SAC SKILLS INSTITUTE

NO 1, PUSAT PERDANGANGAN SRI DELIMA

73000 TAMPIN
NEGERI SEMBILAN

KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )

KOD DAN NAMA

PROGRAM /
PROGRAM’S CODE & FB-025-3 : 2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
NAME
TAHAP / LEVEL L3

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI / CO 1: HOSPITALITY ADMINISTRATION
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

1. IDENTIFY HOSPITALITY ADMINISTRATION

REQUIREMENT.
2. PERFORM HOSPITALITY ADMINISTRATION
NO. DAN PENYATAAN
ACTIVITIES.
AKTIVITI KERJA / WORK
ACTIVITIES NO. AND 3. EVALUATE HOSPITALITY ADMINISTRATION
STATEMENT
EFFECTIVENESS
4. PRODUCE HOSPITALITY ADMINISTRATION
REPORT.

NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15) Muka : 1 Drp : 14

TAJUK/TITLE : PENGENDALIAN EMAIL ATASAN

TUJUAN/PURPOSE :
Kertas penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan mengenai  jenis - jenis aktiviti
pentadbiran, mengetahui dan memahami aliran serta skop kerja pentadbiran hospitaliti
dan memahami peringkat pengendalian email atasan dengan betul.
 Muka / Page : 2
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

PENERANGAN/INFORMATION :

1.0 PENGERTIAN EMAIL

Email merupakan singkatan Electronic Mail yang ertinya surat

elektronik. Pengertian email adalah aplikasi yang digunakan untuk
mengirim dan menerima pesan atau surat dengan format digital malalui
jaringan komputer dan internet. Dengan email mengirim pesan atau surat
akan lebih menjimatkan waktu, kerana hanya memerlukan beberapa detik
surat/pesanan kita sampai dan tidak perlu menunggu berhari-hari seperti
mengirim surat/pesan biasa(pos). Isi surat atau pesan pada email dapat
kita isi dengan gambar/suara dan video. Email tidak hanya digunakan
untuk mengirim surat/pesanan saja, tapi juga diperlukan sebagai
persyaratan untuk mendaftar Facebook,twitter,blogger dan lain-lain.

2.0 KAEDAH PENGGUNAAN EMAIL

 Muka / Page : 3
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

2.1 Pemilik email harus membuka emailnya terlebih dahulu dan kemudian
menulis pesanan yang akan dikirimnya.

2.2 Setelah itu, pengguna email memberikan sebuah arahan pada aplikasi
email untuk mengirim pesanan kepada alamat email yang akan
dihantar pesanan

2.3 Selanjutnya email server akan mengenalpasti alamat email tujuan

mengirimkan pesanan tersebut ke email server lain yang lokasinya
berada dekat dengan alamat yang dituju. Sebuah email boleh dihantar
melalui beberapa email server, bergantung dari ruote yang akan
dilaluinya.

2.4 Semasa pesanan email dihantar kepada alamat email penerima, maka
isi dari pesanan tersebut tersimpan di email server sehingga si
penerima membuka pesanan tersebut.

2.5 Ketika penerima membuka pesanan di inbox/ kotak pos, maka aplikasi
email si penerima akan meminta email baru yang ada di email server
kemudian dihantar ke dalam komputer si penerima email

2.6 Setelah itu, penerima email dapat melihat dan membaca pesanan yang
telah dihantar tersebut

3.0 Fungsi dan Manfaat Email

Berdasarkan penjelasan dari pengertian email di atas, maka dapat disimpulkan

bahawa fungsi atau manfaat email secara umum adalah untuk mengirim dan
menerima pesanan. Sedangkan manfaat dan fungsi penggunaan email lebih lanjut
adalah seperti berikut :
 Muka / Page : 4
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

3.1 Mengirim dan Menerima Pesanan

Untuk mengirim dan menerima pesanan email di manapun berada hanya dengan ada
gadget dan jaringan internet boleh menerima dan menghantar email. Pesanan tersebut
boleh dikirim ke penerima dengan waktu yang sangat cepat, bahkan dalam masa sesaat.
Kecepatan pengiriman tersebut tentunya dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik dari si
pengirim maupun si penerima.

3.2 Mengirim dan Menerima Fail

Selain mengirim pesanan, email juga dapat digunakan untuk mengirimkan berbagai jenis fail
dan dokumen digital dengan ukuran tertentu, baik dalam bentuk foto, audio, video, teks, dan
lain-lain. Fail tersebut biasanya ditambahkan dalam lampiran (attachment).

