MAJLIS AMANAH RAKYAT

(MARA)

Bahagian Kewangan
Tingkat 14 & 15, Bangunan MARA Bil : BK /1000
Ibu Pejabat MARA Bil Pendaftaran : UUM/PPKA/013 (03/2014)
Kuala Lumpur Tarikh : 3 April 2014

SURAT PEKELILING PERATURAN KEWANGAN DAN AKAUN BIL. 3/2014

PANDUAN PENGURUSAN PUNGUTAN HASIL MARA

1. TUJUAN

1.1 Surat pekeliling ini bertujuan untuk memberi garis panduan dan
tatacara peraturan dalam pengurusan pungutan hasil MARA.

2. ERTI KATA

Erti kata bagi perkataan-perkataan berikut yang digunakan di dalam pekeliling

ini adalah seperti berikut:

2.1 Akaun Pungutan adalah akaun bank yang dibuka bertujuan untuk
mengendalikan wang kutipan di pejabat penerimaan yang ditetapkan
oleh Pengarah Kewangan dari semasa ke semasa.

2.2 BKW adalah singkatan bagi Bahagian Kewangan MARA.

1
2.3 Catitan Kutipan Harian adalah analisa kutipan yang dicatitkan
mengikut harian di ruangan yang disediakan di salinan kedua, ketiga
dan keempat Resit Rasmi.

2.4 Cek adalah meliputi cek persendirian, cek syarikat, kiriman wang, wang
pos dan deraf bank.

2.5 Institusi Pendidikan MARA (IPMa) adalah institusi pendidikan di

bawah MARA iaitu Institut Kemahiran MARA (IKM), Kolej Kemahiran
Tinggi MARA (KKTM), Kolej Profesional MARA (KPM) dan Kolej MARA
(KM). Bagi maksud pekeliling ini, IPMa tidak termasuk Universiti
Kuala Lumpur (UniKL), Kolej Polytech MARA (KPTM) dan German-
Malaysian Institute (GMI).

2.6 Kutipan ialah wang tunai, cek, kiriman wang, wang pos, bank deraf
yang diterima dan perbankan internet.

2.7 Pegawai Mengawal Pusat (PMP) adalah pegawai yang

bertanggungjawab ke atas sesuatu pusat seperti yang dinyatakan di
Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 1/94 bertarikh 17 Januari 1994
atau Pekeliling-Pekeliling lain atas tajuk yang sama yang
dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.

2.8 Pegawai Menerima Kutipan adalah Pegawai-Pegawai yang diberi

kuasa menerima wang dan mengutip wang bagi pihak MARA.

2.9 Pembayar adalah peminjam, penyewa, pelajar, anggota MARA,

individu atau pihak-pihak yang berkaitan yang membuat bayaran
kepada MARA.

2.10 Penyata Penyesuaian Bank adalah penyata yang disediakan untuk

menyesuaikan baki penyata bank dan baki buku tunai pungutan bagi
mengenalpasti ketepatan dan sebab-sebab terdapatnya perbezaan
baki bank pada penyata bank dengan baki bank pada buku tunai.
2
 2.11 Pusat ialah pejabat yang diberi kuasa menerima wang.

2.12 Resit Rasmi adalah dokumen yang ditetapkan oleh Pengarah

Kewangan bagi memperakui penerimaan bayaran. Takrif ini termasuk
resit rasmi manual, resit rasmi luar pejabat dan resit cetakan komputer
melalui Sistem Pungutan Pusat Operasi (SPPO).

2.13 Resit Rasmi Luar Pejabat adalah resit yang digunakan untuk
memperakui penerimaan dari Pembayar yang dibuat di luar pejabat
MARA.

3. LATAR BELAKANG

3.1 Objektif utama pengurusan pungutan hasil MARA adalah untuk:

3.1.1 Memastikan semua rekod hasil diselenggarakan dengan baik

dan hasil dikutip dan diakaunkan dengan teratur mengikut
prosedur yang ditetapkan.

3.1.2 Mengawas, memantau dan menyelaras tindakan

penguatkuasaan urusan kutipan.

