Anda di halaman 1dari 26

SIKLUS PENDAPATAN Sistem Informasi Akuntansi , James A.

Hall, 2007
Organisasi ekonomi baik yang berorientasi laba maupun nirlaba
menghasilkan pendapatan melalui proses bisnis yang membentuk siklus
pendapatannya.

Dalam bentuknya yang paling sederhana, siklus

pendapatan adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa


menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli.
Siklus pendapatan yang lebih rumit pada penjualan secara kredit,
membagi transaksi kedalam dua tahap
1. Tahap fisik, yang mencakup pemindahan aktiva atau jasa dari penjual
ke pembeli.
2. Tahap keuangan, yang mencakup penerimaan kas oleh penjual dalam
pembayaran piutang dagang.
A. TINJAUAN UMUM AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN
Meskipun sebagian besar organisasi memakai teknologi komputer
dalam bentuk berbeda satu sama lainnya, namun terlebih dahulu perlu
dipelajari sistemnya secara manual. Fungsi logis dari siklus pendapatan
dapat disajikan dalam diagram arus data (data flow diagram) dan bagan
alir dokumen yang mencerminkan lingkungan manual.

Gambar 1 DFD sistem pemrosesan pesanan penjualan

Berdasarkan DFD diatas, akifitas logis yang membentuk sistem


pemrosesan pesanan penjualan dapat dideskripsikan dalam langkahlangkah berikut:
1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen
penjualan,

baik

melalui

telepon,

surat atau datang langsung.

Departemen penjualan mencatat rincian penting


penjualan.
2. Langkah pertama

dari

proses

penjualan

adalah

dari pesanan
mengesahkan

transaksi dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.


3. Saat kredit disetujui informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses
penagihan, gudang, dan pengiriman.
4. Setelah adanya persetujuan kredit, langkah selanjutnya adalah
mengirim barang. Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke
proses penagihan.
5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang
relevan

mengenai

transaksi

tersebut

(produk,

harga,

biaya

pengurusan, angkutan, pajak dan ketentuan potongan harga) dan


menagih pelanggan. Proses penagihan kemudian mengirim informasi
ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.
6. Bagian piutang dagang menerima informasi penagihan

dan

mencatatnya kedalam akun pelanggan.


7. Bagian pengendalian persediaan juga menggunakan informasi dari
bagian penagihan untuk menyesuaikan record persediaan untuk
mencerminkan penurunan persediaan.
8. Secara berkala (setelah setiapbatch, harian, mingguan, bulanan, dan
seterusnya) proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian
persediaan mengirimkan rangkuman informasi ke proses buku besar
umum.

Ini termasuk (1) total penjualan dari penagihan, (2) total

kenaikan

piutang

dagang,

persediaan.Berdasarkan

informasi

dan

(3)

tersebut

total
buku

penurunan
besar

umum

memproses ke akun pengendali yang dipengaruhi oleh transaksi


penjualan selama periode berjalan. Proses buku besar merekonsiliasi
rangkuman

yang

dikompilasi

secara

mengidentifikasi kesalahan pencatatan record.

independen

untuk

Prosedur Manual Sistem Pesanan Penjualan


Bagan alir dokumen pada gambar 2a dan 2b dibawah ini
menunjukkan prosedur manual dan dokumen-dokumen yang biasanya
digunakan dalam sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara
manual.

Gambar 2a sistem pemrosesan pesanan penjualan manual

Gambar 2b sistem pemrosesan pesanan penjualan manual (lanjutan)

a. Departemen penjualan.
Proses penjualan dimulai dari bagian ini yang menerima pesanan
pelanggan berupa jenis dan jumlah barang yang diminta. Pesanan
yang diterima dapat melalui surat, telepon, atau pertemuan
langsung

dengan

mengungkapkan

pelanggan.

informasi

Dokumen

penting

pesanan

seperti

nama

penjualan

dan

alamat

pelanggan, nomor akun pelanggan, deskripsi barang yang dijual,


jumlah dan harga satuan, informasi pajak atas pembelian, potongan
harga dan biaya pengiriman.

