KOLEJ VOKASIONAL GOMBAK

JALAN SG. PUSU

68100 GOMBAK
KUALA LUMPUR

KERTAS PENERANGAN 1
( INFORMATION SHEET )
KOD DAN NAMA
PROGRAM
BKP ADMINISTRATIVE SECRETARY
PROGRAMS CODE &
NAME
TAHAP
LEVEL L2
1 ARRANGE TRAVEL TICKETS
NO. DAN TAJUK UNIT 2 ARRANGE HOTELS ACCOMODATION
KOMPETENSI 3 ARRANGE PRE TRAVEL ARRANGEMENT
4 ARRANGE INTERNAL TRANSPORTATION
COMPETENCY UNIT 5 PREPARE TRAVELLING ITTENARARY
NO. AND TITLE 6 ARRANGE TRAVELLER CHEQUE AND
CURRENCIES
1.1Search Travel Agency.
NO. DAN PENYATAAN 1.2Call Travel Agency.
AKTIVITI KERJA 1.3Finalize package to destination
WORK ACTIVITIES 1.4Contact Travel Agency.
NO. AND STATEMENT 1.5Verify the details on the documents
1.6Confirm documents
Muka / Page : 1
NO. KOD/CODE NUM BKP 402-KP1
Drpd / of :6

TAJUK/TITLE : ARRANGE TRAVEL TICKETS

TUJUAN/PURPOSE:

Unit ini bertujuan untuk mengenal pasti kompetensi yang diperlukan untuk
menguruskan tiket perjalanan menggunakan agensi-agensi pelancongan,
mengaturkan penginapan hotel, mengatur urusan pra perjalanan dan mengaturkan
pengangkutan dalaman. Menyediakan jadual perjalanan yang menggunakan alat dan
peralatan seperti kalendar, penerbangan penjadualan dan menguruskan cek
travellers' dan Mata Wang. Dengan menggunakan panduan pembelajaran anda dan
bekerja dengan pengajar / guru dan rakan-rakan anda, anda akan mendapat
pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan dan anda akan berjaya menyiapkan
modul ini.
PENERANGAN :
NO KOD / CODE NO BKP 402/KP1 Muka : 2 Drp : 6

1.0 PENGENALAN
1.1 Merancang perjalanan untuk perniagaan atau kesenangan melibatkan
tugasan berbeza. Bergantung kepada saiz organisasi atau jenis
perniagaan pelancongan boleh diaturkan melalui sebuah agensi
pelancongan atau terus pada talian.

1.2 Setiap ahli perniagaan mempunyai alasan sendiri yang memerlukan

mereka untuk berjalan atau menjelajah. Berikut merupakan beberapa
faktor untuk merancang pejalanan:

1.2.1 menghadiri mesyuarat

1.2.2 menghadiri persidangan
1.2.3 berjumpa dengan klien
1.2.4 melawat cawangan syarikat/kedai
1.2.5 menghadiri kursus latihan

1.3 Merancang pejalanan majikan anda memerlukan anda

mengumpulkan beberapa maklumat yang diperlukan bagi
memastikan perjalanan majikan anda berjalan dengan lancar.
Maklumat-maklumat ini boleh didapati daripada:

1.3.1 internet
1.3.2 agensi pelancongan
1.3.3 peta
1.3.4 hotel direktori
1.3.5 panduan hotel dan panduan perjalanan
1.3.6 jadual masa perjalanan syarikat pengangkutan

2.0 AGENSI PERLANCONGAN

2.1 Agensi perlancongan merupakan wakil pembekal yang menjalankan

perniagaan runcit menjual produk dan perkhidmatan berkaitan dengan
travel kepada pelanggan yang memerlukan. Di antara pembekal yang
terlibat adalah:

2.1.1 Syarikat Penerbangan

2.1.2 Perkhidmatan kereta sewa
2.1.3 Syarikat Pelayaran
2.1.4 Hotel
2.1.5 Perkhidmatan kereta api
2.1.6 Lawatan tempat-tempat
2.1.7 pakej percutian

2.2 Selain berurusan dengan pelancong biasa, agensi juga ada

mengendalikan pelancong perniagaan. Agensi-agensi ini mewakili
NO KOD / CODE NO BKP 402/KP1 Muka : 3 Drp : 6

beberapa syarikat pelancongan asing yang membolehkan mereka

mempunyai pejabat di beberapa negara yang berbeza selain daripada
ibu pejabat.

3.0 PERKHIDMATAN AGENSI PELANCONGAN

3.1 Kebanyakan agensi perlancongan menyediakan perkhidmatan

tempahan hotel serta kemudahannya, kereta sewa, dokumen
perjalanan dan pertukaran mata wang asing.

4.0 FAEDAH MENGGUNAKAN AGENSI PELANCONGAN

4.1 Apabila anda menggunkan perkhidmatan agensi pelancongan,

sebenarnya anda telah mengurangkan beban urusan pejalanan
kerana kebiasaanya agensi-agensi ini mempunyai akses terus dengan
semua data perjalanan.

4.2 Termasuklah memberikan tawaran khidmat yang sangat baik

berkaitan dengan semua perkhidmatan perjalanan.

4.3 Agensi juga menyediakan perkhidmatan nasihat mengenai penukaran

mata wang asing, pemakaian yang sesuai, insurans perjalanan dan
iklim sesebuah tempat yang ingin dilawati.

5.0 PEMILIHAN AGENSI PELANCONGAN YANG BETUL DAN TEPAT

5.1 Semua agensi akan dikawal oleh Tourism Malaysia dan Malaysia
Persatuan untuk Tempahan Lawatan & ejen pelancongan (MATTA)
di bawah AKTA 482, Akta Industri Pelancongan 1992.

5.2 Semua agensi-agensi pelancongan berdaftar mestilah mempunyai

nombor pendaftaran dan lesen yang sah. Faktor-faktor lain yang
penting untuk mengambil kira akan saiz organisasi dan skop
Perkhidmatan.

5.3 Internet dan media sosial adalah alat yang penting bagi penyelidikan
apabila melihat reputasi agensi pelancongan. Pilih sekurang-
kurangnya tiga agensi dan membuat temujanji dengan ejen
kaunseling untuk membandingkan yuran, terma-terma dan
rujukan.
NO KOD / CODE NO BKP 402/KP1 Muka : 4 Drp : 6

6.0 MEMBUAT TEMPAHAN

6.1 Terdapat empat jenis pengangkutan yang boleh digunakan iaitu:

6.1.1 Pengangkutan Udara
6.1.2 Pengangkutan Laut
6.1.3 Kereta Api
6.1.4 Pengangkutan darat

6.2 Pemilihan pengangkutan bergantung kepada beberapa faktor iaitu:

6.2.1 Tujuan perjalanan
6.2.2 Kedudukan atau jawatan Individu yang ingin berjalan
6.2.3 Jarak perjalanan
6.2.4 Jumlah masa yang disediakan
6.2.5 Peruntukkan wang yang disediakan
6.2.6 Polisi syarikat

6.3 Semua tempahan tiket yang berkaitan seperti tiket penerbangan,

kereta api atau apa sahaja pengangkutan yang sesuai boleh ditempah
secara individu atau dalam talian.

6.2 Mulakan dengan melakukan penyelidikan anda di internet dan semak

dua atau tiga syarikat-syarikat penerbangan untuk membandingkan
tambang dan jadual. Cara yang paling mudah untuk membuat
tempahan adalah melalui telefon kerana anda boleh bertanya soalan-
soalan yang banyak dengan pengendali penerbangan. Tiket akan
disediakan apabila bayaran telah dibuat secara dalam talian atau
menggunakan kad kredit.

6.3 Berikut adalah senarai maklumat yang dikehendaki ketika membuat

tempahan:

i. nama traveler(s)
ii. tarikh dan masa pilihan perjalanan berlepas dan masa ketibaan
Lapangan Terbang
iii. kelas perkhidmatan kelas pertama, Executive(Business) dan
ekonomi
iv. kaedah bayaran-kad kredit
v. jenis penerbangan langsung, dijadualkan, menyambung
penerbangan, Piagam
vi. Frequent flyer pelan/udara miles berunding dasar syarikat
sebelum mendaftar dengan program ini.
vii. Tempoh masa untuk pengesahan dan pembatalan
viii. Kebenaran bagasi

7.0 KESIMPULAN
NO KOD / CODE NO BKP 402/KP1 Muka : 5 Drp : 6

7.1 Menguruskan tiket dan pra perjalanan boleh dibahagi kepada tiga
situasi iaitu:

7.1.1 Situasi sebelum melibatkan:

i. Mengenalpasti jenis pengangkutan yang sesuai untuk

perjalanan.
ii. Membuat senarai semak maklumat yang diperlukan untuk
menghubungi agensi pelancongan.
iii. Dapatkan senarai agensi pelancongan yang bertauliah
daripada Yellow Pages atau dalam talian.

7.1.2 Situasi Semasa melibatkan:

i. Menghubungi agensi yang terpilih.

ii. Berdiskusi bagi mendapatkan kadar dan perkhidmatan
yang terbaik yang menepati polisi syarikat dan kehendak
majikan
iii. Mengisi borang tempahan.
iv. Memastikan maklumat yang diisi betul dan sahih.
v. Mengesahkan tempahan dan maklumat.
vi. Membuat tempahan
vii. Senaraikan tempahan dan maklumkan kepada majikan

7.1.3 Situasi Selepas melibatkan:

i. Mengadakan tindakan susulan ke atas kualiti :-

Hotel
Kapal Terbang
Tempat ataau lokasi
ii. Tindakan susulan ke atas agenda mesyuarat
iii. Menulis laporan dan pegawai yang dihubungi
iv. Memfailkan kepentingan budaya dan rujukan masa
hadapan.
v. Menyemak tukaran asing dan persediaan perbelanjaan
vi. Memfailkanmaklumat dan jadual perjalanan sebagai
rujukan
vii. Membincangkan sebarang perubahan yang mahu dibuat
bagi rujukan masa hadapan
NO KOD / CODE NO BKP 402/KP1 Muka : 6 Drp : 6

Jawab semua soalan.

1. Nyatakan definisi agensi pelancongan.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

(1markah)

2. Nyatakan dua pembekal perkhidmatan.

(i) ______________________________________________________________

(ii)______________________________________________________________

(2markah)

3. Nyatakan tiga tujuan perjalanan dijalankan.

(i) _______________________________________________________________

(ii) _______________________________________________________________

(iii) _______________________________________________________________

(3markah)
NO KOD / CODE NO BKP 402/KP1 Muka : 7 Drp : 6