Nama : I Komang Ari Sadewa

NIM : 1915834064
Kelas : 5B MBP

PERTANYAAN

1. Sebutkan dan jelaskan bukti administrasi pembelian bahan!

2. Sebutkan dan jelaskan bukti administrasi penyimpanan bahan!
3. Sebutkan dan jelaskan bukti penerimaan barang!
4. Jelaskan operasi penerimaan dan pengeluaran!
5. Bagaimana penyimpanan dalam bisnis?
6. Bagaimana model distribusi materialnya?
7. Bagaimana sistem perpindahan material?

JAWABAN
1. Bukti administrasi pembelian bahan di hotel dapat di klasifikasikan menjadi 2 yaitu:
• Purchase Requisition (PR)
Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang
biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.
Dalam penggunaanya PR di buat rangkap 3 yang ditujukan kepada seksi cost control /
receiving, seksi purchasing dan arsip.
 • Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk
kebutuhan operasional hotel. PO ini harus mendapat persetujuan dari Chief Accountant
dan General Manager. Dalam pembuatan purchase order ada beberapa aturan yang harus
di perhatikan diantaranya harus di dukung dengan purchase requisition dan di dukung
dengan analisa pembanding. Purchase order biasanya di buat dengan rangkap 5 yang di
tujukan kepada supplier, seksi cost control, seksi store room, seksi account payable dan
seksi purchasing.

2. Bukti administrasi penyimpanan ada 3 yaitu Store Room Requisition (SRR), Bincard, dan
Cardex
• Store Room Requisition (SRR)
 Store Room Requisition (SRR) merupak bukti permintaan barang di gudang yang
dapat di bidakan menjadi 3 diantaranya:
a) Store Room Requisition (SRR) food
b) Store Room Requisition (SRR) beverage
c) Store Room Requisition (SRR) materials and supplies
• Bincard

Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang. Jenis barang di hotel pada umumnya beraneka
 ragam oleh karena itu untuk memudahkan dalam pendataan suatu barang
diperlukannya adanya bincard.
• Cardex

Pada umumnya cardex di buat oleh petugas hotel dalam pendataan barang
berdasarkan Daily receiving report (DRR) dan tanda bukti storeroom requisition
(SRR). Sehingga informasi barang tercatat di bincard pada bagian gudang dan
cardex pada bagian pengendalian biaya dalam nomor kode barang yang sama.
Kolom-kolom yang terdapat dalam cardex adalah seperti berikut :
▪ Date : Tanggal terjadinya transaksi
▪ Reference : Keterangan atas transaksi tersebut
▪ Unit cost : Harga satuan
▪ In : Jumlah barang yang masuk
▪ Out : Jumlah barang yang keluar
▪ Balance : Sisa barang.
▪ Unit : Ukuran barang (Kg, Pack, Btl dll)
3. Daily Receiving Report merupakan bukti penerimaan barang di hotel adalah rekapitulasi
pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional botel. DRR dapat di
klasifikasikan menjadi 3 golongan yang di sesuiakan dengan kelompok barang
diantaranya:
• Daily Recciving Report untuk Food yang jenis barangnya terdiri dari : - Meat
(daging), - Fish (ikan), - Vegetable & Fruit (sayu & buah), - Dairy, - Groceries.
• Daily Receiving Report untuk Beverage yang jenis barangnya terdiri dari : Wine,
Hard, Liquer, Beer dan Soft drink
 • Daily Receiving Report untuk Material & Supplies yang jenis barangnya terdiri
dari : inventory dan lainnya
4. Operasi penerimaan barang adalah merupakan segala awal arus barang yang bergerak di
gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau penyedia barang memang kelihatan
mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan
akan mengganggu produktifitas alur barang.
A. Prosedur penerimaan barang:
a) Receiving menerima barang bersama dengan kuitansi / tanda terima / faktur
b) Membandingkan kualitas barang yang diterima dengan standard purchase
spesification (sps) yang telah dialokasikan oleh hotel. Jika receiving ragu dengan
barang yang diterima, sebaiknya meminta user untuk membantu mengeceknya
c) Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan SPS sebaiknya receiving tidak
menerima item tersebut dan membuat memo penolakan (credit memo)
d) Periksa jumlah barang yang diterima dengan cara ditimbang atau dihitung dan
kemudian membandingkan hasilnya dengan jumlah pesanan pembelian (PO) dan
faktur. Jika ada perbedaan dalam jumlah barang yang diterima kurang atau lebih ,
untuk barang yang dapat ditoleransi bisa diterima namun diperlukan catatan dari
faktur dengan jumlah barang yang diterima, sedangkan untuk barang barang
material tidak dapat diterima (ditolak) sebuaiknya membuat memo penolakan
(credit memo)
 e) Bandingkan harga yang tercantum dalam faktur dengan PO yang bersangkutan.
Jika ada perbedaan, buat memo untuk disampaikan pada cost control dan menolak
barang. Untuk orderan yang sesuai, bagian receiving membuat menerima form
sebagai bukti penerimaan barang
f) Dalam satu hari kerja receiving harus melaporkan penerimaan barang (receiving
report)
Proses pengeluaran adalah satu tindakan saling berkaitan yang apabila dilaksanakan
membolehkan mengubah bahan menjadi objek yang lebih besar. Proses pengeluaran
melibatkan transformasi unsur melalui tindakan segera atau menengah.

B. Prosedur pengeluaran barang

a) Pengluaran barang dilakukan apabila terdapat permintaan atau store requistion dari
department yang ada dihotel yang telah disetujui oleh masing-masing head
department.
b) Purchasing staff kemudian mengecek persedian barang, apakah tersedia sesuai
dengan pesenan atau tidak, jika seandainya barang yang diminta stocknya tidak
tersedia, maka purchasing wajib membuatkan purchase order, kemudian
menghubungi suplier terkait untuk melakukan pemesan barang.
c) Namun jika barang yang diminta tersedia di store, maka purchasing staff dapat
mengeluarkan barang dengan 2 metode yaitu : (1) FIFO, first in first out, dimana
barang yang lebih dahulu masuk kegudang adalah barang yang akan dijual oleh
perusahaan pertama kali. (2) LIFO, last in first out, dimana barang yang terkahir
kali masuk kegudang adalah barang yang akan dijual oleh perusahaan pertama kali.
d) Setelah menyalurkan barang kepada department terkait, purchasing wajib mengisi
formulir bukti barang keluar.
5. Dalam dunia bisnis, penyimpanan merupakan komponen penting yang perlu di perhatikan
dimana penyimpanan tersebut diimplementasikan dengan adanya gudang. Gudang sendiri
merupakan tempat penyimpanan baik persediaan bahan baku maupun peralatan yang di
gunakan di suatu industry kualitas dari gudang mempengaruhi kualitas barang yang di
simpan di dalam gudang oleh karena itu banyak gudang di lengkapi fasilitas penunjang
untuk tetap menjaga kualitas barang dan menjaga reputasi perusahaan.
6. Terdapat beberapa model distribusi material di hotel yang dapat di lihat di antaranya yaitu:
• Masing-masing department yang membutuhkan barang tersebut, mengisi form
store requistion, dengan mengisi jenis barang dan jumlah yang dibutuhkan, yang
kemudian disetujui dan ditandangi oleh supervisor department tersebut.
• Lalu purchasing requistion dibawa kepada purchasing department, lalu purchasing
akan merekap seluruh orderan, dan melakukan pengecekan terhdapa stock barang.
Jika stock barang yang diminta tidka tersedia, purchasing staff
• harus membuat PO dan kemudian mengubungi supllier terkait untu melakukan
pemesanan barang.
 • Namun jika stock barang yang diminta telah tersedia purchasing akan memberikan
barang dengan jenis dan jumlah sesuai permintaan dengan metode FIFO, lalu
kemudian mengisi formulir barang keluar yang dilengkapi dengan tanda tangan
oleh purchasing staff yang mengeluarkan barang dan oleh perwakilan staff
department terkait yang menerima barang tersebut.
• Kemudian purchasing staff wajib melakukan update jumlah stock barang di
computer.
7. Sistem perpindahan material di hotel ada 2 yaitu FIFO dan LIFO
a. Sistem FIFO (First In First Out)
Sistem FIFO adalah persediaan material yang pertama kali masuk itulah yang pertama kali
dicatat sebagai barang yang akan dijual/dikeluarkan
b. Sistem LIFO (Last In First Out)
Sistem LIFO adalah dimana barang yang terkahir kali masuk ke gudang adalah barang
yang akan dijual oleh hotel pertama kali.