MATERI 6 SIKLUS PENDAPATAN I (PENJUALAN) Daur pendapatan adalah daur yang meliputi fungsi-fungsi untuk menjual barang dan

jasa yang dihasilkan perusahaan dan penagihan. Daur pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa. Daur tersebut meliputi : Subsistem/ prosedur penjualan produk dan jasa. Subsistem/ prosedur piutang. Fungsi pokok yang tercermin dalam prosedur penjualan Tiga fungsi yang tercermin dalam prosedur penjualan: 1). Fungsi pelaksanaan penjualan tercermin pada penanganan pesanan pelanggan yang ditangani oleh bagian penjualan dan bagian kredit. 2). Fungsi penguasaan dan penanganan barang (custodianship) tercermin pada kegiatan pengeluaran barang dari gudang dan pengiriman barang oleh bagian pengiriman. 3). Fungsi pencatatan dan pengelolaan tagihan ditangani oleh bagian akuntansi dan bagian penagihan. Daur pendapatan/ penjualan berhubungan dengan fungsi manajemen pemasaran. Kegiatan pemasaran yang menjadi tanggungjawab direktur pemasaran : Membuat kebijakan penetapan harga, diskon, syarat-syarat kredit, dan jaminan dan garansi. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengenalan produk baru, perencanaan kegiatan pemasaran besar-besaran. Koordinasi dan evaluasi kinerja karyawan memberi motivasi.

Informasi internal yang dibutuhkan direktur pemasaran : Posisi persediaan, kemampuan produksi, hasil-hasil survei pemasaran Informasi eksternal/ lingkungan yang dibutuhkan : Perkembangan ekonomi, rencana strategis pesaing, perilaku pelanggan

Contoh bagan organisasi di jajaran pemasaran

Direktur Pemasaran

Kepala Divisi layanan pelanggan

Kep. Dir. Iklan & promosi

Kep. Div penjualan

Kep. Div perencanaan produk

Kep. Div. Penelitian pemasaran

Manajer wilayah I

Manajer wilayah II

Manajer wilayah III

Manajer wilayah IV

i.

Bagan Alir Dok. Prosedur/ Sistem Penjualan Kredit Manual Pelanggan

Pesanan pelanggan (customer purchase 1 Pesanan order)

Penjualan
Pesanan Pelanggan Pesanan

Penagihan

Kredit
Order Penjualan
5

Piutang

Bk. Besar

Gudang
Order Penjualan
6

Pengiriman
Order penjualan
7

Kesediaan memenuhi pesanan Pesanan

3Pelanggan

backorder

Dicatat dibuku persediaan

Order penjualan
Brg

Order 4 Penjualan

Sebagai pemberitahuan pengiriman barang

Order Penjualan

Brg

Brg

12

Faktur

11

10

Faktur

Faktur

N
Total Kelompok
13

Total Kelompok

dibandingkan
15

14Voucher

Journal

Voucher Journal

Pernyataan Piutang 17

Pernyataan Piutang
18

Pernyataan Piutang 16

Prosedur penjualan tersebut bukan baku, karena penerapannya bisa bervariasi tergantung karakteristik masing-masing perusahaan. 1. Diterima Pesanan Pelanggan (customer Purchase Order). Yang mencantumkan jenis, jumlah, kualitas, harga barang yang dipesan. Diterima dalam rangkap 2, satu lembar. 2. Dokumen Pesanan pelanggan diterima dalam rangkap 2. Pesanan pelanggan : dokumen yang diterima dari pelanggan yang mencantumkan jenis, jumlah, kualitas, dan harga barang yang dipesan. 3. Satu lembar dokumen pesanan pelanggan dikembalikan pada pelanggan dengan catatan bahwa pesanan dapat dipenuhi. Lembar yang dikembalikan lazim disebut lembar persetujuan pesanan (pesanan dapat melalui telepon dan dicatat dalam dokumen tertulis kemudian dikonfirmasikan ke pelanggan). 4. Jika bagian penjualan pelanggan sudah siap diproses, bagian penjualan membuat order penjualan (sales order). Sales order : dokumen yang berfungsi sebagai perintah kepada bagian gudang dan bagian pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pelanggan juga memuat tentang persyaratan kredit, biaya angkut, pajak, perkalian kuantitas barang dan harga per unit dan total nilai yang difakturkan. 5. Order penjualan dikirim ke bagian kredit untuk meminta persetujuan tentang penjualan pada pelanggan yang bersangkutan bagian kredit berfungsi menilai kemampuan kredit pelanggan untuk tujuan mengurangi resiko piutang tak tertagih. 6. Order penjualan juga dikirim ke bagian gudang (jika sudah dapat persetujuan dari bagian kredit) jika kuantitas ternyata belum mencukupi pesanan maka kuantitas yang belum diserahkan dinamakan kuantitas backorder dicatat dalam buku/ file persediaan barang jadi/ hasil selesai. File backorder : pesanan pelanggan yang belum terpenuhi seluruhnya karena terjadi kekosongan barang 7. Order penjualan juga diserahkan ke bagian pengiriman Order penjualan digunakan sebagai : Dokumen slip pembungkus

