PANDUAN TEKNIKAL PENULISAN LAPORAN

-daripada JOAN VAN Emden

PENGENALAN
Satu laporan yang baik adalah mudah untuk difahami. Tajuknya adalah tepat dan bermaklumat ,
susun atur dan format yang baik dianjurkan , dan mudah untuk mengendalikan dan memahami
maksud kedua-dua teks dan gambar rajah.

Membaca laporan yang ditulis dengan baik adalah memudahkan "gaya itu adalah tepat, fasih dan
ringkas , dengan tajuk untuk menunjukkan kandungan setiap bahagian. Rajah mestilah mempunyai
panduan termasuk bahan bukan lisan seperti jadual dan graf , dan perlu dibentangkan dan
dilabelkan dengan jelas.

Tidak ada peraturan yang mutlak tentang butiran pengeluaran laporan , kerana setiap laporan
mestilah bersesuain dengan keperluan pembaca itu. Panduan ini mencadangkan undang-undang
penulisan laporan yang baik, tetapi hanya kerana dalam bidang komunikasi , undang-undang perlu
digunakan umumnya tetapi asingkan sekiranya perlu. Sebagai contoh , undang-undang kedua
merujuk keringkasan. Jika pelanggan telah menghabiskan beribu-ribu pound untuk mendapat akses
kepada pengetahuan pakar , ia mungkin tidak sesuai untuk mendedahkan dalam lima halaman .
Mereka akan berasa tertipu jika mereka menerima sedikit , walaupun ia mewakili nilai untuk wang.
Satu laporan lagi akan menjadi politik lebih suai manfaat.

Walau bagaimanapun , undang-undang boleh diasingkan hanya pada asas pengetahuan , dan oleh
itu panduan ini akan membincangkan pula setiap satu daripada undang-undang penulisan laporan ,
yang adalah seperti berikut:
1. Pembaca adalah orang yang paling penting.
2. Pastikan laporan itu seringkas yang mungkin.
3. Menganjurkan untuk kemudahan pengguna laporan itu.
4. Semua rujukan harus betul dalam semua butiran.
5. Ilmiah ditulis tepat , padat dan tidak mengganggu.
6. Gambar rajah betul dengan label yang betul perlu berada di tempat yang tepat untuk
pembaca
7. Ringkasan memberi gambaran keseluruhan , dalam bentuk kecil
8. Laporan perlu diperiksa untuk kesilapan teknikal , kesilapan menaip dan tidak konsisten .
9. Laporan harus dilihat sebaik-baiknya.
10. Pembaca adalah orang yang paling penting.

Undang-undang pertama diulang kerana ia adalah undang-undang sahaja yang tidak boleh
dipecahkan . Fleksibiliti dan penyesuaian mungkin berguna , tetapi hanya untuk membuat laporan
yang lebih mudah kepada pembaca. Semua pertimbangan lain, walaupun menjimatkan masa dan
wang, adalah pada akhirnya tidak produktif jika pembaca mendapati membaca laporan itu satu
beban yang akan memilih untuk tidak melaksanakan.





1.OBJEKTIF

Objektif laporan mengenal pasti dengan tepat apa maklumat yang meliputi , bagi siapa ia ditulis dan
mengapa ia perlu dihasilkan; objektif ini perlu jelas kepada penulis lama sebelum proses penulisan
bermula.

Ia membantu untuk meletakkan dalam bentuk nota huraian yang objektif dan untuk memeriksa
butiran ini kerap sehingga peringkat akhir pengeluaran. Laporan itu boleh menilai kesahihan proses
baru , yang mungkin pemanasan dan lampu keperluan sebuah kilang baru , kemungkinan teknikal
membangunkan jenis baru anttena : apa sahaja subjek laporan itu, spesifikasi yang tepat mesti
dikenal pasti dan dipatuhi.

Yang menghairankan , mungkin, peringkat ini pengeluaran laporan boleh hadir masalah. Satu
laporan yang bertujuan untuk menutup ' UK ' dan sebenarnya diuruskan England dan Wales
menyebabkan hilang peluang untuk pembangunan dan jualan di Scotland dan Ireland Utara , sebuah
laporan yang cuba untuk menjadi kedua-dua spesifikasi mesin dan laporan mengenai keputusan
menggunakan mesin berakhir sebagai kekeliruan, tidak tepat dan tidak spesifikasi kesimpulan alasan.
Jika masa yang diperlukan untuk membincangkan objektif dan menjelaskan mereka, ia akan menjadi
masa yang disimpan di dalam unraveling komplikasi pada peringkat kemudian.

Mengetahui pembaca melibatkan soalan yang akan dibincangkan dalam bahagian 2.1, tetapi
mengenal pasti tahap pengetahuan teknikal, dan keadaan sebenar kepakaran itu, adalah sebahagian
daripada analisis yang objektif. Tujuh soalan perlu ditanya :

Apa yang pembaca sudah tahu tentang bahan laporan ini
Bagaimana luas pengetahuan pembaca subjek ?
Mengapa pembaca tertentu harus perlu laporan ini tertentu?
Apa yang ia perlu untuk memberitahu pembaca ?
Apa yang akan dijangka tindak balas pembaca ?
Apakah , dari sudut penulis berpendapat, daripada tindak balas yang dikehendaki?
Bagaimana penulis boleh merapatkan bual antara apa yang pembaca tahu sudah dan apa yang
Penulis mahu pembaca tahu , untuk menghasilkan tindak balas yang dikehendaki?
Enam daripada tujuh soalan menumpukan perhatian kepada pembaca, dan oleh itu adalah yang
berkaitan dengan undang-undang pertama penulisan laporan yang baik.

UNDANG-UNDANG 1 - PEMBACA ADALAH ORANG PENTING
Pada masa yang sama , beberapa laporan perlu ditulis untuk pembaca yang berbeza-beza ,
contohnya pengurus teknikal dan pengurus kewangan. Penulisan dua laporan akan memakan masa
dan ' politik ' berbahaya ( pengarah, sebagai contoh, mungkin berasa tersinggung jika mereka tidak
menerima kedua-dua versi !) . Penggunaan strategik lampiran (lihat seksyen 2.2) dan ringkasan (lihat
bahagian 5.1) boleh menghasilkan jawapan separa kepada masalah ini. Ia mesti , bagaimanapun,ia
dikenal pasti sebagai kawasan yang kemungkinan susah sebelum penulisan bermula.
Identiti pembaca akan menentukan bukan sahaja pendekatan tetapi juga tahap teknikal dan gaya
penulisan. Secara ringkasnya, melalui laporan e-mail kepada rakan sekerja akan kurang formal
daripada laporan kepada pengarah urusan syarikat lain, dan pertimbangan kebijaksanaan dalam apa
yang boleh dimasukkan dengan selamat, dan persembahan dan susun atur, tentu saja menjadi
kurang penting. Keseimbangan hendaklah dikekalkan di antara formal penulisan mesra dan formaliti
kerana apa-apa komunikasi perniagaan , bahan bergambar rajah hendaklah jelas dihasilkan
walaupun lukisan tidak rasmi.

Objektif laporan , terdapat dalam keperluan pembaca, maklumat yang terlibat, dan nada yang
sesuai, di dalam had yang jelas spesifikasi laporan itu. Apabila objektif dikenalpasti dan dijelaskan
dengan cara ini , penulisan sebenar laporan itu akan menjadi lebih mudah.



