Bab 11.

Sistem Akuntansi
Penggajian & Pengupahan
Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan
a. deskripsi kegiatan
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi
2 golongan : gaji & upah.
• Gaji  umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan oleh
karyawan yg mempunyai jenjang jabatan manajer
• Upah  umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan
oleh karyawan pelaksana (buruh)

b. informasi yg diperlukan oleh manajemen

1. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi
tertentu
2. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama
periode akuntansi tertentu
3. jumlah gaji & upah yg diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu
4. rincian unsur biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan dan setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu 1
c. dokumen yg digunakan
1. dokumen pendukung perubahan gaji & upah
2. kartu jam hadir
3. kartu jam kerja
4. daftar gaji & daftar upah
5. rekap daftar gaji & rekap daftar upah
6. surat pernyataan gaji & upah
7. amplop gaji & upah
8. bukti kas keluar

d. catatan akuntansi yg digunakan

1. jurnal umum 3. kartu biaya
2. kartu harga pokok produk 4. kartu penghasilan karyawan

e. fungsi yg terkait
1. fungsi kepegawaian 4. fungsi akuntansi
2. fungsi pencatat waktu 5. fungsi keuangan
3. fungsi pembuat daftar gaji & upah

f. jaringan prosedur yg membentuk sistem

Sistem penggajian :
1. prosedur pencatatan waktu hadir
2. prosedur pembuatan daftar gaji
3. prosedur distribusi biaya gaji
4. prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. prosedur pembayaran gaji 2
 Sistem pengupahan :
1. prosedur pencatatan waktu hadir 4. prosedur distribusi biaya upah
2. prosedur pencatatan waktu kerja 5. prosedur pembuatan bukti kas keluar
3. prosedur pembuatan daftar upah 6. prosedur pembayaran upah

f. unsur pengendalian intern

Organisasi
1. fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi keuangan
2. fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Sistem otorisasi
3. setiap orang yg naanya tercantum dalam daftar gaji & upah, harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh
Direktur Utama
4. setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif
gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur
keuangan
5. setiap potongan atas gaji & upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan atas surat potongan gaji & upah yg diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian
6. kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
7. perintah lembur harus diotorisasai oleh kepala departemen karyawan yg
bersangkutan
8. daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia 3
9. bukti kas keluar untuk pembayaran gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Prosedur pencatatan
10. perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dgn daftar gaji &
upah karyawan
11. tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
fungsi akuntansi

Praktik yg sehat
12. kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
13. pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus idawasi oleh
fungsi pencatat waktu
14. pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran
15. penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan
16. catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji & upah

4
g. bagan alir dokumen sistem penggajian
Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji & Upah

1 8
Mulai

KJH 2 Kartu
Mencatat
jam hadir Daftar hadir 1 penghasilan
karyawan karyawan karyawan
DG 2

Kartu jam Membuat Bukti Kas 3

hadir daftar gaji Keluar

Membuat Membuat
T T A
daftar rekap gaji
hadir

SPG
KJH 2 2
RDG 1
Daftar hadir 1
karyawan 2
Daftar gaji 1

KJH : Kartu Jam Hadir

RDG : Rekap Daftar Gaji
SPG : Surat Pernyataan Gaji
Kartu DG : Daftar Gaji
1 penghasilan
karyawan 2 5
 Bagian Utang

2 7

KPK
SPG RDG 2

RDG 1 2 DG 1
Bukti Kas 1
Daftar gaji 1 2 Keluar

Membuat bukti
kas keluar
9
KPK
SPG

RDG 1 2

2 Mencatat
DG 1 nomor cek
pada register
Bukti Kas 1 2 3 bukti kas keluar
Keluar

3 4
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan

Register bukti 6
kas keluar
 Bagian Kasa

4 6

KPK KPK
SPG SPG
RDG 2 RDG 2

DG 1 2 DG 1 2

Bukti Kas 1 3 Bukti Kas 1 3

Keluar Keluar
Dimasukkan ke
Mengisi cek & dalam amplop gaji
memintakan tanda bersama dengan
tangan atas cek pemasukan uang
gaji

