.BACK.

OFFICE-

Chapter 16
GENERAL LEDGER
 © 2005, PT. SUPRANUSA SINDATA, JAKARTA - INDONESIA,

Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang

keras menterjemahkan, mengkopi atau memperbanyak sebagian atau
seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SINDATA.
 DAFTAR ISI

CHAPTER 16 : GENERAL LEDGER 1

A. Penampang Awal Modul General Ledger 1

B. Pengenalan Icons Modul General Ledger 2

16.1 GL Journal Transaction 2

A. Cara Pembuatan GL Journal Transaction 2
B. Penjabaran dari Layar GL Journal transaksi 3
16.2 Close Month 4
16.3 Laporan-Laporan 4
16.3.1 Journal List By Account No 4
A. Cara Menampilkan Journal List By Account no 4
B. Penjabaran dari Layar Journal List 5
16.3.1.1 View dan Edit Journal Transaction 6
16.3.2 Journal List By Reference Number 6
A. Cara menanpilkan Journal List By Reference Number 6
B. Penjabaran dari Layar Journal List By Reference 7
Number
16.3.3 Trial Balance Report 8
A. Cara Menampilkan Trial Balance Report 8
B. Penjabaran Layar Trial Balance Report 8
C. Trace Back 9
16.3.4 Trial Balance By Department 10
A. Cara Menampilkan Trial Balance By Department 10
B. Penjabaran Layar Trial Balance By Department 10
16.3.5 GL Report 11
16.4 Trial Closed Month 11
16.5 General Ledger Batch Journal 11
A. Cara Menampilkan GL batch Journal 11
B. Penjabaran Layar GL batch Journal 12
16.6 Prosedur GL Monthly Closing 13
16.7 Prosedur Melakukan Revisi Pada Journal Yang Telah Dibuat 15
A. Cara Melakukan Revisi Pada GL Batch Journal 15
B. Penjabaran Layar GL Journal Voucher atau GL Batch Journal 17
16.8 Closed Year 17

ii
SINDATA Your Applications System Solution Provider
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

A. Penampang Awal Modul General Ledger

Modul ini membantu pemakai dalam proses pengolahan data akuntansi keuangan
(Financial Accounting) dalam satu siklus akuntansi (accounting cycle). Dengan
modul ini pemakai hanya perlu mengisi transaksi jurnal, proses selanjutnya secara
otomatis dilakukan oleh sistem, seperti proses posting ke buku besar, proses
penyusunan laporan keuangan secara bulanan dan tahunan.

Laporan keuangan ini sangat penting karena dapat menggambarkan ringkasan

segala aktivitas hotel dalam suatu periode akuntansi. Pihak manajemen sangat
berkepentingan dengan laporan ini sebagai dasar pengambil keputusan.

Laporan keuangan yang disajikan paling sedikit harus terdiri dari Laba Rugi dan
Neraca dimana Laba Rugi menggambarkan pendapatan dan biaya, sedangkan
Neraca menggambarkan kekayaan Hotel /asset, hutang dan modal.

Laporan ini juga dapat dimodifikasi sesuai dengan keinginan oleh pihak pemakai.
Modul General Ledger ini juga dapat dilink dengan modul lain (misalnya : Modul
Front Office, Account Receivable , Stock Accounting , Account Payable, dll).

Gbr. 16.1 - Tampilan Awal Modul General Ledger

1
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

B. Pengenalan Icons Modul General Ledger

Icons Toolbar Fungsi

Berfungsi untuk melihat nomor-nomor

Chart of Account perkiraan, serta membuat baru atau
mengubah

GL Journal Berfungsi untuk memasukkan Jurnal Transaksi

Trasaction

Journal List Berfungsi untuk melihat daftar jurnal

Closed Journals Berfungsi untuk jurnal penyesuaian Adjustment

Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu

Close Month periode atau satu bulan

Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu

Close Year tahun

Berfungsi untuk keluar / pembatalan dari

Exit / Cancel sistem General Ledger

16.1 GL JOURNAL TRANSACTION

Proses ini yang paling banyak dilakukan dalam operasional sehari-hari.