3.2 Hasil-hasil MARA adalah terdiri daripada:

3.2.1 Kutipan bayaran balik pinjaman pelajaran MARA;

3.2.2 Kutipan bayaran balik pembiayaan perniagaan MARA

3.2.3 Kutipan sewa premis MARA;

3.2.4 Kutipan bayaran balik pinjaman kemudahan anggota kerja

MARA; dan

3
 3.2.5 Lain-lain Kutipan seperti bayaran yuran pendaftaran pengajian
IPMa, bayaran yuran pengajian IPMa, bayaran caruman Extra
Mural Recreation (EMR) / Extra Skill Recreation (ESR),
penjualan borang tender, bayaran kemudahan rumah rehat
MARA, bayaran yuran penyertaan kursus-kursus anjuran
MARA, bayaran pelupusan aset MARA dan lain-lain Kutipan
yang dilaksanakan dari semasa ke semasa.

4. KAEDAH KUTIPAN

4.1 Kaedah Kutipan hasil MARA adalah melalui kaunter-kaunter MARA,

kemudahan perbankan dan Pemungut Hutang MARA atau Bill
Collector yang mengunjungi pelanggan-pelanggan MARA.

4.2 Pembayar tidak dibenarkan menghantar wang tunai melalui pos.

4.3 Pembayar yang membuat bayaran melalui Cek hendaklah menyatakan

kod akaun perseorangan ataupun nombor-nombor rujukan mereka di
belakang Cek tersebut.

4.4 Resit Rasmi mestilah dikeluarkan bagi memperakui kutipan yang

diterima. Sekiranya pembayar hadir sendiri membayar dengan wang
tunai ataupun Cek, Resit Rasmi mestilah dikeluarkan pada masa
urusan penerimaan dibuat. Salinan asal Resit Rasmi mestilah
diserahkan kepada Pembayar. Bagi Cek yang diterima melalui pos,
Resit Rasmi mestilah dihantar kepada Pembayar selewat-lewatnya
pada hari bekerja berikutnya.

4.5 PMP hendaklah memastikan notis dipaparkan di kaunter bayaran

di mana Pembayar perlu meminta Resit Rasmi bagi semua urusan
pembayaran.

4.6 Meminda sesuatu Resit Rasmi adalah dilarang. Jika di atas sebab-
sebab tertentu, sesuatu Resit Rasmi itu rosak dan tidak boleh
4
 dikeluarkan, semua salinan-salinan Resit Rasmi tersebut hendaklah
dibatalkan. Salinan-salinan asal, kedua dan ketiga yang dibatalkan
hendaklah dikepilkan bersama-sama salinan kedua Resit Rasmi yang
lain untuk dikemukakan kepada Pengarah Kewangan.

4.7 Resit Rasmi hendaklah dikeluarkan mengikut turutan nombor siri.

4.8 Satu Resit Rasmi hendaklah dikeluarkan bagi setiap cek. Pegawai
Menerima Kutipan hendaklah memastikan nilai cek adalah sama
dengan jumlah sesuatu bayaran. Penukaran cek peribadi dengan
kutipan wang tunai adalah dilarang.

5. GARIS PANDUAN PENGURUSAN PUNGUTAN HASIL MARA

5.1 Garis panduan pengurusan pungutan hasil MARA adalah seperti di

Lampiran :

5.1.1 Bab A - Panduan Menulis Resit Rasmi dan Catatan

Kutipan Harian

5.1.2 Bab B - Peraturan Mengawal dan Menggunakan Resit

Rasmi

5.1.3 Bab C - Prosedur Menerima dan Memasukkan Wang

Dalam Bank

5.1.4 Bab D - Panduan Pengeluaran Resit Rasmi Luar Pejabat

5.1.5 Bab E - Peraturan Penyediaan Lunggukan Salinan Kedua

Resit Rasmi

5.1.6 Bab F - Peraturan Penyediaan Penyata Penyesuaian

Akaun Bank Pungutan

5
6. TARIKH KUATKUASA

6.1 Surat Pekeliling ini berkuat kuasa pada tarikh Surat Pekeliling ini
dikeluarkan.

6.2 Pekeliling ini hendaklah dibaca bersama Surat Pekeliling Peraturan

Kewangan Dan Akaun MARA Bil. 2/2009 dengan tajuk Peraturan
Pengendalian Akaun Hasil Di Pusat MARA bertarikh 29 April 2009.

7. PEMBATALAN

Dengan berkuatkuasanya pekeliling ini maka pekeliling-pekeliling berikut

adalah dibatalkan:

7.1 Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 6/1983 bertajuk Peraturan

Mengawal dan Menggunakan Resit Rasmi bertarikh 1 Disember 1983;

7.2 Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 24/1983 bertajuk Prosedur

Menerima dan Memasukkan Wang Dalam Bank bertarikh 1 Disember
1983;

7.3 Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 6/1985 bertajuk Resit Rasmi Luar
Pejabat bertarikh 28 Ogos 1985;

7.4 Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 14/1986 bertajuk Peraturan

Menyediakan Ringkasan Akaun Pungutan dan Pengiriman Wang
bertarikh 22 Ogos 1986;

7.5 Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 3/1988 bertajuk Panduan Menulis
Resit Rasmi dan Catatan Kutipan Harian Bertarikh 28 Januari 1988;
dan

6
 7.6 Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 6/1988 bertajuk Peraturan
Membuat Lunggukan Salinan Kedua Resit Rasmi bertarikh 9 Februari
1988 .

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“1MALAYSIA : RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

ABDUL RASHID BIN MOHD SAID

Pengarah
Bahagian Kewangan
MARA

“Keusahawanan dan Pendidikan Global”

“Amanah rakyat”

7
 BAB A

PANDUAN MENULIS RESIT RASMI DAN CATATAN KUTIPAN HARIAN

1. Buku Resit Rasmi terbahagi kepada dua bahagian iaitu Perakuan

Penerimaan (resit) dan Catitan Kutipan Harian.

2. Contoh Resit Rasmi yang digunakan dan cara-cara menulis Resit Rasmi
adalah seperti di Jadual berikut:
Catitkan jumlah penerimaan harian.
Jumlah penerimaan perlu ditambah bagi
setiap resit yang dikeluarkan untuk
sesuatu hari (jumlah kumulatif)
sepertimana contoh di bawah

Catitkan nama
bank dan
cawangan bank Catitkan jumlah wang diterima.
Pastikan jumlah yang ditulis
dalam angka adalah sama
dengan jumlah yang ditulis
Tulis kod dalam perkataan
akaun yang
betul sama
ada akaun
nominal atau
akaun
perseorangan Tandatangan Pegawai
Berkuasa mengikut
penurunan kuasa yang
ditetapkan oleh PMP
Catitkan
keterangan
ringkas
Tarikh wang dimasukkan
mengenai
ke dalam bank
bayaran
yang
diterima
* Catitkan no. slip
bank dan amaun
yang dimasukkan
mengikut slip
bank

Jumlah
kutipan tunai
perlu sama
dengan
wang tunai
di tangan
* Nota : Pay in Slip hendaklah ditulis berasingan mengikut jenis-jenis kemasukan seperti wang
tunai, cek luar, cek tempatan dan sebagainya. Amaun yang dimasukkan ke dalam bank
adalah termasuk penerimaan yang dibuat melalui Resit Rasmi Luar Pejabat. Jumlah
kesemua pay in slip bagi sesuatu hari hendaklah disemak dengan jumlah penerimaan yang
dicatitkan di Resit Rasmi dan Resit Rasmi Luar Pejabat untuk hari berkenaan.

3. Setiap Resit Rasmi yang dikeluarkan hendaklah dibuat dalam 4 salinan

untuk edaran seperti berikut:

3.1 Salinan asal kepada Pembayar;

3.2 Salinan kedua dilunggukkan dan dikemukakan kepada Pengarah

Kewangan;

3.3 Salinan ketiga untuk fail peminjam, penyewa atau lain-lain fail yang
berkenaan; dan

3.4 Salinan keempat ditinggalkan di dalam buku Resit Rasmi.

4. Semua kuasa menerima wang dan menandatangani Resit Rasmi yang

diturunkan kepada pegawai-pegawai hendaklah didokumenkan di dalam
Surat Penurunan Kuasa Kendalian Urusniaga Pusat masing-masing.

5. Bagi tujuan kawalan dalaman yang lebih teratur dan sempurna, Pegawai
Menerima Kutipan tidak dibenarkan menulis resit. Resit perlu ditulis oleh
Pegawai yang berlainan. Berdasarkan Arahan Perbendaharan Klausa 70
(a); “resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang
menerima wang itu tetapi mestilah ditulis oleh seorang pegawai lain.”

6. Sebelum menandatangani resit, Pegawai Menerima Kutipan adalah

bertanggungjawab untuk memastikan ketepatan jumlah kutipan yang
diterima.

7. Menandatangani resit kosong adalah DILARANG sama sekali.

8. Pegawai Menerima Kutipan yang menerima wang tunai daripada
pembayar di kaunter bayaran hendaklah mendapatkan maklumat berikut
daripada Pembayar sebelum mengeluarkan Resit Rasmi:

8.1 Tujuan bayaran tersebut;

8.2 Nombor akaun Pembayar jika akaun perseorangan atau akaun

nominal (rujuk Carta Akaun);

8.3 Nama Pembayar; dan

8.4 Jumlah bayaran (RM).

9. Pegawai Menerima Kutipan hendaklah menyimpan wang tunai / cek /

wang pos / bank deraf yang diterima dengan selamat di dalam peti wang
yang disediakan.

10. Cek yang diterima melalui kaunter bayaran dan juga pos hendaklah
didaftarkan di Buku Daftar Penerimaan Cek. Perkara berikut perlu
direkodkan di dalam Buku Daftar Penerimaan Cek iaitu:

10.1 Tarikh terima Cek;

10.2 Nombor Cek;

10.3 Tarikh Cek;

10.4 Nama bank;

10.5 Amaun (RM); dan

10.6 Nama Pembayar.

11. Pastikan nama penerima yang tercatat di Cek adalah sama dengan
nama Akaun Pungutan Pusat masing-masing.
12. Semua cek hendaklah dicop ”Akaun Pungutan (Nama Pusat)” sahaja di
sebelah belakang permukaannya.
 BAB B

PERATURAN MENGAWAL DAN MENGGUNA RESIT RASMI

1. PMP tidak dibenar menggunakan resit-resit yang lain selain dari Resit
Rasmi MARA.

2. BKW akan membekal Resit Rasmi kepada semua Pusat. Semua Pusat
adalah dilarang mencetak buku-buku Resit Rasmi. Tiap-tiap Pusat hendaklah
mengadakan daftar bagi resit yang diterima, dikeluarkan dan masih dalam
simpanan Pusat. Tiap-tiap pegawai yang diberikan buku resit hendaklah
menandatangani daftar tersebut untuk mengesahkan penerimaannya.

3. Tiap-tiap Pusat MARA hendaklah menggunakan sebuah buku Resit Rasmi

bagi semua Kutipan. Sekiranya didapati perlu Pegawai Menerima Kutipan
melebihi seorang, buku resit yang baru bolehlah digunakan untuk tiap-tiap
seorang Pegawai Menerima Kutipan tersebut.

4. Pengeluaran Resit Rasmi hendaklah dibuat mengikut nombor siri resit.

Sekiranya ada Resit Rasmi dibatalkan, semua salinan Resit Rasmi itu
hendaklah dicop ”DIBATALKAN” dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi
kuasa dan bukan pegawai yang mengeluarkan dan / atau mengendalikan
resit atau penerimaan.

5. PMP hendaklah memastikan buku-buku Resit Rasmi diberikan kepada

Pegawai Menerima Kutipan yang diberi kuasa sahaja. Pegawai-pegawai lain
selain dari Pegawai Menerima Kutipan yang diberi kuasa tidak dibenarkan
mengguna Resit Rasmi.

6. PMP yang dikuasakan untuk mendapatkan Kutipan adalah bertanggungjawab

ke atas perkara-perkara berikut:

6.1 Mengadakan daftar bagi resit-resit yang diterima, dikeluarkan dan yang
masih dalam simpanan Pusat;
6.2 Mengawal pengurusan Resit Rasmi di bawah tanggungjawabnya;

6.3 Resit-resit yang belum digunakan disimpan dengan cermat dan

selamat;

6.4 Memastikan semua Kutipan dikeluarkan Resit Rasmi;

6.5 Memastikan semua Kutipan dibankkan pada tiap-tiap hari bekerja.

Sekiranya terdapat Kutipan lewat yang tidak dapat dibankkan, Kutipan
itu hendaklah dibankkan pada hari bekerja berikutnya;

6.6 Memastikan stok Resit Rasmi di Pusatnya tidak melebihi untuk

kegunaan lebih dari 3 bulan;

6.7 Mengawal dan mengawas Pegawai-Pegawai Menerima Kutipan;

6.8 Pegawai Menerima Kutipan hendaklah dipastikan tidak terlibat dengan

tugas-tugas berkaitan pengendalian buku-buku resit ataupun tugas-
tugas kredit;

6.9 Memastikan pegawai yang mengawal dan menyimpan daftar Resit

Rasmi adalah bukan pegawai yang menggunakan Resit Rasmi;

6.10 Kutipan tidak dibenarkan untuk digunakan sebagai imbuhan kepada

perbelanjaan-perbelanjaan;

6.11 Cek-cek tidak dibenarkan untuk ditukar dengan wang Kutipan; dan

6.12 Memastikan semua peraturan yang ditetapkan dipatuhi oleh semua

pegawai dan anggota di Pusatnya.
 BAB C

PROSEDUR MENERIMA DAN MEMASUKKAN WANG DALAM BANK

1. Di dalam pelaksanaan pungutan di Pusat, PMP hanya dibenarkan untuk

mengendalikan satu akaun bank pungutan sahaja bagi setiap Pusat. Urusan
menutup dan membuka Akaun Pungutan hanya boleh dilaksanakan setelah
mendapat kelulusan Pengarah Kewangan.

2. Semua Kutipan bagi sesuatu pusat hendaklah dimasukkan ke Akaun Bank

Pungutan yang dinamakan ”Akaun Pungutan.......”. Sebagai contoh, akaun
bank bagi Maktab Rendah Sains MARA Muar akan dinamakan ”Akaun
Pungutan MRSM Muar”. Permohonan pembukaan Akaun Bank Pungutan ini
perlu dibuat melalui Pengarah Kewangan.

3. Akaun Pungutan hendaklah dikendalikan untuk Kutipan sahaja. Arahan telah

diberikan kepada bank-bank oleh Pengarah Kewangan semasa pembukaan
Akaun Pungutan supaya bank memindahkan baki wang di dalam akaun bank
tersebut kepada Akaun Bank Majlis Amanah Rakyat (Akaun Penerimaan) di
Bank Islam Malaysia Berhad secara pindahan wang (bank transfer) pada
setiap hari Isnin.

4. PMP hendaklah mengawasi akaun bank ini dan memastikan arahan pindahan
wang dipatuhi oleh pihak bank. Berdasarkan kepada Penyata Bank, PMP
hendaklah memastikan pihak bank melaksanakan pindahan wang dengan
tepat.

5. Peraturan Sebelum Memasukkan Wang Ke Dalam Bank:

5.1 Pada setiap hari bekerja, sebelum memasukkan wang ke dalam bank,
Pegawai Menerima Kutipan hendaklah membuat serahan wang tunai di
dalam peti wang kepada Pegawai Berkuasa. Pegawai Berkuasa perlu
menyemak wang tunai yang diterima bersama dengan salinan resit-
resit tersebut. Jumlah wang tunai yang dikutip pada hari tersebut dan
 jumlah yang direkodkan di salinan Resit Rasmi pada hari berkenaan
hendaklah sama.

5.2 Pegawai Berkuasa hendaklah merekodkan di Buku Daftar Tunai semua

penerimaan wang tunai yang diserahkan oleh Pegawai Menerima
Kutipan dengan betul dan tepat. Pegawai Berkuasa hendaklah
menurunkan tandatangan di dalam buku daftar selepas urusan
penyerahan disempurnakan.

5.3 Setelah dijumlahkan semua penerimaan wang tunai tersebut, Pegawai

Berkuasa hendaklah menyediakan ”Slip Deposit Bank”.

5.4 Pegawai Berkuasa hendaklah menyerahkan ”Slip Deposit Bank” dan

wang tunai, cek, kiriman wang, wang pos, bank deraf kepada pegawai
yang ditugaskan ke bank. Pegawai berkuasa hendaklah memastikan
pegawai yang ditugaskan menandatangani buku daftar yang sama
seperti yang dinyatakan di para 5.2 di atas setelah pegawai itu
menyemak jumlah kutipan yang didaftarkan adalah sama dengan
jumlah yang dicatatkan di ”Slip Deposit Bank”.

6. Peraturan Memasukkan Wang Ke Dalam Akaun Bank:

6.1 Kemasukan wang Kutipan ke dalam bank hendaklah dibuat pada jam
3.00 petang tiap-tiap hari bekerja atau pada waktu lain yang
bersesuaian berdasarkan kepada jarak bank dengan Pusat. Setelah
kemasukan wang ke dalam bank disempurnakan, Pegawai yang
ditugaskan ke bank hendaklah menyerahkan semula ”Slip Deposit
Bank” yang telah diakui penerimaannya oleh bank kepada Pegawai
Berkuasa. Sekiranya ada Kutipan yang tidak dapat dimasukkan ke
bank pada hari itu (pungutan lewat), ianya hendaklah dimasukkan pada
hari bekerja berikutnya bersama-sama Kutipan hari esok.

6.2 Pegawai berkuasa hendaklah menyemak ”Slip Deposit Bank” bagi

memastikan jumlah yang dicetak oleh pihak bank adalah sama seperti
 jumlah yang dicatit pada ”Slip Deposit Bank” dan menurunkan
tandatangan di atas semua salinan ”Slip Deposit Bank” tersebut.

