Akuntansi Perhotelan – Penjualan Kamar

dan Makanan & Minuman

17 November 2013 by dex suar

PENJUALAN KAMAR

Bagian Organisasi yang Terlibat:

a.Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan

memberikan informasi pada front office, roomboy dan
housekeeping serta bagian kredit

b.Front Office (FO) dan  FO cashier, bertugas menerima tamu

dan menyiapkan guest bill

c.Bellboy,  bertugas membantu mengantar tamu ke kamar

d.Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar

e.Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar

f.Night Audit, bertugas menyiapkan laporan penjualan harian

pada malam hari mencocokkan penjualan pada penjualan hari
tersebut

g.Income Auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan

pencatatan atas penjualan yang terjadi

h.Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan

menyiapkan faktur

i.General Cashier.

 Dokumen yang Digunakan:

 a. Guest bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan
yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan
sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
         Master bill , umtuk mencatat transaksi penjualan kamar
         Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang
lain selain kamar

b. Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yag

menginap dan sebagai laporan pada pihk kepolisian, formulir
ini juga biasanya digunakan sebagai Registration Form.
c.  Reservation Form adalah formulir yang dipergunakan untuk
mencatat pemesanan kamar, yang berisikan nama si pemesan,
alamat jumlah kamar, tipe kamar yang diinginkan, harga
kamar, tanggal kedatangan serta tanggal keberangkatan
tamu/check-out.
d. Registration Form, untuk mencatat reservasi tamu sebelum
kedatangan tamu
e. Registration Card, adalah formulir atau kartu untuk
mencatat pesanan kamar, yaitu data-data yang menginap di
hotel.
f. Room Count Sheet , untuk mengecek jumlah kamar yang terisi
pada hari itu
g. Room Sales Recapitulation, untuk mencatat penjualan kamar pd
hari itu
h. Remittance of Fund , merupakan sebuah amplop yang digunakan
untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari
itu

         Laporan yang Dihasilkan:

1.     Room Sales Recapitulation

 2.     Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang
berisi laporan penjualan keseluruhan

         Prosedur Penjualan Kamar:

         Sebelum kedatangan, tamu akan melakukan reservasi baik

secara individu atau pun melalui agen perjalanannya
kebagian reservation yang selanjutnya akan membuat
reservation form (RF) dan mencatatnya dalam daftar
kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut
 ke pihak FO, roomboy, housekeeping dan kredit sebagai
informasi.

         Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan

mencocokkannya dengan salian RF, kemudian meminta tamu
untuk mengisi dan menandatangani form A lalu memanggil
bellboy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk
mengantar tamu.

         Sebelum tamu memasuki kamar, Room Boy/Maid akan

membersihkan kamar (dusting,moping).

         Setelah tamu kekamar FO membuat bill untuk tamu tersebut

         FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting

untuk setiap pemakaian kamar pada bill, kemudian membuat
room sales recapitulations (RSR) kemudian memasukkannya
ke remittance of found (ROF)

         FO mengirim form A asli sebagai laporan kepihak polisi

         Malamnya night audit mengecek kembali hasil kerja FO pd

hari tersebut

         Keesokan harinya ROF dikirim ke back office dan diterima

oleh income audit yang selanjutnya akan mencocokkan
kembali, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke
general cashier dan untuk sisanya diserahakn ke account
receivable

         Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh

night audit akan membuat daily of sales sebagai informasi
kepada pihak manjemen
          Account receivable akan melakukan pencatatan dan
menyiapkan invoice ke tamu atau pihak agen perjalanan

PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN TUNAI

         Bagian Organisasi yang Terlibat

a.Waiter/Waitress, memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima

order, meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta
memberikan informasi pada kasir

b.Food and Beverage (F&B) Cashier, menyiapkan bill dan menerima

pembayaran dari tamu

c.Kitchen , menyiapkan order

d.Income Auditor, mengecek penjualan dan mencatat penjualan

e.Night audit, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan

atas penjualan yang terjadi

f.FO cashier

         Dokumen yang Digunakan:

a. Menu List: daftar harga dan jenis makana serta minuman yang
tersedia
b. Restaurant and Bar order: Digunakan untuk  mencatat pesanan
yang dilakukan oleh tamu
c. Restaurant and Bar bill: Digunakan untuk  mencatat transaksi
penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan
sebagai bukti tagihan kepada tamu
 d. Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan
makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-
masing shift
e. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu

 Laporan yang Dihasilkan:

a.      Restaurant and Bar Summary of Sales

b.     Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi

laporan penjualan keseluruhan

 
         Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman Tunai:

              Tamu datang ke restoran disambut oleh Waiter/ress dan

dipersilahkan duduk, selanjutnya Waiter/ress menyodorkan
menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO) serta
mencatat setiap order tamu pada RBO

         RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang

diminta dank ke kasir outlet untuk menyiapkan restaurant
and bar bill (RBB)
          Setelah selesai tamu kan menyelesaikan pembayaran di
kasir, 

         Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of
sales (SOS) dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF
kemudian menitipkannya pada safe deposit box yang ada di FO
untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.

 
PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN KREDIT

 Bagian yang Terlibat

a.Waiter/Waitress, memberikan pelayanan kepada tamu, dari

menerima order, meneruskan order ke dapur dan
menyajikan order serta memberikan informasi pada kasir

b.Food and Beverage (F&B) Cashier, menyiapkan bill dan

menerima pembayaran dari tamu

c.Kitchen , menyiapkan order

d.Income Auditor, mengecek penjualan dan mencatat

penjualan

e.Night audit, bertugas melakukan pengecekan ulang dan

pencatatan atas penjualan yang terjadi

f.FO cashier

 Dokumen yang Digunakan:

a.Menu List: daftar harga dan jenis makana serta minuman

yang tersedia

b.Restaurant and Bar order: Digunakan untuk  mencatat

pesanan yang dilakukan oleh tamu

c.Restaurant and Bar bill: Digunakan untuk  mencatat

transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan
tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
 d.Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan
makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada
masing-masing shift

e.Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan

untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada
hari itu

          Laporan yang Dihasilkan:

a.      Restaurant and Bar Summary of Sales

b.     Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi

laporan penjualan keseluruhan

 
         Tamu datang ke restoran disambut oleh Waiter/ress dan
dipersilahkan duduk, selanjutnya Waiter/ress menyodorkan
menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO) serta
mencatat setiap order tamu pada RBO

         RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang

diminta dank ke kasir outlet untuk menyiapkan restoran and
bar bill (RBB)

         Setelah selesai tamu  akan diminta untuk menandatangani RBB

untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu
         Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of
sales (RSBSS) dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF
kemudian menitipkannya pada safe deposit box yang ada di FO
untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.