bahwa a.l: nama lengkap tamu,
alamat lengkap tamu, lama tinggal tamu, metode pembayaran tamu, nomor
passpor tamu (atau kartu tanda pengenal lainnya yang masih berlaku) telah
dicatat dan tamu telah menandatangani Registration Card yang telah diisi data
lengkap. Hal ini juga berlaku untuk “Returning Guest”, kecuali mereka dalam
status “ Sleep Out ”.
4.3.1 Metode Pembayaran oleh Perusahaan

Bagi tamu perusahaan dengan reservasi dan perusahaan telah memiliki
fasilitas kredit, Front Desk Agent diharuskan mengikuti prosedur sebagai
berikut :
o Memeriksa surat jaminan (Guarantee Letter) dengan membandingkan
antara copy / fax dengan surat asli yang dibawa tamu,
o Informasikan kepada tamu apa saja yang ditanggung oleh perusahaan
dan yang menjadi tanggungan personal account,
o Cek kebenaran Room Rate-nya dan lamanya tinggal tamu tersebut
4.3.2 Metode Pembayaran dengan Kartu Kredit

Unit hotel menerima kartu kredit (Credit Card) seperti a.l :
o American Express,
o Diners Club,
o Master Card,
o JCB,
o Visa Card,
o Bank Charge (Bank Tertentu).
Jika tamu hendak membayar dengan satu diantara berbagai macam kartu
kredit diatas, Front Desk Agent wajib mengikuti prosedur sebagai beriku :
 Mintalah Kartu Kredit tamu untuk di – SWEPT ke dalam Mesin EDC
dengan benar, untuk memastikan bahwa kartu kredit masih aktif.
4.3.3 Metode Pembayaran Tunai

Corporate Manual
Bilamana seorang tamu yang telah melakukan reservasi dan tidak

menginginkan pembayarannya dilakukan dengan kartu kredit, maka pada
saat check in petugas Front Desk Agent harus menginformasikan kepada
tamu bahwa ia diminta membayar deposit senilai satu setengah kali (1.5 x)
room night harga kamar yang dipesan dan menyelesaikan tagihan secara
“Tunai” sebelum check out.
4.3.4 Metode Pembayaran dengan Cek

Bilamana seorang tamu hendak membayar dengan cek, tamu tersebut
harus diberikan informasi oleh petugas Front Desk Agent bahwa cek
pribadi tidak dapat diterima sebagai pembayaran.
4.4 In – House Guest

Selama tamu tinggal di hotel, Front Office Manager wajib mengontrol kredit yang
tercatat pada “Bill Tamu” dengan bantuan Report OCL (Over Credit Limit).
Daftar OCL (Over Credit Limit) ini menginformasikan semua tamu yang tagihannya
telah mencapai nilai yang merupakan batasan credit limit dari Unit Hotel.
Front Office Manager harus menindaklanjuti semua daftar OCL (Over Credit Limit)
a.l : memberikan Reminder Letter.
4.4.1 In – House Guest dengan Pembayaran oleh Perusahaan :

Untuk tagihan yang akan dibayar oleh perusahaan yang telah mempunyai
fasilitas kredit dengan unit hotel, Front Office Manager harus memastikan
bahwa “Guarantee Letter” telah ada dan hanya beban – beban yang
ditanggung dalam surat jaminan tersebut yang akan ditagihkan ke
perusahaan, sedangkan sisanya harus personal account (P/A).
Untuk “Long Staying Guests”, bill-nya harus ditransfer ke city ledger secara
mingguan dan ditagihkan ke perusahaannya, terkecuali ada perjanjian
khusus yang telah dibuat dan disetujui oleh General Manager.
4.4.2 In – House Guest dengan Pembayaran Kartu Kredit :

Bila pembayaran tamu melebihi floor limit (sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan oleh Penjamin Kartu Kredit), maka petugas Front Desk
Agent menyampaikan kepada pemegang kartu bahwa kartu kreditnya
telah melebihi floor limit untuk dimintakan pembayarannya dilakukan
dalam bentuk lain.

Corporate Manual
Apabila pembayaran adalah pre-settlement atau deposit, maka approval

dimintakan untuk dilebihkan minimal 10% dari perkiraan tagihan selama
tamu akan tinggal di hotel dan diinformasikan kepada tamu nilai yang
diblok pada kartu kredit.
Apabila jumlah tagihannya sudah melebihi approval atas kartu kredit, maka
harus dimintakan authorization lagi.
4.4.2 In – House Guest dengan Pembayaran Tunai :

Apabila guest personal account telah melampaui batas OCL (Over Credit
Limit), maka pembayaran tunai harus diminta kepada tamu.
Permintaan pembayaran pertama dilakukan oleh Front Office Manager
dengan menggunakan bahasa yang sopan dan diikuti dengan
mempergunakan surat pemberitahuan (Lihat Contoh Terlampir).
4.4.3 Paid Out :