3.3 Sebagai Biodata Diri

Email juga dapat digunakan sebagai biodata diri kita di internet, di mana orang lain boleh
menghubungi kita dengan menggunakan alamat email yang kita miliki. Di berbagai aspek,
penggunaan email bagi setiap orang sudah menjadi hal yang wajib. Email seringkali
dijadikan syarat mutlak untuk proses aktiviti pelbagai layanan digital, sebagai contoh untuk
aktiviti layanan berlangganan surat dan lain-lain lagi.

3.4 Email Untuk Mendaftar di pelbagai laman sosial

Bagi sebahagian besar website, memerlukan email supaya dapat melakukan aktiviti
di website tersebut. Misalnya media aplikasi sosial, aplikasi e-commerce, aplikasi
forum, game online dan berbagai layanan yang lain yang mengharuskan
penggunanya untuk mendaftarkan email yang dimilikinya. Oleh hal yang demikian,
 Muka / Page : 5
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

beberapa laman website tersebut memerlukan pengesahan dari penggunanya, dan

ini hanya dapat dilakukan apabila pengguna mempunyai alamat email yang sah.

3.5 Email untuk Media Pemasaran

Email juga boleh digunakan sebagai perniagaan secara online. Sebagian besar perniagaan
online melakukan proses pemasaran dengan menggunakan email untuk meningkatkan
penjualannya. Pemasaran menggunakan aplikasi email merupakan salah satu bentuk
pemasaran online yang tergolong cara lama. Namun sehingga sekarang ini email marketing
merupakan kaedah paling efektif.

4.0 Jenis-jenis Email

Terdapat 3 jenis email yang boleh diklasifikasikan. Berikut ini adalah jenis jenis email dan
penjelasannya

4.1 POP Mail

POP mail (Post Office Protocol) ialah email yang memperolehi pengguna dari ISP yang
menjadi langganan atau alamat email pekerja yang diberikan oleh perusahaan kepada
pekerjanya. Contoh alamat email tersebut ialah haslinda.sac@gmail.com.my.

4.2 Webmail

Webmail iaitu email yang berasaskan website. Jadi, pengguna email jika ingin membuka
email yang dimilikinya, dia harus membuka halaman aplikasi dari penyedia layanan email
tersebut.
 Muka / Page : 6
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

4.3 Forward Mail

Forward mail adalah sebuah layanan email yang meneruskan atau memforward email yang
diterima oleh pengguna ke alamat email yang lainnya. Forward mail umumnya hanya
dipakai oleh mereka yang sering berganti-ganti alamat email

5.0 Pengurusan email atasan

Menjawab semua e-mel adalah jauh dari pemikiran yang optimum dan amalan pengurusan
masa yang baik. Sejak e-mel dan mesyuarat adalah dua perkara yang sering berlaku dalam
dunia pengkropatan, pihak pengurusan memutuskan untuk membina sebuah sistem yang
unggul yang akan membantu pekerja dalam mengoptimumkan masa yang pekerja habiskan
di e-mel. Di samping itu, pekerja juga meluangkan masa untuk menganalisis apakah jenis-
jenis emosi yang akan mendorong pekerja untuk membalas semua e-mel tersebut,
walaupun pekerja tidak mempunyai minat terhadapnya dan pekerja hanya dapat mengklik
padam. Oleh itu, mari tentukan penemuan pekerja dan bagaimana mereka dapat membantu
anda untuk menjadi lebih produktif apabila menguruskan e-mel anda. Selamat datang ke
panduan unggul untuk pengurusan e-mel.

APA YANG ANDA AKAN PELAJARI

Mempelajari tentang perkara utama mengenai pengurusan e-mel yang cekap, seperti:

 Bagaimana untuk mengatasi rasa bersalah bila e-mel yang berkaitan dengan e-mel

supaya anda tidak perlu membalas setiap mesej yang anda terima

 Bagaimana untuk membina sistem yang lebih baik yang akan mengoptimumkan

nisbah antara e-mel yang dijawab dan masa yang anda habiskan pada e-mel

 E-mel yang mana anda harus jawab

 Muka / Page : 7
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

 Bagaimana anda boleh membalas setiap e-mel dengan cara yang paling cepat dan

paling berkesan

 Beberapa petua pengurusan e-mel tambahan untuk mengendalikan dan mengurus

e-mel dengan lebih baik

Oleh kerana membina sistem untuk mengurus e-mel yang lebih baik adalah mudah, kerana

ia adalah sebahagian daripada rasional persamaan, mulakan emosi dimana yang

mendorong kebanyakan orang ke dalam pengurusan email atasan untuk menghabiskan

terlalu banyak masa pada e-mel. Bermakna, memutuskan untuk meluangkan masa di e-mel

dan bukannya tugas yang lebih penting adalah isu emosi, bukan yang rasional.

