Pengeluaran Pembelian dan

Pengeluaran Penggajian

Disusun Oleh :

Bobby Mubariq Akhmad 155020301111059

Rodiyan Afifi 155020301111072
Dwika Nur Usman 155020307111005
Asyqar Surya P. 155020307111024
Hafizh Anugrah P. 155020307111041
PEMBELIAN
 Gambaran Umum Terkait dengan
Siklus Pengeluaran Kas - Pembelian

• Pembelian dilakukan oleh Bagian Pengadaan Barang pada saat persediaan

barang dagangan habis terjual. Persediaan barang dagangan kosong (habis
terjual) diketahui ketika konsumen melapor ke Bagian Kasir Unit atau
ketika Bagian Kasir Unit melakukan pemeriksaan ke tempat display barang
dagangan yang dilakukan sewaktu-waktu.
• Barang dagangan dibeli dari supplier (Vendor) lokal yang memang sebagai
distributor produk impor (produk berasal dari manca negara). Metode
pembayaran pembelian kepada supplier (Vendor) secara tunai dan juga
dapat dilakukan secara kredit.
 Prosedur yang Terkait dengan Siklus Pembelian

1. Bagian Kasir Unit membuat Surat Permintaan Pembelian (hanya 1 rangkap

tanpa tembusan) yang diserahkan kepada Bagian Pengadaan Barang ketika
ada stok barang yang kosong (habis terjual).

2. Bagian Pengadaan Barang kemudian memesan barang yang dimaksud

kepada vendor / distributor. Pembelian dapat dilakukan baik secara tunai
maupun kredit.

3. Barang yang dikirim oleh vendor diterima oleh Bagian Pengadaan Barang
yang juga melakukan pengecekan jenis, kondisi, dan jumlah barang. Bagian
Pengadaan Barang membuat surat penerimaan barang.

4. Bagian Pengadaan Barang membuat Laporan Penerimaan Barang. Laporan

Penerimaan Barang Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Akuntansi & Keuangan,
Rangkap 1 sebagai arsip Bagian Pengadaan Barang
• 5. Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka Bagian Pengadaan Barang
memberikan bukti pengiriman barang dan atau Faktur dari Vendor kepada
Bagian Kasir Induk untuk meminta uang tunai (kas). Kasir Induk membuat
Bukti Kas Keluar (1 rangkap) dan diberikan ke Bagian Pengadaan Barang.
• 6. Kas (uang tunai) dibayarkan oleh Bagian Pengadaan Barang kepada vendor.
Vendor menandatangani Bukti Kas Keluar. Bukti Kas Keluar kemudian
dikembalikan kepada Kasir Induk.
• 7. Jika pembelian dilakukan secara kredit, faktur yang diterima oleh Bagian
Pengadaan Barang disampaikan ke Bagian Pengendalian Hutang. Jika Hutang
sudah jatuh tempo Bagian Pengendalian Hutang memberitahu ke Bagian Kasir
Induk. Saat jatuh tempo, vendor menagih dan memberikan Faktur ke Bagian
Pengadaan Barang. Selanjutnya Faktur disampaikan ke Bagian Kasir Induk
untuk meminta kas. Proses berikutnya sama seperti prosedur no. 5 dan 6.
• 8. Bagian Kasir Induk membuat Laporan Pengeluaran Kas Harian (1 rangkap)
dan laporan tersebut diserahkan kepada Bagian Akuntansi & Keuangan pada
hari berikutnya. Bukti Kas Keluar dan Faktur dari Vendor diarsip oleh Bagian
Kasir Induk.
• 9. Barang yang telah diterima diinput datanya dan ditentukan HPP oleh Bagian
Pengadaan Barang. Pengkodean dilakukan oleh Bagian Pengadaan Barang.
 Kebijakan Umum Siklus Pengeluaran Kas -
Pembelian