Semua paid out vouchers harus ditandatangani sesuai dengan prosedur
sebelum dana / uang tunai diberikan ke tamu, selain tanda tangan tamu
juga diperlukan tanda tangan dan nama jelas dari Front Desk Agent,
persetujuan Manager on Duty atau Duty Manager atau Front Office
Manager.
4.4.3.1 Pengeluaran Uang Tunai untuk Tamu :

Pengeluaran uang tunai yang dipinjam tamu (contoh :
untuk membayar taxi dan sebagainya) pengeluarannya
perlu dibatasi.
Penjelasan terhadap alasan dari pemberian paid out
harus ditulis ke dalam voucher paid out.
4.4.3.2 Tamu kabur tanpa membayar tagihan (Skippers) :
Dalam hal tamu “kabur” dari hotel tanpa membayar tagihannya,
seorang Front Desk Agent harus segera menyampaikan hal ini
kepada Front Office Manager / Manager On Duty tanpa melakukan
penundaan.
Seorang Front Office Manager / Manager On Duty bekerjasama

dengan pihak Security hotel, akan mencoba mencari tahu dengan
mempergunakan keterangan serta informasi yang ada, antara lain
dengan menghubungi hotel lain, bandara (maskapai penerbangan).

Corporate Manual
Segera kumpulkan data seperti : registration card dan dokumen

reservasi untuk diserahkan kepada General Manager dan akan
diproses seperlunya dan semaksimal mungkin.
TIPs
Waspadai Tamu dengan beberapa ciri – ciri tamu sebagai berikut :
 Check In dengan luggage minim
 Check In dimana pengecekan ke Bank tidak dapat
dilakukan pada hari tersebut
 Total bill food & beverage yang terlalu besar dan tidak wajar
 Penggunaan SLI dan SLJJ yang melampaui batas kewajaran
 Paid – outs yang terlalu besar
 “Sleep – Out” atau “Do Not Disturb” (“DND”) dalam laporan
“Housekeeping Report (Discrepancy Report)”
4.4.4 Late Charges (Terlambat Membebankan) :

Front Desk Agent harus mewaspadai late charges yang sering terjadi
terhadap antara lain : bill telephone, mini bar, drugstore serta fitness &
spa.
Antisipasi harus dilakukan oleh Front Desk Agent, Housekeeping dan

department terkait.
Dalam hal tertentu dan apabila tamu tersebut membayar dengan kartu
kredit, maka “ late charges ” dapat dilakukan dengan cara “Signature on
File (SOF)”, setiap SOF yang dibuat oleh hotel, maka diwajibkan seorang
Front Office Manager menginformasikan kepada tamunya baik melalui e-
mail maupun surat tertulis.
Apabila terjadi late charge

1. Tagihkan ke tamu
2. Dibebankan kepada Karyawan yang lalai (Department)
3. Resiko hotel
4. Bila jumlahnya cukup berarti, agar dikonsultasikan ke kantor pusat
4.4.5 Disputed Charges (Penolakan Pembayaran) :

Voucher rebate harus dibuat dengan mencantumkan alasannya untuk
kemudian mendapat persetujuan dari Front Office Manager / Manager on
Duty.

Corporate Manual
4.5 Pembayaran pada saat Check Out :

Pada saat check out, tamu yang tidak mempunyai fasilitas kredit membayar tagihan
dengan cara pembayaran sebagai berikut :
o Tunai,
o Kartu Kredit
4.5.1 Pembayaran dengan Tunai :

Apabila dalam keadaan mendesak tamu menghendaki pembayaran tagihannya
dengan Valuta Asing, maka harus disiapkan “Voucher Foreign Currency
Exchange” yang diisi selengkapnya dan ditandatangani oleh tamu dan Front
Desk Agent.
Harap dipastikan bahwa valuta asing tersebut asli dan dipertimbangkan nilai
tukarnya mengingat adanya unsur resiko.
Unit hotel hanya akan menerima Valuta Asing yang laku dipasaran Indonesia,
dari “Valuta Asing ke Rupiah” dan Bukan Sebaliknya. Bank Indonesia melarang
hotel menjalankan penjualan Valuta Asing.
4.5.2 Cek Perjalanan (Travelers Cheque) :