A. Cara pembuatan GL Journal Transaction

1. Klik icon General Ledger.

2. Klik icon GL Journal Transaction.
3. Kemudian klik icon NEW, maka akan tampil menu journal.
4. Ketik tanggal / date ? posting misal : 28/02/99
Reference No : misal JV9902001
Description : misal Journal Room Revenue
5. Klik icon Execute untuk menyelesaikan pembuatan suatu judul misal : Journal
Room Revenue.
6. Kursor akan berpindah ke Acct-No : misal 3100-010 – A/R Amex Card (atau
gunakan fungsi help), kemudian pindahkan kursor ke Debet atau Credit , isi
nilai nominalnya yang dikehendaki, lalu tekan Enter.

2
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

7. Maka transaksi secara otomatis akan berpindah ke layar GL Journal

Transaction.
8. Lakukan pengisian tersebut sampai semua transaksi menjadi balance, jika
transaksi tidak balance maka sistem tidak dapat diakhiri.
9. Klik icon GO untuk mengakhiri, kemudian klik icon Stop untuk keluar dari
sistem GL Journal Transaction.

Gbr. 16.2 - Journal Transaction

B. Penjabaran dari layar GL Journal Transaction

Field Fungsi

Journal Entry
Acct-No Ketik nomor Account (gunakan fungsi help)
Date Tanggal transaksi
Reference No Kode referensi journal (misal : JV9902001)
Description Judul Journal ( Journal Room Revenue )
Debit Nilai nominal dari debit nya
Credit Nilai nominal dari credit nya
Remaining Nilai selisih dari debit dan credit

Tampilan jurnal diatas

Account No Nomor chart of account
Description Nama chart of account
Debit Total debit
Credit Total credit
ID Kode user /pemakai
Post date Tanggal posting
Time Waktu posting
Chg-ID Kode user / pemakai ada dilakukan edit terhadap
journal
Chg-Date Kode tanggal jika ada dilakuakn edit terhadap
journal

3
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

16.2 CLOSE MONTH

Sebelum melakukan Close Month, terlebih dahulu lakukan pengecekan terhadap

semua journal transaction yang telah dimasukkan, kemudian journal transaction
dapat dicetak.

Close month berfungsi untuk menutup semua transaksi pada satu periode/per
bulan agar, bisa menampilkan Trail Balance dan Laporan Keuangan Hotel.
Misal : Laporan Neraca dan Profit & Lost dll.

Cara melakukan Close Month:

1. Klik icons Close Month.

2. Keluar Pesan “……..” klik icon YES atau NO.
3. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan malakukan proses Close Month.

16.3 LAPORAN –LAPORAN

16.3.1 Journal List by Account Number

16.3.2 Journal List by Ref-No
16.3.3 Trial Balance
16.3.4 Trial Balance By Departement
16.3.5 GL Report
16.3.5.1 Balance Sheet
16.3.5.2 Profit and Loss
16.3.5.3 Room Revenue Dept
Dan sebagainya (sesuai laporan yang dibutuhkan oleh pihak hotel)

16.3.1 JOURNAL LIST BY ACCOUNT NUMBER

Menampilkan hasil transaksi dalam bentuk journal, yang berurutan berdasarkan

nomor accounts.

A. Cara menampilkan Journal list by Account Number

1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list

2. Blok Journal list by account No, kemudian klik 1x
3. Maka akan tampil layar journal list

4
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

Gbr. 16.3 - Journal List

B. Penjabaran dari layar Journal List by Account Number

Field Fungsi

Date Berfungsi untuk menampilkan tanggal transaksi

Reference-No Berfungsi untuk menampilkan nomer dokumen/referensi Jurnal.
Description Berfungsi untuk menampilkan jurnal/ deskripsi dari jurnal
Debit Berfungsi untuk menampilkan total Debet
Credit Berfungsi untuk menampilkan total Kredit
Balance Berfungsi untuk menampilkan total balance
ID Berfungsi untuk menampilkan kode / ID pemakai
Date Berfungsi untuk menampilkan tanggal posting
Chg ID Berfungsi untuk menampilkan kode pemakai, yang melakukan
perubahan/edit
Date Berfungsi untuk menampilkan tanggal, bagi pemakai yang
melakukan perubahan.