2. FORMAT LAPORAN
Apabila objektif laporan ini adalah benar, bahan yang perlu diambil; sebahagian daripadanya
mungkin akan telah sedia ada. Keputusan tentang maklumat organisasi boleh dimulakan, walaupun
ianya hanya sementara. Penulis laporan sering bimbang bahawa tiada apa yang boleh dilakukan
sehingga kesemuanya dilengkapkan, dan kemudiannya terkejut dengan jumlah organisasi yang
diperlukan, biasanya dengan had masa yang singkat .
Sebagai bahan, ia perlu dimasukkan ke dalam salah satu daripada tiga kategori:
1. Maklumat yang jelas penting mesti ada dalam laporan itu kerana ia adalah benar-benar
berkaitan dengan objektif ;
2. Maklumat Borderline yang mungkin berguna untuk sesetengah pembaca , atau yang boleh
menguatkan atau menyokong bahan lain yang lebih penting ;
3. Maklumat yang menarik (atau tidak) kepada penulis , tetapi yang bukan berkaitan dengan
objektif laporan.

Pada peringkat ini , adalah jelas merbahaya kepada jettison kategori 3 , tetapi ia harus diketepikan
untuk diperiksa kemudian. Bahan dalam kategori 1 dan 2 hendaklah sentiasa ada , tetapi dianggap
sebagai kemungkinan ' teks utama ( kategori 1 ) dan bahan lampiran ( kategori 2). Mesti ada
fleksibiliti antara kedua-dua bahagian, dan butiran boleh bergerak-gerak untuk
seketika sebelum menemui satu tempat rehat mungkin. Bagaimanapun maklumat yang
menunujukan 'teks ucapan' adalah sekarang dikenalpasti dan boleh diperiksa melihat apa yang
diperintah yang mungkin bersesuaian.
2.1 Awal dan akhir
Secara jelasnya setiap laporan itu mempunyai awal dan akhir , tetapi pemilihannya mempunyai had
untuk mendapatkan keputusan yang tepat dan bukan keputusan yang terburu-buru. Bagi
memulakan sesebuah laporan tidak semestinya bermula dengan kerja,ia mesti mempunyai minit
mesyuarat, surat, perbincangan, kerja-kerja makmal dan mungkin beberapa laporan sebelumnya.
Laporan ini dibina di atas asas-asas yang boleh diletakkan tiap- tiap minggu atau bulanan, malah
bertahun-tahun , lebih awal. Pemilihan titik permulaan akan ditentukan sebahagian besarnya oleh
matlamat , dan sebagainya akhirnya, sekali lagi, oleh pembaca. Soalan perlu dijawab , seperti:
apakah pembaca sudah tahu tentang kerja ini?
Berapa banyak latar belakang ( untuk projek ini atau apa sahaja ) akan memerlukan pembaca
untuk memahami hujah laporan ?
Adakah pembaca terlibat secara dekat dengan ini, atau serupa, kerja sebelum ini?
Nyata, jika jawapan kepada soalan ketiga ya ada, maka kurang perincian latar belakang akan
diperlukan dan 'bahan lampiran' fail mungkin akan berkembang. Jikajawapan ialah, sebagai sering
berlaku, 'sesetengah pembaca akan satu tawaran hebat dan lain-lain sangat sedikit',
maka penyusunan semula drastik mungkin diperlukan untuk meletakkan lebih
banyak maklumat maklumat lampiran , danmemberi lebih perinci dalam teks itu. Bagaimanapun
, ia sentiasa berharga diingatiyang melaporkan selalunya dipindahkan dari satu pembaca kepada
yang lain, makatidak patut ditulis begitu lebih-lebih lagi untuk seorang pembaca tertentu yang
yanglain tidak menggunakan maklumat.

2.2 Lampiran
Ia mungkin kelihatan aneh untuk bercakap tentang penggunaan lampiran jadi berhampiran
permulaan panduan ini, tetapi mereka boleh menjadi salah satu alat yang paling berguna penulis ,
dan sebahagian daripada nilai mereka telah disyorkan. Pada asasnya, satu lampiran yang sepatutnya
digunakan untuk mengeluarkan dari teks utama segala maklumat yang tidak diperlukan oleh majoriti
pengguna laporan.

UNDANG-UNDANG 2 - SIMPAN LAPORAN SEBAGAI PENDEK MUNGKIN
Sifat manusia apa itu, dan pengguna laporan menjadi sibuk kerana mereka , laporan itu singkat
biasanya menang dalam menarik perhatian dan juga dalam dibaca yang bertentangan dengan
mengerling pada dan dilupakan. Jika teks utama adalah bersepah dengan statistik terperinci , peta,
penjelasan istilah teknikal, atau data eksperimen , ia akan disimpan sebagai pendek , dan oleh itu
boleh dibaca sebagai , sebagai bahan yang membolehkan.
Lampiran , maka, adalah tempat yang baik untuk maklumat latar belakang yang paling pembaca
akan mengambil mudah tetapi keperluan beberapa untuk dijual. Ia sangat baik untuk menyokong
statistik, dan bahan bergambar rajah yang tidak diperlukan kerana laporan itu dibaca. (baca seksyen
4 untuk perbincangan lanjut ketika ini. ) adalah tempat yang ideal untuk senarai simbol, istilah
teknikal dan singkatan yang biasa kepada beberapa tetapi tidak semua pembaca. Jika beberapa
pembaca tahu mereka, mereka boleh menjadi tempat yang lebih baik berhampiran permulaan
laporan .
Dalam banyak aspek persembahan laporan, nada ( mendapat ia sesuai untuk pembaca) adalah
sangat penting. Reader mungkin merasa ramai, pengunjung jika terlalu banyak dijelaskan dan
bingung jika terlalu banyak diambil mudah. Meletakkan bahan back-up membantu ke dalam satu
lampiran dapat memuaskan hati semua pihak.
Ini adalah penting terutamanya apabila pembaca mempunyai kepakaran yang pelbagai. Jurutera itu
mungkin tidak mahu bahan teknikal kompleks untuk ditenun dengan butir-butir kos, tetapi kedua-
dua pembaca teknikal dan kewangan akan gembira untuk mencari mereka ini di lampiran . Para
saintis penyelidikan yang terpesona dengan butir-butir eksperimen dan akan gembira untuk mencari
mereka dalam satu lampiran, sementara laporan yang digunakan terutamanya oleh orang
pemasaran yang mahukan hasil , bukan ujian makmal.
Lampiran adalah rakan penulis laporan itu , tetapi semasa mereka membangunkan , jadi adalah teks
utama laporan ini .



2.3 SEKSYEN DAN SUB- SEKSYEN
Penulis laporan biasanya boleh menghasilkan seksyen garis tajuk untuk bahan mereka dengan
mudah perbandingan. ' latar belakang ', ' hasil dari ujian bidang ', ' pembangunan masa depan '
adalah pilihan yang jelas , dan sangat berguna semasa maklumat itu masih dikumpulkan . Mereka
jarang mencukupi untuk laporan akhir. ' butiran tapak ' atau ' pertimbangan lain ' tidak membantu
kepada pembaca. Bahagian-bahagian asalnya dianggap hampir pasti akan memerlukan sub-
bahagian, dan tajuk mesti setepat mungkin.
Yang pemisah bahan dengan cara ini menyajikan beberapa tujuan. Dari sudut semata-mata visual
pandangan, ruang di muka membantu pembaca, dan perlu ada jarak yang jelas dan mencukupi di
antara bahagian, sekurang-kurangnya dalam laporan panjang, harus bermula pada muka surat baru.
Pembaca boleh mengenal pasti dan mengasingkan bahagian-bahagian tertentu yang berkaitan
dengan minat mereka; dalam panduan ini, rujukan telah dibuat kepada ' pengguna laporan ' dan juga
untuk 'pembaca laporan ' , dan ini adalah kebetulan.