Langkah – langkah berikut yang harus diperhatikan apabila seorang tamu hotel
hendak memilih pembayaran tagihannya dengan menggunakan Cek
Perjalanan (Traveler Cheques). Tamu menunjukkan Cek Perjalanan (Traveler
Cheques) dan harus ditandatangani di depan Front Desk Agent.
o Tanda tangan tamu harus dicocokkan dengan tanda tangan yang
terdapat pada passport tamu tersebut, mintalah juga tanda tangan dibalik
sisi kiri dan kanan Cek Perjalanan tersebut.
o Nama Tamu, Nomor Passport serta Nomor Kamar harus ditulis
dibelakang Cek Perjalanan tersebut.
o Apabila Cek Perjalanan tersebut sudah lengkap, maka dibuatkan
“Voucher Foreign Currency Exchange” yang harus diisi lengkap dan
ditandatangani oleh tamunya, disertai fotocopy passport tamu yang
bersangkutan.
4.5.3 Cek Pribadi (Personal Cheque) :

Pembayaran dalam bentuk Cek Pribadi tidak dapat diterima.
4.5.4 Kartu Kredit (Credit Card) :

Corporate Manual
Apabila voucher kartu kredit telah tercetak (yang dilakukan pada saat tamu
tersebut check in), seorang Front Desk Agent harus memperhatikan prosedur
sebagai berikut :
Pembayaran tagihan tamu dengan transaksi ulang melalui EDC :

- Sobek Sales Draft kartu kredit hasil im-print yang lama di depan tamu,
kemudian mintalah kartu kredit tamu untuk di – swept kembali melalui
mesin EDC.
- Masukkan jumlah yang benar, kemudian tekan ENTER untuk memproses
pembayaran.
- Apabila tidak ada suatu masalah, maka transaksi segera disetujui dan
keluar cetakan transaksi untuk ditandatangani oleh tamu.
- Tetapi apabila keluar di layar EDC pesan – pesan sebagai berikut:
 Declined artinya transaksinya terlalu besar, maka seorang Front Desk

Agent dapat melakukan Swept ulang dengan mengurangi jumlah
transaksi, akan tetapi sisanya harus dibayar dengan metode
pembayaran tunai / cash.
 Call artinya pemegang kartu kredit diminta untuk menghubungi bank

mereka, yang telah mengeluarkan kartu kredit tersebut,
dimungkinkan adanya permasalahan kecil terhadap administrasi
dengan bank.
 Hold artinya seorang Front Desk Agent diminta untuk menahan kartu
kredit tersebut, dikarenakan adanya penyalahgunaan kartu kredit.
 Expired artinya kartu kredit yang sedang di – swept tersebut sudah
kadaluwarsa.
4.6 Guest Ledger :
Transaksi – transaksi yang dibebankan ke Guest Ledger diklasifikasikan ke dalam
kategori sebagai berikut :
o Transient / Tamu Inhouse (Company / Individuals)
o Functions / Meeting / Banquets
o Travel Agents / Tour Groups / Airlines.
o Employee
4.6.1 Transient / Tamu Inhouse :

Dalam kategori ini terdiri dari semua tamu baik yang telah
mempunyai fasilitas kredit atau yang hanya disetujui untuk sekali

Corporate Manual
transaksi (Transient). Seluruh transaksi yang dapat ditransfer ke dalam

kategori ini harus memperoleh persetujuan dari Management Hotel.
Dalam hal ini semua dokumen asli yang di posting ke dalam tagihan
tamu (seperti F & B checks, paid out vouchers, Telepon, laundry dan
sebagainya) tidak boleh diberikan kepada tamunya. Apabila diminta,
hanya diperbolehkan memberi photocopy-nya saja.
4.6.2 Functions / Meetings / Banquets :

Pembebanan ke dalam Banquets dan / atau Functions harus
diberlakukan sama seperti prosedur untuk transient.
Banquet bill harus diperlihatkan kepada event organizer untuk

ditandatangani dan dilunasi segera setelah kegiatan hampir selesai.
4.6.3 Travel Agents / Tour Groups / Airlines :

Pembebanan ke dalam kategori ini pada umumnya harus didukung
dengan voucher yang dikeluarkan oleh pihak Travel Agent,
Perusahaan Tour serta Maskapai Penerbangan.
Fasilitas kredit yang diberikan hanya terbatas yang tertera dalam
voucher saja. Tamu harus membayar langsung “tunai” terhadap
beban yang tidak ditanggung di dalam voucher tersebut.
4.6.4 Food & Beverages

4.6.4.1 Untuk Perusahaan yang Telah Mempunyai Fasilitas Kredit :
Apabila perusahaan telah mempunyai fasilitas kredit, maka
FB Manager harus meminta “Surat Jaminan” sebagai bukti
penagihan. Surat jaminan tersebut harus menyebutkan apa
saja yang ditanggung oleh perusahaan untuk Food &
Beverages jenisnya apa saja serta menyebutkan nama tamu
yang akan mengambilnya untuk makan di restoran.
4.6.4.2 Untuk Pelanggan Baru :

Apabila perusahaan belum mempunyai fasilitas kredit, maka
wajib dikonsultasikan dengan departmen terkait seperti
Marketing termasuk Accounting apakah dapat diberikan
fasilitas kredit atau tidak.
4.6.5 Employee Ledger