Query :
From Date Berfungsi untuk menampilkan jurnal dari suatu tanggal
To Date Berfungsi untuk menampilkan jurnal sampai dengan suatu
tanggal
From Acct-No Berfungsi untuk menampilkan jurnal dari suatu chart of account
awal
To Acct-No Berfungsi untuk menampilkan jurnal berdasarkan chart of
account

Select Main
codes
MainCode Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Main Code
Departm Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Departmen
ALL Berfungsi untuk menampilkan journal secara keseluruhan

5
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

16.3.1.1 VIEW DAN EDIT JOURNAL TRANSACTION

Terdapat fungsi untuk dapat melihat dan meng-edit transaksi jurnal yang sudah
terjadi. Adapun caranya adalah:

1. Klik icon General Ledger, klik icon Journal list

2. Isi dari tanggal berapa hingga tanggal berapa yang hendak ditampilkan,
demikian juga untuk Account mana sampai dengan Account berapa yang
hendak ditampilkan
3. Kemudian klik icon Execute (√) maka akan tampil layar journal list (Gbr. 16.3)
4. Lalu blok transaksi yang hendak di lihat atau hendak di edit kemudian klik
kanan pada mouse, maka akan muncul layar pilihan View Transaction atau Edit
Transaction (Gbr. 16.4)

Gbr. 16.4 - View & Edit Transaction

5. Klik View Transaction untuk lihat detail jurnal transaction dan jika memilih
Edit Transaction akan terlihat layar transaksi yang sudah ada
6. Klik icon Edit untuk melakukan koreksi

16.3.2 JOURNAL LIST BY REFERENCE NUMBER

Menampilkan hasil transaksi berdasarkan nomor referesi.

A. Cara menampilkan Journal list by Ref-No

1. Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report

2. Kemudian klik Journal list by Ref-No, maka akan tampil journal list berdasarkan
nomor Referensi (Gbr. 16.5)

6
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

Gbr. 16-5 - Journal List by Ref-No

B. Penjabaran dari layar Journal List by Ref-No

Field Fungsi

GL Journal
Voucher :
Date Untuk menampilkan Tanggal jurnal
Reference-No Untuk menampilkan Nomor dokumen jurnal
Description Untuk menampilkan Judul jurnal
Debit Untuk menampilkan Total debet
Credit Untuk menampilkan Total Kredit
Note Untuk menampilkan keterangan
ID Untuk menampilkan kode petugas
Created Untuk menampilkan tanggal pembuatan jurnal
ChgID Untuk menampilkan kode petugas yang merubah transaksi
ChgDate Untuk menampilkan tanggal perubahan jurnal yang dilakukan

Query :
From Date Berfungsi untuk menampilkan G/L journal dari suatu tanggal
To Date Berfungsi untuk menampilkan G/L journal sampai dari suatu
tanggal journal yang sudah tidak aktif atau tutup.

Select
Reference
No:
Specific Untuk menampilkan jurnal berdasarkan nomor referensi
tertentu
ALL Untuk menampilkan semua jurnal transaksi

7
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

16.3.3 TRIAL BALANCE REPORT

Menampilkan Trial balance report, yang dikelompokan berdasarkan account number

masing- masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary.