Bukti pencatatan di buku persediaan Pemberitahuan pada bagian penagihan bahwa barang telah dikirim Bagian pengiriman mengemas barang dilengkapi 2 lembar Order Penjualan. Dengan kepindahan barang dari bagian gudang ke bagian pengiriman berarti tanggung jawab atas barang beralih dari bagian gudang ke bagian pengiriman. Harus ada tanda tangan kedua belah pihak pada dokumen order penjualan. Lembar ini kemudian dikirim ke bagian penagihan yang lain sebagai slip pembungkus barang. 8. Order penjualan yang diterima bagian penagihan berfungsi sebagai pemberitahuan bahwa barang telah dikirim ke pelanggan sehingga pelanggan harus ditagih sebesar harga barang + biaya-biaya dan pajak. Alat untuk menagih adalah faktur (invoice). 9. Pengiriman barang pada pelanggan. 10. Faktur dibuat untuk menagih pelanggan. 11. Faktur dikirim pada pelanggan. 12. Faktur dikirim pada bagian piutang yang digunakan sebagai dokumen dan buku pembantu piutang adalah mencatat piutang dalam buku piutang menurut nama pelanggan. Faktur (invoice) : alat untuk menagih pelanggan atas pesanan yang diminta sebesar harga barang ditambah biaya-biaya dan pajak yang dibebankan. 13. Bagian penagihan mengumpulkan semua faktur pada yang bersangkutan membuat daftar no. faktur dan nilainya, juga dicantumkan nilai total keseluruhan kelompok (batch total) faktur tersebut. 14. Daftar faktur dan nilai total kelompok, digunakan sebagai bahan untuk membuat voucher jurnal (jurnal harian) voucher ini membuat ayat jurnal : 15. Voucher jurnal kemudian dikirim ke pencatat buku besar sebagai bahan mencatat transaksi ke masing-masing akun yang tercantum dalam voucher bagian piutang, faktur-faktur tersebut dibukukan ke buku pembantu dan bagian piutang juga membuat daftar dan nilai total kelompok. Daftar dan nilai total kelompok dikirim ke bagian buku besar untuk dibandingkan dengan total ayat jurnal yang tercantum dalam voucher jurnal dari bagian penagihan. Proses pencocokan untuk bagian buku besar :

Bagian penagihan Pelanggan A Pelanggan B Pelanggan C Pelanggan D Total nilai kelompok

= = = = =

50 juta 30 juta 20 juta 20 juta 120 juta

Bagian piutang So sebelum posting = 320 juta So sesudah posting = 440 juta Total nilai kelompok = 120 juta

Bagian buku besar Total nilai kelompok : Bagian penagihan = 120 juta Bagian piutang = 440 juta Selisih = 120 juta

16 secara periodik, biasanya pada akhir tiap bulan bagian piutang menyiapkan surat pernyataan piutang yang memuat rincian transaksi dalam periode terakhir dan menyatakan jumlah total piutang perusahaan pada pelanggan yang bersangkutan. Satu lembar dikirim ke pelanggan Satu lembar lagi dikirim ke bagian kredit Prosedur diatas memperlihatkan adanya mekanisme saling mengawasi (internal check) karena adanya independensi orang yaitu adanya pemisahan antara lain : Fungsi pengelolaan (custodial) oleh bagian gudang dan bagian pengiriman Fungsi pelaksanaan oleh bagian penjualan Fungsi pencatatan oleh bagian kredit, bagian buku besar, bagian piutang dan bagian penagihan Prosedur Penjualan Tunai Manual Pada umumnya digunakan oleh perusahaan pengecer (retail) Sistem penjualan tunai didasarkan pada asumsi bahwa pembeli dapat mengambil barang setelah barang dibayar di kasir dan pelanggan (kasir biasanya dilengkapi dengan mesin cash register) dapat menerima bukti pembayaran (yang digunakan untuk melakukan retur jika barang rusak, tetapi pada toko-toko dan swalayan

biasanya mencantumkan catatan pada nota penjualan bahwa barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan). Pada penjualan tunai, petugas yang melakukan penjualan sebaiknya dipisah dari petugas mengelola kas (kasir) jika dirangkap maka dengan mudah ia dapat menggelapkan uang hasil penjualan tersebut. Untuk mencegah hal ini cash-register mengeluarkan tanda pembayaran yang harus diserahkan pada pelanggan. (tanda pembayaran tersebut semata-mata hanya memberi dampak psikologis kepada kasir agar merasa diawasi oleh pelanggan) Nota penjualan dibuat rangkap 3 : 1 lembar untuk pelanggan (diserahkan ke kasir untuk bayar uang) 1 lembar lagi untuk petugas pembungkus barang bersama barang yang Lembar ke-3 diarsip petugas penjual

dibeli pelanggan yang bersangkutan Secara periodik perusahaan melakukan pemeriksaan fisik barang (stock opname) : pemeriksaan barang yang dilakukan oleh petugas dari luar toko atas perintah pimpinan perusahaan secara periodik. Jumlah barang persediaan yang ada di toko harus sesuai dengan catatan persediaan. Transaksi pengeluaran dan penerimaan barang dicocokkan pula dengan nota penjualan dan bukti penerimaan barang. Jika terjadi perbedaan maka dengan mudah dapat ditemukan karena ada mekanisme saling uji (internal cek) yaitu : 1. 2. 3. Pelaksanaan penjualan yang dipegang oleh petugas penjualan Pencatat dan pengelola kas oleh kasir Penanganan barang oleh petugas pembungkus