Berdasarkan gambar 2a beberapa

salinan pesanan penjualan digunakan untuk otorisasi kredit, slip


pengepakan, dokumen pengeluaran barang, dokumen pengiriman,
faktur penjualan, dan pencatatan kedalam buku besar. Satu salinan
dari dokumen tersebut disimpan dalam file pesanan pelanggan unuk
referensi

dimasa

yang

akan

datang,

dan

biasanya

disusun

berdasarkan urutan abjad nama pelanggan untuk memudahkan


pencarian.
b. Departemen kredit.
Bagian ini melakukan otorisasi transaksi yang mencakup verifikasi
kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Salinan persetujuan
kredit digunakan sebagai dasar diprosesnya pesanan penjualan,
salinannya dikirimkan ke berbagai kepada bagian terkait.

Salinan

kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi


selesai.
c. Prosedur gudang.
Departemen penjualan

mengirim

salinan

surat

pengeluaran

barang (stock release atau tiket pengambilan) dari pesanan


penjualan ke bagian gudang. Dokumen ini mengidentifikasi barang
persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang. Dokumen ini
memberikan

persetujuan

mengeluarkan barang.

formal

bagi

petugas

gudang

untuk

Satu salinan surat pengeluaran barang

dikirim bersama barang ke bagian pengiriman, dan salinan yang


lainnya disimpan di gudang sebagai catatan transaksi.
d. Departemen pengiriman
Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang,
departemen pengiriman menerima salinan slip pengepakan dan
dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Slip pengepakan
bersama

dengan

barang

dikirim

ke

pelanggan

untuk

menggambarkan isi kiriman tersebut, bisa ditaruh dalam kotak


pengiriman atau ditempel pada barang tersebut. Ketika menerima
barang dari bagian gudang, petugas pengiriman mencocokkan
barang dengan dokumen pengeluaran barang, slip pengepakan, dan
dokumen pengiriman untuk memverifikasi kebenaran pesanan.
Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan
salinan bill of lading (kontrak formal antara penjual dan perusahaan
pengiriman) kepada perusahaan pengiriman. Selanjutnya petugas
pengiriman

mencatat

log

pengiriman

barang,

menyerahkan

pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen


penagihan sebagai bukti pengiriman,

dan mengarsipkan satu

salinan bill of lading dan satu salinan dokumen pengiriman.


e. Departemen penagihan
Pada saa persetujuan kredit departemen penagihan menerima
faktur, salinan buku besar, dan salinan file pesanan penjualan dari
departemen penjualan.

Pengirimanbarang merupakan peristiwa

ekonomi saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Departemen


penagihan
barang

menunggu

sebelum

pengeluaran

pemberitahuan

melakukan

barang

dan

dari

bagian

pengiriman

penagihan.

Ketika

dokumen

dokumen

pengiriman

yang

mendeskripsikan barang yang dikirim ke pelanggan sampai pada


bagian penagihan, bagian ini akan mencari faktur dan salinan buku
besar

yang

diterima

dari

bagian

penjualan,

membandingkan

informasi yang tertera dalam faktur dan dokumen pengiriman dan


jika sesuai faktur akan dikirimkan ke pelanggan.
f. Departemen pengendalian persediaan
Departemen ini menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk
memperbarui akun buku besar pembantu persediaan (inventory
subsidiary ledger). Pada sistem persediaan perpetual, setiap item di
persediaan mempunyai record tertentu dalam buku besar yang
sekurang-kurangnya berisi data deskripsi barang, jumlah yang
diterima, jumlah yang terjual, dan jumlah yang tersisa.