A. Cara menampilkan Trial Balance Report

1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list

2. Blok Trial Balance klik 1x
3. Tampil Trial Balance Report (Gbr. 16.6a)

Gbr. 16.6a - Trial Balance

B. Penjabaran dari layar Trial Balance Report

Field Fungsi

Account No Untuk menampilkan nomor akun ( Chart Of Account )

Description Untuk menampilkan nama akun
Beginning Balance Untuk menampilkan saldo Awal
Total Debit Untuk menampilkan total debit
Total Credit Untuk menampilkan total Kredit
Net Change Untuk menampilkan selisih nilai antara Debet dan Kredit
Ending Balance Untuk menampilkan nilai dimana Beginning balance
ditambah atau dikurangi Net Change
YTD-Balance Untuk menampilkan nilai Year-To-Date
Budget Untuk menampilkan Budget ( perencanaan)

8
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

Sambungan Penjabaran dari layar Trial Balance Report

Field Fungsi

Query :
From Date Berfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu
tanggal
To Date Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai
dengan suatu tanggal
Month Berfungsi untuk menampilkan bulan ke-
From Acct-No Berfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu
COA
To Acct-No Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai
dengan chart of account akhir
Type of Trial
Balance :
Detail Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara
keseluruhan
Summary Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara
terpilih

C. Trace Back

Di dalam modul General Ledger terdapat fasilitas untuk melakukan Trace Back di
dalam menu Trial Balance. Trace Back berfungsi untuk menampilkan transaksi-
transaksi yang pernah terjadi dari satu account secara detil.

Untuk menampilkannya:

1. Jalankan menu Trial Balance dari modul General Ledger.

2. Untuk menampilkan Trace Back, klik dua kali di salah satu account maka akan
ditampilkan layar detil dari account tersebut

Gbr. 16.6b - Layar Trace Back

9
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

16.3.4 TRIAL BALANCE BY DEPARTMENT

Menampilkan Trial balance report, yang dikelompokan berdasarkan account number

masing-masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary berdasarkan
tiap departemen.

A. Cara menampilkan Trial Balance By Department Report

1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menu report list

2. Blok Trial Balance By Department klik 1x
3. Tampil Trial Balance By departement Report. (Gbr. 16.7)

B. Penjabaran layar Trial Balance By Department Report

Field Fungsi

Query :
From Date Untuk menampilkan trial balance dari suatu tanggal
To Date Untuk menampilkan trial balance sampai dengan suatu
tanggal
Month Untuk menampilkan bulan ke-berapa
From Acct-No Untuk menampilkan trial balance dari suatu chart of
account
To Acct-No Untuk menampilkan trial balance sampai dengan chart of
account akhir
Type of Trial
Balance :
Detail Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara
keseluruhan
Summary Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara
terpilih
Dept Berfungsi untuk menampilkan Departemen tertentu

Gbr. 16.7 - Trial Balance By Department

10
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

16.3.5 GL REPORT

Menampilkan hasil dari transaksi pada satu periode, berdasarkan laporan keuangan
antara lain: Balance Sheet, Profit and Lost baik keseluruhan, terpilih atau per
departemen dan lain-lain.

Cara menampilkan GL Report :

1. Klik icon General Ledger, kemudian klik menubar report list

2. Blok GL Report, kemudian blok salah satu daftar Laporan keuangan , klik icon
OK (contoh: Balance Sheet)
3. Tampil pilihan type of output ada : Send to MS-Word dan Send to Printer
4. Misal pilih Send to Printer, klik icon OK
5. Tampil pilihan printer ada : Output file atau Local Printer
6. Jika hendak langsung dicetak pilih local printer, klik icon OK

16.4 TRIAL CLOSED MONTH

Suatu modul yang dijalankan setelah semua transaksi journal dimasukkan dalam
suatu periode berjalan untuk dapat mencetak Financial Report bulan bersangkutan.

16.5 GENERAL LEDGER BATCH JOURNAL

Suatu tempat penampungan terhadap semua transaksi journal yang terjadi di F/O,
A/R, Inventory, A/P dan General Cashier sebelum dilakukan export ke G/L oleh
pihak yang berwenang.