5.1 EMOSI DAN TANGGAPAN NEGATIF TENTANG EMAIL

Berikut adalah lima jenis emosi negatif dan persepsi mengenai e-mel yang menghalang

produktiviti anda:

5.1.1 PEMANFAATAN DI SEBALIK KERUGIAN MASA URUSKAN EMAIL

Sebelum kita dapat meluahkan perasaan bersalah sebagai isu emosi terkuat, ada dua

alasan yang tidak masuk akal mengapa orang menghabiskan terlalu banyak masa

menjawab e-mel. Pertama adalah rasa sering berhubung. Pekerja adalah pengguna sosial

dan kami suka merasa terus berhubung diantara satu dengan yang lain. Kita akan berasa

selamat apabila kita sering berhubung dengan orang lain. Oleh itu, membuka e-mel dan
 Muka / Page : 8
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

melihat semua e-mel membuatkan anda berasa lebih selamat dan sering berhubung dengan

dunia luar. Anda berasa seperti anda tidak bersendirian di dunia ini.

5.1.2 MAKLUMAT PEMANTAUAN PRODUKTIVITI

Alasan emosi yang sangat kuat untuk menghabiskan terlalu banyak masa di e-mel adalah

bahawa e-mel memberi anda rasa kurang yakin dengan kemajuan dan produktiviti.

Sebenarnya, oleh naluri kita semua mahu menyumbang kepada masyarakat dan kita semua

mahu menjadi produktif. Begitulah masyarakat melihat kita sebagai orang yang berharga.

Tiada siapa yang mahu menghabiskan masa setiap hari di tempat kerja atau di rumah

melakukan perkara yang tidak produktif dan tidak bermakna.

Penangguhan dan membazirkan masa, jika anda tidak beristirehat secara tidak sedar,

sebab-sebab emosi negatif yang merendahkan perasaan anda sendiri, keyakinan diri,

potensi untuk mencipta dan kualiti hidup akan terjejas secara umum. Tidak produktif

(melakukan tugas yang paling penting), jelas menunjukkan kekurangan visi, tujuan,

tumpuan, kompetensi atau sumber lain, atau terlalu banyak gangguan kognitif.

5.1.3 RASA SERBA SALAH TERHADAP EMAIL YANG DITERIMA

Rasa bersalah berlaku apabila anda merasakan bahawa anda melanggar piawaian moral

anda. Anda melakukan sesuatu yang tidak memenuhi piawaian anda dan bagaimana anda

melihat diri anda, dan itu menyebabkan rasa bersalah. Bagi saya, ia agak mudah. Saya

melihat diri saya sebagai seorang yang baik. Dalam takrif saya, orang yang baik ialah orang

yang bertindak balas kepada orang lain apabila hubungan dimulakan. Tetapi adakah anda

benar-benar orang yang baik jika anda membalas setiap e-mel tunggal?

Seperti yang anda lihat, saya percaya bahawa ia adalah baik untuk bertindak balas jika

seseorang meletakkan dalam usaha untuk membuat hubungan dengan anda; tiada siapa

yang suka diabaikan. Tetapi perhatian, masa dan tenaga anda adalah sumber yang paling
 Muka / Page : 9
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

berharga yang anda miliki, mungkin lebih berharga daripada wang anda. Untuk membuat

analisis sedikit lebih mudah, katakanlah masa itu sama pentingnya dengan wang. Katakan

waktu itu = wang

5.1.4 BANGUNKAN SISTEM PENGURUSAN EMAIL PERIBADI

Bangunkan satu sistem pengurusan email peribadi, yang membolehkan anda memenuhi

piawaian moral anda, menjawab semua e-mel penting, terus membuka peluang dan

perhubungan baru sambil mengekalkan tahap produktiviti anda tinggi dan tidak membuang

masa terlalu banyak pada e-mel.