Corporate Manual
Maximum nilai Employee Ledger yang diperbolehkan adalah

sesuai dengan kebijakan Unit hotel dan pelunasan akan dilakukan melalui
pemotongan gaji.
Apabila ada kasus khusus di luar ketentuan ini, Employee Ledger hanya
diperbolehkan atas persetujuan General Manager.
4.7 Billing dan Penagihan
4.7.1 Billing
Semua invoice akan dikirim ke alamat penagihan dalam waktu
selambatnya “Dua Hari” setelah tamu check out, kecuali kalau ada
perjanjian yang telah dibuat sebelumnya.
4.7.2 Teguran Penagihan (Collection Reminders):

Terdapat empat tahap teguran (setelah peringatan secara lisan) dikirimkan
kepada alamat penagihan sebagai berikut :
4.7.2.1 Peringatan Lisan
Peringatan lisan dilakukan melalui telephone satu minggu
sejak invoice dikirimkan, untuk memastikan invoice sudah
diterima dan disepakati schedule pembayarannya.
4.7.2.2 Teguran Pertama (First Reminder):
Setelah 15 (Lima Belas) hari dari tanggal kwitansi / invoice,
akan ditelepon untuk mengingatkan pelanggan bahwa
tagihannya belum dibayar. Dan ditindak lanjuti dengan surat
yang sopan serta tidak membuat pelanggan merasa ragu
untuk membayar.
4.7.2.3 Teguran kedua (Second Reminder):

15 (Lima Belas) hari setelah “Teguran Pertama”, teguran
kedua akan dikirim. Surat teguran ini akan ditulis lebih tegas
bila dibanding dengan surat teguran pertama, tetapi masih
agak sopan.
4.7.2.4 Teguran ketiga (Third Reminder):
Satu minggu (7) hari setelah “Teguran Kedua”, teguran
ketiga akan dikirim. Surat teguran ini harus dikirim tercatat
atau diantar langsung dengan memakai buku ekspedisi
untuk ditandatangani. Dalam teguran tersebut
menginfomasikan bahwa “Fasilitas Kredit” dipertimbangkan
apabila pembayaran tidak segera diterima.
4.7.2.5 Teguran keempat (Fourth Reminder):

Corporate Manual
Lima belas (15) hari setelah “Teguran Ketiga”, teguran

keempat atau Teguran Terakhir akan dikirim. Surat Teguran
ini harus dikirim tercatat atau diantar langsung dengan
memakai buku ekspedisi untuk ditandatangani. Dalam surat
tersebut memberitahukan bahwa fasilitas kredit telah
dibatalkan serta tagihan tersebut akan diserahkan ke
Pengacara atau Collector Agency apabila dalam lima belas
hari pembayaran tunai belum juga diterima.
Sample of Overdue Letter
Jakarta,____________________
Mr/s: __________________________
Room No.: ______________________
Dear __________________________
Pleased to inform you that our policy in personal account credit limit is
1,5 x Room Night since your to date bill recorded over the limit, we kindly request you to
settle the overdue accordingly.
Should you wish to pay some interim payment, kindly proceed to our Front Desk you may
call on myself at extension ____ for further assistance.
Your understanding and fine cooperation is very much appreciated.
Best regards,

Corporate Manual
Front Office Manager

Corporate Manual
Sample of Reminder Log :
FIRST REMINDER LOG
Date Agents to be reminded Person to contact Inv. No. Response / Follow

up

Corporate Manual
Standard Second Reminder Letter :
Jakarta,__________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Dear __________________
Thank you for our mutually beneficial business relationship we have, to maintain such a
healthy relationship, we need your attention to review the following outstanding
invoices and kindly advise your settlement plan for our consideration :
List of unpaid invoices

Inv. No. Dated Your Reference No. Client Name Amount
Due
Total Due
Should any of those listed invoices has been settled, kindly disregard this notice and we
will update our record accordingly.
Your finest support and cooperation is very much appreciated.
Sincerely yours
Credit Manager

Corporate Manual
Sample of Third Reminder Letter :
Jakarta,__________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Dear __________________
Re: Third Notice of Past Due Account
Thank you for our mutually beneficial business relationship we have, to maintain such a
healthy relationship, We request that you investigate this delinquent payment and
either promptly send us your payment or please provide us with your particular reason
for being unable to clear the following invoices
List of unpaid invoices

Inv. No. Dated Your Reference No. Client Name Amount
Due
Total Due
Meanwhile, we regretfully freeze your credit facilities with us, to avoid any further
inconveniences in our business relationship.
I believe you understand our position and very much looking forward to hearing from you
by return.
Sincerely,
Accounting Manager