• 1. Pada saat ini, seluruh barang yang dibeli dari vendor langsung masuk display
dan tidak ada gudang logistik. Manajemen mengatakan bahwa departemen
Store tidak menggunakan gudang penyimpanan barang sehingga semua barang
dagangan yang dibeli langsung diletakkan pada display.
• 2. Barang yang dibeli dari vendor dicatat dibuku persediaan oleh Bagian
Pengadaan Barang. Penentuan harga pokok (cost) barang yang dijual untuk
seluruh barang berdasarkan harga beli terakhir.
• 3. Seluruh bukti pembayaran pembelian yang masuk ke Kasir Induk dari Bagian
Pengadaan Barang tanpa diskon. Informasi yang lain menunjukkan bahwa
Praktikum Sistem Informasi: Department Store
• 4. Untuk stok baru harus diawali dengan membuat master stok oleh kasir unit.
Flow Chart Siklus Pengeluaran Kas -
Pembelian
 Pengendalian yang Telah Dibentuk pada Siklus
Pengeluaran Kas Pembelian

• Organisasi
• Dokumentasi
• Aset
• Praktek Manajemen
• Pusat Data
• Akses
• Otorisasi
 Organisasi

• Memisahkan tugas dan tanggung jawab masing-masing fungsi secara jelas

sesuai dengan struktur organisasi

• Melakukan monitoring dan pengawasan terhadap kinerja masing-masing

fungsi.
 Dokumentasi

• • Terdapat pembuatan dokumen rangkap

atau arsip untuk merekam dan
mendokumentasikan seluruh transaksi yang
dilakukan.
 Aset

• Seluruh barang yang dibeli dari vendor langsung masuk display dan tidak
ada gudang logistik.

• Bagian Pengadaan Barang dibantu oleh bagian Marketing akan melakukan

pengecekan atas jumlah persediaan antara fisik dengan buku persediaan
(Rekonsiliasi).

• Bagian Marketing akan membuat memo mengenai kegiatan stock opname

pada bagian keuangan dan akuntansi yang kemudian akan menjurnal dan
mempostingnya ke buku besar.
 Praktek Manajemen

• Melakukan pengawasan kinerja masing-masing fungsi

• Membuat struktur organisasi agar kinerja lebih efektif dan efisien

• Memisahkan fungsi-fungsi sesuai dengan struktur organisasi yang ada dan

menghindari tanggung jawab ganda dalam satu fungsi.
 Pusat Data

• Mengarsipkan semua data terkait transaksi yang terjadi.

• Melakukan penginputan data dan penentuan HPP sebagai dasar

penentuan penjualan.

• Melakukan pengkodean terhadap setiap barang yang dijual untuk

mempermudah komputerisasi dan membuat bukti penjualan.
 Akses

• Masing masing fungsi tidak memiliki akses terhadap tugas dan wewenang
fungsi lainnya.

• Bagian Pengadaan Barang merupakan fungsi yang memiliki akses atas

barang dan vendor / distributor

• Kasir Induk merupakan satu-satunya pihak yang memiliki akses terhadap

uang tunai dari departement store.
 Otorisasi

• Bagian pengadaan barang merupakan pihak yang memiliki otorisasi untuk

memesan barang, menerima dan memeriksa barang yang diterima.

• Kasir induk memiliki otorisasi terkait penyimpanan dan pengeluaran uang

kas dan melaporkannya ke fungsi akuntansi dan keuangan.
 Kelemahan dalam Pengendalian Internal

