PUSAT PEMBANGUNAN KEMAHIRAN SARAWAK

CAWANGAN MIRI-K14041
BLOK 1, MCLD, JALAN SHELL LUTONG,
98000 MIRI,
SARAWAK

KERTAS PENERANGAN

KOD DAN NAMA N821-001-3:2020 PENTADBIRAN PEJABAT

PROGRAM
TAHAP 3

NO. DAN TAJUK UNIT N821-001-3:2020-C03 OFFICE PROCUREMENT HANDLING

KOMPETENSI

1. PREPARE REQUSITION FORM

2. HANDLE INCOMING PROCUREMENT DOCUMENTS
3. HANDLE PURCHASE ITEMS
NO. DAN PENYATAAN 4. COORDINATE PROCUREMENT LICENSING
AKTIVITI KERJA
RENEWAL
5. RECORD OFFICE PROCUREMENT HANDLING
ACTIVITIES.

NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(11/26) Muka Surat : 1 / 7

TAJUK:
DOKUMEN PESANAN BELIAN (PO) ‘PURCHASE ORDER’.

TUJUAN:
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan
keada pelatih tentang dokumen pesanan belian (PO) yang digunakan untuk urusan
sebelum pembelian barang yang diperlukan dalam pejabat
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(11/26) Muka Surat : 2 / 7

PENERANGAN:

1. DEFINISI PESANAN BELIAN

Satu pesanan pembelian atau nota pesanan  adalah dokumen bahawa pembeli

menyerahkan kepada penjual meminta barangan tertentu . Ia memperincikan
kuantiti untuk membeli, jenis produk, harga, terma pembayaran dan data penting
lain untuk operasi komersial.

Secara umumnya, pesanan pembelian menyebut tempat dan tarikh

pengeluaran, nama dan alamat pembeli dan penjual, maklumat cukai, butiran
barang yang dipesan dan syarat pembayaran dan penghantaran. Adalah penting
untuk memperjelaskan bahawa dokumen ini tidak sah sebagai invois.

2. PROSES PESANAN PEMBELIAN

2.1. Pembeli membuat permintaan pembelian

Sebelum mengirimkan pesanan pembelian kepada pembekal, langkah

pertama adalah membuat permintaan pembelian. Ini adalah dokumen
yang dikeluarkan dalam syarikat kepada bahagian pembelian untuk
memantau barang yang dipesan.

Permintaan pembelian juga menolong syarikat menyimpan catatan

perbelanjaan mereka Perbelanjaan Perbelanjaan adalah sejenis
perbelanjaan yang mengalir melalui penyata pendapatan dan
dikurangkan dari pendapatan untuk mencapai pendapatan bersih. Oleh
kerana prinsip akruan dalam perakaunan, perbelanjaan diakui semasa ia
berlaku, tidak semestinya ketika mereka dibayar. PO dibuat hanya
setelah permintaan pembelian disetujui oleh pengurus yang diberi kuasa.

2.2. Pembeli membuat pesanan pembelian

Apabila barang yang perlu dibeli disepakati, pesanan pembelian dibuat.

PO menyenaraikan tarikh pesanan, maklumat penghantaran FOB Freight
on Board (FOB) Freight on Board (FOB), juga disebut sebagai Free on
Board, adalah istilah undang-undang komersial antarabangsa yang
diterbitkan oleh International Chamber of Commerce (ICC). Syarat
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(11/26) Muka Surat : 3 / 7

diskaun, nama pembeli dan penjual, perihalan barang yang dibeli, nombor
item, harga, kuantiti, dan nombor PO.

Nombor PO adalah nombor unik yang berkaitan dengan pesanan

tertentu. Ia melayani dua tujuan. Salah satunya adalah memastikan
barang yang dipesan sesuai dengan barang yang diterima. Kedua,
nombor PO dipadankan dengan invois untuk memastikan pembeli
dikenakan jumlah yang betul untuk barang tersebut.

2.3. Penjual menerima (atau menolak) pesanan pembelian

Di bahagian bawah pesanan pembelian adalah garis putus-putus untuk

pengurus penjual yang sah untuk menandatangani pesanan. PO
merangkumi semua butiran mengenai transaksi dan apa yang diharapkan
oleh pembeli untuk diterima. Setelah penjual menerima PO, mereka
berhak untuk menerima atau menolak dokumen tersebut. Namun, setelah
PO diterima, ia menjadi kontrak yang mengikat secara sah bagi kedua-
dua pihak yang terlibat.

2.4. Pembeli mencatatkan pesanan pembelian

Setelah pesanan dibuat, pesanan pembelian tetap "terbuka." Pesanan

pembelian terbuka adalah PO di mana pesanan dibuat tetapi barang
belum diterima, atau ini dapat berarti hanya sebahagian pesanan yang
telah diterima. Bagaimanapun, ini menunjukkan bahawa penghantaran
barang tidak lengkap.

3. FAEDAH PESANAN PEMBELIAN

3.1. Mengelakkan pesanan pendua

Pesanan pembelian membawa beberapa faedah kepada syarikat. Yang
paling penting adalah membantu mengelakkan pesanan pendua. Apabila
syarikat memutuskan untuk meningkatkan perniagaan, PO dapat
membantu menjejaki apa yang telah dipesan dan dari siapa.

Juga, apabila pembeli memesan produk serupa, sukar memadankan

invois. PO berfungsi sebagai cek untuk invois yang perlu dibayar.
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(11/26) Muka Surat : 4 / 7

3.2. Menjejaki pesanan masuk

Di samping itu, PO membantu melacak pesanan masuk, dan sistem
pesanan pembelian yang teratur dapat membantu mempermudah
inventori. Inventori adalah akaun aset semasa yang terdapat di kunci kira-
kira, yang terdiri daripada semua bahan mentah, sedang dalam proses,
dan barang siap yang telah dikumpulkan syarikat. Ia sering dianggap
paling tidak likuid dari semua aset semasa - oleh itu, ia dikecualikan dari
pengangka dalam pengiraan nisbah cepat. dan proses penghantaran.

3.3. Berfungsi sebagai dokumen sah

Pesanan pembelian berfungsi sebagai dokumen sah dan membantu
mengelakkan perselisihan di masa depan mengenai transaksi tersebut.

4. BAGAIMANA PEMBEKAL MENGGUNAKAN PESANAN PEMBELIAN?

Pesanan pembelian memainkan peranan utama dalam proses pengurusan
inventori. Apabila pembekal menerima PO, mereka akan mengambil barang
yang disenaraikan dalam PO dari inventori mereka. PO membantu menyimpan
rekod inventori dan mengenal pasti sebarang perbezaan antara nilai yang
ditunjukkan dalam rekod dan stok sebenar.

Selain itu, pembekal memerlukan PO untuk mengisi pesanan dengan betul.

Pembeli juga akan dikenakan bayaran oleh pembekal berdasarkan syarat
pembayaran yang dipersetujui dalam PO.

4.1. Pesanan Pembelian vs Invois

Pesanan pembelian adalah dokumen yang dihasilkan oleh pembeli dan

melayani tujuan pesanan barang dari pembekal.
Sebaliknya , invois dihasilkan oleh pembekal dan menunjukkan berapa
banyak pembeli perlu membayar barang yang dibeli dari pembekal. PO
adalah kontrak penjualan sementara invois adalah pengesahan
penjualan.

4.2. Pesanan Pembelian vs Pesanan Jualan

Walaupun pesanan pembelian menunjukkan barang apa yang dipesan

dari pembekal, pesanan penjualan dihasilkan oleh pembekal dan
dihantar kepada pembeli. Ini menandakan pengesahan atau persetujuan
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(11/26) Muka Surat : 5 / 7

penjualan. Pada masa kini, proses PO tidak lagi berasaskan kertas, dan
pembeli biasanya menghantar PO elektronik kepada pembekalnya. Ini
dilakukan dengan menggunakan modul PO dalam perisian ERP. Ini
membantu mempercepat proses pembelian sambil mengurangkan
kemungkinan kesalahan.
NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(11/26) Muka Surat : 6 / 7

SOALAN

1. Kenapakah perlu adan pesanan belian? huraikan.

2. Nyatakan definisi bagi pesanan belian

NO. KOD . N821-001-3:2020-C03/KP(11/26) Muka Surat : 7 / 7

RUJUKAN:

1. COORDINATE PURCHASED PROCUREMENT

WIM L3-PENYELIA TADBIR SISTEM MAKLUMAT. Kertas penerangan D-060-3
(M03) – Monitor Purchase Specification Preparation /coordinate purchased pro-
curement / supervise office procurement / monitor equipment inventory

2. PENYEDIAAN DOKUMEN PEMBELIAN

FB-024-3:2012-C03/P(1/5)-WA1:Prepare Procurement documentation

3. PROSES PESANAN PEMBELIAN

Livingeconomyadvidors, https://ms.livingeconomyadvisors.com/1074-what-is-a-
purchase-order 25/1/2021, 9.59am

4. DEFINISI PESANAN BELIAN

https://ms.erf-est.org/7320-orden-de-compra.html 26/1/2021, 7.52pm