a. Berikut adalah elemen-elemen membina sistem e-mel peribadi anda (dan proses):

 Tandatangan

 Berhenti berlangganan dari kebanyakan surat berita

 Padam, perwakilan / outsource, balas, lakukan urutan

 Jika anda boleh melakukannya di bawah 1 - 2 minit, balas dengan segera

 Sentiasa tulis jawapan yang paling singkat

 Gunakan templat dan respons kalengan

 Hantar e-mel paling sedikit yang mungkin

 Jangan hantar mana-mana e-mel kumpulan, jika tidak perlu

 Terangkan secara umum apa jenis e-mel yang anda tidak menjawab
 Muka / Page : 10
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

 Timebox masa e-mel anda dan tetapkan beberapa had ketat

 E-mel boleh menjadi kerja nyata jika ia berkaitan dengan membuat, menyampaikan

dan menangkap nilai

5.1.5 TANDATANGAN

Perkara pertama yang jelas ialah anda tidak mahu menaip "Salam sejahtera" dan nama

anda setiap kali pada akhir setiap e-mel tunggal. Walaupun kami telah mengenali

tandatangan sejak awal e-mel.

Walaupun dengan tandatangan, pekerja menggunakan untuk menulis initial pekerja pada

akhir setiap e-mel, tetapi itu juga tidak masuk akal. Namun pekerja hanya menggunakan

tanda tangan untuk salam, nama pekerja dan promosi blog ini. Setiap tuduhan kedua.

Sekiranya pekerja belum menggunakan tandatangan, tetapkannya dengan serta-merta.

5.1.6 UNSUBSCRIBE DARIPADA BERITA YANG TIDAK BERKAITAN

Setiap hari, anda mungkin menerima berpuluh-puluh iklan, surat, berita dan jenis e-mel yang

serupa. Daripada 10 perkara yang pekerja terima daripada email setiap hari, pekerja

mungkin benar-benar membaca 1 hingga 2 yang sangat berharga kepada pekerja tersebut.

Inilah peraturan yang mudah. Berhenti berlangganan dari semua yang anda tidak baca

secara teratur. Semuanya. Ia tidak masuk akal untuk klik memadam setiap kali pekerja

mendapat surat, beritadan iklan hanya kerana anda terlalu malas untuk berhenti melanggan.

Dan terdapat banyak aplikasi dan pelanjutan yang membolehkan anda menyahlanggan dari

senarai mel secara pukal. Jika anda belum membaca dua edisi terakhir surat, berita dan

iklan tertentu, berhenti berlangganan.

Buka pelanggan e-mel anda, cari newsletter yang dua edisi terakhir anda belum membaca

dan hentikan langganan.

 Muka / Page : 11
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

Jika anda menerima banyak surat ,berita dan iklan yang tidak anda baca, anda boleh

membantu diri anda dengan alat seperti ini.

5.1.7 DELETE, DELEGATE ATAU MEMBUAT / DO

Walaupun anda berhenti melanggan kebanyakan surat berita, anda pasti masih menerima

beberapa e-mel yang anda hanya boleh memadam tanpa rasa bersalah. Dari e-mel

kumpulan kepada emel lucu dan semua perkara lain yang tidak penting. Hanya tekan

butang padam. Jika ia berlaku banyak, anda boleh meminta orang ramai untuk berhenti

menghantar anda jenis kekacauan itu.

5.1.8 TULIS SINGKATAN JIKA ITU MENJIMATKAN MASA

Sentiasa tulis jawapan yang paling singkat (TSPR) kepada setiap e-mel. Satu perkataan.

Cemerlang. Anda tidak boleh menggunakan satu perkataan. Lakukan dengan satu ayat.

Dua ayat benar-benar adalah maksimum, tetapi itu terlalu banyak. Sudah tentu ada

pengecualian.

