13.

BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

13.9 PENGERTIAN PURCHASE ORDER

Purchase Order adalah dokumen/ formulir resmi yang diterbitkan oleh hotel
(pembeli) kepada supplier (penjual) dalam proses jual beli untuk mendapatkan
barang/ jasa.

Pengenalan Button / Icons Modul Purchase Order

Button Toolbar Fungsi

Execute Berfungsi untuk menyelesaikan suatu transaksi

Create New Berfungsi untuk membuat baru

Edit Berfungsi untuk melakukan pembetulan

Delete Berfungsi untuk melakukan penghapusan

Print Berfungsi untuk mencetak

Purchase Berfungsi untuk membuat dan menampilkan

Request List Purchase Request

Supplier Berfungsi untuk melihat total nilai penjualan dari

Turnover pemasok / supplier

Purchase Berfungsi untuk melihat daftar pembelian /

Order List pemesanan barang

Purchase Berfungsi untuk membuat pemesanan barang

Order

Stock On Berfungsi untuk melihat banyaknya persediaan

Hand suatu barang

60
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Lanjutan Pengenalan Button / Icons Modul Purchase Order

Button Toolbar Fungsi

Stock Berfungsi untuk melihat banyaknya suatu barang

Consumption telah dipergunakan

Display Berfungsi untuk melihat barang-barang yang

Order Item telah dipesan pada suatu pemasok / supplier

Insert Berfungsi untuk menambah suatu pemesan

barang pada nomor dokumen yang sama

Stock Return Berfungsi untuk melakukan pengembalian barang

yang telah dipesan

Sebelum melangkah ke proses pembuatan Purchase Order, ada beberapa

hal yang harus diketahui berhubungan dengan Purchase Order. Misalnya
supplier barang, detail / jenis barang, department yang membutuhkan barang
tersebut. Khusus untuk department yang membutuhkan, ada beberapa step
yang harus dilakukan sebelum melangkah ke Purchase Order harus melalui
proses Purchase Request terlebih dahulu agar pihak purchasing memiliki dasar
yang kuat sebelum melakukan proses Purchase Order.

61
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

13.9.1 SUPPLIER FILES

Fungsi dari supplier files ini adalah untuk menampilkan data-data dari supplier yang
menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh pihak hotel (lihat Gbr. 13.1)

Gbr. 13.44 - Supplier Files

Penjabaran Layar Supplier Files

Field Fungsi

Company Name Menampilkan nama-nama supplier

Address Menampilkan alamat supplier
Telephone Menampilkan nomor telepon supplier
Telefax Menampilkan nomor fax supplier
City Menampilkan nama kota
PostCode Menampilkan kode pos
Land Menampilkan negara supplier
Segment Menampilkan jenis supplier
Supplier No Menampilkan nomor urut supplier

Query
Name Berfungsi untuk mencari supplier berdasarkan nama
Comp Title Berfungsi untuk mencari supplier berdasarkan jenis
perusahaan
Comment Menampilkan komentar terhadap suatu supplier, contoh:
supplier buah-buahan

62
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

13.9.2 CREATE NEW SUPPLIER FILES

A. Langkah-langkahnya :

1. Klik icon Supplier Files , kemudian muncul data Supplier Files yang telah ada, klik
icon New untuk mengaktifkan layar Supplier Administration, atau klik icon
Inventory, klik icon Supplier files, klik New (lihat Gbr. 13.45)
2. Kursor aktif pada kolom Company, lakukan pengisian data-data supplier sesuai
dengan field-field yang ada
3. Untuk pengisian Segment gunakan fungsi Help, setelah terpilih jenis dari supplier
yang di kehendaki, klik OK
4. Langkah selanjutnya, klik Execute untuk menyelesaikan proses pengisian data.
Apabila user hendak mencari nama supplier, sistem akan langsung melakukan
sorting abjad sesuai dengan nama yang diketik

