See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/324767615

Sistem Informasi Akuntansi (Teori dan Konsep Desain SIA)

Book · April 2016

CITATIONS READS

0 6,785

1 author:

Indrayati Indrayati
Politeknik Negeri Malang
7 PUBLICATIONS   1 CITATION   

SEE PROFILE

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

Buku Ajar Sia View project

Buku Ajar Akuntansi Manajemen View project

All content following this page was uploaded by Indrayati Indrayati on 26 April 2018.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

 Toto Nusantara
Dra. Indrayati, MSA., Ak., CA

Sistem
Dinamik
Sistem Informasi Akuntansi

Linear
(Teori dan Konsep Desain SIA)
Sistem Informasi Akuntansi
(Teori dan Konsep Desain SIA)

Dra. Indrayati, MSA., Ak., CA

Desain Sampul
• Ardika Ferianto

Desain Isi
• Much. Imam Bisri

Diterbitkan oleh:
Aditya Media Publishing
Anggota IKAPI No. 003/DIY/94
Alamat:
• Jl. Telogosuryo No. 49 Tlogomas Malang
Tlp./Faks. (0341) 568752
• Jl. Bimasakti No. 19 Yogyakarta 55221
Tlp./Faks. (0274) 520612-520613
e-mail: adityamedia.publishing@gmail.com

Cetakan Pertama, September 2015

Cetakan Kedua, September 2016

Ukuran: 17 x 24 cm
Jumlah: x + 156 halaman

ISBN: 978-602-323-035-8
Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak
atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini ke dalam
bentuk apa pun, secara elektronis, maupun mekanis, termasuk fo-
tokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa
izin tertulis dari penerbit.

Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2000 tentang Hak Cipta, Bab XII

Ketentuan Pidana, Pasal 72, Ayat (1), (2), dan (6).
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucap rasa syukur kehadirat Allah SWT, bahan ajar Sistem Informasi
Akuntansi ini dapat diselesaikan dengan baik. Bahan ajar ini diharapkan akan dapat
dipergunakan di kalangan mahasiswa Jurusan Akuntansi yang menempuh mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi.
Bahan ajar ini berisi materi tentang Teori dan konsep desain SIA untuk suatu
perusahaan yang terdiri dari sikuls Pendapatan, siklus pengeluaran, siklus penggajihan,
siklus produksi dan biaya, siklus keuangan serta siklus penyusunan laporan keuangan
Akhirnya, bahan ajar ini diharapkan dapat mempermudah mahasiswa dalam
mempelajari dan memahami SIA serta desain pengembangan SIA untuk suatu unit
usaha.
Penyusunan bahan ajar ini tidak terlepas dari peran banyak pihak. Secara khusus
ucapan terima kasih kami sampaikan kepada pihak-pihak berikut ini :
Ir. Tundung Subali Patma, MT, selaku Direktur Politeknik Negeri Malang.
Dr. Dra. Kurnia Ekasari,MM,,Ak.,CA selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri
Malang.

Rekan-rekan yang membantu penyelesaian bahan ajar ini.

Semoga bahan ajar ini dapat memberikan manfaat yang besar untuk semua pihak
yang membutuhkan.

Malang, Agustus 2015

Penyusun

Dra. Indrayati, MSA., Ak., CA.

iiiiii
 Daftar Isi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii

DAFTAR ISI . ............................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... ix
BAB I RUANG LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.......................... 1
1.1. Pendahuluan ................................................................................... 2
1.2. Pengertian sistem informasi akuntansi.............................................. 2
1.3. Data dan informasi........................................................................... 3
1.4. Elemen-elemen sistem informasi akuntansi . .................................... 5
1.5. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan
sistem akuntansi............................................................................... 7
1.6. Jenis pekerjaan penyusunan sistem informasi akuntansi.................... 7
1.7. Langkah-langkah dalam penyusunan dan pengembangan sistem
informasi akuntansi ......................................................................... 8
1.8. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi . .............................. 9
1.9. Tipe penugasan pengembangan sistem akuntansi.............................. 10
1.10. Pihak yang menyusun sistem informasi akuntansi............................. 10
Latihan soal............................................................................................... 10
BAB II PENGENDALIAN INTERN................................................................ 11
2.1. Pengertian pengendalian intern ....................................................... 12
2.2. Manfaat pengendalian intern .......................................................... 12
2.3. Ciri-ciri pokok dari sistem pengendalian intern ............................... 12
2.4. Keterbatasan pengendalian intern . .................................................. 13
2.5. Dokumentasi sistem pengendalian intern ........................................ 13
2.6. Simbol – simbol bagan alir................................................................ 14
2.7. Pengawasan-pengawasan tambahan ................................................. 16
2.8. Pengawasan akuntansi dan administratif . ........................................ 16
2.9. Pengawasan akuntansi dalam edp..................................................... 16
Latihan soal ............................................................................................. 17
BAB III FORMULIR......................................................................................... 19
3.1. Pengertian formulir ......................................................................... 20
3.2. Manfaat formulir ............................................................................ 20
3.3. Prinsip dasar merancang formulir . .................................................. 21
BAB IV JURNAL............................................................................................... 23
4.1. Pengertian jurnal ............................................................................. 24
4.2. Prinsip dasar perancangan jurnal ..................................................... 24
4.3. Jenis jurnal ...................................................................................... 25

vv
BAB V BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU.............................................. 29
5.1. Pengertian buku besar...................................................................... 30
5.2. Jenis-jenis media ............................................................................. 32
5.3. Klasifikasi rekening (riil dan nominal).............................................. 32
5.4. Kode rekening . ............................................................................... 33
5.5. Tujuan kode rekening ...................................................................... 33
5.6. Metode pemberian kode rekening ................................................... 33
5.7. Laporan-laporan ............................................................................. 37
Latihan soal ............................................................................................. 38
BAB VI SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT.............................. 39
6.1. Prosedur penjualan . ........................................................................ 40
6.2. Unit organisasi yang terkait ............................................................. 40
6.3. Formulir yang digunakan ................................................................ 41
6.4. Kombinasi prosedur pesanan dan prosedur pembuatan faktur ......... 45
6.5. Metode pencatatan penjualan........................................................... 50
6.6. Catatan akuntansi yang digunakan................................................... 50
6.7. Laporan untuk manajemen yang dihasilkan dari sistem
dan prosedur penjualan dan penerimaan uang adalah:..................... 51
6.8. Distribusi penjualan ........................................................................ 51
6.9. Klasifikasi distribusi penjualan ........................................................ 52
6.10. Laporan........................................................................................... 52
6.11. Metode distribusi penjualan ............................................................ 52
BAB VII SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI................... 63
7.1. Prosedur penerimaan kas.................................................................. 64
7.2. Bagian yang terkait........................................................................... 66
7.3. Formulir yang digunakan ............................................................. 67
7.4. Prinsip-prinsip pengendalian intern dalam prosedur penerimaan kas..... 69
BAB VIII SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG.................................... 71
8.1. Prosedur piutang.............................................................................. 72
8.2. Fungsi bagian piutang . .................................................................... 75
8.3. Surat pernyataan piutang (statement)............................................... 75
8.4. Metode untuk mencatat piutang . .................................................... 76
BAB IX SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN ........................................... 79
9.1. Prosedur Pembelian.......................................................................... 80
9.2. Bagian yang terkait........................................................................... 84
9.3. Formulir yang digunakan................................................................. 85
9.4. Catatan akuntansi yang digunakan................................................... 96
9.5. Laporan atau informasi yang diperlukan.......................................... 96
9.6. Prinsip Internal Control................................................................... 96
BAB X SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK............. 99
10.1. Dokumen yang digunakan................................................................ 100
10.2. Catatan akuntansi yang digunakan................................................... 100
 10.3. Fungsi yang terkait........................................................................... 100
10.4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem....................................... 100
10.5. Unsur sistem pengendalian intern..................................................... 100
10.6. Prosedur pencatatan utang dan pengeluaran uang............................ 101
10.7. Bagian yang terkait........................................................................... 101
10.8. Prosedur pencatatan utang .............................................................. 102
10.9. Distribusi pembelian ....................................................................... 103
Soal latihan ............................................................................................. 104
BAB XI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN DANA
KAS KECIL . ............................................................................................. 105
11.1. Dokumen yang digunakan . ............................................................. 106
11.2. Catatan akuntansi yang digunakan .................................................. 106
11.3. Fungsi yang terkait........................................................................... 106
11.4. Prosedur pembentukan dana kas kecil dalam imprest system............ 106
BAB XII SISTEM DAN PROSEDUR PERSONALIA DAN
PENCATATAN WAKTU........................................................................... 109
12.1. Prosedur personalia.......................................................................... 110
12.2. Bagian yang terkait........................................................................... 110
12.3. Formulir yang digunakan................................................................. 111
12.4. Prosedur penerimaan karyawan . ..................................................... 111
12.5. Prosedur pencatatan waktu ............................................................. 112
BAB XIII SISTEM PENGGAJIHAN DAN PENGUPAHAN................................. 113
13.1. Bagian yang terlibat.......................................................................... 114
13.2. Formulir yang digunakan................................................................. 114
13.3. Catatan akuntansi yang digunakan................................................... 120
13.4. Prosedur penggajihan ...................................................................... 120
13.5. Prosedur pengupahan . .................................................................... 120
13.6. Sistem pengendalian intern ............................................................. 128
Soal latihan .............................................................................................. 129
BAB XIV SISTEM PENGAWASAN PRODUKSI ................................................. 131
14.1. Deskripsi Kegiatan........................................................................... 132
14.2. Dokumen Yang digunakan................................................................ 132
14.3. Fungsi Yang Terkait.......................................................................... 136
14.4. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem...................................... 136
BAB XV SISTEM AKUNTANSI BIAYA............................................................... 143
15.1. Deskripsi Kegiatan Pengumpulan Biaya............................................ 144
15.2. Informasi yang Diperlukan oleh manajemen..................................... 144
15.3. Dokumen yang Digunakan............................................................... 144
15.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan.................................................. 145
15.5. Fungsi yang Terkait.......................................................................... 145
15.6. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Pengawasan Produki...... 145
15.7. Unsur Pengendalian Intern............................................................... 145

viivii
BAB XVI SISTEM PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN ............................ 147
16.1. Prosedur penyusunan laporan keuangan........................................... 148
16.2. Formulir atau bukti transaksi............................................................ 148
16.3. Klasifikasi rekening dan kode........................................................... 148
16.4. Jurnal standar.................................................................................. 148
16.5. Laporan-laporan.............................................................................. 149
16.6. Prosedur yang dilakukan.................................................................. 149
16.7. Sistem pengendalian/ pengawasan intern.......................................... 149
Soal latihan ............................................................................................... 149
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................ 151
LAMPIRAN . ............................................................................................. 153

viii
viii
 Daftar Gambar

Gambar 1.1 Hubungan Data Dengan Informasi .......................................... 3

Gambar 1.2 Siklus Pengolahan Data Secara Manual . .................................. 4
Gambar 1.3 Siklus Pengolahan Data Dengan Komputer .............................. 4
Gambar 1.4 Hubungan Antara Berbagai Siklus Dari Sistem Informasi Akuntansi. 7
Gambar 5.1. Metode Posting Dengan Tangan Dari Jurnal............................. 31
Gambar 5.2. Posting ke buku pembantu dari bukti transaksi........................ 31
Gambar 5.3. Metode posting langsung ........................................................ 31
Gambar 6.1. Surat perintah pengiriman........................................................ 42
Gambar 6.2 faktur....................................................................................... 43
Gambar 6.3. Rekap hpp................................................................................ 44
Gambar 6.4. Bukti memorial........................................................................ 44
Gambar 6.5. Kartu piutang........................................................................... 50
gambar 6.6. Kartu gudang........................................................................... 51
Gambar 6.7 Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan)............. 55
Gambar 7.1. Over the counter sales.............................................................. 64
Gambar 7.2. Cod sales.................................................................................. 65
Gambar 7.3 Penjualan dengan kartu kredit bank.......................................... 65
Gambar 7.4 Penerimaan kas dari credit card sale........................................ 66
Gambar 7.5. Penerimaan kas dari puitang ditagih perusahaan....................... 68
Gambar 7.6 Penerimaan kas dari piutang melalui pos.................................. 69
Gambar 8.1 Prosedur penerimaan kas dari piutang (lanjutan) ..................... 73
Gambar 8.2 Prosedur penghapusan piutang ................................................ 74
Gambar 9.1 Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian .............. 81
Gambar 9.2 Sumber pembelian kredit . ....................................................... 82
Gambar 9.2 Pembelian kredit (lanjutan) . .................................................... 83
Gambar 9.2 Sistem pembelian kredit (lanjutan) .......................................... 84
Gambar 9.3. Surat permintaan pembelian..................................................... 85
Gambar 9.4. Surat permintaan penawaran harga ......................................... 87
Gambar 9.5. Surat perubahan order pembelian . .......................................... 88
Gambar 9.6. Bukti kas keluar ...................................................................... 89
Gambar 9.7 Register bukti kas keluar (voucher register) ............................. 90
Gambar 9.8 Kartu utang ............................................................................. 91
Gambar 9.9 Surat order .............................................................................. 92
Gambar 9.10. Register bukti kas keluar ......................................................... 93
Gambar 9.11 Memo debit ............................................................................ 94
Gambar 9.12 Laporan pengiriman barang .................................................... 95
Gambar 9.13 Jurnal retur pembelian............................................................. 96

ixix
Gambar 11.1. Bukti pengeluaran kas kecil...................................................... 107
Gambar 11.2. Permintaan pengisian kembali kas kecil.................................... 108
Gambar 11.3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil............................................. 108
Gambar 13.1 Daftar hadir karyawan.............................................................. 115
Gambar 13.2 Kartu jam hadir........................................................................ 116
Gambar 13.3 Kartu jam kerja......................................................................... 117
Gambar 13.4 Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah................................... 119
Gambar 13.5 Kartu penghasilan karyawan..................................................... 120
Gambar 13.6 Sistem akuntansi penggajian .................................................... 121
Gambar 13.7 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)..................................... 122
Gambar 13.8 Sistem akuntasi penggajian (lanjutan)....................................... 123
Gambar 13.9 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)..................................... 124
Gambar 13.10 Akuntansi pengupahan.............................................................. 125
Gambar 13.11 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan)................................... 126
Gambar 13.12 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan)................................... 127
Gambar 14.1 Surat order produksi................................................................ 132
Gambar 14.2 Daftar kebutuhan bahan baku ................................................. 133
Gambar 14.3 Daftar kegiatan produksi.......................................................... 133
Gambar 14.4 Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang................... 134
Gambar 14.5 Bukti pengembalian barang gudang.......................................... 134
Gambar 14.6 Laporan produk selesai............................................................. 135
Gambar 14.7 Jurnal pemakaian bahan baku................................................... 135
Gambar 14.8 Kartu biaya............................................................................... 136
Gambar 14.9 Prosedur order produksi........................................................... 137
Gambar 14.10 Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.............. 138
Gambar 14.11 Prosedur pengembalian barang gudang..................................... 139
Gambar 14.12 Prosedur pencatatan jam tenaga kerja dan biaya tenaga kerja
langsung................................................................................... 140
Gambar 14.13 Prosedur pencatatan harga pokok produksi selesai
dan pencatatan biaya overhead pabrik berdasarkan tarif........... 141

xx
 Bab

I
Ruang Lingkup
Sistem Informasi Akuntansi

Capaian Pembelajaran
Setelah membaca dan mengkaji bab ini, mahasiswa akan mampu memahami :
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
2. Elemen-elemen Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan jasa, dagang dan industri
3. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun SIA
4. Jenis pekerjaan penyusunan Sistem informasi akuntansi
5. Langkah-langkah dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi akuntansi
6. Tujuan umum pengembangan Sistem Akuntansi
7. Pihak yang menyusun sistem informasi akuntansi
8. Latihan Soal

11
1.1. PENDAHULUAN
Informasi keuangan yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, sangat dibutuhkan
oleh berbagai pihak yang berkepentingan antara lain: manajer, karyawan, kreditur dan
calon kreditor, calon investor dan investor, kantor pajak, akademisi dan lain-lainnya.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak dalam dan luar perusahaan ter­
sebut maka dibuatlah suatu sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi yang
di­susun dapat diproses dengan cara manual (tanpa mesin pembantu) atau diproses dengan
menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan sampai dengan komputer.

1.2. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ada beberapa pengertian dari sistem informasi akuntansi, sistem dan prosedur,
sistem akuntansi, sistem informasi manajemen.
Menurut W. Gerald Cole:
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang di­
sususn sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan
atau fungsi utama dari perusahaan.
Pro­sedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical) yang biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan
yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

Menurut Steven A. Moscov:

Sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut sub-sistem)
yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Menurut Howard F. Stettler:

Sistem akuntansi adalah kumpulan formulir, catatan, prosedur, alat dan manusia yang
digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan
Tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh
manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti
pemegang saham, kreditur, dan lembaga pemerintah untuk menilai hasil usahanya.

Menurut Steven A. Moscov:

Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan
yang relevan untuk pengambilan keputusan pihak luar (seperti kantor pajak, kreditur,
pemerintah) dan pihak dalam (manajer dan karyawan).

22
Menurut Cecil Gillespie:
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem untuk mengumpulkan, meyimpan,
mengubah, dan melaporkan informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan
manajemen yang sudah direncanakan.
Sistem informasi manajemen adalah suatu set sumber daya manusia dan modal dalam
suatu organisasi, yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, dan mengolah data
untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen untuk
perencanaan dan pengawasan kegiatan organisasi itu.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi hanya
berhubungan dengan informasi finansial saja, sedangkan sistem informasi manajemen
berhubungan dengan data finansial dan non finansial. Sehingga dengan demikian sistem
informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi manajemen.

1.3. DATA DAN INFORMASI

Dari pengertian diatas timbul perbedaan antara data dengan informasi. Data
adalah masukan/input yang akan diproses menjadi informasi/keluaran/output. Data atau
bukti transaksi dapat berupa faktur penjualan, memo, kuitansi, bukti kas masuk, bukti kas
keluar, order pembelian, permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, daftar gaji/
upah, bukti permintaan dan pengeluaran barang dsb.
Yang merupakan input/data adalah transaksi-transaksi keuangan yang terjadi dalam
suatu perusahaan setiap hari. Data akan dicatat dalam suatu bukti transaksi yang kemudian
diproses dengan alat komputer atau manual dalam suatu buku jurnal dan buku besar
kemudian akan keluar menjadi suatu informasi/keluaran/output yang disebut dengan
laporan keuangan atau laporan lainnya.
Seperti tertera dalam gambar berikut ini.

Gambar 1.1: Hubungan Data dengan Informasi

Siklus Pengolahan (proses) data

Untuk merubah data menjadi informasi, maka dilakukan proses pengolahan data.
Dalam pengolahan data secara manual (tanpa mesin), maka proses pengolahan data dapat
dilakukan dalam suatu siklus sebagai berikut:

33
 Siklus Pengolahan (proses) data
Untuk merubah data menjadi informasi, maka dilakukan proses pengolahan data.
Dalam pengolahan data secara manual (tanpa mesin), maka proses pengolahan data
dapat dilakukan dalam suatu siklus sebagai berikut:

Bukti Laporan
Bukti Jurnal Buku Laporan
transaksi Jurnal Buku Keuangan
transaksi besar Keuangan
3 besar

Laporan
Buku lainnyaLaporan
Buku
Pembantu lainnya
Pembantu

Gambar 1.2: Siklus pengolahan data secara manual

Gambar 1.2: Siklus pengolahan data secara manual

Dengan
Denganmenggunakan
menggunakanmesin
mesinkomputer
komputerdalam
dalamproses
prosespengolahan
pengolahan data,
data, siklus
siklus
pengolahan data dapat dipisahkan menjadi 3 bagian yaitu masukan/input, pengolahan
pengolahan data dapat dipisahkan menjadi 3 bagian yaitu masukan/input, pengolahan
(proses), dan keluaran
(proses), dan (output).
keluaran Siklus pengolahan
(output). data akuntansi
Siklus pengolahan yang dilakukan
data akuntansi dengan
yang dilakukan
komputerdengan
dapat digambarkan
komputer dapatsebagai berikut:
digambarkan sebagai berikut:

Input Pengolahan/ Output

Proses

Bukti
Transaksi Jurnal

Buku
Besar

Laporan
Keuangan

File
Transaksi

Gambar 1.3: Siklus

Gambar pengolahan
1.3: data dengan
Siklus pengolahan komputer
data dengan komputer

Pengolahan data dengan komputer dapat menggunakan berbagai program

komputer seperti general ledger, myob, visual basic, fox pro, dac easy dan lain-lain.
Dalam proses pengolahan data dapat dikerjakan secara batch maupun real time.
Secara batch yaitu bukti-bukti transaksi dikumpulkan dulu misalnya selama satu
minggu baru dilakukan pemrosesan4 4ke dalam buku jurnal maupun buku besar,

4
 Pengolahan data dengan komputer dapat menggunakan berbagai program komputer
seperti general ledger, myob, visual basic, fox pro, dac easy dan lain-lain.
Dalam proses pengolahan data dapat dikerjakan secara batch maupun real time.
Secara batch yaitu bukti-bukti transaksi dikumpulkan dulu misalnya selama satu minggu
baru dilakukan pemrosesan ke dalam buku jurnal maupun buku besar, sedangkan secara
real time yaitu begitu terjadi transaksi keuangan bukti-bukti transaksi langsung diproses
ke dalam buku jurnal maupun buku besar pada saat itu juga. Disamping itu kita juga harus
mempunyai manajemen basis data untuk mengarsip data-data yang ada di perusahaan.
Model Sistem informasi akuntansi yang dapat diterapkan dalam suatu perusahaan
dapat menggunakan model ERP (enterprise resources planning) yaitu suatu model apli­
kasi sistem informasi dimana masing-masing bagian yang ada di perusahaan saling meng­
otomatiskan dan mengintegrasikan komputer sehingga masing-masing bagian dapat sa­
ling menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pengguna sistem
dan juga dapat melakukan transaksi secara on line, menggunakan internet, intranet baik
dalam suatu perusahaan tersebut atau dengan pihak luar seperti pemasok maupun pe­
langgan atau dengan menggunakan EDI (electronic data interchange), e-commerce dan
e-business.
Sedangkan informasi adalah hasil dari pemprosesan data dengan menggunakan
komputer atau diolah secara manual yang dapat berupa laporan-laporan yaitu laporan
untuk pihak eksternal dan pihak internal perusahaan. Laporan untuk pihak eksternal con­
tohnya adalah laporan harga pokok penjualan, laporan laba rugi komprehensif, laporan
perubahan ekuitas, Neraca, Arus kas. Sedangkan laporan untuk pihak internal adalah
lapor­an anggaran dan realisasi anggaran, laporan hasil penjualan, laporan biaya-biaya
baik biaya administrasi maupun biaya penjualan.

1.4. ELEMEN-ELEMEN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi bagi suatu perusahaan industri terdiri dari berbagai
siklus atau sub sistem dan prosedur-prosedur yang terkait yaitu siklus pendapatan, siklus
pengeluaran, siklus konversi, dan siklus penyusunan laporan keuangan.
Adapun subsistem atau siklus sistem dan prosedur-prosedur tersebut adalah:
 Sistem akuntansi utama/pokok:
Visi-misi organisasi
Struktur organisasi/bagian yang terlibat dan job diskripsi
Klasifikasi rekening, riel dan nominal, kode rekening
Buku besar umum dan pembantu
Jurnal khusus dan jurnal umum
Bukti transaksi
Laporan-laporan internal dan eksternal

55
 Siklus Penjualan dan penerimaan Uang:
▪ Order penjualan,perintah pengiriman, pembuatan faktur/penagihan
▪ Distribusi penjualan
▪ Prosedur Piutang
▪ Prosedur penerimaan uang
 Siklus Pembelian dan Pengeluaran uang:
▪ Order Pembelian dan laporan penerimaan barang
▪ Distribusi pembelian dan biaya
▪ Prosedur utang (voucher)
▪ Prosedur pengeluaran uang dan kas kecil
 Siklus Personalia, Pencatatan waktu dan Siklus Penggajian:
▪ Prosedur Personalia
▪ Pencatatan waktu
▪ Prosedur Penggajian
▪ Distribusi gaji dan upah
 Siklus Pengawasan Produksi dan Biaya Produksi:
▪ Prosedur Order produksi
▪ Prosedur Pengawasan persediaan
▪ Akuntansi Biaya

Siklus penyusunan laporan keuangan

Subsistem tersebut dapat juga diklasifikasikan sebagai berikut:
 Subsistem akuntansi
 Subsistem EDP
 Subsistem penjualan/marketing
 Subsistem produksi
 Subsistem personalia
 Subsistem keuangan/pembelanjaan

Hubungan antara system akuntansi utama dengan berbagai system informasi

akuntansi lainnya adalah sebagai berikut:

66
 Siklus
penjualan
Siklus
Pembelian
Siklus
personalia
dan
penggajian Laporan
Formulir Buku Keuangan
Siklus Jurnal Besar
pengawasan
produksi
dan sistem
biaya
Siklus
Buku
keuangan Pembantu
Siklus
penyusunan
laporan
keuangan

Gambar 1.4: Hubungan antara berbagai Siklus dari sistem informasi akuntansi.

Gambar 1.4: Hubungan antara berbagai Siklus dari sistem informasi akuntansi.
1.5. FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM
1.5. PENYUSUNAN SISTEM
FAKTOR-FAKTOR YANGAKUNTANSI
PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM
PENYUSUNAN
PenyusunanSISTEM AKUNTANSI
sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan perlu mempertim­
bangkan faktor-faktor
Penyusunan sistemsebagai berikut:akuntansi dalam suatu perusahaan perlu
informasi
a. mempertimbangkan
Cepat, maksudnya faktor-faktor
penyusunan sebagai
sistemberikut:
informasi akuntansi harus mampu menyediakan
informasi
a. Cepat, yang diperlukan
maksudnya tepat pada
penyusunan waktunya,
sistem dapat
informasi memenuhi
akuntansi kebutuhan
harus mampu pihak
menyediakan
pemakai, informasi
dan dengan kualitasyang
yang diperlukan
sesuai dengan tepat pada waktunya,
kebutuhan dapat
pihak pemakai.
memenuhi kebutuhan pihak pemakai, dan dengan kualitas yang
b. Aman, maksudnya sistem informasi akuntansi yang disusun dapat mengamankan sesuai dengan
kebutuhan
harta pihak pemakai.
milik perusahaan, pendapatan, biaya, dan utang-utang dengan memperhatikan
b. Aman, maksudnya
unsur-unsur pengawasan sistem
intern. informasi akuntansi yang disusun dapat
c. Murah,mengamankan
maksudnya harta milik
sistem perusahaan,
informasi pendapatan,
akuntansi biaya,memerlukan
yang disusun dan utang-utang
biaya yang
dengan memperhatikan unsur-unsur pengawasan
lebih rendah bila dibandingkan dengan hasil yang dicapai. intern.
c. Murah, maksudnya sistem informasi akuntansi yang disusun memerlukan
biaya yang lebih rendah bila dibandingkan dengan hasil yang dicapai.
1.6. JENIS PEKERJAAN PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pekerjaan
1.6. JENIS menyusun PENYUSUNAN
PEKERJAAN sistem informasiSISTEM
akuntansiINFORMASI
dapat dibedakan menjadi 2 jenis
AKUNTANSI
yaitu:
Pekerjaan menyusun sistem informasi akuntansi dapat dibedakan menjadi 2 jenis
yaitu:

7 77
a. Penugasan umum (general assignment)
Adalah penugasan penyusunan sistem informasi akuntansi yang meliputi seluruh
subsistem yang ada dalam perusahaan. Meliputi penyusunan struktur organisasi,
subsistem penganggaran, subsistem akuntansi, subsistem penjualan/marketing,
subsistem produksi, subsistem personalia, subsistem pembelanjaan.
b. Penugasan khusus (special assignment)
Adalah penugasan penyusunan sistem informasi akuntansi yang hanya meliputi
sebagian dari subsistem akuntansi yang ada dalam perusahaan.

1.7. LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Adapun langkah-langkah dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi
akuntansi (system life cycle) adalah terdiri dari:
1. Analisis sistem yang ada
Dalam analisis sistem informasi akuntansi yang ada dimaksudkan untuk mengetahui
kelemahan dan kelebihan dari sistem yang telah ada, atau penelitian pendahuluan
(survey) ini dimaksudkan untuk:
a. Mengetahui ruang lingkup/luasnya pekerjaan penyusunan sistem informasi
akuntansi yang baru.
b. Merencanakan waktu penyusunan sistem informasi akuntansi yang baru.
c. Menentukan jumlah biaya atau fee yang akan diminta sehubungan dengan
pekerjaan penyusunan sistem akuntansi yang baru apabila penyusunan sistem
dilakukan oleh pihak luar.
Kemudian diadakan penelitian lengkap yang meliputi:
a. Struktur organisasi dan tugas dari masing-masing bagian yang ada dalam
struktur organisasi.
b. Klasifikasi rekening yang digunakan oleh perusahaan beserta kodenya baik
buku besar maupun buku pembantu.
c. Jurnal, buku besar dan buku pembantu dan laporan yang digunakan oleh
perusahaan termasuk metode pencatatannya.
d. Prosedur yang digunakan oleh perusahaan dari subsistem-subsistem yang ada.
e. Formulir yang digunakan beserta contohnya, baik dari bentuk bukti transaksi,
jurnal, buku besar, laporan. Dan laporan tersebut diserahkan kepada siapa dan
gunanya bagi yang menerima laporan.
f. Sistem pengawasan/penegndalian intern yang sudah ada.
g. Flowchart.
2. Merencanakan sistem informasi akuntansi yang baru (system design).
Yaitu kegiatan menyusun sistem informasi akuntansi yang baru atau kegiatan merubah
sistem yang lama untuk diperbaiki supaya menjadi efisien dan efektif.

88
 Ada 2 pendekatan dalam merencanakan suatu sistem yang baru yaitu: Top-down
approach dan botoom-up approach, top-down approach adalah pekerjaan menyusun
sis­tem yang dimulai dari identifikasi informasi yang diperlukan, klasifikasi rekening
dan kode beserta bentuk buku besarnya, perencanaan jurnal, dan perencanaan bukti
transaksi dan prosedur dan struktur organisasi dan job diskripsi. Sedangkan bottom-
up approach adalah penyusunan sistem yang dimulai dari perencanaan prosedur,
struktur organisasi dan job diskripsi, bukti transaksi, perencanaan jurnal, peren­
canaan buku besar dan pembantu beserta kodenya, terakhir perencanaan laporan
yang diinginkan.
3. Penerapan sistem informasi akuntansi yang baru (Implementation)
Yaitu penerapan sistem akuntansi yang baru untuk menggantikan sistem akuntansi
yang lama. Sebaiknya sistem akuntansi yang baru diterapkan pada awal periode
akuntansi untuk mengurangi beban pekerjaan yang timbul dari sistem akuntansi
yang baru.
4. Pengawasan sistem yang baru (follow-up)
Yaitu kegiatan mengawasi pelaksanaan sistem akuntansi yang baru untuk mengetahui
kelamahan-kelemahan sistem akuntansi baru dan memperbaikinya.

1.8. TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Menurut Mulyadi (2010: 19) tujuan pengembangan SIA adalah:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk
memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan
catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan
perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Sedangkan menurut Setiawati (2010:5) adalah:

1. Mengamankan harta/kekayaan perusahaan.
2. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan.
3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal.
4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.
5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan).
6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan.
7. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

99
1.9. TIPE PENUGASAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI
1. Pengembangan sistem akuntansi baru yang lengkap.
2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan bisnis
yang baru.
3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan.

1.10. PIHAK YANG MENYUSUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Adapun pihak-pihak yang berhak menyusun suatu sistem informasi akuntansi
adalah bagian sistem dan prosedur yang ada di dalam suatu perusahaan. Atau kalau tidak
ada adalah akuntan publik atau konsultan yang ditunjuk oleh perusahaan.

LATIHAN SOAL
1. Coba saudara berikan pengertian tentang Sistem dan Prosedur menurut W. Gerald
Coles.
2. Coba saudara berikan pengertian tentang Sistem Informasi Akuntansi dari Steven A.
Moscov.
3. Coba saudara sebutkan Subsistem dan prosedur yang terkait dalam perusahaan
industri.
4. Apa hubungan antara data dengan informasi, jelaskan.
5. Jelaskan siklus pengolahan data dalam perusahaan industri dengan menggunakan
manual dan menggunakan komputer.
6. Faktor-faktor apasaja yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun sistem informasi
akuntansi.
7. Sebutkan langkah-langkah dalam menyusun sistem informasi akuntansi, jelaskan.
8. Sebutkan jenis pekerjaan penyusunan sistem informasi akuntansi.
9. Apa tujuan umum dari pekerjaan penyusunan sistem informasi akuntansi.
10. Siapa yang berhak menyusun sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan.

1010
 Bab

II
Pengendalian Intern

Capaian Pembelajaran
Setelah membaca dan mengkaji bab ini, mahasiswa akan mampu memahami:
1. Pengertian Pengendalian Intern
2. Manfaat Pengendalian Intern
3. Ciri-ciri Pokok Sistem Pengendalian Intern
4. Keterbatasan Pengendalian Intern
5. Pengawasan tambahan
6. Pengawasan Akuntansi dan Administratif
7. Pengawasan akuntansi dalam EDP
8. Latihan soal

1111
2.1. PENGERTIAN PENGENDALIAN INTERN
Menurut Zaki Baridwan (1990:13) Pengendalian intern dapat mempunyai
arti sempit atau luas. Dalam arti sempit, pengendalian intern merupakan pengecekan
penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun
(footing). Dalam arti luas, pengendalian intern meliputi pengecekan dan meliputi struktur
organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di
dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi,
dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan
lebih dahulu.
Tanggung jawab untuk menyusun pengendalian intern adalah terletak pada
manajemen begitu juga untuk mengawasinya.

2.2. MANFAAT PENGENDALIAN INTERN

1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
3. Memajukan efisiensi dalam operasi
4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen
yang telah ditetapkan lebih dahulu.

2.3. CIRI-CIRI POKOK DARI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

1. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tepat.
2. Adanya suatu sistem wewenang/otorisasi terjadinya transaksi dan prosedur
pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang
cukup terhadap harta milik, utang-utang, modal, pendapatan, dan biaya.
3. Adanya praktek yang sehat harus dijalankan di dalam melakukan tugas-tugas dan
fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.
4. Adanya tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Contoh Sistem pengendalian intern dalam sistem pembelian adalah adanya pemi­
sahan fungsi antara bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian
akuntansi dan bagian keuangan. Adanya otorisasi penandatangan terhadap formulir order
pembelian oleh kabag. pembelian, permintaan pembelian oleh kabag. Gudang, laporan
penerimaan barang oleh kabag. Penerimaan barang, faktur oleh kabag. Keuangan. Adanya
for­mulir-formulir permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan barang,
faktur yang bernomor urut tercetak.

1212
2.4. KETERBATASAN PENGENDALIAN INTERN
Ada 3 keterbatasan dari pengendalian intern yaitu:
1. Persekongkolan
Adanya persekongkolan dari 2 karyawan atau lebih akan melemahkan pengendalian
intern yang sebelumnya sudah disusun kuat.
2. Kelemahan manusia
Adanya kelemahan manusia yang terlibat dalam suatu sistem dan prosedur akuntansi
akan melemahkan suatu pengendalian intern yang sebelumnya sudah disusun de­
ngan kuat. Misalnya adanya tanda tangan pimpinan atau pejabat yang berwenang
yang tidak melakukan pengecekan terhadap surat yang diajukan oleh bawahannya,
ada­nya kesalahan atau kekeliruan manusia.
3. Unsur biaya
Ada­nya unsur biaya yang lebih tinggi dari manfaat maka pengendalian intern tersebut
akan kurang bermanfaat bagi penggunanya.

2.5. DOKUMENTASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

1. Narrative
Narrative adalah uraian tertulis akan sistem dan prosedur serta pengendalian intern
yang telah dijalankan oleh perusahaan.
2. Internal control questionaire
ICQ adalah daftar pertanyaan pengendalian intern dan sistem serta prosedur yang
telah dijalankan oleh perusahaan.
3. Flowchart
Flowchart adalah gambar alir akan sistem dan prosedur serta pengendalian intern
yang telah dijalankan oleh perusahaan.

1313
2.6. SIMBOL – SIMBOL BAGAN ALIR
2.6.SIMBOL – SIMBOL BAGAN ALIR

Dokumen Penghubung pada halaman yg sama

Dokumen dan tembusannya Awal arus dokumen

2 1
Faktur 1

Berbagai dokumen

1
Surat Muat
SOP Akhir arus
Faktur dokumen
penjualan

Catatan Penghubung pada halaman berbeda

Kegiatan manual Arsip Sementara

Keteranagan, komentar Arsip Permanen

On – line Computer Process Pita Magnetik

14
1414
Keputusan Garis Alir ( flowline)

ya

tidak

Mulai/ Berakhirnya Sistem Keying (typing, verifying)

Persimpangan Garis Alir Pertemuan Garis Alir

Masuk ke Sistem Keluar ke Sistem Lain

Dari pemasok

Ke sistem
penjualan

2.7. PENGAWASAN-PENGAWASAN TAMBAHAN

1. laporan
Laporan dibuat oleh masing-masing bagian sebagai alat untuk
mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya.
2. Standar atau Budget
Sebagai alat untuk mengukur realisasi dibandingkan dengan budget atau
Standarnya maka dapat diketaahui penyimpangan yang terjadi.
3. Staff Audit Intern
Suatu bagian yang memeriksa prosedur-prosedur yang telah ditetapkan,
Bertanggungjawab kepada controller.
1515

15
2.7. PENGAWASAN-PENGAWASAN TAMBAHAN
1. Laporan
Laporan dibuat oleh masing-masing bagian sebagai alat untuk mempertanggungjawab­
kan tugas-tugasnya.
2. Standar atau Budget
Sebagai alat untuk mengukur realisasi dibandingkan dengan budget atau Standarnya
maka dapat diketaahui penyimpangan yang terjadi.
3. Staff Audit Intern Suatu bagian yang memeriksa prosedur-prosedur yang telah dite­
tap­kan, Bertanggungjawab kepada controller.

2.8. PENGAWASAN AKUNTANSI DAN ADMINISTRATIF

Menurut Zaki Baridwan (1990:18) Dalam arti luas, pengawasan intern meliputi
pengawasan akuntansi dan pengawasan administratif.
Pengawasan akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan
prosedur yang terutama berkaitan dengan dan berhubungan langsung dengan pengamanan
aktiva dan dapat dipercayanya catatan keuangan, dan konsekuensinya organisasi, prosedur
dan catatan-catatan itu disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dalam arti:
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan pengesahan (otorisasi) manajemen
yang umum maupun yang khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat untuk 1) memungkinkan penyusunan laporan keuangan
yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau kriteria-
kriteria lain yang perlu untuk laporan-laporan tersebut dan 2) menunjukkan
pertanggungjawaban atas aktiva.
c. Penggunaan aktiva hanya dibolehkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen.
d. Tanggungjawab atas aktiva menurut catatan dibandingkan dengan aktiva yang ada
setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada perbedaan.

Pengawasan akuntansi (accounting control) biasanya disebut preventive control.

Pengawasan administratif terdiri dari struktur organisasi dan semua metode
dan prosedur yang terutama berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan pada
kebijaksanaan manajemen dan biasanya mempunyai hubungan yang tidak langsung
dengan catatan keuangan. Pengawasan administrasi (administrative control) biasanya
disebut feedback control.

2.9. PENGAWASAN AKUNTANSI DALAM EDP

Dalam electronic data processing, pengawasan akuntansi dipisahkan menjadi dua,
yaitu Pengawasan Umum (general control) dan pengawasan aplikasi (Application Control).
Berikut penjelasannya.

1616
PENGAWASAN UMUM
Pengawasan umum dipisahkan menjadi lima elemen sebagai berikut:
a. Struktur organisasi dan operasi
b. Prosedur-prosedur untuk membuat dokumentasi, review, test dan persetujuan atas
sistem atau program dan perubahan-perubahannya.
c. Pengawasan yang dibuat oleh pabrik dalam mesin (disebut hardware control).
d. Pengawasan penggunaan mesin dan data files.
e. Prosedur dan data pengawasan lain yang mempengaruhi kegiatan EDP.

PENGAWASAN APLIKASI
Pengawasan aplikasi berhubungan dengan tugas-tugas khusus yang dilakukan oleh
EDP. Fungsi pengawasan aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa
pencatatan, proses daan pelaporan data sudah dilaksanakan dengan benar.
Pengawasan aplikasi dikelompokkan menjadi:
a. Pengawasan masukan (Input control)
b. Pengawasan Proses (Processing control)
c. Penngawasan keluaran (Output control)

LATIHAN SOAL
1. Apa pengertian dari sistem pengawasan intern, jelaskan
2. Manfaat dari sistem pengawasan intern adalah untuk apa, sebutkan
3. Apa ciri-ciri pokok dari sistem pengawasan intern
4. Sebutkan juga ciri-ciri tambahan dari sistem pengawasan intern
5. Apa definisi dari pengawasan akuntansi dan pengawasan administratif
6. Bagaimana pengawasan akuntansi dalam EDP

1717
 Bab

III
Formulir

Capaian pembelajaran
Setelah membaca dan mengkaji bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:
1. Pengertian formulir
2. Manfaat formulir
3. Prinsip mendesain formulir
4. Latihan soal

1919
3.1. PENGERTIAN FORMULIR
Sistem akuntansi pokok terdiri dari sekumpulan bukti transaksi atau formulir
(dokumen), jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan.
Menurut Mulyadi (2010;75) Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang
untuk diisi. Definisi formulir tersebut dibuat pada waktu komputer belum digunakan secara
luas dalam bisnis. Formulir dapat berupa kertas atau dapat berupa formulir elektronik.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam ruang komputer yang
digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan
diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat antara lain:
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
5. Kecepatan pengisian formulir
6. Penangkapan data dilakukan sekali
7. Tidak ada data yang mengambang
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir

3.2. MANFAAT FORMULIR

Menurut Mulyadi (2010;78) Formulir memegang peran penting dalam sistem
informasi akuntansi. Formulir digunakan untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi binis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam
bentuk tulisan.
4. Untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam orga­
nisasi atau ke organisasi lain.

Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan menjadi:

1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan, contohnya surat permintaan
pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan penge­
luaran barang gudang.
2. Formulir yang dibuat dan dikirim kan kepada pihak luar perusahaan, contohnya
faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat per­
minta­an penawaran harga, bukti kas keluar, surat order penjualan.

2020
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan, contohnya faktur pembelian,
surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, rekening
koran bank (bank statement).

Menurut tujuan penggunaannya, formulir dapat dibagi menjadi dua golongan:

1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contohnya bukti
permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials requisition), surat permintaan
penawaran harga, memo kredit dan memo debit.
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan, contoh­
nya faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat (bill of lading),
per­nyataan piutang (account receivable statement).

3.3. PRINSIP DASAR MERANCANG FORMULIR

Menurut Mulyadi (2010;81) dalam mendesain formulir, prinsip dasar berikut ini
perlu dipertimbangkan:
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin
4. Masukkkanlah unsur internal check dalam merancang formulir
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk
komunikasi dengan pihak luar
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir
lebar digunakan untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian
9. Cetaklah garis pada formulir jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan
10. Cantumkan nomor urut tercetak
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membutuhkan
tanda , atau x, atau dengan menjawab ”ya” atau ”tidak”, untuk menghemat waktu
pengisiannya
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan
menggunakan karbon beberapa kali, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah
yang logis yang berisi data yang saling terkait

2121
 Kapan suatu formulir diperlukan? Ada empat keadaan yang mendasari perlunya
penggunaan fromulir:
1. Jika suatu kejadian harus dicatat
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan
mengurangi waktu penulisan informasi tersebut
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat
yang sama, penggunaan formulir memudahkan pengecekan yang cepat mengenai
kelengkapan informasinya
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi.

Dalam merancang kembali formulir, perlu dilakukan survay untuk mengumpulkan data:
1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah
lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi
dari formulir tersebut

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, formulir atau dokumen dapat digolongkan
menjadi dua macam:
1. Dokumen sumber (source document)
2. Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam
jurnal atau buku pembantu
3. Dokumen pendukung (supporting document)
4. Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai
bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

2222
 Bab

IV
Jurnal

Capaian pembelajaran
Setelah membaca dan mengkaji bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:
1. Pengertian jurnal
2. Prinsip dasar merancang jurnal
3. Jenis Jurnal standar
4. Latihan soal

2323
4.1. PENGERTIAN JURNAL
Menurut Mulyadi (2010:101) Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama (book
of original entry) yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas
data keuangan dan data lainnya. Jurnal menduduki posisi di satu pihak sebagai petunjuk
untuk menemukan penyediaan ringkasan informasi yang akan ditampung dalam rekening-
rekening buku besar.
Jika transaksi perusahaan masih sedikit jenisnya dan rendah frekuensinya, maka
jurnal umum sudah memadai untuk mencatat secara permanen transaksi perusahaan yang
terjadi. Jika jenis transaksi semakin banyak dan frekuensi terjadinya semakin tinggi maka
jurnal umum perlu dipecah ke dalam jurnal khusus. Alasan pemecahan jurnal umum
adalah:
1. Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang frekuensi
terjadinya tinggi.
2. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan ke dalam buku besar dan untuk
menggolongkan transaksi yang dicatat.
3. Untuk memungkinkan pengerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan
oleh beberapa orang.
4. Untuk menciptakan pengendalian intern.