A. Cara menampilkan G/L Batch Journals

1. Klik Icon General Ledger kemudian klik Menubar Lists/Report

2. Blok G/L Batch Journal maka akan tampil semua jurnal yang pernah dibuat
oleh masing-masing Departement (Gbr. 16.8)
3. GL Batch Journal dapat juga dicetak dengan mengklik Icon printer

11
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

Gbr. 16.8 – G/L Batch Journals

B. Penjabaran Layar General Ledger Batch Journal

Field Fungsi

Date Untuk menampilkan tanggal terjadinya transaksi

ReferenceNo Untuk menampilkan nomor referensi
Description Untuk menampilkan keterangan jurnal

AccountNo Untuk menampilkan nomor akun

Debit Untuk menampilkan nilai debit
Credit Untuk menampilkan nilai kredit
Note Untuk menampilkan keterangan
ID Untuk menampilkan kode petugas
Created Untuk menampilkan tanggal pembuatan jurnal transaksi
Time Untuk menampilkan waktu pembuatan jurnal transaksi
ID Untuk menampilkan kode petugas yang merubah jurnal
transaksi
Chg Date Untuk menampilkan tanggal terjadinya perubahan
transaksi
Description Untuk menampilkan keterangan terjadinya perubahan

Query :
From Untuk mensorting dari tanggal
To Untuk mensorting sampai dengan tanggal
Ref No Untuk mensorting berdasarkan nomor referensi

Type :
Active Untuk mensorting jurnal transaksi yang masih aktif.
Close Untuk mensorting berdasarkan jurnal transaksi yang
disclosed
Show Untuk mensorting jurnal transaksi per departemen

12
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

16.6 PROSEDUR UNTUK MELAKUKAN GL MONTHLY CLOSING

1. Cek dan pastikan bahwa semua departemen telah melakukan Transfer

to G/L
• Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report, kemudian klik G/L
Batch Journals.
• Klik combo box A/R, RCV, INV, A/P, GCASH untuk memeriksa apakah tiap
modul telah dilakukan Transfer to G/L per tanggal dari tanggal 1-31:
- A/R Journal dan A/R Payment ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31
bulan yang bersangkutan (jika belum ada berarti belum ditransfer ke G/L
Æ lakukan Transfer to G/L dari modul A/R utk tgl yang bersangkutan)
- Receiving (A/P) Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31.
- Outgoing Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31, termasuk
Outgoing Inventory Adjustment (jurnal-jurnal outgoing yang otomatis
dibuat oleh system pada saat melakukan Adjustment Inventory pada
akhir bulan) pada tanggal 31.
- A/P Payment Journals ada di G/L Batch Journals dari tangga1-31.
- Untuk General Cashier (G/C), periksa apakah jurnal Cash Income, A/R
Clearance Payment dan A/P Clearance Payment sudah ada dari tgl 1-31.
Jika belum ada/lengkap berarti G/C belum meng-entry jurnal tsb.
• Bila diperlukan, jurnal-jurnal yang ada di Batch Journals dapat di-Add, Edit
maupun Delete dengan mengklik icon Modify dan/atau Delete.

2. Entry jurnal bulanan di G/L (Salary Journal, Depreciation,

Amortization, Rent Exp, dll )
• Dari modul G/L klik icon G/L Journal Transaction, lalu klik New untuk
membuat jurnal baru
• Isi tanggal (Date), nomor referensi (Ref No) dan deskripsi untuk No.
Referensi tersebut (Description). Tekan Enter 2x untuk pindah ke field
Account No.
• Isi field Account No. dengan nomor chart of account (COA) yang diinginkan
dalam membuat jurnal. Klik icon Help (?) untuk menampilkan daftar COA
• Isi Note dengan penjelasan singkat mengenai jurnal yg akan dibuat (mis.
Gaji bln Juni’04, Depresiasi Gedung Juni’04)
• Isi field Debet atau Credit dengan nilai transaksi dalam rupiah
• Lanjutkan dengan mengisi Account No., Note, dan Debet dan/atau Credit utk
melengkapi jurnal hingga nilai balance antara total Debet dan total Credit
• Jika jurnal sudah selesai dibuat, klik Execute dan Yes untuk menyimpan
jurnal
• Untuk mengedit atau menambah jurnal dengan menggunakan Reference No
yang sudah ada, klik Journal Header di sebelah kiri layar. (Isi Journal Header
yang diklik terlihat di sebelah kanan layar), klik Modify, klik jurnal yang akan
di-Edit, klik Modify, lalu lakukan pengeditan di field-field yang berada di
sebelah bawah. Untuk menambah jurnal klik icon New.

