Chapter 14 - Accounts Payable

.BACK.
OFFICE-
Chapter 14
ACCOUNTS PAYABLE
© 2008, PT. SUPRANUSA SiNDATA, JAKARTA - INDONESIA,
Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang

keras menerjemahkan, memfotokopi atau memperbanyak sebagian atau
seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SiNDATA.
DAFTAR ISI
CHAPTER 14 : ACCOUNTS PAYABLE 1
A. Cara Pemakaian Accounts Payable 1

B. Penjabaran Layar Accounts Payable 1
14.1 Supplier List 2
14.2 Purchase Order List 2

A. Cara Menjalankan Fungsi Purchase Order List 2
B. Penjabaran Layar Purchase Order List 2
14.2.1 View In Detail 3
A. Cara Menjalankan Fungsi View In Detail 3
B. Penjabaran Layar View In Detail 4
14.3 Accounts Payable List 4

A. Cara Pemakaian Accounts Payable List 5
B. Penjabaran Layar Accounts Payable List 5
14.3.1 Receiving List 5
A. Cara Menjalankan fungsi Receiving List 6
B. Penjabaran Layar Receiving List 6
14.3.2 Display Accounts Payable Payments 7
A. Cara Menjalankan Fungsi Display Accounts Payable 7
Payments 7
B. Penjabaran Layar Display A/P Payments 7
14.3.3 Change Supplier 7
14.3.4 View Receiving Reports 8
14.4 Accounts Payable Aging List 9

A. Cara Menjalankan Fungsi Accounts Payable Aging List 9
B. Penjabaran Layar Accounts Payable Aging List 9
14.5 Accounts Payable Payment 10

A. Cara Menampilkan Layar A/P Transaction Records 10
B. Penjabaran Layar A/P Transaction Records 10
C. Cara Menjalankan Fungsi Transaksi Pembayaran 11
D. Penjabaran Payment Records & Payment Article 11
14.6 Closed Accounts Payable 12

A. Cara Menjalankan Fungsi Closed Accounts Payable 12
B. Penjabaran Closed A/P 12
14.7 G/L Journal Transaction 13

A. Cara Menjalankan G/L Journal Transaction 13
B. Penjabaran Layar G/L Journal Transaction 13
14.7.1 Membuat Jurnal A/P Baru 14
14.7.2 Mengubah Jurnal A/P 15
14.7.3 Menghapus Jurnal A/P 15
14.8 Journal List 16

A. Cara Menjalankan G/L Journal Transaction 16
B. Penjabaran Layar G/L Journal List 16
i
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
14.9 Others (Laporan pada Account Payable) 18
14.9.1 Create Manual A/P 18
A. Cara Menjalankan Fungsi Create Manual A/P 18
B. Penjabaran Layar Create Manual A/P 19
14.9.2 Daily A/P Validation List 19
A. Cara Menjalankan Fungsi A/P Payment List 19
B. Penjabaran Layar A/P Payment List 20
14.9.3 A/P Journal List 20
A. Cara Menjalankan Fungsi A/P Journal List 20
B. Penjabaran Layar A/P Journal List 21
14.9.4 A/P Payment List 22
A. Cara Menjalankan Fungsi A/P Payment List 22
B. Penjabaran Layar A/P Payment List 23
14.9.5 A/P Aging With Previous Balance 23
A. Cara Menjalankan Fungsi A/P Aging w/ Previous 23
Balance
B. Penjabaran Layar A/P Aging w/ Previous Balance 24
14.9.6 Transfer to GL 25
A. Cara Menjalankan Fungsi A/P Payment Transfer to GL 25
B. Penjabaran Layar A/P Payment Transfer to GL 25
14.10 Additional Program – Accounts Payable 26

14.7.1 Cancel A/P Payment 26
ii
14. BACK OFFICE - ACCOUNTS PAYABLE
Accounts Payable berfungsi untuk melakukan pembayaran hutang-hutang yang ada

karena pembelian barang / inventory.
A. Cara penggunaan Accounts Payable

1. Pada modul utama VHP, klik icon A/P (Account Payable)
2. Tampil layar modul A/P dan modul - modul berikut
Supplier Files
Purchase Order List
A/P List
A/P Aging List
A/P Payment
Closed A/P
GL Journal Transaction
Journal List
B. Penjabaran layar Accounts Payable
Icon Button Fungsi
Supplier List Untuk menampilkan daftar nama supplier
Purchase Order Untuk menampilkan daftar surat pembelian barang

List
A/P List Untuk menampilkan daftar hutang-hutang tamu dan

pembayaran yang telah dilakukan
A/P Aging List Untuk menampilkan daftar-daftar umur hutang dan

yang telah jatuh tempo
A/P Payment Untuk menjalankan fungsi penerimaan

pembayaran-pembayaran hutang
Closed A/P Berfungsi untuk membuka kembali pembayaran

hutang yang telah di lunasi
GL Journal Berfungsi untuk melakukan penjurnalan secara

