Nama : Khrishia Amanda Rafianti

No : 12
Kelas : 5A MBP
NIM : 1915834057

BAB V
ADMINISTRASI PEMBELIAN DAN PENYIMPANAN BAHAN

CAPAIAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari modul ini, mahasiswa diharapkan memiliki kemampuan yang baik
dalam:

1. Bukti administrasi pembelian material

2. Bukti administrasi penyimpanan material
3. Tanda Terima
4. Operasi Pengadaan Barang dan Pengeluaran
5. Penyimpanan dalam Bisnis
6. Model Distribusi Bahan
7. Sistem Transfer Bahan

Pemahaman Materi :
1. Bukti administrasi pembelian material
Purchasing department merupakan tempat atau pusat dilakukannya transaksi pembelian
segala jenis barang keperluan operasional hotel, sehingga bagian pembelian ini sering
dikatakan sebagai pusat pembelian pada perusahaan atau restoran yang bersangkutan.
Bagian pembelian sebagai sub bagian dari departemen akunting, yang bertugas membeli
semua jenis barang keperluan operasional restoran, baik barang untuk disimpan digudang
sebagai barang persediaan, maupun barang yang langsung dipakai oleh bagian yang
meminta. Barang yang dibeli dan langsung disimpan digudang disebut dengan stock
items, sedangkan barang-barang yang dibeli dan kemudian langsung diambil dan
dikonsumsi oleh bagian atau departemen yang memesan barang tersebut disebut dengan
direct use items atau direct used purchased.
Administrasi yang digunakan dalam proses pembelian bahan di hotel adalah :
a. Purchase Requisition (PR)
 Adalah formulir yang berisikan tentang pencatatan daftar permintaan
pembelian barang yang biasanya disiapkan oleh Gudang atau department
outlet atas dasar minimum stock barang. Purchase Requisition pada
umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada :
1) Asli dikirim ke seksi cost control / dept receiving
2) Copy pertama dikirim ke seksi pembelian / dept purchasing
3) Copy kedua sebagai arsip untuk Gudang / dept outlet.
b. Purchase Order (PO)
 Adalah form yang berisikan pencatatan pemesanan barang-barang untuk
kebutuhan operasional hotel maupun restoran. Prosedur pemesanan barang
melalui PO hendaknya sesuai dengan aturan yang diterapkan. Form Po ini
dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada :
1) Asli dikirim kepada supplier yang dituju
2) Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
3) Copy Kedua dikirm ke seksi storeroom / dept Gudang ( informasi
pembelian )
4) Copy Ketiga dikirim ke Account Payable
5) Copy Keempat dikirim ke dept purchasing.
c. Memorendum Invoice (MI)
 Adalah form pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari
supplier sebagau tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima
dengan baik. Department peneriman barang mempunyai tugas untuk
membuat sebuah tanda bukti barang masuk berupa memorandum invoice
sesuai nota pembelian, setiap satu nota pembelian dibuatkan satu
memorandum invoice. Form memorandum invoice ini dapat dikatakan
berlaku apabila sudah ditandatangani oleh department yang diberikan
wewenang untuk menandatangani form tersebut seperti :
 1) Quantity and Quantity Approved
2) Price Approved
3) Received
Setelah Form tersebut ditangatangani, langkah selanjutnya yaitu didistribusikan ke seksi :
1) Asli dikirimkan ke dept cost control
2) Copy Pertama dikirim ke dept storeroom
3) Copy Kedua dikirim ke dept purchasing
4) Copy Ketiga dikirim ke account payable
5) Copy Keempat diberikan ke supplier.

d. Daily Receiving Report (DRR)

 Adalah hasil rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untum kebutuhan
oprasional hotel. Form DRR ini dapat diklasifikasikan menjadi 3 golongan
sesuai dengan kelompok barang, seperti :
1) DRR for Food
2) DRR for Beverage
3) DRR of Materials
Tujuan membuat Daily receiving report  antara lain:
1) Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima.
2) Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai
dengan PurchaseOrder (PO).
3) Untuk memudahkan bagian cost control  dalam pembebanan  biaya sesuai
dengan chart of Account.
4) Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang
2. Bukti Administrasi Penyimpanan Material
a. Buku Penerimaan Gudang
Buku ini merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat
informasi terkait dengan penerimaan logistic yang terdiri dari beberapa jenis dan
spesifikasi logistic, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistic yang meliputi harga
satuan dan jumlah total, serta asal barang. Setiap adanya pemasukan logistic
kedalam Gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan logistic ke dalam
Buku Penerimaan Gudang, disamping itu harus pula melakukan pengisian
pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya
dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.
b. Buku Pengeluaran Gudang
Buku Pengeluaran Gudan ini terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat
informasi berkaitan dengan pengeluaran logistic yang meliputi jenis dan
 spesifikasi logistic, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistic dan
penerima logistic.
c. Kartu Persediaan / Stock
Kartu ini berupa form/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah
persediaan logistic karna adanya pemasukan dan pengeluaran logistic. Adapun
informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik.
meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik,
kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah
pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).
d. Bon Permintaan Barang
Merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam
organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang
ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut
dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat
permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.
e. Surat penyerahan barang
Merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan
spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja
tertentu pada waktu tertentu. penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan
apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak
mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk
diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan
berbagai kepentingan. 
f. Cardex
merupakan adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya,
harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Dimana cardex
disiapkan oleh petugas pengendalian biaya yang dilakukan berdasarkan Daily
Receiving Report dan Storeroom Requisition.Penggunaan persediaan untuk
operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan
sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang
meminta. Pada setiap akhir periode cost control akan melakukan inventarisasi atas
persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi,
sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan
keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum
inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen
yang akan meminta barang.
g. Bincard
Merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang
keluar, serta sisa barang. Dimana bincard merupakan tanda pengenal khusus yang
digunakan untuk mencatat barang-barang yang disimpan di gudang untuk
 mempermudah petugas dalam pengecekan kondisi barang serta memudahkan
dalam pengadaan barang yang mendekati minimum stock.
3. Tanda Terima
Tanda terima merupakan suatu bukti serah terima barang ataupun dokumen bahkan
biasanya dipakai saat berlangsung handover satu pekerjaan karna pergantian jabatan.
Namun tanda terima ini biasanya juga dipergunakan ketika pengiriman barang sebagai
bukti bahwa barang yang telah dikirim tesebut sudah diterima. Dengan dibuatnya surat
tanda terima ini maka kedua belah pihak akan mempunyai bukti telah terjadinya suatu
transaksi barang. Selain itu, dengan adanya surat ini akan lebih memudahkan orang
dalam mendata barang-barang yang masuk maupun keluar. Suran tanda terima ini dibuat
dua rangkap. Lembar pertama untuk menyerahkan barang lalu lembar kedua untuk
menerima barang.
Adapun Fungsi dari surat tanda terima :
1) Kontrol Internal
Dengan adanya bukti serah terima ini, suatu perusahaan bisa mengetahui bahwa
karyawan atau staf yang diberikan tanggung jawab buat menyerahkan dokumen
ataupun barang telah melakukan tugasnya dengan baik.
2) Arsip Keluar-Masuk Barang dan Dokumen Perusahaan
Bukti tanda terima bisa menjadi arsip penting bagi perusahaan saat terjadi
perselisihan antara pengantar dan penerima barang. Anda hanya perlu melacak
kebenaran perihal barang yang diterima dari arsip tersebut. 
4. Operasi Pengadaan Barang dan Pengeluaran
5. Penyimpanan dalam Bisnis
Penyimpanan dan pengambilan barang diatur dengan sistem FIFO (First In First Out)
yang berarti bahan makanan yang masuk terlebih dahulu harus dikeluarkan lebih dulu.
Yang tujuannya supaya disaat mengambil dan menyimpan seluruh bahan-bahan makanan
lebih mudan dan teratur penyimpanannya.Penyimpanan dan pangambikan barang
menggunakan sistem ini agar bahan makanan dapat diatur berdasarkan tanggal
kadaluarsanya dan tanggal pemasokannya kedalam hotel. Untuk mengantisipasai
terjadinya pembusukan pada bahan makanan dan kelewatan tanggal kadaluarsa pada
makanan olahan. Dalam sistem ini saat dilakukan penyimpanan pada barang-barang
bahan baku makanan, maka sekalaigus dibuat tanggal dan label pada semua bahan
makanan yang masuk dalam hotel, baik bahan makananan kering, ataupun bahan
makanan basah. Semua itu harus menggunakan tanggal dan label dalam
penyimpanannya, agar memudahkan pengambilan saat menggunakan bahan tersebut. Jadi
dalam menggunakan sisitem ini maka semua bahan makanan yang pertama sekali masuk
maka bahan itu juga yang harus terlebih dahulu digunakan. Untuk menghindari terjadinya
pembusukan dan lewat tanggal kadaluarsa pada bahan makanan olahan. Kebanyakan
hotel menggunakan sistem ini dalam proses penyimpanan bahan baku makanannya
karena lebih terkendali dan menguntungkan, mengapa demikian, karena mengurangi
 kebusukan pada bahan makanan dan bahan makanan olahan tidak selalu lewat tanggal
kadaluarsa sebelum penggunaanya.
6. Metode Distribusi Bahan
Metode Distribusi barang dari store room ke dpartement terkait, langkah dalam
melakukan kegiatan distribusi barang, untuk setiap outlet dari hotel, disini proses
distribusi menggunakan format (SR) Store Requsition dalam pengambilan barang untuk
di store room, diisi item apa saja yang akan di order dan melakukan tanda tangan dari
yang mengorder barang serta dari petugas store sendiri. Store keeper mengeluarkan
barang yang diminta dari outlet tersebut berdasarkan sistem FIFO. Dan untuk itu
petugas store  harus lah tegas dan bijaksana dalam proses pengeluaran barang, untuk
setiap outlet hotel, terutama dalam jumlah quantity yang diminta dari karyawan hotel
yang melakukan permintaan barang operasionalnya ke store room, melibihi jumlah dari
pemakainnya yang normal, agar dapat membuat penyimpanan sendiri. Itulah langkah-
langkah yang harus diperhatikan dalam mekanisme pengeluaran barang.
7. Sistem Transfer Bahan
Petugas gudang store keeper akan mengeluarkan brang-barang yang diminta dari outlet
berdasarkan sistem FIFO.First In First Out pertama masuk pertama keluar yang berarti
bahwa persediaan yang pertama kali masuk itulah yang pertama kali dicatat sebagai
barang yang akan dijual/dikeluarkan.