Gbr. 13.45 - Layar Supplier Administration

63
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

B. Penjabaran Layar Supplier Files

Field Fungsi

Company Mendefinisikan nama perusahaan atau supplier

Title Mendefinisikan jenis perusahaan atau supplier
Name Contact Mendefinisikan nama orang yang dapat dihubungi pada
perusahaan atau supplier
FirstName Mendefinisikan nama pertama dari orang yang dapat
dihubungi
City Mendefinisikan nama kota
Address Mendefinisikan alamat dari supplier
Country Mendefinisikan asal negara
Segment Code Mendefinisikan kode perusahaan atau supplier
Telephone Mendefinisikan nomor telepon perusahaan atau supplier
Telefax Mendefinisikan nomor fax dari supplier
Discount Mendefinisikan nilai potongan harga yang diberikan oleh
supplier
Last Delivered Mendefinisikan tanggal terakhir pengiriman
Comment Mendefinisikan komentar kepada supplier, contoh supplier
untuk buah-buahan

13.9.3 EDIT SUPPLIER FILES

Apabila pada daftar data supplier mengalami perubahan atau terdapat kesalahan,
maka lakukan koreksi terhadap data yang bersangkutan.

Langkah-langkahnya :

1. Klik icon Purchase Order, akan terlihat layar yang berisi data-data supplier yang
ada atau klik icon Inventory, klik icon Supplier files
2. Pilih supplier yang hendak di koreksi, klik icon Modify, untuk menunjukkan layar
Supplier Administration
3. Muncul layar Supplier Administration, dan kursor berada pada kolom Company
4. Gunakan fungsi TAB pada keyboard atau klik pada kolom yang hendak di edit,
misalnya pada kolom address
5. Setelah di lakukan koreksi, klik icon Execute, layar kembali pada layar Supplier
Files (lihat Gbr. 13.44)

13.9.4 DELETE SUPPLIER FILES

Jika data dari supplier sudah tidak diperlukan lagi, maka data-data tersebut dapat di
hilangkan / dihapus.

Langkah-langkahnya :

1. Klik icon Purchase Order, maka akan muncul layar Supplier Files
2. Pilih supplier yang hendak dihilangkan / dihapus kemudian klik icon Delete

64
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

3. Akan muncul pertanyaan oleh sistem "Do you really want to delete the supplier
supplier card : xxxxxx” Pilih Yes untuk menghapus dan No untuk membatalkan
penghapusan, (lihat Gbr. 13.46)
4. Jika supplier sudah pernah digunakan/ ada history pembelian sebelumnya, maka
supplier tersebut tidak dapat dihapus.

Gbr. 13.46 - Delete Supplier Files

13.9.5 SUPPLIER TURNOVER

Untuk mengetahui jumlah data pembelian terhadap satu supplier, dapat dilihat pada
layar Supplier Turnover.

Langkah-langkahnya :
1. Klik icon Supplier Files, maka akan tampil di layar data-data dari para supplier
2. Pilih salah satu supplier yang hendak diketahui, kemudian klik icon Supplier
Turnover
3. Akan tampil satu layar di atas layar utama yang berisi nilai jumlah pembelian dan
tanggal terjadinya transaksi (lihat Gbr. 13.47)
4. Klik OK untuk keluar dari layar Supplier Turnover

65
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Gbr. 13.47 - Supplier Turnover

66
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

13.10 PURCHASE REQUEST LIST

Purchase Request List menampilkan daftar permintaan barang dari masing-masing

department kepada bagian pembelian (Purchasing) untuk selanjutnya akan diproses
menjadi Purchase Order (PO) dari pemesanan barang-barang tersebut setelah
mendapatkan persetujuan dari pihak terkait.

