Akuntansi Perhotelan – Pembelian Bahan

dan Biaya
7 January 2014 by dex suar

1.Pengertian Biaya

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka

memperoleh penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

Sedangkan harga pokok (cost) adalah jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang

dalam bentuk kas yang dibayarkan atau nilai aktiva lainnya yang diserahkan/

dikorbankan atau tambahan modal, dalam rangka pemilikan barang dan jasa yag

diperlukan perusahaan baik pada masa lalu (harga perolehan yang telah terjadi)

maupun pada masa yang akan dating (harga perolehan yang akan terjadi).

Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu

memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaan tidak menyimpang dari tujuan yang

sudah ditentukan. Jadi dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah proses

untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang

dapat diukur dalam satuan uang dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang

diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun masa yang akan datang.

2.Pengendalian Biaya

Proses pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkan efesiensi operasi

perusahaan. Pengendalian biaya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:D

1.   Aliran biaya.

Jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk yang akan

dijual, diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan mentah

menjadi barang yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut:

a. Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku.

b. Pengolahan bahan baku dan dikombuinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung

serta bahan penolong, menjadi barang dalam proses.

c. Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual.

-Unexpired product cost merupakan biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku

menjadi barang jadi, selama belum terjual belum merupakan biaya tapi merupakan

aktiva.

-Expired cost, setelah barang tersebut dijual atau sering disebut juga dengan

harga pokok penjualan makanan dan minuman (cost of food and baverage sold).

Secara sederhana proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

2.   Aliran dokumen

Dokumen dalam suatu perusahaan dipakai sebagai alat komunikasi antara bagian dan

sebagai bukti transaksi ytang mendukung dalam penyiapan laporan biaya (cost

report):

a.   Aliran dokumen pengadaan bahan/barang

Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persediaan barang maupun

bahan untuk melancarkan aktivitas hariannya. Barang atau bahan yang diperlukan

biasanya digunakan untuk kepentingan room, POMEC maupun penyediaan food &

beverage.

Keterangan:

PR  = purchase requisition

PO  = purchase order

MI  = memorandum invoice

DRR = dialing receiving report

b    Aliran dokumen pengambilan bahanuntuk operasional hotel

Setelah barang tersedia di general store maupun di daily store, barang akan

dikeluarkan sesuai permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel.

3. Pembelian Persediaan

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan

barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu

kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan (inventory) sangat

tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan tingkat perputaran

persediaan.

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:

1.     Menjaga kontinuitas usaha

2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya

pemesanan

4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal

5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang

6. Mencegah slow moving item

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan

keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

1.     Temperatur ruangan

2.    Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang

3.    Metode penyimpanan barang

4.    Sistem ventilasi

4.   Bagian Yang Terlibat pada Pembelian Persediaan

a. Departemen yang membutuhkan

b. Gudang (Storeroom)

c. Pembelian (Purchasing)

d. Penerimaan (Receiving)

e. Cost Control

f. Hutang (Account Payable)

5.   Dokumen Yang Digunakan pada Pembelian Persediaan

a.    Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian

barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar

persediaan minimum.

b.    Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk

kebutuhan operasional hotel.

 c.    Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima

dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima

dengan baik.

d.    Daily Receiving Report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan

barang untuk kebutuhan operasional hotel.

e.    Quatation Analysis Price (QAP), merupakan daftar dari barang-barang

yang akan dibeliyang digunakan sebagai pembanding.

f.    Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang

masuk, barang keluar serta sisa barang.

g.    Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan mana barang, ukurannya,

harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex

digunakan sebagai alat control oleh cost control.

6.   Prosedur Penerimaan Kas pada Pembelian Persediaan

a. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika bang yang

diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuatt oleh bagian

gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan

minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian

didistribusikan kepada:

  Cost Control, sebagai alat control

  Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

  Gudang atau departemen yang memerlukan.

b. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO dimana

harus mendapatkan persetujuan Accounting Departement Head dan General

Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya

dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan kepada:

  Supplier yang ditunjuk

  Cost Control, sebagai control

  Gudang, sebagai informasi pembelian

  Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang

  Purchasing, sebagai asip

c. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima,

setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

d. Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh peerimaan barang, setelah barang

yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan

persetujua (approval)dari:

  Untuk gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kualitasnya

  Cost control untuk persetujuan harga

  Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada

yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

  Cost Control, sebagai control

   Gudang, sebagai informasi pembelian

  Purchasing, sebagai asip

  Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang

  Supplier, sebagai pendukung benagihan

e. Bagian Gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian

menyiapkan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

f. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat

pembelian tersebut dalam cadex,dan account payable akan mencatanya pada

hutang usaha.

g. MI setiap hari dipilah per jenis barang ( food, beverage, material supplies)

oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar pembuatan

daily receiving report.

7. Laporan Yang Dihasilkan pada Pembelian Persediaan

 Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

Widanaputra, A.A. G.P; Suprasto, Herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM.
Ratna.2009.AKUNTANSI PERHOTELAN Pendekatan Sistem Informasi Edisi
Pertama.Yogyakarta:Graha Ilmu.