6.3 Semua ”Slip Deposit Bank” berkenaan hendaklah difailkan mengikut

tarikh kutipan dibankkan.

7. Tanggungjawab Pegawai Menerima Kutipan

7.1 Semua Kutipan hendaklah dikeluarkan Resit Rasmi dengan teliti dan
sempurna.

7.2 Tiap-tiap tindakan yang diambil dalam melaksanakan aktiviti Kutipan ini
hendaklah dibuat dengan segera dengan penyemakan dan
pengawalan yang rapi.

7.3 Tindakan-tindakan yang sama adalah juga tertakluk kepada aktiviti

Kutipan di peringkat daerah yang menggunakan akaun bank pungutan.
PMP hendaklah memastikan kawalan dan pengawasan ke atas aktiviti
terimaan di peringkat daerah ini diadakan secara berterusan.

7.4 Sekiranya didapati wang yang diterima tidak mempunyai maklumat

yang sempurna untuk menetapkan kod-kod akaun yang perlu
dikreditkan, ianya hendaklah dimasukkan ke dalam akaun bank
pungutan seperti biasa dan resitnya dikreditkan kepada akaun
’Terimaan Tidak Dikenal Pasti’ mengikut peraturan-peraturan di dalam
Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 8/1983 di atas tajuk Terimaan
Tidak Dikenalpasti bertarikh 1 Disember 1983 atau pekeliling-pekeliling
atas tajuk yang sama yang dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.
Pegawai Menerima Kutipan hendaklah mengambil tindakan untuk
mendapatkan maklumat terperinci daripada pembayar dan
memaklumkan kepada BKW supaya Akaun Terimaan Tidak
Dikenalpasti dapat dipelaraskan.
 7.5 Bayaran-bayaran yang dikutip mestilah sama jumlahnya dengan jumlah
yang sepatutnya diterima. Di mana Kutipan adalah lebih daripada yang
diterima, bayaran pemulangan Kutipan berlebihan boleh dibuat selepas
Cek itu diselaraskan oleh bank.

8. Berikut adalah perkara yang perlu diawasi apabila menerima Cek :

8.1 Cek yang diterima hendaklah dipastikan atas nama ”Akaun Pungutan
Pusat berkenaan”. Sekiranya terdapat cek-cek atas nama selain
daripada itu, Pembayar hendaklah dimaklumkan supaya bayaran-
bayaran pada masa akan datang dibuat atas nama yang betul. Cek
hendaklah dipastikan tidak luput tempoh lakunya. Sebarang pindaan di
muka cek hendaklah ditandatangani oleh Pembayar.

8.2 Semua Cek yang diterima hendaklah sempurna. Jumlah yang tercatit
dengan perkataan mestilah sama dengan angkanya.

8.3 Jika cek-cek tersebut tidak sebagaimana yang dikehendaki, cek-cek itu
hendaklah dipulangkan kepada Pembayar mengikut peraturan di dalam
Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil. 22/1983 di atas tajuk Cek Yang
Tidak Sempurna bertarikh 1 Disember 1983 atau pekeliling yang
dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.

9. Semua cek yang diterima hendaklah didaftarkan. Butir-butir Cek yang perlu
didaftarkan adalah seperti berikut :

9.1 Tarikh terima Cek;

9.2 Nombor Cek;

9.3 Tarikh Cek;

9.4 Nama bank;

 9.5 Amaun (RM); dan

9.6 Nama Pembayar.

10. Semasa menerima wang, tujuan bayaran berkenaan hendaklah dipastikan.

Sekiranya bayaran balik ataupun kutipan yang melibatkan akaun
perseorangan, perlu pastikan nama pembayaran dan kod akaun
perseorangan adalah betul dan tepat. Perkara ini adalah penting supaya
transaksi-transaksi berkenaan dapat dikemaskinikan ke akaun yang
sepatutnya.

11. Sekiranya terdapat cek-cek diterima yang telah disahkan tidak laku oleh bank,
PMP hendaklah sentiasa mengawasi tindakan-tindakan pelarasan ke atas
transaksi-transaksi tersebut. Sila rujuk Surat Pekeliling Peraturan Akaun Bil.
20/1983 di atas tajuk Peraturan Cek Dikembalikan Oleh Bank bertarikh 1
Disember 1983 ataupun pekeliling atas tajuk yang sama yang dikuatkuasakan
dari semasa ke semasa.
 BAB D

PERATURAN MENGAWAL DAN MENGGUNA RESIT RASMI LUAR PEJABAT

1. Kegunaan Resit Rasmi Luar Pejabat adalah terhad kepada penerimaan

daripada orang awam yang melibatkan akaun perseorangan seperti bayaran
balik pinjaman pelajaran, pinjaman perniagaan dan sewa bangunan
perniagaan milik MARA.