Setelah

proses pembukuan, dokumen pengeluaran barang disimpan. Pada


akhir periode nilai keuangan dari total penurunan persediaan
dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku
besar umum untuk dibukukan ke akun Harga Pokok Penjualan.

g. Departemen piutang dagang


Departemen ini akan membukukan salinan buku besar pesanan
penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang (accounts
receivable subsidiary ledger). Setiap pelanggan mempunyai record
masing-masing pada buku pembantu piutang dagang yang berisi
informasi nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal
transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur, dan saldo.
h. Departemen buku besar umum
Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar
umum telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan
dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen
piutang dagang. tujuannyayaitu:
1. Buku besar umum menggunakan

voucher

jurnal

untuk

memproses akun pengendali (tidak ada perinciannya) mengenai


piutang dagang dan persediaan.
2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh
departemen piutang dagang, digunakan untuk memverifikasi
keakuratan internal dari seluruh proses.
voucher

jurnal

dan

rangkuman

akun

Dengan mencocokkan
yang

diterima

dari

departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi


berbagai jenis kesalahan.
Prosedur Retur Penjualan
Pelanggan dapat mengembalikan barang yang sudah dibelinya.
Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa hal antara lain:

Penjual mengirimkan barang yang salah


Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat
Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
Terjadi keterlambatan barang misalnya karena penundaan saat
transit dan pembeli menolak pengiriman tersebut.
Bagan alir pada gambar 3 dibawah ini mendeskripsikan prosedur

formal untuk mengesahkan dan memproses barang yang dikembalikan.


a. Departemen penerimaan barang
Ketika barang dikembalikan, staf

penerimaan

menghitung

memeriksa, dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan


barang tersebut.

Barang tersebut dibawa ke gudang bersama

dengan salinan slip retur barang, dan salinan kedua slip retur barang
ini dikirim ke departemen penjualan.
b. Departemen penjualan
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo
kredit sebagai dokumen sah bagi pelanggan untuk menerima
pembayaran

kembali

atas

barang

yang

dikembalikan.

Jika

persetujuan khusus bagian kredit dapat dilakukan, namun jika tidak


staf penjualan memiliki wewenang yang cukup mengesahkannya
untuk dikirik ke departemen penagihan.

Gambar 3 prosedur retur penjualan

c. Departemen kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat
keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut.
Manajer kemudian mengembalikan memo kredit ke departemen
penjualan.
d. Departemen penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan
dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai
pengurang nilai penjualan.

Bagian ini akan mengirimkan memo

kredit ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan proses


pembukuan.

Pada akhir peiode, total pengembalian penjualan

dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku


besar umum.
e. Departemen pengendalian dan piutang dagang
Bagian pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan
dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, dimana
rekening pelanggan akan disesuaikan.

Departemen pengendalian

persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman informasi


ke departemen buku besar umum.
pengendalian
merangkum

perssediaan
total

nilai

Selanjujtnya departemen

mengirimkan
dari

voucher

pengembalian

jurnal

persediaan,

yang
dan

departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari


buku besar pembantu piutang dagang.
f. Departemen buku besar umum
Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari
departemen

penagihan

dan

pengendalian

pesediaan

serta

rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf kemudian


membukukan

voucher

jurnal

persediaan dan piutang dagang.

tersebut

ke

akun

pengendali

Staf buku besar umum akan

merekonsiliasi rangkuman buku besar pembantu piutang dagang


dengan akun pengendali piutang dagang untuk menverifikasi proses
pembukuan. Voucher jurnal dan ikhtisarnya kemudian diarsipkan.
Prosedur Penerimaan Kas
Diagaram arus data pada gambar 4 dibawah ini menggambarkan
penerimaan kas untuk pembayaran piutang.
dalam proses

ini,

entitas

yang tidak

Ada berbagai variasi

terkait

dengan

ritel

atau

manufaktur, seperti bank, perusahaan asuransi, dan rumah sakit, bisa


menggunakan metode yang berbeda.

Gambar 4diagram arus data dari sistem penerimaan kas

1. Cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya (nomor akun


pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, dan sebagainya) yang tertera
pada permintaan pembayaran, dikirim ke bagian penerimaan
dokumen, dimana dokumen tersebut dipilah-pilah.