Menguangkan cek ke
bank & memasukkan 7 8
uang ke amplop gaji

Membayarkan gaji kpd

karyawan & meminta
tanda tangan atas
kartu penghasilan
karyawan

Membubuhkan cap lunas

pada bukti & dokumen
pendukungnya

7
6
 Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya

3 9 5

BKK 2
RDG 2 BKK 2
RDG 1
DG 1 RDG 1
Bukti Kas 1 Bukti
Keluar Memorial
Membuat
Bukti
Memorial

BKK 2 Register Kartu

Cek Biaya
RDG 1 N N
Bukti
Memorial

Jurnal 5 Selesai
Umum

BKK : Bukti Kas Keluar

8
 h. bagan alir dokumen sistem pengupahan
Bagian Pencatat Bagian Di Bawah
Waktu Dep. Produksi Bagian Gaji & Upah

Mulai Mulai 1 2 9

Mencatat Mencatat KJH KJK KPK

jam hadir jam kerja Daftar hadir Daftar jam kerja Daftar upah 2
karyawan karyawan
Bukti Kas 3
Keluar
Kartu jam Kartu jam
hadir kerja
Membandingkan
daftar hadir & daftar
jam kerja karyawan
Membuat Membuat
daftar daftar
hadir jam kerja Membuat
daftar upah

Membuat rekap
KJH KJK
daftar upah & surat
Daftar hadir Daftar jam pernyataan upah
T A
karyawan kerja
karyawan SPU

RDU 1 2

Daftar upah 1 2
1 2

RDU : Rekap Daftar Upah Kartu Penghasilan

SPU : Surat Pernyataan Upah Karyawan 9
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan 3
 Bagian Utang

3 7

KPK
SPU RDU 2

RDU 1 2 DU 1
Bukti Kas 1
Daftar gaji 1 2 Keluar

Membuat bukti
kas keluar
10
KPK
SP

RDU 1 2
Mencatat
2 nomor cek
DU 1
pada
register
Bukti Kas 1 2 3
bukti kas
Keluar keluar

5 4

Register bukti 10
kas keluar
 Bagian Kasa

4 6

KPK KPK
SPU SPU
RDU 2 RDU 2

Daftar Upah 1 2 Daftar Upah 1 2

Bukti Kas 1 3 Bukti Kas 1 3

Keluar Keluar
Dimasukkan ke
Mengisi cek & dalam amplop upah
memintakan tanda bersama dengan
tangan atas cek pemasukan uang
upah

Menguangkan cek ke
bank & memasukkan 7 8
uang ke amplop upah

Membayarkan upah
kpd karyawan &
meminta tanda tangan
atas kartu penghasilan
karyawan

Membubuhkan cap lunas

pada bukti & dokumen
pendukungnya

6
11
 Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya

3 10 9

BKK 2
RDU 2 BKK 2
RDU 1
DU 1 RDU 1
Bukti Kas 1 Bukti
Keluar Memorial
Membuat
Bukti
Memorial

BKK 2 Register
Cek
RDU 1 N N
Bukti
Memorial

Jurnal 9 Selesai Kartu Kartu Harga

Umum Biaya Pokok Produk

12
 Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Dalam
Lingkungan Pengolahan Data Elektronik
Bagian Bagian Bagian Di Bawah
Kepegawaian Pencatat Waktu Dep. Produksi Bagian Gaji dan Upah

Mulai Mulai Mulai 2 3 14 15

Membuat Mencatat Mencatat Kartu jam Kartu jam Daftar gaji KJK
surat jam hadir jam kerja hadir kerja & upah
KJH
keputusan karyawan karyawan
perubahan BTF
data
Membanding
karyawan
kan &
membuat
BTF
Surat keputusan Kartu jam Kartu jam
perubahan data hadir kerja
KJK
karyawan T T
KJH
BTF