2. Sepertimana Resit Rasmi MARA, Resit Rasmi Luar Pejabat yang dikeluarkan
hendaklah dibuat dalam 4 salinan untuk edaran seperti berikut:

2.1 Salinan asal kepada Pembayar;

2.2 Salinan kedua dilunggukkan dan dikemukakan kepada Pengarah

Kewangan;

2.3 Salinan ketiga untuk fail peminjam, penyewa atau lain-lain fail yang
berkenaan; dan

2.4 Salinan keempat ditinggalkan di dalam buku Resit Rasmi Luar Pejabat.

3. PMP hendaklah memastikan buku-buku Resit Rasmi luar pejabat diberikan

kepada Pegawai Menerima Kutipan yang telah diberi kuasa sahaja. Pegawai
selain dari Pegawai Menerima Kutipan yang telah dilantik tidak dibenarkan
menggunakan Resit Rasmi Luar Pejabat.

4. Pengarah Kewangan akan membekalkan Resit Rasmi Luar Pejabat kepada

semua pusat. Semua pusat adalah dilarang mencetak resit tersebut. Setiap
pusat hendaklah menyediakan buku daftar bagi Resit-resit Luar Pejabat yang
diterima, dikeluarkan dan yang masih dalam simpanan pusat. Perakuan
penerimaan buku Resit Rasmi Luar Pejabat hendaklah dibuat oleh Pegawai
Menerima Kutipan dengan menandatangani daftar tersebut pada setiap kali
serahan.
5. PMP hendaklah menghantar permohonan kepada Pengarah Kewangan
anggaran buku-buku Resit Rasmi Luar Pejabat yang diperlukan dan
memastikan serta mengawal stok Resit Rasmi Luar Pejabat di pusatnya
supaya tidak melebihi untuk kegunaan lebih dari 3 bulan.

6. PMP juga dimohon agar sentiasa memastikan serahan wang dibuat oleh
Pegawai Menerima Kutipan pada setiap hari bekerja.

7. Tanggungjawab Pegawai Menerima Kutipan Luar Pejabat:

7.1 Semua Kutipan bagi pihak MARA yang dibuat di luar pejabat
hendaklah dikeluarkan Resit Rasmi dengan teliti dan sempurna.

7.2 Berikut adalah perkara-perkara yang perlu diberi perhatian semasa

pelaksanaan penerimaan Resit Rasmi luar pejabat:

7.2.1 Resit Rasmi Luar Pejabat hendaklah diisi dengan lengkap;

7.2.2 Setiap pindaan yang dibuat hendaklah ditandatangani oleh

pegawai yang diberi kuasa;

7.2.3 Semua Kutipan hendaklah dicatitkan “Tanpa Prasangka”;

7.2.4 Setiap Resit Rasmi luar pejabat yang dikeluarkan mestilah

ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa; dan

7.2.5 Sentiasa memastikan Resit Rasmi luar pejabat disimpan di

tempat yang selamat.

7.3 Berikut adalah perkara yang perlu diberi perhatian semasa menerima
Cek :

7.3.1 Cek yang diterima hendaklah dipastikan atas nama Akaun

Pungutan Pusat berkenaan;
 7.3.2 Cek tidak tamat tempoh; dan

7.3.3 Jumlah Cek mestilah sama dengan jumlah yang ditulis dengan
perkataan.

7.4 Pegawai Menerima Kutipan hendaklah sentiasa memastikan setiap

Pembayar menyertakan nama dan kod akaun perseorangan yang
berkaitan supaya transaksi bayaran tersebut dapat dikemaskini dan
diambilkira di akaun Pembayar.
 BAB E

PERATURAN PENYEDIAAN LUNGGUKAN SALINAN KEDUA RESIT RASMI

1. Lunggukan resit hendaklah disediakan pada setiap hujung minggu iaitu pada
hari Jumaat. Bagi negeri Kedah, Kelantan, Terengganu dan Johor, lunggukan
hendaklah disediakan pada hari Khamis. Sekiranya hari Khamis/Jumaat
adalah hari cuti am, maka lunggukan hendaklah dibuat pada hari bekerja
berikutnya. Walau bagaimanapun sekiranya perlu, lunggukan bolehlah dibuat
melebihi satu kali dalam seminggu tetapi tidak melewati hari Jumaat.
Sekiranya tiada kutipan pada minggu berkenaan, PMP perlu memaklumkan
melalui surat rasmi kepada BKW.