Cek dikirim ke

kasir pada bagian penerimaan kas dan permintaan pembayaran


dikirim ke bagian piutang dagang.
2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan
langsung disetorkan ke bank.
3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang
dagang digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar
nilai pembayaran.
4. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang
mengirimkan rangkuman informasi tersebut ke departemen buku

besar umum.

Informasi ini dikonsiliasikan dan digunakan untuk

memperbarui akun pengendali piutang dagang dan akun kas.

Gambar 5bagan alir sistem penerimaan kas

Gambar 5 diatas menyajikan bagan alir dokumen yang melukiskan


prosedur penerimaan kas.
a. Prosedur ruang penerimaan dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama
dengan permintaan pembayaran.
utama

yang

diperlukan

untuk

Dokumen ini berisi informasi


akun

pelanggan.

Permintaan

pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran. Biasanya


adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan.
Ketika

pembayaran

permintaan

dilakukan

pembayaran

dan

pelanggan

merobek

mengembalikannya

bersama dengan pembayaran tunai.

ke

bagian
penjual

Staf ruang penerimaan

dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran ke staf


administrasi yang akan menstempel cek tersebut hanya untuk
disetor dan mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran
dengan cek tersebut, kemudian mencatatnya ke dalam daftar
permintaan pembayaran.

Dokumen asli dikirim ke kasir bersama

dengan ceknya, salinan kedua dikirim ke bagian piutang dagang


bersama dengan permintaan pembayaran, dan salinan ketiga dikirim
ke asisten kontroler untuk rekonsiliasi kas secara keseluruhan.
b. Departemen penerimaan kas
Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan
permintaan pembayaran.
dan

permintaan

Setelah adanya rekonsiliasi antara cek

pembayaran,

penerimaan kas.

kasir

mencatat

pada

jurnal

Selanjutnya staf menyiapkan slip setoran

(deposit slip) bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai


penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta dua
salinan dari slip setoran ke bank. Setelah dana disetor kasir bank
memvalidasi slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke
bagian pengawasan.

Pada akhir hari kerja staf penerimaan kas

merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal penerimaan


kas dan berkurangnya piutang. Voucher jurnal tersebut dikirimkan
ke departemen buku besar umum.
c. Departemen piutang dagang
Staf departemen piutang membukukan permintaan pembayaran
pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.
Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk

jejak audit.

Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang

merangkum akun buku besar pembantu piutang dan menyerahkan


rngkuman tersebut pada departemen buku besar umum.
d. Departemen buku besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal
dari

departemen

penerimaan

kas

dan

rangkuman

akun

dari

deparemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari


voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang dan akun
pengendali kas, merekonsiliasi akun pengendali piutang dengan
rangkuman buku besar pembantu piutang dan menyimpan voucher
jurnal.
e. Departemen kontroler
Secara berkala staf

dari

departemen

kontroler

mencocokkan

penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini : (1)


salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank
yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen
penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
Pengendalian Siklus Pendapatan
Terdapat

(enam)

kelompok

pengendalian

internal

membuat dan mengevaluasi proses pengendalian transaksi.

dalam
Proses

tersebut adalah otorisasi transakasi, pemisahan tugas, supervisi,


catatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen.
Aktifitas pengendalian yang khusus digunakan dalam siklus pendapatan
diringkas pada tabel berikut ini.

Aktifitas
Pengendalian
Otorisasi transaksi
Pemisahan tugas

Supervisi
Catatan akuntansi

Pemrosesan Penjualan
Pemeriksaan kredit
Kebijakan retur barang
Kredit dipisah dari
pemrosesan; pengendalian
persediaan dipisah dari
gudang; buku besar
pembantu piutang dagang
dipisah dari buku besar
umum
Pesanan penjualan, jurnal
penjualan, buku besar
pembantu piutang dagang,

Penerimaan Kas
Daftar permintaan
pembayaran (pradaftar kas)
Penerimaan kas dipisah dari
piutang dagang dan akun
kas; buku besar pembantu
piutang dagang dipisah dari
buku besar
Ruang penerimaan dokumen
Permintaan pembayaran,
cek, daftar permintaan
pembayaran, jurnal