13.10.1 Langkah-langkahnya :

1. Klik icon Purchase Order, kemudian klik Purchase Request List (lihat Gbr.
13.48)
2. Klik icon New maka akan tampil layar Purchase Request Form (lihat Gbr.
13.49)
3. Kursor akan berada pada kolom Departement, ketik nomor kode departemen
yang meminta atau gunakan fungsi Help kemudian tekan Enter untuk
melanjutkan.
4. Isi kolom Remark atau pesan mengenai barang yang di pesan oleh departemen,
klik OK.
5. Kursor akan berada pada kolom ArtNo isi nomor artikel atau gunakan fungsi Help
(?) untuk memilih nomor artikel, klik icon Execute kemudian kursor berada pada
Qty dimana untuk mengisi jumlah artikel atau barang yang di pesan tekan Enter
untuk melanjutkan.
6. Pada kolom DeliverDate diisi tanggal pengiriman yang diinginkan lalu tekan Enter
untuk melanjutkan.
7. Pada kolom AcctNo dapat diisi dengan account number kemana barang tersebut
akan dibebankan tekan Enter untuk melanjutkan. (AcctNo ini hanya sebagai
catatan).
8. Akan muncul “pop up window” Item’s Remark, dapat diisikan untuk catatan
spesifik barang yang dibutuhkan. Klik OK Untuk Melanjutkan.
9. Klik Execute untuk konfirmasi transaksi PR, jika barang yang dipesan sudah
semua tercatat.

13.10.2 4 Level Approval Purchase Request (PR) List

Dalam PR terdapat 4 level approval yang harus dilalui sebelum dapat memproses
PR tersebut menjadi PO. Approval tersebut mempertimbangkan kebutuhan department
yang mengusulkan pembelian barang, harga & kualitas barang yang ditinjau dari
Supplier Quotation List. Level-level yang dimaksud :

- Level 1 : Departement Head yang mengajukan pembelian barang.

- Level 2 : Purchasing yang meneruskan pengajuan pembelian barang.
- Level 3 : Acccounting Departement
- Level 4 : General Manager

67
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Gbr. 13.48 - Purchase request List

Penjabaran Layar Purchase Request List

Field Fungsi

PR – Number Untuk menampilkan nomor Permintaan pembelian

IssuDate Untuk menampilkan tanggal dikeluarkan Purchase Request
Required Untuk menampilkan tanggal dibutuhkannya atau tanggal
kedatangan barang yang di pesan.
ArtNo Untuk menampilkan nomor artikel
Description Untuk menampilkan nama artikel
Quantity Untuk menampilkan jumlah barang yang dipesan

D-Unit Untuk menampilkan bentuk dari barang yang di pesan mis.

Botol
Cont Untuk menampilkan isi satuan dalam Delivery Unit
ID Untuk menampilkan kode petugas yang membuat Purchase
Request
PO Number Untuk menampilkan nomor Purchase Order
Date Untuk menampilkan tanggal pembuatan Purchase Request
Account No Untuk menampilkan inventory yang dipesan
Remark Untuk menampilkan pesan pada saat barang akan di pesan

68
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Gbr. 13.49 - Purchase Request Form

Penjabaran Layar Purchase Request Form

Field Fungsi
Request No Untuk menampilkan nomor Purchase Request
Departement Untuk menampilkan nama departemen yang meminta barang
Req. Date Untuk menampilkan tanggal pembuatan Purchase request
Needed by Untuk menampilkan tanggal dibutuhkannya
Remark Untuk menampilkan keterangan akan barang yang dipesan
Approved By Untuk menampilkan persetujuan Purchase Request
ArtNo Untuk menampilkan nomor artikel
Description Untuk menampilkan nama artikel
Quantity Untuk menampilkan jumlah barang yang di pesan
D-Unit Untuk menampilkan bentuk dari barang yang di pesan mis. Botol
Cont. Untuk menampilkan isi dari Delivery Unit
Delivery Untuk menampilkan tanggal pengiriman
Account No Untuk menampilkan nomor akun

Requested
Item
ArtNo Untuk menampilkan nomor artikel
D-Unit Untuk menampilkan bentuk dari barang yang di pesan mis. Botol
Cont Untuk menampilkan isi dari Delivery Unit
Qty Untuk menampilkan jumlah barang yang di pesan
DeliverDate Untuk menampilkan tanggal pengiriman
AccountNo Untuk menampilkan nomor akun

69
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Purchase Request Form dapat dicetak/ print melalui tombol printer. PR Form ini
dapat di print berulang kali, sebelum di approve. Jika telah diapprove, PR Form
tidak dapat diprint kembali. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi duplikasi
dalam penyerahan Form PR secara fisik (bukan duplikasi secara sistem).

Untuk tampilan atau format Purchase Request Form dapat dibuat sesuai
kebutuhan melalui fungsi macro atau dengan fungsi LnL.

13.10.3 SUPPLIER QUOTATION LIST.

Fitur ini digunakan untuk pencatatan penawaran harga barang dari supplier secara
system yang akan digunakan dalam pembuatan Purchase Request.
A. Create New Supplier Quotation List
1. Pada menu utama VHP, Klik icon modul Purchasing.
2. Lalu pilih menubar List dan dilanjurkan ke menu Supplier Quotation List (Gbr
13.50).

Gbr 13.50 – Purchasing – Supplier Quotation List

3. Pada tampilan Supplier Quotation List, klik icon NEW.

4. Pilih nama supplier yang memberikan penawaran harga. Ketik nama supplier
pada kolom supplier tekan enter untuk mencari, klik nama supplier yang dipilih
dan tekan OK. Tekan ENTER untuk melanjutkan.
5. Pada kolom DocNo, masukan nomor penawaran dari supplier. Tekan ENTER
untuk melanjutkan.

70
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

6. Pada kolom ArtNo, masukan no artikel barang atau klik fungsi help (?)
untuk mencari barang ke Stock Article file, pilih barang yang akan
dimasukan kemudian klik execute untuk melakukan konfirmasi.
7. Pada kolom DU-Price, masukan harga penawaran yang diperoleh dari
supplier untuk harga tersebut. Tekan ENTER untuk melanjutkan. (Gbr
13.51)
8. Pada kolom Curr, pilih jenis mata uang untuk penawaran harga
tersebut.
9. Pada kolom ValidFr – ValidTo, masukan periode berlakunya penawaran
tersebut.
10. Pada kolom remaks, masukan note khusus yang diberikan oleh supplier
dalam penawaran. Contoh : masa garansi, pengiriman, dsb.
11. Pada kolom FileName, dapat memasukan file attachment penawaran
supplier. Tekan ENTER untuk melanjutkan.
12. Pada kolom Active = YES, berarti penawaran masih berlaku.
13. Pada kolom Availability = YES, berarti barang masih tersedia.
14. Pada kolom MinQty, masukan ketentuan minimal order dari supplier jika
ada. Tekan ENTER untuk melanjutkan
15. Pada kolom D-Days, masukan informasi jangka waktu pengiriman dari
supplier. Cth : D-Days = 7, berarti pengiriman dilakukan maksimal 7
hari setelah PO diterima. Tekan ENTER untuk melanjutkan.
16. Langkah terakhir, klik execute untuk konfirmasi penawaran dari supplier.
List penawaran akan muncul di tampilan Supplier Quotation List.
17. Lakukan langkah 3-16 untuk memasukan penawaran barang yang sama
dari supplier berbeda.

Gbr. 13.51 - Tampilan Supplier Quotation List

71
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

B. Memasukan Supplier kedalam Purchase Request Form.

1. Klik icon Purchase Order, kemudian klik Purchase Request List (lihat Gbr.
13.48)
2. Klik icon Modify maka akan tampil layar Purchase Request Form (lihat Gbr.
13.49)
3. Klik kolom supplier1:
3.1. Jika artikel dalam Purchase Request memiliki quotation:
3.1.1 Akan muncul window (lihat Gbr. 13.52)
Untuk memasukan supplier kedalam kolom Supplier List, Klik 2x
supplier yang terdapat di kolom Supplier Quotation
List/Supplier Reference List. Untuk membatalkan, klik kanan
di supplier yang akan dibatalkan, lalu klik Delete This Row ?