Transaction manual
Journal List Berfungsi untuk melihat hasil dari jurnal secara

manual
Cancel/Exit Untuk membatalkan atau keluar dari program

Accounts Payable
1
14.1 SUPPLIER LIST
Fungsi dari supplier files ini adalah untuk menampilkan data-data dari supplier yang
mengirimkan barang-barang yang dibutuhkan oleh pihak hotel. Penjelasan lebih rinci
mengenai supplier list dapat dilihat pada chapter 13 – modul Inventory.
14.2 PURCHASE ORDER LIST
Purchase Order List adalah daftar surat pembelian barang yang mana daftar ini di
hasilkan pada saat menjalankan fungsi di menu stock inventory.
A. Cara menjalankan fungsi Purchase Order List

1. Klik icon A/P (Account Payable ), Klik icon Purchase Order List
2. Isikan Tanggal, Departemen, nama Supplier kemudian klik Icon Execute maka
tampil layar Purchase Order List lihat Gbr. 14.1
3. Purchase Order List dapat di cetak dengan mengklik Icon Print
Gbr. 14.1 - Layar Purchase Order List
B. Penjabaran layar Purchase Order List
Field Fungsi
Order Date Untuk menampilkan tanggal pemesanan barang

Department Untuk menampilkan departemen yang meminta barang
Supplier Untuk menampilkan pemasok barang
Document No Untuk menampilkan nomor dokumen
2
Deliver Date Untuk menampilkan tanggal penyerahan barang

Curr Untuk menampilkan mata uang transaksi
Type of Order Untuk menampilkan tipe pemesanan
Release Untuk menampilkan tanggal PO di-release
Printed Untuk menampilkan tanggal surat pemesanan dicetak
Time Untuk menampilkan waktu pembuatan PO
Created by Untuk menampilkan nama dari yang membuat
Changed By Untuk menampilkan nama yang mengubah
ChgDate Untuk menampilkan tanggal perubahan PO
Closed By Untuk menampilkan nama yang menutup PO
CloseDate Untuk menampilkan tanggal transaksi PO ditutup
Order Instruction Untuk menampilkan berita pemesanan
Searching
From Date Untuk mencari dari tanggal
To Date Untuk mencari sampai dengan tanggal
Departm Untuk mencari departemen
Supplier Untuk mencari nama supplier
[ ] Display All Menampilkan semua surat pembelian dari semua pemasok
Supplier
Sorting Type
Order Date Untuk mengurutkan berdasarkan tanggal pemasok
Supplier Untuk mengurutkan nama berdasar nama pemasok
Order Status
Outstanding Untuk menampilkan surat pembelian yang masih belum
dilunasi
Closed Untuk menampilkan surat pembelian yang sudah di lunasi
Expired Untuk menampilkan surat pembelian yang telah lewat
jatuh temponya
Deleted Untuk menampilkan surat pembelian yang telah dihapus
oleh staff Purchasing
14.2.1 VIEW IN DETAIL
Fungsi Display Order Items adalah untuk menampilkan semua transaksi pemesanan
barang dalam suatu Purchase Order.
A. Cara menjalankan fungsi View In Detail

1. Klik icon Accounts Payable, Klik icon Purchase Order List
2. Blok salah satu Purchase Order kemudian klik icon View In Detail
3. Akan terlihat layar Ordered Item (Gbr. 14.2)
3
Gbr. 14.2 - Layar View In Detail
B. Penjabaran layar View In Detail
Field Fungsi
Order Item
Article No Untuk menampilkan nomor artikel
Description Untuk menampilkan nama artikel
DelivUnit Untuk menampilkan satuan pengiriman barang (mis : kg, tin)
Content Untuk menampikan jumlah satuan per DelivUnit
Ordered Qty Untuk menampilkan jumlah barang yang dipesan
Deliv D-Unit Untuk menampilkan jumlah barang yang sudah diterima
Unit Price Untuk menampilkan harga satuan
Amount Untuk menampilkan total harga barang yang di pesan
Arrival Date Untuk menampilkan tanggal kedatangan
S-Unit Untuk menampilkan jumlah barang dalam satuan S-Unit
Unit Untuk menampilkan satuan terkecil suatu barang
Last User Untuk menampilkan pengguna terakhir
14.3 ACCOUNTS PAYABLE LIST
Untuk menampilkan daftar transaksi yang sudah terbayar maupun yang belum
terbayar
4
A. Cara penggunaan Accounts Payable List

