PENGENDALIAN

SURAT MASUK
 DEFINISI

• Surat masuk adalah surat-surat yang

diterima oleh suatu organisasi yang
berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi lain.
 PENEMPATAN DAN KAWALAN
MESIN FAKSIMILI

Tempat-tempat yang sesuai bagi

menempatkan mesin faksimili ini adalah
seperti berikut:

a) Bilik Pembantu Khas kepada Ketua

Jabatan
b) Sebuah bilik khas yang berkunci
 Peraturan Penerimaan Dokumen

a) Setiap Pejabat perlu mewujudkan buku

daftar penerimaan dokumen melalui mesin
faksimili.

b) Penerima hendaklah memaklumkan

kepada penghantar jika salinan yang
dihantar tidak mencukupi jumlah salinanya
seperti yang dinyatakan dalam borang
penghantaran.
 Samb..
c) Kakitangan yang ditetapkan sahaja
dibenarkan untuk menerima dokumen
tersebut.

d) Dokumen yang diterima melalui mesin

faksimili hendaklah di cop “Akuan Terima”.
TATACARA PENERIMAAN
SURAT MASUK MELALUI
MESIN FAKS
1. Semua surat yang diterima melalui
mesin faks hendaklah dimasukkan ke
dalam fail.
2. Apabila salinan surat asal diterima,
surat tersebut hendaklah dimasukkan
ke dalam fail dan dikepilkan bersama
surat yang diterima melalui faks
PENGENDALIAN
E-MAIL MASUK
 Pengenalan
• Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan
aplikasi yang membolehkan pengguna
berkomunikasi antara satu dengan lain dalam
bentuk mesej elektronik.
• Aplikasi e-mel ini digunakan secara meluas dan
membenarkan komunikasi lebih daripada dua
hala dengan cara yang pantas dan lebih sesuai
untuk penulisan yang ringkas.
 Kaedah penggunaan E-mail

a) Penerimaan
Pengguna seharusnya mengelakkan dari
membuka e-mel daripada penghantar yang
tidak diketahui atau diragui.
 Samb..
b) Mengenal Pasti Identiti Pengguna
Setiap pengguna perlu mengenal pasti dan
mengesahkan identiti pengguna yang
berkomunikasi dengannya sebelum
meneruskan komunikasi dan transaksi
maklumat melalui e-mel. Ini bertujuan untuk
melindungi maklumat daripada sebarang
bentuk penyalahgunaan.
 Samb.
c) Penyimpanan
Pengguna hendaklah memastikan jumlah e-
mel yang disimpan di dalam kotak masuk e-
mel adalah tidak melebihi ruang storan yang
telah diperuntukkan dan mengutamakan
penyimpanan e-mel yang perlu sahaja.
Ruang Storan
PENGENDALIAN MEL MASUK
PEJABAT
 PENGENALAN
1. Mel masuk adalah mel yang dihantar ke
sesebuah organisasi atau syarikat
2. Mel yang diterima daripada organisasi
lain adalah melalui pos, e-mail, faksimili
dan sebagainya.
Prosedur pengendalian Mel
Masuk
 PENGENDALIAN MEL MASUK

1. Semua Mel yang diterima sama ada mmelalui

posmen, beg karung berkunci, peti surat
persendirian, penghantar cepat (dispatch) akan
dikumpulkan.
2. Surat persendirian akan diasingkan.
3. Gunakan pembuka surat untuk membuka surat
bagi mengelakkan surat terkoyak
4. Sampul surat hendaklah disimpan sebagai
bukti penerimaan.
 Samb..
5. Mel yang dibuka hendaklah dicop tarikh
dan masa penerimaan di ruang kosong
surat
6. Sebagai bukti penerimaan surat
7. Surat sulit dan persendirian hendaklah
dicopkan diatas sampul surat.
Contoh Cop terima surat
 Samb..
8. Mel yang diterima perlu didaftarkan ke
dalam buku pendaftaran penerimaan mel

9. Sekiranya terdapat cek atau wang pos

bersama-sama mel tersebut, kerani mel
perlu mendaftarkannya ke dalam buku
penerimaan wang pos atau cek.
 samb
10. Untuk memastikan mel yang perlu
diserahkan kepada atau pegawai tertentu,
pembuka mel hendaklah memastikan
perkara-perkara berikut:
a)Nama penerima atau Jabatan
b)Perkataan seperti “Untuk Perhatian” baca
tajuk atau nombor rujukan
 Samb..
11. Penyerahan mel perlu disegerakan
kepada penerimaan berkenaan.

12. Jika syarikat mempunyai petak “Pigeon

hole” Jabatan, surat-surat perlu diletakkan di
dalam petak tersebut.
CONTOH PIEGON HOLE SURAT
Ybhg. Dato’ Seri Arpah binti Abdul Razak
Ketua Setiausaha
Kementerian Kesejahteraan Bandar,
Perumahan dan kerajaan tempatan
Persiaran Perdana, Presint 4,
62100 Putrajaya.
Contoh Penerimaan
surat daripada
Kementerian
Kesihatan Malaysia
Proses kerja : Penerimaan surat/dokumen pos
laju/Berdaftar/Kurier
Terima Kasih
 Latihan
Menilai Tahap Tekanan diri
anda semasa menggunakan
Telefon