• Tidak adanya fungsi gudang yang bertanggung jawab dalam persediaan barang
dagang, sehingga kasir unit harus selalu melakukan checking saat terdapat
laporan dari pembeli .
• Kasir unit hanya membuat 1 rangkap Surat Permintaan Pembelian, sehingga
fungsi yang lain tidak mengetahui jenis barang yang dipesan.
• Barang yang datang hanya dicheck dan dilaporkan kepada fungsi akuntansi,
terkait jumlah dan keadaan sebenarnya dari barang hanya diketahui oleh
fungsi pengadaan barang
• Faktur dari vendor diarsip oleh kasir induk, sedangkan bagian akuntansi hanya
menerima laporan pengeluaran kas yang dibuat oleh kasir induk, hal ini
memungkinkan kasir induk untuk memanipulasi laporan pengeluaran kas yang
dibuat.
• Bukti pembayaran yang diterima kasir induk dari bagian pengadaan tidak
terdapat potongan terhadap harga barang, padahal pembayaran tunai
memperoleh diskon dari vendor.
• Penentuan harga pokok (cost) barang yang dijual untuk seluruh barang
berdasarkan harga beli terakhir.Untuk barang yang dibeli dengan harga lebih
tinggi dari harga terakhir dan masih tersedia di display, maka hal ini akan
menimbulkan kerugian.
 Moral Hazard
Vendor
• Vendor dapat bekerjasama dengan
bagian pengadaan terkait jumlah dan
kualitas barang yang dikirim
• Vendor dapat melakukan suap
terhadap bagian pengadaan agar
memenangkan tender untuk
pemasokan persediaan.
• Vendor dapat bekerja sama dengan
fungsi pengadaan barang untuk
meningkatkan harga barang
Staff
• Bagian pengadaan dapat memberikan
laporan palsu terkait jumlah dan
kualitas barang yang diterima.
• Bagian pengadaan dapat memperoleh
uang pembelian tunai akibat potongan
diskon
• Bagian kasir dapat melakukan
manipulasi pengeluaran kas
dikarenakan pihak keuangan hanya
memperoleh laporan dari kasir terkait
pengeluaran kas
• Bagian kasir dapat melakukan
kecurangan terkait jumlah persediaan
dalam display akibat tidak adanya
fungsi gudang.
 Perbaikan Pengendalian Internal

1. Menambahkan fungsi gudang atau persediaan untuk memonitor dan

mencegah adanya kecurangan yang mungkin terjadi akibat kurangnya
pengawasan persediaan.Bagian Kasir Unit juga membuat tembusan Surat
Permintaan Pembelian kepada fungsi gudang
2. Fungsi gudang dapat menambahkan barang di Kartu Persediaan Gudang
setelah barang dari vendor diterima dan dicheck oleh bagian pengadaan
barang, dimana kartu persediaan ini dibandingkan dengan jumlah
persediaan sebenarnya hasil check secara periodik bersama dengan
fungsi marketing.
3. Bagian kasir induk melaporkan pengeluaran kas disertai dengan faktur
dari vendor kepada bagian akuntansi sebagai bukti jumlah kas yang telah
dikeluarkan.
4. Metode LIFO sudah tidak diperbolehkan untuk digunakan, selain itu,
mencatat HPP berdasarkan harga beli terakhir dapat juga merugikan,
oleh karena itu metode dapat dirubah menjadi metode FIFO.
 Prosedur yang Terkait dengan Siklus Pembelian

1. Setelah menerima laporan dari pembeli, Bagian Kasir Unit membuat Surat Permintaan
Pembelian yang diserahkan kepada Bagian Pengadaan Barang ketika ada stok barang yang
kosong (habis terjual) dengan tembusan ditujukan kepada bagian gudang.

2. Bagian gudang melakukan checking pada persediaan di display dan kartu persediaan, jika
benar habis, maka pembelian dapat dilakukan setelah disetujui bagian gudang.
3.Bagian Pengadaan Barang kemudian memesan barang yang dimaksud kepada vendor /
distributor. Pembelian dapat dilakukan baik secara tunai maupun kredit.

3. Barang yang dikirim oleh vendor diterima oleh Bagian Pengadaan Barang
yang juga melakukan pengecekan jenis, kondisi, dan jumlah barang.