UNDANG-UNDANG 3 - MENGANJURKAN UNTUK KEMUDAHAN DALAM LAPORAN PENGGUNA
Walaupun beberapa orang boleh membaca laporan sebagai sebuah novel tidur, dari awal hingga
akhir , kebanyakannya akan ' menggunakan' ia , sudah tentu jika ia adalah lebih daripada sepuluh
muka surat atau lebih panjang. Corak diperhatikan adalah bahawa laporan lihat pengguna pada
permulaan, kemudian pada akhirnya, dan kemudian di mana-mana seksyen di tengah-tengah yang
terutamanya yang menarik minat mereka.
Ini menimbulkan masalah bagi penulis laporan itu, yang tidak boleh menganggap bahawa pembaca
yang tiba pada satu titik tertentu dalam laporan itu telah semestinya membaca semua yang pergi
sebelum ini. Malah, terdapat lebih pengguna laporan panjang daripada pembaca, dan penulis adalah
langkah yang bijak untuk menganggap bahawa pengguna tidak membaca segala-galanya dalam
perintah itu logik di mana ia telah dibentangkan. Jadi dalam kes simbol dan singkatan yang
dinyatakan sebelum ini , glosari pada awal atau di akhir adalah lebih berguna daripada amalan biasa
menulis nama teknikal sepenuhnya, meletakkan singkatan dalam kurungan sebaik sahaja selepas itu
, dan selepas itu menggunakan singkatan sahaja.
Setiap bahagian mesti dikenal pasti dengan jelas. Sebagai pengguna sering ingin mengetahui
kandungan satu atau dua bahagian sahaja, mereka mesti melihat di mana setiap bahagian bermula
dan akhir , dan yang sub- seksyen disambungkan kepada salah satunya. Dalam erti kata lain , tajuk
mesti dikaitkan dalam bentuk dan susun atur kepada sistem notasi yang sendiri logik dan mudah
untuk digunakan.


2.4 Tajuk-tajuk dan notasi perpuluhan
Laporan berbeza dalam kandungan dan ketidakrasmian dan juga , sudah tentu, mungkin perlu
mengikut garis kasar yang mana diseragamkan di templat syarikat. Walau bagaimanapun
, terdapat seksyen-seksyen diterima dengan meluas, yangmana kesemuanya akan muncul di
satu lama dan laporan yang sangat formal: mereka mesti
disesuaikan atau menggabungkan apabila penulis memikirkan sesuai untuk keperluan pembaca.

2.4.1 Format
Format penuh satu laporan yang panjang boleh menjadi seperti berikut:
Halaman title
Penghargaan
Ringkasan
Isi kandungan
Pengenalan / terma rujukan / skop
Prosedur
Penemuan ( bukti )
Kesimpulan
Cadangan
Rujukan / bibliografi
Lampiran
Laporan-laporan paling teknikal tidak perlu huraian terperinci sebegitu, tetapi sering membantu
untuk penulis menyimpan skim dalam fikiran dalam menyusun maklumat,sekalipun
mereka tahu mereka tidak akan menggunakan tajuk sepenuhnya.

Seksyen-seksyen ini dari rangka kerja laporan itu , tetapi ia dalam
menyediakanbahan, penulis akan selalunya bermula dengan penemuan, kerana itu adalah di
mana kebanyakan material segera mengenalpasti. Ia, sudah tentu, betul-betul
munasabah untuk penulis mula tulisan sebenar laporan itu dalam seksyen ini; tiadakebaikan
istimewa di awal di awal , dan ia mungkin lebih mudah mula dengan bahanfakta semata-
mata di tengah. Sudah tentu ringkasan (lihat bahagian 5) akan ditulis diakhirnya.





2.4.2 Notasi
Tajuk-tajuk dalam organisasi laporan yang perlu menghubungkan logik tajuk ditunjukkan oleh notasi
, biasanya mesti bentuk system symbol perpuluhan.
Sistem ini mudah untuk menghasilkan dan mudah untuk diikuti, dan hakikat yang sangat meluas
bermakna pembaca mungkin biasa dengannya. Seboleh-
bolehnya, tajuk sepatutnya berpadanan bilangan dalam kepentingan, supaya impak visual tajuk-
tajuk utama dihubung kait dengan tatatanda utama. Lebih rendah hierarki, korelasi ini boleh
rosak, tetapi ia seharusnya mesti diikuti untuk peringkat kedua dan pertama tajuk.
Corak ini ialah:
1. TAJUK UTAMA
1.1 tajuk kecil
tajuk kecil
dan ini akan dikekalkan sepanjang laporan tersebut:
8. TAJUK UTAMA
8.4 Tajuk kecil
8.4.6 tajuk kecil
Bagi yang mungkin, tajuk bernombor 1.1.1 hendaklah sama dalam kepentingan untuk menuju 8.4.6 .
ia biasanya cukup untuk mempunyai empat angka (contohnya 8.4.6.2 ), kerana lebih
banyak bahagian-bahagian sub sukar mengikuti. Maklumat perlu jika perlu dilaras untuk muat empat
tahap tajuk , dan memang lebih jarang diperlukan.
Satu kelainan kepada sistem perpuluhan adalah di mana setiap perenggan dibernombor dalam satu
bahagian utama:
1 tajuk utama
1.1 - 1.56

2 tajuk utama
2.1 - 2.91
Ini amat berguna untuk rujukan cepat jika terdapat mungkin pertukaran panggilan telefon atau
surat-menyurat sebagai tindak balas kepada laporan, tetapi ia tidak menghasilkan bentuk yang logik
berstruktur, dan tidak digalakkan.
Lampiran perlu bentuk teks utama melalui surat dibezakan , dan jika notasi perpuluhan perlu selepas
surat tersebut.
Oleh itu Lampiran B2.4 adalah sub- seksyen keempat itu bahagian utama kedua lampiran kedua, dan
jika rujukan adalah betul ia harus mudah untuk mencari dan mengenal pasti.

2.5 Rujukan
Rujukan pernah hilang, sukar ingat kembali. Ia wajar mencatat butiran bibliografi penuh secepat
mungkin. Dalam teks itu, rujukan boleh ditunjukkan oleh satusuperskrip mengira, 1;
mereka sepatutnya menjadi disenaraikan di perintah itu di penghujung laporan itu. Nombor-
nombor superskrip mengenal pasti rujukan , danbutiran lengkap seharusnya
diberikan dalam satu borang-borang dilulus. Contoh ssatu susunatur mungkin diberi di bawah, mula-
mula untuk sebuah buku dankeduanya untuk sebuah jurnal.

van Emden, Joan: penulisan kepada jurutera, palgrave macmillan, 3 rd ed, 2005
hawley, Robert : cabaran kepimpinan di satu persekitaran kejuruteraan, jurnal
pengurusan kejuruteraan, vol 6 tiada 5, Oktober 1996, pp 217-231

sekarang ini, sistem Harvard merujuk popular , dan mempunyai beberapa kelebihandi bahan
teknikal di mana penggunaan nombor superskrip mungkin mengelirukan.Dalam teks itu, nama
pengarang, tarikh penerbitan dan nombor halaman mengalahkurungan, sebagai (lander, 1993, p25),
dan di penghujung butiran, dokumen itumengalah penuh, mula dengan pengarang dan
berpacaran untuk menandingi apadalam teks itu:

van emden, joan, 2005: penulisan kepada jurutera, palgrave macmillan, 3 rd ed.Hawley, Robert,
1996: cabaran kepimpinan di satu persekitaran kejuruteraan, jurnal pengurusan kejuruteraan, vol
6 tiada 5, pp 217 231
Sebarang cara yang memberi maklumat lengkap boleh diterima, tetapi konsistensi dalam borang
itu dipilih amat penting.

Undang-undang 4 semua rujukan harus betul dalam semua butiran
Laporan itu sekarang ialah sedang dibentuk, walaupun mengotorkan atau tiada
penulisan rasmi telah dihasilkan. Format telah dipilih, bahan mengorganisasi,perkembangan
logik menjelaskan dan seksyen menyediakan.

Penulisan laporan itu boleh kini mula.
Penulisan laporan yang kini boleh bermula.

3.Penulisan laporan
Ia mungkin benar untuk mengatakan bahawa kebanyakan jurutera tidak menikmati bertulis, dan
meletakkan ia di luar untuk selama yang mungkin. Ia adalah sama benar bahawa jika persediaan
telah menyeluruh , penulisan akan kurang satu bebanan kerana beberapa soalan penting telahpun
dijawab.
Jika objektif laporan yang telah dijelaskan, penulis akan tahu tahap yang sesuai bahasa teknikal dan
nada yang betul untuk pembaca . Gaya ini akan menjadi rasmi kerana laporan adalah dokumen
rasmi, tetapi ijazah yang tepat formaliti akan telah membuat keputusan dengan hubungan penulis /
pembaca dalam fikiran.
Sudah tentu bahan yang pergi di luar syarikat penulis sendiri mesti sentiasa mematuhi taraf yang
tinggi kesesuaian gaya


Undang-undang 5 penulisan ini tepat , padat dan tidak mengganggu

3.1 Ketepatan
Ketepatan satu dokumen ialah tanggungjawab penulisnya. kebanyakan jurutera
menghasilkanlaporan-laporan mereka sendiri, tetapi sebagai mereka tidak biasanyaberlatih jurutaip,
ialah keperluan pemeriksaan yang berhati-hati. Ia sentiasa sangatsukar untuk penulis memeriksa apa
mereka telah menaip hanya beberapa minitterlebih dahulu; beberapa garis panduan diberi di
bawah , dan bantuan lanjut boleh didapati di seksyen di mengawal (lihat bahagian 5.4)


3.1.1 Ejaan
Apabila jurutera mempunyai melengkapkan sebahagian daripada laporan itu, ia perlu diperiksa
untuk ejaan dan menaip kesilapan. Kebanyakan akan dipilih oleh kamus komputer, tetapi terdapat
beberapa kawasan yang bermasalah.



Mencipta kata yang salah
Jika kesilapan mencipta satu perkataan yang tidak bertujuan , pemproses kata akan menerimanya. '
tidak ' dan ' kini ' , misalnya , mudah keliru , dan ia mungkin diberikan maklumat yang bertentangan ,
seperti :
Kereta itu kini dalam keadaan yang selamat untuk dipandu .
Kereta itu tidak dalam keadaan yang selamat untuk dipandu .
Hanya manusia amaran akan menyedari kesilapan yang jika perkataan yang salah ditaip .

Perkataan-perkataan teknikal
Jurutera kadang-kadang mengelakkan semak ejaan kerana ia menonjolkan terlalu banyak perkataan-
perkataan teknikal yang tidak berada dalam kamus komputer. Perkataan tersebut perlu ditambah
jika mereka mungkin akan digunakan dengan kerap - dan orang yang kedua perlu menyemak apa
yang menambah , ia adalah terlalu mudah untuk menambah perkataan yang tidak betul dieja.
Perkataan jarang perlu diperiksa secara individu kerana ia berlaku , semak ejaan yang digunakan
untuk semua kata-kata lain yang mungkin tersalah taip.
Perkataan baru
Perkataan-perkataan teknikal atau separa teknikal baru sering terdiri daripada dua perkataan 'lama'
meletakkan bersama-sama tanpa sengkang ( seperti dalam talian, stesen kerja ). Ini mungkin cara
yang paling bijak untuk menulis perkataan itu jika tiada f keterangan lain. Panduan terbaik untuk
perkataan yang belum muncul dalam kamus (diterbitkan atau komputer) adalah akhbar teknikal;
ikuti penggunaan dalam , sebagai contoh, jurnal IET .
3.1.2 Ruang kosong
Ruang kosong yang penting kerana ia membantu bacaan yang tepat dan juga kerana ia boleh
menjejaskan makna . Dalam ayat :
' Enjin , yang agar sempurna berjalan, telah diuji sebelum ini. '
Semua enjin yang berada dalam perintah sempurna berjalan dan semua telah diuji. Walau
bagaimanapun, jika ayat ini adalah untuk membaca
' Enjin yang berada dalam perintah sempurna berjalan telah diuji sebelum ini. '
Implikasinya akan bahawa hanya enjin yang berada dalam perintah sempurna berjalan telah diuji.
Yang lain tidak mempunyai . Hukuman itu boleh , sudah tentu, ditulis semula untuk menekankan
maksudnya .
Begitu juga, ' keratan rentas - kakitangan ' harus jelas dibezakan daripada ' keratan rentas kakitangan
. Hypens harus digunakan , kerana dalam hal ini, di mana mereka memberi kesan kepada rasa ,
mereka juga membantu dalam senarai kata sifat , untuk menunjukkan yang kepunyaan bersama.
Peraturan baca, tidak seperti orang-orang ejaan, adalah mudah untuk belajar, dan bibliografi pada
akhir buku panduan mencadangkan buku-buku membantu.
3.1.3 pilihan kata-kata
Pilihan yang betul perkataan bukan sekadar perkataan yang betul bertentangan dengan perkataan
yang salah. kesan ke atas pembaca sekali lagi penting, dan kata-kata mempunyai kedua-dua makna
dan berbau . ' besar ' dan ' berlebihan ' mungkin bermakna perkara yang sama dari mata yang
berbeza pandangan . Perkataan bekerja terlalu keras seperti ' pada dasarnya ' harus dielakkan
kecuali mereka maksudkan dengan tepat apa yang mereka katakan, dan kata-kata ' kosong' dan
frasa yang memberikan gambaran pada kekaburan ( sebaliknya, agak , adil , dalam masa terdekat )
harus dielakkan.
3.1.4 Ayat
Ayat, seperti perenggan, perlu disimpan di bawah kawalan. Gaya yang baik melibatkan pelbagai
panjang ayat dan juga dalam perenggan panjang, dan penulis-penulis teknikal yang membawa ke
dalam kekeliruan tatabahasa kerana hukuman mereka yang begitu lama bahawa dengan hujung
kedua-dua penulis dan pembaca telah kehilangan penglihatan permulaan. Bahagian yang paling
penting dalam ayat atau perenggan boleh hilang kerana ia tersembunyi di dalam jisim perkataan.
Perhatian pembaca akan segera ditangkap oleh ' kos penyelenggaraan dapat dikurangkan. '
Bersama-sama penjelasan teknikal, yang menyebut di suatu tempat di tengah-tengah bahawa wang
boleh disimpan , risiko perkara penting ini yang terlepas pandang . Ayat yang pendek menghasilkan
jelas, gaya yang mudah baca untuk bahan fakta. Maklumat yang perlu dipertimbangkan dan
diadakan dalam ketegangan dengan maklumat lain yang lebih baik yang diberikan dalam ayat lagi
yang memperlahankan pembaca ke bawah. Pembaca tidak mahu dibawa terhenti oleh hukuman
yang adalah lapan barisan panjang .
3.1.5 Perenggan
Perenggan harus mempunyai perpaduan kandungan, tetapi mereka juga mempunyai kesan psikologi
ke atas pembaca. Beberapa perenggan pada laman, dengan ruang yang terhasil, menggalakkan
membaca , manakala satu blok panjang cetak adalah mengecewakan. Satu keseimbangan antara
kandungan dan memudahkan pembacaan sering perlu dipelihara, tetapi halaman yang dipenuhi
dengan hanya satu perenggan terbaik dielakkan .
Paling penting, penulis mesti mengatakan yang mereka maksudkan. Gambaran yang salah boleh
diberikan oleh pilihan Montage perkataan , dan kekaburan dalam hal ehwal teknikal adalah sangat
berbahaya. Pembaca tidak boleh dibiarkan dalam keraguan tentang maksud , misalnya, singkatan,
atau kira-kira niat penulis, atau kira-kira maklumat yang dibentangkan. Jika mereka tidak dapat
memahami apa yang sedang berlaku , laporan itu mungkin akan berakhir di dalam bakul sampah itu.
3.2 Keringkasan
Beberapa laporan yang panjang kerana ia mengandungi banyak maklumat penting. Yang lain adalah
panjang kerana penulis telah menerangkan titik yang sama lebih dari sekali, tidak memastikan
bahawa erti yang jelas pada percubaan pertama. Kadang-kadang penulis mengambil masa yang lama
untuk datang untuk mencetak , satu tabiat yang boleh sangat menjengkelkan kepada pembaca yang
sibuk.
Klise dan frasa istilah cenderung untuk menjadi panjang lebar . 'saat ini di dalam masa' lebih panjang
dan kurang menyenangkan daripada sama ada ' sekarang' atau ' masa kini' . ' masa ' perlu digunakan
dengan berhati sehingga perbezaan Anglo -amerika makna telah diselesaikan.
Menulis dalam gaya bersifat peribadi juga boleh menjadi rumit. ' ia segera jelas kepada penulis
bahawa ...' lebih panjang dari 'kita sekaligus melihat bahawa ...' , dan jika permit dasar syarikat,
suara aktif ( 'i mencadangkan ' atau ' kami cadangkan ') adalah lebih baik untuk suara pasif ( 'ia
adalah disyorkan bahawa ... '). Walau bagaimanapun, kadang-kadang kebijaksanaan akan
menentukan sebaliknya.