1 2 3 Selesai

BTF : Batch Transfer Form

KJH : Kartu Jam Hadir 4 13
KJK : Kartu Jam Kerja
 Grup Pengawas Konversi Data

4 1 7 10 5 6

KJK Surat Control KJK Surat

keputusan Total keputusan
KJH KJH
perubahan perubahan
BTF data RC BTF data
karyawan RBKK karyawan

SPGU
DGU
KJK Cek
5 6 7
KJH
BTF Terminal Terminal
Melakukan
verifikasi &
log batch
totals
Arsip Arsip
transaksi perubahan
14 11 gaji & upah data
karyawan karyawan
Log batch
control
totals
DGU : Daftar Gaji & Upah
SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah 9 8
RBKK : Register Bukti Kas Keluar 14
RC : Register Cek
 8 9

Arsip Arsip transaksi

perubahan gaji & upah
data karyawan
karyawan

Run 1 Penyimpangan
Arsip induk Sort and Edit & Control
karyawan) Totals

Arsip transaksi
gaji & upah Arsip induk
Arsip induk karyawan yg valid harga pokok
biaya produk

Run 2
Arsip induk
Print & updated penghasilan
Arsip induk
utang karyawan)

Register Daftar gaji Surat Arsip Penyimpa Arsip induk Arsip induk Arsip induk
bukti kas & upah pemberita induk ngan & utang penghasilan harga pokok
keluar huan gaji piutang Control (updated) karyawan) produk
& upah Totals (updated) (updated)

10 15
 Operator Komputer Bagian Kasa

11 12
Arsip induk Run 3
utang Baca & sortasi
(updated)
RC RC
SPGU SPGU
DGU DGU
Arsip BKK Control
yg akan Totals Cek
dibayar

Menguangkan cek
Run 4 ke bank & 13
Membuat cek & memasukkan uang T
register cek ke amplop gaji &
upah
Arsip induk
utang Dimasukkan ke dalam
(updated) Membayarkan gaji amplop gaji bersama
& upah kpd dengan pemasukan
karyawan & uang gaji & upah
meminta tanda
tangan atas daftar
Cek Register Control gaji & upah
cek Totals

Membubuhkan DGU : Daftar Gaji & Upah

cap lunas pada SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah
daftar gaji & upah RC : Register Cek

10 12 16
Distribusi Biaya Gaji & Upah
Distribusi biaya gaji & upah
ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji & upah,
tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut
hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara
berbagai jenis klasifikasi tsb

Metode dalam distribusi biaya gaji & upah :

1. metode rekening berkolom
2. metode summary strip : tiket tunggal
3. metode distribusi dengan komputer

1. metode rekening berkolom

Rekap daftar Rekening biaya Rekening

Jurnal berkolom sebagai
gaji / upah tenaga kerja
umum alat distribusi gaji
berkolom
& upah

Laporan biaya
tenaga kerja per
departemen
17
2.a. metode summary strip tiket tunggal
(Biaya Tenaga Kerja Langsung)

Kartu jam Kartu jam kerja

kerja tenaga kerja
langsung

Sortasi menurut
nomor urut
order produksi

Kartu jam kerja yg

telah disortasi

Secara periodik

N
Kartu jam kerja yg Kartu harga
telah disortasi pokok produk

18
2.b. metode summary strip tiket tunggal
(Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung)

Kartu jam Kartu jam kerja

kerja tenaga kerja
tidak langsung

Sortasi menurut
departemen

Kartu jam kerja yg

telah disortasi

Diringkas Summary strip Berfungsi sebagai

laporan biaya tenaga
kerja per departemen

3. metode distribusi dgn komputer

Kerangka kode rekening biaya

1 2 3 4 5 6 7 8

Jenis Biaya Pusat Produk

Tenaga Pertanggung-
Kerja jawaban 19