Corporate Manual
BAB V
PURCHASING
Bertanggung jawab atas kelancaran pengadaan barang untuk keperluan operational di

hotel yang meliputi antara lain : Food, Beverage, Supplies, dan barang-barang keperluan
lainnya.
Hal – hal yang terkait dengan Purchasing a.l :

1. Pemilihan Supplier
Bertujuan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan transaksi agar supplier
yang dipilih sesuai dengan syarat yang diinginkan.
2. Pengadaan Barang
Bertujuan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan pengadaan barang agar
harga, kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu penerimaan barang yang dibeli
sesuai dengan Purchase Order (PO).
3. Evaluasi (Penilaian Supplier)
Melakukan evaluasi atas kinerja supplier yang telah dilakukan sampai saat ini.
5.1 PROSES PENGADAAN BARANG OLEH KANTOR PUSAT :
Pengadaan barang oleh Kantor Pusat ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan
memperkuat posisi tawar (bulk purchasing).
5.1.1. Proses Permintaan Barang (Dari Unit Hotel) :

1. Department User mengeluarkan PR (Purchase Requisition) dan
meneruskan ke Purchasing.
2. Purchasing memproses PR untuk dikirimkan ke Kantor Pusat yang
harus dilengkapi dengan tanda tangan pihak yang bertanggung jawab
dan berwenang (Dept. Head terkait, Purchasing, Acct. Mgr, GM).
3. Dalam mengisi PR, barang yang akan dibeli harus diisi lengkap a.l :
merk, jumlah dan spesifikasinya.
4. Setelah diisi lengkap dan ditanda tangani, PR dikirim ke Kantor Pusat
untuk proses pengadaan barang.

Corporate Manual
5.1.2. Proses Pengadaan / Pembelian Barang

( Kantor Pusat ) :
 Setelah PR diterima, barang yang akan dibeli dicari informasinya
melalui Yellow Pages, iklan di media, informasi dari user atau
referensi dari unit hotel.
 Barang yang akan dibeli dimintakan penawaran harganya minimal dari
3 (tiga) supplier.
 Negosiasi harga kepada supplier agar mendapatkan harga yang bagus
dengan mutu barang yang baik serta after sales service yang bagus.
 Setelah adanya kesepakatan harga dan perjanjian transaksi maka
dibuatkan PO (Purchase Order) kepada supplier dengan ditanda
tangani oleh Finance Manager sebagai penanggung jawab dalam
pengadaan barang.
 Setelah barang datang, dicek bersama oleh Department terkait dan
Purchasing. Bila tidak sesuai, barang dikembalikan .
5.2 PROSES PENGADAAN BARANG OLEH UNIT HOTEL:
5.2.1. Proses Permintaan dan Pengadaan Barang di unit hotel

1. User membuat SR (store room requisition) ke petugas gudang untuk
meminta barang keperluan department yang bersangkutan.
 Apabila barang yang diminta tidak tersedia di gudang, maka
Petugas gudang akan membuat PR (Purchase Requisition) yang
harus dilengkapi dengan tanda tangan pihak yang bertanggung
jawab dan berwenang (Dept. Head terkait, Accounting Manager
dan General Manager).
2. Departmen yang bersangkutan akan membuat PR (Purchase Requisition)
untuk barang – barang yang tidak di-stock, dengan dilengkapi 3 (tiga)
quotation oleh Purchasing.
3. ML (market list) / FL (florist list) / GL (groceries list) untuk barang –
barang Perishable dibuat dan ditandatangani oleh Department terkait
ke Purchasing.
4. Setelah diisi dengan lengkap, Purchasing membuat PO (Purchase Order)
yang ditandatangani oleh Purchasing, Accounting Manager dan General
Manager.
5. Informasi progress pengadaan barang akan diberikan dalam tempo 3
(tiga) hari kerja.
5.2.2. Proses Penerimaan Barang di Unit Hotel

Corporate Manual
1. Barang yang dikirim oleh supplier akan diterima oleh receiving.

2. Barang yang diterima akan diperiksa oleh receiving dan department
user sebelum disimpan di General Store atau digunakan oleh
Departmen yang bersangkutan.
3. Setelah diperiksa dan telah sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan,
kemudian tanda terima / surat jalan / invoice / kwitansi dicap dan
ditanda tangani oleh receiving untuk digunakan sebagai lampiran untuk
proses pembayaran.
5.3 PROSES PEMBAYARAN OLEH KANTOR PUSAT

1. Setelah barang diterima dengan baik, department terkait dan atau receiving
department mengirimkan tanda terima dan atau surat jalan yang sudah dicap
dan ditanda tangani oleh Unit Hotel, ke Kantor Pusat.
2. Kwitansi / tagihan / invoice dilengkapi dengan tanda terima atau surat jalan
serta PO, PR dan DIPK (jika ada), di photo copy untuk keperluan arsip
Purchasing.
3. Dokumen tersebut diatas (butir 2) diserahkan ke Finance Department untuk
proses pembayaran.
5.4 PROSES PEMBAYARAN OLEH UNIT HOTEL