3.3 Bertulis tidak mengganggu
Laporan adalah , seperti yang telah berkata , formal . Penulis laporan kerap merasa, oleh itu, bahawa
bahasa yang digunakan perlu bukan semata-mata rasmi, tetapi hebat. Penulisan Rasmi bermakna
menulis sepenuhnya (ia adalah , tidak ia ) , mengelakkan bahasa pasar atau bahasa sehari-hari , dan
menggunakan kata-kata dengan betul. Ia tidak bermakna bahawa kata-kata yang mudah adalah
tidak boleh diterima. ' penghantaran ' tidak intrinsik lebih baik daripada ' hantar ', dan ' selesai' tidak
kalah dengan 'menarik membuat kesimpulan . Perhatian pembaca boleh ditangkap demikian dengan
penggunaan berterusan Muluk ( sombong ) bahasa yang bahan itu dilupakan. Penulisan Rasmi
adalah lebih teratur dan megah daripada ucapan , tetapi ia tidak perlu menjadi ' sastera ' .
Pembaca juga boleh secara tidak menonjol berpandukan ke arah yang betul dengan kata-kata '
utama ' dan frasa. Memperkenalkan ayat atau perenggan dengan ' pada masa yang sama ', '
sebaliknya ', atau ' yang mengandungi ini dalam fikiran , membuat penulisan mengalir dengan
mudah , dan perhatian pembaca adalah ditarik kepada maklumat tambahan atau yang bercanggah
yang berikut. Dalam kesimpulan laporan, apabila pembaca menilai hujah , petunjuk ini boleh
menjadi sangat membantu .
3.4 Contoh berkerja
Satu contoh penulisan, oleh satu layak dan jurutera berpengalaman boleh mungkinsecara
berguna menyimpulkan seksyen ini. Ia bahagian satu laporan sebenar , dan kebenaran untuk
menggunakan ia dengan kesyukuran mengakui. Disalin apabila iatelah ditulis ,
dan masalah dan kesalahan ialah ketika itu disenaraikan di bawah,bersama dengan satu
versi disarankan. Pembaca panduan ini mungkin gemarmengunakan contoh ini sebagai satu
ujian bau kemahiran-kemahiran tulisan sendirimereka:


Pada prenset di XYZ sub- stesen lembaga kita mempunyai
ada kemudahan untuk membekalkan 1200 amp diperlukan untuk baru
tumbuhan dari yang sedia ada ganti OCB , ini akan memerlukan
penyingkiran beberapa litar minyak yang sedia ada yang lama
pemutus dan menggantikan dengan litar vakum baru
pemutus ( VCB ) kerana kita tidak boleh mendapatkan oruprate
peralatan VWX yang sedia ada yang mempunyai
1937 vintaj, cadangan ini adalah seperti berikut :





( kos pemegang berikut)

1. ' pada masa ini ' lebih baik kemudian dalam ayat ; nama sub- seksyen ini kemudiannya penekanan.
2. ' kita tidak mempunyai kemudahan ' = kita tidak boleh (atau tidak dapat ).
3. ' yang ' ditinggalkan sebelum [ 1200 amp ' (mungkin setiap fasa).
4. ' amp ' bukan singkatan diiktiraf bagi ' ampere .
5. OCB ini diterangkan kemudian sebagai pemutus litar minyak ; versi penuh sepatutnya diutamakan.
koma atas adalah tidak perlu, begitu juga dengan noktah .
6. ' ini ' harus bermula ayat baru, tetapi ia tidak jelas apa yang ' ini ' merujuk kepada
7. ' Pemutus ' perlu membaca ' pemutus ' .
8. Bukannya ' penyingkiran ... dan menggantikan ' . Ia akan menjadi lebih baik untuk menulis '
mengeluarkan dan menggantikan ' . bagaimanapun , mengeluarkan ' seolah-olah tidak perlu.
9. ( VCB ) boleh diterima sebagai singkatan apa yang berlaku sebelum ini tetapi ia tidak konsisten
dengan OCB - dan harus majmuk.
10. ' kadar orup ' adalah keanehan yang disebabkan oleh kekurangan ruang antara ' atau' dan '
uprate ', dan malang barisan rehat dalam kedua.
11. Peralatan adalah tunggal.
12. Cadangan kos harus seksyen baru , sebaik-baiknya dengan tajuk.

