How To Section

Prosedur Income Auditor

1. Memeriksa daily income dan dokumen pendukung di dalam guest folio dan
voucher yang di-submit oleh night audit

2. Memeriksa dan melacak log transaksi misal : jika ada perbedaan pada hasil
print out dengan sistem.
Pada VHP Lakukan :
F/O Cashier → Menubar Accounting → F/O Journal List → Booking
Journal by Articles

3. Memeriksa pendapatan kamar dan breakdown-nya (spt Breakfast, Lunch,

Dinner, Oth Revenue) dengan memeriksa Room Revenue Breakdown yang
dicetak Night Auditor sebelum dilakukan proses N/A dan daftar Day Use Guest
Pada VHP Lakukan :
F/O Cashier → Menubar Accounting → Room Revenue Breakdown
F/O Cashier → Menubar Accounting → Today C/O Guest List → Pilih
Show Day Use Only

4. Mem-verifikasi semua guest account, voucher dan dokumen lain (mis :

Guaranted Letter) yang diajukan untuk posting ke city ledger

5. Melakukan koreksi transaksi yang dilakukan Front Office atau Outlet terhadap
invoice yang sudah ditutup.
Pada VHP Lakukan :
F/O Cashier → Closed Bill (Untuk F/O Invoice)
- Lakukan koreksi pada tanggal terjadinya kesalahan dengan menggunakan
menubar Post Date atau melakukan koreksi pada hari ini
- Jika perbaikan dilakukan pada tanggal terjadinya kesalahan, maka
laporan yang harus dicek / cetak ulang :
o Daily Revenue Report
o Summary Cashier Report
o Guest Account Balance (cek nilai outstanding pada hari itu harus
disamakan dengan nilai pada Edit Outstanding Guest Ledger,
karena ini akan berpengaruh pada nilai Guest Ledger di DRR)

6. Mem-verifikasi room usage report, today in-house Guest List, today

check-out guests.

7. Mem-verivikasi daily report dalam concessionaire’s invoices untuk digunakan

oleh hotel guest.

8. Memeriksa dan menandatangai General Cashier’s Daily Cash report

Pada VHP Lakukan :
F/O Cashier → Menu Bar Accounting → F/O Journal List → Payment
Journal by Users

F/B Reports → Daily Sales Reports (Untuk semua outlet cashier)

ATAU

- Page 1 of 3
How To Section

Dari Mainscreen VHP, pilih menubar ADD PROGRAM, lalu pilih RUN
USER PROGRAM.

Setelah itu pilih modul INCOME AUDIT (masukkan password I/A).

Lalu untuk laporan cashier FO, pilih yang FO SUMMARY CASHIER

Untuk laporan cashier FB, pilih OUTLET SUMMARY CASHIER.

9. Memeriksa dan melaporkan transaksi pembayaran Credit Card & City Ledger
kepada Account Receivable

10. Me-review semua entertainment report (FB Report → Complimentary

Report) dan menyiapkan monthly in-house entertainment report

11. Me-review tamu – tamu yang sudah melewati batas pemakaian kredit
Pada VHP Lakukan :
F/O Cashier → Menu Bar Accounting → Over Credit Limit List

12. Melakukan update terhadap nilai tukar mata uang asing

Pada VHP Lakukan :
F/O Cashier → Menu Bar Accounting → Foreign Currency Administration

13. Menyiapkan Daily Revenue Report, Statistics Report untuk ditandatangani

oleh Accounting dan Finance Manager
Pada VHP Lakukan :
AddProgram → Run F/O Excel Report → Daily Revenue Report

14. Menyiapkan dan melakukan perhitungan untuk pajak dan biaya perizinan serta
melakukan pembayarannya

15. Melakukan random snapshot cash checks di kasir

16. Melakukan perubahan macro DRR dan format Daily Revenue Report jika
ada penambahan artikel Sales / Payment pada Billing Articles (Koordinasikan
dengan EDP / staff yang memiliki akses sebagai System Admin).
Pada VHP Lakukan :
Setting → User’s Program Setup → F/O MS-Excel Report Setup → pilih
Daily Revenue Report → Klik CHG → Klik VHP WORDS

17. Melakukan physical audit terhadap guest account dan dokumen pendukung
secara periodic
Pada VHP lakukan :
F/O Cashier → Menu Bar Accounting → Guest Account Balance

F/O Cashier → Menu Bar Accounting → Edit Guest Ledger Outstanding

- Page 2 of 3
How To Section

18. Setelah semua laporan harian diverifikasi, maka Income Auditor harus
melakukan posting jurnal pendapatan ke GL.
Pada VHP Lakukan :
F/O Cashier → Menubar Accounting → Transfer to G/L
Lakukan posting ke GL secara rutin perhari (pilih From Date & To Date hari
yang sama)
Hal yang perlu diperiksa saat melakukan transfer to G/L :
- Account Revenue (Room Sales, Food Rest dsb) periksa dengan FO Turnover
Report hari yang sama.
- Account Payment (Cash, CC, CL) periksa dengan Summary Cashier Report
hari yang sama.
- Account Guest Ledger periksa dengan Guest Account Balance.

- Page 3 of 3