2. Sebelum membuat lunggukan, resit hendaklah disusun mengikut turutan

nombor siri. Had maksimum bagi setiap lungguk adalah sebanyak 50 resit
sahaja.

3. Semua lunggukan hendaklah dibuat dengan menggunakan borang kawalan

lungguk. Contoh borang kawalan lungguk adalah seperti Jadual berikut :
 Tarikh borang * Catitkan no
lungguk
siri lungguk
disediakan

Catitkan kod Catitkan nombor resit

pusat daripada yang pertama
di dalam lunggukan dan
nombor resit yang
Catit bilangan terakhir
dokumen yang
dilunggukkan. Setiap
resit adalah dikira
sebagai satu bilangan
Catitkan bilangan transaksi
(termasuk resit batal)
yang terlibat (tidak termasuk
resit batal)

Jumlah hash bagi

system, aktiviti/pusat
dan objek yang Tambah kesemua
disatukan daripada amaun terimaan
kod-kod semua daripada resit yang
akaun nominal dilunggukkan

Tandatangan
pegawai
menyedia dan
pegawai
berkuasa
yang
membuat
pengesahan

* Nota : Contoh catitan siri lungguk adalah seperti berikut:

Kod Urusan Bulan Bilangan
T M 06
(kod Pungutan) (bulan Disember) (lungguk keenam)

Bulan berkenaan adalah di dalam siri huruf dengan tidak mengira huruf ‘ I ’ seperti berikut :
Kod Bulan Bulan Berkenaan Kod Bulan Bulan Berkenaan
A Januari G Julai
B Februari H Ogos
C Mac J September
D April K Oktober
E Mei L November
F Jun M Disember

Bilangan lungguk hendaklah didaftarkan untuk mengawal siri pengwujudannya dan hendaklah dimulai
dengan angka 01.
 BAB F

PERATURAN PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

AKAUN PUNGUTAN

1. Penyata Penyesuaian Bank Akaun Pungutan hendaklah disediakan dalam 2

salinan atau 3 salinan (bagi Pejabat MARA Daerah) pada setiap bulan untuk
edaran seperti berikut:

1.1 Salinan asal kepada Pengarah Kewangan;

1.2 Salinan kedua kepada Pengarah MARA Negeri (bagi PMD sahaja); dan

1.3 Salinan ketiga untuk simpanan fail Pusat berkenaan.

2. PMP hendaklah memastikan penyata bank diterima oleh Pusat pada minggu
pertama setiap bulan.

3. Salinan asal Penyata Penyesuaian Bank Akaun Pungutan hendaklah

dikemukakan kepada Pengarah Kewangan dan pastikan diterima selewat-
lewatnya pada 10hb bulan yang berikutnya.

4. Bagi memastikan penghantaran Penyata Penyesuaian Bank Akaun Pungutan

lebih cepat, semua Pusat adalah digalakkan menghantar melalui faks atau
emel ke BKW. Prestasi penghantaran Penyata Penyesuaian Bank Akaun
Pungutan Pusat akan dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan MARA.

5. Penyata Penyesuaian Bank Akaun Pungutan hendaklah menggunakan format

seperti Jadual di bawah.
 Catitkan jumlah baki
Catitkan jumlah pembuka seperti
kutipan bulan lepas yang terdapat di
yang dikreditkan oleh penyata bank
bank dalam bulan
semasa

Catitkan jumlah
kutipan bulan
lepas yang
dibankkan dalam
bulan semasa Catitkan jumlah kutipan
bulan semasa. Senarai
resit yang dikeluarkan,
Senaraikan cek- no. siri lungguk dan
cek kutipan bulan jumlahnya perlu
lepas yang telah dicatitkan sepertimana
dipulangkan oleh Lampiran A
bank

Catitkan kutipan
yang diterima
Senaraikan semua cek
pada akhir bulan
bulan semasa yang
semasa yang tidak
telah dimasukkan tetapi
sempat
belum dijelaskan/
dimasukkan ke
dikreditkan oleh bank
dalam bank

Senaraikan cek-
cek kutipan
bulan semasa
yang telah
dipulangkan oleh
bank

Catitkan jumlah
baki penutup
seperti yang
terdapat di
penyata bank