4. Bagian Pengadaan Barang membuat Laporan Penerimaan Barang. Laporan

Penerimaan Barang Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Akuntansi & Keuangan,gudang
Rangkap 1 sebagai arsip Bagian Pengadaan Barang

5. Bagian gudang menmeriksa kesesuaian laporan penerimaan dengan fisik barang baru
datang, setelah sesuai dicatat dalam kartu persediaan
• 5. Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka Bagian Pengadaan Barang
memberikan bukti pengiriman barang dan atau Faktur dari Vendor kepada
Bagian Kasir Induk untuk meminta uang tunai (kas). Kasir Induk membuat
Bukti Kas Keluar (1 rangkap) dan diberikan ke Bagian Pengadaan Barang.
• 6. Kas (uang tunai) dibayarkan oleh Bagian Pengadaan Barang kepada
vendor. Vendor menandatangani Bukti Kas Keluar. Bukti Kas Keluar
kemudian dikembalikan kepada Kasir Induk.
• 7. Jika pembelian dilakukan secara kredit, faktur yang diterima oleh Bagian
Pengadaan Barang disampaikan ke Bagian Pengendalian Hutang. Jika
Hutang sudah jatuh tempo Bagian Pengendalian Hutang memberitahu ke
Bagian Kasir Induk. Saat jatuh tempo, vendor menagih dan memberikan
Faktur ke Bagian Pengadaan Barang. Selanjutnya Faktur disampaikan ke
Bagian Kasir Induk untuk meminta kas. Proses berikutnya sama seperti
prosedur no. 5 dan 6.
• 8. Bagian Kasir Induk membuat Laporan Pengeluaran Kas Harian (1
rangkap) dan laporan tersebut diserahkan kepada Bagian Akuntansi &
Keuangan disertai dengan bukti sah berupa nota atau faktur dari vendor.
• 9. Barang yang telah diterima diinput datanya dan ditentukan HPP oleh
Bagian Pengadaan Barang.
 Kebijakan Manajemen

• Menambahkan fungsi gudang pada departement store

• Membuka saluran resmi untuk keluhan pelanggan untuk

menghindari laporan palsu yang merugikan

• Mengumpulkan data terkait barang dengan perputaran

penjualan tinggi dan rendah, untuk menghindari penumpukan
barang yang kurang diminati pelanggan dan menambah stok
barang cepat habis.
 Formulir Internal

• Data Penjualan
• Kartu Persediaan Gudang
• Surat permintaan pembelian
• Laporan penerimaan barang
• Bukti kas keluar
• Laporan pengeluaran kas
 Kebijakan Akuntansi Pengeluaran Kas

• Merubah metode perhitungan persediaan dari LIFO

menjadi FIFO

• Dikarenakan pembelian dan penjualan dilakukan

secara tunai, maka dapat dirubah menjadi cash basic.

• Metode penilaian persediaan: metode fisik

 Jurnal
• Jurnal Pengakuan Persediaan (Tunai)

Pembelian xx

Diskon Pembelian xx

Kas xx

• Jurnal Pengakuan Persediaan (Kredit)

Pembelian xx

Utang Usaha xx
• Jurnal Pembayaran Utang

Utang Usaha xx

Diskon Pembelian xx

Kas xx

• Jurnal Selisih Kurang Persediaan

Kerugian Persediaan xx

Persediaan xx
Prosedur Pengeluaran
Kas – Penggajian
Kesekretariatan dan Personalia Direktur Kasir Induk

1 3

Mengecek Melakukan Membuat

daftar absensi otorisasi daftar rekap
dan rekap daftar gaji karyawan
penjualan rekap gaji dan
harian memasukkan
uang ke
amplop
Mengecek Daftar Rekap Gaji
daftar rekap diotorisasi
gaji Menyerahkan
uang gaji
2 kepada kepala
Daftar Rekap Gaji bagian

Pembuatan
1 bukti kas
keluar (BKK)
2

BKK 3
Daftar Rekap Gaji
diotorisasi

Menyerahkan
daftar gaji
Menyerahkan
karyawan kepada
daftar rekap
kepala bagian
gaji telah
diotorisasi
kepada Kasir Daftar Gaji
Induk Karyawan

Daftar Rekap Gaji

1
diotorisasi

2
3