4.2. PRINSIP DASAR PERANCANGAN JURNAL

1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga memungkinkan
perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan segera transaksi
keuangan yang terjadi.
2. Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi he dalam penggolongan pokok
tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan lain-
lain.
3. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus digunakan kolom-
kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkanma rekening yang bersangkutan
dalam buku besar.
4. Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan
dalam buku besar, yang akan menerima jumlah yang akan dibukukan dari jurnal.
5. Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan
diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
6. Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan
menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minim.
7. Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga
pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan.

2424
4.3. JENIS JURNAL
Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar adalah
sebagai berikut:
1. Jurnal penjualan
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal retur penjualan
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi return penjualan.
3. Jurnal pembelian
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
4. Jurnal return pembelian
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi return pembelian.
5. Jurnal penerimaan uang
Jurnal ini dugunakan untuk mencatat transaksi penerimaan uang
6. Jurnal pengeluaran uang
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pengeluarang uang
7. Jurnal umum
Jurnal ini dgunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat ke dalam 6 jurnal
diatas.

Contoh masing-masing jurnal adalah sebagai berikut:

1. Jurnal penjualan.

PT SEJAHTERA MALANG
JURNAL PENJUALAN
JANUARI 2015
Halaman: 1
Kredit
Debit
Bukti Lain-lain Kredit
Tgl Keterangan Pihutang Jumlah
transaksi Nama & Penjualan
Dagang
No. akun

Jumlah

2525
2. JURNAL RETUR PENJUALAN

PT SEJAHTERA MALANG
JURNAL RETUR PENJUALAN
JANUARI 2015

Halaman: 1
No. Debit Debit
Tanda Kredit
Tanggal Keterangan Kredit Retur Utang
Posting Piutang
Memo Penjualan PPN

3. Jurnal Pembelian

PT SEJAHTERA MALANG
JURNAL PEMBELIAN
JANUARI 2015

Halaman: 1

Debit
No. Order Debit Lain-lain Kredit
Tanggal Keterangan Jumlah
Pembelian Pembelian Nama Hutang
Akun

2626
4. Jurnal Retur Pembelian

PT SEJAHTERA MALANG
JURNAL RETUR PEMBELIAN
JANUARI 2015

Halaman: 1

No. Debit Kredit

Tanda Debit
Tanggal Keterangan Kredit Utang Retur
Posting Utang
Memo PPN Pembelian

5. Jurnal Penerimaan Uang

PT SEJAHTERA MALANG
JURNAL PENERIMAAN UANG
JANUARI 2015

Halaman: 1

Debit Kredit Kredit

No. Debit Kredit
Tanggal Keterangan Potongan Macam- Penjualan
Bukti Kas Pihutang
Penjualan macam Tunai

2727
6. Jurnal Pengeluaran Uang

PT SEJAHTERA MALANG
JURNAL PENGELUARAN UANG\
JANUARI 2015

Halaman: 1
Debit Kredit
No. No. Debit Debit Kredit
Tanggal Keterangan Macam- Potongan
Cek Bukti Utang Biaya Kas
macam Pembelian

7. Jurnal Umum (Memorial)

PT SEJAHTERA MALANG
JURNAL UMUM
JANUARI 2015

Halaman: 1
Tanggal Keterangan No. Rekening Debit Kredit

Pencatatan ke dalam jurnal dapat dilakukan dengan berbagai cara berikut ini:
1. Dengan pena
2. Dengan mesin pembukuan
3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal
4. Dengan komputer.

2828
 Bab

V
Buku Besar dan Buku Pembantu

Capaian pembelajaran
Setelah membaca dan mengkaji bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami :
1. Pengertian buku besar
2. Pengertian buku besar pembantu
3. Kode rekening
4. Latihan soal

2929
 5.1.PENGERTIAN BUKU BESAR

5.1. Menurut
PENGERTIAN BUKU BESAR
Mulyadi (2010:121) buku besar merupakan buku catatan terakhir (book
of final entry) Mulyadi
Menurut berisi kumpulan rekenig-rekening
(2010:121) yang digunakan
buku besar merupakan untuk menyortasi
buku catatan terakhir (book
dan meringkas informasi yang telah dicatat dala jurnal. Proses
of final entry) berisi kumpulan rekenig-rekening yang digunakan untuk menyortasisortasi dandan
pemindahan
meringkas data dariyang
informasi jurnal ke dalam
telah dicatatbuku
dalabesar danProses
jurnal. buku pembantu
sortasi dandisebut posting.data
pemindahan
Tahap
dari posting
jurnal adalah
ke dalam sebagai
buku berikut:
besar dan buku pembantu disebut posting.
Tahap1.posting adalah
Pembuatan sebagai berikut:
rekapitulasi jurnal
1. 2.Pembuatan rekapitulasi
Penyortiran rekeningjurnal
yang akan diisi
2. 3.Penyortiran
Pencatatanrekening yang akan diisi
data rekapitulasi
3. Pencatatan data rekapitulasi
4. Pengambilan rekening ke dalam arsip pada urutan semula atau
4. Pengambilan rekening ke dalam arsip pada urutan semula atau
Pekerjaan posting meliputi menuliskan tanggal, keterangan, dan jumlah dalam
5. rekening
Pekerjaankemudian
posting meliputi menuliskan
menambahkan atautanggal, keterangan,
mengurangkan dan jumlah dalam rekening
saldonya.
kemudian menambahkan atau mengurangkan saldonya.
Contoh rekening buku besar dan buku pembantu adalah sebagai berikut:
Contoh rekening buku besar dan buku pembantu adalah sebagai berikut:

Nama rekening: Kode No. Rek:

Tanggal Keterangan Folio Debet Kredit Saldo D Saldo Kredit

Rekening
Rekeningyang ada
yang dalam
ada dalambuku besar
buku yang
besar dirinci
yang dalam
dirinci buku
dalam pembantu
buku pembantudisebut
disebut
rekening
re­ kontrol, sedangkan
kening kontrol, sedangkan rekening
rekeningperinciannya
perinciannyadari
daribuku
bukubesar disebut
besar rekening
disebut rekening
bukupembantu.
buku pembantu.
Bukupembantu
Buku pembantu adalah
adalah suatu
suatukelompok
kelompokrekening yangyang
rekening merupakan rincianrincian
merupakan rekening
tertentu
rekeningdalam buku besar
tertentu dalamyang dibentuk
buku besaruntuk
yangmemudahkan dan mempercepat
dibentuk untuk memudahkan penyusun­
dan
an laporan danpenyusunan
mempercepat neraca percobaan.
laporan dan neraca percobaan.
Umumnya perusahaan
Umumnya perusahaan industri
industri menyelenggarakan
menyelenggarakanberbagai buku
berbagai pembantu
buku seperti
pembantu seperti
berikut ini:
berikut ini:
1. 1. Buku
Buku pembantu
pembantu persediaan
persediaan
2. 2. Buku
Buku pembantu
pembantu piutang
piutang
3. Buku
3. pembantu
Buku aktiva
pembantu tetap
aktiva tetap
4. Buku
4. pembantu
Buku utang
pembantu utang
5. Buku pembantu harga pokok produk
5. Buku pembantu harga pokok produk
6. Buku pembantu biaya
6. Buku pembantu biaya
Metode pekerjaan posting ada 3 yaitu:
1) metode tangan ada 2 : posting ke buku pembantu dari jurnal dan posting ke
buku pembantu dari bukti transaksi., 2) metode posting langsung dan 3)
metode tanpa buku pembantu (ledgerless bookeeping)
3030
29
Metode pekerjaan posting ada 3 yaitu:
1) Metode tangan ada 2 : posting ke buku pembantu dari jurnal dan posting ke buku
pembantu dari bukti transaksi., 2) metode posting langsung dan 3) metode tanpa
buku pembantu (ledgerless bookeeping)
Berikut gambar 3.1.
Berikut metode
gambar posting
3.1. metode dengan
posting dengantangan dari
tangan dari jurnal:
jurnal:

Faktur Jurnal Buku

Berikut gambar 3.1. metode
Penjualan Penjualanposting dengan tangan
Besar dari jurnal:

Faktur Jurnal Buku

Penjualan Penjualan Buku Besar
Pembantu
Piutang
Buku
Pembantu
Gambar 5.1. Metode posting dengan tangan dari jurnal
Piutang

Faktur Jurnal Buku

Penjualan Penjualan Besar

Faktur Jurnal Buku

Penjualan Penjualan Besar

Buku
Pembantu
Piutang
Buku
Gambar 3.2. Posting ke buku pembantu dari bukti transaksi Pembantu
Gambar 5.2. Posting ke buku pembantu dari bukti transaksi
Piutang

Gambar 3.2. Posting ke buku pembantu dari bukti transaksi

Metode Posting langsung
Metode Posting Metode
langsung
posting langsung adalah pekerjaan memposting bukti transaksi langsung
Metode ke buku pembantu
posting danPosting
Metode
langsung jurnal sebagai tembusan buku pembantu.
langsung
adalah pekerjaan memposting bukti transaksi langsung
ke buku pembantu dan jurnal sebagai
Metode posting tembusan
langsung
Jurnal adalah buku pembantu.
pekerjaan
Buku memposting bukti transaksi langsung
Bukti ke buku pembantu dan jurnal sebagai tembusan
Besar buku pembantu.
Buku
transaksi
Pembantu
Jurnal Buku
Bukti Besar
Buku
transaksi
Gambar 3.3. Metode Posting Langsung Pembantu

Metode Ledgerless bookeeping

Gambar 3.3. Metode Posting Langsung
Gambar
Metode ledgerless 5.3. Metode
bookeeping Posting
adalah tidak Langsung
ada posting dari bukti transaksi ke
buku pembantu. Setiap periode dilakukan
Metode Ledgerless bookeeping penjumlahan bukti yang ada dicocokkan
dengan saldo rekening kontrolnya.
Metode Ledgerless bookeeping
Metode ledgerless bookeeping adalah tidak ada posting dari bukti transaksi ke
buku pembantu. Setiap periode dilakukan penjumlahan bukti yang ada dicocokkan
Metode ledgerless bookeeping
dengan saldo rekeningadalah 30
tidak
kontrolnya. ada posting dari bukti transaksi ke buku
pembantu. Setiap periode dilakukan penjumlahan bukti yang ada dicocokkan dengan
saldo rekening kontrolnya. 30

3131
5.2. JENIS-JENIS MEDIA
Media (bukti transaksi) dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Mixed Media
Yaitu media yang datanya akan diposting ke lebih dari satu rekening baik debit
maupun kredit. Contoh faktur yang diterima dari penjual yang berisi beberapa jenis
barang yang dibeli.
2. Unit Media
Yaitu media yang datanya akan diposting ke satu rekening baik debit maupun kredit.
Contoh faktur yang dibuat untuk penjualan 1 macam barang.

Posting Mixed`Media
Ada 2 cara untuk posting dari mixed media yaitu:
1. Metode Random
Dalam cara ini media yang akan diposting diterima bagian akuntansi urut nomor.
Media diposting satu per satu.
2. Metode Exhaust
Dalam cara ini setiap rekening hanya diambil satu kali, kemudian semua data yang
ber­hubungan dengan rekening diposting dari seluruh media yang ada.

5.3. KLASIFIKASI REKENING (RIIL DAN NOMINAL)

Rekening-rekening dalam buku besar dikelompokkan menjadi 2 kelompok yaitu:
1. Rekening Neraca (riel)
Rekening Neraca dibagi-bagi menjadi kelompok yang difatnya berbeda-beda yaitu:
Asset : Asset lancar, Investasi jangka panjang, asset tetap berwujud, asset tetap tidak
berwujud, asset lain-lain.
Utang : utang jangka pendek, utang jangka panjang, utang lain-lain.
Modal : modal disetor, laba ditahan, modal lain-lain.
2. Rekening laba-rugi (nominal)
Rekening Rugi-laba dibagi-bagi menjadi kelompok yang sejenis yaitu:
hasil penjualan, harga pokok penjualan, biaya administrasi dan umum, biaya penjual­
an, pendapatan lain-lain, beban lain-lain.

3232
5.4. KODE REKENING
Kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau
huruf atau kombinasi angka dengan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang
telah dibuat sebelumnya. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-ele­
men yang ada dalam suatu klasifikasi. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada
penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, meyimpan dan mengambil data
keuangan. Penggunaan kode rekening, dan bukan nama rekening akan mempercepat pen­
carian rekening yang akan diisi dengan informasi dalam proses posting.

5.5. TUJUAN KODE REKENING

1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
Data akuntansi perlu diidentifikasi secara unik agar dapat dilakukan pencatatan,
klasifikasi, penyimpanan dan pengambilan data tersebut dengan benar.
2. Meringkas data
Kode menjadikan data akuntansi lebih ringkas sehingga memerlukan lebih sedikit
ruang dalam pencatatannya.
3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi
Dalam mengolah data akuntansi, kode digunakan untuk menunjukkan klasifikasi
apa suatu rekening atau transaksi dikelompokkan.
4. Menyampaikan makna tertentu
Dengan kode kita dapat menyampaikan informasi yang bermakna tertentu.

5.6. METODE PEMBERIAN KODE REKENING

Menurut Mulyadi (2010:128) ada 6 metode pemberian kode rekening yaitu:
1. Kode angka atau Alfabet Urut
Dalam metode pemberian kode ini, rekening buku besar diberi kode angka atau
huruf yang berurutan. Misalnya kas 1, Surat Berharga 2, Piutang 3, Persediaan 4,
Per­sekot pajak 5, Persekot Asuransi 6, Investasijangka panjang 7, Aset tetap 8 dst.
2. Kode Angka Blok
Kode blok adalah cara pemebrian kode akun dengan menyediakan satu blok angka
untuk setiap kelompok akun. Kode yang diberikan kepada setiap klasifikasi tidak
meng­gunakan urut-urutan digit seperti dalam kode kelompok, tetapi dengan mem­
berikan satu blok nomor urut untuk setiap kelompok. Adapun contoh penggunaan
kode blok adalah sebagai berikut:
Kelompok Nomor kode
Aktiva 100 s.d. 199
Kewajiban 200 s.d. 299

3333
 Aktiva 100 s.d. 199
Kewajiban 200 s.d. 299
Ekuitas 300 s.d. 399
Pendapatan 400 s.d. 499
EkuitasBeban 300 500
s.d. s.d.
399599
Pendapatan 400 s.d. 499
Beban 500 s.d. 599
Masing-masing kelompok akan dipecah lagi menjadi golongan yang nomor
kode kelompoknya dipecah menjadi beberapa blok, golongan tersebut dipecah
Masing-masing kelompok
lagi menjadi akan dipecah
subgolongan, lagi sub
selanjutnya menjadi golongan
golongan yangbank
kas dan nomor
dapatkode
kelompoknya dipecah menjadi beberapa blok,
dirinci menjadi jenis-jenis rekening berikut: golongan tersebut dipecah lagi
menjadi subgolongan, selanjutnya sub golongan kas dan bank dapat dirinci menjadi
jenis-jenis rekening berikut:

Kelompok No. Rek. Golongan No. Rek Subgolongan No. Rek Jenis No.
Rek. Rek.

Aktiva 100-199 As. Lancar 100-149 Kas dan bank 100-109 Kas 100
Investasi 150-159 Piutang 110-110 Kas kecil 101
Jangka Persediaan 120-139 Bank Bumi 102
Panjang barang daya
Aset 160-179
Tetap
Berwujud
Aset 180-189 Uang muka 140-149 BNI 1946 103
Tetap
Tidak
Berwujud
Aset
Lain-lain 190-199

3. Kode Angka kelompok

Sistem kode
3. Kode kelompok
Angka adalah cara pemberian kode akun dengan memberikan angka
kelompok
teretntu pada kelompok, golongan dan jenis akun. Jumlah klasifikasi rekening yang
biasanya digunakan
Sistem adalah adalah
kode kelompok kurangcara
lebih 4 angka,
pemberian cara
kode memberikan
akun kodenyakan
dengan memberi dapat
digambarkan
angka teretntusebagai berikut: golongan dan jenis akun. Jumlah klasifikasi rekening
pada kelompok,
yang biasanya digunakan adalah kurang lebih 4 angka, cara memberikan kodenya
dapat digambarkan sebagai berikut: Kelompok rekening

Golongan rekening

X X X X

Sub golongan rekening

Jenis rekening
33
Kode angka yang diberikan dapat dimulai dari angka 0 sampai 9 masing-masing
kode diberi 2 angka atau lebih. Contohnya sebagai berikut:

3434
1 Aset 2 Utang
11 Aset Lancar 21 Utang jangka pendek
1 1 1 Kas dan bank 2 1 1 Utang dari pembelian
1 1 1 1 Kas 2 1 1 1 Utang wesel
 Jenis rekening

Kode angka yang diberikan dapat dimulai dari angka 0 sampai 9 masing-masing
kode diberi 2 angka atau lebih. Contohnya sebagai berikut:
Kode angka yang diberikan dapat dimulai dari angka 0 sampai 9 masing-masing
kode diberi 2 angka atau lebih. Contohnya sebagai berikut:
1 Aset 1 Aset 2 Utang 2 Utang
11 Aset Lancar 21 Utang jangka pendek
11 Aset Lancar 21 Utang jangka pendek
1 1 1 Kas dan bank 2 1 1 Utang dari pembelian
1 1 1 Kas dan1bank1 1 1 Kas 2 1 1 Utang dari2pembelian
1 1 1 Utang wesel
1 1 1 1 Kas 1 1 1 2 kas kecil 2 1 1 1 Utang
2 1 1wesel
2 Utang dagang
1 1 1 2 kas kecil 2 1 1 2 Utang dagang

Kodekelompok
Kode angka angka kelompok dapat
dapat pula pula digunakan
digunakan untuk menunjukkan
untuk menunjukkan tingkattingkat kegiatan
kegiatan
yang dikaitkan dengan tanggung jawab orang atau unit organisasi tertentu. Bila digunakan Bila
yang dikaitkan dengan tanggung jawab orang atau unit organisasi tertentu.
digunakan
tiga digit kode tiga digit kode pusatdisusun
pusat pertanggungjawaban pertanggungjawaban disusun berikut:
atas dasar sistematika atas dasar sistematika
berikut:
X X X

Kode untuk level direksi

Kode untuk level bagian

Kode untuk level di bawah bagian

Di bawah ini merupakan contoh pemberian kode pengawasan pertanggungjawaban

untuk unit produksinya.
Di bawah ini merupakan contoh pemberian kode pengawasan pertanggungjawaban
untuk unit produksinya.
Pusat Pusat Biaya Pusat Biaya
Kode Kode Kode
Biaya Tingkat kedua Tingkat ketiga
Direktur 100 Manager produksi 200 Mandor 240
Utama 241
Manajer 200 Pengawasan produk 210 Departemen I 242
Produksi Pembelian 220 Departemen II 243
Manajer 300 Pengiriman 230 Departemen III
Personalia mandor 240
Controler 400 Pemeliharaan 250
Manajer
Keuangan 500 Pengawasan 260
Manajer produksi
Penjualan 600 Metode produksi 270
34

Bila dalam buku besar membutuhkan perincian dalam buku pembantu, maka harus
dibuatkan kodenya dalam kode kelompok, pada umumnya kode untuk rekening buku
pembantu diletakkan di belakangan kode rekening buku besarnya. Kode buku pembantu
dan rekening buku besarnya dipisah dengan titik.

3535
 Bila dalam buku besar membutuhkan perincian dalam buku pembantu, maka harus
dibuatkan kodenya dalam kode kelompok, pada umumnya kode untuk rekening buku
pembantu diletakkan di belakangan kode rekening buku besarnya. Kode buku
pembantu dan rekening buku besarnya dipisah dengan titik.

X X X X . X X

Kode rekening kontrol

Kode rekening pembantu

Kode rekening buku pembantu ini dapat dibuat dengan cara yang sama untuk kode
Kode rekening buku pembantu ini dapat dibuat dengan cara yang sama untuk kode
blok maupun kode kelompok. Dibawah ini adalah contoh dari pemberian kode untuk
blok maupunrekening
buku pembantu kode kelompok.
piutang danDibawah
hutang: ini adalah contoh dari pemberian kode untuk
buku pembantu rekening piutang dan hutang:
Buku pembantu Piutang = 102
Piutang Toko Bengawan = 102.01
Piutang
Buku Toko mahakam
pembantu Piutang == 102.02
102
Piutang Toko
Buku Pembantu Bengawan= 201
Hutang = 102.01
Piutang
Hutang PT.Toko mahakam
Sari Melati = 102.02
= 201.01
Hutang PT. Galunggung = 201.02

4. Buku
KodePembantu Hutang
Angka Desimal = 201
Hutang
Kode PT. Sari
desimal Melati
adalah = 201.01
pemberian kode akun dengan menggunakan sepuluh unit
angka 0 sampai 9, masing-masing angka menunjukkan kelompok, golongan dan jenis akun.
Hutang PT. Galunggung = 201.02
Sedangkan carapemberian kode dalam stelsel rekening desimal adalah seperti dalam kode
kelompok. Namun pada stelsel rekening desimal, kelompo-kelompok maupun kodenya
sudah ditetapkan.
4.Kode AngkaAkun dibagi 10 rubrik, tiap rubrik dibagi menjadi 10 golongan dan
Desimal
tiap golongan dibagi menjadi 10 jenis akun. Dibawah ini adalah pembagian rubrik dalam
Kode desimal.
stelsel rekening desimal adalah pemberian kode akun dengan menggunakan sepuluh unit
angka 0 sampai
Rubrik 0 : Rekening 9, masing-masing
aktiva tetap dan modal angka menunjukkan kelompok, golongan dan
Rubrik jenis akun. Sedangkan
1 : Rekening keuangan carapemberian kode dalam stelsel rekening desimal adalah
seperti dalam kode kelompok. Namun pada stelsel rekening desimal, kelompo-
Rubrik 2 : Rekening netral
kelompok maupun kodenya sudah ditetapkan. Akun dibagi 10 rubrik, tiap rubrik
Rubrik 3 : Rekening persediaan bahan baku dan bahan penolong, barang setengah jadi
dan suplies
Rubrik 4 : Rekening jenis-jenis biaya 35
Rubrik 5 : Tempat-tempat biaya
Rubrik 6 : Rekening fabrikasi (Penanggung Biaya)
Rubrik 7 : Rekening persediaan barang jadi
Rubrik 8 : Rekening penghasilan
Rubrik 9 : Rekening Rugi dan Laba Umum

3636
 Masing-masing rubrik akan dibagi menjadi 10 golongan dan masing-masing golong­
an di abgi menjadi 10 golongan rekening. Adapun sebagian contoh pembagian golongan
dari rubrik diatas sebagai berikut:
0 = Aset tetap dan modal
0.0 = Tanah dan Gedung
0.0.1 = Gedung pabrik
0.0.2 = Gedung kantor

0.1 = Kendaraan
0.1.1 = Truk
0.1.2 = Penyusutan Truk

4. = Jenis-jenis biaya
= Biaya penjualan
= Penjualan tunai
Penjualan kredit
= Biaya gaji salesman
= Biaya iklan

5. Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf

Metode ini menggunakan kode berupa kombinasi angka dengan huruf. Setiap
rekening diberi kode angka yang dimukanya dicantumkan huruf singkatan kelompok
rekening tersebut. Misalnya:
Aset lancar = AL 101
Aset Tidak lancar = ATL 112
Ekuitas = E 245

5.7. LAPORAN-LAPORAN
Hasil akhir dari sistem informasi akuntansi adalah berupa laporan-laporan yang
dapat berupa:
Laporan laba rugi, laporan Neraca, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga
pokok produksi, laporan biaya administrasi dan umum, laporan biaya pemasaran, laporan
harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo
persediaan dan lain-lainnya.
Semua Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem informasi
akuntansi.