Akses
Verifikasi
Independen

pengendali piutang dagang


(buku besar umum),buku
besar pembantu persediaan,
pengendalian persediaan,
akun penjualan (buku besar
umum)
Akses fisik ke persediaan;
akses ke catatan akuntansi
diatas
Departemen pengiriman,
departemen penagihan,
buku besar umum

a. Otorisasi transakasi
- Pemeriksaan kredit.
-

penerimaan kas, buku besar


pembantu piutang dagang,
akun pengendali piutang
dagang, akun kas.
Akses fisik ke kas; akses ke
catatan akuntasi diatas
Penerimaan kas, buku besar
umum, rekonsiliasi bank.

Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk

memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses


Kebijakan retur barang. Departemen kredit mengotorisasi proses
retur didasarkan sifat penjualan dan situasi retur untuk menyetuji

pengembalian kas dan kredit untuk akun pelanggan.


Pradaftar kas. Ini menyediakan sarana untuk verifikasi apakah cek
dari

pelanggan

dan

permintaan

pembayaran

sudah

benar.

Permintaan pembayaran kas mengotorisasi pembukuan permintaan


pembayaran ke akun pelanggan.
b. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa

tidak

satu

orang

atau

departtemen yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan.


peraturannya (1) bagian yang mengotorisasi terpisah dari bagian
yang memproses.

Dalam siklus pendapatan , departemen kredit

terpisah dari seluruh proses. (2) pengendalian aktiva harus terpisah


dari bagian pembukuan. Sehingga bagian gudang yang menyimpan
persediaan barang secara fisik terpisah dengan bagian akuntansi
yang melakukan pencatatan. Demikian juga kasir/bendahara selaku
pemegang kas secara fisik terpisah dengan fungsi akuntansi. (3)
perusahan harus terstrukur sehingga tindak penipuan memerlukan
kolusi dua atau lebih individu. Secara khusus buku besar pembantu,
jurnal dan buku besar umum harus dipisah.

Dengan memisahkan

tugas tersebut kolusi harus melibatkan lebih banyak orang yang akan
meningkatkan resiko terdeteksi.
c. Supervisi. Dengan melakukan supervisi terhadap karyawan yang
mempunyai potensi berbuat curang, perusahaan dapat melakukan

antisipasi dalam sistemnya. Supervisi juga dapat juga memberikan


pengendalian pada sistem yang sudah terpisah dengan baik.
d. Catatan akuntansi
- Dokumen sumber bernomor (prenumber source document). Setiap
dokumen dinomori secara beruruttan sehingga setiap transaksi
-

dapa diidentifikasi dan berbeda dengan lainnya.


Jurnal khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama
pada jurnal khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas
seluruh

kelompok

kejadian.

Dalam

siklus

pendapatan

menggunakan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.


Buku besar pembantu. Terdapat dua buku pembantu pada siklus
pendapatan yaitu buku besar pembantu persediaan dan buku besar

pembantu piutang.
Buku besar umum. Akun pengendali buku besar umum merupakan
dasar untuk menyiapkan laporan keuangan.

Voucher jurnal yang

meringkas aktifitas jurnal dan buku besar pembantu mengalir ke


-

buku besar umum untuk memperbarui akun-akun tersebut.


File. Siklus pendapatan menggunakan beberapa file antara lain file
pesanan penjualan, file referensi data harga, file sejarah penjualan,

file laporan pengiriman, dan file memo kredit.


e. Pengendalian akses. Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi
akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Akiva
fisik pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan
akses ke aktiva ini meliputi (1) keamanan gudang seperti pagar,
alarm, dan penjaga (2) penyetoran kas secara harian ke bank (3)
penggunaan brankas atau kotak deposit yang aman untuk kas (4)
penguncian laci kas dan brankas pada bagian penerimaan kas.
f. Verifikasi
independen.Tujuan
verifikasi
independen
untuk
meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari
prosedur yang dilakukan oleh orang lain dalam sistem.
verifikasi

independen

dalam

siklus

pendapatan

Pengendali

meliputi

(1)

departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke


pelanggan dari gudang sudah benar dalam hal jenis dan jumlahnya
(2) departemen penagihan mencocokkan pemberitahuan pengiriman
dengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih
sesuai dengan barang yang dikirimkan (3) depatemen buku besar
umum melakukan verirfikasi, staf buku besar mencocokkan voucher

jurnal yang dibuat oleh berbagai deparemen dan dibukukan ke


masing-masing akun pengendali.
B. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
Pada bagian ini, akan dibahas teknik otomatisasi dan rekayasa
ulang yang diterapkan pada pemrosesan pesanan penjualan dan sistem
penerimaan kas; fitur-fitur utama dari sistem point of sale (POS), yang
mengkombinasikan fitur proses penjualan secara kredit dan tunai; serta
pembahasan pertukaran data elektronik (electronic data intercharge
EDI) dan internet sebagai teknik alternatif dari rekayasa ulang siklus
pendapatan.
Otomatisasi (automation) mencakup penggunaan teknologi untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan. Otomatisasi seringkali
hanya merupakan proses manual tradisional yang digantikan dengan
sistem yang terkomputerisasi. Sedangkan pengertian rekayasa ulang
(reengineering) meliputi perubahan mendasar pola pikir atas proses
bisnis dan alur pekerjaan. Tujuan dari rekayasa ulang adalah untuk
memperbaiki kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan cara
mengidentifikasi dan menghilangkan tugas yang tidak bernilai tambah.
Hal ini juga meliputi penggantian prosedur tradisional dengan prosedur
yang inovatif dan seringkali sangat berbeda dari prosedur sebelumnya.
Mengotomatisasikan Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan
Teknologi Batch
Perubahan utama dari sistem manual atau prosedur akuntansi
tradisional

adalah

kegiatan

pencatatan

penagihan,

pengendalian

persediaan, piutang dagang, dan buku besar umum dilakukan oleh


aplikasi

komputer.

Namun

tugas

operasional

seperti

penerimaan

pesanan penjualan, pemeriksaan kredit, penggudangan, dan pengiriman


masih dilaksanakan sama dengan pada sistem manual. Dua keunggulan
utama dari otomatisasi adalah penghematan biaya dan pengurangan
kesalahan administrasi. Tahap-tahap pemrosesan komputer berdasarkan
sistem batch, antara lain: Pemasukan Data, Pengeditan, dan Prosedur
Pembaruan.

Gambar 6Sistem Pemesanan Penjualan Sistem Batch

Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan


Teknologi Real-Time
Dalam sistem real-time banyak prosedur manual dan dokumen
sistem yang lama digantikan dengan terminal komputer yang interaktif.
Sistem ini menyediakan masukan dan keluaran secara real-time dengan
pembaruan batch hanya pada file master saja.
a. Prosedur Pemrosesan Transaksi.

Pada tahap prosedur penjualan,

staf penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan memproses


setiap transaksi secara terpisah pada saat itu juga. Dengan
menggunakan terminal komputer yang terhubung ke sistem pesanan
penjualan, staf melaksanakan tugasnya secara real-time.
Pada tahap prosedur pergudangan, terminal komputer

staf

pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang


dikirim secara elektronik. Kemudian staf mengambil barang dan
mengirimkannya bersama dengan salinan dokumen pengeluaran
barang ke departemen pengiriman.
Pada tahap departemen pengiriman, staf pengiriman mencocokkan
barang, dokumen pengeluaran barang, dan slip pengepakan yang
dibuat oleh terminal komputer. Staf kemudian memilih kurir dan
menyiapkan barang untuk dikirim. Dari terminal komputer ini, staf
mengirimkan dokumen pengiriman ke komputer pusat yang berisi
tanggal dan biaya pengiriman. Staf pengiriman memperbarui record

pesanan

penjualan

secara

real-time

penutupan pesanan penjualan.


b. Prosedur Pembaruan File Master.

dan

melakukan

proses

Di penghujung hari, program

update pada sistem batch akan mencari data pemesanan oleh


pelanggan yang telah bertanda tertutup serta kemudian melakukan
pembaruan pada akun buku besar umum seperti Persediaan
Pengendali, Penjualan, Piutang Dagang Pengendali, dan Harga
Pokok Penjualan.
c. Keunggulan Pemrosesan Secara Real-Time.Rekayasa ulang proses
pesanan

penjualan

menggunakan

teknologi

real-time

sangat

mengurangi biaya operasi dan meningkatkan pendapatan. Beberapa


keunggulan
perusahaan,

pemrosesan
antara

secara

lain:

(1)

real-time

yang

menarik

menyederhanakan

siklus

bagi
kas

perusahaan, (2) memberikan keunggulan bagi perusahaan untuk


bersaing di pasar, (3) memungkinkan identifikasi berbagai jenis
kesalahan ketika terjadi dan akan meningkatkan efisiensi dan
efektifitas operasional, dan (4) mengurangi pemakaian kertas.

Gambar 7Sistem Pemesanan Penjualan Sistem Real-Time

Prosedur Penerimaan Kas Otomatis

Prosedur
sebenarnya.
berkelompok

penerimaan

Cek

dan

(batch).

kas

menyerupai

permintaan
Sistem

sistem

pembayaran

penerimaan

kas

batch

diterima
secara

yang
secara

otomatis

ditunjukkan pada gambar berikut:

Gambar 8 Sistem Penerimaan Kas Otomatis

Prosedur Pembaruan.

Prosedur pembaruan terdiri dari: (1) Ruang

Penerimaan Dokumen, yang memisahkan cek dengan permintaan


pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran; (2) Departemen
Penerimaan Kas, yang akan mencocokkan cek dan daftar pembayaran
serta menyiapkan slip setoran; (3) Departemen Piutang Dagang, yang
bertugas menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dengan
daftar

pembayaran;

(4)

Departemen

Pemrosesan

Data,

yang

mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas serta


memperbarui

buku

besar

pembantu

piutang

dagang

dan

akun

pengendali buku besar umum.


SISTEM POINT OF SALES (POS)
POS System biasanya digunakan oleh toko bahan makanan, pusat
pertokoan, dan jenis penjualan eceran lainnya dimana hanya uang
tunai, cek, dan kartu pembayaran tunai yang dapat digunakan.
Perusahaan

tidak

menyimpan

rekening

(accounts)

pelanggan.

Persediaan disimpan di toko, tidak terpisah di gudang. Para pelanggan

secara langsung mengambil barang yang akan mereka beli dan


membawanya ke kasir pembayaran dimana transaksi terjadi.

Gambar 9 Sistem Point of Sale

Rekayasa Ulang Menggunakan Electronic Data Intercharge (EDI)


Teknologi EDI dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara
produsen dengan pedagang grosir, serta antara pedagang grosir dengan
pedagang

eceran.

Komputer

komputer

penjual

melalui

pelanggan
telepon.

terhubung

Saat

langsung

komputer

ke

pelanggan

mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, sistem


secara otomatis mengirmkan pesan tersebut ke penjual. Sistem yang
dimiliki oleh penjual menerima pesanan tersebut dan secara otomatis
memprosesnya. Sistem ini ada yang membutuhkan tenaga manusia dan
ada juga yang tidak sama sekali. EDI memiliki masalah pengendalian
bagi perusahaan seperti masalah bagaimana memastikan hanya
transaksi yang valid saja yang diproses dengan kondisi tidak adanya
prosedur pengesahan.
Rekayasa Ulang Dengan Menggunakan Internet

Internet menghubungkan organisasi dengan ribuan mitra bisnis


potensial yang tidak memiliki perjanjian formal dengan organisasi.
Selain peluang bisnis yang tidak dapat dipastikan, hubungan dengan
internet membuka ancaman bagi perusahaan dari para hacker, virus,
dan penipuan transaksi.
Pertimbangan Pengendalian Untuk Sistem Berbasis Komputer
a. Otorisasi. Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan realtime dilakukan secara otomatis. Manajemen dan akuntan harus
memberi perhatian lebih atas kebenaran aturan program komputer
dan kualitas data yang digunakan. Sedangkan dalam sistem POS,
proses

otorisasi

melibatkan

validasi

biaya

kartu

kredit

dan

menetapkan bahwa pelanggan tersebut adalah pengguna yang sah


dari kartu kredit tersebut.
b. Pemisahan Tugas.
Aplikasi

komputer

melaksanakan

tugas

pengendalian persediaan, piutang dagang, penagihan, dan buku


besar umum tanpa adanya fungsi pemisahan tugas pada area ini.
Sehingga perhatian organisasi harus berfokus pada integritas
program komputer yang melaksanakan program-program tersebut.
c. Supervisi. Risiko pencurian atau kehilangan data merupakan hal
yang penting diatasi dengan cara menghadirkan fungsi supervisi,
baik dalam bentuk alat seperti kamera pengamatan, penjagaan oleh
manusia, maupun pengendalian manajemen bertingkat.
d. Pengendalian Akses.
Dalam sistem terkomputerisasi, catatan
akuntansi disimpan dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses
yang

tidak

mempunyai otorisasi dan tidak

terdeteksi. Risiko

tambahan terjadi pada sistem real-time yang seringkali menyimpan


catatan akuntansi pada bentuk digital. Tanpa adanya dokumen fisik
sebagai cadangan, kehancuran file komputer dapat mengakibatkan
perusahaan tidak mempunyai catatan akuntansi lagi. Perusahaan
juga harus menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke file.
e. Catatan Akuntansi. Catatan akuntansi meliputi jurnal dan buku
besar yang berbentuk digital. Akuntan harus bersikap skeptis dalam
menerima kebenaran nilai dari laporan yang dicetak dari komputer.
Keandalan dokumen yang digunakan dalam audit dan tujuan

akuntansi lainnya bergantung pada kualitas pengendalian yang


melindunginya dari manipulasi pihak yang tidak berwenang.
f. Verifikasi Independen.
Konsolidasi tugas-tugas akuntansi yang
dilakukan secara komputerisasi menghilangkan beberapa prosedur
pengendalian verifikasi manual. Verifikasi indipenden dijalankan
dengan melakukan perhitungan saldo pengendalian batch setiap
selesai

dijalankan

dengan

membuat

laporan

manajemen dan

rangkuman untuk ditinjau kembali oleh pengguna akhir.


C. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS PC
Aplikasi PC dibuat untuk sistem yang bersifat umum sehingga
dapat

memenuhi

banyak

keinginan

pengguna.

Sistem

akuntansi

berbasis PC banyak digunakan pada perusahaan berskala kecil untuk


mengotomatisasi sistem manual perusahaan sehingga menjadi efisien
dan kompetitif.

Gambar 10Modul Sistem Akuntansi Berbasis PC

Isu Pengendalian Sistem Berbasis PC


a. Pemisahan Tugas.

Sistem PC cenderung menyerahkan berbagai

kewenangan memasukkan seluruh data transaksi termasuk pesanan


penjualan, penerimaan kas, faktur, dan pembayaran hanya kepada
satu orang.
b. Pengendalian Akses. Sistem PC biasanya tidak cukup menyediakan
pengendalian akses file data, meskipun beberapa aplikasi bisa

diatasi dengan menggunakan kata sandi, enskripsi data, penguncian


data, ataupun alat pengamanan fisik.
Risiko yang mengancam catatan akuntansi

c. Catatan Akuntansi.

ataupun

jejak

audit

adalah

kehilangan

data,

terutama

yang

disebabkan oleh kerusakan disket komputer. Prosedur pembuatan


data cadangan dari file data dan program dapat dilakukan untuk
mengatasi permasalahan ini.