BAB II PEMBAHASAN

2.1 Tinjauan Umum Aktivitas Siklus Pendapatan Penyajian fungsi logis dari siklus pendapatan dapat dengan lingkungan manual yaitu dengan diagram arus data (data flow diagram- DFD) dan bagan alir dokumen. Meskipun sebagian besar oranisasi memakai sisten komputerisasi namun sistem manual harus dipelajari lebih dulu sebelum mempelajari sistem komputerisasi. Mahasiswa SIA akan dapat lebih memahami logika sistem jika tidak dirumitkan dengan teknologi yang tidak diperlukan. Setelah mengetahui apa yang perlu dilakukan, akan dibahas cara yang berbeda dan efisien dalam melakukan hal tersebut dengan menggunakan teknologi DFD (data flow diagram) memberikan tinjauan umum tentang aktivitas logis yang membentuk sistem pemrosesan pesanan penjualan. Proses ini dapat dideskripsikan dalam langkah-langkah berikut: 1.pelanggan memesan barang yang akan di beli yang kemudian departemen penjualan mencatat peristiwa ini pada pesanan penjualan. 2.Mengesahkan transaksi dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan. 3.Saat kredit disetujui, informasi penjualan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang, dan pengiriman. 4.Pengiriman barang ke pelanggan. 5.Proses penagihan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan mengenai transaksi tersebut dan menagih pelanggan. Proses penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan. 6.Bagian piutang dagang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam akun pelanggan. 7.Bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk menyesuaikan record persediaan.

8.Secara berkala proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan mengirim rangkuman informasi ke proses buku besar umum. Hal in termasuk (1) total penjualan dari penagihan, (2) total kenaikan piutang dagang, dan (3) total penurunan persediaan.

2.2 Prosedur Manual Urutan aktiviata secara manual yang melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Adapun urutan aktvitas penjualan secara manual yaitu di mulai dari: 1.Departemen Penjualan Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan. Pesanan mungkin diterima melalui surat, telfon, atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. 2.Departemen Kredit Langkah awal departemen ini adalah otorisasi transaksi yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. 3.Prosedur Gudang Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang dari pesanan penjualan ke bagian gudang. Dokumen ini mengidentifikasi barang persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang. 4.Departemen Pengiriman Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Ketiak enerima barnag dari gudang, petugas pengiriman mencocokkan barang dengan dokumen pengeluaran barang, slip pengepakan, dan dokumen pengiriman untuk menverifikasi kebenaran pesanan. Setelah benar petugas pengiriman mengepak barang, menempelkan slip, melengkapi dokumen pengiriman, dan mempersiapkan bill of lading yang merupakan kontrak formal antara penjual dan perusahaan pengiriman untuk mengirim barang ke

palanggan . petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan bill of lading ke perusahaan pengiriman, dan kemudian melakukan tugas berikut: 1. mencatat pengiriman pada log pengiriman barang. 2. menyerah dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman. 3. menyimpan satu salinan bill of lading dan satu salinan dokumen pengiriman. 5.Departemen Penagihan Departemen penagihan memainkan peran penting dalam sistem pesanan penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merenkontruksi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini kedepartemen lainnya. pada saat persetujuan kredit, departemen penagihan menerima faktur (tagihan pelanggan), salinan buku besar , dan salinan file pesanan penjualan yang berisi informasi yang sama untuk kepentingan internal. Pengiriman barang menandai berakhirnya peristiwa ekonomi dan menandai pelanggan sudah dapat ditagih. Selain itu tugas tambahan departemen penagihan juga melakukan pembukuan sesuai dengan tugas-tugas berikut: 1. mencatat penjualan pada jurnal penjualan. 2. mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang 3. mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan. 4. menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan. Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. 6.Departemen Pengendalian Persediaan Departemen ini mengguankan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui akun inventory subsidiary ledger. Setiap dokumen pengeluaran barang mengurangi jumlah persediaan di gudang. Pada

akhir periode, nilai keuangan dari total penurunan dari persediaan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum untuk di bukukan kea kun berikuy: Harga Pokok Penjualan Persediaan-pengendali 7.Departemen Piutang Dagang Departemen ini akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke accounts receivable subsidiary ledger. Setelah membukukan, staf piutang dagang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala, petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimnya ke buku besar umum. 8.Departemen Buku Besar Umum Pada saat penutupan periode pemrosesan departemen buku besra umum telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan, pengendalian persediaan, dan piutang dagang. Informasi dari departemen-departemen itu memiliki dua tujuan, yaitu: 1. buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendalian di bawah ini: xxxx xxxx

Piutang dagang Harga pokok penjualan Persediaan Penjualan

xxxx xxx xxx xxxx

2. rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang, digunakan untuk menverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses. Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari depertemen opersional, buku besra umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan. 2.3 Prosedur Back-Order

Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan, maka akan di buat dokumen back order. Dokumen back order kemudian ditempatkan pada file tersendiri sampai barang persediaan tersebut dikirim oleh pemasok. Back order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses. 2.4 Retur Penjualan Suatu ketika pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya, hal ini disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut: 1. penjual mengirim barang yang salah. 2. barang yang dikirim ternyata cacat. 3. barang tersebut rusak pada saat pengiriman. 4. penjual terlalu terlambat mengirim barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan dan pembeli menolak pengiriman tersebut. Ketika retur perlu dilakukan, pembeli akan meminta penjual untuk mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkan tersebut. Adapun prosedur retur penjualan sebagai berikut:

1.Departemen Penerimaan Barang Ketika retur staf penerimaan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan slip retur barang yang menggambarkan keadaan barang tersebut. Kemudian barang dibawa ke gudang dan salinan kedua dari slip retur barang di kirim lagi ke departemen penjualan. 2.Departemen Penjualan Ketika menerima slip retur barang, staf ini membuat memo kredit yang merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang sudah dikembalikan. Jika persetujuan khusus harus

diberikan, staf penjualan mengirimkan memo kredit tersebut ke departemen kredit untuk mendapatkan persetujuan tapi jika staf tersebut memiliki wewenang untuk mengesahkannya maka memo kredit langsung dikirim ke departemen penagihan. 3.Departemen Kredit Tugasnya mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan member atau menolak pengembalian tersebut, setelah itu baru mengembalikan memo kredit kr departemen penjualan. 4.Departemen Penagihan Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai retur. Kemudian mengirim memo kredit ke bagian pengembalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Pada akhir periode, total pengembalian penjualan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum. 5.Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke depertemen buku besar umum. Selanjutnya, departemen pengendalian persediaan mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang dagang. 6.Departemen Buku Besar Umum Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf kemudian membukukan voucher jurnal tersebut kea kun pengendali berikut: Persediaan Retur penjualan dan kredit Harga pokok penjualan xxx xxxxx xxx

Piutang dagang

xxxxx

Staf buku besar umum merekonsiliasi rangkuman buku besar pembantu piutang dagang dengan akun pengendali piutang dagang untuk memverifikasi proses pembukuan. Voucher jurnal dan ikhtisarnya kemudian disimpan. 2.5 Prosedur Penerimaan Kas Prosedur penerimaan kas menggambarkam penerimaan kas untuk pembayaran piutang dagang serta pembayaran secara tunai. Adapun prosedur dan departemen yang dilibatkan dalam penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Pertama ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersamaan dengan permintaan pembayaran. Staf ruang penerimaan dokumen mengirim cek dan permintaan pembayaran ke staf administrasi yang akan mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut. Staf kemudiaan mencatat setiap cek pada lembaran yang disebut daftar permintaan pembayaran. Biasanya daftar permintaan pembayaran terdiri dari salinan yang masing-masing salinan ke departemen-departemen. 2. Departemen Penerimaan Kas Kas memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini. Setelah rekonsiliasi antara cek dengan permintaan pembayaran kasir mencatat penerimaan pada jurnal penerimaan kas. Selanjutnya staf menyiapkan slip setoran bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penenrimaan harian dan menyerahkan cek tersebut dua salinan dari slip setoran ke bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawasan. Pada akhir hari kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal dengan entri kontra:

Kas Piutang dagang

xxxx xxxx

Staf kemudian mengirim voucher jurnal tersebut ke departemen buku besar umum. 3. Departemen Piutang Dagang Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang dagang merangkum akun nuku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar umum. 4. Depratemen Buku Besar Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal kea kun pengendalian piutang dagang dan akun pengendalian kas, merekonsilisasi akun pengendalian piutang dagang, dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal. 5. Departemen Controlel Secara berkala staf dari department controller mencokokan penerimaan kas dengan salinan dari daftar permintaan pembayaran, slip storan bank yang diterima dan voucher jurnal dari departmen penerimaan kas dan departemen piutang dagang. 2.6 Pengendalian Siklus Pendapatan Pada bab sebelumnya didefinisikan enam kelompok aktifitas pengendalian internal yang menjadi petunjuk kita dalam membuat dan mengevaluasi proses pengendalian transaksi. Proses tersebut adalah pemisahan tugas, supervisi, catatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen. 1. Otorisasi Transaksi merupakan serangkaian kegiatan yang bertujuan nuntuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid saja yang akan diproses.

 Pemeriksaan kredit dilakukan oleh departemen kredit yang bertugas otorisasi pemrosesan pesanan penjualan untuk memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Perhatian utamanya adalah kelayakan pemberian kredit pada pelanggan. Dalam membuat keputusan departemen ini bisa menggunakan berbagai macam tehnik dan pengujian. Kompleksitas prosedur pemberian kredit bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dan pelanggan, dan penting tidaknya transaksi. Otorisasi khusus yang dibutuhkan dalam keadaan yang sangat khusus akan memerlukan waktu yang agak lama namun demikian keputusan yang bersifat umum pun tidak bisa diurus dengan cepat karena transaksi baru dapat diproses lebih lanjut setelah kredit disetujui. Kebijakan retur barang. Dalam hal ini departemen kredit mengotirisasi proses retur barang. Penentuan ini didasarkan pada sifat penjualan dan situasi retur. Konsep otorisasi khusus dan umum juga mempengaruhi aktifitas ini. Kebanyakan perusahaan mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui pengembalian kas dan kredit untuk akun pelanggan. Pradaftar kas. Proses ini menyediakan sarana untuk proses verifikasi apakah cek dari pelanggan dan permintaan pembayaran sudah benar. Adanya kelebihan dan kekurangan akan dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokan dengan batch dengan daftar yang ada. Jadi, permintaan pembayaran kas mengotorisasi pembukuan permintaan pembayaran ke akun pelanggan. 2. Pemisahaan tugas Pemisahaan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemenpun yang memproses transaksi secara keseluruhan jumlah karyawan dan volume transaksi yang diproses mempengaruhi cara pemisahaan dilakukan. 3. Supervisi

Beberapa perusahaan memiliki karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat melakukan pemisahaan fungsi. Perusahaan seperti ini harus begantung pada supervisi untuk pengendaliannya. Dengan melakukan supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai dapat diantisipasi. Supervisi juga dapat mengendalikan sistem yang sudah terpisah dengan baik seperti pada sistem penerimaan kas, bagian penerimaan dokumen merupakan titik rawan pada setiap perusahaan.

4. Catatan akuntansi Catatan akuntansi mendiskripsikan bagaimana dokumen perusahaan, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkinkan auditor independen untuk menelusuri transaksi melalui berbagai tingkat pemrosesan. Catatan akuntansi dalam pemrosesan penjualan dan penerimaan kas memiliki beberapa hal : Dokumen sumber bernomor Jurnal khusus Buku besar pembantu Buku besar umum File (file pesanan penjualan terbuka, file referensi daftar harga, file sejarah penjualan, file laporan pengiriman, file memo kredit) 5. Pengendalian akses Pengendalian ini mencegah dan mendeteksi akses yang disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva fisik pada siklus

10

pendapatan adalah persediaan kas. Pembatasan akses ke aktiva ini meliputi : Keamanan gudang Penyetoran kas secara harian ke bank Penggunaan lemari besi atau kotak deposit yang aman untuk kas Penguncian laci kas dan lemari besi pada departemen penerimaan kas. Pengendalian akses atau informasi mencakup pencatatan akses dokumen yang mengendalikan aktiva yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Jika tidak dibatasi aksesnya maka seseorang dapat memanipulasi perusahaan. 6. Verifikasi Independen Verfikasi ini bertujuan untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem. Agar efektif, verifikasi independen harus dilakukan pada poin-poin utama dalam proses dimana kesalahan dapat dideteksi dengan cepat dan benar. Contoh pengendalian verifikasi independen dalam siklus pendapatan muncul dalam poin-poin departemen pengiriman, departemen penagihan, departemen buku besar umum. Dari enam aktifitas pengendalian yang telah disebutkan diatas dapat diringkas menjadi suatu tabel poin-poin pengendalian dalam sistem. Aktivitas pengendalian Otorisasi transaksi Pemisahaan Pemeriksaan kredit Kebijakan retur barang Tugas dipisah dari pemrosesan; Daftar permintaan pembayaran (pradaftar kas) Penerimaan kas dipisah dari Pemrosesan penjualan Penerimaan kas

11

tugas

pengendalian persediaan dipisah dari gudang; buku besar pembantu piutang dagang dipisah dari buku besar umum

piutang dagang dan akun kas; buku besar pembantu piutang dagang dipisah dari buku besar Ruang penerimaan dokumen

Supervisi Catatan akuntansi Pesanan penjualan, juranal penjualan, buku besar pembantu piutang dagang, pengendali utang dagang, dll

Permintaan pembayaran, cek, jurnal penerimaan kas, buku besar pembantu piutang, akun pengendalian piutang, akun kas

Akses

Akses fisik ke persediaan, akses pencatatan akuntansi

Akses fisik ke kas; akses pencatatan akuntansi Penerimaan kas, buku besar umum, rekonsiliasi bank.

Verifikasi independen

Departemen pengiriman, penagihan, buku besar umum

2.7 Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Teknologi juga dapat digunakan sebagai alat yang sangat bagus untuk mencapai perubahan organisasi. Bagian bawah dari spectrum perubahaan otorisasi adalah otomatisasi, sedangkan bagian atasnya adalah rekayasa ulang. Otomatisasi mencapkup penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan sedangkan rekayasa ulang meliputi perubahan dasar pola pikir atas proses bisnis dan alur pekerjaan dimana tujuannya untuk memperbaiki kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan cara mengidentifikasi dan menghilangkan yang tidak bernilai tambah. 1. Otomatiskan pemrosesan pesanan penjualan dengan teknologi batch Adanya perpindahan yang utama dari sistem manual adalah tidak adanya fungsi akuntansi dan operasi sehari-hari. Proses akuntansi tradisional daro penagihan, pengendalian persediaan, piutang dagang, dan buku besar umum dilakukan oleh aplikasi computer. Meskipun demikian tugas operasi lainnya seperti penerimaan pesanan penjualan, penerimaan kredit, penggudangan, dan pengiriman masih dilakukan sama dengan pada
12

saat sistem manual. Keunggulan otomatisasi adalah penghematan biaya, pengurangan kesalahan, meminilkan jumlah staf akuntansi, serta resiko kesalahan administrasi. Tahap-tahap pemrosesan computer dari sistem ini adalah sebagai berikut : Pemasukan data Pengeditan Prosedur pembaruan 2. Rekayasa ulang pemrosesan pesanan penjualan dengan teknologi real time Banyak prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama digantikan dengan terminal computer yang interaktif sistem ini menyediakan masukan dan keluaran secara real time dengan pembaruan batch pada beberapa file master. Prosedur pemrosesan transaksi meliputi prosedur penjualan, prosedur penggudangan, departemen pengiriman Prosedur pembaruan file master Keunggulan pemrosesan secara real time adalah mengurangi biaya operasi dan meningkatkan biaya pendapatan yang menjadikan teknologi real time sebagai piihan yang menarik bagi perusahaan. Adapun kelebihannya sebagai berikut : Pemrosesan real time menyederhanakan siklus kas perusahaan. Pemrosesan real time dapat unggul bersaing di pasar Prosedur manualcenderung menghasilkan kesalahan administrasi yang dapat diidentifikasi dengan teknologi real time. Pemrosesan secara real time ini mengurangi pemakaian kertas. 3. Prosedur penerimaan kas otomatis Prosedur penerimaan kas adalah prosedur batch alami. Tidak seperti transaksi penjualan yang cenderung terjadi terus menerus dalam satu hari, penerimaan kas merupakan kejadian berbeda cek dan permintaan pembaran diterima secara berkelompok. Sama halnya, penyetoran kas

13

yang diterima hanya dilakukan sekali pada hari kerja adapun poin-poin utama dari sistem penerimaan kas : Ruang penerimaan dokumen. Diruang ini cek dengan permintaan pembayaran dipisahkan dan menyiapkan daftar pembayaran kemudian cek salinan pembayaran dikirim ke depertemen penerimaan kas. Serta dokumen permintaan pembayran dan salinan daftar pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang. Departemen penerimaan kas. Staf disini mencocokan cek dan daftar pembayaran serta menyiapkan slip setoran. Melalui terminal computer. Staf membuat record voucher jurnal dari total kas yang diterima kemudian menyimpan daftar pembayaran lalu menyetorkan uang tersebut ke bank pada akhir hari kerja. Departemen piutang dagang. Staf disini menerima dan mencocokan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.melalui terminal computer staf membuat transaksi penerimaan kas berdasarkan setiap dokumen pembayaran lalu menyimpan dokumen pembayaran tersebut. Departemen pemrosesan data. 2.8 Sistem Poin of Sale Merupakan sistem siklus pendapatan yang hanya uang tunai, cek, dan pembayaran tunai saja yang dapat digunakan. Perusahaan tidak menyimpan rekening pelanggan. Persediaan disimpan ditoko dan pelanggan secara langsung dapat mengambil barang yang akan dibeli dan membawanya kekasir pembayaran dimana transaksi dimulai. Adapun tahapan prosedur point of sale 1. Prosedur Harian Pertama kasir memindahi label kode produk universal pada barang yang dibeli dengan pemindai sinar laser. Pemindai tersebut merupakan alat input utama dari sistem POS. sistem POS berhubungan secara online ke file persediaan dimana data harga barang didapatkan dan akan ditmpilkan pada computer kasir. Jumlah persediaan akan berkurang secara langsung

14

untuk menunjukan bahwa barang telah terjual. Jika persediaan barang mencapai jumlah minimal yang ditetapkan sistem akan secara otomatis akan melakukan pemesanan kembali. Ketika kode produk universal selesai dipindahi, sistem secara otomatis menghitung pajak, potongan harga,dan total transakasi. Untuk transaksi dengan kartu kredit kasir melakukan transaksi persetujuan dengan penjamin kartu kredit melalui koneksi online. 2. Prosedur Akhir Hari Kerja Pada akhir hari kerja staf penerimaan uang tunai menyiapkan tiga lembar slip setoran untuk seluruh penerimaan uang tunai. Akhirnya program desk merangkum penjualan dan jurnal penerimaan kas, menyiapkan voucher jurnal dan membukukan ke rekening buku besar umum sebagai berikut : Kas Kelebihan/kekurangan kas Piutang dagang (kartu kredit) Harga pokok penjualan Penjualan Persediaan xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

2.9 Rekayasa Ulang Menggunakan EDI (electronic data interchange) Banyak perusahaan telah merekayasa ulang proses pesanan penjualan melalui pertukaran data elektronik EDI. Teknologi dibuat untuk mempercepat transaksi rutin dengan pedagang grosir, dan antara pedagangn grosir dengan pedagang eceran. Teknologi ini computer pelanggan terhubung langsung ke computer penjual melalui telefon. Saat pelanggan mendeteksi adanya kebutuhan untuk memenuhi persediaan, sistem secara otomatis mengirimkan pesanan

15

tersebut ke penjual. Sistem yang dimiliki oleh penjual dan secara otomatis memprosesnya. EDI tidak hanya sekedar teknologi. EDI mewakili susunan bisnis yang unik antara pembeli dan penjual dimana mereka sebelumnya menyetujui pertentuan dari kerja mereka. Namun demekian EDI memiliki sisi negative pengendalian bagi perusahaan. Salah satu masalahnya adalah bagaimana memastikan, tanpa adanya pengesahan karena hanya transaksi yang valid saja yang diproses. Resiko lainnya adalah bahwa rekan bisnis atau seseorang lainnya mengakses catatan akuntansi perusahaan yang tidak masuk dalm perjanjian. 2.10 Rekayasa Ulang Dengan Menggunakan Internet Ribuan perusahaan didunia sudah membuat homepage untuk mempromosikan produk mereka dan melakukan penjualan. Dengan masuk ke homepage pelanggan dapat memperoleh akses kedaftar barang penjualan, melihat barang yang tersedia, dan memesan. Biasanya penjualan melalui internet adalah transaksi kartu kredit. Pesanan pelanggan dan informasi kartu kredit disertakan pada file email penjual. Staf akan meneliti pesanan tersebut, memverifikasi kredit, dan memasukan transaksi tersebut kedalam sistem penjualan untuk diproses. Karena perlu meneliti file email maka waktu penjualan melalui internet lebih lama dibandingkan pesanan melalui telefon. Tidak seperti EDI, internet menghubungkan organisasi dengan ribuan mitra bisnis potensial yang tidak memiliki perjanjian formal dengan organisasi selain itu hubungan lewat internet beresiko mendapat ancaman dari hacker, virus dan penipuan transaksi. 2.11 Pertimbangan Pengendalian Untuk Sistem Berbasis Komputer segala bentuk teknologi pasti memiliki resiko-resiko, tidak terkecuali dalam pengendalian yang berbasis komputer ini. Adapun resiko yang mungkin terjadi adalah sebagai berikut: 1. Otorisasi. Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan real-time dilakukan secara otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi

16

perhatian lebih atas kebenaran aturan program komputer dan kualitas data yang digunakan untuk membuat keputusan tersebut. 2. Pemisahan Tugas. Sejumlah tugas yang biasanya dipisahkan dalam sistem manual digabungkan dalam sistem berbasis komputer. Aplikasi computer melakukan tugas pengendalian persediaan, piutang dagang, penagihan, dan buku besar. Karena tidak terdapat pemisahan pada area ini, perhatian kita berfokus pada integritas program komputer yang melaksanakan tugas-tigas tersebut. Di sini yang dipermasalahkan apakah logika program komputer sudah benar, semua orang menerima aplikasi tersebut sejak pertama digunakan, perubahan yang dilakukan pada program mengakibatkan terjadinya kesalahan yang tidak terlihat. Maka dengan adanya hal ini paa akuntan perlu memisahkan tugas dalam mendesain, menyimpan, dan mengoperasikan program komputer. 3. Supervisi. Pentingnya pengendalian atas prosedur penanganaan kas pada bagian penerimaan dokumen. Individu yang membuka surat mempuntai akses ke kas (aktiva) dan ke dokumen pembayaran (yang mencatat transaksi). Karyawan yang tidak jujur berpeluang untuk berbuat curang. Resiko ini ada pada sistem manual dan sistem berbasis computer yang menggunakan prosedur manual untuk bagian penerimaan dokumen. Pada sistem POS, dimana persediaan dan kas berisiko, supervisi merupakan hal yang penting. Pelanggan dapat secara langsung mengakases persediaan pada sistem POS, dan kejahatan pencurian adalah hal yang menjadi perhatiaan manajemen. Supervisi dalam bentuk kamera pengamat dapat mengurangi resiko tersebut serta teknik ini juga dapat dipakai staf untuk menangani penerimaan uang tunai dari pelanggan. Selain itu gululngan kertas internal mesin kasir juga merupakan bentuk supervisi, karena hanya pengawas staf yang mempunyai akses ke gulungan yang digunakan untuk mencatat saldo laci mesin kasir saat pergantian staf. 4. Pengendalian akses. Dalam sistem komputerisasi catatan akukntansi disimpan dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses tidak tidak

17

memiliki otorosasi dan tidak terdeteksi. Hal ini rentan terhadap penipuan. Selain itu tanpa adanya dokumen fisik untuk cadangan, kehancuran file komputer akan menyebabka perusahaan tidak mempunyai catatan akuntansi lagi. Maka untuk menjaga integritas dari catatan akuntansi perusahaan harus menerapkan pengendaliaan yang membatasi akses ke aktiva. 5. Catatan akuntansi. Jurnal. Jurnal yang disimpan dalam bentuk digital sangat beresiko jika memiliki kualitas pengendalian perlindungan yang buruk karena akan mudah dimanipulasi oleh orang yang tidak berwenang. Buku besar. File buku besar yang dalam bentuk digital juga sangat berisiko jika perlindungannya buruk. Cadangan file. Kehilangan, kerusakan, atau korupsi dari catatan akuntansi merupakan masalah yang sangat serius. Maka dari itu departemen pemrosesan data harus melakukan proses back up. 6. Verifikasi Independen. Sistem komputer menghilangkan beberapa pengendalian verifikasi independen dari sistem. Verifikasi independen dengan melakukan perhitungan saldo pengendalian batch setiap selesai dijalankan. 2.12 Sistem Akuntansi Berbasis PC Aplikasi PC merupakan sistem yang bersifat umum sehingga dapat memenuhi banyak keinginan pengguna. Tidak mengherankan jika sistem akuntansi berbasis PC banyak digunakan pada perusahaan yang berskala kecil yang menggunakan sistem tersebut untuk mengotomatisasi sistem manual perusahaan tersebut sehinggan menjadi lebih efektif dan kompetitif. Sistem PC juga telah menembus perusahaan besar yang telah melakukan desentralisasi operasi. Kebanyakan PC didesain dengan sistem modular yang menyediakan tingkat kebebasan bagi para pengguna untuk melakukan perubahan sistem agar dapat memenuhi kebutuhan mereka. Dengan demikian perusahaan dapat memanfaatkan program ini dengan baik sesuai kebutuhan perusahaa.

18

2.13 Resiko PC Sistem akuntansi PC menciptakan masalah pengendalian yang unik bagi akuntan. . Resiko timbul dari kelemahan yang melekat pada lingkungan PC. Resiko tersebut antara lain: Pemisahan tugas. Sistem PC cenderung tidak mempunyai pemisahan tugas yang memadai. Karyawan bisa bertanggung jawab untuk seluruh data transaksi, termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, faktur, dan pembayaran. Pada sistem manual kewenangan ini sama saja dengan menugaskan pemasukan data piutang dagang, uatang usaha, pengeluaran kas, dan penerimaan kas kepada satu orang. Pengendalian akses. Sistem PC biasanya tidak cukup menyediakan pengendalian pada akses file data, meskipun beberapa aplikasi bisa diamankan dengan menggunakan kata sandike file, akses file data secra langsung melalui sistem operasi dapat melewati pengendalian ini.solusi atas masalah in mencakup enkripsi data, penguncian disket, dan alat pengamanan fisik. Catatan akuntansi. Lingkungan PC sering mengalami kehilangan data yang mangancam catatan akuntansi dan jejak audit. Kegagalan disket komputer merupakan sebab utama dari kehilangan data. Prosedur formal untuk membuat data cadangan dari file data dan program dapat mengurangi permasalahan ini.

19

20