3. Cek Trial Balance

• Dari modul G/L klik menubar List/Report, kemudian klik Trial Balance
• Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan tanggal akhir bulan
yang akan di-Closing
• Isi Account No dengan nomor COA yang akan ditampilkan, atau biarkan saja
terisi 000-00-000 dan 999-99-999 utk menampilkan seluruh COA, lalu klik
Execute utk menampilkan Trial Balance bulan yang bersangkutan
• Cek satu per satu COA apakah nilai Debet, Credit dan Ending Balance sudah
sesuai dengan semestinya

13
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

• Jika perlu, tampilkan COA yang sedang dicek secara detail (buka layar VHP
baru dan tampilkan Trial Balance untuk COA yang bersangkutan dengan
pilihan Detail di kanan bawah)
• Apabila ada account yang nilainya belum sesuai, dapat diperbaiki melalui
G/L Batch Journals untuk jurnal-jurnal yang dibuat diluar modul G/L, atau di
modul G/L Æ G/L Journal Transaction untuk jurnal2 yang dibuat di modul
G/L

4. Lakukan Trial Close Month

• Dari modul G/L klik List /Report, lalu klik Trial Close Month
• Klik Yes untuk memulai proses Trial Close Month

5. Apabila selama bulan yang bersangkutan ada pembuatan COA baru,

harus disertakan dalam Macro Report dan Excel.slk report

6. Keluarkan trial laporan keuangan (Excel)

• Dari modul G/L, klik List/Report, kemudian pilih G/L Reports
• Blok salah satu laporan yang dikehendaki, misal. Balance Sheet, lalu klik OK
• Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan akhir bulan yang akan
di-Closing. Mis: bulan yg akan di-Close = November’05, maka isi From Date
dan To date dengan 01/11/05 dan 30/11/05. Klik OK
• Laporan Balance Sheet akan dikeluarkan dalam format Excel (SLK)
• Ulangi langkah yang sama untuk laporan2 lainnya
• Untuk laporan neraca (B/S), perhatikan check/test point! Kalau tidak nol
(ada selisih) harus dicari selisihnya di mana. Lakukan pengecekan dari
Balance Sheet Detail Report (cek satu per satu accountnya).
• Jangan lakukan close month bila B/S belum balance dan nilai Net Profit di
Income Statement bulan yang bersangkutan = selisih nilai Profit/Loss
Current Year di Balance Sheet bulan ini dikurangi nilai bulan lalu, kecuali bila
sudah dipastikan bahwa tidak balance karena kekurangan input di Macro
atau Excel.SLK, dan bukan karena kesalahan input jurnal di G/L

7. Lakukan data Back-Up (lihat : Backup Database VHP pada Server)

8. Lakukan Export Journal

• Dari modul G/L, klik List/Report-G/L Batch Journals
• Klik Combo-box A/R utk menampilkan jurnal-jurnal A/R yang telah
ditransfer. Klik Transfer All (menubar kiri atas) untuk mengeksport seluruh
jurnal tersebut ke modul G/L. Lakukan prosedur yg sama untuk modul2
lainnya (RCV, INV, dan seterusnya)

9. Lakukan Close Month

• Dari Modul G/L, klik Icon Close Month atau menubar CloseMonth
• Klik Yes untuk memulai proses Close Month
• Jika proses sudah selesai, muncul tanggal close month baru (New Closing
Date). Klik OK. Mis : Jika bulan yang disclosing = November’05, maka New
Closing Date yang muncul adalah 31/12/05 (Desember’05)