1. Faktur, kwitansi, PO dan RR yang diterima diserahkan ke A/P (account payable)
oleh supplier untuk dibuatkan V/P (voucher payable).
2. V/P diserahkan Cost Control untuk diperiksa.
3. Setelah diperiksa kemudian dibuatkan BG / cek sesuai dengan tanggal V/P
oleh A/P.
4. Kemudian dibuatkan bukti pengeluaran bank (BP A/P) yang otorisasinya
sampai dengan General Manager.
5. BG / cek diserahkan ke General Cashier untuk dilakukan pembayaran.

Corporate Manual
BAB VI
COST CONTROL
6.1 INVENTORY
Pada umumnya di Unit hotel terdapat dua gudang, yaitu :
 Gudang Utama
Terdiri dari barang-barang a.l : Food & Beverage & General Store (Misalnya :
Printing & Stationery, Chemical) yang ditempatkan secara terpisah.
 Gudang Departmen
Antara lain : Food & Beverage dan Engineering
Secara umum Sistem Logistik pada unit hotel dapat dikategorikan menjadi 5
(Lima) Proses, yaitu :
1. Proses Pengadaan Barang
2. Proses Penerimaan Barang
3. Proses Penyimpanan Barang
4. Proses Pemakaian Barang
5. Proses Pembayaran Barang
Tugas yang dilakukan oleh Storekeeper antara lain :

1. Melakukan pencatatan dalam bin card setiap penerimaan maupun
pengeluaran barang ke dan dari gudang,
2. Melakukan stock inventory bekerjasama dengan Cost Control.
3. Memastikan tata cara penyimpanan barang sesuai dengan prinsip 5 R
6.2 MARKET SURVEY

Guna memastikan bahwa harga pembelian adalah wajar, maka akan dilakukan
market survey minimum satu kali (1x) dalam satu bulan.

Corporate Manual
BAB VI
CAPITAL EXPENDITURES (BELANJA MODAL) & OPERATING EQUIPMENT
Capital Expenditures (Belanja Modal) adalah pengeluaran untuk membeli aktiva

perusahaan yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun buku. Alokasi Capital
Expenditures (Belanja Modal) menjadi biaya, dilakukan secara bertahap, yaitu melalui
cara penyusutan.
7.1 FIXED ASSET (AKTIVA TETAP)

Aktiva tetap ialah semua aktiva yang digunakan dalam beberapa tahun, misalnya
mesin, gedung, peralatan kantor, kendaraan kantor dan alat transport lainnya.
Umur aktiva ialah masa pemakaian aktiva dalam usaha. Umur aktiva dapat dilihat
dari umur teknis dan umur ekonomis. Umur teknis ialah umur aktiva sesuai
dengan kriteria teknis aktiva. Umur ekonomis ialah jangka waktu pemanfaatannya
secara ekonomis. Umur ekonomis bisa lebih pendek dari umur teknis.
Ciri-ciri Aktiva Tetap :

1. Mempunyai umur yang relative panjang (biasanya lebih dari satu tahun)
2. Mempunyai bentuk fisik (tangible)
3. Digunakan dalam operasi perusahaan (bukan dibeli untuk dijual kembali)
4. Nilai perolehannya lebih dari Rp. 250.000,- (Dua Ratus Lima Puluh Ribu
Rupiah)
Catatan :
Barang-barang yang memenuhi ciri-ciri no. 1 s/d 3 diatas, tetapi nilai perolehannya
kurang dari Rp. 250.000 (Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah), dapat langsung
dibebankan sebagai biaya, dengan menggunakan catatan tersendiri (Extra
Countable Report) yang digunakan untuk menginventarisasikan barang tersebut.
Barang-barang yang diklasifikasikan sebagai Aktiva Tetap di Unit hotel:

1. Land (Tanah)
2. Building (Bangunan)
3. FFE (Furniture, Fixture & Equipment), meliputi :
 FFE I : Mempunyai masa manfaat s/d 4 (empat) Tahun
 FFE II : Mempunyai masa manfaat lebih dari 4 (empat) Tahun, tetapi
kurang dari 8 (delapan) tahun
4. Vehicles (Kendaraan), meliputi :
 Motor : Mempunyai masa manfaat s/d 4 (empat) Tahun