Versi disarankan
Pada XYZ sub- stesen kapal, kami tidak dapat pada masa sekarang untuk memenuhi permintaan yang
(1200 ampere per fasa ) yang diperlukan untuk mengendalikan loji tersebut baru menggunakan
pemutus minyak sedia ada ( OCBs ). Alat ganti tidak boleh didapati, dan peralatan yang lama tidak
boleh sehingga undian.
Oleh itu, kami mencadangkan penggantian beberapa suis yang sedia ada dengan pemutus litar
vakum baru ( VCBs ).
Cadangan ini adalah kos di bawah.
Gaya yang baik seharusnya tidak menonjol. Pembaca akan sedar itu sahaja laporan itu seolah-olah
mudah untuk membaca dan menarik: kemahiran lukisan mereka memperolehi gajaran pada
pembaca muhibah. Cara terbaik untuk membangunkan kemahiran itu adalah untuk membaca
banyak, menulis sering , untuk mengkritik diri sendiri dan sanggup untuk meminta komen membina
daripada yang lain.
4. Menggambarkan laporan itu
Dalam panduan ini, perkataan ' rajah ' digunakan untuk memasukkan jadual, graf , carta , gambar
diimbas dalam, dan lukisan garisan , atau apa-apa bahan menggambarkan bukan lisan yang lain.
Rajah merupakan bahagian penting dalam banyak laporan teknikal , dalam keadaan tertentu
memberi maklumat banyak lebih mudah daripada prosa berterusan boleh lakukan. Penjelasan
keadaan umum atau butiran kompleks sering paling mudah diterima oleh pembaca jika ia
dikemukakan dengan cara yang kedua-dua visual yang menarik dan mudah untuk digunakan.

Undang-undang 6 gambar rajah yang betul dengan label yang betul perlu berada di tempat yang
tepat untuk pembaca.
4.1 Kedudukan
Kebanyakan orang tidak suka mempunyai bacaan mereka diganggu semasa mereka mencari item
seterusnya.
Sebagai prosa biasanya ada ditulis dalam satu format teratur logik, jadi gambar rajahmestilah
dikemukakan bila dan ke mana keperluan pengguna mereka. Pembacatidak mungkin
berhenti membaca, membuka halaman atau halaman, meneliti satu rajah dan
kembalikepada tempat mereka dalam teks itu. Sebaliknya, mereka akansecara
mental daftar rujukan, terus membaca dan belajar gambar rajah, jikalangsung , satu-
satunya apabila maklumatnya telah menjadi penting. Ia adalah amat penting yang gambar
rajah berkedudukan dalam tempat baik , itu ialah , di manamereka diperlukan.
Terdapat satu kecenderungan malang bagi semua bahan dgn pendek untuk dimasukkan ke dalam
lampiran atau lampiran pada akhir laporan. Ia adalah munasabah untuk melakukan ini jika gambar
rajah adalah tambahan sahaja , yang mempunyai kaitan segera terhadap teks utama. Ia tidak
munasabah untuk membuat pembaca memburu untuk maklumat yang penting untuk memahami
mereka dan, seperti yang dicadangkan di atas, mungkin juga tidak mengganggu untuk membuang
masa pada carian , tetapi hanya menyampaikan kepada bahagian seterusnya.
seperti biasa, ia adalah kemudahan pembaca yang perkara.
Pengguna laporan dibantu juga jika label pada gambar rajah dibentangkan mendatar, supaya laporan
itu tidak perlu bersudut membolehkan mereka untuk dibaca. Satu hasil lucu tajuk bersudut sering
melihat apabila graf telah dibentangkan pada sudut yang betul untuk laporan dan label di sebelah
menegak yang telah ditulis sepanjang paksi . Apabila laporan itu adalah terikat , penulisan adalah
sehingga ke bawah , yang menghiburkan pada kali yang pertama dan menyebalkan selepas itu.
4.2 Konvensyen
Dengan cara yang sama konvensyen yang perlu diikuti semasa menulis prosa ( konvensyen
penggunaan bahasa Inggeris , sebagai contoh) , konvensyen bagi rajah wujud dan juga perlu dipatuhi
. Tangan satu langkah jam - biasanya - mengikut arah jam , dan ia mengejutkan untuk beberapa
sebab mereka tidak. Pembaca akan menerima apa yang ia digunakan untuk , dan taktik kejutan
jarang mendapat tempat dalam penulisan laporan.
Format dipilih untuk gambar rajah hendaklah bersesuaian dengan maklumat yang ia
membentangkan , misalnya , ramai tokoh-tokoh terperinci perlu diberikan dalam bentuk jadual.
Perbandingan aspek satu item atau dua perkara yang dapat dilihat dalam carta bar daripada,
manakala bagi kedua-dua aliran umum dan keputusan saintifik yang tepat , graf digunakan.
Rajah boleh dihasilkan dan oleh itu terikat ke dalam laporan itu salah satu cara, sama ada sebagai
lembaran A4 tegak (kedudukan ' potret ') atau bertukar melalui sudut 90 Darjah untuk lebar yang
lebih besar (kedudukan ' landskap '). Format landskap adalah berguna dan mudah diterima oleh
mata , dengan syarat bahawa laman dihidupkan ikut jam 90darjah . Setelah menutup buku pertama
satu cara dan kemudian perintah itu untuk melihat gambar rajah menjengkelkan daripada al
seimbang dengan usaha yang terlibat.
4.3 Kejelasan
Perhatian yang biasanya diambil dengan teks laporan , tetapi rajah mungkin tidak jelas dan sukar
untuk digunakan ; masalah itu boleh menjadi lebih teruk dengan membuat salinan foto. Pakej grafik
yang membantu, tetapi ia masih menjadi tanggungjawab penulis untuk memastikan bahawa
maklumat yang dikemukakan dengan cara yang membantu dan jelas. Walaupun surat kabur dalam
satu perkataan boleh kerap meneka dengan betul, nombor kabur pada gambar rajah yang boleh
menyebabkan kesilapan yang serius.

4.4 Jadual dan graf
4.4.1 Jadual
Ini ialah yang paling lazim dari gambar rajah di laporan teknikal. Jadual-jadual boleh
memberikan banyak maklumat tepat jika mereka dengan
berkesan dibentangkan.Keputusan tegak dan mendatar boleh jadi
tidak kemas dan mengelirukan:menggunakan ruang ialah lebih alternatif berjaya.
Untuk memberi ruang menegak lebih dalam jadual , unit dan kuasa sepuluh harus jika boleh
dimasukkan ke dalam tajuk lajur. Tajuk perlu dipadankan di sebelah kiri, untuk memudahkan
pembacaan dan juga menaip. Ruang mendatar diperolehi dengan kumpulan barangan sama , dengan
ruang selepas sekurang-kurang- tujuh perkara . Sebagai contoh, pecahan kewangan tahunan boleh
mempunyai bulan-bulan dikumpulkan dalam suku ( Jan-Mac , dan lain-lain ) dan tidak ada garis
mendatar akan diperlukan. Ia adalah, bagaimanapun, mungkin untuk memberi ruang terlalu banyak,
anak yang pembaca kehilangan trek di seluruh kertas. Rakan-rakan adalah orang yang berguna
kepada sesiapa untuk menguji meringankan dengan yang meja boleh digunakan!
Ia adalah, seperti biasa, mereka perlu pembaca yang sangat penting. penulis laporan itu mungkin
mempunyai data yang ada yang mempunyai jauh lebih terperinci berbanding pembaca yang
diperlukan. Dalam kes ini, angka hendaklah dibawa untuk ketepatan yang sesuai, dan mungkin ada
mungkin ditinggalkan sama sekali.


4.4.2 Graps
Graf digunakan sama ada untuk menunjukkan aliran atau memberikan maklumat teknikal yang
tepat. Semua graf mesti dilabelkan dengan jelas dan penimbang dikenalpasti . Jika graf hendak
dibandingkan, skala yang sama mesti digunakan untuk setiap satu; seperti dahulu; terperinci yang
diperlukan oleh pembaca harus disertakan , dan tidak semestinya semua yang boleh didapati kepada
penulis .
4.4.3 Ruang
Kadang-kadang gambar rajah menjadi lebih tinggi halaman mereka , dan ini berbahaya. Margin
mestilah cukup pada semua pihak untuk membolehkan kejelasan, dan untuk menjalankan
sebagaimana yang sesuai nombor halaman, bilangan angka dan tajuk, dan untuk membolehkan
untuk mengikat dokumen itu.
4.4.4 Rujukan gambarajah
Rajah semua jenis mesti dinomborkan dan jelas rujukan dalam teks. Mungkin kaedah yang paling
berguna penomboran adalah dengan menggunakan Nombor pertama yang seksyen laporan di mana
rajah muncul, dan kemudian , selepas titik perpuluhan , bilangan berjujukan. Jadi memikirkan 3.7
adalah gambarajah yang ketujuh dalam bahagian tiga laporan.
Rujukan dalam teks utama perlu indentify rajah individu dan juga, jika perlu, memberikan
kedudukannya , misalnya dalam lampiran . Tajuk untuk gambar rajah hendaklah bersesuaian tetapi
ringkas , dan sentiasa diletakkan di tempat yang sama berbanding dengan rajah.
Apabila gambar rajah selesai disiapkan, penulis laporan itu perlu duduk dan melihat ia, meminta
soalan-soalan berikut .
ia Doest memberikan maklumat yang diperlukan ?
Adakah ia mengeluarkan semula dengan setia maklumat yang dimaksudkan ?
Adakah mudah untuk digunakan?
Adakah ia kelihatan menarik ?
Jika jawapan dalam setiap kes adalah ya , kesan laporan itu dipertingkatkan dengan gambar rajah
itu.
5. Menyelesaikan laporan
Laporan itu telah dirancang , struktur yang dinyatakan dengan cara yang paling logik dan , bahagian
demi bahagian , ia telah terdiri di komputer. Bertulis itu tidak semestinya berlaku dalam susunan
yang ditetapkan di dalam kandungan; bahagian yang paling mudah mungkin telah selesai pertama
dan maklumat yang lebih kompleks telah kemudian telah ditambah. Penjagaan harus sudah tentu
diambil untuk memastikan bahawa versi akhir bernombor dan dibentangkan dalam susunan yang
betul . Bahagian paling sukar untuk menulis masih kekal: ringkasan.

5.1 Ringkasan
Ringkasan dan abstrak adalah berbeza daripada satu sama lain, dan digunakan dalam cara yang
berbeza, walaupun mereka sering keliru. Ringkasannya adalah bahagian akhir teks yang akan ditulis ,
dan ini mungkin yang paling sukar .
Penggunaan ringkasan adalah meluas, dan mereka berkhidmat tujuan. Ringkasan A memberi
gambaran umum laporan bagi mereka yang mahu mengingati apa yang mereka telah membaca , dan
juga untuk mereka yang tidak pernah akan melihat - atau mahu melihat - jumlah laporan itu. Banyak
syarikat yang mempunyai senarai panjang untuk peredaran ringkasan, tetapi membekalkan laporan
penuh hanya kepada mereka yang menuntut status atau yang meminta ia (yang kebanyakan
pembaca ringkasan gembira tidak kepada) . Dengan cara ini , ringkasan menjimatkan banyak masa
dan wang dan oleh itu terpuji.
Mungkin penggunaan yang paling penting dalam ringkasan adalah dengan pembaca yang paling
kanan - sering pembuat keputusan - yang tidak mempunyai masa untuk atau kepentingan secara
terperinci ; pembaca ini mahu ' jawapan ' laporan tersebut, kesimpulan dan / atau cadangan, untuk
segera ada.
Walau bagaimanapun , penulis telah menjadi tugas yang tak menimbulkan iri hati menaip untuk
menghasilkan baki laporan asal dalam ruang yang sangat kecil, manakala pada masa yang sama
menekankan kesimpulan yang paling penting atau syor yang semua orang perlu tahu .
Undang-undang 7 ringkasan memberi gambaran keseluruhan , dalam bentuk kecil
' ruang yang sangat kecil ' yang disebut biasanya kira-kira 120 perkataan, suatu laporan sehingga
lima puluh muka surat. Terdapat variasi mengenai perkara ini, ringkasan eksekutif , yang cenderung
untuk menjadi agak lebih lama , seperti nama-nama mencadangkan, ia diberi kepada eksekutif yang
perlu tahu (atau merasakan bahawa mereka perlu tahu ) semua yang berlaku di dalam syarikat
tersebut.
Ringkasan ada, oleh itu , untuk menunjukkan elemen-elemen penting dalam keseluruhan laporan
itu, memberi latar belakang yang cukup untuk masuk akal untuk pembaca , mengulas mengenai
penemuan utama dan memberi tekanan kepada kesimpulan yang mempunyai kepentingan umum.
Penulis perlu duduk dari laporan itu dan mengambil pandangan keseluruhan , yang boleh menjadi
sukar jika dia telah terlibat secara langsung dengan aspek tertentu . Tajuk-tajuk yang boleh berguna
dalam menunjuk baki keseluruhannya, iklan kursus penulisan sebenar perlu sebagai ringkas yang
mungkin. Ia mungkin membantu untuk mengetahui bahawa ringkasan yang terbaik selalunya
bermula dengan menjadi terlalu panjang dengan kira-kira satu pertiga, dan bahawa banyak
perkataan boleh hilang oleh pemangkasan berhati-hati gaya penulisan, ' pada mulanya ' menjadi
'pertama ' , dan sebagainya .
Ringkasannya adalah berpengaruh , dan oleh itu secara umunnya hendaklah dalam bentuk prosa
yang berterusan, dengan penekanan yang sesuai. Gambar rajah dan senarai jarang berlaku di
ringkasan ; menulis yang baik jelas membuat kesan tersendiri pada pembaca.


5.2 Abstrak
Abstrak adalah bertujuan untuk membawa bersama-sama laporan dan bakal pembaca , dan untuk
membimbing pembaca yang mungkin tidak semestinya menganggap bahawa laporan tertentu
adalah berkaitan dengan keperluan mereka. Sebagai ringkasan biasanya terbaik yang ditulis oleh
penulis laporan itu, abstrak biasanya terbaik yang ditulis oleh orang lain , mungkin pustakawan
dengan pengetahuan pakar dan latihan dalam pengabstrakan .
Abstrak tersebut memilih kawasan yang diliputi oleh laporan itu, dan ini boleh dilakukan dengan
senarai kunci perkataan, yang boleh disimpan pada pangkalan data. Pembaca yang memburu bahan
akan mendapati laporan itu apabila mereka menghasilkan kata kunci yang biasa untuk kepentingan
mereka dan laporan itu sendiri; ringkasan membaca untuk maklumat lanjut sering akan diikuti.
Kadang-kadang pada peringkat ini pembaca berharap mengetahui bahawa laporan itu adalah sulit
dan yang mereka tidak dapat melihat teruskan, tetapi sekurang-kurangnya mereka tahu bahawa ia
wujud !

5.3 Senarai kandungan
Ia adalah jarang berguna kepada petunjuk laporan, tetapi pengguna akan perlu dipandu bahagian
tote yang terutamanya menarik minat mereka. Senarai kandungan analisis adalah jawapan yang
terbaik . Setiap bab atau seksyen disenaraikan dengan tajuk konstituennya, seksyen dan sub-
seksyen nombor yang diberikan dan juga nombor halaman. Pembaca dengan itu boleh memilih sub-
seksyen tertentu dan mengesan dengan mudah, pada masa yang sama melihat sambungan kepada
apa yang mendahului dan mengikutinya.
Penomboran muka surat , secara kebetulan, adalah penting. Jika halaman tidak bernombor, mereka
boleh diletakkan bersama-sama dalam tepat atau tidak lengkap - mengakibatkan kerugian segera
pembaca muhibah.
5.4 Semakan
Komputer semak ejaan menyediakan tahap pertama pemeriksaan , ia akan mengenal pasti ejaan dan
menaip kesilapan yang tidak menghasilkan perkataan yang lain (lihat bahagian 3.1.1 ). ia bukanlah
pengganti untuk pemeriksaan manusia, bagaimanapun , kerana terdapat beberapa kesilapan yang
hanya pembaca akan notis.
Undang-undang 8 laporan perlu diperiksa untuk kesilapan teknikal , kesilapan menaip dan tidak
konsisten
Sebaik-baiknya , sekurang-kurangnya dua orang perlu menyemak laporan: pakar teknikal yang boleh
mengakses jumlah penjelasan diberikan, pengesahan data dan aliran logik maklumat, dan seorang
pakar tiada yang sabar dan teliti dalam memeriksa menaip. Dalam dunia yang tidak sesuai , penulis
sering perlu menyemak kerja mereka sendiri.
Semakan segera hampir tidak berguna ; meninggalkan laporan itu selama 48 jam akan meningkatkan
sangat memeriksa . Seminggu adalah lebih baik lagi . Meliputi seluruh halaman dengan selembar
kosong dan garis pemeriksaan oleh talian adalah membantu, dan nombor mesti sentiasa diperiksa
digit dengan angka. Ketekalan adalah penting untuk kesan laporan itu: menggunakan singkatan yang
berlainan bagi perkara yang sama memberi gambaran kelalaian yang membimbangkan pembaca.
Terdapat beberapa kelebihan dalam menjadi consistenly salah dan bukan kadang-kadang betul!
Paling penting , peringkat memeriksa tidak boleh tergesa-gesa. Ia adalah annoyingly memakan masa,
tetapi ia memberi kesan kepada sikap pembaca laporan itu secara keseluruhannya. Ini juga benar
kemunculan laporan itu.
5.5 Penampilan
Pembaca adalah menarik atau ditolak pada mulanya oleh rupa laporan itu. Muka surat penuh sesak ,
ruangan kecil , maklumat tenggelam ke dalam mengikat, terlalu kecil muka taip yang satu , tajuk
yang bergabung dengan teks - semua ini meletakkan pembaca di luar dan mungkin juga menghalang
pembaca menjadi mereka. Cetak baik dan susun atur yang menarik , dan pembaca digalakkan untuk
menangani walaupun subjek yang paling membosankan jika muka surat boleh diselesaikan dengan
cepat kerana ia mengandungi catuan yang baik ruang kosong.
Pengikat cincin atau lingkaran mengikat sering digunakan untuk di- syarikat laporan, dan mereka
yang menyenangkan dengan syarat bahawa terdapat ruang yang mencukupi pada margin kiri.
Untuk laporan sesekali sangat penting dan mahal, ia adalah bernilai mengingati menggunakan
seorang pereka grafik atau tukang set untuk membuat yang terbaik daripada bahan.
5.5.1 Muka surat tajuk
Halaman tajuk ialah halaman pertama laporan yang betul yang pembaca akan melihat. Ia perlu
mengandungi tajuk dan nama pengarang, nombor rujukan laporan dan tarikh, pengkelasannya (
'sulit ', dll) jika , nama dan logo jika dikehendaki, kenyataan hak cipta jika sesuai , dan tidak lebih
syarikat yang sesuai . Senarai edaran melihat berantakan dan lebih baik di kertas yang berasingan ,
dan tabiat meletakkan ringkasan pada halaman judul, hendaklah dielakkan. Kebanyakan syarikat
mempunyai laman tajuk yang direka dengan baik boleh didapati sebagai templat. Ini mempunyai
kelebihan menghasilkan imej syarikat yang sendiri publisiti yang baik untuk organisasi penulis.
Undang-undang 9 laporan itu perlu melihat sebagai baik kerana ia adalah
6.kesimpulan
Laporan itu diperiksa , rupanya adalah menyenangkan, ia adalah mudah untuk mengendalikan, yang
'menarik' dan ' boleh dibaca ' , memetik kriteria mencadangkan pada permulaan panduan ini. Jika
kandungan teknikal sebaik organisasi , penulisan , ilustrasi dan kemasan, kemudian melaporkan
harus menggembirakan pembaca. Yang hanya seperti yang diharapkan , undang-undang kesepuluh
penulisan laporan yang baik adalah betul-betul yang pertama sama:




Undang-undang 10 pembaca adalah orang yang paling penting
Lampiran A - bibliografi
Umum
Sebuah kamus yang baik, seperti Oxford kamus ringkas
Fraser J : penulisan cadangan profesional, Gower , 1995
Kirkman J : Markah penuh : nasihat mengenai tanda baca untuk penulisan saintifik dan teknikal,
Ramsbury Tempah , 3 ed , 1999
Van Emden J : Komunikasi yang berkesan untuk Sains dan Teknologi, Dewan Bahasa dan Pustaka
Boleh membincangkan , 2001
Van Emden J : Penulisan untuk Jurutera Boleh membincangkan Dewan Bahasa dan Pustaka , 3 ed ,
2005
Lampiran B - Panduan undang-undang penulisan laporan yang baik
1. Pembaca adalah orang yang paling penting. ( Bahagian 1 )
2. Pastikan laporan itu sebagai pendek yang mungkin. ( Bahagian 2.2)
3. Menganjurkan untuk kemudahan pengguna laporan itu. (Seksyen 2.3)
4. Semua rujukan harus betul dalam semua butiran. (Seksyen 2.5)
5. Ilmiah ditulis tepat , padat dan tidak mengganggu. (Seksyen 3)
6. Gambar rajah betul dengan label yang betul perlu berada di tempat yang tepat untuk pembaca.
(Seksyen 4)
7. Ringkasan memberi gambaran keseluruhan , dalam bentuk kecil. (Seksyen 5.1)
8. Laporan perlu diperiksa untuk kesilapan teknikal dan tidak konsisten . (Seksyen 5.4)
9. Laporan itu perlu melihat sebagai baik kerana ia adalah. (Seksyen 5.5)
10. Pembaca adalah orang yang paling penting. ( Bahagian 6)