10. Keluarkan dan print laporan keuangan hasil close month (Excel)
• Lakukan langkah no.6 poin 1-5
• Laporan yang dikeluarkan dalam format Excel.SLK, disave dalam format
Microsoft Excel Workbook (.XLS)
• Print laporan dalam bentuk hardcopy (kertas)

14
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

16.7 PROSEDUR MELAKUKAN REVISI PADA JURNAL YANG TELAH DIBUAT

Apabila terjadi kesalahan dalam melakukan transfer jurnal ke GL modul, kita dapat
merevisinya pada GL Batch Journal,

A. Cara melakukan revisi pada GL Batch Journal

1. Klik Icon General Ledger, kemudian blok menubar List/Report, lalu klik GL
Batch Journal (Gbr. 16.8)
2. Blok salah satu jurnal yang salah misalkan Jurnal FO JV-INCOME-0 pertanggal
1 November 2005 lalu klik Icon Modify maka akan tampil Gbr. 16.9
3. Blok jurnal transaksi satu per satu kemudian klik Icon Delete maka akan tampil
informasi “Do you really want to DELETE …?” Klik YES jika ingin
menghapus lihat Gbr. 16.10 Setelah itu klik Icon Execute maka layar akan
kembali ke Gbr. 16.8, klik Icon Delete maka akan tampil informasi “ Do you
really want to delete the journal JV – INCOME-01….?” Klik Icon YES
maka jurnal JV-INCOME-01 terhapus lihat Gbr. 16.11
4. Kemudian buat jurnal revisi, untuk membuatnya kita harus merubah tanggal
transaksi menjadi tanggal 1 November 2005 caranya bekerjasama dengan
Bagian EDP untuk merubah tanggal transaksi melalui General Parameter
Setting untuk merubah “Posting Date For GL Journal Entries”.
5. Setelah tanggal transaksi di rubah, klik Icon Stop kemudian masuk ke modul
FO, klik Icon FO Invoicing lalu klik Icon GL Journal Transaction untuk membuat
jurnal transaksi revisi.
6. lakukan hal yang sama pada GL Batch Journal untuk setiap Modul lainnya (A/R,
A/P, RCV, dsb) setelah selesai kembalikan tanggal system seperti semula.

Gbr. 16.9 – G/L Batch Journal Vouchers

15
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

Gbr. 16.10 - Delete G/L Batch Transaction Journals

Gbr. 16.11 - Delete G/L Journal Vouchers

16
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

B. Penjabaran Layar GL Journal Voucher atau GL Batch Journal

Field Fungsi

GL Batch Journal
Voucher
Date Untuk menampilkan tanggal transaksi
ReferenceNo Untuk menampilkan nomor referensi
Description Untuk menampilkan keterangan transaksi
Debit Untuk menampilkan nilai transaksi
Credit Untuk menampilkan nilai transaksi
Remaining Untuk menampilkan selisih antara nilai Debit dan
kredit
G/L Batch
Transaction Journal
AccountNo Untuk menampilkan nomor akun
Debit Untuk menampilkan nilai transaksi
Credit Untuk menampilkan nilai transaksi
Note Untuk menampilkan nama akun
ID Untuk menampilkan ID petugas
Created Untuk menampilkan tanggal pencatatan atau
pembuatan jurnal transaksi ke sistem
Time Untuk menampilkan waktu pencatatan atau
pembuatan jurnal transaksi ke sistem
ID Untuk menampilkan ID petugas yang mengoreksi
jurnal transaksi
Change date Untuk menampilkan tanggal terjadinya revisi jurnal
transaksi
Description Untuk menampilkan keterangan.

16.8 CLOSED YEAR

Berfungsi untuk menutup semua transaksi-transaksi dari periode awal sampai

periode akhir. Agar dapat dilakukan perubahan transaksi awal bulan pada tahun
yang baru atau berjalan pada periode awal atau bulan januari tahun baru.

Cara melakukan Closed Year

1. Dari modul General Ledger, klik icon Closed Yaer

2. Keluar pesan “……..” klik icon YES atau NO
3. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan melakukan proses Closed Year.

17
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions