Stock control

By
Azlin rosmadi
&
Aisyah ariffin

Peranan dan tugas storekeeper

Menjaga
kebersihan,barangbarang sentiasa
mencapai standart.

Menguruskan
tempat
penyimpanan store

Memastikan bekalan
makanan
mencukupi.

Memeriksa
pesanan
barang,barang
keluar dari stor dan
barang yang baru
sampai di simpan
ke dalam stor
dengan teliti.

Memeriksa bahan-bahan
yang masuk sentiasa
berkualiti,kuantiti yang
mencukupi dan harga yang
berpatutan dengan
mengunakan semakan
invois.

Menyimpan semua
resit,invois,nota
kredit,penyata bayaran
dan semua bahan bukti
yang penting.

Menyimpan kad kecil

atau bin card di
dalam store.

Memastikan setiap
penerimaan,pemulanga
n barang memerlukan
pengesahan yang betul
dan sah.

Memeriksa semua
stok pada kekerapan
yang betul.

Memastikan semua
barang di simpan
dalam bekas dan
tempat penyusunan
bahan yang betul.

Memastikan sistem
akaun untuk pembelian
dan penerimaan
sentiasa stabil dan
terkawal

Mestilah mengetahui
tarikh luput sesuatu
barangan

Memastikan hotel
mendapat bekalan
barangan yang
terbaik,harga terendah
dan berpatutan

Memastikan stor
sentiasa
bersih,praktikal dalam
penyimpanan barangbarang.

MENYEDIAKAN PURCHASING CYCLE

ISSUES REQUIRED PRODUCT
Seorang penyelia stor bahan mentah disebuah
hotel yang bertaraf 5 bintang telah mengalami
masalah dari segi penempahan bahan mentah,
penyimpanan dan pengeluaran bahan mentah
serta lebih rumit lagi telah berlaku kecurian.Oleh
sebab itu,penyelia stor bahan mentah pelu
menguruskan dan membuat satu sistem baru
bagi memastikan pergerakan stor berjalan lancar
tanpa masalah-masalah tersebut.

PURCHASE ORDER / RECORD-RECEIVING,

PURCHASING DEPARMENT, ACCOUNTING
Purchasing Department:
Apabila Purchasing department menerima purchase order form
daripada executive chef,mereka haruslah membuat semakkan
terlebih dahulu. Purchase order form tersebut perlulah mendapat
pengesahan daripada executive chef.
Kemudian ,purchasing deparment perlu memilih pembekal yang
terbaik atau menggunakan pembekal sedia ada. Jika purchasing
department memilih pembekal baru maka mereka haruslah
meminta pihak pembekal mengeluarkan invois supaya senang
untuk membuat pilihan yang terbaik,

Sebagai contoh purchasing department ingin memesan bekalan

ikan maka mereka perlulah membuat satu kertas kerja dan
meminta pihak pembekal tersebut menghantar invois.

invoice

Ia juga dikenali sebagai bil yang mencatatkan kos bagi

setiap barang yang dibeli.
Antara butiran yang terdapat dalam invoice ialah:
1.nama syarikat
2.alamat syarikat
3.tarikh
4.senarai harga
5.nombor telefon pembekal

Contoh invoive

Requisition form
Requisition harus digunakan dalam
apa jua keadaan dimana ia hanya
membenarkan orang yang
dipertanggungjawabkan sahaja untuk
menerima stok daripada stor untuk
memastikan stok tersebut dihantar
ke bahagia department yang betul.

Contoh requisition form

Purchase requisition
Ia dipertanggungjawabkan untuk
menguruskan department dan juga
ditugaskan membuka purchasing
requisition form untuk mengetahui
apa barang yang dikehendaki oleh
kitchen. boring juga diisi oleh
storekeeper didalam purchase oder
form.

Contoh purchase requistion

Jadual dan carta yang berkaitan

Executive chef
storekeeper

Purchasing department

accounting

Issues required product

Purchasing oder

invois

Requisition form
Purchase requistion

Layout of storeroom and

shelves

Gambar 1: contohsusunaturstor (sebelum)

Gambar 2: susunaturstor (selepas)

Bin card
Merekod setiap pergerakan masuk dan keluar sesuatu
barang.
Ia digunakan untuk memudahkan kerja pemeriksaan
bahan dalam stor.

Antaranya yang terdapat dalam bin

card:

Stok yang maksimum

Stok yang minimum
Kuantiti terbaru yang di terima
Tarikh terima atau keluar

Contoh bin card

Store ledger
Sama seperti bin card tetapi lebih lengkap dan terperinci.
Di gunakan untuk merekod pergerakkan keluar masuk
stok di dalam stor.
Contoh-contoh yang terdapat dalam store ledger
Nama pada setiap bahan
Unit
Stok maksimum
Stok minimum
Invois dan no pesanan
Harga seunit
Jenis atau klasifikasi bahan

Contoh store ledger

Stok maksimum :
Tarikh terima :
Stok minimum :
Pembekal :

Unit harga seunit :

Tarikh

Masa

Nama

Kuantiti
terima

Kuantiti
keluar

Baki

Tandatangan

Order book
Borang pesanan
Ia dalam bentuk pendua dan perlu diisi oleh
penjaga stor setiap kali mahu memesan makanan
dari pembekal.
Contoh-contoh yang terdapat dalam oder book
Nama
Alamat premis
Kuantiti makanan
Tarikh boring diisi
Tandatangan
Tarikh barangan tersebut

Stock sheet
Mengawal kehilangan serta memastikan barangan
di dalam stor yang tidak terlalu banyak dan tidak
juga terlalu kurang pada satu-satu masa.
Ia dilakukan samaada seminggu ataupun sebulan
sekali.
Contoh-contoh yang terdapat dalam stock
sheet
Harga seunit
Kuantiti yang diterima
Baki yang tinggal

Comercial document
1.Delivery notes @ nota penghantaran ia dihantar bersama dengan makanan
yang dilabelkan sebelum barangan dihantar ke premis makanan pembekal akan
mengisi boring ini dengan senarai makanan beserta kuantiti yang diminta.
(bagi mengelak kesilapan , delivery notes juga perlu dibandingkan
dengan senarai (oder sheet) yang dipesan dalam purchase oder).
2.Invoice @ invois ia merupakan bil yang mencatatkan kos bagi setiap barang
yang dibeli.
Berikut yang terdapat dalam invois
Nama
Alamat
No. telefon pembekal
Tarikh
Senarai barangan dan harga
Sebarang catatan tentang pembayaran jika perlu.
3.Credit notes @ nota kredit ia hampir sama dengan invois yang
membezakannya ialah invois selalunya dicetak menggunakan dakwat hitam
manakala nota kredit dengan dakwat biru.
(ia digunakan apabila barangan dihantar oleh pembekal tidak
memuaskan hati atau tidak seperti yang dikehendaki)
4.Statements @ penyata merupakan ringkasan bagi segala invois dan nota
kredit yang dihantar kepada anda oleh pembekal serta dalam jangka masa yang
sebelumnya iaitu (bulan lepas)

Peraturan-peraturan dalam
storeroom
Stor tidak dibenarkan masuk tanpa
kebenaran.
Kunci hanya boleh diambil oleh orang yang
dilantik sahaja.
Barang yang hendak digunakan mestilah
dikeluarkan dari stor terlebih dahulu.
Kebersihan stor amat dititik beratkan setiap
hari.
Barang-barang hendaklah dilebelkan dan
disusun di tempat yang betul.

Sekian terima kasih