3737
LATIHAN SOAL
1. Jelaskan pengertian dari formulir.
2. Sebutkan macam-macam formulir.
3. Sebutkan pengertian dari jurnal.
4. Sebutkan jenis-jenis jurnal.
5. Sebutkan pengertian dari buku besar dan buku pembantu.
6. Berikan contoh buku pembantu.
7. Sebutkan macam-macam pemberian kode rekening.
8. Laporan apa saja yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi.
9. Rancanglah formulir jurnal khusus
10. Rancanglah formulir buku besar
11. Rancanglah formulir faktur penjualan
12. Rancanglah formulir jurnal pemakaian bahan
13. Rancanglah formulir kartu persediaan
14. Buatlah laporan laba rugi
15. Buatlah laporan perubahan ekuitas
16. Buatlah laporan Neraca
17. Buatlah laporan arus kas
18. Buatlah laporan harga pokok penjualan
19. Buatlah laporan harga pokok produksi
20. Buatlah laporan biaya penjualan
21. Buatlah laporan biaya administrasi dan umum

3838
 Bab

VI
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit

Capaian Pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Prosedur penjualan
2. Bagian yang terkait dalam prosedur
3. Formulir dalam Prosedur penjualan
4. Catatan akuntansi dalam prosedur penjualan
5. Laporan dalam prosedur penjualan
6. Distribusi Penjualan
7. Metode Distribusi Penjualan
8. Prosedur Piutang
9. Metode Pencatatan Piutang
10. Prosedur Penerimaan uang
11. Sistem pengendalian intern
12. Latihan soal

3939
6.1. PROSEDUR PENJUALAN
Menurut Mulyadi (2010:209) prosedur penjualan adalah urutan kegiatan mulai
diterima pesanan penjualan dari pembeli, persetujuan kredit, pengiriman barang,
pembuatan faktur (penagihan) sampai pencatatan transaksi penjualan, distribusi penjualan
dan pencatatan harga pokok penjualan.

6.2. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

1. Bagian pesanan penjualan
2. Bagian kredit
3. Bagian gudang
4. Bagian pengiriman
5. Bagian billing
6. Bagian akuntansi

Bagian Pesanan Penjualan

Fungsinya adalah:
1. Mengawasi semua pesanan penjualan yang diterima
2. Memeriksa surat pesanan penjualan yang diterima dari langganan dan melengkapi
informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal
pengiriman.
3. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.
4. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu menentukan
dari gudang mana barang akan dikirim.
5. Membuat surat perintah pengiriman (shipping order) dan back order beserta tem­
busan­nya.
6. Membuat catatan mengenai pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya
sehingga dapat diketahui pesanan mana yang belum dipenuhi.
7. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang yang dikembalikan
oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial untuk bagian
piutang.
8. Mengawasi pengiriman barang untuk contoh (sample).

Bagian Kredit
1. Fungsinya adalah:
Menyetujui penjualan kredit dari pelanggan dengan menggunakan catatan yang di­
buat bagian piutang mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan

4040
 waktu pembayaran. Persetujuan kredit ditunjukkan dengan formulir surat perintah
pengiriman yang diterima bagian pesanan penjualan.
2. Untuk pelanggan baru semua lembar surat perintah pengiriman dari bagian pesanan
pen­jualan diserahkan ke bagian kredit sesudah disetujui baru didistribusikan ke
masing-masing bagian.

Bagian Gudang
Fungsinya adalah:
1. Menyiapkan barang sesuai dengan surat perintah pengiriman, barang diserahkan ke
bag pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.

Bagian Pengiriman
Fungsinya adalah:
1. Mengirimkan barang-barang kepada pembeli, sesuai dengan surat perintah pengirim­
an yang sah.

Bagian Billing
Fungsinya adalah:
1. Membuat faktur penjualan dan tembusannya atau kadang melengkapi data harga
dan perkalian dalam faktur.
2. Menghitung biaya kirim penjualan dan pajak pertambahan nilai.
3. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan dalam faktur.

Bagian akuntansi
Fungsinya adalah:
1. Melakukan pencatatan terjadinya transaksi penjualan baik secara kredit maupun
tunai ke dalam jurnal penjualan (Piutang D, Penjualan K, HPP D, Persediaan K).

6.3. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

1. Surat perintah pengiriman (shipping order) dan tembusannya.
2. Faktur (invoice) dan tembusannya.
3. Rekap HPP
4. Bukti memorial

4141
Surat Perintah Pengiriman (Shipping Order) dan tembusannya.
Fungsinya adalah:
1. Tembusan pengiriman (shipping copy atau request copy) yaitu tembusan yang
Surat Perintah Pengiriman (Shipping Order) dan tembusannya.
dikirimkan ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim. Barang
Fungsinya
dan adalah:
tembusan ini dari bagian gudang diserahkan ke bagian pengiriman.
1. 2.Tembusan
Tembusan pengiriman (shipping
kredit (credit copy)copy
yaituatau request copy)
tembusan yaitu tembusan
yang diserahkan yang diki­
ke bagian
rimkan
kredit ke bagian
untuk gudang
meminta agar disiapkan
persetujuan barang
penjualan yang akan dikirim. Barang dan tem­
kredit.
busan ini dari bagian gudang diserahkan ke bagian pengiriman.
3. Temubsan pemberitahuan (advice copy) yaitu tembusan yang dikirimkan pada
2. Tembusan kredit (credit copy) yaitu tembusan yang diserahkan ke bagian kredit
pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima.
untuk meminta persetujuan penjualan kredit.
3. 4.Temubsan
Tembusan surat pengangkutan
pemberitahuan (advice(bill
copy)of lading copy) yaitu
yaitu tembusan tembusan
yang yang pada
dikirimkan berisipem­
informasi yang sama dengan surat perintah pengiriman,
beli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima. bisa berupa tembusan
surat perintah
4. Tembusan surat pengiriman
pengangkutan yang(bill
dibuat rangkapcopy)
of lading 3, dua lembar
yaitu diserahkan
tembusan yangkeberisi
pengangkut, satu lembar dimintakan tanda tangan pada pengangkut sebagai
informasi yang sama dengan surat perintah pengiriman, bisa berupa tembusan surat
tanda terima barang.
perin­tah pengiriman yang dibuat rangkap 3, dua lembar diserahkan ke pengangkut,
5.satu
Tembusan barang (packing
lembar dimintakan slip) yaitu
tanda tangan tembusan yang
pada pengangkut sebagaidimasukkan dalam
tanda terima barang.
bungkusan barang yang dikirimkan pada pembeli.
5. Tembusan barang (packing slip) yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan
6.barang yang dikirimkan
Tembusan untuk arsippada pembeli.
(journal atau register copy) yaitu tembusan yang
disimpan untuk
6. Tembusan urut arsip
nomor. Arsip atau
(journal ini disimpan sampai
register copy) yaitutembusan
tembusanpengiriman
yang disimpan
diterima
urut nomor.kembali daridisimpan
Arsip ini bagian pengiriman.
sampai tembusan pengiriman diterima kembali dari
7.bagian pengiriman.
Tembusan untuk mengawasi pesanan yang belum dipenuhi (unfilled order
7. Tembusan
copy) untuk mengawasi pesanan yang belum dipenuhi (unfilled order copy)
Contoh surat perintah pengiriman yang dibuat bagian pesanan adalah:
Contoh surat perintah pengiriman yang dibuat bagian pesanan adalah:
PT Rahman
Malang
SURAT PERINTAH PENGIRIMAN

Dikirim Nomor : 00123

Kepada tanggal :
Nomor pesanan:
Via Salesmen :

No. Jumlah Jumlah Uraian Harga Jumlah

Dipesan Dikirim satuan

Bagian pengiriman:

Gambar 6.1 Surat perintah pengiriman

Gambar 6.1 Surat perintah pengiriman

41
4242
 1. Tembusan untuk langganan yaitu lembar pertama dan satu atau dua tembusan
tergantung pada permintaan pembeli.
2. Tembusan piutang yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar emndebit
Faktur (invoice) dan tembusannya.
rekening
Fungsinya buku pembantu piutang.
adalah:
1. 3.Tembusan
Tembusanuntukdistribusi yaituyaitu
langganan tembusan
lembaryang digunakan
pertama dan satuuntuk
atau mengkredit
dua tembusan
tergantung
rekening pada permintaan
penjualan yang pembeli.
dirinci sesuai dengan klasifikasinya menghitung
2. Tembusan piutang yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar emndebit rekening
harga
buku pokok penjualan
pembantu piutang. dan menghitung komisi salesmen.
3. 4.Tembusan
Tembusandistribusi
pemberitahuan (advice copy)
yaitu tembusan yang yaitu tembusan
digunakan yang
untuk diberikan rekening
mengkredit pada
penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya menghitung harga pokok
salesmen sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehingga
penjualan dan menghitung komisi salesmen.
salesmen pemberitahuan
4. Tembusan dapat menghitung(advice
berapa copy)
komisi yaitu
yang akan diterimanya.
tembusan yang diberikan pada
salesmen sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehingga salesmen
dapat menghitung berapa komisi yang akan diterimanya.
Contoh faktur adalah sebagai berikut:

Contoh faktur adalah sebagai berikut:

PT Rahman
Malang
FAKTUR

Kepada Yth: Nomor : 00124

Tanggal :
Nomor Pesanan:
Salesmen :
Termin :
Barang-barang dikirim Via:

No. Jumlah Jumlah Uraian Harga Jumlah

Dipesan Dikirim satuan

Gambar 6.2 Faktur

Gambar 6.2 Faktur

42

4343
 REKAP HARGA POKOK PENJUALAN

Bulan Nomor Tgl. Pembuatan

Kode. Rekening Nama Persediaan Jumlah Rupiah

Departemen Akuntansi Biaya Bagian Kartu Persediaan

Gambar 6.3. Rekap HPP

BUKTI MEMORIAL

Tgl _______________

Keterangan Debit Kredit

Disetujui Dicatat Diverifikasi Dibuat

Gambar 6.4. Bukti Memorial

4444
6.4. KOMBINASI PROSEDUR PESANAN DAN PROSEDUR PEMBUATAN
FAKTUR
Menurut Mulyadi (2010:239) ada 3 kombinasi prosedur pesanan dan pembuatan
faktur yaitu:
1. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah (separate order procedure)
2. Prosedur pre billing dibagi menjadi 2 yaitu complete pre billing dan incomplete pre
billing prosedur.
3. Unit shipping order prosedur.

Masing-masing prosedur akan dijelaskan berikut ini.

1. Prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah
Dalam prosedur ini, pembuatan surat perintah pengiriman dan tembusannya dipisah­
kan dari pembuatan faktur dan tembusannya. Pertama kali dibuat dulu surat perintah
pengi­riman dan tembusannya sesudah barang dikirim, baru dibuatkan faktur dan
tembusannya.
Berikut daftar kegiatan (operation list) yang yang dikerjakan masing-masing bagian
da­lam prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah.

Bagian Pesanan Penjualan

1. Menerima pesanan dari pembeli
2. Menyiapkan surat perintah pengiriman (SPP) rangkap lima berdasarkan pesanan
dari pembeli. Fungsi masing-masing tembusan SPP adalah:
Lembar 1 = tembusan pengiriman (stock request copy atau shipping copy).
Lembar 2 = pemberitahuan tentang pesanan untuk pembeli.
Lembar 3 = packing slip.
Lembar 4 = bill of lading.
Lembar 5 = Arsip.
3. Lembar 5 diserahkan ke bagian kredit untuk persetujuan. Bila disetujui, lembar 5
SPP yang sudah ditandai oleh bagian kredit diterima kembali oleh bagian pesanan.
4. Lembar 2 dikirim ke pembeli. Lembar 1 diserahkan ke bagian gudang. Lembar 3 dan
4 diserahkan ke bagian pengiriman.

Bagian Gudang
5. Bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan SPP lembar 1, menuliskan jumlah­
nya dalam SPP, dan menyerahkan barang dan SPP ke bagian pengiriman. SPP lembar
1 ini sebelum diserahkan ke bagian pengiriman dicatat dalam kartu gudang.

4545
Bagian Pengiriman
6. Mengecek barang dari gudang dan menuliskan jumlah dan tanggal pengiriman da­
lam packing slip (lembar 3), bill of lading (lembar 4), dan shipping copy (lembar 1).
Packing slip dimasukkan dalam barang yang dibungkus.
7. Bill of lading diperbanyak menjadi 3 lembar. Sesudah ditandatangani oleh pengangkut,
lembar 4 SPP diarsipkan di bagian pengiriman. Lembar 1 SPP diserahkan kembali ke
ba­gian pesanan.

Bagian Pesanan Penjualan

8. SPP lembar 1 dan 5 dilengkapi datanya. Lembar 1 diserahkan ke bagian billing
(penagihan/pembuatan faktur).
9. Bila ada pesanan yang belum terpenuhi, bagian pesanan penjualan membuat back
order.

Bagian Billing (Penagihan/Pembuatan faktur)

10. Menerima lembar 1 SPP dari abgian pesanan penjualan. Melengkapi data harga dan
perkalian dalam lembar 1 SPP.
11. Membuat faktur rangkap 4 atas dasar SPP lembar 1. Faktur ini didistribusikan sebagai
berikut:
Lembar 1 = untuk pembeli
Lembar 2 = untuk bagian piutang
Lembar 3 = untuk bagian kartu persediaan
Lembar 4 = arsip bagian billing
12. Setiap hari bagian billing menjumlahkan seluruh faktur yang dibuat pada hari itu
dalam suatu pre-list tape/batch total, dan diserahkan ke bagian buku besar.

Bagian Buku Besar

13. Menerima pre-list atpe dari bagian billing dan mencocokkannya dengan pre-list tape
yang diterima dari bagian piutang.
14. Mencatat pre-list tape dalam jurnal penjualan dan harga pokok penjualan.
15. Setiap periode, jurnal penjualan dijumlah dan diposting ke buku besar.

Bagian Piutang
16. Menerima lembar 2 faktur penjualan dari bagian billing.
17. Mencatat faktur penjualan dalam kartu piutang
18. Membuat pre-list tape untuk faktur penjualan yang diterima pada hari itu dan
menyerahkannya ke bagian buku besar.

4646
19. Membuat dan pengirimkan surat pernyataan piutang pada setiap langganan (yang
biasanya dilakukan akhir bulan).

Bagian Kartu Persediaan

20. Menerima lembar 3 faktur penjualan dari bagian billing.
21. Menghitung harga pokok penjualan.
22. Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan.
23. Membuat pre-list tape harga pokok penjualan dan menyerahkannya ke bagian buku
besar.

Buku Besar
24. Menerima pre-list tape harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan.
25. Mencatat pre-list tape dalam jurnal harga pokok penjualan.
26. Setiap periode, jurnal; harga pokok penjualan dijumlahkan dan diposting ke buku besar.

Dibandingkan dengan metode pre billing, metode ini lebih banyak membutuhkan
pekerjaan.
Metode ini sering digunakan dalam keadaan:
a. Sering terjadi adanya back order (pesanan tidak dapat dipenuhi seluruhnya) maka
perlu pengiriman lebih lanjut.
b. Perusahaan menjual barang yang mempunyai spesifikasi yang rumit, yang harus
ditun­jukkan dalam surat perintah pengiriman dengan lengkap, tanpa ditunjukkan
dalam faktur.
2. Prosedur Pre-billing
Dalam prosedur ini, surat perintah pengiriman dan tembusannya dibuat sekaligus
dengan faktur dan tembusannya. Ada 2 metode prosedur pre-billing yaitu:

Complete Pre-billing
Yaitu prosedur penjualan yang pembuatan fakturnya bdibuat bersamaan dengan
surat perintah pengiriman. Semua informasi dalam faktur dibuat sekaligus sehingga tidak
diperlukan kegiatan melengkapi faktur sesudah barang dikirim. Karena faktur mem­
punyai fungsi untuk menagih pada pembeli, maka faktur baru dikirim sesudah barangnya
di­kirim.
Langkah-langkah yang dilakukan pada metode complete pre-billing adalah:
1. Bagian pesanan penjualan menerima pesanan dari pembeli.
2. Bagian pesanan pembelian membuat faktur dan surat perintah pengiriman yang
meru­pakan tembusan faktur. Formulir ini dibuat rangkap 7 dan fungsinya setiap
tem­busan adalah:

4747
 Lembar 1 = faktur
Lembar 2 = persetujuan kredit
Lembar 3 = tembusan piutang
Lembar 4 = tembusan persediaan (gunakan metode perpetual)
Lembar 5 = packing slip
Lembar 6 = tembusan permintaan barang ke gudang
Lembar 7 = pemberitahuan pada pembeli
3. Lembar 2 digunakan untuk meminta persetujuan kredit. Bila kreditnya disetujui,
lembar 2 ini diarsipkan dalam bagian pesanan penjualan urut nomor.
4. Lembar 1 diserahkan ke bagian billing.
5. Lembar 3 diserahkan ke bagian piutang dan lembar 4 ke kartu persediaan.
6. Lembar 5 dan 6 diserahkan ke bagian gudang.
7. Lembar 7 dikirimkan ke pembeli
8. Bagian gudang menyiapkan barang, mencatat surat perintah pengiriman ke dalam
kartu gudang dan kartu barang
9. Bagian gudang menyerahkan barang dan SPP lembar 5 dan 6 dari bagian gudang
10. Bagian pengiriman menerima barang dan SPP lembar 5 dan 6 dari bagian gudang
11. Barang dibungkus. Lembar 5 dan 6 SPP diisi tanggal pengiriman. Lembar 5 SPP
dimasukkan dalam bungkus barang.
12. Barang dan lembar 5 SPP dikirimkan ke pembeli.
13. Lembar 6 SPP difotocopy untuk surat pengangkutan sebanyak 3 lembar. 2 lembar
copy untuk pengangkut, 1 lembar copy diarsipkan di bagian pengiriman.
14. Lembar 6 SPP diserahkan kembali ek bagian pesanan penjualan.
15. Bagian pesanan penjualan mencatat tanggal pengiriman dalam lembar 2 SPP, dan
menyerahkan lembar 6 SPP ke bagian billing.
16. Bagian billing mengirimkan faktur ke pembeli dan menyimpan lembar 6 SPP urut
nomor.
17. Bagian piutang menerima lembar 3 SPP dari bagian pesanan penjualan.
18. Bagian piutang mencatat elmbar 3 SPP dalam kartu piutang dan menyerahkan lembar
3 SPP ke bagian buku besar.
19. Setiap akhir bulan bagian piutang menyiapkan surat pernyataan piutang dan
mengirimkan nya ke langganan.
20. Bagian kartu persediaan menerima lembar 4 SPP dari bagian pesanan penjualan.
21. Bagian kartu persediaan menghitung harga pokok penjualan dari SPP lembar 4 dan
mencatatnya dalam kartu persediaan.
22. Lembar 4 SPP diserahkan ke bagian buku besar.
23. Bagian buku besar mencatat SPP lembar 3 dalam jurnal penjualan, dan SPP lembar
4 dalam jurnal harga pokok penjualan.
24. Setiap periode, kedua jurnal itu dijumlahkan dan diposting ke buku besar.

4848
Prosedur complete pre-billing digunakan dalam keadaan sebagai berikut:
a. Semua keterangan yang berhubungan dengan pesanan sudah harus diketahui pada
waktu membuat surat perintah pengiriman, seperti harga, cara pengiriman, berat
barang dan lain-lain.
b. Persediaan barang memungkinkan untuk memenuhi pesanan-pesanan sehingga tidak
terjadi back order.

Incomplete pre-billing
Dalam prosedur ini, faktur dan tembusan dibuat sekaligus dengan surat perintah
pengiriman dan tembusan tetapi faktur yang dibuat masih belum lengkap, karena semua
informasi masih belum diketahui.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Sesudah barang dikirim, faktur dilengkapi oleh bagian billing, dan dikirimkan pada
lang­ganan. Biasanya data yang nampak pada faktur adalah nama pembeli, alamat, nama
produk, harga satuan dan lain-lain yang diketahui sebelumnya. Sedangkan data seperti
berat produk, jumlah harga baru diketahui sesudah barang dikirim yang diisi oleh bagian
billing dalam surat tembusan pengiriman.

3. Unit Shipping Order Prosedur

Prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur pesanan dan pembuatan faktur
yang terpisah. Dalam setiap pembelian satu jenis barang dibuatkan satu surat perintah
pengirima, sehingga apabila seseorang membeli 5 jenis barang maka akan dibuatkan 5
jenis surat perintah pengiriman (unit ticket).
Ada 2 macam unit ticket yaitu a) sebagian datanya dicetak dan b) semua datanya
ditulis tangan.
Kedua cara ini digunakan apabila dalam keadaan sebagai berikut:
a. Gudang barangnya banyak dan diinginkan setiap gudang hanya menerima informasi
yang relevan dengan gudang tersebut.
b. Masing-masing jenis barang akan dikirim pada tanggal yang berbeda.
c. Sering terjadi back order, unit shipping order disimpan menunggu barang tersedia,
kemudian dikirim lagi ke bagian pengiriman.
d. Mempermudah mengadakan analisa pesanan yang diterima per jenis barang.

4949
6.5. Metode pencatatan penjualan
Transaksi penjualan dapat dicatat dengan menggunakan salah satu cara metode
jurnal dan posting yaitu dengan tangan, posting langsung, atau tanpa buku pembantu.

6.6. Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dan prosedur penjualan dan
penerimaan uang adalah:
1. Jurnal penjualan
2. Jurnal penerimaan uang
3. Jurnal umum
4. Kartu persediaan
5. Kartu gudang
6. Kartu piutang

KARTU PIUTANG
Lembar Ke
Nomor Rekening
Syarat
Nama
Batas kredit
Alamat

Saldo
Tgl. Keterangan Fol √
Debit Kredit Debit Kredit

Gambar 6.5. Kartu Piutang

5050
 KARTU GUDANG

No. Kode Gudang

Nama Barang Lokasi

Spesifikasi Minimum
Maksimum Satuan

Diterima Dipakai Sisa

No. No.
Tgl. Kuan­titas Tgl. Kuantitas Kuantitas Keterangan
Bukti Bukti

Gambar 6.6. Kartu Gudang

6.7. Laporan untuk manajemen yang dihasilkan dari sistem dan prosedur
penjualan dan penerimaan uang adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai atau kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produki yang dijual.
6. Nama pramuniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
8. Jumlah piutang setiap debitur

6.8. DISTRIBUSI PENJUALAN

Adalah suatu prosedur membuat perincian baik rupiah maupun kuantitas dari
bukti transaksi dan mengumpulkan jumlahnya untuk tujuan pembuatan laporan. Adapun
langkah-langkah prosedur distribusi penjualan adalah:

5151
1. Membuat jurnal penjualan
2. Membuat laporan penjualan
3. Membuat formulir buku jurnal penjualan
Formulir yang digunakan dalam distribusi penjualan adalah faktur dan kredit memo.