1. Pada menu utama VHP, klik Icon A/P
2. Klik Icon Accounts Payable List, isikan nama supplier dan tanggal lalu klik icon
Execute maka tampil Gbr. 14.3
B. Penjabaran Layar Accounts Payable List
Field Fungsi
Supplier Name Untuk menampilkan nama suplier

Bill Date Untuk menampilkan tanggal terjadinya transaksi
pembayaran
Docu Number Untuk menampilkan nomor dokumen pemesanan barang
DeliverNote Untuk menampilkan nomor dokumen pengiriman barang
Amount Untuk menampilkan total harga yang di bayar
Paid Amount Untuk menampilkan nilai yang sudah di bayar dan belum
PaidDate Untuk menampilkan tanggal pembayaran
Balance Untuk menampilkan nilai akhir yang di bayar
Due Date Untuk menampilkan tanggal jatuh tempo suatu transaksi
nomor kode pemasok
Gbr. 14.3 - Accounts Payable List
14.3.1 RECEIVING LIST
Berfungsi untuk melihat daftar barang-barang yang telah dikirimkan oleh pemasok
pada periode tertentu.
5
A. Cara menjalankan fungsi Receiving List

1. Pada layar modul Account Payable, klik icon A/P List
2. Tentukan nama supplier, From Date dan To Date, lalu klik Execute.
3. Setelah muncul semua transaksi yang ada, klik icon Item List
4. Menu Receiving List akan ditampilkan (Gbr 14.4)
Gbr 14.4 – Receiving List
B. Penjabaran Layar Receiving List
Field Fungsi
Date Untuk menampilkan tanggal penerimaan barang

Time Untuk menampilkan waktu penerimaan barang
St Untuk menampilkan kode gudang penyimpanan barang
yang diterima
Document No Untuk menampilkan nomor dokumen pemesanan barang
Delivery Note Untuk menampilkan nomor dokumen pengiriman barang
Article No Untuk menampilkan nomor barang
Description Untuk menampilkan nama barang
Quantity Untuk menampilkan jumlah barang yang diterima
Amount Untuk menampilkan nilai barang yang diterima
Unit Price Untuk menampilkan harga satuan barang saat penerimaan
barang
Supplier Untuk menampilkan nama suplier
6
14.3.2 DISPLAY ACCOUNT PAYABLE PAYMENTS
Berfungsi untuk menampilkan detil pembayaran A/P pada suatu transaksi
A. Cara menjalankan fungsi Display Account Payable Payments

1. Klik icon Account Payable kemudian pilih icon A/P List
2. Selanjutnya pilih transaksi yang sudah terbayarkan. Setelah terblok pilih icon
Display A/P Payment.
Gbr. 14.4 - Display A/P Payments
B. Penjabaran Layar Display A/P Payments
Field Fungsi
A/P Amount Untuk menampilkan total nilai yang harus dibayar

Pay Art Untuk menampilkan nomor artikel
Pay Date Untuk menampilkan tanggal pembayaran
Pay Amount Untuk menampilkan nilai yang di bayarkan
User Name Untuk menampilkan nama petugas cashir yang menerima
pembayaran
14.3.3 CHANGE SUPPLIER
Apabila terjadi kesalahan nama supplier saat melakukan receiving, maka dapat
dilakukan perbaikan dengan cara:
7
1. Pada modul Account Payable, klik icon A/P List

2. Tampilkan nama supplier yang salah, kemudian pilih transaksi yang salah lalu klik
kanan pada mouse, maka akan muncul menu tambahan. Pilih Change Supplier
(Gbr. 14.5)
3. Maka akan tampil layar berisi nama-nama supplier yang telah terdefinisi di
supplier administration, kemudian pilih nama supplier yang benar, lalu klik OK
4. Klik icon Execute untuk menjalan proses update data
5. Maka pada layar A/P list akan terlihat perbaikan dari nama supplier
Gbr. 14.5 – A/P List
14.3.4 VIEW RECEIVING REPORTS
Digunakan untuk melihat detil penerimaan barang pada suatu transaksi. Langkah –
langkah melihat Receiving Report :
1. Pada modul Account Payable, klik icon A/P List
2. Isi nama supplier dan tanggal yang diinginkan, lalu pilih salah satu transaksi.
3. Klik kanan pada mouse untuk transaksi tersebut, maka akan muncul menu
tambahan. Pilih View Receiving Reports. (Gbr 14.5)
4. Selanjutnya akan muncul menu Stock Receiving Report by Supplier. Di menu ini
ditampilkan detil penerimaan barang.
Penjelasan lebih lanjut mengenai menu Stock Receiving Report by Supplier pada
chapter 13 – modul Inventory.
14.4 ACCOUNT PAYABLE AGING LIST
Fungsi A/P Aging List adalah untuk menampilkan jumlah hutang yang masih belum
dilunasi berdasarkan umur hutang tersebut, mulai dari 1-30 hari, 30-60 hari dst.
8
A. Cara menjalankan fungsi Accounts Payable Aging List

1. Pada menu utama VHP, klik icon A/P
2. Klik icon A/P Aging List, isikan rentang nama Supplier pada kolom From Name dan
To Name, lalu klik icon Execute
3. Maka akan tampil layar (lihat Gbr. 14.6)
4. Laporan dari A/P Aging List ini dapat di cetak dengan menekan fungsi icon print
B. Penjabaran Layar Accounts Payable Aging List
Field Fungsi
No Menampilkan nomor urut

Customer Name Menampilkan nama customer
Outstanding Menampilkan nilai transaksi yang belum terbayar
1 – 30 Days Menampilkan jatuh temponya suatu transaksi pada hari ke30
Over 90 Days Menampilkan jatuh temponya suatu transaksi lebih dari 90
hari
Gbr. 14.6 - Accounts Payable Aging List
14.5 ACCOUNT PAYABLE PAYMENT
Fungsi A/P Payment adalah untuk melakukan pemasukan transaksi pembayaran

hutang ke supplier.
A. Cara menampilkan layar A/P Transaction Records

9
2. Klik icon A/P Payment, blok salah satu nama supplier klik OK kemudian klik icon
Execute maka akan tampil layar seperti pada Gbr. 14.7
Gbr. 14.7 - A/P Transaction Records
B. Penjabaran A/P Transaction Record
Field Fungsi
Supplier Name Menampilkan nama supplier

Docu No Menampilkan nomor dokumen pemesanan
Delivery Note Menampilkan nomor dokumen pengiriman
Bill Date Menampilkan tanggal transaksi
Amount Menampilkan total nilai yang harus di bayar
Paid Amount Menampilkan total nilai yang di bayar
Balance Menampilkan jumlah sisa yang harus di bayar
Due Date Menampilkan tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus di
lakukan
ID Menampilkan nomor kode petugas yang menangani transaksi
pembelian
C. Cara menjalankan fungsi transaksi pembayaran

1. Setelah layar A/P Transaction Records tampil, pilih transaksi yang hendak di lunasi
(bisa lebih dari 1 transaksi)
2. Setelah ter-blok kemudian klik icon execute
3. Maka akan tampil layar (lihat Gbr. 14.8)
10
Gbr.14.8 - Payment Record & Payment Articles
D. Penjabaran Payment Records & Payment Articles
Field Fungsi
Payment Records
Art Untuk menampilkan nomor artikel
In% Untuk menampilkan besarnya persen (%) yang telah di
bayar
Pay Amount Untuk menampilkan nilai pembayaran yang telah di
lakukan
Payment Articles
Art Untuk nomor artikel pembayaran
Description Untuk nama artikel pembayaran
Remark Menampilkan catatan pembayaran

Pay date Secara otomatis tanggal hari ini
Total Untuk menampilkan total pembayaran yang telah di
bayar
Outstanding Total nilai yang masih belum di bayar
14.6 CLOSED ACCOUNT PAYABLE
Fungsi Closed A/P adalah untuk mengaktifkan kembali transaksi yang telah di lunasi
dan ditutup.
11
A. Cara menjalankan fungsi Closed A/P

2. Kemudian klik icon Closed A/P, ketikkan nama Supplier atau nomor invoice,
kemudian klik Execute
3. Maka akan tampil layar seperti pada Gbr. 14.9
4. Pilih salah satu pembayaran yang ingin diubah, lalu klik Modify.
Jika transaksi sudah ditransfer ke G/L, kita tidak bisa mengubah Closed A/P ini.
5. Lakukan perubahan pada pembayaran A/P. Lalu klik Execute untuk menyimpan
perubahan data pembayaran.
Gbr. 14.9 - Closed A/P
B. Penjabaran Closed A/P
Field Fungsi
Supplier Name Menampilkan nama - nama pemasok barang

Invoice Menampilkan nomor invoice
Bill Date Menampilkan tanggal bill
Amount Menampilkan total nilai yang harus di lunasi
Note Menampilkan keterangan tentang pembayaran A/P
Docu No Menampilkan nomor dokumen pemesanan
12
14.7 G/L JOURNAL TRANSACTION
Digunakan untuk melihat jurnal A/P yang telah diposting ke G/L baik yang masih aktif
atau sudah ditutup. Menu ini juga bisa digunakan untuk mengubah atau menghapus
jurnal-jurnal A/P yang sudah terbentuk serta membuat jurnal baru jika diperlukan.
A. Cara Menjalankan G/L Journal Transaction

2. Kemudian klik icon G/L Journal Transaction
3. Secara default, semua jurnal A/P yang sudah diposting ke G/L akan ditampilkan
pada menu G/L Journal Transaction (Gbr 14.10).
4. Untuk mencetak seluruh jurnal voucher, klik icon Print. Sedangkan untuk
mencetak salah satu jurnal voucher, pilih dahulu jurnal voucher tersebut, lalu
klik kanan, pilih “Print Selected Journal Entry”
Gbr 14.10 – G/L Journal Transaction
B. Penjabaran Layar G/L Journal Transaction
Field Fungsi
Transaction
Journal Voucher
Date Menampilkan tanggal transaksi posting A/P
ReferenceNo Menampilkan no. referensi / kode jurnal
Description Menampilkan catatan singkat tentang jurnal tersebut
Debits Menampilkan total nilai debit
Credits Menampilkan total nilai kredit
13
Remaining Menampilkan selisih antara debit dan kredit
Transaction
Journal Records
Account No Menampilkan nomor account
Debit Menampilkan nilai debit dari tiap nomor account
Credit Menampilkan nilai kredit dari tiap nomor account
Remark Menampilkan catatan singkat
ID Menampilkan kode petugas A/P yang melakukan posting
Created Menampilkan tanggal pembuatan jurnal
Time Menampilkan waktu pembuatan jurnal
ID Menampilkan kode petugas A/P yang melakukan
perubahan jurnal
Chg Date Menampilkan tanggal perubahan jurnal A/P
Description Menampilkan nama account yang bersangkutan
Total Total nilai debit dan kredit
Query
From Mencari jurnal mulai dari tanggal
To Sampai dengan tanggal
Ref No Mencari jurnal berdasarkan nomor referensi nya
Type
Active Menampilkan semua jurnal A/P yang masih aktif
Close Menampilkan semua jurnal A/P yang sudah ditutup
14.7.1 MEMBUAT JURNAL A/P BARU
Jika diperlukan, kita bisa membuat jurnal yang baru secara manual. Langkah–
langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu G/L Journal Transaction, klik icon New maka akan tampil menu A/P
Transaction Journal
2. Isi tanggal (Jangan kurang dari tanggal terakhir closing G/L), Ref No (harus unik /
tidak boleh sama dengan yang sudah ada) dan Description.
3. Tentukan Acct-No yang diinginkan (Gunakan icon help untuk mencari nomor
account), lalu beri keterangan pada Note
4. Masukkan jumlah debit atau kredit yang diinginkan.
5. Ulangi langkah 3-5 hingga jurnal transaksi balance (jika masih ada selisih, kita
tidak bisa keluar dari menu A/P Transaction Journal)
6. Jika ingin mencetak jurnal ini, beri tanda cek pada “Ask for Print”
7. Klik icon Execute untuk menyimpan data ini
14
Gbr 14.11 - A/P Transaction Journal
14.7.2 MENGUBAH JURNAL A/P
Langkah – langkah mengubah jurnal A/P :

1. Pada menu G/L Journal Transaction, pilih salah satu Journal Voucher yang ingin
diubah. Lalu klik icon Modify.
2. Pilih salah satu nomor account yang akan diubah, klik Modify
3. Lakukan perubahan yang diinginkan, lalu klik Execute
4. Jika ingin menambahkan transaction record baru, klik icon New
5. Masukkan nomor account yang diinginkan beserta nilai debit atau kredit
6. Klik Execute untuk menyimpan perubahan.
14.7.3 MENGHAPUS JURNAL A/P
Langkah-langkahnya menghapus jurnal A/P :

1. Pada menu G/L Journal Transaction, pilih salah satu Journal Voucher yang ingin
diubah. Lalu klik icon Modify.
2. Kemudian blok perkiraan transaksi yang hendak dihapus lalu klik icon delete yang
ada dilayar menu jurnal transaksi, maka akan muncul pertanyaan : “Do you really
want to DELETE the journal xxxx debit value xxxx ?” apabila transaksi yang dipilih
sudah benar maka klik Yes untuk menghapus dan No untuk membatalkan
penghapusan
3. Jika ingin menghapus Journal Voucher, maka semua Transaction Journal Records
harus dihapus terlebih dahulu. Ulangi langkah 2 hingga terhapus semua. Lalu pada
menu G/L Journal Transaction pilih Journal Voucher yang ingin dihapus dan klik
icon Delete.
15
14.8 JOURNAL LIST
Menu ini digunakan untuk menampilkan semua jurnal yang terbentuk dengan
dikelompokkan berdasarkan nomor account-nya.
A. Cara Menjalankan G/L Journal Transaction

2. Kemudian klik icon G/L Journal List
3. Pilih periode tanggal yang diinginkan dan nomor account yang ingin dicari
4. Klik Execute untuk menampilkan semua daftar jurnal yang sudah ada. (Gbr
14.12)
Gbr 14.12 – G/L Journal List
B. Penjabaran Layar G/L Journal List
Field Fungsi
Date Menampilkan tanggal transaksi posting A/P

Reference-No Menampilkan no. referensi / kode jurnal
Description Menampilkan catatan singkat tentang judul jurnal tersebut
Debit Menampilkan total nilai debit
Credit Menampilkan total nilai kredit
Balance Menampilkan saldo akhir account yang bersangkutan
Note Menampilkan catatan tentang journal record
ID Menampilkan kode petugas A/P yang melakukan posting
Created Menampilkan tanggal pembuatan jurnal
ChgID Menampilkan kode petugas A/P yang melakukan
perubahan jurnal
16
ChgDate Menampilkan tanggal perubahan jurnal A/P
Query
From Date Mencari jurnal mulai dari tanggal
To Date Sampai dengan tanggal
From Acct-No Mencari nomor account mulai dari
To Acct-No Sampai dengan nomor account
Incl. other Jika di cek, maka semua jurnal yang diposting dari modul
departement AR, Inventory, AP, General Cashier dan G/L akan
ditampilkan
17
14.9 OTHERS (LAPORAN PADA ACCOUNTS PAYABLE)
Laporan-laporan penunjang yang terdapat pada modul Accounts Payable adalah :
i. Create manual A/P

ii. Daily AP Validation List
iii. A/P Journal List
iv. A/P Payment List
v. A/P Aging-List
vi. A/P Aging With Previous Balance
vii. Transfer to G/L
14.9.1 CREATE MANUAL A/P
Berfungsi untuk memasukkan nilai transaksi pembelian yang sudah ada (berlaku untuk
hotel yang telah beroperasi sebelum menggunakan sistem komputer) atau berfungsi
untuk memasukkan transaksi pembelian bagi hotel yang tidak menggunakan modul
stock accounting.
A. Cara menjalankan fungsi Create Manual A/P

1. Pada menu utama VHP, klik icon A/P, lalu pilih menubar Others pada modul A/P
2. Pilih Create Manual A/P
3. Maka akan ditampilkan layar Create Accounts Payable (Gbr. 14.13)
Gbr. 14.13 - Create manual A/P
18
B. Penjabaran layar Create manual A/P
Field Fungsi
Supplier untuk mengisi nama pemasok (dapat menggunakan fungsi

Help)
Docu-No untuk mengisi nomor surat pemesanan
DeliverNote untuk mengisi nomor surat pengiriman barang
InvDate untuk mengisi tanggal transaksi
Balance untuk mengisi total harga pembelian barang
Discount(%) untuk mengisi potongan harga (dalam persen)
DiscAmount untuk mengisi nilai potongan harga
Nett Balance Untuk menampilkan jumlah yang harus dibayar setelah
dikurangi diskon
Due Day untuk mengisi berapa hari jatuh temponya suatu transaksi
Note untuk mengisi komentar atau spesial instruksi
□ Create G/L Jika di cek, maka akan langsung membuat jurnal A/P di G/L
Journal
14.9.2 DAILY A/P VALIDATION LIST
Untuk menampilkan semua transaksi Account Payable yang timbul berdasarkan

periode transaksi yang diinginkan baik per Supplier maupun seluruh Supplier
A. Cara menjalankan fungsi Daily A/P Validation List

2. Pilih Daily A/P Validation List.
3. Isi dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa dan dari nama Supplier A
sampai dengan Supplier Z yang hendak di tampilkan lalu klik icon Execute
4. Maka akan tampil layar Daily A/P Validation List (Gbr 14.14)
5. Laporan ini dapat di cetak dengan menekan icon Print
19
Gbr. 14.14 - Daily A/P Validation List
B. Penjabaran layar Daily A/P Validation List
Field Fungsi
Supplier Name Nama pemasok

Date Tanggal transaksi pembelian barang
Docu-No Untuk mengisi nomor surat pemesanan
DeliverNote Surat pengiriman barang dari supplier / Bukti
penerimaan
Amount Jumlah yang harus dibayar ke masing-masing pemasok
ID Kode petugas
Due Date Tanggal Jatuh Tempo pembayaran Hutang
Paid Keterangan pembayaran No = belum Dibayar, Yes =
Sudah Dibayar
14.9.3 A/P JOURNAL LIST
Yaitu laporan yang berisi semua transaksi hutang yang ada (sudah terbayar).
A. Cara menjalankan fungsi A/P Journal List

2. Pilih A/P Journal
3. Isi dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa yang hendak di tampilkan
lalu klik icon Execute
4. Maka akan tampil layar A/P Transaction Journal (Gbr. 14.15)
20
Gbr. 14.15 - A/P Transaction Journal List
B. Penjabaran layar A/P Journal List
Field Fungsi
BillDate Tanggal transaksi pembelian barang

Supplier Name Nama pemasok
Docu Number Nomor surat pemesanan barang
DeliverNote Nomor kwitansi dari pemasok
A/P Amount Nilai hutang kepada masing-masing pemasok
Paid Amount Nilai hutang yang sudah dibayarkan
ArtNo Nomor artikel pembayaran A/P
Description Nama artikel pembayaran A/P
ID Kode petugas
Note Catatan pembayaran A/P
Date Tanggal transaksi (receiving atau A/P payment)
Time Waktu transaksi (receiving atau A/P payment)
21
14.9.4 A/P PAYMENT LIST
Yaitu laporan yang berisi semua transaksi hutang yang telah dilunasi.
A. Cara menjalankan fungsi A/P Payment List

2. Pilih A/P Payment List
3. Isi dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa yang hendak di tampilkan
lalu klik icon Execute
4. Maka akan tampil layar A/P Payment List (Gbr. 14.16a)
Gbr. 14.16a - A/P Payment List
Pada A/P Payment List jika di-print, maka pada bagian akhir terdapat Summary of
A/P Payment untuk mempermudah General Cashier melihat dan memeriksa apakah
Clearance di General Cashier sama dengan Clearance di A/P.
Gbr. 14.16b - Summary of A/P Payment pada print-out A/P Payment List
22
B. Penjabaran layar A/P Payment List
Field Fungsi
Bill Date Tanggal transaksi pembayaran dilakukan

Document Number Nomor surat pemesanan barang
A/P Amount Jumlah hutang
Pay-Amount Jumlah hutang yang telah dibayarkan
Remark Catatan singkat pembayaran A/P
Pay-Date Tanggal pembayaran hutang
ID Kode petugas yang menangani pembayaran
Pay-Article Nama artikel pembayaran yang digunakan
Supplier Nama pemasok / supplier
From Date Mulai dari tanggal berapa

To Date Sampai dengan tanggal berapa
□ Display All Supplier Menampilkan pembayaran dari semua

supplier
□ Sort by Payment Mengurutkan berdasarkan catatan
Remark pembayaran.
14.9.5 A/P AGING WITH PREVIOUS BALANCE
Untuk menampilkan secara detail daftar hutang perusahaan (hotel) yang Outstanding
dari setiap supplier dengan saldo awal hutang.
A. Cara menjalankan fungsi A/P Aging with Previous Balance

2. Pilih A/P Aging w Prev
3. Isi nama Supplier yang hendak di tampilkan lalu klik icon Execute
4. Maka akan tampil layar A/P Aging with Previous Balance (Gbr. 14.17)
23
Gbr. 14.17- A/P Aging with Previous Balance
B. Penjabaran layar A/P Aging with Previous Balance
Field Fungsi
No Menampilkan nomor urut

Customer Name Menampilkan nama customer
Prev Balance Menampilkan nilai hutang yang ada
Debet Menampilkan nilai pelunasan hutang yang terjadi
Kredit Menampilkan nilai penambahan hutang yang terjadi
Ending Balance Menampilkan nilai akhir dari hutang yang ada
Outstanding Menampilkan nilai transaksi yang belum terbayar
1 – 30 Days Menampilkan jatuh temponya suatu transaksi pada hari
ke30
ke60
ke90
Over 90 Days Menampilkan jatuh temponya suatu transaksi lebih dari 90
hari
24
14.9.6 TRANSFER TO G/L
Untuk menampilkan trial balance untuk semua journal – journal A/P Payment yang
terjadi ke General Ledger
A. Cara menjalankan fungsi A/P Payment Transfer To GL

2. Pilih Transfer to G/L.
3. Menu “Do you really want to transfer A/P Payments to GL Journal?” akan muncul.
Klik Yes untuk melanjutkan.
4. Masukkan tanggal transaksi yang diinginkan pada To Date.
5. Isi Reference No (misal : AP-011006) dan keterangan singkat mengenai jurnal
tersebut.
6. Klik Execute untuk menampilkan transaksi yang akan di transfer ke GL
7. Klik Execute lagi, maka menu konfirmasi “Do you really want to transfer NOW to
GL ?” akan muncuk. Klik Yes untuk transfer transaksi tersebut ke GL.
Gbr. 14.18 - A/P Payment Transfer To GL
B. Penjabaran layar A/P Payment Transfer To GL
Field Fungsi
Account No Menampilkan nomor akun

Description Menampilkan nama akun
Debit Menampilkan jurnal pendebetan Hutang
Credit Menampilkan jurnal pengkreditan hutang
Remark Menampilkan keterangan
ID Menampilkan kode petugas
25
Post Date Menampilkan tanggal posting

Time Menampilkan waktu pempostingan
Chg-ID Menampilkan kode petugas yang merubah transaksi
Chg Date Menampilkan tanggal terjadinya perubahan
14.10 ADDITIONAL PROGRAMS – ACCOUNTS PAYABLE
Pada modul ini, berisi semua program yang mungkin dapat digunakan oleh Hotel lain,
sesuai dengan kebutuhannya. Untuk masuk ke modul ini, pada tampilan awal VHP,
pilih menubar AddPrograms Æ Run’s User Program Æ pilih ACCOUNTS PAYABLE
14.10.1 Cancel A/P Payment
Modul ini dapat digunakan untuk membatalkan pembayaran dari A/P yang telah
dilakukan. Yang dapat memasuki modul ini hanya staff A/P dan juga harus
memasukkan password. Tampilan yang akan muncul jika memilih “Cancel A/P
Payment” adalah seperti Gbr. 12.19.
Cara menggunakannya adalah:
1. Masukkan DeliveryNote yang ingin dibatalkan pembayarannya, kemudian tekan

enter.
2. Kolom Date dan Amount akan terisi secara otomatis oleh sistem.
3. Kemudian akan muncul konfirmasi seperti gambar dibawah ini.
Gbr. 14.19 - Cancel A/P Payment
26

Chapter 14 - Accounts Payable

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Chapter 14 - Accounts Payable

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

.BACK.

Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang

CHAPTER 14 : ACCOUNTS PAYABLE 1

A. Cara Pemakaian Accounts Payable 1

14.1 Supplier List 2

14.2 Purchase Order List 2

14.3 Accounts Payable List 4

14.4 Accounts Payable Aging List 9

14.5 Accounts Payable Payment 10

14.6 Closed Accounts Payable 12

14.7 G/L Journal Transaction 13

14.8 Journal List 16

14.10 Additional Program – Accounts Payable 26

Accounts Payable berfungsi untuk melakukan pembayaran hutang-hutang yang ada

A. Cara penggunaan Accounts Payable

B. Penjabaran layar Accounts Payable

Icon Button Fungsi

Supplier List Untuk menampilkan daftar nama supplier

Purchase Order Untuk menampilkan daftar surat pembelian barang

A/P List Untuk menampilkan daftar hutang-hutang tamu dan

A/P Aging List Untuk menampilkan daftar-daftar umur hutang dan

A/P Payment Untuk menjalankan fungsi penerimaan

Closed A/P Berfungsi untuk membuka kembali pembayaran

GL Journal Berfungsi untuk melakukan penjurnalan secara

Journal List Berfungsi untuk melihat hasil dari jurnal secara

Cancel/Exit Untuk membatalkan atau keluar dari program

14.1 SUPPLIER LIST

14.2 PURCHASE ORDER LIST

A. Cara menjalankan fungsi Purchase Order List

Gbr. 14.1 - Layar Purchase Order List

B. Penjabaran layar Purchase Order List

Order Date Untuk menampilkan tanggal pemesanan barang

Deliver Date Untuk menampilkan tanggal penyerahan barang

14.2.1 VIEW IN DETAIL

A. Cara menjalankan fungsi View In Detail

Gbr. 14.2 - Layar View In Detail

B. Penjabaran layar View In Detail

14.3 ACCOUNTS PAYABLE LIST

A. Cara penggunaan Accounts Payable List

B. Penjabaran Layar Accounts Payable List

Supplier Name Untuk menampilkan nama suplier

Gbr. 14.3 - Accounts Payable List

14.3.1 RECEIVING LIST

A. Cara menjalankan fungsi Receiving List

Gbr 14.4 – Receiving List

B. Penjabaran Layar Receiving List

Date Untuk menampilkan tanggal penerimaan barang

14.3.2 DISPLAY ACCOUNT PAYABLE PAYMENTS

Berfungsi untuk menampilkan detil pembayaran A/P pada suatu transaksi

A. Cara menjalankan fungsi Display Account Payable Payments

Gbr. 14.4 - Display A/P Payments

B. Penjabaran Layar Display A/P Payments

A/P Amount Untuk menampilkan total nilai yang harus dibayar

14.3.3 CHANGE SUPPLIER

1. Pada modul Account Payable, klik icon A/P List

Gbr. 14.5 – A/P List

14.3.4 VIEW RECEIVING REPORTS

14.4 ACCOUNT PAYABLE AGING LIST

A. Cara menjalankan fungsi Accounts Payable Aging List

B. Penjabaran Layar Accounts Payable Aging List

No Menampilkan nomor urut

Gbr. 14.6 - Accounts Payable Aging List

14.5 ACCOUNT PAYABLE PAYMENT

Fungsi A/P Payment adalah untuk melakukan pemasukan transaksi pembayaran