Corporate Manual
 Mobil : Mempunyai masa manfaat lebih dari 4 (empat) Tahun, tetapi

kurang dari 8 (delapan) Tahun.
Depreciation (Penyusutan) :
Penyusutan adalah suatu cara untuk mengalokasikan biaya perolehan aktiva tetap
selama masa manfaatnya. Jumlah kumulatif dari alokasi ini dikumpulkan dalam
suatu “contra asset account” yang disebut dengan accumulated depreciation
(akumulasi penyusutan).
Metode Penyusutan :
Sejak 01 Januari 1995, metode yang digunakan adalah “straight line method”
(Metode Garis Lurus). Sebelumnya metode yang digunakan adalah Double
Declining Balance Method (Metode Saldo Menurun).
Dalam “straight line method”, biaya penyusutan dialokasikan secara merata ke

seluruh umur taksiran kegunaan aktiva tetap tersebut.
Untuk keperluan perpajakan, penyusutan yang digunakan adalah Penyusutan

Fiskal. Tarif penyusutan Fiskal adalah sebagai berikut :
 Land (Tanah) : Tidak disusutkan
 Building (Bangunan) : 5% per tahun masa manfaat : 20 Tahun
 FFE I : 25% per tahun masa manfaat : 4 Tahun
 FFE II : 12.50% per thn masa manfaat : 8 Tahun
 Vehicles – Mobil : 12.50% per thn masa manfaat : 8 Tahun
 Vehicles – Motor : 25% per tahun masa manfaat : 4 Tahun
Untuk Laporan keuangan, penyusutan tiap bulan yang digunakan adalah

Penyusutan Fiskal.
7.2 OPERATING EQUIPMENT
Dapat dikategorikan menjadi :

7.2 .1 Linen
- Linen Room
 Linen F&B
7.2.2 China & Glassware

- China & Glassware Room
- China & Glassware F&B

Corporate Manual
7.2.3 Silverware
Replacement
Replacement adalah suatu cara untuk mencadangkan biaya sesuai dengan kategori
operating equipment.
Metode Replacement
Pencadangan replacement dibuat setiap bulannya berdasarkan PERSENTASE SALES, yang
akan disesuaikan pada akhir tahun.
 Linen Room : 1.00% dari Room Sales
 Linen F&B : 0.25% dari F&B Sales
 China & Glassware Room : 0.03% dari Room Sales
 China & Glassware F&B : 0.50% dari F&B Sales
 Silverware F&B : 0.50% dari F&B Sales
7.2.1 L i n e n :
Biaya replacement per tahunnya adalah 25% dari nilai perolehan Operating
Equipment.
7.2 .2 C h i n a & G l a s s w a r e :
Untuk China & Glassware, biaya replacement yang menjadi beban tahun
yang bersangkutan adalah sebesar LOSS & BREAKAGE-nya.
7.2.3 S i l v e r w a r e :
Dibagi menjadi :
 Silverware yg dibeli 2 (dua) Thn lalu =
30% x Nilai Perolehan Silverware
 Silverware yg dibeli Thn lalu =
 Silverware yg dibeli Thn ini =
7.3 ASSETS WRITE OFF – Penghapusan Assets

Assets write off adalah proses penghapusan Fixed Assets dari daftar Inventaris
dikarenakan assets tersebut dijual atau rusak.
Penghapusan fixed asset dari daftar inventaris dilakukan segera setelah penjualan
fixed asset tersebut dilakukan.

Corporate Manual
Lelang
Unit hotel dapat melakukan lelang atas inventaris bekas yang dimilikinya setelah
mendapatkan persetujuan dari Direksi. Surat permohonan persetujuan lelang
dengan melampirkan daftar inventaris (yang memuat informasi, a.l : harga barang
yang akan dilelang, nama Inv, nilai beli, tgl. perolehan, dan nilai buku) yang akan
dilelang dikirim ke Kantor Pusat.

Corporate Manual
BAB VIII
ELECTRONIC DATA PROCESSING (EDP)
Electronic data processing meliputi penanganan perangkat lunak (software) dan

perangkat keras (hardware), trouble shooting serta proses pengolahan data elektronik
lainnya.
8.1 PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE)

 Maintenance aplikasi / program yang ada termasuk database-nya untuk
menjamin kelancaran pekerjaan.
 Melakukan back up database secara rutin.
 Trouble shooting dan supporting terhadap semua permasalahan yang dihadapi
oleh user terutama aplikasi Front Office System.
 Secara rutin update pattern antivirus yang ada di server dan klien.
 Bertanggungjawab terhadap keamanan system dan database di server.
 Menguasai prosedur penggunaan aplikasi front office dan lainnya yang
diterapkan di unit hotel.
8.2 PERANGKAT KERAS (HARDWARE)

 Infrastruktur yang terus dilakukan, dalam rangka penyempurnaan infrastruktur
organisasi yang meliputi beberapa aspek antara lain, penyempurnaan sistem
dan mekanisme tata kerja, pengembangan sistem teknologi informasi,
penajaman sistem pengawasan intern dalam pengelolaan dokumen atau data.
 Maintenance terhadap networking dan hardware yang ada.
 Assessment hardware, software dan networking unit – unit hotel.
 Monitoring secara berkala terhadap traffic networking-nya.
8.3 OTHERS
 Mendokumentasikan prosedur trouble shooting, proses eskalasi, dan kontak
dukungan vendor untuk perangkat baru (hardware atau software) yang rumit
dan sangat terintegrasi.
 Mengikuti terus perkembangan dunia teknologi informasi dan perhotelan.
 Selalu stand by bila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh tamu yang memerlukan
bantuan di saat menggunakan fasilitas hotel (business centre, cyber room, hot
spot atau internet).
 Menjadi penghubung kepada pengembang program / aplikasi yang digunakan di
unit hotel bila terjadi trouble.
 Bila ada user di unit hotel yang menghadapi permasalahan pada penggunaan

Corporate Manual
aplikasi front office system, catat atau simpan tampilan error yang muncul, edp
dapat memberikan solusi awal, oleh karena itu diperlukan penguasaan
penggunaan dan trouble shooting pada aplikasi yang digunakan di unitnya.
Cek terlebih dahulu networking apakah ada kejanggalan, lalu cek program /
aplikasi yang bermasalah apakah sudah ter-install dengan sempurna, dan cek
juga apakah database pada saat kejadian ada yang tidak normal.
Bila Anda tidak yakin dengan apa yang dilakukan back up lah terlebih dahulu
database sebelum memberikan solusi. Bila solusi yang diberikan EDP masih
belum memecahkan masalah maka diperlukan solusi langsung dari developer
aplikasi yang bersangkutan.
1.

Accounting Hotel

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Accounting Hotel

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Corporate Manual

Diberlakukan Untuk Hotel Horison Seminyak – Bali

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 1

(Benny Irnaldy) (Ir. Anhar Sudrajat) (Thomas JA)

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 2

Setiap perusahaan / organisasi memiliki sistem operasional, dimana salah satunya

Penjabaran prosedur lebih lanjut, apabila dibutuhkan dalam operation accounting

Corporate Finance Department

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 3

1. Struktur Organisasi & Job Descriptions

Paket tersebut merupakan paket konfidensial dan distribusinya menjadi wewenang

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 4

2.2 BANK ACCOUNT

2.2.2 Bank Out

2.2.3 Pembuatan Bukti Bank

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 5

3.1 NIGHT AUDIT

3.1.1 Proses Night Audit :

Urutan Pelaksanaan Night Audit :

3.2 INCOME AUDIT

3.2.1 Income audit dimaksudkan untuk :

3.2.2 Proses Income Audit :

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 6

4.1 CREDIT SALES

4.1.1 Fasilitas Kredit (Credit Facility)

Fasilitas kredit hanya diperuntukkan kepada : “PERUSAHAAN” saja,

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemberian fasilitas kredit

Persetujuan fasilitas kredit “tidak boleh” melalui telepon.

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 7

4.2. Proses Reservasi

4.2.1 Informasi yang Dibutuhkan dalam Reservasi :

Untuk itu dibutuhkan informasi dalam reservasi antara lain :

4.2.2 Untuk Klien yang Sudah Terdaftar dan Mempunyai

Surat jaminan (guarantee letter) atau voucher tersebut harus sesuai

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 8

4.2.3 Untuk Klien yang Tidak Mempunyai Fasilitas Kredit

4.2.4 Travel Agent Voucher – Sudah Mempunyai Fasilitas Kredit

4.2.5 Travel Agent Voucher – Baru

4.3 Proses Registrasi

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 9

4.3.1 Metode Pembayaran oleh Perusahaan

4.3.2 Metode Pembayaran dengan Kartu Kredit

4.3.3 Metode Pembayaran Tunai

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 10

Bilamana seorang tamu yang telah melakukan reservasi dan tidak

4.3.4 Metode Pembayaran dengan Cek

4.4 In – House Guest

4.4.1 In – House Guest dengan Pembayaran oleh Perusahaan :

4.4.2 In – House Guest dengan Pembayaran Kartu Kredit :

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 11

Apabila pembayaran adalah pre-settlement atau deposit, maka approval

4.4.2 In – House Guest dengan Pembayaran Tunai :

4.4.3 Paid Out :

4.4.3.1 Pengeluaran Uang Tunai untuk Tamu :

Seorang Front Office Manager / Manager On Duty bekerjasama

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 12

Segera kumpulkan data seperti : registration card dan dokumen

4.4.4 Late Charges (Terlambat Membebankan) :

Antisipasi harus dilakukan oleh Front Desk Agent, Housekeeping dan

Apabila terjadi late charge

4.4.5 Disputed Charges (Penolakan Pembayaran) :

Quality Hotel Manual – Metland Hotels Page 13

4.5 Pembayaran pada saat Check Out :

4.5.1 Pembayaran dengan Tunai :