6.9. KLASIFIKASI DISTRIBUSI PENJUALAN

1. Klasifikasi distribusi penjualan dapat digolongkan ke dalam:
2. Klasifikasi produk
3. Klasifikasi salesman
4. Klasifikasi langganan
5. Klasifikasi metode penjualan (langsung, lewat surat)
6. Klasifikasi daerah penjualan
7. Klasifikasi klas-klas perdagangan
8. Klasifikasi saluran distribusi (pedagang besar, pengecer dll)

6.10. LAPORAN
1. Ada beberapa laporan yang dihasilkan dari prosedur distribusi yaitu:
2. Laporan bulanan penjualan dan harga pokok penjualan untuk masing-masing
kelompok distribusi penjualan
a. laporan harian, mingguan dan bulanan seperti menurut:
b. Jenis produk
c. Salesman
d. Langganan
e. Jumlah untuk tiap salesman, subjumlah untuk tiap produk
f. Jumlah untuk tiap langganan, subjumlah untuk tiap produk

6.11. METODE DISTRIBUSI PENJUALAN

Ada beberapa metode yang digunakan untuk distribusi penjualan yaitu:
1. Metode berkolom
2. Metode rekening tunggal dan rekening berkolom
3. Metode summary strip dan unit ticket
4. Metode register
5. Metode dengan computer

Berikut penjelasan dari masing-masing metode.

1. Metode Berkolom
Metode berkolom adalah metode yang menggunakan satu kolom untuk satu rekening
dalam klasifikasi atau satu kolom untuk satu kelompok rekening. Faktor-faktor yang
menentukan penggunaan metode ini adalah: 1) jumlah rekening dalam klasifikasi 2)

5252
 tingkat keaktifan masing-masing rekening atau kelompok.
Metode distribusi dengan metode berkolom dapat dilakukan dengan beberapa cara
yaitu:
1. Jurnal berkolom dengan tangan
2. Daftar berkolom dengan tangan
3. Jurnal berkolom dengan mesin, ada 2 variasi yaitu:
a. Jurnal diperoleh sebagai hasil sampingan dari pekerjaan posting ke rekening.
b. Jurnal dibuat melalui pekerjaan sendiri.
Berikut penjelasan dari masing-masing cara.
1. Jurnal berkolom dengan tangan
Dalam cara ini dibuat kolom-kolom dalam buku jurnal sesuai dengan klasifikasi
yang diinginkan. Dalam distribusi penjualan, faktur dicatat dalam jurnal
penjualan dan dipisah-pisahkan dalam kolom-kolom yang sesuai. Setiap akhir
bulan kolom-kolom dalam buku jurnal dijumlah dan jumlahnya diposting
ke buku besar. Untuk membuat la­poran penjualan, data diambil dari saldo
rekening-rekening buku besar.
2. Daftar berkolom dengan tangan
Dalam cara ini digunakan apabila dalam klasifikasi penjualan jumlahnya cukup
banyak misalnya ada 28 kolom, penggunaan jurnal berkolom tidak dapat
memenuhi sasaran.
Prosedur distribusi daftar berkolom dengan tangan dilakukan dengan cara
sebagai berikut:
a. Faktur yang diterima dari bagian distribusi yang disertai pre-list tape dan
urut nomor diposting ke daftar berkolom.
b. Setiap akhir bulan dari daftar berkolom diposting ke buku besar Piutang
dan penjualan.
c. Dibuat laporan penjualan dari daftar berkolom.
3. Jurnal berkolom dengan mesin.
Dalam cara ini posting dilakukan dari jurnal berkolom tetapi menggunakan
mesin pembukuan.
2. Metode Rekening Tunggal dan Rekening Berkolom
Metode rekening tunggal adalah metode distribusi dimana setiap jenis dalam klasi­
fikasi dibuatkan satu rekening. Bentuk rekening yang digunakan dapat dibuat hanya
berisi satu kolom jumlah atau dapat juga disediakan kolom jumlah per elemen, jum­
lah sebulan dan jumlah sampai sekarang.
Faktur yang menjadi dasar untuk posting ke rekeing penjualan dapat berbentuk unit
me­dia atau mixed media.
Penggunaan rekening tunggal untuk distribusi mempunyai kelebihan dibanding me­
to­de rekening berkolom dalam hal:
a. Rekening tunggal dapat memuat keterangan transaksi yang lebih lengkap di­
banding metode berkolom.
b. Rekening tunggal dapat digunakan untuk klasifikasi yang jumlahnya tidak
terbatas.

5353
 c. Bila masing-masing jenis dalam klasifikasi mempunyai aktivitas yang tidak sama,
maka rekening tunggal sesuai untuk keadaan seperti ini.
3. Metode Summary Strip dan Unit Ticket Summary Strip
Dalam metode summary strip, distribusi penjualan dilakukan dengan menggunakan
summary strip. Setiap lembar summary strip digunakan untuk mendistribusikan
penjualan setiap hari untuk semua produk yang dijual, sehingga dalam satu minggu
akan terdapat 6 lembar summary strip.
Untuk mendapatkan jumlah penjualan satu minggu dalam setiap jenis barang maka
dapat dijumlahkan 6 summary strip sehingga diperolewh summary strip yang baru
untuk setiap jenis barang yang dijual dalam satu minggu.
Hal ini dapat dilakukan dalam satu bulan sehingga diperoleh penjualan selama satu
bulan yang akan digunakan untuk:
a. posting ke rekening debit piutang dan kredit penjualan
b. laporan penjualan bulanan per jenis produk
c. posting ke rekening buku pembantu penjualan.
Pengelolaan media
Apabila faktur merupakan unit media, maka faktur dipisah-pisahkan sesuai dengan
jenis produk. Masing-masing kelompok dijumlah dan jumlahnya dicatata dalam
summary strip setiap hari.
Apabila faktur merupakan mixed media, maka dapat dilakukan cara-cara sebagai
berikut:
a. Posting dengan cara exhaust
b. Mengubah mixed media menjadi unit media, kemudian unit media disortir per
jenis produk, dijumlah dan jumlahnya dicatat dalam summary strip setiap hari.
Metode Unit Ticket
Metode unit ticket adalah metode distribusi yang menggunakan unit media, sehingga
tiap-tiap media akan diposting ke satu rekening dalam klasifikasi.
Langkah-langkah distribusi dalam metode unit ticket adalah sebagai berikut:
a. Mendapatkan unit media
b. Memisahkan unit media sesuia dengan rekening dalam klasifikasi
c. Menjumlahkan media-media untuk setiap rekening
d. Memposting jumlahnya ke laporan atau rekening
Kelebihan penggunaan unit ticket dalam distribusi adalah:
a. Unit ticket dapat dipisah-pisahkan dan dikumpulkan sesuai dengan rekening
dalam klasifikasindengan sekali posting dari jumlah semua unit ticket
b. Unit ticket dapat dipisah-pisahkan beberapa kali dengan klasifikasi yang
berbeda-beda.
4. Metode Register
Metode register adalah metode distribusi yang menggunakan mesin khusus untuk
mengum­pulkan dan mencetakkan jumlah-jumlah dalam media.
5. Metode dengan komputer
Distribusi dengan menggunakan komputer akan menghemat waktu.
Berikut gambar 6.7.: Flowchart prosedur penjualan kredit:

5454
 Bagian Order Penjualan

4 6
Mulai

Menerima Surat Order 7 2

order dari pengiriman Surat Order 1
langganan pengiriman

Surat
Order
Mencatat tgl.
pengiriman pd.
surat order
Membuat pengiriman
surat order lembar 9
pengiriman
dan faktur

9 2
8 Surat Order 1
7 pengiriman

6
5
4
3
2
Surat Order 1
Pengirim

Ke
pelanggan

1 2 3 7

T
A

Gambar
Gambar 6.7. Bagan
6.1. Bagan Alir Dokumen
Alir Dokumen SistemSistem Penjualan
Penjualan KreditKredit

57

5555
Bagian kredit Bagian Gudang Bagian Pengiriman

3 1 5 2
Bersama
dengan
barang
5
Surat Order 1
Surat Order 1 pengiriman 4
Surat Order 7
pengiriman pengiriman 3
(Credit Copy) Surat Order 2
Pengirim

Menyiapkan
barang
Memeriksa
status kredit

Menempel surat
order pengiriman
pada pembungkus
Menterahkan barang
Memberi barang
otorisasi
kredit
Menyerahkan
barang kepada
perusahaan
angkatan
Surat Order 1 umum
pengiriman
Surat Order 7
pengiriman
Ditempel pada
(Credit Copy) Bersama pembungkus
dengan 5
barang sebagai
barang 4 slip pembungkus

3
Kartu
Gudang 2
5 Surat Order 1
4 Pengirim

Diserahkan
kepada
perusahaan
angkatan umum
6

58

5656
 Bagian Penagihan Bagian Piutang

6 8

Surat Muat 3
2 SOP 2
Surat Order 1 Faktur 1
Pengirim

Membuat
faktur

5
4
3
2
Faktur 1

9
Dikirim ke
wiraniaga
Dikirim ke
pelanggan
10

8 Kartu
Piutang N

Gambar 6.8 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

59
5757
 Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal

9 10 11

Rekap. HPP
Faktur 4
Faktur 3 Bukti
Memorial

Kartu
persediaan N

Membuat
rekapitulasi Secara
harga pokok periodik
penjualan

Rekapitulasi N
harga pokok
penjualan

Membuat
bukti
memorial

Rekap. HPP
Bukti
Memorial

11 Jurnal
Jurnal Selesai Penjualan N
Penjualan

Gambar 6.7 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

60

5858
Sistem pengendalian Intern Dalam penjualan Kredit
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi kredit.
2. Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi
otorisasi kredit.
3. Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penerima kas.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pemberi
otorisasi kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi pencatat piutang
dan fungsi akuntansi yang lain.
Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya
satu fungsi saja.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan
formulir surat order pengiriman.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan SOP).
7. Pengiriman barang kepada langganan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang
dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy SOP.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potiongan
penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan
hal etrsebut.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda
tangan pada faktur penjualan.
10. Pencatatan ke dalam kartu piutang diotorisasi oleh fungsi pencatat piutang dan
pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum
diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada do­
kumen sumber ( Faktur penjualan, BKM, memo kredit).
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung
dengan surat order pengiriman dan surat muat.

Praktek yang Sehat

12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung­
jawab­kan oleh fungsi penjualan.
13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penagihan.tatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
14. Secara periodic fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang kepada tiap
debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi
tersebut.
15. Secara periodic diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang
dalam buku besar.

5959
PT Rahman Malang
Jln. Sukarno-Hatta No. Bukti : …………....
Telpon 0341-465589 Fax 0341-468890 Tanggal : …………….
Email: Arohman@yahoo.com

BUKTI PENERIMAAN KAS

Diterima dari :.....................................................................................................
Banyak uang :.Rp. . .................................................................. ………………….
Untuk pembayaran :.....................................................................................................
......................................................................................................

Jumlah uang: Menyetujui:

Direktur, Bendahara,
Rp.

Amir Anang

PT Rahman Malang
Jln. Sukarno-Hatta No. Bukti : …………....
Telpon 0341-465589 Fax 0341-468890 Tanggal : …………….
Email: Arohman@yahoo.com

BUKTI PENGELUARAN KAS

Dibayarkan kepada : ...................................................................................................
Banyak uang : Rp .............................................................................................
Untuk pembayaran : ...................................................................................................
..................................................................................................

Jumlah uang: Menyetujui:

Direktur, Bendahara,
Rp.

Amir Anang

6060
PT Rahman Malang
Jln. Sukarno-Hatta No. Bukti : …………....
Telpon 0341-465589 Fax 0341-468890 Tanggal : …………….
Email: Arohman@yahoo.com

BUKTI MEMORIAL
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

Menyetujui,
Direktur, Bendahara,

Amir Anang

6161
 Bab

VII

Sistem Penerimaan Kas

dari Penjualan Tunai

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Prosedur penerimaan uang
2. Bagian yang terkait dalam sistem dan prosedur
3. Formulir yang digunakan
4. Catatan Akuntansi yang digunakan
5. Pengendalian intern

6363
 7.1.PROSEDUR PENERIMAAN KAS
7.1. PROSEDUR PENERIMAAN
Sistem penerimaan KAS
kas dari penjualan tunai meliputi 3 prosedur yaitu:
1.Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai meliputi 3 prosedur yaitu:
Dalam prosedur ini pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang
1. Proseduratau
penerimaan kas dari over the counter sales
produk yang akan di beli, melakukan pembayaran ke kasir dan kemudian
Dalam prosedur
menerima ini pembeli
barang datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau
yang dibeli.
produk yang 2.Prosedur penerimaan kas dari pembayaran
akan di beli, melakukan cash on deliverykesales
kasir dansales)
(COD kemudian menerima
barang yangDalam
dibeli.prosedur ini transaksi pembelian melibatkan kantor pos, perusahaan
2. Prosedur penerimaan
angkutan umum,kas atau
dariangkutan
cash onsendiri
delivery sales
dalam (COD sales)
penyerahan dan penerimaan kas
dari hasil penjualan.
Dalam prosedur ini transaksi pembelian melibatkan kantor pos, perusahaan angkut­
an umum, 3.Prosedur penerimaan
atau angkutan sendiri credit card.
kas daridalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil
pen­jualan. Kartu kredit dapat berupa kartu kredit bank, kartu kredit perusahaan dan kartu
kredit bepergian dan hiburan.
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card.
Kartu kredit dapat berupa kartu kredit bank, kartu kredit perusahaan dan kartu kredit
bepergian dan hiburan.
Pembeli memesan barang
(1)

Bagian Pembeli
Penjualan

Bagian Pengiriman
Menyerahkan barang
Bagian Penjualan Kepada pambeli Pembeli
Memerintahkan (4) (2) Membayar
(3) Bagian Pengiriman Harga barang
Menyerahkan
Barang kepada
Pembeli

Bagian
Kasa Bagian Kasa
Menyetorkan kas ke
Bank
(5)

Bagian
(7) Akuntansi
Bagian Bagian Mencatat Bank
Pengiriman Akuntansi Penerimaan kas
Barang (6)
Dari penjualan
Bagian Akuntansi
Mencatat pendapatan Tunai
penjualan

Gambar: 7.1. Over The Counter Sales

Gambar: 7.1. Over The Counter Sales

62

6464
 Kantor pos mengirim barang ke alamat pembeli
Kantor pos mengirim barang
(3) ke alamat pembeli
(3)
Kantor pos Kantor pos
Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim
Kantor pos
Pengiriman Kantor pos
Pengiriman
Kantor COD
Bahwa Sales telah
pos penerima dilaksanakan
memberitahu kantor pos pengirim
Pengiriman Bahwa COD Sales telah dilaksanakan Pengiriman
(6)
(6)

Penjualan Kantor pos

Mengirim
Penjualan pengirim
Kantor pos Pembeli
Kantor pos
Barang ke
Mengirim memberitahu
pengirim Membayar
Pembeli
Kantor pos
mengirim
Pembeli
Barang ke Penerimaan
memberitahu Harga barang
Membayar
pemberitahuan
mengirim
Via COD
Pembeli Kas dari COD
Penerimaan dan barang
Harga
adanyaCOD
pemberitahuan
SalesCOD
Via Salesdari COD
Kas menerima
dan
Sales
adanyaCOD
Sales
(2) Sales
(7) barang yang
menerima
Sales
(4)
(2) (7) dibeli yang
barang
(4)
dibeli
(5)
(5)
Pembeli memesan barang
Penjual Pembeli memesan
(1) barang Pembeli
Penjual (1) Pembeli

Gambar: 7.2.COD Sales Gambar: 7.2.COD Sales

Gambar: 7.2.COD Sales

Secara periodik bank penerbit kartu kredit menagih piutang

Secara periodik bank penerbit
Kepada pemegang kartu kredit
kartu menagih piutang
kredit.
Kepada pemegang kartu kredit.

Bank Penerbit Pemegang

Bank
KartuPenerbit
Kredit Pemegang
Kartu Kredit
Kartu Kredit Kartu Kredit

Menyetor credit
Card salescredit
Menyetor slip Membeli barang
Ke rekening
Card sales slip Atau jasa dengan
Membeli barang
Giro merchant
Ke rekening Kartu kredit
Atau jasa bank
dengan
Merchant Kartu kredit bank
Giro merchant
Merchant

Gambar 7.3 Penjualan dengan kartu kredit Bank

Gambar
Gambar7.3
7.3Penjualan
Penjualandengan kartu
dengan kredit
kartu Bank
kredit Bank
63
63

6565
 Pemegang kartu kredit
Memesan barang.
(1)
Bagian Pemegang
Penjualan Kartu kredit

Bagian Pengiriman
Menyerahkan barang
Kepada pambeli
Bagian Penjualan (4)
Memerintahkan
Bagian Pengiriman Secara periodik,
Untuk Menyerahkan Bank penerbit
Barang kepada Kartu kredit
Pembeli Melakukan
(2) Penagihan
Kepada
Pemegang kartu Pemegang
Kredit membayar Kartu kredit
Dengan kartu kredit. (6)
(3)

Bagian Bagian Bank penerbit

Pengiriman Kas Kartu kredit
Menyetor slip kartu kredit
Ke bank.
(5)

Gambar 7.4 penerimaan kas dari Credit Card Sale

Gambar 7.4 penerimaan kas dari Credit Card Sale

7.2. BAGIAN YANG TERKAIT

7.2.BAGIAN
Bagian yang YANG TERKAIT
terlibat dalam prosedur penerimaan uang dari pelunasan piutang
adalah: Bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan uang dari pelunasan piutang
adalah:
a. Bagian surat masuk
b. a. Bagian surat masuk
Bagian kasir
c. b. Bagianintern
Bagian pemeriksa kasir
c. Bagian pemeriksa intern
Fungsi
Fungsi bagian
bagian surat
surat masuk
masuk adalah:
adalah:
Menerima
Menerima surat masuk
surat masuk bagibagi
perusahaan, untukuntuk
perusahaan, pelunasan piutangpiutang
pelunasan dibuatkan daftar daftar
dibuatkan
penerimaan uang harian, mengumpulkan cek dan remittance
pene­rimaan uang harian, mengumpulkan cek dan remittance advice. advice.
Daftar
Daftarpenerimaan
penerimaanuanguang
harian satu lembar
harian dan cekdan
satu lembar diserahkan ke kasir, satu
cek diserahkan lembarsatu lem­
ke kasir,
dan remittance advice diserahkan ke bag. Piutang.
bar dan remittance advice diserahkan ke bag. Piutang.

Fungsi bagian kasir adalah:

Menerima uang dari bag. Surat masuk, pembayaran langsung atau dari salesman.
Membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Satu
lembar bukti setor dari bank dikirimkan ke bag. Akuntansi. Bag. Akuntansi

64
6666
Fungsi bagian kasir adalah:
Menerima uang dari bag. Surat masuk, pembayaran langsung atau dari salesman.
Membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Satu lembar
bukti setor dari bank dikirimkan ke bag. Akuntansi. Bag. Akuntansi mencocokkannya
dengan daftar penerimaan uang dari kasir. Kasir membuat bukti kas masuk yang diberi
nomor urut tercetak untuk pengawasan intern.

Fungsi bag. Pemeriksa intern adalah:

Melakukan pemeriksaan intern terjadinya transaksi penerimaan uang, pencatatan
dan penyimpanan uang.

7.3. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

Formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang adalah:
1. Dokumen (bukti) asli pendukung tiap penerimaan uang.
a. Pemberitahuan tentang pelunasan dari langganan (remittance advice) atau
amplopnya.
b. Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut tercetak yang dibuat oleh kasir
untuk penerimaan uang langsung.
c. Pita daftar penjualan tunai.
d. Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesmen.
e. Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.
2. Data harian yang menunjukkan kumpulan atau ringkasan penerimaan kas.
a. Bukti setor ke bank.
b. Daftar penerimaan kas harian yang dibuat oleh bagian kasir dan surat masuk.
c. Ringkasan cash register.
d. Proof tape.
3. Buku jurnal.
a. Jurnal penerimaan uang.
b. Kombinasi proof sheet dengan jurnal penerimaan uang.
4. Buku pembantu piutang dan buku besar.

Sistem penerimaan kas dari pelunasan piutang dapat dilakukan dengan cara:
1. Ditagih oleh perusahaan
2. Melalui pos
3. Lock-box collection plan

6767
 Dalam sistem penerimaan kas dengan lock-box collection plan ini, perusahaan
membuka pos office box (PO Box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan
mem­buka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO Box tersebut.
Bank diberi wewenang untuk membuka PO Box perusahaan. Para debitur diminta
untuk melakukan pembayaran utang mereka dengan cara mengirimkan cek ke PO Box
mengurus
perusahaan cekterletak
yang clearing di
cek-cek yang diterima
kota terdekat. dalam
Setiap hariPO Boxmembuka
bank tersebut. Daftar
PO Box surat
peru­
pemberitahuan dikirim ke bagian sekretariat perusahaan. Penerimaan cek
sahaan dan membuat daftar surat pemberitahuan dan mengurus cek clearing cek-cek dikreditkan
yang oleh bank ke
diterima dalamPO
dalam rekening giro perusahaan.
Box tersebut. Daftar surat pemberitahuan dikirim ke bagian
se­kretariat perusahaan. Penerimaan cek dikreditkan oleh bank ke dalam rekening giro
peru­sGambar
ahaan. 7.5. Penerimaan kas dari puitang ditagih perusahaan

Bagian Penagihan menagih piutang ke debitur

(2)

Bagian Debitur
Penagihan

Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat

Pemberitahuan dari debitur
(3)

Bank
Debitur
Bagian
Piutang Bagian Bagian penagihan menyerahkan cek
Menyerahkan Penagihan atas nama kepada Bagian Kasa
Daftar debitur Menyerahkan (5)
Yang harus Surat
Ditagih Pemberitahuan
(1) Dari debitur
(4)
Bagian Kasa menyetorkan cek ke Bank
perusahaan setelah dilakukan
endorsement atas cek tersebut oleh
pejabat yang berwenang
Bagian Bagian (6) Bank
Piutang Kasa Perusahaan

Gambar 7.5. Penerimaan kas dari puitang ditagih perusahaan

6868
 Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur
(1)

Bagian Debitur
Penagihan

Debitur mengirim cek dan

surat pemberitahuan pada
saat piutang jatuh tempo
(2)

Bagian sekretariat
menerima kiriman cek dan
surat pemberitahuan dari
debitur via Kantor pos
(3)
Bagian Kantor Bank
Sekretariat Pos Debitur

Bagian sekretariat
menyerahkan cek
kepada bagian kasa
(3)

Bagian sekretariat
menyerahkan surat
pemberitahuan kepada
Bagian Piutang untuk Bagian Kasa menyetorkan cek
Bagian ke bank setelah dilakukan Bank
kepentingan posting ke Kasa Penjual
dalam kartu piutang endorsement oleh pihak yang
(5) berwenang atas cek tersebut
(6)

Bagian
Piutang

Gambar 7.6 Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos

Gambar 7.6 Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos

7.4. 7.4.PRINSIP-PRINSIP
PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN
PENGENDALIAN INTERN
INTERN DALAMDALAM PROSEDUR
PROSEDUR
PENERIMAAN
PENERIMAAN KAS.
KAS.

1. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan fisik.

1.Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan fisik.
2. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup.
2. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup.
3. Harus segera dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau uang yang
3. Harus segera dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau uang yang
diterima, darisiapa,
diterima, dari siapa, jumlahnya
jumlahnya dan tujuan
dan untuk untukapa.
tujuan apa.
4. Semua
4. Semuapenjualan
penjualan tunai harusdibuatkan
tunai harus dibuatkannota nota penjualan
penjualan yang
yang sudah sudah
diberi diberi nomor
nomor
urut
urut atau dicatat
atau dicatat dalam
dalam mesin
mesin cash register.
cash register.

67

6969
5. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jumlah penerimaan uang.
6. Tembusan nota penjualan tunai harus dikirimkan ke kasir dan bagian pengiriman.
7. Bukti setor ke bank setiap dicocokkan dengan daftar penerimaan uang harian dan
catatan dalam jurnal penerimaan uang.
8. Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembantu utang dan piutang dan
sebaliknya.
9. Semua penerimaan uang harus disetorkan paa hari itu juga atau pada awal kerja hari
beri­kutnya.
10. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang mene­
rima uang maupun yang menulis cek.
11. Kunci kas register harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas.
12. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk berbuat kecurangan.
13. Kasir sebaiknya menyerahkan uang jaminan.

7070
 Bab

VIII

Sistem Penerimaan
Kas dari Piutang

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Prosedur piutang
2. Bagian yang terkait
3. Surat pernyataan piutang
4. Metode untuk mencatat piutang

7171
8.1. 8.1.PROSEDUR
PROSEDUR PIUTANG
PIUTANG

Prosedur Piutang adalah prosedur untuk mencatat timbulnya piutang yang dimulai
denganProsedur Piutangtembusan
diterimanya adalah prosedur untuk mencatat
faktur penjualan sampaitimbulnya
denganpiutang yang surat
dibuatnya dimulai
pernyataan
dengan diterimanya tembusan faktur
piutang dan daftar analisa umur piutang. penjualan sampai dengan dibuatnya surat
pernyataan piutang dan daftar analisa umur piutang.
Berikut gambar 8.1.: Flowchart prosedur piutang:
Berikut gambar 8.1.: Flowchart prosedur piutang:
Mulai 1 2

Menerima surat
keputusan
direktur
keuangan

SKD Cek SKD Cek

Bukti 1 Bukti 1
SKD Memorial Memorial

Membuat
Bukti
Memorial

Jurnal
Umum N
SKD Cek
2
Bukti 1 Jurnal 2
Memorial Umum

Selesai

Catatan :
SKD : Surat Keputusan Direktur
N

70

7272
 3
2

Buku Setor Cek SP Cek

DSP BKM 2

Kartu
Piutang
N

Jurnal
Penerimaan Catatan :
Kas BKM : Bukti Kas Masuk
N
Selesai

Gambar 8.1 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang (Lanjutan)

Gambar 8.3 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang (Lanjutan)

71

7373
 Mulai 1 2

Menerima surat
keputusan
direktur
keuangan

SKD Cek SKD Cek

Bukti 1 Bukti 1
SKD Memorial Memorial

Membuat
Bukti
Memorial

SKD Cek
2
Bukti 1
Memorial

Jurnal
Umum N

Jurnal 2
Umum

Selesai

Catatan :
N SKD : Surat Keputusan Direktur

Gambar 8.2 Prosedur Penghapusan Piutang

Gambar 8.4 Prosedur Penghapusan Piutang

72

7474
8.2.FUNGSI BAGIAN PIUTANG
a. Membuat catatan piutang yang dapat menunjukkan jumlah-jumlah piutang kepada
tiap-tiap langganan.
b. Menyiapkan dan mengirimkan surat pernyataan piutang.
c. Membuat daftar analisa umur piutang setiap periode.

8.3. SURAT PERNYATAAN PIUTANG (STATEMENT)

Surat pernyataan piutang adalah surat pernyataan dari langganan tentang jumlah
saldo piutangnya kepada perusahaan.
Bentuk-bentuk surat pernyataan piutang adalah:
1. Surat pernyataan saldo akhir bulan (balance-end-of-month-statement)
2. Surat pernyataan satuan (unit statement)
3. Surat pernyataan faktur yang belum dilunasi (open item statement)
4. Surat pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional (running balance
statement with conventional account)

SURAT PERNYATAAN SALDO AKHIR BULAN

Surat pernyataan bentuk ini berisi saldo piutang langganan pada tanggal akhir bulan
saja yang harus dikirimkan kepada pelanggan.

SURAT PERNYATAAN SATUAN

Surat pernyataan bentuk ini berisi saldo kewajiban debitur pada awal bulan, mutasi
debet dan kredit selama sebulan, saldo kewajiban debitur pada akhir bulan.

SURAT PERNYATAAN FAKTUR YANG BELUM DIBAYAR

Surat pernyataan bentuk ini berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh
de­bitur pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya.

SURAT PERNYATAAN SALDO BERJALAN DENGAN REKENING KONVENSIONAL

Surat pernyataan bentuk ini berisi keterangan yang sama dengan surat pernyataan
satuan, hanya saja informasi mutasi dapat terdiri dari beberapa bulan.

7575
 8.4.METODE UNTUK MENCATAT PIUTANG

Ada 3 metode untuk mencatat piutang yaitu:

1.Metode tangan
8.4. METODE UNTUK MENCATAT PIUTANG
2. Metode posting langsung
Ada 3 metode untuk mencatat piutang yaitu:
3. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping)
1. Metode tangan
1. Metode Tangan
2. Metode posting langsung
Untuk mencatat piutang dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
3. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping)
a. Setiap hari diterima faktur dari bagian billing, faktur dicatat dalam
jurnal penjualan urut nomor, kemudian disimpan urut nomor.
1. Metode Tangan b. Setiap hari jurnal penjualan diposting ke buku pembantu piutang.
Untuk mencatat c. piutang dilakukan
Penerimaan dengan
uang setiap hariprosedur sebagai
dicatat dalam berikut:
jurnal penerimaan uang,
a. Setiap hari kemudian
diterima diposting
faktur dari bagian
ke buku billing,
pembantu faktur dicatat dalam jurnal
piutang.
penjualand.urut nomor,
Posting kemudian
ke buku besar disimpan urut nomor.
piutang dilakukan dari jurnal penjualan dan
b. Setiap hari jurnal penjualan diposting
jurnal penerimaan uang. ke buku pembantu piutang.
c. Penerimaan uang setiap hari dicatat dalam jurnal penerimaan uang, kemudian
e. Setiap akhir bulan dibuat daftar saldo pembantu piutang dan
diposting kedicocokkan
buku pembantu
denganpiutang.
buku besar piutang.
d. Posting ke buku besar piutang dilakukan dari jurnal penjualan dan jurnal
f. Jika diinginkan surat pernyataan piutang maka dibuat pernyataan saldo
penerimaan uang.
akhir bulan.
e. Setiap akhir bulan dibuat daftar saldo pembantu piutang dan dicocokkan
dengan buku besar piutang.
f. Jika diinginkan
Berikut surat pernyataan
gambar metode piutang
posting piutang maka
dengan dibuat pernyataan saldo akhir
tangan.
bulan.

Harian Periodik Periodik Harian

Jurnal Buku Jurnal

Faktur Penj. Besar Penrm Bukti
.Kas Kas masuk

Posting debet Posting kredit

Buku
Pemb.
Piutang

2. Metode Posting Langsung

2.Metode Posting Langsung
Adalah posting ke buku piutang dan buku pembantu piutang yang langsung dibuatkan
Adalah posting ke buku piutang dan buku pembantu piutang yang langsung
surat pernyataan piutang dalam bentuk surat pernyataan tunggal atau bentuk saldo
dibuatkan surat pernyataan piutang dalam bentuk surat pernyataan tunggal atau
berjalanbentuk
dengan rekening
saldo berjalankonvensional.
dengan rekening konvensional.
Posting langsung dapat dilakukan setiap hari atau setiap periode.
Posting yang dilakukan setiap periode dapat 74 dilakukan dengan dua cara yaitu:

7676
 Posting ditunda dan cycle billing.
Posting
Posting ditunda
ditunda dan cycle
adalah carabilling.
posting dimana faktur yang diterima dari bagian billing
dikumpulkan selama
Posting ditunda beberapa
adalah hari, dimana
cara posting disimpan kemudian
faktur diposting.
yang diterima dari bagian
billing dikumpulkan selama beberapa hari, disimpan kemudian diposting.
Cycle billing adalah posting setiap langganan dilakukan sekali setiap bulan, tujuannya
Cycle
adalah billing
untuk adalah posting
meratakan setiap posting
pekerjaan langganansepanjang
dilakukan bulan.
sekali setiap bulan,
tujuannya adalah untuk meratakan pekerjaan posting sepanjang bulan.
Berikut gambar posting langsung dari piutang.
Berikut gambar posting langsung dari piutang.

Harian, ditunda, cycle

Harian, billing
ditunda, cycle billing

Periodik
Faktur
Buku
Besar

Jurnal
Rekening buku pembantu
Surat pernyataan piutang

3. Metode Tanpa buku Pembantu

Adalah posting ke buku besar piutang dan surat pernyataan piutang tanpa mengguna­
kan buku Tanpa
3.Metode pembantu.
buku Pembantu
Prosedurnya adalah sebagai berikut:
Adalah posting ke buku besar piutang dan surat pernyataan piutang tanpa
a.menggunakan
Faktur diterima dari bagian billing urut nomor.
buku pembantu.
b. Faktur dipisahkan sesuai nama langganan dan disimpan dalam map faktur yang
Prosedurnya
belum adalah sebagai berikut:
dibayar.
c.a. Faktur
Waktu ada pelunasan,
diterima pisah-pisahkan
dari bagian billing urut nomor.pemberitahuan tentang pelunasan (remittance
advice) menurut abjad kemudian mengambil faktur yang sesuai dari mapnya,
b. Faktur
fakturdipisahkan sesuaidan
dicap lunas nama langganan
diberi dan Membuat
tanggal. disimpan dalam mapfaktur
daftar faktur yang
yang dibayar.
belum dibayar.
d. Membuat bukti setor (deposit slip) dari cek. Mencatat jumlah penerimaan ke
rekening
c. Waktu kontrolpisah-pisahkan
ada pelunasan, piutang. pemberitahuan tentang pelunasan (remittance
advice) menurut abjad kemudian mengambil faktur yang sesuai dari mapnya, faktur
dicap lunas dan diberi tanggal. Membuat daftar faktur yang dibayar.

d. Membuat bukti setor (deposit slip) dari cek. Mencatat jumlah penerimaan ke
rekening kontrol piutang.

75

7777
 Bab

IX

Sistem dan Prosedur Pembelian

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Prosedur Pembelian
2. Bagian yang terkait
3. Formulir yang digunakan
4. Catatan akuntansi
5. Laporan yang dihasilkan
6. Prinsip Internal Control
7. Prosedur Pencatatan Utang
8. Distribusi Pembelian
9. Soal latihan

7979
9.1. Prosedur Pembelian
Menurut Mulyadi (2010:301) prosedur pembelian dimulai dari adanya kebutuhan
barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli diterima.
Meliputi prosedur-prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur permintaan pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
3. Prosedur order pembelian.
4. Prosedur penerimaan barang.
5. Prosedur pencatatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur permintaan pembelian

Dilakukan oleh bagian gudang dengan mengajukan surat permintaan pembelian
kepada bagian pembelian.

Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.

Dilakukan oleh bagian pembelian untuk menentukan harga barang yang sesuai
dengan kualitas yang dibutuhkan.

Prosedur order pembelian.

Dilakukan oleh bagian pembelian dengan mengisai surat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.

Prosedur penerimaan barang.

Dilakukan oleh bagian penerimaan barang dengan melakukan pemeriksaan atas
jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok kemudian membuat laporan
penerimaan barang dari pemasok.

Prosedur pencatatan utang.

Dilakukan oleh bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan utang dengan
membandingkan formulir order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok.

Prosedur distribusi pembelian.

Adalah distribusi dari rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk
pembuatan laporan.

8080
 Berikut prosedur dalam sistem pembelian :

Berikut prosedur dalam sistem pembelian:

Permintaan pembelian Permintaan penawaran harga

Fungsi (1) Fungsi (2) Pemasok
Gudang Pembelian Penawaran harga
(3)

Order pembelian
(4)
Penyimpanan barang
(6)

Penerimaan barang dari pemasok

Fungsi (5)
Penerimaan

Penerimaan faktur dari pemasok

(8)
Fungsi
Mulai
Aku
1 2

M enerima surat
keputus an
direktur

Gambar 9.1 Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Gambar 9.1 Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian

8181
Berikut gambar 9.2.: Flowchart sistem pembelian :
Bagian Gudang

6
5
Mulai

Laporan 2
Membuat Suar Order 6
Penerimaan
surat Pada saat Pembelian
Barang
permintaan Reorder point
pembelian

2
Surat 1
Permintaan
Pembelian

Kartu
1 Gudang T
N

79 Pembelian Kredit
Gambar 9.2 Sumber

8282
 Gambar 9.2 Sumber Pembelian Kredit

Bagian Pembelian

1 1
2 Dari pemasok

Laporan 1 Faktur
Penerimaan
Barang

Surat 2 Membuat
surat order Mencatat tanggal
Penerimaan penerimaan pada
Pembelian pembelian
SOP lembar 6 dan 7
8

PH
Membuat SPH
surat SPP
permintaan
pembelian 7
Memeriksa
6
faktur
5
4
Surat
Penerimaan 3
Penawaran 2
Harga
Surat Order 1
Pembelian
Dikirim ke
Faktur
pemasok

Surat Diterima dari

Pemawaran pemasok
Harga

5
Membuat Dikirim ke
perbandingan pemasok 4 9
harga
3 T
A

Perbandingan Catatan :
harga SPP : Surat Permintaan Pembelian
SOP : Surat Order Pembelian
80
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
PH : Penawaran harga
2

Gambar 9.2 Pembelian Kredit (Lanjutan)

8383
 Gambar 9.2 Pembelian Kredit (Lanjutan)

Bagian kredit Bagian Gudang Bagian Pengiriman

8 9 10
1 Dari 1
pemasok
Menerima barang
dari pemasok yang
disertai dengan
surat pengantar

LPB 3 Faktur 3
SOP 1 Surat SOP 3
Pengantar

Memeriksa Membandingkan
barang yang faktor dari
dikirim pemasok dengan
SOP dan LPB

Membuat
laporan Membuat
penerimaan bukti kas
barang keluar
Bukti 3
Kas Keluar

SOP 5 Faktur
LPB 1
SOP 4
SOP 4
3
3
2
2
Laporan 1
Penerima 1
Barang N
Dikirim ke Bagian
Gudang bersama Register
dengan barang Bukti Kas
9 9 A
Register
Bukti Kas 10 T Arsip bukti kas
keluar yang
belum dibayar

LPB : Laporan Penerimaan Barang

Gambar 9.2 Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan)

81

9.2. Bagian yang terkait.

1. Bagian gudang.
2. Bagian pembelian.
3. Bagian penerimaan barang.
4. Bagian akuntansi (bagian utang)
5. Bagia kartu persediaan dan kartu biaya.

8484
9.3.Formulir yang digunakan.
1. Surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga.
3. Surat order pembelian.
4. Laporan penerimaan barang.
5. Surat perubahan order.
6. Bukti kas keluar.
Berikut gambar 9.3. formulir:

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Tanggal:…/…./19…

Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.
Dari Bagian:…………………. Digunakan untuk:…………………………..
Sifat permintaan: Biasa segera Mendesak
Nomor Part atau
Kuantitas Ukuran Penjelasan Lengkap
Nomor katalog

Kirim ke…………………………….........… Diisi oleh Bagian

Pembelian
Bebankan ke Dep…………No. Rek………
Harga Per Total Nomor
Tanggal diperlukan …...…/……/19.....….. Pemasok
Unit Harga SOP

Diperlukan oleh……………………………

Disetujui oleh……………………………...

Harga yang lalu……………………………....

Pemasok yang lalu……………………………
Ya untuk dibeli………………….…………….

8585
 SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Kode Batang Titik pemesanan Kuantitas yang Dipesan

Keterangan
Kembali

No. No. Di Tangan & Kuantitas Tanggal

Tgl Pemasok Permin­taan Saldo Harga
Kontrak SOP Dipesan Dipesan Diperlukan

8686
Surat permintaan pembelian berulang kali
 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia

mempertimbangkan
barang substitusi.

Harga Harga
Kuantitas No. Part Keterangan Potongan
Per Unit Bersih

Kami menawarkan barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB…………….

Dan syarat pembayaran………………….dengan jangka waktu pengiriman………………
hari setelah
Order pembelian kami terima.

Nama Perusahaan

Tanda Tangan

Gambar 9.4. Surat permintaan penawaran harga

8787
PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281
Telepon (0274) 86104
Fax (0274) 86104

SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN

Harga Total
Kode Kuantitas Satuan` Keterangan Per Harga
Satuan

Menurut order
Pembelian
kami
Yang lalu:

Diubah
menjadi:

Penjelasan: Manajer Bagian

Pembelian

Gambar 9.5. Surat Perubahan Order Pembelian

8888
PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281
Telepon (0274) 86104
Fax (0274) 86104

BUKTI KAS KELUAR

No. BKK: 678908

No. Cek: ……………….……
Tgl. Dibayar: …../…../19…...

l. No. Rekening Keterangan Jumlah Rupiah

Total
Poton-
gan %
Bersih
Penjelasan

Dicatat Tgl. Disetujui Tgl. Diperiksa Tgl. Diisi Tgl.

Gambar 9.6. Bukti kas keluar

8989
Halaman sebelah kiri

REGISTER BUKTI KAS KELUAR

(VOUCHER REGISTER)

Dibayar Pembelian Biaya Angkut

BKK
Potongan Debit Debit
Tgl. Dikeluarkan No. yang
Pembe­lian
Untuk BKK No. akan No. No.
Tgl. Kredit Jumlah Jumlah
Cek Dibayar Rek Rek

Halaman sebelah kanan

Biaya
Biaya Pemasaran Biaya Produksi Biaya Produksi
Administrasi Lain – lain Debit
Debit Dep. 1 Debit Dep. 2 Debit
Debit
No. No. No. No. No.
Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Nama Jumlah
Rek Rek Rek Rek Rek

Gambar 9.7 Register Bukti Kas Keluar

(Voucher Register)

9090
 KARTU UTANG
Nama Kreditur No.Rekening :
Alamat :

Tgl Keterangan Fol √ Debit Kredit D/ Saldo

9191
Gambar 9.8 Kartu Utang
Gambar 9.8 Kartu Utang
 PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281
Telepon (0274) 86104
Fax (0274) 86104

SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN

No. Srt. Perub. Order Pembelian Tgl.

Kepada
Yth.

No. Surat. Order Pembelian Tgl.

Harga Per
Kode Kuantitas Satuan` Keterangan Satuan Total Harga

Menurut order
Pembelian kami
Yang lalu:

Diubah menjadi:

Penjelasan : Manajer Bagian Pembelian

Gambar 9.9 Surat Order

89

9292
Halaman sebelah kiri

REGISTER BUKTI KAS KELUAR

(VOUCHER REGISTER)

BKK Pembelian Biaya Angkut

Dibayar Potongan
Tgl. Dikeluarkan No. yang Debit Debit
Pembelian
Untuk BKK No. akan No. No.
Tgl. Kredit Jumlah Jumlah
Cek Dibayar Rek Rek

Halaman sebelah kanan

Biaya
Biaya Pemasaran Biaya Produksi Biaya Produksi
Administrasi Lain – lain Debit
Debit Dep. 1 Debit Dep. 2 Debit
Debit
No. No. No. No. No.
Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Nama Jumlah
Rek Rek Rek Rek Rek

Gambar 9.10. Register Bukti Kas Keluar

9393
 PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94,
Yogyakarta, 55281

MEMO DEBIT

Nomor 456567

Kepada
Yth. Tanggal

Rekening utang kami kepada Saudara telah kami debit dengan adanya
Pengembalian barang kepada Saudara, karena adanya ketidaksesuaian antara
Barang yang kami terima dengan barang yang pesan menurut order pembelian
Kami.

Referensi Saudara Referensi kami

Surat Order Pengiriman Surat Order Pembelian

Nomor Tanggal Nomor Tanggal

No. Harga
Urut Nama Barang Satuan Kuantitas Satuan Jumlah

Jumlah

Bagian Pembelian

Gambar 9.11 Memo Debit

Gambar 9.11 Memo Debit

92

9494
 PT. Ekonomi
Jl. Angkasa 25
Yogyakarta,

LAPORANG PENGIRIMAN BARANG

Nomor Tanggal No. Surat Order Pembelian Tanggal SOP

LPB 12654

Kepada
Yth.

Direktur
Ke:

No. Gambar 10.2 Laporan Pengiriman Barang

Urut Nama Barang Spesifikasi Satuan Kuantitas

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman

Nomor Tanggal

Gambar9.12
Gambar 9.12 Laporan
Laporan Pengiriman
Pengiriman Barang
Barang

93

9595
 JURNAL RETUR PEMBELIAN
Bulan

Persed Persed Persed Lain – lain Kredit

No. Utang Persed
Nama Bhn. Suku Lain
Tgl. Memo Dagang Bhn. Baku
Pemasok Penolong Cdng. – lain No.
Debit Debit Kredit Jumlah
Kredit Kredit Kredit Rek

Gambar 9.13 Jurnal Retur Pembelian

9.4. Catatan akuntansi yang digunakan.

1. Register bukti kas keluar.
2. Jurnal pembelian.
3. Kartu utang
4. Kartu persediaan.

9.5. Laporan atau informasi yang diperlukan.

1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
2. Order pembelian yang telah dikirim ke pamasok.
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

9.6. Prinsip Internal Control

Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

9696
3. Fungsi penerimaan barang harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan barang, fungsi pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain. Tidak
ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
ter­sebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang
disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi yangbersangkutan, untuk barang yang
langsung pakai.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih
tinggi.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang atau pejabat yang lebih tinggi.
9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan
surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi
pencatat utang.

Praktik yang sehat

11. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertang­
gungjawabkan oleh fungsi gudang.
12. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung­
jawabkan oleh fungsi pembelian.
13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertang­
gung­jawabkan oleh fungsi penerimaan barang.
14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai
pemasok.
15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini
telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
16. Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian da­
lam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi
dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna
mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran
kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

9797
 Bab

Sistem Akuntansi
Pengeluaran Kas dengan Cek

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Dokumen yang digunakan
2. Catatan akuntansi yang digunakan
3. Fungsi yang terkait
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
5. Unsur pengendalian intern
6. Prosedur pencatatan utang
7. Latihan soal

9999
10.1. Dokumen yang digunakan
1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan cek

10.2. Catatan akuntansi yang digunakan

1. Jurnal pengeluaran kas
2. Register cek

10.3.Fungsi yang terkait

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
2. Fungsi kas
3. Fungsi akuntansi
4. Fungsi pemeriksa intern.

10.4.Jaringan prosedur yang membentuk sistem

1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan
cek, yang terdiri dari jaringan prosedur:
a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
b. Prosedur pembayaran kas
c. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
2. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek, yang terdiri
dari jaringan prosedur:
a. Prosedur permintaan cek
b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
c. Prosedur pembayaran kas
d. Prosedur pencatatan pengeluaran kas

10.5. Unsur Sistem Pengendalian Intern

Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh
bagian kasa sejak awal sampai akhir tanpa campur tangan dari pihak yang lain.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang

100
100
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari
pejabat yang berwenang
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang
telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan
dokumen pendukung yang lengkap

Praktek yang Sehat

6. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau
penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi
cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
8. Pernggunaan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga,
untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan
fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima
pembayaran atau dengan pemindahbukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluran ini dilakukan
sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansin ya
diselenggarakan dengan imprest system.
11. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan
jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian.
13. Kasir diasuransikan.
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas
yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi).
15. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.

10.6. Prosedur Pencatatan Utang dan Pengeluaran Uang.

Adalah prosedur sejak utang itu timbul dan disetujui sampai pada pencatatannya
dalam rekening utang sebelah kredit. Prosedur pil, yang akuntansinya diselenggarakan
dengan engeluaran uang adalah prosedur pengeluaran cek untuk melunasi utang yang
sudah disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut.

10.7. Bagian yang terkait.

Bagian Utang
Bagian utang bertugas membandingkan faktur pembelian dengan laporan pene­
rimaan barang, menentukan potongan pembelian. Kemudian dicatat dalam buku pembantu
persediaan dan buku pembantu utang. Kemudian dijurnal dalam jurnal pembelian.

101
101
Bagian pengeluaran uang.
Berfungsi:
1. Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian untuk memastikan bahwa
dokumen –dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungannya benar serta disetujui
oleh orang yang ditunjuk.
2. Menandatangani cek.
3. Mengecap lunas pada bukti pendukung pengeluaran kas.
4. Mencatat cek ke dalam daftar cek.
5. Menyerahkan cek kepada kreditur.

Bagian Internal Auditing.

Bertugas:
Memeriksa buku pembantu utang, mencocokkannya dengan jurnal pembelian dan
pengeluaran uang. Jika digunakan sistem voucher mencocokkan voucher yang belum
dibayar dan voucher yang telah dibayar dengan daftar cek. Membuat rekonsiliasi laporan
bank untuk mencocokkan saldo rekening kas dengan saldo menurut laporan bank.

10.8. PROSEDUR PENCATATAN UTANG

Ada 2 prosedur pencatatan utang yaitu:
1. Account payable procedure
2. Voucher payable procedure

Account payable procedure adalah:

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting ke dalam kartu utang yang
diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
a. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
b. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran
utang diposting ke dalam kartu utang.
Dokumen yang digunakan adalah:
a. Faktur dari pemasok.
b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasokatau tembusan
surat pemberitahuan yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk
apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan adalah:
a. Kartu utang.

102
102
 b. Jurnal pembelian.
c. Jurnal pengeluaran kas.

Voucher payable procedures adalah:

Pencatatan utang melalui 2 tahap yaitu pencatatan utang dalam register bukti kas
keluar atau jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.
Dokumen yang digunakan adalah:
1. Bukti kas keluar

Catatan akuntansi yang digunakan adalah:

1. Register bukti kas keluar.
2. Register cek.

Voucher payable procedures dibagi menjadi 2 yaitu:

1. One-time voucher procedures ada 2 yaitu:
One-time voucher procedures dengan dasar tunai dimana faktur yang diterima oleh
ba­gian utang dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh
tempo, pada saat jatuh tempo faktur bagian utang membuat bukti kas keluar dan
kemu­dian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.
One-time voucher procedure dengan dasar waktu yaitu pada saat faktur diterima
oleh bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian
utang, kemudian dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas
keluar, saat jatuh tempo dokumen dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk
mem­buat cek untuk dibayarkan kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam
jurnal pengeluaran kas.
2. Built-up voucher procedures
Dalam prosedur ini satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari
satu faktur dari pemasok.
Faktur yang diterima dari bagian utang dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar,
kemudian bukti kas keluar dilampiri faktur disimpan sementara dalam arsip menurut
abjad. Pada akhir bulan bukti kas keluar diambil dari arsip, dicatat oleh bagian utang
dalam register bukti kas keluar kemudian dibuatkan cek, cek dicatat dalam register cek.
Dalam prosedur ini arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang
yang diselenggarakan atas dasar waktu.

10.9. DISTRIBUSI PEMBELIAN

Metode distribusi pembelian ada 5 yaitu:
1. Metode jurnal berkolom
2. Metode rekening berkolom
3. Metode rekening tunggal
4. Metode tiket tunggal
5. Metode distribusi dengan komputer

103
103
Metode jurnal berkolom
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan:
jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian, register bukti kas keluar.

Metode rekening berkolom

Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan mengguna­
kan rekening berkolom.

Metode rekening tunggal

Dapat dilakukan melalui prosedur berikut ini:
1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar disortasi menurut klasifikasi yang dikehendaki.
2. Dari faktur tersebut dibuat prelist tape
3. Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam rekening yang bersangkutan
4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam rekening.

Metode tiket tunggal

Berdasarkan bukti kas keluar dibuat tiket tunggal. Tiket tunggal direkap dan hasil
rekapitulasi dipakai sebagai dasar posting dalam rekening kontrol di buku besar. Tiket
tunggal diarsip menurut nomor, kemudian akhir bulan direkap hasilnya dicatat dalam
summary strip. Summary strip berfungsi sebagai laporan.

Metode distribusi dengan komputer

Dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi
yang diinginkan kemudian dilakukan proses sortasi dengan komputer melalui program.

SOAL LATIHAN
1. Jelaskan fungsi pembelian dalam perusahaan.
2. Sebut dan jelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian
3. Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam sistem pembelian dan jelaskan fungsinya.
4. Sebutkan elemen sistem pengawasan intern dalam sistem pembelian
5. Sebut dan jelaskan dokumen yang dipakai dalam sistem pembelian
6. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian

104
104
 Bab

XI

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

dengan Dana Kas Kecil

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Dokumen yang digunakan
2. Catatan akuntansi yang digunakan
3. Fungsi yang terkait
4. Prosedur pembentukan dana kas kecil
5. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
6. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
7. Latihan soal

105
105
11.1. Dokumen yang digunakan
1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
4. Bukti pengeluaran kas kecil
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil

11.2. Catatan akuntansi yang digunakan

1. Jurnal pengeluaran kas
2. Register cek
3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil

11.3. Fungsi yang terkait

1. Fungsi kas
2. Fungsi akuntansi
3. Fungsi pemegang dana kas kecil
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
5. Fungsi pemeriksa intern

11.4.Prosedur pembentukan dana kas kecil dalam imprest system

1. Bagian Utang mencatat pembentukan dana kas kecil dalam register bukti kas keluar
dengan jurnal:
Dana kas kecil xx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
2. Bukti kas keluar diberikan ke Bagian jurnal untuk dicap lunas dan mencatat
pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal:
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
Kas xx

Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

Dilakukan dengan mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan
permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen dikumpulkan
untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah
dana yang telah dikeluarkan.

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

1. Bagian utang mencatat dalam jurnal:
Biaya overhead pabrik sesungguhnya xx
Biaya administrasi dan umum xx

106
106
 Biaya pemasaran xx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
2. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal:
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
Kas xx

Dalam fulctuating system bagian utang mencatat dalam jurnal:

Dana kas kecil xx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
Dalam register cek:
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
Kas xx

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Jumlah yang diterima menurut PPKK Rp No. BPKK 35648

Jumlah yang telah dikeluarkan Rp No. PPKK
Jumlah sisa lebih (kurang) Rp Tanggal

Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah

Disetujui Diperiksa Dibuat

Gambar 11.1. Bukti pengeluaran kas kecil

107
107
 No. PPKKK: 8970
Tanggal

PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL

Tgl. No. BPKK Keterangan Jumlah Rupiah

Diperiksa Dibuat Jumlah PPKK

Jumlah BPKK
Uang Tunai
Jumlah Dana
kas Kecil

Dibukukan
Dibayar Disetujui

REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL

No. Rek. Jumlah No. Rek. Jumlah No. Rek. Jumlah

Halaman ………

JURNAL PENGELUARAN DANA KAS KECIL

Debit
Nomor Dana Kas
Tgl Keterangan Bukti Kecil Biaya
BOP
Kredit Administrasi Biaya
Sesungguhnya
& Umum Pemasaran

108
108
 Bab

XII

Sistem dan Prosedur Personalia

dan Pencatatan Waktu

Capaian Pembelajaran Bab Ini, Mahasiswa Mampu untuk Memahami:

1. 1.Prosedur personalia
2. 2. Bagian yang terkait
3. 3. Formulir yang digunakan
4. 4. Catatan akuntansi yang digunakan
5. 5. Laporan yang dibutuhkan
6. 6. Prosedur Pencatatan waktu

109
109
12.1. PROSEDUR PERSONALIA
Prosedur personalia merupakan prosedur sejak dibutuhkanya karyawan baru sam­
pai dengan diterbitkanya serat perjanjian kerja untuk memasukkan nama karyawan dalam
daftar gaji dan upah.
Prosedur pencatatan waktu mencakup langkah-langkah yang dilakukan untuk
men­catat waktu kerja karyawan yang akan digunakan sebagai dasar perhitungan gaji dan
upah.

12.2.Bagian yang terkait

Bagian Personalia
Fungsinya adalah sebagai berikut:
1. Mencarai karyawan baru, terdiri dari kegiatan sebagai berikut:
a. Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan
pelamar-pelamar baru.
b. Memelihara hubungan dengan Kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-
sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.
c. Memasang advertensi.
2. Mengadakan test dan interview
3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru sebagai
berikut:
a. Mencarai data pribadi karyawan.
b. Menyelenggarakan test kesehatan.
c. Membuat formulir penerimaaan yang digunakan untuk menempatkan nama
pegawai dalam daftar gaji dan upah.
4. Melakukan macam-macam fungsi sebagai berikut:
a. Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b. Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.
c. Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.
d. Membantu catatan sejarah karyawan.
e. Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan.

Bagian lain yang membutuhkan karyawan baru

Mengisi surat permintaan karyawan baru an melakukan wawancara akhir saebelum
menerimanya.

110
110
12.3. FORMULIR YANG DIGUNAKAN
Formulir yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Surat permintaan karyawan baru
Diisi oleh mandor atau bagian yang meminta karyawan baru diserahkan ke bagian
personalia yang berisi jumlah karyawan yang dibutuhkan, tingkat kecakapan kar­
yawan, kapan dibutuhkan, kemudian bagian personalia mencari karyawan baru
dengan cara sebagai berikut:
a. Mencari karyawan yang masih bekerja dalam perusahaan yang dapat mengisi
lowongan kerja yang diminta.
b. Mencari karyawan yang sudah tidak bekerja lagi dalam perusahaan, yang dapat
mengisi mlowongan yang diminta.
c. Mencari karyawan dari surat-surat lamaran yang sudah masuk.
d. Menghubungi sumber-sumber tenaga atau memasang advertensi.
2. Surat lamaran kerja
Formulir ini disiapkan oleh bagian personalia dan diisi oleh calon karyawan, datanya
ber­isi umur, pendidikan, keahlian, pengalaman.
3. Surat perjanjian kerja.
Formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan yang diterima, satu
lembar untuk bagian gaji dan upah untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar
gaji dan upah.
4. Laporan pemberhentian.
Formulir ini dibuat oleh bagian mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan
sudah berhenti dan diserahkan ke bagian personalia. Untuk bagian gaji dan upah for­
mulir ini digunakan sebagai dasar mengeluarkan nama karyawan dari daftar gaji.

12.4. Prosedur Penerimaan Karyawan

1. Bagian-bagian yang membutuhkan karyawan mengajukan permintaan karyawan
baru kepada bagian personalia. Formulir ini dibuat rangkap 2 lembar 1 untuk bagian
personalia, lembar 2 untuk bagian yang membutuhkan karyawan baru.
2. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan mencari karyawan
baru dengan langkah sebagai berikut:
a. Mencari karyawan yang sudah bekerja yang dinilai mampu untuk mengisi
lowong­an yang tersedia.
b. Mencari karyawan baru dari surat lamaran yang masuk.
c. Menghubungi sumber-sumber tenaga kerja (kantor penempatan kerja, Universitas).
3. Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian personalia menyelenggarakan test untuk
menilai kemampuan calon-calon karyawan.
4. Berdasarkan hasil test, diumumkan karyawan yang lulus dan diminta untuk mengikuti
test kesehatan dan test wawancara.

111
111
5. Berdasarkan hasil test wawancara, bagian yang membutuhkan memutuskan calon
karyawan yang diterima.
6. Kemudian bagian personalia membuat surat pengangkatan (surat perjanjian kerja)
rangkap 3 didistribusikan sbb:
Lembar pertama untuk karyawan baru, lembar kedua untuk bagian gaji dan upah,
lembar ketiga untuk arsip bagian personalia.
7. Bagian personalia membuat kartu pegawai untuk karyawan baru.

12.5. PROSEDUR PENCATATAN WAKTU

Formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1. Catatan waktu hadir
2. Catatan waktu kerja
3. Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja

Catatan waktu hadir bisa diperoleh dari:

1. Clock card yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menun­
jukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time
recorder waktu karyawan datang dan pulang sehingga tercetak jam datang dan jam
pulang.
2. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari.

Catatan waktu kerja bias diperoleh dari:

1. Buku catatan mandor
2. Daftar hadir, job card atau job ticket

112
112
 Bab

XIII

Sistem Penggajihan
dan Pengupahan

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. 1. Bagian yang terkait
2. 2. Formulir yang digunakan
3. 3. Catatan akuntansi yang digunakan
4. 4. Prosedur penggajihan dan pengupahan
5. 5. Pengendalian intern
6. 6. Soal latihan

113
113
13.1.BAGIAN YANG TERLIBAT
Bagian yang terkait dalam sistem penggajihan dan pengupahan adalah:
1. Bagian kepegawaian
Fungsinya adalah mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Bagian pencatat waktu
Tugasnya adalah menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
perusahaan, tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi dan pembuat daftar gaji
dan upah.
3. Bagian gaji dan upah
Tugasnya adalah menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pem­
bayaran gaji dan upah.
4. Bagian utang
Tugasnya adalah menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi
pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan
5. Bagian kasa
Tugasnya adalah mengisi cek guna membayar gaji dan upah memasukkan cek ke da­
lam amplop gaji dan upah dan membayarkannya kepada karyawan.
6. Bagian kartu persediaan dan kartu biaya
Tugasnya adalah mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan
kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja.
7. Bagian jurnal, buku besar dan laporan
Tugas­nya adalah mencatat biaya gaji dan upah ke dalam jurnal umum.

13.2.Formulir yang digunakan

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar

114
114
Berikut contoh formulir:

HADIR KARYAWAN

Minggu yang berakhir tanggal _________

Senin Selasa Rabu
Nama Jam Jam Jam
Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar
Karyawan Total Total Total
1
2
3
4
5
6
7

Total Jam
Kamis Sabtu
Seminggu
Jam Jam Jam Jam Tanda Tangan
Masuk Keluar Masuk Keluar
Total Total Biasa Lembur Karyawan
1
2
3
4
5
6
7

Gambar 13.1 Daftar Hadir Karyawan

115
115
 KARTU HADIR

No.
Nama
Jam biasa: Tarif: Periode
Jam lembur: Tarif: Jml.
Jml.

Jam Penghasilan

Potongan:
PPh Psl. 21:
Utang :
Lain – lain:

Jml. Potongan :

Jumlah yang harus dibayar:

M K M K M K M K

Gambar 13.2 Kartu Jam Hadir

116
116
114
 KARTU JAM KERJA

Jam
Box Potong Box Potong Nama Waktu
Kerja
Tgl. No. Kartu Jam
Kerja

Nama Barang No.

Order

Jumlah potongan barang

Mandor Kepala Bagian Total jam

kerja

Gambar 13.3 Kartu Jam Kerja

DAFTAR GAJI BULAN _______

Jumlah Jumlah Tarif Gaji

Nama Nomor Gaji Gaji Total
Hari Jam
Karyawan Induk Jumlah Per Biasa Lembur gaji
Kerja Lembur
1
2
3
4

117
117
 Potongan Gaji Karyawan
PPh Iuran Gaji Bersih
Dana Jumlah
Pasal organisasi Koperasi Yayasan Lain-lain
Pensiun Potongan
21 karyawan
1
2
3
4
5
6
7

DAFTAR UPAH UNTUK MINGGU

Upah
Nama Nomor Hari dan Jam Kerja Jml. Jam Jml. Jam Tarif Upah
Biasa
Karyawan Induk Kerja Biasa Lembur
Jumlah Per
1
2
3
4
5
6
7
8

R TANGGAL __________________________
Potongan Upah Karyawan
Upah Total Upah
Lembur Upah PPh Dana Lain- Jumlah Bersih
Koperasi Yayasan
Psl 21 Pensiun lain Potongan
1
2
3
4
5
6
7

118
118
REKAPITULASI GAJI BULANAN ____________

Potongan Gaji Karyawan

Departemen/ Gaji Gaji Gaji
Bagian Biasa Lembur PPh Iuran Org. Dana Bersih
Lain-lain
Pasal 21 Karyawan Pensiun
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7

REKAPITULASI UPAH MINGGU YANG BERAKHIR TGL. _____

Potongan Upah Karyawan

Pesanan/ Upah Upah Upah
Dep. Bagian Biasa Lembur PPh Iuran Org. Dana Bersih
Lain-lain
Pasal 21 Karyawan Pensiun
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7

Gambar 13.4 Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah

KARTU PENGHASILAN KARYAWAN

Nama No. Induk Departemen Bagian
Janu- Jumlah
Penghasilan dan Potongan Februari Maret April Desember
ari Total
Gaji/upah biasa
Gaji/upah lembur

Jumlah gaji/upah
Potongan:
PPh Pasal 21

119
119
 Iuran organisasi karyawan
Dana pensiunan
Lain-lain

Jumlah potongan
Gaji/upah bersih

Tanda tangan
penerima

Gambar 13.5. Kartu Penghasilan Karyawan

13.3. Catatan akuntansi yang digunakan

1. Jurnal umum
2. Kartu harga pokok
3. Kartu biaya
4. Kartu penghasilan karyawan

13.4. Prosedur penggajihan

1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji

13.5. Prosedur pengupahan

1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6. Prosedur pembayaran upah

120
120
 6. Prosedur pembayaran upah
Berikut
Berikut gambar
gambar 13.8F Flowchart
13.8 lowchart sistem
sistempenggajihan:
penggajihan:

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah

11 2
Mulai
Kartu
Penghasilan
Karyawan
Mencatat KJH 2
jam hadir DG 2
Daftar Hadir1
karyawan Bukti Kas 3
Keluar

Kartu jam
Hadir
Membuat
daftar gaji
A T A

Membuat
daftar hadir Membuat
rekap gaji

KJH 2
Daftar Hadir1 SPG
Karyawan 2
RDG 1
2
Daftar Gaji 1

11

Kartu
Penghasilan
Karyawan
KJH = Kartu jam hadir
2 RDG = Rekap daftar gaji
SPG = Surat pernyataan gaji
DG = Daftar gaji

Gambar 13.6: Sistem Akuntansi Penggajian

Gambar 13.1 : Sistem Akuntansi Penggajian

119

121
121
 Bagian Utang

2 7

KPK

SPG RDG 2
2 DG 1
RDG 1 Bukti Kas 2
Keluar
2
Daftar 1
Gaji

9
Membuat
bukti kas
keluar
KPK

SPG
2
RDG 1 Mencatat nomor cek
pada register bukti
2 kas keluar
DG 1
3
2
Bukti Kas 1
Keluar

KPK = Kartu Penghasil Karyawan

3 4

Register
Bukti Kas
Keluar

Gambar 13.2 Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

Gambar 13.7 Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
120

122
122
 4 6

KPK

KPK SPG
RDG 2
SPG 2
RDG 2 DG 1
2 3
DG 1 Bukti Kas 1
3 Keluar
Dimasukkan ke dalam
Bukti Kas 1
amplop gaji bersama
Keluar dengan pemasukan
uang gaji

7 8
Mengisi cek dan
memintakan
tanda tangan atas
cek

Mengungkapkan
cek ke bank dan
memasukkan
uang ke amplop
gaji

Membayarkan
gaji kepada
karyawan dan
meminta tanda
tangan atas kartu
penghasilan
karyawan

Membubuhkan
cap lunas pada
bukti dan
dokumen
pendukungnya

GambarGambar 13.8Akuntasi
13.3 Sistem Sistem Akuntasi
PenggajianPenggajian
(Lanjutan) (Lanjutan)

121

123
123
 3 9
5

BKK 2
BKK 2 RDG 2
3 RDG 1
RDG 1 Daftar gaji 1
Bukti
Bukti Kas 1 Memorial
Keluar

Membuat
bukti Register Kartu Biaya
memorial Cek N

N
BKK 2
RDG 3
Bukti Selesai
Memorial

Jurnal
Umum BKK : Bukti kas keluar
5

Gambar 13.9 Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

Gambar 13.4 Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

122
124
124
 1 2 9
Mulai Mulai Jurnal
Umum

Mencatat Mencatat KJH KJK Daftar Upah 2

jam hadir jam hadir Daftar Hadir Daftar Hadir Bukti Kas 3
Karyawan Karyawan Keluar

Kartu Jam Kartu Jam

Hadir Hadir

Membandingkan
daftar hadir dan
Membuat Membuat daftar jam kerja
daftar hadir daftar jam karyawan
kerja

KJH KJK Membuat

daftar
Daftar Hadir Daftar Hadir upah
Karyawan Karyawan T A

Membuat rekap
daftar upah dan
surat pernyataan
upah
1 2

SPU
2
RDU 1
2
Daftar 1
Upah

Kartu
penghasilan
karyawan 3

Gambar 13.5. Akuntansi Pengupahan

Gambar 13.10. Akuntansi Pengupahan

123

125
125
 4
3 7 6

KPK

KPK
SPU RDU
KPK
2 DU 2
SPU
RDU Bukti Kas 1
SPU RDU 2
1 2
2
Keluar RDU 2 2
Daftar Gaji
2 Daftar Upah1
1
Daftar Upah 1 3
3 Bukti Kas 1
Dimasukkan
Keluar ke dalam
10 Bukti Kas 1
Membuat Keluar amplop gaji
bersama
bukti kas dengan
keluar pemasukan
uang gaji
KPK
Mengisi cek
dan 7 8
SP memintakan
2 tanda tangan
Mencatat nomor atas cek
RDU 1 cek pada
2 register bukti
kas
DU 1
Mengungkapkan
3 cek ke bank dan
memasukkan
2
uang ke amplop
Bukti Kas upah
1
Keluar
Membayarkan
upah kepada
karyawan dan
meminta tanda
tangan atas kartu
penghasilan
karyawan
3 4

Membubuhkan
cap lunas pada
Register bukti dan
Bukti Kas dokumen
Keluar pendukungnya

6
Gambar 13.5. Sistem Akuntansi Pengupahan (Lanjutan)

Gambar 13.11. Sistem Akuntansi Pengupahan (Lanjutan)

124

126
126
 3 10
5

BKK 2
BKK 2 RDG 2
3 RDG 1
RDG 1 Daftar Gaji11
Bukti
Bukti Kas 1 Memorial
Keluar

Membuat
bukti Register
memorial Cek N

N
BKK 2
RDG 1
Bukti Selesai
Memorial

Kartu Harga
Kartu Biaya
Jurnal Pokok Produk
Umum
9

Gambar 13.8.
Gambar Sistem
13.12. Akuntansi
Sistem Pengupahan
Akuntansi (Lanjutan)
Pengupahan (Lanjutan)

13.6.Sistem Pengendalian Intern

Organisasi
1.Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji
dan upah
2. Fungsi pencatatn waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
Sistem Otorisasi
3.Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani
oleh Direktur Utama.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
Direktur Keuangan.

125
127
127
13.6.Sistem Pengendalian Intern
Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji
dan upah
2. Fungsi pencatatn waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani
oleh Direktur Utama.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala
departemen personalia.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala departemen personalia dan umum.
9. Bukti kas keluar pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala departemen
akuntansi.

Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji
dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
fungsi pencatatn persediaan dan biaya.

Praktek yang sehat

12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi
pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi pencatat utang sebelum dilakukan pembayaran.
15. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan
karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

128
128
Soal Latihan
1. Sebut dan jelaskan prosedur yang membentuk sistem penggajihan.
2. Sebut dan jelaskan prosedur yang membentuk sistem pengupahan.
3. Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajihan dan pengupahan.
4. Sebutkan dokumen yang digunakan dalam sistem penggajihan dan pengupahan.
5. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajihan dan peng­
upahan.
6. Sebutkan elemen sistem pengawasan akuntansi dalam sistem penggajihan dan peng­
upahan.

129
129
 Bab

XIV

Sistem Pengawasan Produksi

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
2. Fungsi yang terkait
3. Dokumen yang digunakan
4. Catatan akuntansi
5. Pengendalian intern
6. Latihan soal

131
131
14.1. Deskripsi Kegiatan
Sistem pengawasan produksi ditujukan untuk mengawasi pelaksanaan order
produksi yang dikeluarkan oleh fungsi produksi. Dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan dari pembeli, order produksi erat hubungannya dengan order yang
diterima oleh fungsi penjualan dari pembeli.

14.2. Dokumen Yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengawasan produksi adalah:
1. Surat order produksi
2. Daftar kebutuhan bahan
3. Daftar kegiatan produksi
4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
5. Bukti pengembalian barang gudang
6. Kartu jam kerja
7. laporan produk selesai

Berikut gambar formulir :

SURAT ORDER PRODUKSI

Jumlah Unit yang Nomor Surat Order Produksi Tanggal Surat Order Produksi
Diperlukan

Nama Produk Nomor Kode Produk Tanggal Produk Diperlukan

Instruksi Khusus Tanggal Produksi

Selesai

Jumlah Produksi
Selesai

Bagian Perencanaan & Pengawasan Kepala Departemen Produksi Bagian Produksi

Produksi

Gambar 14.1. Surat order produksi

132
132
 DAFTAR KEBUTUHAN BAHAN BAKU

Nomor Surat Order Produksi Tanggal Surat order Produksi

Nama Produk Nomor Kode Produk

No. Kode Nomor Suku Jumlah yang

Satuan Keterangan
Barang Cadang Diperlukan

Kepala Departemen Bagian Perencanaan & Pengawasan

Produksi Produksi

DAFTAR KEGIATAN PRODUKSI

Nomor Surat Order Produksi Tanggal Surat order Produksi

Nama Produk Nomor Kode Produk

No. Kegiatan Jam Per
Nomor Mesin Penjelasan Kegiatan Produksi
Produksi 100 Unit

Kepala Departemen Produksi Bagian Perencanaan dan Pengawasan Produksi

Gambar 14.3. Daftar Kegiatan produksi

133
133
 BUKTI PERMINTAAN DAN PENGELUARAN
BARANG GUDANG
Nomor
Nomor Surat Order
Departemen Bagian Tanggal BPPBG
Produksi
78690567
Diisi oleh
Departemen
Nomor Kode Nama Jumlah yang Jumlah yang
Satuan Akuntansi
Urut Barang Barang Diminta Diserahkan Harga Total
Satuan Harga

Kepala Bagian Gudang Kepala Departemen Kepala Bagian

BUKTI PENGEMBALIAN BARANG GUDANG

Nomor Surat Order Nomor

Departemen Bagian Tanggal
Produksi 897609
Diisi oleh
Departemen
Nomor Kode Nama Jumlah yang Alasan
Satuan Akuntansi
Urut Barang Barang Dikembalikan pengembalian
Harga Total
Satuan Harga

Kepala Bagian Gudang Kepala Departemen Kepala Bagian

134
134
 Nomor
Laporan
Tanggal
LAPORAN PRODUK SELESAI Produk
Selesai

45897
Nomor Surat Kode Kuantitas yang Kuantitas yang
Nama Produk Satuan
Order Produksi Produk Dipesan Diproduksi

Kepala Bagian Gudang Kepala Departemen Kepala Bagian

Produksi

JURNAL PEMAKAIAN BAHAN BAKU

Barang dalam Proses

Persediaan
Nomor Debit
Bahan Baku
BPPBG Nomor Surat
(Kredit) Nomor Kode Jumlah Jumlah
Order Produksi

135
135
 KARTU BIAYA

Lembur ke Nomor Rekening

Nama Rekening
Jumlah Biaya menurut Anggaran

Nomor
Tgl. Keterangan Debit Kredit
Bukti

Gambar 14.8 Kartu Biaya

14.3. Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem pengawasan produksi adalah:
1. Fungsi penjualan
2. Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi
3. Fungsi produksi
4. Fungsi gudang
5. Fungsi akuntansi biaya

14.4. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengawasan produksi adalah:
1. Prosedur order produksi
2. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

136
136
3. Prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung
4. Prosedur produk selesai.
Berikut prosedur order produksi:

1 2
Mulai

Order dari Order dari pembeli DKP

pembeli yang telah dilengkapi
informasi DKB

Surat Order 3
Produksi

Membuat surat
order produksi
Menambah
informasi pada
order dari
pembeli

Order dari pembeli

yang sudah Membuat daftar Melaksanakan
kebu produksi sesuai
dilengkapi informasi
tuhan bahan dan dengan surat
daftar kegiatan order produksi

Selesai

DKP

Ke Prosedur Permintaan Dan

DKB Pengeluaran Barang Gudang
2 dan Prosedur Pencatatan Jam
1
Tenaga Kerja Langsung
3
Memoria
2
Memorial

Surat Order 1
Produksi

Dikirim ke Bagian
Kartu Biaya N

Gambar 14.9 Prosedur Order Produksi

Gambar 14.9 Prosedur Order Produksi

133 137
137
 3 1 2 4 5
Mulai

BPPBG 2 3 BPPBG 1 BPPBG 1 BPPBG 1

Membuat
BPPBG 2
BPPBG 1

3
2 Mengisi
harga pokok 5
BPPBG 1
Menyerahkan pada
barang BPPBG
N Jurnal
pemakaian
Bahan
Baku
N
BPPBG 1

Mengisi
kuantitas barang
yang diserahkan
kepada BPPBG Selesai

3
2
Kartu
BPPBG 1
persediaan Kartu harga
pokok produk

2 BPPBG: Bukti Permintaan dan pengeluaran barang gudang

3
Kartu
Gudang N

Gambar 14.10
Gambar 14.10Prosedur
Prosedur Permintaan
Permintaan dandan Pengeluaran
Pengeluaran BarangBarang
GudangGudang

134

138
138
 1 2 4 5
Mulai

2 BPPBG 1 BPPBG 1 BPPBG 1

Membuat
BPPBG BPPBG 1

3
2 Mengisi
harga 5
BPPBG 1
pokok pada
Menandatangani BPPBG
BPBG lb ke-1 Jurnal
Sbg tanda umum
terima barang
N
BPPBG 1

Selesai

2
Kartu
BPPBG 1 persediaan
1 Kartu harga
pokok
produk

N
2 BPPBG: Bukti pengembalian barang gudang

Kartu
Gudang N

Gambar 14.11. Prosedur Pengembalian Barang Gudang

Gambar 14.11. Prosedur Pengembalian Barang Gudang

135

139
139
 1 2 3 5
Mulai

Daftar upah RDU 1 RDU 1

Mencatat Kartu jam
Jam kerja kerja Rekap BKK 2 BKK 2
karyawan Daftar upah
Bukti
Memorial

Kartu jam
kerja
Membuat Membuat
bukti kas bukti
keluar memorial
Menghitung
upah
berdasarkan 4
jam hadir, jml. Kartu
Potong atau Harga N
hari kerja pokok
Produk

1 DU
RDU Selesai
Membuat RDU 1
3
daftar upah dan
rekap daftar 2 BKK 2
upah
BKK 1 Bukti
Memorial

Daftar upah
Dikirim ke
Rekap Bagian Kasa
Daftar upah 3

Jurnal
Umum

BKK: Bukti Kas Keluar

RDU= Rekap daftar upah
DU= Daftar upah

Gambar 14.16 Prosedur Pencatatan Jam tenaga Kerja dan

Gambar 14.12 Prosedur Pencatatan Jam tenaga Kerja dan
biaya Tenaga Kerja Langsung
biaya Tenaga Kerja Langsung

136

140
140
 2 1 3 4
Mulai

Laporan 2 Laporan Bukti Bukti

Membuat Produk Memorial Memorial
laporan Produk
Selesai Selesai
produk
selesai

Menghitung
Kartu biaya Pencatatan harga pokok Pencatatan
Gudang overhead
N pabrik yang
produk selesai yang biaya
ditransfer ke gudang
overhead
dibebankan
berdasarkan

N
4
LPS
3 Kartu harga
2 pokok
produk
Laporan 1 Jurnal
Produk umum
Selesai

Dikirim ke Bagian Membuat bukti Membuat bukti

Order Penjualan memorial untuk memorial untuk
mencatat harga mencatat biaya
pokok produk overhead
pabrik yang
dibebankan

Dikirim ke Bagian
Perencanaan dan
Pengawasan Produksi KHPP Bukti Memorial
LPS

Bukti Memorial
1 2

Kartu
Harga Selesai
Kartu pokok
Persediaa Produk
n 4
3 N

Gambar 14.13 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produksi Selesai

Gambar
dan14.13 Prosedur
Pencatatan BiayaPencatatan HargaBerdasarkan
overhead Pabrik Pokok Produksi
Tarif Selesai
dan Pencatatan Biaya overhead Pabrik Berdasarkan Tarif

137

141
141
 Bab

XV

Sistem Akuntansi Biaya

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Informasi yang diperlukan oleh manajemen
2. Dokumen yang digunakan
3. Catatan akuntansi yang digunakan
4. Fungsi yang terkait
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
6. Unsur pengendalian intern
7. Latihan soal

143
143
15.1. Deskripsi Kegiatan Pengumpulan Biaya
Sistem akuntansi biaya adalah jaringan prosedur yang digunakan untuk mengumpul­
kan dan menyajikan laporan biaya. Dalam perusahaan manufaktur, sistem akuntansi biaya
meru­pakan jaringan prosedur untuk mengumpulkan dan menyajikan biaya produksi,
biaya pemasaran dan biaya administrasi dan umum.
Faktor yang mempengaruhi perancangan sistem akuntansi biaya suatu perusahaan
adalah:
1. Metode costing yang digunakan: full costing atau variable costing.
2. Sistem akuntansi biaya standar atau sistem akuntansi biaya historis.
3. Proses produksi berdasar pesanan atau produksi berdasar proses.

15.2. Informasi yang Diperlukan oleh manajemen.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi biaya adalah se­
bagai berikut:
1. Order produksi yang belum selesai.
2. Order produksi yang telah selesai.
3. Harga pokok produk jadi.
4. Harga pokok produk yang masih dalam proses pada saat tertentu.
5. Biaya menurut pusat biaya.

15.3. Dokumen yang Digunakan.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi biaya sebagian besar terdiri dari
dokumen yang digunakan dalam sistem pengawasan produksi. Dokumen tersebut adalah
sebagai berikut:

1. Surat order produksi.

2. Daftar kebutuhan bahan.
3. Daftar kegiatan produksi.
4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
5. Bukti pengembalian barang gudang.
6. Kartu jam kerja.
7. laporan produk selesai.
8. Bukti memorial.
9. Bukti kas keluar.

144
144
15.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi biaya adalah sebagai
berikut:
1. Jurnal pemakaian bahan baku.
2. Jurnal umum.
3. Register bukti kas keluar.
4. Kartu harga pokok produk.
5. Kartu biaya.

15.5. Fungsi yang Terkait.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi biaya adalah:
1. Fungsi penjualan.
2. Fungsi produksi.
3. Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi.
4. Fungsi gudang.
5. Fungsi akuntansi biaya.

Fungsi akuntansi biaya, dalam pengawasan produksi dan sistem akuntansi biaya,
fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan mutasi setiap jenis persediaan dan atas pen­
catatan biaya produksi langsung, biaya produksi tidak langsung dan biaya non produksi
ke dalam kartu biaya.

15.6. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Pengawasan Produki

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengawasan produksi dan sistem
akuntansi biaya dalam perusahaan manufaktur adalah:
1. Prosedur oder produksi.
2. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
3. Prosedur pengembalian barang gudang.
4. Prosedur pencatatan jam kerja dan biaya tenaga kerja langsung.
5. Prosedur produk selesai dan pencatatanpembebanan biaya overhead pabrik.
6. Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan
umum dan biaya pemasaran.

15.7.Unsur Pengendalian Intern.

a. Organisasi
1. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi produksi.
2. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang menganggarkan biaya.
3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi.
4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi.

145
145
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
5. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
6. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh kepala fungsi
produksi yang bersangkutan.
7. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi keuangan.
8. daftar kebutuhan bahan dibuat oleh fungsi perencanaan dan pengawasan
produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
9. daftar kegiatan produksi dibuat oleh fungsi perencanaan dan pengawasan
produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
10. kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan.

c. Praktek yang Sehat.

11. Surat order produksi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang,
bukti kas keluar, bukti memorial bernomor urut tercetak dan penggunaannya
dipertanggungjawabkan.
12. Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu biaya dengan rekening kontrol
biaya dalam buku besar.
13. Secara periodik dilakukan perhitungan persediaan yang ada di gudang untuk
dicocokkan dengan kartu persediaan.

146
146
 Bab

XVI

Sistem Penyusunan Laporan Keuangan

Capaian pembelajaran bab ini, mahasiswa mampu untuk memahami:

1. Siklus Akuntansi
2. Klasifikasi rekening dan kode
3. Penjelasan debet kredit tiap rekening
4. Jurnal standar
5. Formulir
6. Prosedur-prosedur yang dilakukan
7. Sistem Pengendalian/Pengawasan Intern yang dilakukan
8. Laporan-laporan

147
147
16.1. PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN
1. Pengumpulan dan pengisian bukti transaksi
2. Melakukan pencatatan ke dalam jurnal khusus dan jurnal umum dan rekap jurnal
3. Posting ke dalam buku besar dan buku pembantu
4. Membuat Neraca saldo
5. Membuat jurnal penyesuaian
6. Membuat Neraca lajur
7. Membuat laporan keuangan yang terdiri dari dari laporan laba rugi komprehensif,
laporan perubahan ekuitas, Neraca, laporan arus kas dan catatan atas laporan ke­
uangan.
8. Membuat jurnal penutup
9. Posting ke dalam buku besar
10. Membuat jurnal pembalik
11. Membuat Neraca saldo setelah penutupan.

16.2. Formulir atau bukti transaksi

Semua formulir atau bukti transaksi yang dibutuhkan oleh perusahaan juga akan
di­desain oleh penyususn sistem akuntansi, misalnya formulir faktur penjualan, bukti kas
masuk, bukti kas keluar, nota, kuitansi, pesanan pembelian, permintaan pembelian, per­
mintaan penawaran harga, laporan penerimaan barang, bukti kas keluar, cek, daftar hadir
karyawan, kartu jam kerja, daftar gaji dsb

16.3. Klasifikasi rekening dan kode

Klasifikasi rekening adalah nama-nama rekening yang digunakan oleh perusahaan
mulai rekening aset, liabilitis dan ekuitas, pendapatan dan beban beserta kode rekening
yang digunakan oleh perusahaan.

Penjelasan debet dan kredit tiap rekening

Disini penyusun juga akan menjelaskan semua nama rekening yang digunakan oleh
perusahaan tentang pendebetan dan pengkreditannya.

16.4. Jurnal Standar

Perancangan Jurnal standar juga akan diberikan oleh penyusun sistem akuntansi yang
meliputi jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal pengeluaran
kas, jurnal memorial.

148
148
16.5. Laporan-laporan
Dalam desain sistem yang baru terdapat laporan-laporan yang dibuat oleh penyusun
sistem dan diberikan kepada pihak manajemen maupun pengguna yang lainnya (pihak
luar perusahaan) adalah:
1. Laporan laba rugi dan harga pokok penjualan
2. Laporan perubahan ekuitas
3. Laporan harga pokok produksi dan harga pokok penjualan
4. Laporan biaya overhead pabrik
5. Laporan biaya penjualan
6. Laporan biaya administrasi dan umum
7. Laporan pendapatan dan biaya di luar usaha
8. Laporan Neraca
9. Laporan Arus Kas
10. Catatan atas laporan keuangan.

16.6. Prosedur yang dilakukan

Prosedur yang telah didesain oleh sisteman harus diterapkan oleh perusahaan
yang meliputi semua prosedur dari sub-sub sistem yang ada di perusahaan yang meliputi
sus-sistem penjualan, piutang, pembelian, hutang, personalia, penggajian, perencanaan
dan pengawasan produksi, sistem biaya, penerimaan kas, pengeluaran kas, penyusunan
laporan keuangan.

16.7. Sistem Pengendalian/ Pengawasan Intern

Sistem pengendalian/pengawasan intern dari masing-masing sub-sistem yang telah
dirancang sisteman harus dilaksanakan oleh perusahaan untuk dapat mengamankan
asset-asset, liabilities, pendapatan, beban perusahaan, untuk ketelitian dan keandalan
data akuntansi, untuk efisiensi dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang
telah ditetapkan.

Soal latihan
1. Sebutkan macam-macam laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.
2. Sebutkan jurnal yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.
3. Sebutkan bukti transaksi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.

149
149
 Daftar Pustaka

Baridwan, Zaki 1990, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan Metode, BPFE,
Yogyakarta
Baridwan, Zaki, 1990, Sistem Informai Akuntansi, BPFE, Yogyakarta.
B. Romney, 2004, Marshall dan Paul John Steinbart, Accounting Information Systems,
Edisi 9, Buku Satu, Penerbit Salemba Empat.
B. Romney, 2004, Marshall dan Paul John Steinbart, Accounting Information Systems,
Edisi 9, Buku Dua, Penerbit Salemba Empat.
Hartono, Jogiyanto, 2013, Sistem Teknologi Informasi Bisnis, Pendekatan Strategis,
Penerbit Salemba Empat.
James Hall, 2007, Accounting Information Sytem, Buku 1, Edidi 4, Penerbit Salemba
Empat.
James Hall, 2007, Accounting Information Sytem, Buku 2, Edidi 4, Penerbit Salemba
Empat.
Mulyadi, 2010, Sistem Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Narko, 2014, Sistem Informasi Akuntansi.
Setiawati, Lilis, Diana, Anastasia, Sistem Informasi Akuntansi, 2011,
Perancangan , Proses dan Penerapan, Penerbit Andi, Yogyakarta,
Sutabri, Tata, 2004, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Wijayanto, Nugroho, 2001, Sistem Informadsi Akuntansi, Penerbit Erlangga.

151
151
 Lampiran
Alat Peraga

 FISI DAN MISI ORGANISASI

 STRUKTUR ORGANISASI DAN JOB DISKRIPSI
 PROSEDUR
 BAGIAN-BAGIAN DALAM PERUSAHAAN
 BUKTI TRANSAKSI (FORMULIR)
 CATATAN (JURNAL, BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU)
 LAPORAN-LAPORAN UNTUK INTERN DAN EKSTERN
PERUSAHAAN
 SISTEM PENGENDALIAN INTERN
 FLOWCHART (BAGAN ALIR)
 ALAT/KOMPUTER/MANUSIA

SUB
SISTEM
SUB
SISTEM SISTEM

SUB
SISTEM
SUB
SISTEM

147

153
153
 INPUT PROSES OUTPUT

Mahasiswa lulus Tenaga pengajar Sarjana Siap

Pakai
Seleksi Gedung/alat

INPUT PROSES OUTPUT

Data akuntansi: Proses akuntansi: Laporan akuntansi

Faktur, memo, karyawan, peralatan,
Kuitansi, dll. Prosedur

148
154
154
 Kejadian Transaksi
Ekonomis Bisnis

Daur Ope- Revenue Cycle

Processing Expenditure
rasional Transaksi Cycle
Production
Cycle

Dokumen
Bukti Faktur,
pembukuan Kuitansi,
Bukti kas
keluar,
Order
Jurnal pembelian dll
Daur (Buku)
Penyusunan Harian
Laporan

Buku Buku
besar Pembantu

Laporan Laporan
Eksternal Internal

155
155

149
  SIKLUS PENDAPATAN
 PENJUALAN
 PIUTANG
 SIKLUS PENGELUARAN
 PEMBELIAN
 UTANG
 PENGGAJIAN
 PERSONALIA
 SIKLUS PRODUKSI
 PERENCANAAN PRODUKSI
 PENGAWASAN PRODUKSI
 AKUNTANSI BIAYA
 SIKLUS KEUANGAN
 PENERIMAAN KAS
 PENGELUARAN KAS
 PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN

150

156
156

View publication stats