5.1.9 TANGGUNGJAWAB MENGURUS EMAIL YANG PENTING SAHAJA

Jika pekerja menganalisis beberapa ratus e-mel terakhir pekerja, pekerja akan menemui

corak e-mel yang pekerja jawab dengan jawapan yang sama. Sejarah jangka pendek

biasanya meramalkan masa depan jangka pendek. Itu secara logik bermakna bahawa pada

masa akan datang, pekerja akan mendapat e-mel serupa (pertanyaan, komen, tawaran,

tawaran jualan dan sebagainya) dan pekerja akan membina balasan serupa. Templat dan

respons adalah satu penyelesaian yang baik untuk itu. Pekerja boleh menulis jawapan yang

lebih lama dengan hanya satu klik atau dengan menukar perkataan atau dua dalam templat

teks jika perlu

 Muka / Page : 12
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

5.1.10 KIRIMKAN EMAIL YANG RINGKAS

Terdapat satu peraturan yang lebih penting mengenai pengurusan e-mel. Jika pekerja mahu

menerima e-mel yang lebih ringkas, hantar e-mel yang lebih ringkas sahaja. Untuk setiap e-

mel yang anda hantar, terdapat balasan dijangka. Jika anda menghantar satu e-mel, anda

akan mendapat balasan satu atau sifar. Jika anda menghantar e-mel kepada 100 orang,

anda akan mendapat 100 balasan atau mungkin sedikit kurang. Tetapi masih, 50 adalah

lebih daripada 1 atau 0. Dan anda perlu menulis atau menyalin semua 100 e-mel tersebut.

5.1.11 MENERBITKAN JENIS EMAIL YANG MUNGKIN TIDAK DIJAWAB

Sekiranya anda mempunyai blog anda sendiri atau anda menggunakan media sosial yang

berbeza, sila jelaskan jenis e-mel yang anda lakukan dan jenis e-mel yang anda tidak

menjawab. Semakin banyak e-mel yang anda dapatkan, terutama jika anda seorang

pegawai awam, semakin banyak penjelasan yang dapat membantu anda. Anda mungkin

juga boleh menulis halaman FAQ yang mengarahkan bila dan bagaimana untuk

menghubungi anda atau siapa yang hendak dihubungi.

5.1.12 DAPAT ANDA MENGGANTIKAN SEMUA EMAIL

Kini kami dapat menjawab sama ada anda harus membalas setiap e-mel. Sudah tentu tidak.

Pertama sekali, anda boleh mengoptimumkan cara anda mengendalikan peti masuk anda

dengan menghantar e-mel yang lebih sedikit, menggunakan autoresponder dan templat,

berhenti melanggan dari surat,berita dan iklan dengan menggunakan sistem auto filter .Anda

juga boleh menjawab banyak e-mel dengan satu perkataan seperti tidak, ya, tidak berminat

dan sebagainya Tetapi pada dipenghujung nanti kita mungkin masih memerlukan lebih

banyak usaha dan perhatian daripada hanya memadam e-mel jika bukan mengenai

sesuatu yang kita minati.

 Muka / Page : 13
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

5.1.13 KEPERLUAN EMAIL MENGIKUT KEPENTINGANNYA

Dalam mengurus email seharusnya ada pengecualian penerimaan dan penghantaran email,

contohnya dengan sesetengah jabatan yang bukan di bawah satu jabatan seperti jabatan

jualan, sokongan, pentadbiran dan lain-lain di mana e-mel adalah alat produktiviti utama.

Dalam era maklumat, e-mel boleh menjadi kerja nyata. Jika e-mel adalah sebahagian

daripada mencipta, menyampaikan atau menerapakn nilai murni , tidak ada masalah sama

sekali untuk menghabiskan lebih banyak masa dengan e-mel. Tetapi jika menghabiskan

masa pada e-mel adalah sebahagian daripada anda mengelakkan membuat,

menyampaikan atau menghancurkan nilai murni dan hanya melakukannya kerana

kesalahan e-mel dan sebab-sebab emosi yang lain, pastinya ada cara yang lebih baik untuk

menguruskan masa anda daripada mengendalikan email yang tidak berfaedah ini.
 Muka / Page : 14
NO. KOD / CODE NUM. FB-025-3 : 2012-C01/P(3/15)
Drpd/of : 14

SOALAN/QUESTION :

1. Berikan maksud email?

2. Apakah jenis-jenis email?

3. Bagaimanakah cara untuk memadam email yang tidak perlu di dalam kotak
inbox?

RUJUKAN/REFRENCE
1. Zainuddin Zakaria dan Ziadatul Hidayah, Komunikasi Efektif, PTS
Profesional, No ISBN 13:978-3376-74-21, Mukasurat : 9 hingga 21
2. ms.wikipedia.my, Pengurusan, 24 Disember 2014, 13 :15 PM
3. www.usahawan.com, Teknik Berkomunikasi, 24 Disember 2014,1 : 00
PM
4. https://agileleanlife.com/the-superior-guide-to-email-management/