Gbr. 13.52 – Windows Supplier Quotation List

Field Keterangan
Supplier Quotation List Supplier yang terdapat dalam Supplier Quotation List.
Supplier Reference List Supplier yang terdapat dalam Purchase Request
sebelumnya.
Inc. Exp Supplier List Menampilkan Supplier Quotation List yang sudah expired
(blok warna merah dan tidak bisa dipilih).

72
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

3.2. Jika artikel dalam Purchase Request tidak memiliki quotation, maka
pada masing-masing kolom Supplier tidak akan dapat terisi dan hanya
dapat memilih kolom Supplier Selected :

3.2.1 Akan muncul tampilan Purchase Book (lihat Gbr. 13.53).

3.2.2 Jika tidak terdapat harga artikel/tidak menggunakan Purchase
Book, klik icon Exit. Klik icon Help untuk menampilan Supplier
List. Setelah supplier terpilih, klik OK dilanjutkan dengan
mengisi harga artikel di kolom DU-Price (tekan Enter).

Gbr. 13.53 – Puchase Book

73
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

13.11 CREATE NEW PURCHASE ORDER

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk membuat Proses Order :

13.11.1 Proses purchase order (PO) yang berasal dari proses Purchase
Request (PR), seperti yang dijelaskan di Purchase Request List.

A. Langkah-Langkah :

1. Masuk ke Purchase Request List, klik icon Create P/O by selecting P/R
record, blok artikel yang akan di pesan pada PR yang akan diproses, klik icon
Execute maka akan tampil layar Type Of Purchase Order (lihat Gbr. 13.54)
2. pada layar “Type Of Purchase Order” terdapat pilihan :
a. New Purchase Order, artinya artikel yang telah dipilih atau di blok
dibuatkan purchase order baru atau dibuat untuk Purchase Order yang
belum pernah ada pemesanan barang.
b. Attach To Existing P/O, artinya artikel yang telah dipilih atau di blok
dibuatkan purchase order yang telah ada (Insert P/O).
3. Setelah di pilih salah satu dari “Type Of Purchase Order” maka akan muncul
daftar nama supplier dimana barang tersebut hendak dipesan, blok salah satu
supplier kemudian klik OK.
4. Akan masuk ke Purchase Order Form. Masukan harga barang dan tekan
ENTER untuk melanjutkan.
5. Klik Execute untuk konfirmasi.
6. Jika PO sudah dikirimkan ke supplier. Klik kolom Released agar PO dapat
diterima oleh bagian receiving.

Gbr. 13.54 – Create PR to PO

74
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

13.11.2 Proses purchase order (PO) tanpa melalui proses Purchase Request
(PR) dari system/ PR Manual.

Proses pembuatan Purchase Order (PO) tanpa melalui proses Purchase Request dari
system / PR Manual

A. Langkah-Langkah :

1. Klik icon Purchase Order, atau klik icon Inventory kemudian klik icon Supplier
List
2. Selanjutnya klik icon Purchase Order dan dilanjutkan dengan memilih icon New.
(Lihat Gbr. 13.55)
3. Document No: Nomor PO system yang secara otomatis sistem telah
mendefinisikan suatu kode dokumen, mis. P151007001 (P menyatakan kode untuk
Purchase Order, 2 digit berikutnya adalah menunjukkan tahun, 2 digit berikutnya
menunjukkan bulan, 2 digit berikutnya menunjukkan tanggal dan 9 digit berikutnya
menunjukkan nomor pemesanan). Nomor dokumen ini terjabar berdasarkan
tanggal sistem, tetapi tidak menutup kemungkinan untuk di ganti sesuai dengan
kebutuhan
4. PR Number: mengacu kepada nomor Purchase Request, jika PO diproses
berdasarkan PR system maka otomatis akan terisi dengan No. PR yang dipilih.
Namun jika PO dibuat berdasarkan PR manual maka, masukan No. PR manual yang
akan diproses menjadi PO. Tekan ENTER untuk melanjutkan.
5. Credit Term: jangka waktu pemberian kredit, pay date : tanggal jatuh tempo
pembayaran. Tekan ENTER untuk melanjutkan.
6. Pay Date : waktu pembayaran yang telah ditentukan (Optional). Tekan ENTER
untuk melanjutkan.
7. Order Date : tanggal pemesanan (secara otomatis tercantum tanggal sistem)
Tekan ENTER untuk melanjutkan.
8. Delivery Date : tanggal/ periode barang harus di kirim, dapat meng-klik fungsi
help (?) untuk menampilkan kalendar. Periode delivery date ini akan menentukan
masa expired dari PO tersebut. Tekan ENTER untuk melanjutkan.
9. Order Type : tipe dari pemesan, mis. pertelepon, perfax dan lain- Tekan ENTER
untuk melanjutkan.lain
10. Order Name : Nama staff yang melakukan order barang dari department
bersangkutan.
11. Instruction : pesan khusus kepada supplier menyangkut barang yang dipesan.
Klik OK untuk melakukan konfirmasi.
12. Klik icon Execute untuk menyelesaikan pengisian dokumen header

75
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Gbr. 13.55 - Blank Purchase Order

B. Cara pengisian Ordered Items

1. Setelah proses pengisian untuk header purchase order (point a), maka kursor
selanjutnya aktif di kolom ArtNo. Gunakan fungsi Help (?) untuk menampilkan
nama artikel/ barang yang dapat di pesan pada supplier yang dituju di layar stock
article file, klik untuk memilih artikel dan tekan execute. Nomor artikel yang
dipilih akan muncul di kolom ArtNo. Tekan ENTER untuk melanjutkan.
2. Selanjutnya kursor berada di kolom Qty, isi berapa banyak barang yang hendak
dipesan (lihat Gbr. 13.56). Tekan ENTER untuk melanjutkan.
3. Kolom berikutnya adalah kolom Price, dimana pada kolom ini telah terdefinisi
harga pembelian sebelumnya, jika terdapat perubahan harga terhadap produk
yang dipesan, maka petugas dapat melakukan perubahan. Tekan ENTER untuk
melanjutkan.
Sistem akan meminta konfirmasi untuk perubahan harga yang mengalami kenaikan
atau penurunan yang melebihi batasan yang diberikan
Catatan:
Batasan toleransi terhadap kenaikan dan penurunan harga dapat didefinisikan
sesuai kebutuhan.
4. Transaksi pemesanan yang telah selesai dilakukan akan terisi pada layar Ordered
Items.
5. Klik Execute untuk konfirmasi PO.
6. Jika PO sudah dikirimkan ke supplier. Klik kolom Released agar PO dapat diterima
oleh bagian receiving.

76
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Gbr. 13.56 - Layar Purchase Order

C. Penjabaran Form Purchase Order

Field Fungsi

Document No. Menampilkan nomor dari surat pemesanan

PR Number Menampilkan nomor Puchase Request
Credit Term Menampilkan termin kredit yang diberikan
Pay Date Menampilkan tanggal jatuh tempo pembayaran
Department Menampilkan departemen yang membutuhkan barang
Order Date Menampilkan tanggal dilakukannya pemesanan
Delivery Date Menampilkan tanggal pengiriman barang yang dipesan
Order Type Menampilkan cara pemesanan barang, mis. per-telepon
Supplier Menampilkan nama dari supplier
Telefax Menampilkan nomor telefax dari supplier
Released Untuk memberi tanda bahwa PO tersebut sudah dikirim
kepada supplier sehingga tidak bisa dimodifikasi
Instruction Menampilkan suatu pesan khusus yang ditujukan kepada
supplier
Ordered Item
Article Menampilkan nomor artikel barang yang ada
Description Menampilkan nama-nama barang
Con Menampilkan banyaknya isi dari suatu barang yang
dipesan
Quantity Menampilkan banyaknya barang yang dipesan
Unit-Price Menampilkan harga satuan barang yang dipesan

77
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Lanjutan Penjabaran Form Purchase Order

Field Fungsi

Gross Amount Menampilkan Total Nilai barang yang dipesan

Disc Menampilkan Potongan harga yang diberikan / diskon
Disc2 Menampilkan Potongan harga yang diberikan / diskon
VAT Menampilkan Pajak Pertambahan Nilai ( PPn 10%)
Net-Price Menampilkan total nilai bersih barang yang dipesan
Amount DU-Price Menampilkan total nilai barang terakhirMenampilkan total
nilai barang Pada saat pengiriman barang ( yes = harga
pemesanan sama dengan harga pengiriman; No = harga
pemesanan tidak sama dengan harga pengiriman )
AccNo Menampilkan nomor account
Last Amount Menampilkan nilai harga terakhir kali melakukan
pemesanan
Total Amount Menampilkan total nilai harga pemesanan barang
ArtNo Menampilkan nomor artikel barang yang di pesan
D-Unit Menampilkan bentuk pengiriman barang ( box, gallon, dsb)
Cont Menampilkan Isi dari D-Unit
Qty Menampilkan jumlah pemesanan barang
Price Menampilkan harga satuan barang yang dipesan
Enter Disc/VAT fasilitas untuk memasukkan diskon dan PPn
Deliv unit Price fasilitas untuk menampilkan harga dimana yes = harga
pemesanan sama dengan harga pengiriman; No = harga
pemesanan tidak sama dengan harga pengiriman

13.11.3 MENCETAK PURCHASE ORDER

Langkah-langkahnya:

1. Setelah semua artikel yang hendak dipesan telah terdefinisi, maka selanjutnya
cetak purchase order tersebut
2. Masuk ke Purchase Order List kemudian pilih PO yang akan dicetak.
3. Klik icon Print P/O, pilih printer yang dituju kemudian klik OK
4. Pada kolom Printed akan muncul tanggal pada saat PO dicetak

13.11.4 EDIT ATAU MODIFY PADA PURCHASE ORDER

Langkah-langkahnya :

1. Klik icon Purchase Order,kemudian pilih icon Purchase Order List.

2. Pilih Document No. pada layar “Purchase Orders” yang hendak dilakukan koreksi /
edit, setelah terblok klik icon Modify.
3. Kursor berada di kolom “Delivery Date”, lakukan perubahan pada Header
Purchase Order jika ada.
4. Kemudian lakukan double klik pada layar “Ordered Items” terhadap barang yang
hendak dilakukan koreksi / edit.

78
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

5. Lakukan koreksi terhadap banyaknya barang yang dipesan atau pada harga barang
jika ada kesalahan, khusus pada kolom harga barang jika dilakukan koreksi
melebihi atau kurang dari yang diizinkan oleh sistem, mis. 5% maka akan muncul
pertanyaan untuk dilakukan konfirmasi terhadap harga barang yang baru.
6. Tekan Execute untuk konfirmasi perubahan.

13.11.5 MENGHAPUS ATAU DELETE PURCHASE ORDER

Langkah-langkahnya:

1. Klik icon Purchase Order, kemudian klik icon Purchase Order List, blok di layar
“Purchase Orders” nomor dokument yang hendak di hapus
2. Klik icon Delete maka akan muncul “layar peringatan : Order and Supplied
quantities of …….” Klik OK
3. Kemudian akan muncul pertanyaan: “Do you really want to CLOSE ……” apabila
nomor dokumen yang dipilih sudah benar, maka klik Yes, dan klik No untuk
sebaliknya

13.11.6 MEMBATALKAN ATAU CANCEL PURCHASE ORDER

Langkah-langkahnya:

1. Klik icon Purchase Order, kemudian klik icon Purchase Order List, blok di layar
“Ordered Items” barang yang batal dipesan
2. Klik icon Cancel Order akan muncul layar pertanyaan: “Do you really want Cancel
the ordered …..” apabila barang yang dipilih sudah benar, maka klik Yes, dan No
untuk sebaliknya

13.11.7 MENAMBAH ATAU INSERT ARTIKEL PURCHASE ORDER

Langkah-langkahnya:

1. Klik icon Purchase Order, pilih nama supplier dari PO tersebut.

2. Kemudian klik icon Purchase Order, blok di layar “Purchase Orders” pada nomor
dokumen yang hendak di tambah
3. Kemudian klik icon Insert Additional Order Items, maka akan muncul
pertanyaan: “INSERT additional purchase order……” klik Yes
4. Layar purchase order akan aktif, lakukan langkah selanjutnya seperti pada
penjelasan di point 13.11. 2 point B.

79
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Gbr. 13.57 - Insert Additional Article

13.12 DAILY MARKET LIST

Form order barang-barang kebutuhan sehari-hari. Biasanya untuk kebutuhan kitchen /

restaurant.

13.12.1 Membuat Daily Market List (DML):

1. Pada layar modul utama, klik icon Purchase Order.

2. Klik menubar Daily Market List, masukan outlet department pada kolom
DeptNo. atau klik fungsi help (?). Tekan ENTER untuk melanjutkan.
3. Klik icon New maka akan muncul semua artikel yang termasuk ke dalam Daily
Market List.
4. Klik Icon Modify dan blok pada kolom Ordered Quantity ketikkan berapa banyak
barang yang dipesan dan blok kolom Unit Price untuk mengisi harga jika terjadi
perubahan harga kemudian klik Icon Execute untuk konfirmasi.
5. Klik “Approve this DML List” jika DML sudah selesai dibuat oleh bagian Kitchen.

Jika DML sudah disapprove oleh Kitchen. Purchasing dapat mendefinisikan nama
supplier dimana barang tersebut akan di-order dengan cara :

1. Klik menubar Daily Market List, masukan outlet department pada kolom
DeptNo. atau klik fungsi help (?). Tekan ENTER untuk melanjutkan.
2. Pilih tanggal kebutuhan DML pada kolom Selected Date. Tekan ENTER untuk
melanjutkan.
3. Klik modify dan klik kolom SUPPLIER, akan muncul pilihan supplier dan pilih
dan klik OK.

80
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

4. Lakukan langkah 3 untuk semua item barang dan klik Execute jika sudah
selesai.

Gbr. 13.58 - Daily Market List Article

13.12.2 MOVE DML
PR/ PO

Pada dasarnya DML memiliki kekuatan yang sama dengan PO untuk melakukan order
ke supplier. Namun DML juga dapat diproses menjadi PR -> PO atau langsung menjadi
PO dengan cara klik menubar MOVE DML
PR / MOVE DML
PO

81
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
13. BACK OFFICE – PURCHASE ORDER

Gbr. 13.59 - Move DML to PO

Penjabaran Layar Daily Market Article List

Field Fungsi

ArtNo Untuk menampilkan nomor artikel

Description Untuk menampilkan nama artikel
Ordered Quantity Untuk menampilkan jumlah pemesanan barang DML
Unit Price Untuk menampilkan harga per satuan unit
Unit Untuk menampilkan unit satuan
Content Untuk menampilkan isi dari satuan unit
Delivered Untuk menampilkan berapa banyak barang yang sudah
diterima
Group Untuk menampilkan nama grup barang DML
Amount Untuk menampilkan jumlah harga barang DML
ID Untuk menampilkan kode petugas
CID Untuk menampilkan kode petugas yang mengedit

DeptNo Untuk mencatat pemesanan DML berdasarkan Department

Selected Date Untuk membuat Purchase Order berdasarkan tanggal
SubGroup Untuk mensorting berdasarkan SubGroup artikel

Sorting :
Article Untuk mensorting berdasarkan nomor artikel
Description Untuk mensorting berdasarkan deskripsi atau abjad artikel

82
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions